Handleiding EPexpress Versie 4
Introductie EPexpress De oplossing voor het aanmaken van Externe Integratie bestanden voor de Vektis standaard GZ321 onderdeel Basis GGZ. Met EPexpress k an op laagdrempelige wijze een declaratie worden aangemaak t voor de zorgverzek eraars of cliënten. Daarnaast k an de DIS aanlevering worden voorbereid. Om optimaal gebruik te maken van EPexpress, gaat Promeetec bv uit van de minimale eisen zoals die staan beschreven in het ECDL, het Europees Computer Rijbewijs. Indien er vragen zijn over het gebruik van EPexpress kunnen deze per e-mail worden gesteld via: helpdesk@promeetec.nl Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag w orden gereproduceerd op w elke w ijze dan ook (grafisch, elektronisch of mechanisch, inclusief maar niet beperkt tot fotokopieren, opnemen, of het opslaan met informatie/data opslag systemen) zonder de schriftelijke toestemming van de uitgever. De producten w aarnaar in dit document w ordt verw ezen kunnen auteursrechten/handelsrechten van de desbetreffende eigenaren bevatten. De uitgever en de auteur maken op geen enkele w ijze aanspraak op deze rechten. De inhoud van dit document is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. Wanneer er desondanks onjuistheden in mochten voorkomen, aanvaardt Promeetec bv daarvoor geen enkele aansprakelijkheid, noch voor enige directe of indirecte schade die zou kunnen ontstaan door het gebruik van de hierin aangeboden informatie en softw are. Geprint: augustus 2014, Eindhoven
Inhoud Inhoudsopgave 0 Deel I Aanleiding 1 Deel II Samenvatting 2 Deel III Downloaden setup en installatie EPexpress 3 Deel IV Starten, afsluiten en updaten 8 Deel V Vullen van standaardgegevens 1 2 3 4 5 6 7 8 Deel VI... Stap 1: Contractantgegevens... Stap 2: Aanpassen factuurlayout... Stap 3: Voeg contracten toe... Stap 4: Opvoeren Behandelaars... Stap 5: Onderhouden prestatiecodes... Stap 6: Onderhouden tarieven... Stap 7: Opvoeren Verwijzers... Stap 8: Systeem Configuratie Verwerken van declaraties 1 2 3 4 5 6 7 8 Deel VII 28 31 41 43 47 49 50 52 55... DIS Client... DIS Behandeltraject... DIS Diagnose... DIS ROM incl ROM item... DIS Overige Verrichting... DIS Aanlevering Index 11 13 14 16 18 19 22 24 27... Stap 1: Vastleggen en zoeken van cliëntgegevens... Stap 2: Vastleggen van prestatiegegevens... Stap 3: Zoeken van prestaties... Stap 4: Exporteren van prestaties... Stap 5: Declareren... Stap 6: Ophalen van retourinformatie via VECOZO... Stap 7: Dispuut / inlezen retourinformatie... Stap 8: Afhandelen disputen DIS gegevens 1 2 3 4 5 6 10 56 57 60 62 64 66 70 I
1 1 EPexpress 4 Aanleiding EPexpress, de aanleiding... In de zorgsector is afgesproken om de geleverde zorg digitaal te declareren aan de verzekeraars door middel van zogeheten EI berichten. EI staat voor Externe Integratie. De verzekeraars beantwoorden deze berichten met digitale EI retourberichten. De inhoud en de vorm van deze EI berichten zijn o.a. door Vektis beschreven en vastgelegd in EI standaarden. Hiermee is het gehele berichten verkeer rondom het declareren gedigitaliseerd. In 2013 is voor de Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) een nieuwe EI berichten standaard vastgesteld. Het betreft het rapport GZ321/GZ322. Het rapport is bedoeld voor de Generalistische (Basis) en Gespecialiseerde GGZ. De standaard is geschikt voor prestaties en behandelingen gestart in 2014. EPexpress richt zich op het Basis GGZ gedeelte van de standaard en is niet geschikt om declaraties voor de Gespecialiseerde GGZ (DBC's) aan te maken. Meer informatie over dit rapport en de communicatie in de zorg is beschikbaar op de website van Vektis www.vektis.nl. Voor een aantal zorgverleners zal de invoering, aanpassing en het gebruik van deze digitale berichten worden verzorgd door de leveranciers van