Algemene Boekhouding Opties: licentie multi-vennootschappen, multi-gebruikers, beheer investeringsgoederen, rapportering, importeringen, betalingsherinneringen voor klanten, E-banking, commercieel beheer, voorraadbeheer, facturatie,... Software die volledig aan de wettelijke eisen, van zowel België als Luxemburg voldoet. Beheer van klanten, leveranciers en algemene rekeningen in vreemde deviezen en in Euro. Meerdere dagboeken per type (aankopen, verkopen, financiële en diverse posten), al dan niet in dezelfde boekhoudperiode. Keuze tussen volledige of gedeeltelijke betalingen van één of meerdere facturen in de financiële dagboeken. Keuze tussen manueel of automatisch afpunten van de openstaande documenten. Mogelijkhei d tot s i m ulatie- en abonnementsboekingen via diverse posten. Raadplegen van de historiek met weergave onderlinge relatie, vanuit de fiches van klanten, leveranciers en algemene rekeningen. Controlepanelen met o.m. grafische voorstelling van de cijfergegevens, globaal, per klant, leverancier of algemene rekening. Uitgebreide opzoekmogelijkheden, sneltoetskoppelingen, tabbladen. Onmiddellijke of uitgestelde centralisatie van boekingen. Afdruk van het rekeningsplan, dagboeken (met of zonder centralisatie), balansen, vervaldagbalansen, grootboeken van klanten, leveranciers en algemene rekeningen, openstaande historieken,... Afdruk of aanmaak bestand van de BTWaangifte, BTW-listing, Instrastat-aangifte, Afdruk van het verkorte schema van de NBB en de interne jaarrekening. Mogelijkheid tot import van de fiches van klanten, leveranciers en algemene rekeningen. Multi-process : gelijktijdig beheer van verschillende processen via meerdere vensters: invoer, bijwerken, afdrukken, centraliseren, Forfaitaire boekhouding.
Investerings- goederen Automatische voorbereiding en g e n e r a t i e v a n d e afschrijvingsboekingen via het diverse posten dagboek. Automatische of handmatige samenstelling (ter verbetering) van het aflossingsplan. De knop "schrappen" verwijdert automatisch de nog af te schrijven bedragen van het bewuste investeringsgoed. Afdruk van de afschrijvingstabel volgens het wettelijke schema: per maand, per kwartaal, per jaar. Afdruk van volledig aan de persoonlijke behoeften aanpasbare etiketten via de etikettengenerator van 4D, registratie van één of meer etiketmodellen mogelijk.
Rapportering T o e g a n g t o t h e t lijstopmaakprogramma van 4D (quick report editor) dat ook kan gebruikt worden voor de export van fiches : Lijstopmaakprogramma : opmaak v a n g e p e r s o n a l i s e e r d e controlelijsten in de boekhouding of commercieel beheer. Mogelijkheid om gebruik te maken van diverse lettertypes, weergaveformaten, uitlijningen, numerieke waarden te totaliseren met één of meerdere tussentotalen, gegevens sorteren op basis van meerdere criteria, aanm aak van dynam ische kruistabellen,... Mogelijkheid om deze controlelijsten af te drukken of te exporteren in tekstformaat (.txt) voor verder gebruik in een rekenblad (Excel). Verschillende mogelijkheden om fiches te exporteren: Toegang tot een exportvenster vanuit alle bestanden van Equisis. Enz... De verschillende soorten formaten van export: 4D formaat (export naar een andere 4D-database ), DIFformaat, rekenbladformaat (SYLK), tekstformaat (ASCII)... Export naar een rekenblad van het saldo van de algemene rekeningen. Export van de algemene rekeningen voor recuperatie in de software van de NBB, Sofista.
