Magic4Business Uren Urenregistratie en facturatie
De kracht van Magic4Business Uren 3 Mogelijkheden 4 Stamtabellen 5 Basismodule 8 Projecten en planning 11 Minimale systeemeisen 12 Onze diensten 13 Stamtabellen 5 Projectgroepen 5 Projecten 5 Actiegroepen 5 Acties 5 Gebruik van de coderingen 5 Werknemers en tarieven 6 Werknemers 6 NAW-gegevens 6 Werknemergroep 6 Normuren 6 Beveiligingen per werknemer 7 Tarieven 7 Relaties 7 Memovelden per relatie 7 Contactpersonen 7 Specifieke ureninformatie per relatie Basismodule 8 Urenregistratie 8 Uitgebreide managementoverzichten aanwezig Overzichten 8 Flexibel tariefsysteem 8 Onderscheid commerciële en interne projecten Factuurmutaties 9 Mogelijkheid tot conceptfactuur 9 Uitgebreide opvraag- en afdrukmogelijkheden 7 8 9 10 Projecten en planning 11 Muteren planning per werknemer Overzicht signaallijst oude projecten 11 11 Overzicht projectstatusbladen 11 Overzicht planning in grafiek 11 Overzicht planning per project 11 Overzicht weekbezetting per werknemer 11 Minimale systeemeisen 12 Onze diensten 13 2
De kracht van Magic4Business Uren Magic4Business Uren is een krachtig, compleet en flexibel urenregistratie-en factureringsoplossing voor dienstverlenende bedrijven binnen het MKB. De module biedt naast een moderne vormgeving alle functionaliteit die u van een modern urenregistratie oplossing mag verwachten. De module biedt alle componenten voor een complete urenadministratie, van registratie tot facturatie, maar ook projectadministratie behoort tot de mogelijkheden. Met deze module wordt het mogelijk om op eenvoudige wijze dagelijks de gemaakte uren bij te houden. Dit heeft als voordeel dat een goed overzicht van de bestede uren op elk moment te genereren is. Ook is het mogelijk om op elk gewenst moment voor één, of voor een op te geven reeks cliënten de geboekte uren te genereren, waarna ze klaar staan om gefactureerd te worden. In deze slag worden de geboekte uren veiliggesteld. Hierdoor kunt u altijd een overzicht houden over de verhouding tussen de geboekte uren en de gefactureerde uren. Een ander sterk punt is de mogelijkheid om tijdens het intoetsen van de uren per boekingsregel zowel een intern als een extern memo in te geven, om zo uitleg te geven van de uitgevoerde werkzaamheden. Het externe memo kan tijdens het factureren in de factuur worden opgenomen. Beide memo s kunnen op elk gewenst moment worden geraadpleegd. Het pakket biedt ongekende mogelijkheden als het gaat om het factureren van de geboekte uren. 3
Mogelijkheden Basismodule Urenregistratie per medewerker, per week, in uren/minuten of decimale notatie. Door een duidelijke verdeling in bijvoorbeeld de acties en projecten altijd de juiste stuurgegevens voor uw onderneming beschikbaar. Flexibel tariefsysteem, per werknemer, per klant, per project enzovoort. Projectadministratie, u kunt projecten aanmaken die klantspecifiek zijn of projecten die voor alle klanten gelden. Onderscheid commerciële en interne projecten Mogelijkheid om werknemers aan projecten te koppelen Uitsluiten actiecodes (werkcodes) per werknemer Interne en externe memo s per mutatie Controle op het volledig boeken van de werkuren per werknemer, per week Fixeren ingetoetste uren per week Mutaties voor het declaratiesysteem op basis van de urenregistratie met behoud van volledige vrijheid van te factureren uren en bedragen Detailleringsniveau van de factuur per klant instelbaar Vrije teksten op factuur mogelijk Mogelijkheid tot conceptfactuur Elektronisch archief facturen Uitgebreide opvraag- en afdrukmogelijkheden Uitgebreide managementoverzichten aanwezig Opvraagmogelijkheid van gefactureerde uren Projecten en planning Onbeperkt aantal projecten per klant Muteren planning per project Muteren planning per werknemer Overzicht signaallijst oude projecten Overzicht projectstatusbladen Overzicht planning en grafiek Overzicht planning per project Overzicht weekbezetting per werknemer Diversen Uitgebreide beveiligingsmogelijkheden, zowel per gebruiker als per groepen gebruikers Zowel single- als Multi-user omgevingen mogelijk 4
