Reflectum ROM portaal Handleiding

Reflectum ROM portaal Handleiding Versie 08-08-2013

Inhoud Inleiding... 3 1. Koppeling... 4 2. Inloggen (zonder koppeling)... 5 3. Hoofdmenu (zonder koppeling)... 6 3.1 Zorgoverzicht (caseload)... 6 3.2 Cliëntbeheer... 6 3.3 Meettrajectbeheer... 8 3.4 Gebruikersinstellingen... 8 4. Het Cliëntdossier... 9 4.1 Zorgoverzicht cliënt... 10 4.2 Cliëntgegevens... 10 4.2.1 Cliëntgegevens... 10 4.2.2 Derden... 10 4.2.3 Persoonskenmerken... 11 4.2.4 Betrokkenen... 11 4.2.5 Groepen... 11 4.2.6 Meettrajecten... 11 4.3 Inloggegevens cliënt... 11 4.4 Vragenlijstbeheer... 11 4.4.1 Vragenlijst toevoegen... 12 4.5 Vragenlijsten afnemen... 13 4.5.1 Afnamevormen... 13 4.5.2. Weergave vragenlijsten... 14 4.6 Vragenlijsten inzien... 15 4.7 Vragenlijsten met signalen... 16 4.8 Vragenlijsten gemist... 17 4.9 Rapportage... 17 4.10 Gebruikersinstellingen... 17 5. Cliënt / Derde portaal... 18 5.1 Vragenlijsten... 18 5.2 Vragenlijst voltooid... 18

Inleiding Het Reflectum ROM portaal is een tool om eenvoudig metingen te kunnen verrichten die iets kunnen zeggen over de aard en ernst van de klachten van een patiënt/cliënt. Daarmee wordt het mogelijk om, bij herhaalde metingen, te kunnen beoordelen hoe het klachtenverloop is. Met andere woorden het wordt mogelijk om te beoordelen of de inzet van behandeling en begeleiding het gewenste effect heeft. Dit document geeft u meer inzicht in de werking van het portaal en gaat tevens kort in op de koppeling met uw EPD (registratiesysteem). Om snel te zoeken in dit document raden wij u aan om gebruik te maken van de functietoesten (ingedrukt houden) ctrl en f. U kunt nu zoeken op woorden in het document. Mocht deze handleiding niet voorzien in bepaalde vragen dan vernemen wij dat graag per mail aan onze support afdeling info@reflectum.com. Daarnaast kunt u op de website van Reflectum, www.reflectum.com, nu en in de toekomst veel gestelde vragen (faq s) terug vinden en de nieuwste versie van deze handleiding. Wij wensen u veel ROM succes toe. Reflectum B.V. 3

1. Koppeling Wanneer er een koppeling tot stand is gebracht tussen uw registratiesysteem (EPD) en het Reflectum ROM portaal dan heeft u twee voordelen ten opzichte van het gebruik van het Reflectum ROM portaal in de stand-alone omgeving: Single Sign On, u hoeft niet apart in te loggen in het Reflectum ROM portaal; Wanneer u in uw EPD klikt op routine outcome monitoring dan worden cliëntgegevens van de betreffende cliënt overgezet naar het Reflectum ROM portaal. In principe blijft u 2 verschillende systemen gebruiken, maar door de koppeling lijkt het erop dat het ROM portaal in uw EPD zit geïntegreerd. Echter, het blijven twee verschillende systemen en 2 verschillende databases. Maakt u gebruik van een koppeling dan kunt u de handleiding gebruiken vanaf hoofdstuk 4. Wanneer u geen gebruik maakt van een koppeling dan raden wij u aan de gehele handleiding door te nemen. LET OP! Het is van groot belang dat u altijd de cliëntgegevens aanpast in uw EPD. Wanneer u namelijk in uw EPD klikt op routine outcome monitoring, dan worden eerder opgeslagen cliëntgegevens in het ROM portaal overschreven. Dit geldt niet voor de loginnaam, het wachtwoord waarmee uw cliënt inlogt en berichttype. 4

2. Inloggen (zonder koppeling) LET OP! Onderstaande beschrijving wordt niet gevolgd bij het gebruik van een koppeling met uw EPD systeem. Wanneer u het Reflectum ROM Portaal gebruikt zonder koppeling, zal Reflectum u inloggegevens per mail doen toekomen. In deze email staat een gebruikersnaam, wachtwoord en een link naar het Reflectum ROM Portaal (https://reflectum.questmanager.nl). Als u op deze link klikt komt u in het volgende scherm (voorbeeld 2.1): Voorbeeld 2.1 Voer hier de gebruikersnaam en het wachtwoord in dat u per mail hebt ontvangen en klik op login. Vervolgens verschijnt het volgende scherm (voorbeeld 2.2): Voorbeeld 2.2 In de eerste balk voert u het wachtwoord in dat u is toegestuurd per email. In de tweede en derde balk voert u een zelfverzonnen wachtwoord in (voor u gemakkelijk te onthouden). Dit wachtwoord gebruikt u alle opvolgende keren bij het inloggen. 5

