Notitie Datum : 15 februari 2011 Onderwerp : Inzetbaarheid ouderen Besluitvorming: Directie: 7 februari 2011 akkoord Commissie voor Georganiseerd Overleg: 14 februari 2011. Afgesproken is dat leidinggevenden met alle medewerkers van 62 jaar en ouder in hun team apart een gesprek voeren over hun inzetbaarheid. Als er maatregelen getroffen kunnen worden om de inzetbaarheid te behouden of te verhogen (zie bijlage) dan is er per medewerker een budget ter beschikking van jaarlijks 2750 om de eventuele maatregelen te bekostigen. Indien bij een medewerker meer maatregelen nodig zijn en het budget niet toereikend is en het budget voor een andere medewerker niet geheel wordt benut, moet het mogelijk hier flexibel mee om te gaan. Na een jaar wordt geëvalueerd welke maatregelen zijn afgesproken in individuele gevallen en hoe is omgegaan met het budget. Aanleiding In de fiscale wetgeving is sinds 1 januari 2009 een kortingsregeling opgenomen voor het in dienst hebben van medewerkers van 62 tot 65 jaar. Voor het jaar 2010 bedraagt deze korting 2.750 per medewerker (fulltime, parttimers naar rato). Naar aanleiding daarvan is in de nieuwe gemeentelijke CAO afgesproken dat dit geld gebruikt wordt om de inzetbaarheid van deze medewerkers te verhogen. Door diverse oudere werknemers in de organisatie, ouder dan 62 jaar, worden vragen gesteld aan leidinggevenden en P&O over de besteding van de premiekorting oudere werknemers. Leidinggevenden stellen de vraag hoe om te gaan met de CAO afspraak. Aan welke instrumenten/maatregelen kan worden gedacht ter behoud of verhoging van inzetbaarheid. Ook speelt de vraag of er sprake is van een soort persoonlijk rugzakje van de betreffende oudere medewerker of dat de gelden gemeentebreed ingezet kunnen worden Kader In het arbeidsvoorwaardenakkoord, dat begin juli 2010 is goedgekeurd, is afgesproken (ingaande 1 oktober 2010) dat werkgevers voor medewerkers van 62 tot en met 65 jaar een premiekorting van 2.750 per jaar krijgen om te stimuleren dat medewerkers langer gezond doorwerken. Dit is vervolgens neergelegd in artikel 17:3 lid 2 van de ARD, luidende als volgt: Het college past voor de ambtenaar van 62 tot 65 jaar, binnen de mogelijkheden van de fiscale wetgeving, een premiekorting in dienst hebben oudere werknemers toe. Het bedrag van de korting wordt gebruikt voor verhoging van de inzetbaarheid van de ambtenaar. Het college en de ambtenaar bepalen in overleg de besteding van het bedrag. Volgens informatie vanuit het College van Arbeidszaken is nadrukkelijk niet de bedoeling dit bedrag te zien als een persoonsgebonden budget ter vrije besteding, maar als een budget ter bevordering van de inzetbaarheid van elke oudere medewerker afzonderlijk. In de CAO-tekst wordt nog eens benadrukt dat de leidinggevende in gesprek dient te zijn met deze medewerkers waarbij specifieke aandacht wordt gegeven aan belasting en belastbaarheid (levensfasegericht personeelsmanagement). Eventuele maatregelen kunnen dan vanuit dit budget worden gefinancierd. Het College van Arbeidszaken heeft deze uitleg aan deze afspraak gegeven tijdens vergaderingen van het juridisch rechtspositie-overleg in het najaar van 2010 en januari 2011. Ook andere gemeenten hanteren deze uitleg. Genomen acties t.a.v. dit punt in arbeidsvoorwaardenakkoord In de vergadering van 27 september 2010 is het volgende besproken in het GO: De PJC-gesprekken zijn hiervoor het geëigende kader. In de toelichting op het formulier kunnen medewerkers attent gemaakt worden op het maken van afspraken hierover in hun PJC formulier. Aangegeven is dat hiervoor geen speciaal beleid zal worden geformuleerd. Het bestaande instrumentarium en de sturing en innovatie op inzetbaarheid vanuit het HR-programma bieden de mogelijkheden om tot goede oplossingen te komen. Notitie premiekorting >62 jaar 1