Stamtabellen Werkcodes en projecten De indeling van de werkcodes (acties) gebeurt op vier niveaus: Projectgroepen Projecten Actiegroepen Acties Projectgroepen De projectgroepen kunnen worden gedefinieerd, bijvoorbeeld binnen een accountantsorganisatie als de verschillende te verwerken boekjaren. Projecten De projecten kunnen worden gedefinieerd als de verschillende disciplines binnen een organisatie (fiscaal, accountancy, advies, etc.). Deze projecten worden gekoppeld aan de relaties (klanten). Actiegroepen De actiegroepen kunnen worden gebruikt om de verschillende groepen werkzaamheden te onderscheiden (samenstellen jaarrekeningen, controlewerkzaamheden, etc.). Acties De acties zijn de uiteindelijke werkcodes. Op deze codes worden de uren geboekt in de urenregistratie. Voorbeeld codering: Projectgroep: 2008 Boekjaar 2008 Project: 200811 Accountancy Actiegroep: 10 Samenstellen jaarrekening Actie: 1000 Controle balans Het spreekt natuurlijk voor zich dat de indeling flexibel is, en naar iedere persoonlijke wens en smaak is in te delen. Gebruik van de coderingen De facturering maakt gebruik van de indeling in deze niveaus, er kan dus ook op deze verschillende niveaus gefactureerd worden. Dit is overigens per klant in te stellen. Er kan natuurlijk ook gekozen worden om een geheel vrije omschrijving in te geven op de factuur. De eenmaal gefactureerde boekingsregels zijn te allen tijde weer op te vragen. De ingevoerde boekingsregels dienen als basis voor de factuur, tijdens het opstellen van de factuur kunnen deze regels worden aangepast of verwijderd en er kunnen regels worden toegevoegd. Hierdoor ontstaat een ongekende flexibiliteit met betrekking tot het factureren. 5
Schermvoorbeeld projecten per relatie Werknemers en tarieven Het boeken van gewerkte uren geschiedt per werknemer. Hiertoe is naast de voor de hand liggende stamgegevens specifieke informatie voorhanden als onder andere normuren, gedifferentieerde tarieven en dergelijke. Werknemers In deze tabel worden de stamgegevens van de werknemers die van toepassing zijn voor de urenregistratie opgenomen. NAW-gegevens Uiteraard kan onder andere de naam van de werknemer worden opgegeven, alsmede zijn adres. Werknemergroep Via een aparte tabel is het mogelijk structuur aan te brengen in de diverse groepen van werknemers. Door een werknemer aan een werknemersgroep te koppelen kan dan in diverse overzichten een specifieke groep werknemers (en hun geboekte uren) in beeld worden gebracht. Normuren Het invoeren van normuren geeft de mogelijkheid een controle te laten uitvoeren op de per week geboekte uren. Via de rubriek Minimaal norm boeken kan worden voorkomen dat de uren per week onvolledig worden ingevoerd. Beveiligingen per werknemer Het pakket biedt de mogelijkheid bepaalde acties (werkcodes) per werknemer uit te sluiten. Tevens is het mogelijk een wachtwoord per werknemer te definiëren. 6
Tarieven Tarieven worden in de basis gekoppeld aan een werknemer en de te verrichten actie door die werknemer. Er kan dus gewerkt worden met zogenaamde gedifferentieerde tarieven. Tevens bestaat de mogelijkheid om per klant per project een tarief aan een werknemer/ actie te koppelen. Ook is het mogelijk om uitsluitend aan een actie een tarief te koppelen, zodat ongeacht welke werknemer altijd hetzelfde tarief gehanteerd wordt. Relaties De stamgegevens voor debiteuren maken het mogelijk relaties uitgebreid in het systeem vast te leggen, niet alleen voor het bijhouden van de urenmutaties, maar ook voor het aanmaken van bijvoorbeeld mailingbestanden. Memovelden