3. Hoofdmenu (zonder koppeling) LET OP! Onderstaande beschrijving wordt niet gevolgd bij het gebruik van een koppeling met uw EPD systeem. LET OP! Wanneer u voor het eerst inlogt, wordt er gevraagd om gebruikersinstellingen (startscherm) in te vullen (voorbeeld 3.1). Wanneer u dit niet doet zal het systeem hier iedere keer om blijven vragen. Klik op ok en vul in: Berichttype: De manier waarin u wordt voorzien van een bericht wanneer een cliënt een vragenlijst invult. Wanneer je kiest voor sms, vul dan het mobiele nummer in bij mobiel nummer; Startscherm: Het scherm waarin u terecht komt na het openen van ROM in uw EPD, u kunt hier het beste kiezen voor cliëntbeheer ; Format Excel: PDF; Format msword: PDF. Klik vervolgens op de diskette ( ok ). Voorbeeld 3.1 U komt nu in het hoofdmenu. Afhankelijk van uw zorginstellingen (die de applicatiebeheerder voor u in orde maakt, meestal Reflectum) kunt u de menu-items in de volgende paragrafen vinden. 3.1 Cliëntbeheer Het menu zorgoverzicht (caseload) wordt normaal gesproken als eerste getoond, maar de uitleg is gemakkelijker wanneer u weet wat het menu cliëntbeheer inhoudt. Cliënten die ingeschreven zijn bij de afdeling waar u toe behoort, worden in dit menu getoond. U kunt een bepaalde cliënt zoeken via het zoekscherm. Hiervoor zijn de volgende mogelijkheden opgenomen: Zoeken op BSN, naam of achternaam, geboortedatum en extern patiëntnummer; Niet actief sinds (cliënten die niet actief zijn of zijn afgesloten); Afdeling (Zoeken op afdelingsniveau 3 Actief (Cliënten die wel/niet zijn afgesloten); Start datum (Op aanmelddatum zoeken. De datum waarop cliënt voor het eerst binnen het Portaal bekend is); 6

Begin / einddatum (datum van het begin/einde van het meetmoment); Groep (zoeken op een gedefinieerde groep); Cliënt ID / IID (Cliëntnummer waarop cliënt binnen het EPD is geregistreerd. ID waarop cliënt binnen de database van het ROM Portaal geregistreerd is); Kenmerken (zoeken op kenmerk zoals medicatie, diagnose, therapie of screener). 3.1.1 Cliënten Cliënten die ingeschreven zijn bij de afdeling waar de medewerker toe behoort worden getoond. De huidige periode geeft de periode tussen de start- en einddatum weer voor de eerstvolgende af te nemen vragenlijst voor een cliënt of derde. De huidige datum dient in deze periode te vallen. Volgende meting geeft de volgende periode tussen de start- en einddatum weer voor de eerstvolgende af te nemen vragenlijst voor een cliënt of derde. Het dossier van een cliënt wordt geopend door te dubbelklikken of een cliënt te selecteren (1 keer klikken) en daar te kiezen voor dossier openen. Als een cliënt/derde een nieuwe vragenlijst afgenomen heeft wordt de regel van de betreffende cliënt vetgedrukt weergegeven in het overzicht. In het menu zijn er verder de volgende opties: Dossier openen (openen zorgoverzicht cliënt); Vervolg met paragraaf 4.1 Toevoegen aan groep (cliënt toevoegen aan gedefinieerde groep); Samenvoegen (cliënten samenvoegen); Nieuw (cliënt aanmaken); Vervolg met paragraaf 3.1.2 Verwijderen (cliënt verwijderen). Let op: u kunt cliënten niet verwijderen als er reeds vragenlijsten zijn afgenomen/gemist. Verwijder eerst de gemiste/afgenomen lijsten! 3.1.2 Nieuwe cliënt aanmaken Door op nieuw te klikken in het menu cliëntbeheer, krijgt u de mogelijkheid een nieuwe cliënt toe te voegen. U kunt verschillende gegevens invoeren (Let op: er zijn maar enkele gegevens verplicht): Persoonlijke gegevens: Naam, achternaam, geboortedatum, BSN etc. kan worden ingevuld. Ook is het mogelijk om een e- mailadres van de cliënt in te vullen. Bij elke nieuwe cliënt wordt automatisch noreply@questmanager.nl ingevuld, zodat bij het opslaan van de cliëntgegevens geen automatisch gebruikersnaam en wachtwoord worden toegezonden aan de cliënt. Dit gebeurt namelijk automatisch. Het e-mailadres van de cliënt wordt ingevuld voor mail- verkeer met de cliënt. Voor meer informatie hierover verwijzen we naar paragraaf 4.5.1. Inloggegevens: Bepaling van de gebruikersnaam gebeurt op basis van e-mail of wordt automatisch gegeneerd met de zorginstellingscode en achternaam van de cliënt. Deze gegevens kunnen door de cliënt worden gebruikt om in te loggen in het cliëntportaal. Overige gegevens: Hier worden de afdelingen getoond waar de cliënt is ingeschreven. Deze kan worden gewijzigd op afdelingsniveau 3. Eveneens kan het berichttype (voor het versturen van berichten naar het e- mailadres van de cliënt) ingesteld worden op e-mail, sms of Geen. Berichttype Geen is de standaard instelling die van toepassing is voor de cliënt. 7