Doel van de premiekorting In de CAO is afgesproken dat de premiekorting in overleg met de medewerker wordt gebruikt voor de verhoging (gelezen kan worden ook behoud) van de inzetbaarheid. De medewerker en de werkgever (direct leidinggevende) zijn hierover met elkaar in gesprek tijdens de PJC-gesprekken. Naast resultaatafspraken wordt tevens gesproken over wat nodig is om goed te kunnen blijven presteren. Bij oudere medewerkers kan tevens expliciet aandacht besteed worden aan de invloed van het ouder worden op bijvoorbeeld de belastbaarheid. Indien er sprake is van verminderde inzetbaarheid of het risico daarop dan heeft de leidinggevende, vanuit de regeling, een budget van 2.750,- ter beschikking voor de betreffende medewerker om de benodigde maatregelen te bekostigen. Het doel staat centraal. Indien er geen probleem is rondom inzetbaarheid worden er geen maatregelen genomen en wordt het budget niet besteed. Welke maatregelen dan worden getroffen, daarover hebben leidinggevende en medewerker het met elkaar. Uiteraard kan de P&O adviseur in deze gesprekken ondersteunen. In de bijlage is ondersteunende informatie te vinden. Hoeveel medewerkers nu en instroom tot 2013 Eenheid Aantal per 1/1/2011 Aantal per 1/1/2013 BV 7 13 RS 11 17 STH 8 15 SO / Com / BRW 2 4 De mogelijkheid bestaat dat van de aantallen per 1/1/2013 enkele medewerkers meer zullen uitstromen, omdat voor een beperkt aantal medewerkers nog FPU-rechten bestaan, die zij nog kunnen verzilveren (7 bij BV, 8 bij RS, 11 bij STH, 2 bij SO). Financiële aspecten De premiekorting oudere werknemers (korting op afdracht premies werkgeverbreed) is per 1 januari 2009 in het leven geroepen om werkgevers te stimuleren oudere werknemers van 62 jaar en ouder in dienst te houden. Deze premiekorting kwam in de plaats van een al jaren geldende premievrijstelling (geen premieafdracht voor betreffende werknemer) voor medewerkers van 54,5 jaar en ouder. De premiekorting en daarvoor de premievrijstelling wordt door P&O doorberekend aan de eenheden, waar de formatie van de betreffende medewerkers berust. Navraag bij de UC s heeft duidelijk gemaakt dat de eenheden deze premiekorting op centrale kostenplaats van de eenheid boeken. De maatregelen ter verhoging van de inzetbaarheid van oudere werknemers betalen de eenheden uit deze eenheidsgelden. Indien blijkt dat bij een bepaalde medewerker geen aanvullende maatregelen nodig zijn, omdat er geen probleem is ten aanzien van zijn inzetbaarheid, óf dat de ingezette maatregel minder kost dan 2750, dan zullen deze eenheidsgelden niet elk jaar op 0 staan. Dit is overigens ook niet een verplichting. De premiekorting bedraagt tot 1/1/2013 2.750,-- per medewerker tussen 62 en 65 jaar (deeltijders naar rato) per jaar. Per 1/1/2013 wordt dit verhoogd naar 6.500,--. Communicatie De directie informeert leidinggevenden en medewerkers met actuele vragen over het doel en de mogelijkheden van de premiekorting middels deze notitie. De directie verzoekt leidinggevenden het gesprek te voeren met de oudere medewerker over de inzetbaarheid en te beoordelen welke maatregelen genomen moeten worden om de inzetbaarheid te behouden/te verhogen. P&O verzorgt de gemeentebrede informatievoorziening zodat leidinggevenden en medewerkers op ieder moment de informatie rondom de premiekorting en rondom inzetbaarheid terug kunnen vinden. Notitie premiekorting >62 jaar 2
