imailingtool Handleiding

imailingtool Handleiding 1

Inhoud 1 Introductie imailingtool 3 2 Aan de slag met imailingtool 3 2.1 Log-in 3 2.2 Homepage 4 3 Adressenlijst 5 3.1 Een nieuwe adreslijst aanmaken 5 3.1.1 Een adres toevoegen 6 3.1.2 Meerdere adressen tegelijk toevoegen 7 3.2 Adressenbeheer 8 3.2.1 Wijzigen in de adreslijst 8 3.2.2 Naam adreslijst wijzigen 8 3.2.3 Adreslijst verwijderen 9 3.2.4 Abonnee(s) zoeken 9 3.2.5 Uitgeschreven adressen wissen 9 3.2.4 Adreslijst exporteren 10 3.2.7 Voorbeeld HTML-code 10 4 De eerste mailing versturen 11 5 De statistieken bekijken (via de knop Dashboard) 12 5.1 Uitleg van de statistieken 12 5.1.1 Grafisch 12 5.1.2 Gelezen e-mails 13 5.1.3 Ongelezen e-mails 13 5.1.4 Niet afgeleverd 13 5.1.5 Een geadresseerden zoeken 13 5.1.6 Resultaat mailing exporteren 13 6 Wachtwoord wijzigen 13 7 Geavanceerde opties 14 Index 16 2

1 Introductie imailingtool Met imailingtool verstuur je makkelijk en snel grote hoeveelheden e-mails. Het enige dat je nodig hebt, is een computer waarop een webbrowser is geïnstalleerd en een internetverbinding. Deze handleiding is bedoeld als hulpmiddel tijdens het werken met imailingtool. Het is echter zeker aan te raden om deze een keer door te lezen voordat de eerste mailing verstuurd wordt. We hebben geprobeerd deze handleiding zo uitgebreid mogelijk te maken en alle onderdelen van imailingtool te behandelen. Heb je toch nog een vraag, of wil je ons feedback geven, neem dan gerust contact op met het imailingtool Team door te mailen naar support@imailingtool.nl of te bellen met 050-210 1209. 2 Aan de slag met imailingtool Je kunt aan de slag met imailingtool door het adres www.imailingtool.nl in de adresbalk van de internetbrowser te typen. Vervolgens ga je in het hoofdmenu naar Mijn imailingtool. Of log rechtstreeks in via de website van imailingtool: www. imailingtool.nl/mijnimailingtool Nu kun je inloggen. 2.1 Log-in 1) Er verschijnt een pagina met inlog-venster: 3

2) Voer in het venster de gebruikersnaam en het wachtwoord in. Deze zijn per e-mail toegestuurd. Klik vervolgens op inloggen. imailingtool wordt geopend. Tip: Gebruikersnaam en/of wachtwoord kwijt? Neem contact op met support@imailingtool.nl of 050-210 1209. 2.2 Homepage Nu opent het openingsscherm van de imailingtool. Links bovenin vind je een menubalk met een aantal knoppen. 4

Dashboard; ga naar overzichtspagina, snel de belangrijkste gegevens bekijken Nieuwe mailing; maak een nieuwe mailing (zie hoofdstuk 4) Nieuwe adreslijst; maak een nieuwe adreslijst (zie hoofdstuk 3) Mijn account; wijzig de instellingen van je account, bijvoorbeeld het wachtwoord Afdrukken; druk de huidige pagina af Afmelden; altijd afmelden aan het eind van de sessie i.v.m. veiligheid Beheer; zelf mailboxen en gebruikers toevoegen * Dashboard Mijn Account; hier vind je informatie over je type account (met welk imailingtoolpakket je werkt) en hier is te zien op welke datum en tijdstip je de laatste keer ingelogd was Support; geeft informatie over de verschillende mogelijkheden van ondersteuning wanneer je hulp nodig hebt bij het werken met imailingtool Handleiding; download de handleiding Veelgestelde vragen (FAQ s); bekijk hier veelgestelde vragen over het gebruik van imailingtool Plaats support- of feedbackvraag; vul het formulier in en ontvang per e-mail antwoord op je vraag Resultaat laatste mailing; hier is informatie te vinden over het resultaat van de laatste mailing: datum van verzending, mailbox waaruit deze verzonden is, het onderwerp van de mailing en hoeveel e-mails er verzonden, gelezen en gebounced zijn. Nieuwe mailing aanmaken; klik op deze knop om direct een nieuwe mailing aan te maken Updates aan de imailingtool; hier is te lezen wanneer en welke updates er uitgevoerd zijn * alleen beschikbaar in imailingtool Enterprise 3 Adressenlijst Om de eerste mailing te kunnen versturen, moet er eerst een adreslijst aangemaakt worden. 3.1 Een nieuwe adreslijst aanmaken 1) Klik op Nieuwe adreslijst in de menubalk het openingsscherm. Het volgende scherm opent: 5