De cliënt kan op inactief worden gezet door het vinkje Actief uit te vinken. Wanneer u de gewenste gegevens heeft ingevuld klikt u opslaan en de cliënt wordt in het cliëntoverzicht geplaatst. Om het dossier te openen klikt u vervolgens op dossier openen. 3.2 Zorgoverzicht (caseload) Het zorgoverzicht toont de cliënten die u als behandelaar ooit heeft bekeken. Wanneer u werkzaam bent in een grote organisatie en er veel cliënten geregistreerd staan, kan dit menu gemakkelijk en overzichtelijk zijn. Vanuit het zorgoverzicht kunt u cliënten openen door te dubbelklikken of te klikken op dossier openen. Door een cliënt te selecteren en te klikken op verwijder uit caseload, wordt de cliënt alleen uit het zorgoverzicht verwijderd (cliënt is nog wel terug te vinden via cliëntbeheer). Ten slotte kunt u ook cliënten van collega s raadplegen (wanneer ze vallen onder hetzelfde afdelingsniveau 3). Klik op andere medewerker en selecteer de medewerker waarvan u het zorgoverzicht zou willen bekijken. 3.3 Meettrajectbeheer Een meettraject bestaat uit één of meerdere meetmomenten. Aan ieder meetmoment zijn één of meerdere vragenlijsten gekoppeld. Verder worden per meettraject kenmerken toegevoegd. In het scherm Meettrajectbeheer, kunnen meettrajecten aangemaakt en gewijzigd worden. Meetmomenten kunnen aangemaakt en aangepast worden via de knop Inzien/wijzigen meetmomenten in de knoppenbalk of door het meettraject te openen (dubbelklikken). Vanuit de tab Meetmomenten zijn er in het menu de volgende mogelijkheden: Nieuw/wijzigen: Aanmaken of aanpassen meetmoment Inzien/wijzigen vragenlijsten Selectie vragenlijst(en) per meetmoment: Dagen na vorige meetmomentadviesdatum : Het aantal dagen dat de adviesdatum van het meetmoment moet beginnen na de adviesdatum van het vorige meetmoment. Als er geen vorig meetmoment bestaat dan wordt de adviesdatum berekend aan de hand van de huidige datum. Dagen voor adviesdatum : het aantal dagen voor de adviesdatum die een cliënt of derde aan een meetmoment mag beginnen. Dagen na adviesdatum : het aantal dagen na de adviesdatum die een cliënt of derde aan een meetmoment mag beginnen. 3.4 Gebruikersinstellingen Voor het wijzigen van gebruikersinstellingen verwijzen wij u naar hoofdstuk 4.10. 8

4. Het Cliëntdossier Wanneer u via uw EPD systeem bij een bepaalde cliënt op de ROM knop heeft geklikt, komt u in het Reflectum ROM portaal terecht in het betreffende cliëntdossier. Zonder koppeling doet u dit, door te dubbelklikken op een cliënt in cliëntbeheer. LET OP! Wanneer u voor het eerst inlogt, wordt er gevraagd om gebruikersinstellingen (startscherm) in te vullen (voorbeeld 4.1). Wanneer u dit niet doet zal het systeem hier iedere keer om blijven vragen. Klik op ok en vul in (mini turbo hoeft niet te worden ingevuld): Berichttype: De manier waarin u wordt voorzien van een bericht wanneer een cliënt een vragenlijst invult. Wanneer je kiest voor sms, vul dan het mobiele nummer in bij mobiel nummer; Startscherm: Het scherm waarin u terecht komt na het openen van ROM in uw EPD; Format Excel: PDF; Format msword: PDF. Klik vervolgens op de diskette ( ok ). Voorbeeld 4.1 Aan de linkerkant vindt u het menu, met daarbij de volgende de volgende menu-opties (in dit hoofdstuk worden de verschillende menu-opties besproken): Zorgoverzicht cliënt: Een dashboard met grafieken van alle afgenomen vragenlijsten; Cliëntgegevens: Persoonlijke gegevens van een cliënt; Inloggegevens cliënt: Informatie betreft inloggen van de cliënt in het portaal; Vragenlijstbeheer: Inplannen van de vragenlijsten; Vragenlijsten afnemen: Directe afname van vragenlijsten; Vragenlijsten inzien: Ingevulde vragenlijsten, of lijsten waarvan de invulperiode is verstreken; Vragenlijsten met signalen: Vooraf gedefinieerde signalen uit vragenlijsten; Vragenlijsten gemist: Overzicht van gemiste vragenlijsten; Rapportage: Mogelijkheid om rapport en brief aan te maken; Gebruikersinstellingen: Instellingen voor gebruiker; Deze menu-opties worden onderstaand stuk voor stuk besproken. 9

