De meeste computergebruikers weten zich wel te redden in Word en Excel, maar voor velen is Access een brug te ver. Het databaseprogramma is niet zo moeilijk als je wel denkt. Geef het een kans met deze cursus. Maak een Access-database van je cd-collectie Dat zoek ik even op! -47- Heb je ook tientallen of honderden cd s? Natuurlijk vind je nooit de cd die je zoekt wanneer je hem nodig hebt. Met Access kan je echter snel en eenvoudig een database maken van je cd-verzameling. Op die manier weet je precies welke cd s je hebt, waar ze staan, wie de artiesten zijn en zelfs of je ze uitgeleend hebt. Verzamel snel je cd s, leg ze op een hoopje, en start Access op... @ FREDERICK GORDTS Probeer je je cd s altijd netjes per groep of uitvoerder te klasseren? Dan weet je dat het niet eenvoudig is om dat te blijven doen, zeker als je veel nieuwe cd s aankoopt. Heb je echt veel cd s, dan weet je soms zelfs niet meer of je een bepaalde cd al hebt. Je kan natuurlijk alles op een lijst schrijven, maar met Microsoft Access, een onderdeel van Office, maak je in een handomdraai een nette database van al je cd s. Je weet dan niet alleen precies welke cd s je hebt, maar ook van wie ze zijn, in welk jaar ze zijn uitgebracht, op welk label ze verschenen, enzovoort. Leuk is bovendien dat je na het maken van een database makkelijk statistiekjes kan maken, om bijvoorbeeld te weten of je wel alle cd s van een bepaalde groep hebt, of om na te gaan hoeveel cd s je hebt uitgeleend aan vrienden of kennissen... Installatie In deze cursus gebruiken we Access 2003, een onderdeel van Office 2003. Je kan de cursus echter ook perfect volgen met een eerdere versie van Access. Zelfs al heb je Office geïnstalleerd, dan kan het toch zijn dat Access niet op je pc staat. Controleer dat via START, ALLE PROGRAMMA S, of START, ALLE PROGRAM- MA S, MICROSOFT OFFICE voor versie 2003. Geen Access te vinden? Ga dan naar START, CONFIGURATIESCHERM, SOFTWARE en scroll naar MICROSOFT OFFICE PROFESSIONAL EDITIE 2003. Klik vervolgens op WIJZIGEN. Klik daarna op ONDERDELEN TOEVOEGEN OF VERWIJDEREN, selecteer ACCESS en klik op BIJWERKEN. Vergeet niet de Office-cd-rom in je computer te steken. Opgelet! Access zit enkel in de Professional-editie van Office. Heb je een Small Business-, Standard- of Student-editie, dan beschik je niet over Access. Voor 10 kan je wel een demoversie (30 dagen geldig) van Office Professional 2003 bij Microsoft bestellen via de pagina www.microsoft.com/belux/ nl/office/prodinfo.mspx. Voeg Access toe als je het nog niet geïnstalleerd had. Database aanmaken Het hoofdvenster van Access is compact, maar hier gebeurt echt alles. Start Access op via START, ALLE PROGRAMMA S, MICROSOFT OFFICE. Klik op BESTAND, NIEUW en selecteer LEGE DATABASE. Blader vervolgens naar de map waar je het Access-bestand wil opslaan en vul een naam in naast BESTANDSNAAM. Klik tenslotte op MAKEN. Je ziet nu het belangrijkste venster van Access. In de linkerkolom is TABELLEN geselecteerd. Rechts zie je alle tabellen van je database (op dit moment zijn er nog geen). Een tabel bevat gegevens over één soort informatie. Zo kan een tabel de persoonsgegevens van al je collega s bevatten of, in ons geval, alle gegevens van een bepaalde cd. De meeste databases bestaan uit meerdere tabellen die met elkaar verbonden zijn. Elke tabel bevat rijen en kolommen. Een rij bevat alle gegevens van een bepaalde persoon of cd. Een kolom bevat bijvoorbeeld het telefoonnummer van alle personen of elke titel van een cd. In het hoofdvenster van Access zie je ook andere objecten, zoals FORMULIEREN en QUERY S. Op sommige van deze objecten komen we later in deze cursus terug.