1) Kies eerst de mailbox van waaruit de mailing verstuurd moet worden 2) Vul een titel in voor de adreslijst en klik op Adreslijst aanmaken 3) Kies het type adreslijst (e-mail of sms) 4) Klik op de knop Adreslijst aanmaken Het volgende scherm verschijnt: 3.1.1 Een adres toevoegen 1) Klik op de knop Adres toevoegen 2) Vul een e-mailadres in waarnaar je de mailing wilt versturen en klik op Toevoegen. Het e- mailadres is nu toegevoegd. Voor het bewerken of verwijderen van een e-mailadres klik je op de linkjes Bewerken en Uitschrijven achter het ingevoerde e-mailadres. 6

3) Nog een adres toevoegen gaat op dezelfde manier. Tip: Het is ook mogelijk meerdere adressen in 1x te importeren. Kijk voor meer informatie in Paragraaf 3.1.2 3.1.2 Meerdere adressen tegelijk toevoegen Het is ook mogelijk om in één keer een lijst met adressen toe te voegen. Dit is mogelijk door deze adressen te importeren vanuit een Excel of.csv bestand. De e-mailadressen hoeven dan niet meer één voor één ingetypt te worden. 1) Open op je computer het programma Excel 2) Open een leeg Excel-bestand 3) Voeg een kolom toe en noem deze E-mail. 4) Eventueel kunnen er nog meer kolommen toegevoegd worden. Bijvoorbeeld Aanhef of Bedrijf. Dit is niet verplicht, maar kan wel handig zijn. 7

5) Vul in de kolommen de e-mailadressen en eventuele overige informatie van de geadresseerden in 6) Sla het bestand op via Opslaan als en kies als bestandstype.csv of.xls 7) Sluit Excel af en ga terug naar imailingtool 8) Klik in imailingtool op Bestand uploaden 9) Klik op de tab CSV Bestanden of Excel bestand 10) Maak een keuze uit: de lijst synchroniseren, toevoegen aan lijst of een lijst vervangen (deze opties worden verder uitgelegd in de imailingtool zelf) 11) Klik op Bladeren en selecteer het Excel- of.csv bestand dat geïmporteerd moet worden 12) Klik op Toevoegen De adreslijst is nu geïmporteerd en is terug te vinden in het submenu Adreslijsten 3.2 Adressenbeheer 3.2.1 Wijzigingen doen in de adreslijst 1) Kies eerst de Mailbox waar de Adreslijst bij hoort 2) Er verschijnt een submenu. Klik op Adreslijsten 3) Selecteer de adressenlijst waarin het adres gewijzigd moet worden 4) Een adres bewerken kan door op het linkje Bewerken te klikken achter het adres dat gewijzigd moet worden. Uitschrijven gebeurt door op de link Uitschrijven te klikken. 3.2.2 Naam adreslijst wijzigen 1) Kies de Mailbox waar de adreslijst bij hoort. 2) Er verschijnt een submenu. Klik op Adreslijsten 8

3) Klik op de adreslijst die een nieuwe naam moet krijgen 4) Klik op de knop Naam lijst wijzigen 5) Voer de nieuwe naam in het invulveld 6) Klik op Naam wijzigen De naam is gewijzigd 3.2.3 Adreslijst verwijderen 1) Kies de Mailbox waar de adreslijst bij hoort. 2) Er verschijnt een submenu. Klik op Adreslijsten 3) Klik op de adreslijst die verwijderd moet worden 4) Klik op de tab Lijst verwijderen 5) Klik op de knop Adreslijst verwijderen De Adreslijst is nu definitief verwijderd! 3.2.4 Abonnee(s) zoeken Met imailingtool is het mogelijk om een abonnee uit je adreslijsten te zoeken 1) Klik op Abonnee(s) zoeken 2) Vul (een deel van) het e-mail adres in dat je wilt zoeken 3) Klik op de knop Zoeken 4) De resultaten verschijnen in een tabel, waarbij je kunt selecteren op: Actieve Adressen en Uitgeschreven Adressen 3.2.5 Uitgeschreven adressen wissen Lezers van de mailingen die je verstuurt, kunnen zich via een link onderaan de mailing uitschrijven voor de mailing. Ook is het mogelijk, wanneer je dit in laat bouwen, dat lezers zich via je website uitschrijven voor mailingen van jouw bedrijf of organisatie. 9