Betalingsherinneringen klanten 3 niveaus van betalingsherinneringen. V e r z e n d i n g v a n d e betalingsherinneringen via e-mail of per post. Afdruk van de betalingsherinneringen volgens het standaardformaat of volgens een persoonlijk formaat: Standaardformaat: de begeleidende tekst van de betalingsherinnering kan gepersonaliseerd worden. Persoonlijk formaat: volledige v e r p e r s o o n l i j k i n g v a n d e betalingsherinnering via de module Super Report Pro (module die samen m e t d e m o d u l e v a n betalingsherinneringen wordt geleverd). Afdruk van een controlelijst van de openstaande bewegingen: code en naam van de klant, factuurdatum, vervaldatum, bedrag, commentaar, rappelniveau, datum van de laatste verzonden betalingsherinnering, staat van iedere factuur (er wordt rekening gehouden met gedeeltelijke betalingen of afpuntingen...). Verschillende criteria van sorteren (op het scherm of op de controlelijst): per klant, per verschuldigd bedrag, per factuurdatum, of per vervaldatum. Automatische verandering van het rappelniveau na elke afdruk, of handmatige wijziging van het rappelniveau indien noodzakelijk. Hergroepering en totalisatie van de o p e n s t a a n d e f a c t u r e n v a n verschillende rappelniveaus op één document (via Super Report Pro). Afdruk van het totaal te betalen en het totaal vervallen saldo.
E-banking Bruikbaar indien gekoppeld met de module Algemene Boekhouding. Keuze tussen 4 afzonderlijke en te combineren modules: Beheer van betalingsopdrachten aan Belgische of buitenlandse begunstigden. Uitgifte van aanvragen om via domiciliëring de facturen van klanten te innen. Verwerking van gecodificeerde uittreksels (OGM of globaal). C o n f o r m m e t d e g e k e n d e bankstandaarden (Isabel, ABBL). I n t e r a c t i e v e e n i n t u ï t i e v e gebruikersinterface voor een gemakkelijk gebruik. Stap voor stap registratie van de verrichtingen voor een maximaal werkcomfort. Talrijke controles tijdens de invoer om de conformiteit van de aangemaakte bestanden en de beveiliging van de betalingen te garanderen. Instellingen om het beheer van de verzonden en ontvangen betalingen te automatiseren. Optie om controledocumenten op papier a f t e d r u k k e n o m d e betalingsopdrachten, voor het doorsturen naar de bank, beter te kunnen opvolgen. Module werkzaam onder Windows maar eventueel ook op Mac mits overdracht van de aangemaakte bestanden naar een Windows-toestel.
E-Mailing Verzenden en ontvangen van e-mails. Toegang tot 2 bestanden: Gebruikers en Mails. Bestand Gebruikers : bijhouden van de namen en e-mail adressen van de Equisisgebruikers, alsook van de nodige informatie om e-mails te verzenden en te ontvangen via Equisis. Bestand Mails : eens verzonden wordt het e-mailbericht opgeslagen in dit bestand voor latere consultatie van de historiek. Verzenden van e-mails vertrekkende van het klanten of leveranciersbestand. Verzenden van e-mails naar één enkele klant of leverancier of op basis van een selectie van klanten of leveranciers (emailing voor promoties, speciale acties,...). Na selectie van de klanten of leveranciers, is het nog mogelijk om e-mailadressen toe te voegen, te wijzigen of te schrappen. Controle van de samenhang van de geselecteerde e-mailadressen bij het verzenden. Mogelijkheid om één of meerdere bijlagebestanden toe te voegen aan het e- mailbericht. Mogelijkheid om een bericht uit de reeds verzonden e-mails te kiezen als model voor een nieuw e-mailbericht. Mogelijkheid om het e-mailbericht te verzenden als kopie (Cc) of als verborgen kopie (Bcc). Ontvangen van e-mails : alle ontvangen e- mails in de aangeduide brievenbus worden bewaard op de lokale harde schijf en verwijderd uit de brievenbus. Het lezen van de e-mailberichten gebeurt dan aan de hand van de, op de harde schijf, bewaarde bestanden. Ontvangen van e-mails : mogelijkheid om de bijlagebestanden op te slaan.