4.1 Zorgoverzicht cliënt In het cliëntdossier kan het zorgoverzicht worden opgehaald. Dit overzicht toont de volgende onderdelen: Status van de vragenlijsten: o Nog af te nemen vragenlijsten (status: niet ingevuld ) o Nog niet afgeronde vragenlijsten (status: onvolledig ) o Afgerond (status: volledig ) o Gemiste vragenlijsten, waarbij de einddatum verstreken is (status: gemist ) Aantal vragenlijsten met een signaal Weergave van het volgende meetmoment Daarnaast wordt per vragenlijst grafisch inzicht gegeven in de resultaten tot nu toe in voorgaande meetmomenten. Binnen een grafiek worden meerdere resultaten weergegeven bij afname van dezelfde vragenlijst. Door op het bolletje in een grafiek te klikken wordt het resultaat van het betreffende meetmoment ingezien. Verder wordt in een grafiek bij de meeste vragenlijsten een cutoff waarde weergegeven. 4.2 Cliëntgegevens Het menu cliëntgegevens bestaat uit een aantal tabbladen (voorbeeld 4.2). Voorbeeld 4.2 4.2.1 Cliëntgegevens In dit overzicht worden de persoonlijke en overige gegevens van een cliënt getoond. Wij raden u aan om bij gebruik van een koppeling hier geen gegevens te wijzigen! Gegevens worden namelijk verstuurd vanuit het EPD. Zodra u in het ROM portaal wijzigingen doorvoert, worden deze op een later moment overschreven. Wanneer u vragenlijsten per email wilt gaan versturen naar de cliënt dient u in dit overzicht wel berichttype voor vragenlijsten op email te zetten. Dit doet u door te klikken op wijzigen, email te selecteren en vervolgens op opslaan te klikken. Er wordt een welkomstemail naar de cliënt gestuurd wanneer u klikt op welkomstmail. Deze welkomstemail wordt automatisch verstuurd zodra u een vragenlijst klaarzet.de instellingen voor berichttype staan standaard ingesteld op geen en deze optie wordt door de koppeling niet overschreven. Voor meer informatie over afname per email verwijzen we naar paragraaf 2.5. 4.2.2 Derden Via dit scherm kan een relatie (derde) van een cliënt aangemaakt of gewijzigd worden. Voor het type respondent geldt dat de te kiezen relaties overeenkomen met degenen die door SBGGZ gedefinieerd zijn. De inlognaam wordt opgebouwd uit de zorginstellingscode en naam (geboorte/partnernaam). Het emailadres van de derde wordt ingevuld voor mail- verkeer met de derde. Na aanmaak van de derde wordt er geen mail met login gegevens naar het e-mailadres van de derde gestuurd. Hiervoor kunt u handmatig een welkomstmail sturen of een vragenlijst klaar zetten voor de derde, zodat de email automatisch de volgende nacht wordt verzonden. Gebruikersnaam en wachtwoord worden in de welkomstmail naar de derde gestuurd. Met deze gegevens kan de derde thuis of op een andere locatie de vragenlijst afnemen. 10

Voordat de welkomstmail verstuurd wordt is er de mogelijkheid om handmatig een wachtwoord in te voeren (voorbeeld 4.3). Daarnaast heeft u de mogelijkheid om voordat de mail is gestuurd een brief aan te maken waarin de login gegevens van de derde staan. Voorbeeld 4.3 4.2.3 Persoonskenmerken In dit tabblad kunt u eventuele kenmerken per cliënt toevoegen. Voor het toevoegen, wijzigen en verwijderen van medicatie en therapieën geldt dat dit mogelijk is, mits dit apart wordt ingesteld vanuit rollen/rechten voor de betreffende rol. 4.2.4 Betrokkenen Bij betrokkenen kunnen de behandelaars worden geselecteerd die betrokken zijn bij een bepaald meettraject. Kies nieuw/wijzigen om vervolgens de betrokken behandelaar en het meettraject te selecteren. Voor de koppeling geldt dat wanneer een behandelaar een cliënt opent in het EPD, deze automatisch in het overzicht betrokkenen wordt gerapporteerd. 4.2.5 Groepen Wanneer met de koppeling wordt gewerkt, is deze optie niet van toepassing. 4.2.6 Meettrajecten Naast het toevoegen van een meettraject vanuit vragenlijstbeheer kan men hier meettrajecten selecteren voor de cliënt. Kies wijzigen/nieuw om vervolgens het cliënt- meettraject te selecteren. 4.3 Inloggegevens cliënt Vanuit inloggegevens cliënt worden verschillende velden met betrekking tot inloggen gewijzigd. Door middel van brief aanmaken kan een brief gegenereerd worden waarin de login gegevens van de cliënt staan. Dit kan nadat een wachtwoord ingevoerd is. Na het genereren van de brief wordt de mogelijkheid aangeboden om de login gegevens naar het e-mailadres van de cliënt te sturen. Verder wordt een nieuw wachtwoord gegenereerd en naar het e-mailadres gestuurd nadat er op Genereer nieuw wachtwoord geklikt en vervolgens opgeslagen wordt. Bij een aanpassing in de naam vanuit de cliëntgegevens kan de loginnaam aangepast worden. Dit doet u door Login aanpassen te kiezen. Bij het opslaan kunnen de gewijzigde login gegevens al dan niet per mail verstuurd worden. 4.4 Vragenlijstbeheer In het menu vragenlijstbeheer kunnen vragenlijsten worden toegevoegd en ingepland. Ingeplande en dus nog niet afgenomen vragenlijsten worden hier weergegeven. Sortering van de getoonde vragenlijsten vindt plaats in de volgende volgorde: meettraject, meetmoment, soort vragenlijsten en als laatste op basis van startdatum. In het menu zijn de volgende mogelijkheden zichtbaar: Voorbeeld 4.4 Meettraject: Het toevoegen van een voor gedefinieerd meettraject (wanneer men met de koppeling werkt kan er geen meettraject worden gedefinieerd, hiervoor dient 11

