Handleiding Ariba INVOICING NON-PO Ten behoeve van Suppliers Datum 8 oktober 2013 Documentnaam Handleiding Ariba - Invoicing Non-PO (SUPPLIER).doc Versie Versie 1.1 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 1 van 12
Inhoud 1 Inleiding... 3 1.1 Gasunie vernieuwt haar inkoopproces... 3 1.2 Overgang van huidige werkwijze naar de nieuwe... 3 1.3 Factuurvereisten... 3 1.4 Meer informatie... 3 2 Invoicing Non-PO... 4 2.1 Creëer Non-PO invoice... 4 2.2 Selecteer klant en type factuur... 4 2.3 Invoice header... 5 2.4 Line items... 6 2.4.1 Voeg Line Items toe (goederen)... 6 2.4.2 Selecteer de BTW... 7 2.4.3 Voeg Line Items toe (diensten/inhuur)... 7 2.4.3.1 Voorbeeld Inhuur factuur... 8 2.4.4 Bijlagen en/of commentaar toevoegen... 9 2.4.4.1 Header... 9 2.4.4.2 Regel... 9 2.4.5 Afronden... 9 2.5 Factuur controleren... 10 2.5.1 Header... 10 2.5.2 Shipping information en Line Items... 10 2.5.3 BTW-overzicht... 11 2.6 Afronden van de factuur... 11 2.6.1 Wijzigen... 11 2.6.2 Opslaan... 11 2.6.3 Afsluiten en niet opslaan... 12 2.6.4 Verzenden... 12 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 2 van 12
1 Inleiding 1.1 Gasunie vernieuwt haar inkoopproces Begin 2011 heeft Gasunie de inkoop managementtool Ariba in haar organisatie geïntroduceerd. Met het inzetten van deze tool kunnen we verschillende onderdelen van het inkoopproces digitaal uitvoeren. We stappen af van de fysieke factuur en communiceren rechtstreeks met onze leveranciers via het Ariba Netwerk. U als onze leverancier verzendt uw facturen via het Ariba Netwerk en krijgt meer inzicht in uw inkooporders en betalingen daarvan. Deze handleiding is bedoeld voor de leveranciers die op het Ariba Netwerk zijn aangesloten. 1.2 Overgang van huidige werkwijze naar de nieuwe Als een order via Ariba is verzonden, dan moet ook de factuur via Ariba aan Gasunie worden aangeboden (zie handleiding Invoicing PO). Dit betreft de 10-cijferige ordernummers startend met 52. Alle overige orders moeten op de oude wijze worden gefactureerd. 1.3 Factuurvereisten Alle factuurvereisten worden door het systeem afgedwongen. In de volgende werkinstructie komen alle verschillende onderdelen stapsgewijs aan de orde. De wettelijke factuurvereisten die per 1 januari 2013 gelden vindt u op www.gasunie.nl/leveranciers. 1.4 Meer informatie Meer informatie over ons inkoopproces kunt u lezen op onze website www.gasunie.nl/leveranciers. Informatie over de Ariba-tool en het bedrijf achter de tool kunt u vinden op http://supplier.ariba.com. Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen, dan kunt u met uw vragen terecht bij uw Gasunie-contactpersoon of mailen naar: factuurafhandeling@gasunie.nl. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 3 van 12
2 Invoicing Non-PO 2.1 Creëer Non-PO invoice Ga voor het creëren van een Non-PO invoice naar: 1. Home 2. Create in de linker menubalk 3. Klik op "Non-PO Invoice". 2.2 Selecteer klant en type factuur Het volgende scherm wordt geopend. 1. Selecteer hier uw klant (in deze handleiding Gasunie TEST). 2. Selecteer het type factuur (in deze handleiding Standard Invoice). 3. Klik op "Next". 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 4 van 12
2.3 Invoice header In eerste instantie moet de Invoice header worden opgemaakt. Alle velden met een * zijn verplicht, de overige velden zijn optioneel. 1. Vul uw factuurnummer in (deze moet uniek zijn). 2. Selecteer de factuurdatum (deze kan niet in het verleden liggen). 3. Selecteer het adres van uw klant. 4. Vul tenminste één van de ordervelden in (sales order is het meest gebruikt). Bij declaraties (bijv. overuren, kilometers) van inhuurpersoneel moet hier worden gerefereerd naar het bestelbriefnummer van de ingehuurde persoon (bijv. 5200001234) 0001 N.V. Nederlandse Gasunie 0015 Gasunie Zuidwending B.V. 0022 BBL Company V.O.F. 5. Kies het factuuradres (tevens relevant voor het BTW-nummer). 6. Vul nauwkeurig het e-mailadres in, dit zorgt ervoor dat de factuur bij de juiste persoon in onze organisatie terecht komt. In geval van inhuurpersoneel moet hier factuurafhandeling@gasunie.nl worden ingevuld. 7. Uw BTW-nummer is verplicht (aanpassingen aan uw BTW-nummer kunnen worden doorgevoerd in uw profiel, zie hiervoor de handleiding op www.gasunie.nl/leveranciers). Let op: uw BTW nummer dient te beginnen met de betreffende landcode in hoofdletters (bijv. NL001234567B01). 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 5 van 12