per relatie Via memovelden per relatie zijn diverse zaken betreffende de relaties vast te leggen. Deze memovelden zijn bijvoorbeeld op te roepen en bij te werken tijdens het opvragen van de openstaande posten indien de koppeling met onze Magic4Business Financieel aanwezig is. Contactpersonen Per relatie zijn 99 contactpersonen op te nemen, eventueel met functie, afdeling, titel, telefoonnummer, et cetera. Eén van de contactpersonen is aan te wijzen als hoofdcontactpersoon. Deze gegevens worden bijvoorbeeld gebruikt als t.a.v. rubriek in de adressering. Specifieke ureninformatie per relatie Per relatie kan onder andere worden bepaald welke projecten van toepassing zijn, werknemers kunnen worden uitgesloten (deze kunnen dan geen uren boeken op de relatie) en het niveau van detaillering op de factuur kan worden bepaald (indien afwijkend van de standaard ingestelde waarden). Tevens is het opgeven van de zogenaamde relatiebeheerder van belang. Via deze code (uit de werknemerstabel) is het mogelijk het voorbereiden van de facturen per relatiebeheerder te laten plaatsvinden. De relatiebeheerder krijgt uitsluitend toegang tot zijn relaties. 7
Basismodule Urenregistratie Het boeken van de uren geschiedt bij voorkeur decentraal, op de werkplek door de werknemer zelf. De uren kunnen zowel decimaal als in uren/minuten worden ingevoerd. Dit is per werknemer in te stellen. Uitgebreide managementoverzichten aanwezig Via invoer van weeknummer, relatie, project en actiecode wordt optimale detaillering verkregen in te genereren (management-) overzichten. De mogelijkheid bestaat om per boekingsregel de uren per dag (binnen de geselecteerde week) in te voeren. Overzichten Magic4Business Uren beschikt over een groot aantal overzichten die zowel op papier als op scherm te bekijken zijn. Middels deze overzichten is het mogelijk een goed inzicht te krijgen in de besteding van uren aan diverse klanten door diverse werknemers, zowel actueel als historisch. Daarnaast is het mogelijk om de productiviteit van uw personeel te bewaken. Hieronder een greep uit de belangrijkste overzichten. Overzicht per werknemer van directe en indirecte uren per periode/cumulatief. Overzicht per klant van de gewerkte uren per geselecteerde periode in uren en bedragen. Overzicht indirecte uren per werknemer verdeeld over de indirecte acties. Overzicht geboekte uren/bedragen per klant/boekjaar of per klant/project. Overzicht geboekte uren, gefactureerde uren, gecorrigeerde uren en te factureren uren. Flexibel tariefsysteem Tevens kunnen de tarieven worden aangepast (geautoriseerde functie) en kunnen interne en externe memo s worden toegevoegd. Schermvoorbeeld boeken van uren met selectievenster projecten. 8
Onderscheid commerciële en interne projecten Via coderingen in de actiecodes en de projecten is het mogelijk onderscheid te maken in commerciële - en interne projecten. De interne projecten (en actiecodes) zijn specifiek bedoeld voor de niet aan klanten toe te schrijven uren. Factuurmutaties Voordat een factuur gemaakt kan worden, eventueel eerst in concept, dienen de geboekte urenmutaties te worden overgezet naar het factureerbestand. Dit overzetten vindt plaats middels de functie overzetten van urenmutaties naar factuurmutaties. In deze fase is het mogelijk om de geselecteerde mutaties direct aan te merken voor facturering. Tevens is het mogelijk om te genereren per klant en periode. Na het genereren is het mogelijk de mutaties te wijzigen, bedragen door te schuiven, factuurregels toe te voegen, etc. Schermvoorbeeld factuurmutaties Mogelijkheid tot conceptfactuur Het aanmaken van conceptfacturen gebeurt op basis van de oorspronkelijk ingevoerde urenmutaties. Deze mutaties verschijnen als factuurregels in de conceptfactuur. De factuurregels kunnen nu nog gewijzigd, aangevuld of doorgeschoven worden. Per regel kan aangegeven worden of deze wel dan niet gefactureerd dient te worden. Eenmaal aangemerkte regels zullen na het definitief afdrukken van de factuur verdwijnen. Tijdens het opstellen van de conceptfactuur kan op elk moment een proeffactuur geprint of op het scherm getoond worden. Ook is het mogelijk om de detaillering van de factuur tijdens dit proces aan te passen. 9