INZETBAARHEID VAN DE OUDERE MEDEWERKER BIJLAGE 1 Onderstaande tekst is bedoeld als informatievoorziening rondom het thema inzetbaarheid van de oudere medewerker. Leidinggevenden en medewerkers zijn tijdens de pjc in gesprek over de resultaatafspraken en wat er nodig is om goed te kunnen blijven presteren en ontwikkelen. Ieder levenfase kent zijn eigen focus en brengt diverse vragen met zich mee. Dit document informeert over thema s en type vraagstukken die kunnen spelen wanneer medewerkers ouder worden en aan welke maatregelen je kunt denken om de inzetbaarheid te vergroten/behouden. De nota Aan de slag met levenfasen biedt tevens inzicht in alle verschillende levensfasen en de koers die de gemeente Deventer heeft uitgezet als het gaat om optimale inzetbaarheid van ieder medewerker in ieder levensfase. De nota is te vinden in het P&O handboek onder de L van Levenfasen. De theorie Inzicht verkrijgen in de competenties van medewerkers, maar ook hun levenfase stelt de werkgever en medewerker in staat om langdurig en gevarieerd samen te werken in goede gezondheid en met behoud van de motivatie. Levensfasebeleid gaat van start zodra de medewerker instroomt in onze organisatie onafhankelijk van de leeftijd van die medewerker. Het ouder worden en de consequenties daarvan worden meer voelbaar en zichtbaar naarmate iemands leeftijd oploopt. Als organisatie zijn we ons er van bewust dat medewerkers, naarmate ze ouder worden, door werk- en levenservaring competenties ontwikkeld hebben die voor de organisatie zeer waardevol zijn. Sociale en mentale vaardigheden zoals verantwoordelijkheidsgevoel, relativeringsvermogen en het denken voor het doen zijn capaciteiten die naarmate mensen ouder worden versterkt worden. In functies waarin ervaring en training essentieel zijn blijkt de productie van ouderen hoog. De tevredenheid en betrokkenheid bij de organisatie is bij ouderen groter dan bij jongeren. Een uitspraak die ook bevestigd wordt door ons eigen werkbelevingsonderzoek in 2010. Dit benadrukt dat het blijven investeren in de oudere medewerker voor zowel de medewerker als de organisatie van groot belang is. De balans tussen belasting en belastbaarheid van (oudere) medewerkers verandert door de jaren heen. Voor ouderen geldt dat werk soms meer ruimte krijgt doordat kinderen het huis verlaten. Bij anderen speelt mantelzorg voor ouders een grote rol in het dagelijks leven. Ook de eigen fysieke of mentale belastbaarheid verandert. Veel voorkomend is de afname van het gehoor. Dit kan consequenties hebben voor de informatievoorziening en bijvoorbeeld de effectiviteit van informatieoverdracht in grote groepen. Ten aanzien van het type vraagstukken die spelen geldt dat de hectiek van het leven steeds minder het nu maskeert. Naarmate mensen ouder worden gaan zingevingsvragen spelen. Hoe korter de tijd die je rest hoe meer je aandacht uitgaat naar het nu en het verleden. Mensen gaan de balans opmaken, doe ik wat ik wil doen, welke concessies wil ik nog doen. Het leven wordt minder gedomineerd door werk. Ondersteuning op maat Zoals hierboven geschetst zijn de ontwikkelingen in een levensfase patroonmatig. Kenmerkend is in dat patroon is dat mensen naarmate ze ouder worden hun persoonlijke balans gaan opmaken. Die pakt voor iedereen uniek uit. Daarmee is maatwerk essentieel in het gesprek en de mogelijke oplossingen rondom inzetbaarheid. De P&O adviseur kan leidinggevende en medewerker ondersteunen in het vinden van de passende oplossingen. Instrumenten die ondersteunend kunnen zijn : Aan de slag met generaties Individuele coaching Loopbaanadviestraject In 2011 gaan we op dit onderwerp onderscheid maken in het trainingsaanbod voor medewerkers op basis van leeftijd. We ontwerpen aanbod voor medewerkers tot 55 jaar en vanaf 55 jaar. Resultaat is inzicht in levenfasen en de betekenis daarvan op de deelnemer en zijn loopbaan (inzetbaarheid) In te zetten voor persoonlijke ontwikkelvragen Heroriëntatie op de loopbaan, wat is de betekenis van mijn werk voor mijzelf en voor anderen, wat wil ik (nog) bereiken, waar krijg ik energie van in mijn werk Notitie premiekorting >62 jaar 3