contact te worden opgenomen met Reflectum); Vragenlijst: Toevoegen van een losse vragenlijst, hierbij heeft u de mogelijkheid een bepaalde vragenlijst te kiezen, in te plannen, het soort meting te bepalen, de afnemer op te geven en degene te selecteren die een bericht moet ontvangen wanneer de lijst is ingevuld. LET OP! Wanneer u de lijst direct zou willen afnemen of wilt emailen dan dient de optie vrijgeven zijn aangevinkt; Vragenlijst in meettraject: Toevoegen van een vragenlijst in een meettraject. Traject: o Wijzigen: Velden per vragenlijst zijn te wijzigen. Bij het wijzigen van een vragenlijst binnen een meettraject is selectie van alle meettrajecten van de zorginstelling mogelijk; o Inplannen: Het meetmoment kan opnieuw worden ingepland. Volgende meetmomenten worden eventueel automatisch opnieuw ingepland; o Herhalen: Eerste of volgende meetmoment wijzigen in het meettraject. Het vervolg van het meettraject wordt automatisch opgeschoven en opnieuw ingepland. Indien een meettraject herhaald wordt, geldt dat het meetmoment met 1 opgehoogd wordt. Dit is gebaseerd op de combinatie meettraject/ meetmoment voor de geselecteerde regel in het overzicht. Alle combinaties meettraject/ meetmoment worden vervolgens opnieuw in het overzicht gekopieerd; o Afname: Er zijn verschillende mogelijkheden voor afname. Deze mogelijkheden worden besproken in paragraaf 2.5; o Verstuur bericht: Per vragenlijst kan er direct een bericht (mail) naar de cliënt of derde verstuurd worden dat er een vragenlijst klaarstaat om afgenomen te worden. Dit bericht is ter vervanging van het automatisch verstuurde bericht. In de berichtenlog wordt dit bericht opgenomen. Als het de eerste vragenlijst betreft, ontvangt de cliënt of derde eveneens een welkomstmail met login gegevens; o Verwijderen: Verwijderen van een vragenlijst. 4.4.1 Vragenlijst toevoegen Kies vragenlijst vanuit vragenlijstbeheer en selecteer de gewenste vragenlijst. Om naar de juiste vragenlijst te zoeken kunnen kenmerken, ingesteld vanuit vragenlijsten beheren, in het overzicht gebruikt worden om vragenlijsten te filteren. Kies voor selecteer of dubbelklik waarna de vragenlijstgegevens eventueel gewijzigd worden. Het volgende overzicht wordt getoond (voorbeeld 4.5). Voorbeeld 4.5 12