hun geautomatiseerde zorgadministraties. Maar voor een deel van de zorgverleners zal deze manier van declareren leiden tot organisatorische struikelblokken en/of relatief hoge kosten voor automatisering. Het declaratieprogramma EPexpress is bedoeld om ook deze laatste groep zorgverleners te ondersteunen. EPexpress, de mogelijkheden... Als zorgverlener in de Basis GGZ kunt u met EPexpress de geleverde zorg digitaal declareren aan de verzekeraars. Ook kunt u de berichten van de verzekeraars, als antwoord op uw eerder verzonden declaraties, inlezen en verwerken. De overige functionaliteiten van EPexpress zijn: Aanmaken restitutienota voor uw cliënt, Aanmaken afgeleide restnota voor uw cliënt, Cliënten-, tijd-, tarief- en prestatiebeheer incl. mogelijkheden voor notities, Contractenbeheer per verzekeraar, Beheren zorgverlenersgegevens behandelaars en verwijzers, Tonen diverse overzichten, Verwerken retourinformatie zorgverzekeraar, Registreren DIS gegevens tbv de minimale dataset, LVE en SBG gegevens, Exporteren DIS gegevens om vervolgens DIS aanlevering uit te laten voeren. Zo kunt u uw gehele declaratieproces door EPexpress af laten handelen. EPexpress, de ondersteuning... Als u vragen heeft rondom de installatie en het gebruik van EPexpress helpen wij u graag. Veel gestelde vragen en de antwoorden vindt u op onze website, www.epexpress.nl Staat uw vraag daar nog niet bij? Stuur dan een e-mail aan de helpdesk helpdesk@promeetec.nl. Wij beantwoorden uw vraag zo spoedig mogelijk. Vragen over de Basis GGZ systematiek kunnen wij niet beantwoorden. Wij gaan ervan uit dat u op de hoogte bent van de NZA beleidsregel en regeling voor de Generalistische basis GGZ. Deze kunt u vinden op www.nza.nl (Regeling NR/CU-539 en Beleidsregel BR/CU-5101 of opvolgende regelingen en beleidsregels). Meer informatie vindt u ook op www.invoeringbasisggz.nl.
Aanleiding 2 Samenvatting EPexpress is geschikt voor zorgaanbieders die zorg uit de Basis GGZ (Generalistische GGZ) willen declareren. Met EPexpress kunt u declaratiebestanden conform de GZ321 standaard aanmaken. Deze bestanden kunt u via VECOZO bij de zorgverzekeraars indienen. De retourinformatie kunt u in EPexpress inlezen en verwerken. Naast het declareren kunt u de DIS aanlevering voorbereiden. EPexpress is te downloaden vanaf www.epexpress.nl. Opvoeren standaardgegevens Initieel moeten standaardgegevens opgevoerd worden. Via 'Contractanten en contracten' kunt u de praktijk/instellingsgegevens opvoeren. Voor elke verzekeraar maakt u in EPexpress een contract aan. Via 'Behandelaars' vult u de gegevens van de individuele behandelaars. Heeft u naast de landelijke prestatiecodes bilaterale codes met verzekeraars afgesproken? Dan kunt u deze bij 'Prestatiecodes' opvoeren. Via 'Tarieven' koppelt u per zorgverzekeraar de tarieven aan de prestatiecodes. Via kopiëren tarieven kunt u deze tarieven aan andere verzekeraars koppelen. De 'Verwijzers' voert u eenmalig op. Nieuwe verwijzers kunt u elk moment weer opvoeren. Aanmaken Cliënten en Prestaties Na het opvoeren van de standaardgegevens kunt u de gegevens van de cliënten opvoeren via het hoofdscherm Beheer, Cliënten. Aan een cliënt kunt u een prestatie koppelen. U vult de prestatiedetails en de tijdsbesteding. Via de knop 'Declarabel stellen' kunt u controleren of de verplichte velden gevuld zijn. Via de knop 'OK' verlaat u het prestatie scherm en kunt u de wijzigingen 'Opslaan'. Aanmaken en verwerken declaraties Na het declarabel stellen en opslaan van prestaties kunt u via het hoofdscherm Declaraties, Exporteer prestaties declaratiebestanden per verzekeraar aanmaken. U slaat deze bestanden op en via de website van VECOZO (inloggen met uw persoonlijke certificaat) kunt u deze declaraties naar de zorgverzekeraars sturen. Via VECOZO ontvangt u ook retourinformatie