2.4 Line items Er kunnen goederen en diensten worden gefactureerd. Hiervoor zijn twee verschillende blokken, omdat voor goederen andere informatie vereist is dan voor diensten en andersom. 2.4.1 Voeg Line Items toe (goederen) 1. Klik op "Add Item" om goederen toe te voegen Er wordt een regel toegevoegd. Vul hier de volgende informatie in: 2. Regelnummer 3. Artikelnummer (van uw organisatie) 4. Duidelijke omschrijving 5. Hoeveelheid 6. Eenheid 7. Prijs 8. Klik op "Update". De regel ziet er na het invullen bijvoorbeeld als volgt uit. Het subtotaal wordt toegevoegd. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 6 van 12
2.4.2 Selecteer de BTW 1. Selecteer de relevante BTW-code. 2. Selecteer de regels waaraan de BTW toegevoegd moet worden. 3. Klik op "Add to Included Lines" om de BTW aan de geselecteerde items toe te voegen. 2.4.3 Voeg Line Items toe (diensten/inhuur) In dit blok kunnen geleverde diensten worden opgegeven. 1. Klik op "Add Service Item" om diensten toe te voegen. 2. Selecteer General Service Item (algemeen) 3. Net als bij de goederen moeten hier regelnummer, artikelnummer (van uw organisatie), een duidelijke omschrijving, hoeveelheid, eenheid en prijs worden ingevoerd zie 2.4.1. Per geleverde dienst moet een aparte regel worden aangemaakt. Dus niet één regel voor meerdere diensten met een totaalbedrag. Zie 2.4.3.1 als voorbeeld. 4. Startdatum van de periode waarover wordt gefactureerd 5. Einddatum van de periode waarover wordt gefactureerd 6. Via Line item actions kunnen bijlagen worden toegevoegd Bij inhuurpersoneel is het verplicht een bewijs een door de manager getekend document toe te voegen. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 7 van 12
Voor het toevoegen van de BTW geldt dezelfde werkwijze als bij de goederen zie 2.4.2. 2.4.3.1 Voorbeeld Inhuur factuur 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 8 van 12
2.4.4 Bijlagen en/of commentaar toevoegen Het toevoegen van bijlagen en/of commentaar kan op header en op regelniveau. 2.4.4.1 Header Onder het veld Supplier VAT staat de knop Add to Header. Hiermee kun je op hoofdniveau bijlagen en commentaren toevoegen. 2.4.4.2 Regel Voor het toevoegen van bijlagen en commentaren op regelniveau moet je verder naar beneden scrollen. 1. Selecteer de betreffende regel 2. Klik daarna onderaan het scherm op Line Item Actions 3. Kies Add Attachment 2.4.5 Afronden 1. Klik op "Update" om alle informatie bij te werken en te controleren. 2. Klik op "Save" voor het opslaan van uw factuur. 3. Klik ten slotte op "Next" om verder te gaan en uw factuur te controleren. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 9 van 12
2.5 Factuur controleren De gecreëerde factuur kan worden gecontroleerd voordat deze wordt verstuurd. 2.5.1 Header Samenvatting Bill to (factuuradres) Klant en leverancier 2.5.2 Shipping information en Line Items Alle Line Items kunnen worden gecontroleerd, inclusief de bijbehorende BTW. Afleveradres BTW-nummers Line Items, aantallen en prijs BTW-informatie Subtotaal 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 10 van 12
2.5.3 BTW-overzicht Aan het einde staat ook nog een verzameling van de BTW. Overzicht van de geselecteerde BTW Grand totaal 2.6 Afronden van de factuur Aan het einde heeft u vier opties. 2.6.1 Wijzigen 1. Klik op "Previous". 2.6.2 Opslaan 1. Klik op "Save". Na het opslaan verschijnt bovenaan de volgende melding. De opgeslagen factuur kunt u terugvinden door: 2. op Exit te klikken, 3. vervolgens Save te kiezen, 4. naar uw Outbox te gaan, 5. op Drafts te klikken, en 6. uw opgeslagen Invoices verschijnen. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 11 van 12
Vanaf hier kunt u uw opgeslagen Invoices weer openen en verder bewerken. 2.6.3 Afsluiten en niet opslaan 1. Klik op "Exit". 2.6.4 Verzenden 1. Klik op "Submit". Uw factuur is verstuurd en de volgende melding verschijnt. 2. Klik op "Print" om de factuur uit te printen. 3. Klik op "Exit" om door te gaan Uw verzonden factuur staat in uw dashboard onder Invoice Status Sent 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 12 van 12