Volg onderstaande stappen om de uitgeschreven adressen te wissen. 1) Klik je op Uitgeschreven adressen wissen. 2) De uitgeschreven adressen zijn nu gewist. 3.2.4 Adreslijst exporteren In imailingtool kun je adreslijsten exporteren om bijvoorbeeld te gebruiken in een CRM. 1) Kies de mailbox waar de betreffende adreslijst bij hoort 2) Er verschijnt een submenu. Klik op Adreslijsten 3) Selecteer de adressenlijst die geëxporteerd moet worden 4) Klik op de tab adreslijst exporteren 5) Klik naar wens op de button CSV met actieve adressenlijst of CSV met uitgeschreven adressen 6) Er opent zich nu een pop up waarmee je de geëxporteerde adreslijst kunt opslaan 3.2.7 Voorbeeld HTML-code De code die je hier vindt kun je zelf, of door iemand anders, in de html-code van je website zetten. Hierdoor kunnen bezoekers van je website zich aanmelden voor de mailings. Een aanmelding of afmelding op je website wordt automatisch in imailingtool verwerkt. 10

4 De eerste mailing versturen Volg onderstaande stappen om een mailing te versturen 4.1 Een mailing aanmaken, opmaken en versturen 1) Klik op Nieuwe Mailing in het hoofdmenu 2) Kies een werktitel voor de mailing, deze titel verschijnt niet in de nieuwsbrief maar is voor intern gebruik 3) Kies de Mailbox van waaruit de mailing verstuurd moet worden Tip: Vanaf het moment dat je de mailing van een titel hebt voorzien, wordt deze bewaard in de map Concepten. Je kunt de mailing vanaf dat moment ten allen tijde bekijken en bewerken. 4) Kies het type mailing (e-mail of sms) en klik op Verder 5) Kies een adreslijst en klik op Verder naar stap 2 Tip: Staan er nog geen adreslijsten in je Adreslijst, maak deze dan aan in Nieuwe Adreslijst 6) Controleer de adressen en geef aan of je de geselecteerde adreslijst wilt gebruiken met de knop Ja, ik wil deze adreslijst gebruiken 7) Kies een indeling voor uw mailing en klik op Deze template gebruiken Hulp: De verschillende indelingen worden besproken in hoofdstuk 7 E-mail indeling 8) Vul een onderwerp in en voeg vervolgens de gewenste teksten en afbeeldingen toe 9) Klik op voorbeeld bekijken 10) Verstuur een testmail naar je eigen e-mailadres, of dat van een collega 11) Als de testmail naar wens is, klik je op Ja, de testmail ziet er goed uit 12) Klik op Genereer afzonderlijke e-mails in Outbox. De mail wordt nu verplaatst naar de map Klaar voor verzending 13) Geef de datum aan waarop de mailing verstuurd moet worden en typ de verificatiecode over 14) Klik op Mailing in wachtrij plaatsen De mailing wordt nu verstuurd 11

4.2 Na het versturen van de mailing Wanneer de mailing verstuurt is kunt u in de statistieken bekijken wat de status van de mailing is. U kunt hiervoor: 1) Een rapportage per e-mail aanvragen. In imailingtool is het mogelijk een statistiekrapportage aan te maken en te versturen naar een e-mailadres. Dit doe je door het e-mailadres waar het rapport naar toe moet in te vullen. Vul ook de datum in waarop de rapportage verstuurd moet worden. 2) Direct naar de status van de mailing gaan door te klikken op Naar voortgangsscherm. Dit is een grafische weergave van de aantallen e-mails die zijn verstuurd, gelezen of niet goed zijn afgeleverd. 5 De statistieken bekijken (via de knop Dashboard) 1) Klik in het submenu op Verzonden 2) Klik op de link Online rapport achter de mailing waarvan je de statistieken wilt zien 5.1 Uitleg van de statistieken 5.1.1 Grafisch Op deze pagina is in de grafiek af te lezen hoeveel procent van de e-mails zijn: Verstuurd (dit is het aantal e-mails dat is verstuurd) Verstuurd en gelezen (dit geeft weer hoeveel e-mails daadwerkelijk zijn geopend) Verstuurd en doorgeklikt (hier zie je in hoeveel e-mails er is geklikt op een link in die e- mail) Mislukt (deze e-mails zijn niet aangekomen door bijvoorbeeld een vole mailbox of een onjuist e-mailadres) In de grafiek is per tijdstip af te lezen hoeveel ontvangers de nieuwsbrief gelezen hebben. 12