-48- Structuur bedenken Vooraleer je de tabellen in een database aanmaakt, is het goed om even over de structuur van de database na te denken. In tegenstelling tot Excel is het niet zo eenvoudig om achteraf nog grote wijzigingen in een database aan te brengen. In ons voorbeeld maken we drie tabellen aan: > Een tabel CD die de volgende velden bevat: m CD-ID: het nummer van de cd in jouw collectie dit wordt automatisch door de database bepaald. m EAN: de streepjescode van de cd een code om elke cd te identificeren. Geen enkele cd heeft dezelfde EAN-code. m Titel m Label-ID: zie verder m Uitvoerder-ID: zie verder m Jaar m Uitgeleend > Een tabel Labels (uitgevers van de cd s) die de volgende velden bevat: m Label-ID: zelfde naam als het veld in de tabel CD wordt gebruikt om beide tabellen te linken door een gemeenschappelijk veld m Label: naam van het label m Website: website van het label > Een tabel Uitvoerders die de volgende velden bevat: m Uitvoerder-ID: zelfde naam als het veld in de tabel CD wordt gebruikt om beide tabellen te linken door een gemeenschappelijk veld m Uitvoerder: naam van de groep, uitvoerder, zanger, GRAFISCH ZIET DAT ER ZO UIT: CD LABELS UITVOERDERS CD-ID EAN Label-ID Uitvoerder-ID Titel Label Uitvoerder Label-ID Website Genre Uitvoerder-ID Jaar Uitgeleend Om het voorbeeld eenvoudig te houden, beperken we ons tot deze velden. Je kan gerust bijkomende velden toevoegen, zoals de aankoopprijs, een score die je elke cd geeft, enzovoort. Als je de structuur van een database bedenkt, moet je ervoor zorgen dat gegevens niet, zonder reden, meer dan één keer voorkomen. Zo had je bijvoorbeeld de tabel Uitvoerders kunnen weglaten, en in de tabel CD in plaats van Uitvoerder-ID een veld Uitvoerder kunnen maken. Maar als je dan meer dan één cd van een bepaalde groep hebt, moet je voor elke cd diezelfde uitvoerder opnieuw intikken. Met een extra tabel moet je gewoon de groep uit een lijst kiezen veel makkelijker, en bovendien kan je geen tikfouten maken. Op dezelfde manier hebben we een extra tabelletje Labels gemaakt: je hebt zeker en vast meerdere cd s van een bepaald label. Opnieuw kan je op deze manier het label uit een lijstje kiezen. Tabellen aanmaken Een tabel kan je op verschillende manieren maken: in ontwerpweergave, met een wizard, of door gegevens in te voeren. De beste manier om een tabel te maken, is via de ontwerpweergave. Klik op TABEL MAKEN IN ONTWERPWEERGAVE. In het venster dat je nu ziet, staan drie kolommen: VELDNAAM, GEGEVENSTYPE en BESCHRIJVING. In de kolom VELDNAAM vul je de velden van je tabel in (in dit geval van de tabel CD). Tik CD-ID en druk op de TAB-toets. Nu verschijnt een gegevenstype: TEKST. Een gegevenstype toont welke gegevens toegelaten zijn. Een CD-ID is bijvoorbeeld een Voer alle veldnamen van de hoofdtabel in. De tabel Labels. getal tot 9999. Verander dus het gegevenstype in AUTONUMMERING. Een Autonummer is hetzelfde als een gewoon getal, alleen zorgt Access nu zelf voor een uniek nummer voor elke cd. Op die manier is elke record uniek, zodat we dit veld als een primaire sleutel kunnen gebruiken noodzakelijk om straks de tabellen te linken. In het veld BESCHRIJVING tenslotte, kan je eventueel een beschrijving van elk veld invullen dat is niet noodzakelijk, maar houdt het geheel wel overzichtelijk. Voer nu ook de velden EAN, TITEL, LABEL-ID, UITVOERDER-ID, JAAR en UITGELEEND in. Op de afbeelding hiernaast zie je welk datatype je moet kiezen. Het