Meetmoment: Adviesdatum: Bericht naar: Soort: Invuller: Voor een toegevoegde losse vragenlijst geldt dat ROM als meettraject van toepassing is. Bij het toevoegen van een losse vragenlijst wordt het meetmoment, dat te wijzigen is, bepaald op basis van de toegevoegde of afgenomen vragenlijsten. Indien er geen vragenlijst toegevoegd is, wordt dit het eerste meetmoment. Als er reeds vragenlijsten toegevoegd zijn, wordt het meetmoment met 1 verhoogd voor de betreffende vragenlijst. Kies Default om de default adviesdatum in te stellen voor de toe te voegen vragenlijst. Als er één of meerdere vragenlijsten in het overzicht aanwezig zijn wordt de adviesdatum van de als laatste af te nemen vragenlijst aangehouden bij het bepalen van de default. De adviesdatum wordt hierbij met 1 verhoogd. Indien er geen vragenlijst toegevoegd is, wordt de huidige datum aangehouden voor het bepalen van de default. De adviesdatum wordt hierbij met 1 verhoogd. Hier worden één of meerdere medewerkers geselecteerd waar een bericht naar gestuurd wordt als de vragenlijst volledig afgenomen is. Er geldt dat er een maximum is op het aantal medewerkers dat geselecteerd kan worden. Kies hier voor het soort afnamemoment. De invuller wordt bepaald op basis van de bij de vragenlijst ingestelde invuller. De vanuit de tab vragenlijstgegevens ingestelde standaard voor het voor het vrijgeven van de vragenlijst wordt getoond en kan gewijzigd worden. Vrijgeven: Op basis van deze instelling wordt er wel/geen e-mail naar het e-mailadres van de cliënt of derde gestuurd en kan de cliënt/derde vanuit het cliënten of derden portaal de vragenlijst niet afnemen. Als de vragenlijst niet vrijgegeven is, kan deze wel via de terminal- functie of door de behandelaar afgenomen worden. Kies opslaan om de vragenlijst toe te voegen. U keert vervolgens terug naar het overzicht. Kies annuleren om terug te keren naar vragenlijstbeheer. 4.5 Vragenlijsten afnemen In deze paragraaf zijn de verschillende afnamevormen op een rij gezet. Vervolgens wordt er kort ingegaan op de weergave van vragenlijsten. 4.5.1 Afnamevormen Afname in de praktijk (behandelaar blijft ingelogd) Op het moment dat een vragenlijst is klaargezet, zie paragraaf 2.4, dan kan deze lijst worden geselecteerd (let op! 1 x klikken) in het menu vragenlijsten afnemen. Het volgende scherm wordt getoond (voorbeeld 4.6) en afhankelijk van het soort vragenlijst is er een keuzemogelijkheid uit de volgende opties. Voorbeeld 4.6 Terminal: Afname behandelaar: Afname cliënt/derde: Een beveiligde omgeving zodat de cliënt na het invullen van de lijst niet in zijn/haar dossier komt; Afname van de vragenlijst in het portaal door behandelaar. Na het afnemen van de vragenlijst wordt de naam van de behandelaar weergegeven; Afname van de vragenlijst in het portaal door cliënt of derde. Na het 13

Verkorte invoer: afnemen van de vragenlijst wordt de naam van de cliënt of derde bij resultaten weergegeven; Sommige vragenlijsten (o.a. CDOI) kunnen worden ingevoerd via de verkorte invoer, wanneer deze op een eerder moment op papier zijn ingevuld. Afname in de praktijk (cliënt logt in) Wanneer u er voor kiest om de cliënt buiten de behandelkamer, maar wel in de praktijk een vragenlijst te laten invullen dan kunt u dit doen door een vragenlijst klaar te zetten voor de cliënt (paragraaf 2.4) en een brief te maken met inlognaam en wachtwoord en deze te printen (paragraaf 2.3). Vervolgens kan de cliënt inloggen en de vragenlijst invullen. Afname per email Eerder is de vragenlijstafname per email aan bod gekomen. Onderstaand nogmaals de juiste handelingen om vragenlijsten per email af te nemen. Een cliënt of derde kan inloggen wanneer hij/zij inloggegevens heeft ontvangen in een welkomstemail. De welkomstemail kan handmatig worden verzonden (zie paragraaf 2.3). U kunt de welkomstemail ook automatisch laten versturen. Dit doet u door een vragenlijst klaar te zetten. Wanneer de invuldatum wordt bereikt en wanneer blijkt dat het gaat om een eerste vragenlijst, dan wordt de welkomstmail automatisch verzonden en in een separate email krijgt de cliënt een uitnodiging om de vragenlijst in te vullen. Vereisten om vragenlijsten per email af te nemen: 1. Het emailadres bij cliëntgegevens is gevuld (Let op! Dit emailadres dient u in te vullen in uw EPD) en is een geldig emailadres; 2. Berichttype bij cliëntgegevens dient ingesteld te zijn op mail ; 3. Invuller van de vragenlijst dient een cliënt of derde te zijn, zie paragraaf 2.4.1; 4. De vragenlijst dient vrijgegeven te zijn, zie paragraaf 2.4.1; 5. Startdatum van de vragenlijst dient te liggen op vandaag of voor vandaag; 6. Het emailbericht is nog niet verzonden 4.5.2. Weergave vragenlijsten Afname vindt per vraag plaats. Indien Invoer (muis) van toepassing is wordt automatisch naar de volgende vraag gegaan na selectie van een antwoord. Als Invoer (toetsenbord) van toepassing is vindt navigatie (enter, back space en pijltjes toetsen) via het toetsenbord plaats en dient na selectie van een antwoord op Volgende geklikt te worden. Er is eveneens een knop Volgende aanwezig onder de antwoordmogelijkheden. Deze knop is echter niet aanwezig bij antwoordtype: Radio waar één antwoord gekozen kan worden. Afhankelijk van de afnamevorm wordt bepaald wat de cliënt ziet na afname van de laatste vragenlijst. Bij afname cliënt/derde en afname behandelaar wordt teruggekeerd naar het zorgoverzicht waar direct de laatste meting is bijgewerkt. Bij afname in de terminal en per email heeft de cliënt alleen de mogelijkheid om uit te loggen of een volgende vragenlijst (die ook klaar staat) af te nemen. Na afname is de vragenlijst niet meer aanwezig in het menu vragenlijstbeheer en het menu vragenlijst afnemen, maar onder vragenlijsten inzien. 14