5.1.2 Gelezen e-mails Op deze pagina is af te lezen welke ontvangers van de verstuurde e-mail gelezen hebben. 5.1.3 Ongelezen e-mails Hier is af te lezen welke ontvangers van de verstuurde e-mail niet gelezen hebben. 5.1.4 Niet afgeleverd Op deze pagina is af te lezen bij welke geadresseerden de verstuurde e-mail niet afgeleverd is, bijvoorbeeld door een volle mailbox of een foutief e-mailadres. 5.1.5 Een geadresseerden zoeken Met deze functionaliteit is het mogelijk een geadresseerde in een lijst te vinden en na te gaan of de e-mail die aan deze persoon verstuurd is gelezen, niet gelezen of niet afgeleverd is 5.1.6 Resultaat mailing exporteren Met deze functionaliteit is het mogelijk het resultaat van een mailing te exporteren naar een Excel- of.cvs bestand 6 Wachtwoord wijzigen 1) Klik op Mijn account 13

2) Vul het oude wachtwoord in 3) Kies een nieuw wachtwoord 4) Klik op Wachtwoord wijzigen 7 Geavanceerde opties Hier worden zeer binnenkort de geavanceerde opties beschreven die als uitbreiding te verkrijgen zijn of in het imailingtool Enterprise Pakket opgenomen zijn. 7.1 Het versturen van een nieuwsbrief met een standaard-template of actie-template (bijvoorbeeld Valentijns-template) Wanneer u voor het eerst een nieuwsbrief met de imailingtool gaat versturen, moet u eerst een adressenlijst aanmaken. Hoe dit moet, wordt uitgebreid beschreven in paragraaf 3.1. 1) Klik op Nieuwe Mailing in het hoofdmenu 2) Kies een werktitel voor deze mailing, deze titel verschijnt niet in de nieuwsbrief, maar is voor intern gebruik 3) Kies de Mailbox van waaruit de mailing verstuurd moet worden Tip: Vanaf het moment dat je de mailing van een titel hebt voorzien, wordt deze bewaard in de map Concepten. Je kunt de mailing vanaf dat moment ten allen tijde bekijken en bewerken. 4) Kies het type mailing (e-mail of sms) en klik op Verder 5) Kies een adreslijst en klik op Verder naar stap 2 14

Tip: Staan er nog geen adreslijsten in je Adreslijst, maak deze dan aan in Nieuwe Adreslijst 6) Controleer de adressen en geef aan of je de geselecteerde adreslijst wilt gebruiken met de knop Ja, ik wil deze adreslijst gebruiken 7) Kies voor de indeling: Standaard Template en klik op de button Deze template gebruiken 8) Vul een onderwerp en kies een indeling voor uw 9) Klik op het tabje Kleurthema kies een kleur 10) Klik op het tabje Bedrijfsinformatie en vul de gevraagde informatie in 11) Klik op het tabje Logo en download hier uw eigen bedrijfslogo 12) Klik op het tabje Titel en vul de titel van de nieuwsbrief in 13) Klik op Subtitel en vul hier eventueel een subtitel in. Deze mogelijkheid kunt u ook open laten, wanneer een subtitel niet noodzakelijk is. 14) Klik op inhoud om uw teksten aan de nieuwsbrief toe te voegen 15) Klik op Rechterkolom/Linkerkolom (afhankelijk van de indeling die u gekozen hebt) om hier de linker- of rechterkant van de nieuwsbrief te vullen. 16) Klik op voorbeeld bekijken 17) Verstuur een testmail naar je eigen e-mailadres, of dat van een collega 18) Als de testmail naar wens is, klik je op Ja, de testmail ziet er goed uit 19) Klik op Genereer afzonderlijke e-mails in Outbox. De mail wordt nu verplaatst naar de map Klaar voor verzending 20) Geef de datum aan waarop de mailing verstuurd moet worden en typ de verificatiecode over 21) Klik op Mailing in wachtrij plaatsen De mailing wordt nu verstuurd 15

Index Account 6 Adreslijst aanmaken 6 Adreslijst exporteren 11 Adreslijst verwijderen 10 Adreslijst wijzigen 9 Adressenbeheer 9 Adressenlijst importeren 8 Afmelden 6 CSV bestand 8 Dashboard 6 Excel bestand 8 Gebruikersnaam of wachtwoord kwijt 5 Inloggen 4 Rapportage aanvragen 13 16