veld UITGELEEND is interessant: als een cd uitgeleend is, kan je dat namelijk makkelijk aanvinken. Kies daarom het type JA/NEE, dat precies voor dergelijke zaken gemaakt is. Let op: voor het veld JAAR kiezen we het type NUMERIEK en niet het type DATUM/TIJD. Dat laatste type is namelijk bedoeld voor volledige data of tijdstippen. Voor een eenvoudig jaartal volstaat NUMERIEK ruimschoots. Voor we de tabel afsluiten, moeten we eerst een primaire sleutel, of Primary key, definiëren. Een primaire sleutel is een veld dat elke record in de tabel uniek maakt. In ons geval is dat de CD-ID: elke cd heeft namelijk een andere CD-ID. Primaire sleutels zijn noodzakelijk om straks meerdere tabellen met elkaar te linken. Klik op CD-ID en klik daarna op het kleine sleuteltje in de werkbalk van Access. Tenslotte is het handig om aan te duiden welke velden verplicht zijn. Is zo n veld niet ingevuld, dan zal Access een foutmelding geven. In ons geval is enkel EAN en TITEL verplicht. Wie weet hebben we namelijk cd s zonder uitgever of uitvoerder. Klik op EAN en verander, bij VELDEIGEN- SCHAPPEN, de waarde VEREIST in JA. Doe hetzelfde voor TITEL. Sluit de tabel af, klik op JA om de wijzigingen op te slaan, en geef de naam van de tabel in in dit geval CD. Onze eerste tabel is af, en in het hoofdvenster zie je de tabel CD staan. De hoofdtabel is klaar, maar je moet nu ook nog de twee extra tabel- De tabel Uitvoerders. letjes aanmaken. Dat gaat op dezelfde manier: klik op TABEL MAKEN IN ONTWERPWEERGAVE en geef alle veldnamen en gegevenstypes in zoals je op beide afbeeldingen kan zien. Vergeet niet voor de tabel Labels de velden LABEL-ID en LABEL op vereist te zetten, en doe hetzelfde voor de velden UITVOERDER-ID en UITVOERDER in de tabel Uitvoerders. Zoals je ziet, gebruiken we voor het veld Label-ID en Uitvoerder-ID ook het gegevenstype AUTONUMMERING. -49- Opzoeken en relaties leggen Selecteer nu de tabel CD en klik op de knop ONTWERPEN. Ga naar het veld LABEL-ID en selecteer als gegevenstype WIZARD OPZOEKEN. Deze wizard wordt gebruikt om een opzoekkolom te maken met waarden waaruit we de labels en de uitvoerders kunnen kiezen. Klik in het eerste scherm van de wizard op VOLGENDE. Selecteer TABEL: LABELS en klik opnieuw op VOLGENDE. Zorg dat het veld LABEL in de lijst van GESELECTEERDE VELDEN komt te staan door erop te dubbelklikken. Klik daarna tweemaal op VOLGENDE en rond af met VOLTOOIEN. Voor het veld UITVOERDER-ID doe je hetzelfde, maar kies dan natuurlijk wel de andere tabel (UITVOERDERS). Zoals reeds hierboven vermeld, is het belangrijk om bepaalde velden in alle tabellen aan elkaar te linken of om de juiste terminologie te gebruiken relaties te leggen. Relaties worden vaak gelegd tussen tabellen om een lijst te maken, in ons geval een lijst van labels, en een tweede lijst van uitvoerders. Zo kan de hoofdtabel putten uit de gegevens van de twee neventabellen. Als je velden linkt, zorg je er best voor dat beide velden dezelfde naam hebben. Zo ook in ons geval: Label-ID in de tabel CD wordt gelinkt met Label-ID in de tabel Labels. Relaties leggen in Access is een fluitje van een cent: klik op het icoontje RELATIES in de bovenste knoppenbalk. Omdat we eerst de WIZARD OPZOEKEN gebruikten, zie je (als alles goed verlopen is tenminste) nu alle tabellen staan, en de onderlinge relaties. Dubbelklik op een relatiepijl en vink zowel REFERENTIËLE INTEGRITEIT AFDWINGEN, GERE- LATEERDE VELDEN TRAPSGEWIJS BIJWERKEN als GERE- LATEERDE RECORDS TRAPSGEWIJS VERWIJDEREN aan en klik op OK. Doe daarna hetzelfde voor UIT- VOERDER-ID. Als het goed gaat, zie je netjes de twee relaties staan. Sluit het venster RELATIES, en bewaar de wijzigingen. Met de Wizard opzoeken link je twee tabellen. Twee relaties volstaan voor onze cursus.