van de verzekeraars. Deze retourinformatie (eerst opslaan) kunt u via het hoofdscherm Dispuut, Inlezen EI retourbericht weer inlezen in EPexpress. De retourinformatie kunt u vervolgens verwerken via het hoofdscherm Beheer, Prestatie overzicht. DIS gegevens en aanlevering Afhankelijk van de prestatie kunt u de DIS tabbladen vullen. De DIS tabbladen zijn onderverdeeld in een DIS algemeen, DIS LVE en DIS SBG stuk. EPexpress biedt u de mogelijkheid om alle voor het DIS benodigde gegevens te vullen. Nadat u op de knop 'DIS Gereed' in het prestatiescherm geklikt heeft kunt u ook de DIS gegevens exporteren. Het DIS bestand dat uit EPexpress komt is nog geen compleet DIS bestand. U kunt dit via een servicebureau laten omzetten en laten indienen. Voor meer informatie over de DIS aanlevering en de kosten hiervan kunt u contact opnemen met Promeetec: info@promeetec.nl. In deze handleiding staan bovengenoemde onderdelen stap voor stap beschreven. 2
3 3 EPexpress 4 Downloaden setup en installatie EPexpress Het downloaden van het set-up bestand kan via de website van EPexpress: www.epexpress.nl. Na het downloaden kunt u het bestand installeren. Hieronder staat stap voor stap het download- en installatieproces beschreven. LET OP! Als het installeren van EPexpress niet lukt dat kan dit te maken hebben met de beveiliging van uw systeem. Neem in dat geval contact met uw ICT helpdesk op. Zij kunnen de rechten aanpassen zodat u de software kunt installeren. Daarnaast is het belangrijk dat de locaties waar de software wordt opgeslagen voldoende schrijfrechten hebben. Onderstaande stappen gaan uit van gebruik van Internet Explorer 10. Als u gebruik maakt van een andere browser of versie dan kunnen de eerste stappen (1-5) wat afwijken. 1. Klik op de link hierboven of type de link in de adresbalk van de webbrowser (Internet Explorer). 2. De introductie pagina voor EPexpress wordt getoond. Klik op de link "Download EPexpress hier" om het downloadproces te starten. 3. Het kan zijn dat uw browser stap 3 tm 6 overslaat. Als u de installatie direct wilt uitvoeren, klik dan op " Uitvoeren". Stap 4 wordt dan overgeslagen. Als u het set-up bestand eerst wilt opslaan om de installatie op een later tijdstip te kunnen uitvoeren, klik dan op "Opslaan". 4. Selecteer de locatie waar het installatiebestand moet worden opgeslagen en klik op "Opslaan". 5. Het installatiebestand wordt gedownload. 6. Er kan nog een beveiligingswaarschuwing volgen, klik op "Uitvoeren" om het installatiebestand te downloaden. 7. Vervolgens verschijnt de Taalkeuze voor Setup. Klik op "OK".
Downloaden setup en installatie EPexpress 8. U kunt nu het installatieprogramma gaan installeren. Klik op "Volgende" in het Setup-EPexpress scherm. 9. Het scherm met de licentieovereenkomst verschijnt. Klik op "Ik accepteer de licentieovereenkomst" en vervolgens op "Volgende". 4
5 EPexpress 4 10. Selecteer de doelmap waar EPexpress moet worden geïnstalleerd. Wij raden u aan om van de standaard locatie "C:\Program Files\Promeetec\EPexpress" (die al is ingevuld) gebruik te maken. Klik op "Volgende".
Downloaden setup en installatie EPexpress 11. Om EPexpress via de Start knop te kunnen openen kunt u nu klikken op "Volgende". 12. Om EPexpress ook via het bureaublad te kunnen openen klikt u op "Volgende". Als u geen snelkoppeling op uw bureaublad wilt dan kunt u deze keuze uitvinken. De snelkoppeling via de Snel starten werkbalk kunt u aanvinken. Klik op "Volgende". 13. Het voorbereiden van de installatie is nu gereed. Klik op "Installeren". 6
7 EPexpress 4 14. Bezig met installeren. 15. De laatste stap is het voltooien van de installatie. Klik op "Voltooien". 16. De codelijsten (zoals uzovi, prestatiecodes etc) worden nu gedownload. Hier merkt u niets van. Vervolgens verschijnt het EPexpress programma op uw scherm.