Uitgebreide opvraag- en afdrukmogelijkheden De aangemaakte conceptfacturen kunnen per relatiebeheerder, per klant of per groep klanten worden geprint en goedgekeurd. Na het definitief goedkeuren wordt een financiële boeking aangemaakt en wordt een kopie van de factuur opgeslagen op uw systeem. Deze kopieën zijn eenvoudig terug te vinden, te raadplegen en opnieuw af te drukken. Voorbeeld factuur 10
Projecten en planning Standaard voorziet het pakket in het opgeven van één project per klant. Indien gewenst kunt u door middel van het aanschaffen van de submodule projecten en planning een onbeperkt aantal projecten per klant opgeven. Projecten bestaan uit basisgegevens als orderdatum, start- en einddatum, aanneemsom, statuscode, totaal geplande uren, correctie-uren, etc. Verder is het mogelijk werknemers en acties te koppelen aan het project, inclusief geplande uren. Via notities en documentkoppeling kunnen opmerkingen en brondocumenten aan het project worden gekoppeld. Daarnaast voorziet deze submodule in de volgende functies: Muteren planning per werknemer Met dit programma kan de planning per werknemer worden aangepast. Een en ander kan ook plaatsvinden per project, in sommige situaties is het echter praktisch dit per werknemer te doen, bijvoorbeeld in geval van onvoorziene omstandigheden, zoals ziekte. Op eenvoudige wijze kunnen dan de projecten waar de betreffende werknemer van toepassing is worden opgeroepen en gewijzigd. Overzicht signaallijst oude projecten Via dit overzicht is inzicht te verkrijgen in de oude projecten. Dit zijn projecten welke zijn afgemeld. Aan de hand van het overzicht kunt u besluiten oude projecten uit het systeem te verwijderen. Overzicht projectstatusbladen Via deze functie is het mogelijk alle relevante informatie van een project af te drukken op één blad. Dit betreft planning, gerealiseerde uren per werknemer, notities, etc. Overzicht planning in grafiek Via dit overzicht kunnen de planninggegevens worden gepresenteerd per ingevoerde projectfase, in chronologische volgorde. Deze functie is tevens voorzien van een grafische presentatie van de planning en realisatie per project. Overzicht planning per project Voor verkorte projectinformatie (geplande uren, einddatum, blokkering, etc.) kan dit overzicht worden gebruikt. Het overzicht geeft één regel weer per project en biedt de mogelijkheid de relevante ureninformatie per (gekoppelde) werknemer af te drukken. Overzicht weekbezetting per werknemer Aan de hand van de planninggegevens kan de weekbezetting per werknemer worden afgedrukt. Via dit overzicht krijgt u inzicht in de beschikbaarheid of overplanning van de werknemers. 11
Minimale systeemeisen Alle applicaties zijn zowel stand-alone als in een netwerkomgeving toepasbaar. Server Werkstation Printer Windows NT, 2000, 2003 en Small Business Server Minimaal: Pentium III, 128 MB intern geheugen en 300 MB vrije schijfruimte Alle Windows georiënteerde printers voor de meeste overzichten Alle applicaties zijn tevens operationeel onder Windows Terminal Server en Citrix. Aanbevolen: Pentium IV, 256 MB intern geheugen en 300 MB vrije schijfruimte Voor enkele overzichten Alle laserprinters met HP/Laserjet emulatie Alle naaldprinters met EPSON FX emulatie Inkjet printers Afwijkende printerdrivers op aanvraag CD-ROM drive 12