4.6 Vragenlijsten inzien In het overzicht vragenlijsten inzien staan de vragenlijsten die al (gedeeltelijk) zijn ingevuld of waarvan de meetperiode is verstreken. Wanneer u In het menu een vragenlijst selecteert zijn er de volgende mogelijkheden zichtbaar: Details: Hiermee kan de vragenlijst worden ingezien; Wijzigen: Wijzigen soort vragenlijst, meettraject, meetmoment of invuldatum; Verwijderen: Verwijderen van een vragenlijst (LET OP! Wanneer een vragenlijst is verwijderd, kan deze niet worden teruggezet; Antwoorden aanpassen: Wijzigen van gegeven antwoorden van de geselecteerde vragenlijst. Door te dubbelklikken op een vragenlijst kan verder ingezoomd worden op de resultaten middels de volgende tabbladen (afhankelijk per vragenlijst): Verloop: In de grafiek wordt het scoreverloop over de tijd getoond. Op de verticale y-as is de score weergegeven. De y-as geeft het hele mogelijke bereik van de subschaal weer en begint dus niet per definitie bij nul maar is afhankelijk van de minimale en maximale uitslag op de y-as. Het bereik van een grafiek staat standaard ingesteld op de maximum score +10%. Wanneer het maximum gescoord wordt, is dit ook duidelijk zichtbaar binnen de grafiek. De horizontale x-as geeft de tijd weer tussen de meetmomenten. De x-as loopt van het eerste meetmoment tot aan het laatste meetmoment. Als van de subschaal van de vragenlijst een grenswaarde voor ziek en gezond (cut-off waarde) bekend is, dan wordt deze grenswaarde in de grafiek weergegeven met een horizontale lijn. Per vragenlijst kunnen instellingen afwijken, maar over het algemeen geldt dat het gebied boven de cut-off waarde rood en het gebied hieronder groen gekleurd is. Indien de verandering ingesteld is op hoog is positief vindt er een switch cut-off plaats. Het gebied onder de cut-off waardelijn wordt rood en boven lijn groen gekleurd. De instructietekst die op de vragenlijst van toepassing is wordt bekeken door info vragenlijst te kiezen. Verandering Verandering geeft voor de geselecteerde meetmomenten de scores op de subschalen. Er wordt gekeken of er sprake is van een statistisch betrouwbare verandering of klinische relevante verandering, herstel of terugval (dit volgens de criteria van Jacobson et al). De grafiek kan alleen juiste informatie geven als de betrouwbaarheid en de standaarddeviatie juist zijn ingevoerd bij het ontwerpen van de vragenlijst. Voor categorale vragenlijsten is er geen veranderingsgrafiek. In de grafiek wordt de voor- en de nametingscore weergegeven. De voormeting staat op de horizontale x-as, de nameting op de verticale y-as. Een uitslag op de diagonaal betekent dat de patiënt niet veranderd is, een score boven de diagonaal geeft aan dat de patiënt achteruit is gegaan en een score onder de diagonaal dat de patiënt is verbeterd. Wanneer de score buiten de diagonale (grijze) balk valt, betekent dit dat er een betrouwbare verandering heeft plaatsgevonden. Als de score binnen de diagonale (grijze) balk valt, betekent dit 15

dat de mate van verandering minder is dan de onbetrouwbaarheid van de subschaal. Hierdoor is de mate van verandering niet betrouwbaar. Wanneer de score onder de horizontale lijn valt, betekent dit dat er sprake is van herstel (een score onder de grenswaarde die de overgang van pathologisch naar gezond markeert). Wanneer de score links van de verticale lijn valt, betekent dit dat er sprake is van een terugval (bij de eerste meting een score in de gezonde range en bij de tweede meting een score in de pathologische range). Samenvatting De samenvatting geeft het resultaat weer in tekst. In de samenvatting van de verandering worden de mogelijke veranderingen weergegeven (hersteld, verbetering, onveranderd, verslechtering en terugval). De ingestelde verandering ( laag is positief of hoog is positief ) is bepalend voor de verandering die wordt weergegeven. Daarnaast wordt de ernst score voor de subschalen weergegeven. Per verandering worden verder de subschalen weergegeven. De score die een cliënt behaalt op een subschaal zijn afhankelijk van de normgroep waarmee de cliënt vergeleken wordt. Als er geen cut-off waarde is, wordt er vanuit vragenlijsten inzien een - getoond en kan alleen Verbetering, Verslechtering of Onveranderd als verandering van toepassing zijn. Als er een verhoogde score is wordt dit als # weergegeven. Eveneens wordt de datum van het vorige meetmoment in de lijst weergegeven. De instructietekst die op de vragenlijst van toepassing is wordt bekeken door info vragenlijst te kiezen. Selecteer een subschaal en kies Toon vragen om de antwoorden in te zien. Instellingen Binnen het menu instellingen wordt de meting geselecteerd ten behoeve van het vergelijken van de verandering. Tevens wordt vanuit instellingen de hoofd en vergelijk normgroep ingesteld. Klik op Meer informatie over deze vragenlijst om algemene vragenlijst gegevens te bekijken. Rapporten Rapporten geeft de mogelijkheid om door middel van filtering een rapportage aan te maken. Na het instellen van het filter vanuit Instellingen kiest men Rapport aanmaken om het rapport aan te maken. De rapportage is te downloaden als Word- of PDF- bestand (afhankelijk van de gebruikersinstelling) en te gebruiken voor een eventuele brief of rapportage in het EPD. 4.7 Vragenlijsten met signalen Voor sommige vragenlijsten zijn signalen gedefinieerd en bij (een combinatie van) bepaalde antwoorden op vragen leidt dit tot een signaal, bijvoorbeeld dreiging van suïcide. In het overzicht worden de vragenlijsten getoond die tot een signaal hebben geleid. Selecteer de vragenlijst en kies details of dubbelklik om de vragen weer te geven waarop de gegeven antwoorden aan het signaal voldoen. Signalen kunnen uit het overzicht worden verwijderd door verwijder signaal uit statusoverzicht te kiezen waarbij er een vink komt te staan bij signaal gezien. Door bekende signalen uit het overzicht 16