Downloaden setup en installatie EPexpress 4 Starten, afsluiten en updaten EPexpress kan op de volgende manieren worden opgestart: 1) Ga naar Start, Alle programma's, Promeetec, EPexpress4.0 2) Ga naar het bureaublad en dubbelklik op icoon EPexpress4 Als EPexpress is opgestart zal het hoofdscherm worden getoond. Dit hoofdscherm is het hoofdmenu van EPexpress. De volgende menu opties zijn beschikbaar: 1) Beheer; Clienten en Prestatieoverzicht Clienten en prestaties kunnen worden geselecteerd en gemuteerd. 2) Declaraties; Exporteren van declaraties en tonen van aangemaakte declaraties. Daarnaast kunnen ook gegevens tbv DIS worden geëxporteerd en getoond. 3) Dispuut; Inlezen EI retour bericht. Verwerken van retourinformatie van de verzekeraar. 4) Instellingen: Gegevens van de zorgverleners (behandelaars en verwijzers). Contractbeheer van uw contracten met zorgverzekeraars. Beheer van prestatiecodes en tarieven. Via de optie systeemconfiguratie vindt u de lokaties waar de bestanden staan opgeslagen en informatie voor systeembeheerders. 8
9 EPexpress 4 U kunt het programma afsluiten via: Het " " rechtsboven in het hoofdscherm. EPexpress updaten Bij het opstarten van EPexpress worden automatisch de nieuwste codelijsten gedownload. Het is verstandig om regelmatig, bijvoorbeeld één keer per maand op de site van EPexpress, www. epexpress.nl te kijken of er een nieuwe versie is uitgebracht. Een nieuwe versie kunt u dan downloaden zoals in het vorige hoofdstuk 'Downloaden setup en installatie EPexpress' beschreven staat. U behoudt dan wel de gegevens van de reeds door u ingevulde instellingen, cliënten en prestaties. In het hoofdscherm kunt u rechtsbovenin op "Over EPexpress" klikken. U kunt daar de versie zien die u gebruikt. Op de website kunt u zien wat de meest recente versie is. EPexpress veiligstellen (backup) Het is belangrijk om regelmatig een backup van EPexpress te maken. Hoe u een backup maakt staat uitgelegd in Stap 8 van het onderdeel 'Vullen van standaardgegevens'.
Starten, afsluiten en updaten 5 10 Vullen van standaardgegevens De standaardinstellingen en -gegevens dienen eenmalig gevuld te worden. Deze instellingen hebben vooral betrekking op persoonlijke en bedrijfsgegevens die nodig zijn voor het declaratieproces. In de volgende hoofdstukken wordt in 8 stappen uitgelegd hoe u de standaardgegevens kunt vullen. Hieronder volgt de samenvatting van de 8 stappen. In stap 1 wordt uitgelegd hoe u de contractantgegevens, uw AGBcodes en adres en bankgegevens kunt opvoeren. Stap 2 behandelt uw papieren facturen. Door het aanpassen van de factuurlayout kunt u ervoor zorgen dat de papieren facturen er op uw briefpapier goed uitzien. Deze stap kunt u ook op een later moment bekijken. Bijvoorbeeld op het moment dat de eerste papieren factuur wordt aangemaakt. Stap 3 begeleidt u in het toevoegen van elke verzekeraar aan EPexpress. Dit is noodzakelijk om prestaties voor een bepaalde verzekeraar aan te kunnen maken. Stap 4 legt uit hoe u de behandelaars van uw praktijk of instelling kunt opvoeren. Door eenmalig de naam, specialisme en AGBcode op te voeren kunt u later in het proces gemakkelijk behandelaars koppelen aan prestaties. Stap 5 behandelt de bilateraal afgesproken prestatiecodes. Indien u alleen landelijk vastgestelde prestatiecodes gebruikt kunt u deze stap overslaan. Bij stap 6 kunt u tarieven aan prestatiecodes en verzekeraars koppelen zodat u deze niet handmatig per behandeling hoeft in te voeren. Als u deze stap overslaat moet u bij elke prestatie handmatig het tarief vullen. Bij stap 7 registreert u de gegevens van alle verwijzers van cliënten die u momenteel behandelt. Bij elke nieuwe verwijzer dient u deze eenmalig op te voeren. Tenslotte wordt de systeemconfiguratie in stap 8 beschreven. Dit onderdeel is met name voor de systeembeheerders bedoeld. Bovenstaande mogelijkheden worden stap voor stap uitgelegd in dit onderdeel 'Vullen van standaardgegevens'.