Onze diensten Magic/Standaard applicaties Magic Hands BV is een Magic Solution/Consulting Partner die zich ten doel stelt haar opdrachtgevers servicegericht te ondersteunen tijdens de gehele levenscyclus van hun Magic/Standaard applicaties. Service Level Agreements Magic Hands BV ontwikkelt en onderhoudt producten waarvan de standaardfunctionaliteit reeds is aangeschaft. Naast de configuratie en parametersering van de functionaliteit, verzorgt Magic Hands BV het gehele implementatietraject, waaronder ook de opleidingen voor uw organisatie. De meeste van deze activiteiten vinden plaats vanuit een Service Level Agreement. Magic Hands BV beschikt over een Service desk waar u terecht kunt voor adequate ondersteuning bij uw applicaties. Naast het ontwikkelen en onderhouden van standaard producten, blijkt regelmatig dat de geboden oplossingen aangepast moeten worden naar de behoeften van de klant. De medewerkers van Magic Hands kunnen op een snelle en adequate manier uw functionele wensen toevoegen aan de standaard producten. Al onze diensten bieden wij aan op basis van Application Lifecycle Management. Dit betekent dat wij u kunnen ondersteunen gedurende de volledige levenscyclus van de applicaties. Detachering Bij Magic Hands BV kunt u terecht voor een tijdelijke ondersteuning in kennis en vaardigheid. Een breed scala aan Magicians, van trainee tot senior projectmanager, staan voor u ter beschikking. Projecten Magic Hands BV voert zowel intern als op locatie projecten uit. Wij brengen projecten voor een diversiteit aan branches tot een goed einde. Hiervoor hanteren we Prince II en DSDM als methodieken. Magic/Pervasive Licenties Magic Hands BV is uw leverancier van alle benodigde Magic en Pervasive licenties. Tevens biedt Magic Hands BV u technische ondersteuning op deze licenties. Magic Webhosting Magic Hands is in staat om een breed scala van diensten op het gebied van internet, intranet, hosting, connectivity en communicatie oplossingen te bieden. Door op een slimme manier gebruik te maken van de verschillende diensten kunt u veel bereiken. Hierbij kunt u denken aan thuiswerkoplossingen, koppeling van verschillende vestigingen en andere flexibele oplossingen die uw organisatie slagvaardiger maken en waarmee u in staat bent uw kosten te reduceren. Stonefield Query Rapportage is steeds belangrijker in de moderne bedrijfsvoering. Alle data die u in uw bedrijfsapplicatie invoert, wilt u kunnen rapporteren. Stonefield Query biedt u een krachtige rapportagetool die zeer gebruiksvriendelijk is. Magic Hands BV is hiervan leverancier en ondersteunt het ook technisch. De Magic software biedt innovatieve oplossingen in een post 4GL ontwikkeltaal, waarmee uiterst productief en snel gewerkt wordt. Magic is bovendien platformonafhankelijk en geschikt voor e-commerce en ondernemingsbrede applicaties. Magic Hands BV is een Magic consulting en solutions partner. Dit garandeert een optimale kennis van alle Magic producten. Wij streven ernaar zoveel mogelijk gecertificeerde Magicians in dienst te hebben. 13
Overige Bedrijfsprocessen Magic4Business Uren maakt onderdeel uit van de Magic4Business ERP oplossing. Dit betekent dat al uw bedrijfsprocessen door Magic Hands BV op een geïntegreerde manier kunnen worden geautomatiseerd. Geïnteresseerd? Bent u geïnteresseerd in onze oplossingen, neem dan contact op met de Sales van Magic Hands, bereikbaar onder het telefoonnummer 030-8500410 of per e-mail, sales@magic-hands.com. Wij zullen dan een vrijblijvende afspraak met u maken om een demo te komen geven, waarin de mogelijkheden van het pakket met u doorgenomen worden. Daarnaast kunnen tijdens deze demo uw eventuele andere wensen die u aan het pakket stelt, besproken worden. Contact Magic Hands B.V. Parkerbaan 2 3439 MC Nieuwegein Postbus 1324 3430 BH Nieuwegein T +31 (0)30-8 500 410 F +31 (0)30-8 500 411 W www.magic-hands.com E sales@magic-hands.com