-50- Gegevens invoeren De tabellen en relaties zijn klaar! Nu kan je gegevens beginnen invoeren, op een nogal primitieve manier welteverstaan. Let op: omdat de tabel CD gegevens van de twee andere tabellen ( Labels en Uitvoerders ) nodig heeft, is het belangrijk om eerst die twee andere tabellen te vullen. Dubbelklik dus op LABEL in het hoofdvensters en voer enkele labels in. Je moet enkel de kolom LABEL en eventueel WEBSITE invullen. Doe hetzelfde voor de tabel UITVOERDERS. Open tenslotte de tabel CD en voer enkele cd s in. Zoals je merkt, kan je makkelijk de uitvoerder en het label kiezen in de lijst die verschijnt als je op het veldje UITVOERDER of LABEL klikt. In ons voorbeeld moet je altijd eerst de tabellen LABEL en UITVOERDERS invullen vooraleer je de tabel CD opent om een nieuwe cd toe te voegen. Je kan wel de drie vensters tegelijk openen en, zonder een venster te sluiten of te vernieuwen, uitvoerders of labels in het hoofdvenster zien nadat je een nieuwe record aan de andere tabellen toegevoegd hebt. Handig! Gegevens van uitvoerders invoeren. Gegevens van cd s in de hoofdtabel invoeren let op de lijst! Formulieren maken Zeg nu zelf: gegevens invoeren in de tabel zelf is niet echt sexy. Daar bestaat gelukkig een oplossing voor: een formulier. Klik in het hoofdvenster van Access op FORMULIEREN en kies daarna FORMULIER MAKEN MET WIZARD. Selecteer nu alle velden die in het formulier moeten voorkomen klik op de dubbele pijl om alle velden naar het formulier te kopiëren. Je kan vervolgens de opmaak van je formulier bepalen: klik op UITGEVULD uiteraard kan je ook met de andere opmaakmogelijkheden experimenteren. Daarna kan je het OPMAAKPROFIEL, de kleurtjes zeg maar, bepalen. Kies STANDAARD en klik op VOLGENDE. Klik vervolgens op VOLTOOIEN. Meteen opent een net formulier met alle gegevens per cd. Gebruik de pijltjesknoppen onderaan het werkblad om door de cd s te bladeren. Heb je een cd uitgeleend? Vink dan het vinkje bij UITGELEEND aan! Zoals je ziet, is het formulier nogal compact misschien zelfs té compact. Om dat te wijzigen, ga je als volgt te werk: sluit het formulier en selecteer de naam van het formulier in het hoofdvenster. Klik daarna op ONTWERPEN. Je kan nu elk veldje selecteren en naar een andere plaats slepen. Het formulier zelf groter maken kan ook: zet de muisaanwijzer op de rand van het formulier en vergroot het door met de muis een sleepbeweging te maken. Met dit formulier kan je een label toevoegen. Zo ziet het formulier er uit: netjes én compact. Ook uitvoerders toevoegen of wijzigen is mogelijk met een formulier. Snel een formuliertje maken met de wizard. We blijven nog wel met het probleem zitten dat we eerst de uitvoerders en labels apart moeten invoeren. Je hoeft dat echter niet via de tabellen te blijven doen: maak gewoon