te verwijderen is in het overzicht eenvoudig te zien of er nieuwe signalen zijn. Met zet signaal weer in statusoverzicht wordt deze weer zichtbaar. 4.8 Vragenlijsten gemist In het overzicht worden de vragenlijsten getoond die na het verstrijken van de einddatum niet of onvolledig ingevuld zijn door de cliënt of derde. Gemiste vragenlijsten kunnen opnieuw worden ingepland. Selecteer hiervoor een vragenlijst en kies inplannen. Selecteer een datum voor het nieuwe meetmoment en kies ok waarna de lijst opnieuw afgenomen kan worden. Kies reden gemist om de reden op te geven waarom een vragenlijst gemist is. Nadat er opgeslagen is, wordt de reden in de kolom reden getoond. 4.9 Rapportage Via het menu Rapportage kan er een rapport worden aangemaakt. Kies Standaard waarna de vragenlijsten worden getoond waarvoor u een rapport kunt aanmaken. Wanneer u een keuze maakt voor een bepaalde vragenlijst dan kunt u de rapport instellingen aanpassen. Wanneer u vervolgens kiest voor rapport aanmaken dan wordt de rapportage gedownload (bij gebruikersinstellingen (zie paragraaf 2.10) kunt u aangeven in welk format u het document in kunt zien. LET OP! Mocht er na een klik op rapport downloaden niks gebeuren, dan wordt er waarschijnlijk door uw pc een pop-up venster tegengehouden. Zet pop-up blokkering uit en probeer opnieuw een rapport te downloaden. 4.10 Gebruikersinstellingen Vanuit gebruikersinstellingen zijn er verschillende aanpassingen mogelijk (voorbeeld 7). Berichttype: Via e-mail of sms een bericht ontvangen als er vragenlijst ingevuld is; Telefoonnummer: Wanneer bij berichttype wordt gekozen voor sms, dan dient hier het mobiele nummer te worden opgegeven; Mini turbostand: Selectie of de Miniplus verkort wordt afgenomen; Startscherm: Het startscherm kan worden gewijzigd in de verschillende menu-items besproken in dit hoofdstuk; Tot slot kan het format gekozen worden voor rapporten en brieven, namelijk in Excel-, Word- of PDFbestand. Voorbeeld 4.7 17

5. Cliënt / Derde portaal Het cliënt/derde portaal bestaat uit de volgende onderdelen: Overzicht resultaten (mits ingesteld voor de cliënt vanuit cliëntgegevens); Help / informatie; Oefenvragenlijst; Cliënten/derden kunnen via internet vragenlijsten invullen. Hiervoor moeten zij inloggen in het cliënt/derde portaal. Indien de cliënt/derde inlogt en er zijn geen vragenlijsten beschikbaar kan er alleen een oefenvragenlijst gemaakt worden. In overleg met Reflectum is deze mogelijkheid in of uit te schakelen. 5.1 Vragenlijsten Wanneer een cliënt/derde inlogt en er zijn vragenlijsten beschikbaar om in te voeren, dan zullen deze direct getoond worden. Cliënten/derden kunnen het invullen van vragenlijsten onderbreken door te klikken op uitloggen. Wanneer zij op een bepaald moment verder willen gaan met invullen, wordt automatisch de eerstvolgende openstaande vraag geopend. 5.2 Vragenlijst voltooid Als de laatste vraag is ingevuld, kan de cliënt/derde de vragenlijst voltooien door op uitloggen te klikken. De medewerker ziet in het overzicht aan de vetgedrukte regel dat de vragenlijst is ingevuld. 18