Management Assistant P r o g r a m m e e r b a r e e n automatische aanmaak van belangrijke cijfergegevens met betrekking tot de prestaties van de onderneming. Beheer uitvoering : de uitvoering kan voor de diverse opdrachten, op een dagelijks (dag & uur), wekelijks of maandelijks tijdstip ingesteld worden. Geautomatiseerde berekening van commerciële en financiële beheersinformatie en voorstelling van het resultaat in een beknopt formaat. Cijfergegevens aangemaakt op basis van de boekhouding : - afwerkingstaat van het beheer - afwerkingstaat van de boekhouding - balanssituatie (balans resultaat) - ratio s - verticale analyse - horizontale analyse - top x klanten - top x leveranciers - thesaurievoorzieningen - dubieuze vorderingen Cijfergegevens aangemaakt op basis van het commercieel beheer : - top x stock - top x stockrotatie - top x verkochte artikelen Module voor het verzenden van de resultaten van deze opdrachten in elektronisch formaat : volledig automatisch verzenden van de cijfergegevens via e-mail of ze opslaan in html-formaat voor latere consultatie door middel van een browser. Mogelijkheid om onmiddellijk de gevraagde resultaten op het scherm te bekijken.
ANALYTISCHE & BUDGETTAIRE Analytische boekhouding volgens h i s t o r i s c h e k o s t p r i j s o f s t a n d a a r d p r i j s, z o w e l i n hoeveelheid als in waarde. Mogelijke verdeling van éénzelfde k o s t o f o p b r e n g s t o v e r v e r s c h i l l e n d e a n a l y t i s c h e rekeningen, al dan niet automatisch voorgesteld, tijdens de verwerking in de algemene boekhouding. Herverdelen van kosten en opbrengsten tussen analytische rekeningen via een speciaal daarvoor gebruikt dagboek. Afdruk van het analytisch stelsel en de historiek. Afdruk van de analytische resultaten, getotaliseerd naar keuze per rekening, aard of afdeling. Bepaling van de budgetten per maand, per kostenplaats of activiteit en per aard van de kost of opbrengst. Analyse van de afwijkingen tussen de budgetten en de werkelijke resultaten.
Facturatie Facturatie plus Autonome facturatie of gekoppeld met een of meerdere modules van boekhouding, commercieel of voorraadbeheer. Beheer van klanten en artikelen met het oog op het automatisch voorstellen van de juiste prijs of korting naargelang de klantencategorie. Mogelijkheid om gebruik te maken van samengestelde artikelen, maattabellen, stoffen en kleuren. Facturatie op basis van prestaties en projecten met voorziene tijd, kostprijs en door wie wat werd gepresteerd. Automatische facturatie van de a b o n n e m e n t e n : m e e r d e r e h e r n i e u w i n g f r e q u e n t i e s, prijsindexatie,... Naar keuze eenheidsprijzen inclusief of exclusief BTW. Automatisch voorstellen van de betalingsvervaldag op basis van de klantenfiches. Mogelijkheid tot beheer en facturatie van de artikelen door middel van barcodes. Tariefbeheer per artikel, per klant, per devies via een vaste verkoopprijs of via een percentage. Afdruk van facturen en creditnota s volgens vaste modellen of een eigen model door middel van het opmaakprogramma Super Report Pro. Doorboeken van de facturen en creditnota s indien u beschikt over de module Algemene boekhouding Facturatie basis Handmatige codering van de factuur (geen toegang tot het artikelenbestand). 3 standaard afdrukmodellen (niet aan te passen aan de persoonlijke behoeften).