11 5.1 EPexpress 4 Stap 1: Contractantgegevens Ga in het hoofdscherm naar Instellingen klik op "Contractanten en contracten". Het contractant beheer scherm verschijnt. Klik op "Toevoegen". Het contractant beheer details scherm verschijnt: In dit scherm moeten de algemene gegevens worden ingegeven. U kunt via de Tab toets of de muis tussen de velden wisselen. Wanneer u één keer op de Tab toets klikt dan gaat u één veld verder. Wanneer u de Shift toets en de Tab toets samen indrukt gaat u één veld terug. Wanneer u met de muis op een veld gaat staan en u klikt één keer met de linker muistoets dan zit u in het betreffende invulveld.
Vullen van standaardgegevens 12 Bij Naam vult u de naam van de praktijk of instelling. Vervolgens vult u de AGB gegevens. Deze codes zijn altijd 8 posities lang en beginnen nooit met 00. De eerste twee posities zeggen iets over de zorgsoort en kunnen daarom nooit met 00 beginnen. De AGB code kunt u raadplegen op de AGB webzoeker van Vektis: www.agbcode.nl. U kunt daar ook zien of er sprake is van een praktijk of instellingscode. Vul de AGBcodes zeer nauwkeurig. Deze codes worden in de declaratiebestanden opgenomen dus een foutieve code leidt tot afgewezen prestaties. Er is altijd sprake van een praktijk óf instelling. Indien er sprake is van een praktijk dan vult u ook de zorgverlenerscode, de instellingscode blijft dan leeg. Indien er sprake is van een instelling, dan vult u alleen de instellingscode. De praktijk en zorgverlenerscode blijven dan leeg. Dit onderscheid tussen praktijk en instelling wordt hieronder uitgelegd. AGB code bij praktijk: Vul bij AGB zorgverlener de persoonlijke AGBcode van de praktijkhouder of een zorgverlener uit de praktijk. Indien er meerdere zorgverleners werkzaam zijn in de praktijk dan kunt u straks per prestatie aangeven welke zorgverlener de uitvoerder/behandelaar is. Voor het contract in EPexpress kunt u nu maar 1 AGB zorgverlenerscode vullen. Vervolgens vult u bij de AGB praktijk de AGBcode van de praktijk. Bij een praktijk zijn de AGB zorgverlener en AGB praktijk altijd verplicht. Bij een praktijk mag u geen instellingscode vullen. Laat de instellingscode dan op 00000000 staan. Vul de naam van de praktijk. Wanneer elke zorgverlener uit de praktijk een eigen contract heeft gesloten en zelfstandig wil declareren dan moeten er aparte contractanten opgevoerd worden (stap 1, 2 en 3 van dit hoofdstuk herhalen). LET OP! Indien u van de verzekeraar een AGB code voor de praktijk heeft ontvangen met slechts 7 cijfers dan dient u een extra '0' (nul) toe te voegen op de derde positie. Fouten in de agbcode zijn later lastig te herstellen. Controleer dit dus goed! Praktijken beginnen meestal met 940 en zorgverlenerscodes met 94. Deze codes zijn altijd 8 posities lang. AGB code bij instelling: Bij een instelling is de AGB zorginstelling verplicht. Vul de AGBcode en naam van de instelling. Instellingen hebben vaak een AGBcode die start met 22, 0629 of 54. BTW nummer: Het BTW identificatienummer dient verplicht te worden gevuld als de zorgverlener BTW-plichtig is, ongeacht of er in declaratiebestanden wel of niet sprake is van gedeclareerde zorg, waarop BTW van toepassing is. Het BTW-identificatienummer van een Nederlandse ondernemer bestaat uit 3 blokken met een totaal van veertien posities: Landcode (NL) + 9 cijfers + toevoeging (B01 t/m 99) Het begint met de landcode "NL", gevolgd door negen cijfers, waarin uw omzetbelastingnummer is opgenomen plus een toevoeging van drie posities: B01 t/m B99. Het omzetbelastingnummer heeft vaak minder dan negen cijfers. In dat geval wordt het omzetbelastingnummer aangevuld met voorloopnullen. Dus als uw omzetbelastingnummer "123456" is dan is het middelste blok van 9 cijfers: 000123456 Er kunnen geen punten, komma's, spaties of andere vreemde tekens voorkomen in het nummer. IBAN: Deze code wordt gebruikt voor de papieren restitutie- en restfactuur. Indien u het IBANveld vult, dan dient u ook de tenaamstelling te vullen. In de elektronische declaratie (die via VECOZO verstuurd wordt) wordt geen IBAN meegegeven. U moet er dus voor zorgen dat de verzekeraars bij wie u elektronisch declareert uw IBAN gegevens in hun systemen hebben opgenomen. Adres, Postcode, Woonplaats en Telefoonnummer. Deze velden worden gebruikt voor de papieren restitutie- en restfactuur.