Mentorschap bij instroom Mentorschap bij uitstroom Kennisoverdracht breed Oudere medewerker hebben vaak veel ervaring die nuttig is voor medewerkers die nieuw instromen in de organisatie. Het gaat dan niet alleen om de vakkennis maar ook over onderwerpen als hoe lopen de hazen hier, welke samenwerking is in deze organisatie van belang, wat is de plek van je werk in het grotere geheel van de organisatie Wanneer duidelijk is wanneer een medewerker gaat uitstromen is het van belang dat hij de opgebouwde kennis en ervaring kan overdragen, bijvoorbeeld aan een medewerker die te zijner tijd zijn plek gaat vervullen. Belang hechten aan de expertise die iemand heeft opgebouwd en de waardering die dat oplevert is een belangrijk element in gemotiveerd en gezond blijven werken. De expertise die een oudere medewerker heeft opgebouwd kan interessant zijn voor meerdere medewerkers in diverse team. Naast het mentoren van een persoon kan er ook kennisoverdracht plaatsvinden door andere vormen van kennisdelen. Dat kan verschillende vormen aannemen (digitaal of bv via workshops) afgestemd op de competenties en wensen van medewerker en de vraag van de organisatie Aanpassen informatievoorziening Veelvoorkomend bij oudere medewerkers is een verslechtering van het gehoor. Dat heeft consequenties voor de informatieoverdracht, bijvoorbeeld in vergaderingen of andere grote bijeenkomsten. Ook de snel ontwikkelende technologie kan leiden tot problemen t.a.v. informatievoorziening. Afspraken over meer één op één contact kan een oplossing zijn. Vaak is het al ondersteunend om dit thema te bespreken vanwege het taboe dat heerst slechthorendheid of het niet mee kunnen in de technologische ontwikkelingen. Bedrijfszorg Sport en beweging Competentieontwikkeling Training Wanneer medewerkers uit balans zijn dan kan ondersteuning van de bedrijfsmaatschappelijk werker of de bedrijfspsycholoog uitkomst bieden. Ook bij vragen over verlies van dierbaren of verlies van gezondheid kunnen zij ondersteunen. Soms kan het aangewezen zijn om de fysieke belastbaarheid te verhogen. Medewerkers kunnen dan gewezen worden op de mogelijkheden van de bedrijfsfitness. Wanneer er sprake is van hele specifieke fysieke klachten kan er ook gekozen worden voor specialistische ondersteuning op dit vlak Het strategisch opleidingsaanbod biedt een diversiteit aan competentieontwikkeling. Dat kan gaan over professionalisering, maar ook over het vergoten van verandercompetenties (meekunnen in veranderingen) en het vergroten van stijlflexibiliteit. Voor het totale aanbod kunnen leidinggevenden en medewerkers terecht op de Deventer School. Bij specifieke vragen rond inzetbaarheid kunnen ook passende cursussen/trainingen aangeboden worden (bijvoorbeeld mindfullness bij concentratieproblemen, etc.) Indien de belasting in het werk een thema blijkt dan is de eerste vraag of de belastbaarheid weer hervonden kan worden door interventies op de mentale of fysieke balans. Wanneer blijkt dat dit niet meer haalbaar is of dat er tijdelijke verlaging van de belasting nodig is kun je denken aan de volgende oplossingen: Aanpassing takenpakket Aanpassing werktijden Thuis werken Takenpakket zoveel mogelijk laten aansluiten bij kwaliteiten en belastbaarheid van de medewerker door aanpassing van het takenpakket (bijvoorbeeld lagere caseload), klussen/projecten uitvoeren (op basis van kennis en ervaring) Werktijden, werkuren passend bij het ritme van de medewerker bijvoorbeeld door werktijden aan te passen (vroeger beginnen of juist later), uren anders verdelen over de dagen, deeltijd FPU gedeeltelijk thuis laten werken (bijvoorbeeld meer concentratie, rust, minder reizen) Notitie premiekorting >62 jaar 4
Benutten van verlofregelingen Indien behoefte is aan meer mogelijkheden om verlof op te nemen of te verdelen over het jaar dan heeft de medewerker, naast het leeftijdsgebonden verlof (43,2 uur voor zestigjarigen), de mogelijkheid om verlof aan te kopen via de benefitplanner (max. 2 weken op jaarbasis), ADV op te gaan bouwen, ADV vast in te gaan roosteren (bijvoorbeeld 1 vaste vrije dag per week) Notitie premiekorting >62 jaar 5