Voorraad- beheer Autonoom voorraadbeheer of gekoppeld met een of meerdere modules van facturatie of commercieel beheer. Beheer van artikelen met het oog op een c o r r e c t e v o o r r a a d w a a r d e r i n g : serienummerbeheer, FIFO, LIFO en gemiddelde gewogen kostprijs. Beheer van artikelen volgens lotnr., lengte-, oppervlakte- of volume-eenheid met mogelijk verschillende eenheden voor aankoop, stock en verkoop. Mogelijkheid om de voorraadbewegingen te herwaarderen op een later tijdstip. Mogelijkheid om gebruik te maken van samengestelde artikelen, maattabellen, stoffen, kleuren, barcodes en meerdere stocklocaties. Automatische herberekening van de verschillende artikelprijzen via coëfficiënten alsook de kostprijs van de samengestelde artikelen. Aanpassen van de prijzen via import van een tekstbestand (Excel). Over zi c h t p er ar t i k el va n de voorraadbewegingen, klanten en leveranciersbestellingen. Automatische bijwerking voor elk artikel van de datum van de laatste inkomende of uitgaande beweging, de laatste aankoopprijs, de voorraadwaarde, de aantallen in voorraad en in bestelling van klanten en leveranciers. Automatische inventarisoverdracht van het ene boekjaar naar het andere. Creatie en export van de inventaris op een vroegere datum dan de huidige. Afdruk van een inventarislijst (globaal of per stocklocatie), stockvariaties, historieken, prijsetiketten.
Commercieel Beheer Invoer van bestel- en ontvangstbonnen leveranciers en van bestelbonnen en verzendingsnota s klanten (afzonderlijke modules). Manuele of automatische aanmaak van een verzendingsnota of ontvangstbon op basis van een bestelbon met voorstelling van de effectief leverbare artikelen. Manuele of automatische aanmaak van een factuur op basis van een bestelbon of verzendingsnota (indien u beschikt over de module Facturatie). Mogelijkheid tot verzamelen van meerdere bestelbonnen op een verzendingsnota, ontvangstbon of factuur, en meerdere verzendingsnota s op een factuur (indien u beschikt over de module Facturatie). Mogelijkheid tot gedeeltelijke leveringen en het bijhouden van backorders van klanten en leveranciers. Beheer van artikelen volgens lengte-, oppervlakte- of volume-eenheid. Raadplegen van bestellingen, verzendingsnota s en backorders vanuit de artikel-, klant- en leverancierfiche. Afdruk van een bestelvoorstel of creatie van bestelbonnen om de minimum voorraad aan te vullen (indien u beschikt over de module Voorraadbeheer). Mogelijkheid om automatisch een relatie aan te brengen tussen de te ontvangen artikelen en de uit te leveren klantenbestelling. Afdruk commerciële documenten volgens vaste modellen of een eigen model door middel van het opmaakprogramma Super Report Pro. Via de optionele module Offertes beschikt u, dankzij een ingebouwde tekstverwerker, over de mogelijkheid om met behulp van een onbeperkt aantal modellen uw offertes op een aantrekkelijke manier voor te stellen en de gegevens later over te nemen in de andere commerciële documenten.
Intrastat Intrastat-aangifte conform het INR OK-LABEL, het kwaliteitslabel dat door het Instituut voor de Nationale Rekeningen wordt uitgereikt. Automatische generatie van de Instrastat-boekingen van verkoop e n a a n k o o p, d a n k zij e e n voorafgaande parameterring: artikelen: specificatie van de goederencode, de massa en de statistische eenheid, van de Regio van oorsprong of bestemming. algemene rekeningen: specificatie van de goederencode en de Regio van oorsprong of bestemming. landen : ISO-code. klanten en leveranciers: goederen-, vervoers en leverings-code. De manuele codering via het v o o r z i e n e I n t r a s t a t - opmaakprogramma: toevoegen, wijzigen en schrappen van boekingen, opzoeken, sorteren. Afdruk van de Intrastat-aangifte : standaardaangifte, uitgebreid of ter verbetering, mogelijke export van deze aangiftes in ASCII-formaat. Enz...