13 5.2 EPexpress 4 Stap 2: Aanpassen factuurlayout Als EPexpress voor cliënten een papieren restitutie- en restfactuur aanmaakt dan kunt u de layout van de nota aanpassen aan uw briefpapier. Wij raden u aan zoveel mogelijk de standaardinstellingen te volgen. Pas als dit een conflict oplevert met uw briefpapier kunt u dit aanpassen. Klik hiervoor op: De papieren facturen worden volgens een vast formaat aangemaakt. Indien u dit wilt aanpassen is dat mogelijk. Door de X waarden aan te passen kunt u de velden op de factuur meer naar links of rechts verschuiven. Door de Y waarden aan te passen kunt u de velden hoger of lager op de factuur laten tonen. Zo kunt u de nota aanpassen zodat deze op uw eigen briefpapier past. Ook kunt u een logo rechtsboven de factuur laten plaatsen. Vink hiervoor "Logo" aan en blader naar het bestand waarin u uw logo heeft opgeslagen. Via het exporteren van het declaratiebestand kunt u middels de knop "Preview" de standaard papieren nota zien en vergelijken met uw briefpapier. U kunt dit het beste doen op het moment dat dit zich het eerst voordoet. Het is van te voren lastig om te bepalen voor welke verzekeraar er een papieren factuur uit EPexpress komt. Hoe u een cliënt en een factuur aanmaakt wordt verderop in deze handleiding uitgelegd.
Vullen van standaardgegevens 5.3 Stap 3: Voeg contracten toe Via "Voeg nieuw contract toe" kunt u de verzekeraars selecteren van uw cliënten. Om voor een cliënt te kunnen declareren is het noodzakelijk om de verzekeraar van de cliënt eenmalig als contract toe te voegen. Dit geldt voor alle verzekeraars (labels en volmachten), onafhankelijk of u hier een overeenkomst mee heeft gesloten. Klik op "Voeg nieuw contract toe". - Zorgverzekeraar: Selecteer een verzekeraar. Alle zorgverzekeraars zijn opgenomen in EPexpress. Soms is het prettig om een veld in EPexpress breder te maken zoals bijvoorbeeld bij de kolom Zorgverzekeraar. Dit doet u door tussen de kolomkoppen te staan. De muispijl verandert dan in een dubbele pijl. U kunt dan de kolom breder slepen. Dit geldt ook voor de grootte van de schermen (behalve het hoofdscherm). Deze kunt u ook groter maken door op de buitenste rand te gaan staan met de dubbele muispijl. 14
15 EPexpress 4 - Betaling aan: Selecteer de 'Betaling aan'. Dit is van belang voor de elektronische declaraties. Indien het een praktijk betreft dan kan bij de 'Betaling aan' gekozen worden voor praktijk of zorgverlener. Kiest u voor zorgverlener, dan betaalt de verzekeraar de factuur uit op het banknummer van de zorgverlener dat bekend is bij de verzekeraar. Kiest u voor betaling aan praktijk, dan betaalt de verzekeraar de factuur uit op het banknummer van de praktijk dat bij de verzekeraar bekend is. Het kan zijn dat de zorgverzekeraar in de contracten heeft vastgesteld hoe u de 'Betaling aan' moet vullen. Bij restitutie en restnota's verschijnt het banknummer en de tenaamstelling zoals u deze in stap 1 opgevoerd heeft op de factuur. - Contract/betaalovereenkomst: Als u een overeenkomst (contract of betaalovereenkomst) heeft gesloten met de betreffende verzekeraar dan vinkt u dit aan. Het wel of niet hebben van een contract of betaalovereenkomst in combinatie met de ingangsdatum kan invloed hebben op het soort declaratiebestand dat EPexpress aanmaakt. Sommige verzekeraars willen altijd een elektronische declaratie, ongeacht de aanwezigheid van een contract of betaalovereenkomst, andere verzekeraars willen alleen papieren restitutienota's van niet-gecontracteerde