twee kleine formuliertjes. Klik in het hoofdvenster van Access op FORMULIEREN en klik daarna op FORMULIER MAKEN MET WIZARD. Klik onder TABELLEN/QUERY S op TABEL: LABELS. Klik daarna op de dubbele pijl, zodat alle velden gekopieerd worden. Je kan vervolgens de opmaak van je formulier bepalen: klik op UITGEVULD. Daarna kan je het opmaakprofiel bepalen. Kies STANDAARD en klik op VOLGENDE. Klik vervolgens op VOLTOOIEN. Doe hetzelfde voor de tabel UITVOERDERS. Je hebt nu twee kleine formuliertjes die je samen met het hoofdformulier kan openen om zo makkelijk gegevens in te voeren.
-51- Zin in meer? Een database maken met Access gaat snel en is intuïtief. Bovendien bieden de ingebouwde zoekfuncties heel wat mogelijkheden. Zorg er wel voor dat je op voorhand een goede databasestructuur bedenkt de structuur achteraf wijzigen is niet eenvoudig. Succes ermee, en als je meer Access wil leren, bekijk dan even de links hieronder. Wie zoekt, die vindt Een database is weinig waard zonder een goede zoekfunctie. Zelf een zoekfunctie bouwen is te ingewikkeld voor deze cursus, maar gelukkig heeft Access enkele tools aan boord om makkelijk te zoeken. Open het hoofdformulier en klik op het icoontje ZOEKEN (met een verrekijker als logo). Het venster ZOEKEN EN VERVANGEN verschijnt. Voer nu een zoekterm in naast ZOEKEN NAAR. Selecteer dan CD (de naam van je formulier) naast ZOEKEN IN. Op die manier zal Access alle velden en records doorzoeken. Tot slot is het belangrijk om de waarde HEEL VELD naast WAAR te wijzigen in GEDEELTE VAN VELD. Klik vervolgens op VOLGENDE ZOEKEN meteen verschijnt de cd waarin het zoekwoord voorkomt. Nog interessanter is de formulierfilter. Stel dat je bijvoorbeeld alle cd s van Hooverphonic wil vinden. Klik op de werkbalk op het icoontje FOR- MULIERFILTER (het tweede icoontje links van ZOEKEN). Voer *HOOVER* in bij UITVOERDER. De sterretjes zorgen ervoor dat alle cd s waarvan de uitvoerder HOOVER bevat gevonden worden. Klik daarna op het icoontje FILTER op de werkbalk (een trechtertje). Het formulier toont nu enkel de cd s van Hooverphonic. Onderaan zie je ook precies hoeveel dat er zijn en kan je de pijltjes gebruiken om ze te doorlopen. Om de filter weer te doen verdwijnen, klik je opnieuw op het FILTER-icoontje van de werkbalk. 3 Access 97 basiscursus: www.sip.be/cursus/access/inhoud. htm 3 Uitstekende Engelstalige Access-tutorials: www.functionx.com/access/ 3 Microsoft Access Tutorial (Engels): http://cisnet.baruch. cuny.edu/holowczak/classes/2200/access/access1.html 3 Access tips en trucs: http://home.planet.nl/~digihans/pc_ help/access/ 3 Introduction to Access 2000 (Engels): www.courses.psu. edu/infsy/infsy540_gjy1/access_tutorial_2000.html t Snel een cd zoeken met in de titel het woord beste. Alle cd s van Hooverphonic vinden met een filter.