Offertes Beheer van de prijsoffertes van klanten, van de orderbevestigingen van klanten en de prijsaanvragen van leveranciers, in functie van de gebruikte module (Commercieel Beheer voor Klanten en/of Leveranciers). Aanmaken en opslaan van één of m e e r o f f e r t e m o d e l l e n ( o f orderbevestigingen, of prijsaanvragen) per taal, met behulp van de tekstverwerker "4D Write". Invoer van een klantenbestelling met als status "offerte" gelinkt aan het artikelenbestand, vervolgens mogelijkheid tot automatische aanmaak van de offerte op basis van het gekozen model en volgens de gebruikte artikelen en prijzen. Mogelijkheid tot wijzigen en afdrukken van de offerte na aanmaak ervan. Opslaan van de offerte in Equisis (bestand van de klantenbestellingen) of op de harde schijf in het 4D Writeformaat, achteraf te lezen met behulp van een traditionele tekstverwerker (RTF-formaat) of een navigator (HTML-formaat). Enz...
EQUISIS vzw De volgende modules zijn voorzien in de VZWlicentie: algemene, analytische en budgettaire boekhouding, betalingsherinneringen, investeringsgoederen, rapportering, E-banking nationale overschrijvingen (zie modules). Software die volledig aan de wettelijke eisen voldoet: afdruk van het rekeningstelsel, van de grootboeken van algemene rekeningen, klanten en leveranciers, van de balansen en vervaldagbalansen, van de dagboeken, van de rekeninguittreksels,... Naleving van de normen van de Belgische en Luxemburgse wetgevingen. Controlepanelen met o.m. grafische voorstelling van de cijfergegevens: globaal, per klant, per leverancier of algemene rekening. Automatisch of manueel afpunting via diverse posten. M o g e l i j k h e i d t o t s i m u l a t i e - e n abonnementsboekingen via diverse posten. Automatische voorstelling van de omschrijving in de historiek. U i t g e b r e i d e o p z o e k m o g e l i j k h e d e n, sneltoetskoppelingen, tabbladen,... Multi-process : gelijktijdig beheer van verschillende processen via meerdere vensters: invoer, bijwerken, afdrukken, centraliseren, Mogelijke verdeling van éénzelfde kost of opbrengst over verschillende analytische rekeningen, al dan niet automatisch voorgesteld, tijdens de verwerking in de algemene boekhouding. Herverdelen van kosten en opbrengsten tussen analytische rekeningen via een speciaal daarvoor gebruikt dagboek. Afdruk van het analytisch stelsel en de historiek. Afdruk van de analytische resultaten, getotaliseerd naar keuze per rekening, aard of afdeling. Bepaling van de budgetten per maand, per kostenplaats of activiteit en per aard van de kost of opbrengst. Analyse van de afwijkingen tussen de budgetten en de werkelijke resultaten.
EQUISIS Light De volgende modules zijn voorzien in EQUISIS Light-licentie: Algemene boekhouding basis, betalingsherinneringen, facturatie basis (optie), Super Report Pro (optie). Software die volledig aan de wettelijke eisen van de Belgische wetgeving voldoet. G e b r u i k e rs v r i e n d e lijke n a v i g a ti e : verplaatsbare werkbalken, mogelijkheid tot gebruik van meerdere vensters of processen op hetzelfde moment, sorteren en supersnel opzoeken... Boekhouding Algemene boekhouding voor één gebruiker, vennootschap en devies. Afdruk van rekeningstelsel, dagboeken, grootboeken van algemene rekeningen, klanten en leveranciers, balansen en vervaldagbalansen, rekeninguittreksels, BTW-aangifte, BTW-listing,... Interne beheersrekeningen. Directe of uitgestelde centralisatie van de boekingen. Controlepanelen. Facturatie Kortingspercentage per factuur en per gefactureerd artikel. Automatisch voorstellen van de betalingsvervaldag, de betalingswijze en de te gebruiken boekingsrekening op basis van de klantenfiches. 3 standaard afdrukmodellen (niet aan te passen aan de persoonlijke behoeften). Doorboeken van de facturen en creditnota s. Mogelijkheid tot wijzigen, opnieuw afdrukken of schrappen van de facturen en creditnota s vooraleer ze geboekt worden. Optie: persoonlijke opmaak van de afdrukmodellen met behulp van de SRPmodule. Mogelijke overgang van EQUISIS Light naar EQUISIS