zorgverleners (via de cliënt). Heeft u geen contract maar wel afgesproken om elektronisch te declareren? Vink dan aan dat u een contract/betaalovereenkomst heeft. - Ingangsdatum: De ingangsdatum dient u altijd te vullen. Dit is de ingangsdatum van het contract óf als er geen contract is, de datum vanaf wanneer u behandelingen uitvoert die u wilt gaan declareren. Het meest logische is om te starten met 01-01-2014 omdat de regeling vanaf dat moment ingaat. Bij de cliënten kunt u geen prestaties aanmaken van vóór 01-01-2014. - Vervaldatum: De vervaldatum vult u met bijvoorbeeld de einddatum van het lopende jaar. Indien u een bepaalde einddatum met de verzekeraar heeft afgesproken, dan vult u dit bij 'Vervaldatum'. - Aktief?: De kolom 'Aktief?' vinkt u uit indien u voor een bepaalde verzekeraar en periode geen prestaties meer aanmaakt, bijvoorbeeld bij oudere jaren. In het prestatiescherm zal dit contract dan niet meer zichtbaar zijn. Koppel alle zorgverzekeraars aan uw contractant. Via "Verwijder contract" kunt u contracten met verzekeraars verwijderen. Dit kan alleen wanneer er geen prestaties gedeclareerd zijn bij deze verzekeraar voor deze periode. Als dit wel het geval is, kunt u het contract niet verwijderen. U kunt het contract wel in-aktief maken zodat deze in de prestatieschermen niet meer zichtbaar is. Als u alle verzekeraars waarvan u cliënten onder behandeling heeft, heeft toegevoegd, dan kunt u 'Opslaan'. U kunt uiteraard ook tussentijds opslaan of op een later moment (bijvoorbeeld tijdens het aanmaken van een prestatie) contracten met verzekeraars toevoegen of gegevens aanpassen. Na "Opslaan" komt u weer in het contractantenbeheer scherm. Via "Toevoegen" kunt u nieuwe praktijken of instellingen in EPexpress opvoeren. Dit is alleen noodzakelijk als u voor meerdere praktijken of instellingen declaraties wilt aanmaken. Wilt u voor dezelfde praktijk of instelling meerdere zorgverleners toevoegen dan doet u dit via "Behandelaars". Dit wordt in de volgende stap uitgelegd. Via "Sluiten" komt u weer in het beginscherm van EPexpress.
Vullen van standaardgegevens 5.4 Stap 4: Opvoeren Behandelaars In de prestaties van de cliënten moet de code van de zorgverlener geselecteerd worden bij de velden 1e hoofdbehandelaar, 2e hoofdbehandelaar en uitvoerder. De persoonlijke AGBcode van de zorgverlener moet u eenmalig opvoeren bij "Behandelaars". Via het beginscherm van EPexpress, bij Instellingen, "Behandelaars" kunt u de namen en AGBcodes van de zorgverleners uit uw praktijk of instelling opvoeren. Via "Toevoegen" kunt u een behandelaar toevoegen en via "Wijzigen" kunt u de gegevens van een eerder toegevoegde behandelaar wijzigen. Het betreft de persoonlijke AGBcode van de behandelaar. De behandelaar moet een specialisme hebben dat, zoals beschreven door DBC-Onderhoud en in de NZA beleidsregels, onder de categorie 'hoofdberoep' valt. Op www.agbcode.nl kunt u de persoonlijke AGBcodes en de omschrijving van het specialisme raadplegen. Voer de volledige persoonlijke AGBcode van de behandelaar in. Deze bevat 8 posities en zal doorgaans starten met 94. Eenmaal opgevoerde AGBcodes kunt u niet meer aanpassen. U kunt wel de naam aanpassen in bv Niet Gebruiken en opnieuw de juiste code (met naam) opvoeren. Let op! Op www.agbcode.nl worden andere codes voor de specialisme gebruikt dan bij DBC-Onderhoud. Let dus vooral op de omschrijving van het specialisme. De Naam komt niet terug in de declaratie of bij de DIS gegevens. Er worden alleen AGB- en 16
17 EPexpress 4 specialismecodes meegegeven in de declaratie/dis. U kunt dus de naam gebruiken die u intern ook gebruikt.
Vullen van standaardgegevens 5.5 18 Stap 5: Onderhouden prestatiecodes Via 'Instellingen' en 'Prestatiecodes' kunt u aangeven welke prestatiecodes er naast de landelijk bepaalde codes en innovatiecodes gebruikt worden. De landelijk vastgestelde prestatiecodelijst kunt u hier raadplegen maar deze kunt u ook vinden op www.tog.vektis.nl en heeft prestatiecodelijstnummer 063. Het kan zijn dat zorgverzekeraars met u andere prestatiecodes afspreken. Deze kunt u opvoeren in dit onderdeel van EPexpress. Heeft u geen andere codes afgesproken dan de landelijke of innovatiecodes, dan kunt u deze stap overslaan. Ga naar "Prestatiecodes". Het volgende scherm verschijnt: U kunt nu de prestaties toevoegen die in uw praktijk gebruikt worden. Landelijk vastgestelde codes kunt u niet aanpassen. Bij het aanmaken van de prestaties per client krijgt u een overzicht te zien van de landelijk en bilateraal afgesproken prestatiecodes. Dit wordt in het volgende hoofdstuk behandeld. Uiteraard kunt u deze lijst op een later moment weer bijwerken. Klik op "Toevoegen". Het volgende scherm verschijnt: De bilateraal afgesproken prestaties vallen altijd onder de codellijst 990. U vult de bilaterale code. Dit veld is alfanumeriek en 6 posities lang. Let dus goed op. Heeft u een code afgesproken die met een 0 begint dan moet u deze 0 ook invoeren. De betekenis of omschrijving van de code kunt u ook vullen. Klik op "Opslaan". Voer eventueel meer bilaterale codes op. Extra informatie: Prestaties die u aanmaakt met deze bilaterale codes worden niet bij het DIS aangeleverd.
19 5.6 EPexpress 4 Stap 6: Onderhouden tarieven Bij het aanmaken van prestaties voor uw cliënten kunt u handmatig per prestatie/cliënt het tarief van de prestatie opvoeren. Het is echter ook mogelijk om dit eenmalig standaard te vullen per contract zodat u bij de afzonderlijke cliënten en prestaties dit niet meer hoeft te doen. Ga naar 'Instellingen', "Tarieven". Selecteer de contractant en kies contract waarvoor u de tarieven wilt opvoeren. Indien u niet de juiste contractant of contract heeft aangemaakt kunt u via 'Contractant beheer' naar het Contractant beheer scherm en hier de contractant en/of het contract alsnog opvoeren. Klik op "Selecteer". Het volgende scherm verschijnt: Klik op "Toevoegen". Het volgende scherm verschijnt:
Vullen van standaardgegevens 20 Selecteer de prestatiecodelijst. U selecteert lijst 063 als u tarieven van de landelijke prestatiecodes wilt opvoeren. Voor bilaterale codes selecteert u codelijst 990. Dan worden de codes getoond die u heeft opgevoerd in het scherm 'Prestatiecodes' als onderdeel van het blok 'Instellingen'. Ontbreekt er een bilaterale code? Dan gaat u terug naar het hoofdscherm en via Instellingen, Prestatiecodes voert u deze alsnog op. Het tarief is standaard gevuld met 0,00. U kunt per periode, per code het werkelijke tarief van de prestatie vullen en opslaan. Geef het tarief aan en de begin- en einddatum (expiratiedatum) als deze afwijken van de contractperiode. Als binnen een contractperiode meerdere tarieven per prestatiecode voorkomen dan voert u de tarieven apart op. Let wel op dat de begindatum en einddatum van de tarieven elkaar niet overlappen. Klik op "OK". Herhaal deze stap voor elke prestatiecode. Als u de tarieven niet vult of niet voor elk contract vult, dan kunt u bij het aanmaken van een prestatie voor een cliënt zelf het tarief vullen. Het vullen van de prestatiecodes per verzekeraar zal behoorlijk wat tijd innemen. Bij het opvoeren van prestaties heeft u hier echter direct profijt van. De tarieven worden automatisch gevuld en u hoeft niet meer de afzonderlijke contracten per verzekeraar te raadplegen. Kopiëren tarieven Als u voor een bepaald contract tarieven heeft opgevoerd, dan kunt u deze kopiëren naar andere contracten. Eén tariefafspraak met een zorgverzekeraar geldt vaak voor verschillende verzekeraars, labels en volmachten. U kunt de tarieven dan eenmalig opvoeren en vervolgens kopiëren naar de overige verzekeraars (uzovi's) die dezelfde tariefafspraak hebben. Ga in het hoofdscherm naar "Tarieven", kies het contract waarbij u de tarieven heeft opgevoerd en klik op "Selecteer". Het volgende scherm verschijnt: