PROACC STUDIO SEPA RELEASE

PROACC STUDIO SEPA RELEASE Exact ProAcc Studio www.exactsoftware.be

Exact ProAcc Studio PROACC STUDIO SEPA RELEASE

Versie 2.67.009 De informatie in deze handleiding kan onderhevig zijn aan wijzigingen zonder voorafgaande verwittiging. Alle product- of firmanamen in deze handleiding zijn merken of gedeponeerde merken van hun respectievelijke eigenaars. Mei 2011

EXACT PROACC STUDIO PROACC STUDIO SEPA RELEASE III INHOUD CHAPTER 1: ALGEMEEN 1.1. Actuele Banking module 1.2. Conversie van bestaande bankrekeningen 1.3. Meerdere bankrekeningen op leveranciersfiche 1.4. Relatie bankinfo leveranciers aankopen 1.5. Domiciliëringen CHAPTER 2: TOEVOEGINGEN / WIJZIGINGEN 2.1. Formaat van het bankbestand 2.2. Benaming van het bankbestand 2.3. Landen 2.4. Financiële rekeningen 2.5. Leveranciersfiche 2.6. Aankopen 2.7. Klantenfiche CHAPTER 3: BANKING MODULE 3.1. Algemeen 3.2. SEPA overschrijvingen in EURO 3.3. SEPA overschrijvingen in vreemde valuta 3.4. SEPA domiciliëringen CHAPTER 4: INLEZEN FINANCIËLE VERRICHTINGEN CHAPTER 5: IMPORT/EXPORT BANKREKENINGEN CHAPTER 6: PROLINK 2 3 3 3 4 4 6 7 7 7 8 10 12 13 16 17 18 19 20 22 24 26

Chapter 1 ALGEMEEN

3 CHAPTER 1 ALGEMEEN 1. ALGEMEEN 1.1 ACTUELE BANKING MODULE In deze SEPA release is het huidig systeem van banking verder toegankelijk en bruikbaar met betrekking tot: Binnenlandse overschrijvingen. Domiciliëringen. De gebruiker beslist zelf om over te schakelen naar het nieuwe SEPA gedeelte van de Banking Module. Aangeraden wordt m.b.t. de overschrijvingen te opteren voor één systeem en niet simultaan gebruik te maken van beide deelgebieden. Uiteraard is de afschaffing van de verdere ondersteuning door de banken van het BBAN formaat doorslaggevend om gebruik te maken van de nieuwe Banking Module. Gelieve uw financiële instelling hieromtrent te contacteren voor de juiste informatie. De domiciliëringen worden in het actueel systeem van de Banking Module verwerkt volgens het voorgeschreven DOM 80 formaat. Gezien er nog géén einddatum vastgelegd is om defintitief over te schakelen naar het SDD formaat (Sepa Direct Debit) blijft het DOM 80 formaat nog geruime tijd geldig. U dient dus niet onmiddellijk over te schakelen naar de SEPA domiciliëringen. Voor dit laatste zijn trouwens een aantal voorwaarden van kracht zoals omschreven in punt 1.5 Domiciliëringen. 1.2 CONVERSIE VAN BESTAANDE BANKREKENINGEN Tijdens de conversie naar deze nieuwe release van ProAcc Studio worden de bestaande gegevens (bankrekeningen in BBAN formaat 123-1234567-12) automatisch geconverteerd naar een geldige IBAN/BIC structuur. Voorbeeld : Op een leveranciersfiche staat in het veld <Bankrekening binnenland> het nummer 001-6034595-10 ingevuld. De upgrade zal er voor zorgen dat dit nummer wordt geconverteerd naar IBAN = BE41 0016 0345 9510 en BIC = GEBABEBB zodat deze info kan gebruikt worden in het SEPA gedeelte. Het bestaande BBAN nummer wordt uiteraard behouden. Deze conversie is van toepassing op de leveranciersfiches, klantenfiches en de financiële rekeningen. 1.3 MEERDERE BANKREKENINGEN OP LEVERANCIERSFICHE De mogelijkheid wordt geboden om op een leveranciersfiche meerdere bankrekeningen in te geven. Indien er tijdens de conversie reeds een bankrekening aanwezig is op een leveranciersfiche, wordt deze beschouwd als zijnde de hoofdrekening van de leverancier. Bijkomende rekeningen zijn dus te beschouwen als aanvullende bankrekeningen voor deze leverancier. U kunt steeds bepalen welke rekening als hoofdrekening dient beschouwd te worden. Dit is van belang bij de automatische overschrijvingen waar de hoofdrekening van de leverancier zal gebruikt worden om de betaling uit te voeren.

CHAPTER 1 ALGEMEEN 4 1.4 RELATIE BANKINFO LEVERANCIERS AANKOPEN Tijdens het boeken van de aankopen wordt de hoofdrekening van de leverancier automatisch voorgesteld als te gebruiken rekening bij de automatische overschrijvingen. U kan een andere bankrekening selecteren van die leverancier die dient gebruikt te worden tijdens het aanmaken van de overschrijvingsfiches. 1.5 DOMICILIËRINGEN Zoals vermeld in punt 1.1 Actuele Banking Module zijn een aantal voorwaarden van kracht om over te schakelen naar de SEPA domiciliëringen (SDD). In het huidig systeem van domiciliëringen bestaat er tussen de schuldeiser (leverancier) en de schuldenaar (klant) een getekende overeenkomst dat de schuldeiser toelaat domiciliëringen uit te voeren op de rekening van de schuldenaar. Deze overeenkomsten worden beheerd door de bank van de schuldenaar. In het SEPA verhaal is de schuldeiser (leverancier) verantwoordelijk voor het beheren van dergelijke overeenkomsten (mandaten). Het beheren van mandaten omvat volgende uit te voeren punten door de leverancier: het bezorgen aan de klant van een mandaatformulier; (er bestaat géén voorgeschreven lay-out maar een aantal gegevens zijn wel verplicht; een voorbeeld kan steeds bekomen worden bij uw bankinstelling). het ter ondertekening aanbieden aan zijn klant; het mandaat electronisch opslaan; een mandaatreferentie toekennen (vrij te kiezen referentie van 35 alfanumerische tekens); het mandaat archiveren. Inzake mandaten bestaan er 2 verschillende types: B2C: voor iedereen (particulieren & ondernemingen) Business to Consumer (Core), B2B: tussen professionele gebruikers Business to Business Het verschil tussen B2C en B2B heeft betrekking op de mogelijkheid tot terugbetaling (refund) van het gedomiciliëerde bedrag. Met een B2C mandaat kan de schuldenaar (klant) een terugbetaling eisen aan zijn bank van het gedomiciliëerde bedrag binnen de 8 weken van de transactie. Een B2B mandaat geeft géén recht op een terugbetaling via de bank. Het geschil dient verder behandeld te worden tussen de klant en zijn leverancier. Het formulier dat als mandaat wordt gebruikt is verschillend naargelang het type (B2C of B2B). Er bestaat géén voorgeschreven lay-out maar een aantal te vermelden gegevens zijn verplicht. U kan steeds bij uw financiële instelling terecht voor dergelijke formulieren. Op de volgende pagina vermelden wij een B2C en een B2B formulier (enkel de hoofding).

5 CHAPTER 1 ALGEMEEN Voorbeeld B2C mandaat waar de clausule van terugbetaling mogelijk is: Voorbeeld B2B mandaat waar geen terugbetaling mogelijk is: Tot slot vermelden wij dat de SEPA reglementatie een migratie toelaat van bestaande klassieke overeenkomsten volgens DOM 80 naar de SDD structuur. Gezien de complexiteit in deze materie hebben wij ervoor geopteerd geen gebruik te maken van deze mogelijkheid. Dit wil zeggen dat, indien u als gebruiker overgaat van DOM 80 naar SDD, u alle bestaande overeenkomsten met uw klanten dient te hernieuwen volgens het mandaat type B2C of B2B. Dit heeft als voordeel dat alle gegevens inzake IBAN & BIC correct zullen aangepast zijn.

Chapter 2 TOEVOEGINGEN/ WIJZIGINGEN

7 CHAPTER 2 TOEVOEGINGEN / WIJZIGINGEN 2. TOEVOEGINGEN/ WIJZIGINGEN 2.1 FORMAAT VAN HET BANKBESTAND Het vroegere txt-formaat is gewijzigd naar het voorgeschreven XML-formaat om te beantwoorden aan de voorschriften van FEBELFIN XML Messages for Credit Transfer Initiation en XML Messages for European Direct Debit Initation (Core and Business-to-Business Guidelines). De aangemaakte bankbestanden in het SEPA gedeelte van ProAcc Studio hebben aldus de extensie <.xml>. 2.2 BENAMING VAN HET BANKBESTAND De benaming van de aangemaakte bankbestanden is als volgt gewijzigd: KBC12010061601 -- KBC1 afkorting van de financiële rekening zoals ingegeven op de fiche -- 20100616 datum in formaat jaar/maand/dag -- 01 sequentiële nummering bestand binnen de dag 2.3 LANDEN Vorige versie Vorige versie In het scherm Landen (Boekhouding Algemeen Landen) is een instelling toegevoegd om aan te duiden of het land behoort tot het SEPA-gebied. Tijdens de conversie van een vroegere versie naar deze SEPA-release worden de landen automatisch ingelezen met de correcte instelling.

CHAPTER 2 TOEVOEGINGEN / WIJZIGINGEN 8 2.4 FINANCIËLE REKENINGE Vorige versie Vorige versie In het scherm van de Algemene rekeningen (Boekhouding Algemene rekeningen Fiche) zijn de financiële gegevens van de algemene rekening gegroepeerd bij elkaar geplaatst. Een knop SEPA Bank Informatie is toegevoegd. Zie volgende pagina.

9 CHAPTER 2 TOEVOEGINGEN / WIJZIGINGEN Toevoeging knop SEPA Bank Informatie indien de algemene rekening een financiële rekening is

CHAPTER 2 TOEVOEGINGEN / WIJZIGINGEN 10 2.5 LEVERANCIERSFICHE In de leveranciersfiche (Boekhouding Leveranciers Fiche) : de knop <Banking Info> geeft de financiële gegevens weer zoals deze destijds door de gebruiker zijn ingegeven; deze worden gebruikt in de actuele banking module:; de knop <SEPA Bank Informatie> geeft de financiële gegevens weer na de conversie van de gegevens in <Banking Info> - zie volgende pagina.

11 CHAPTER 2 TOEVOEGINGEN / WIJZIGINGEN Zoals omschreven in punt 1.2 Conversie van bestaande bankrekeningen wordt het bestaande rekeningnummer op de leveranciersfiche automatisch geconverteerd naar een IBAN/BIC structuur. Deze rekening wordt vermeld in het scherm SEPA Bank Informatie als zijnde de hoofdrekening van de leverancier. Deze hoofdrekening is van belang tijdens de automatische overschrijvingen. De mogelijkheid wordt geboden om meerdere financiële rekeningen in te geven voor een bepaalde leverancier. Via de actie ingave in het scherm SEPA Bank Informatie kunt u rekeningen toevoegen en eventueel de hoofdrekening wijzigen. Bestaande rekeningen kunt u in dit scherm steeds wijzigen en of verwijderen.

CHAPTER 2 TOEVOEGINGEN / WIJZIGINGEN 12 2.6 AANKOPEN In het scherm van de aankoopverrichtingen is het veld Bankrekening toegevoegd. Hier kan u de bankrekening selecteren dat dient gebruikt te worden in de verwerking Automatische overschrijvingen. Voorbeeld: Standaard wordt de hoofdrekening voorgesteld van deze leverancier. Maar gezien de aanwezigheid van meerdere bankrekeningen op de leveranciersfiche worden de beschikbare rekeningen getoond en selecteert u de desbetreffende rekening:

13 CHAPTER 2 TOEVOEGINGEN / WIJZIGINGEN 2.7 KLANTENFICHE In de klantenfiche (Boekhouding Klanten Fiche) is een knop SEPA Banking Informatie toegevoegd. Zie volgende pagina.

CHAPTER 2 TOEVOEGINGEN / WIJZIGINGEN 14 Voorbeeld : Op de klantenfiche bestaat zowel een bankrekening binnenland als een domiciliëringsnummer : Na de conversie vinden we de volgende gegevens in het scherm Bank Informatie : Bankrekening binnenland wordt beschouwd als hoofdrekening en de te gebruiken rekening m.b.t. de domiciliaties staat vermeld als GKCCDOM Dexia Belgium Domiciliatie (de omschrijving kan u steeds wijzigen). De rekening Domiciliatie zal dus in aanmerking genomen worden voor de verwerking SEPA domiciliaties. Indien een domiciliëringsnummer aanwezig is op de klantenfiche wordt een bijkomende knop getoond : Verklaring Mandaten Info zie volgende pagina.

15 CHAPTER 2 TOEVOEGINGEN / WIJZIGINGEN Referenties huidig mandaat: Type mandaat: aanduiden B2C of B2B Referentie: ingave van max. 35 posities van de door u toegekende referenties aan het mandaat Datum mandaat: datum van ondertekening van het mandaat door de schuldenaar Referenties vorig mandaat: Bij de ingave van een (her)nieuwd mandaat worden de mandaatgegevens van het huidige mandaat verplaatst naar Referenties vorig mandaat. De gegevens van het nieuwe mandaat staan vermeld als Refernties huidig mandaat. Voornaam is punt 1.5. Domiciliëringen inzake het overschakelen van het huidig systeem van domiciliëringen naar SDD (Sepa Direct Debits).

Chapter 3 BANKING MODULE

17 CHAPTER 3 BANKING MODULE 3. BANKING MODULE 3.1 ALGEMEEN De huidige module voorziet de volgende selecties: De Banking module in de SEPA versie omvat volgende functies:

CHAPTER 3 BANKING MODULE 18 3.2 SEPA OVERSCHRIJVINGEN IN EURO De volgende verwerkingen identiek aan de huidige Banking Module -zijn beschikbaar : Bij de ingave van een overschrijving bekomt u het volgende scherm : Rekening opdrachtgever: selectie van de financiële rekening de IBAN/BIC gegevens van de financiële rekening worden getoond in het gedeelte VAN Rekening begunstigde: selectie van de bankrekening van de leverancier de volledige gegevens rekening begunstigde worden getoond in Bank begunstigde Opzoeken via historiek: tonen van de openstaande verrichtingen voor deze leverancier Bedrag: wordt automatisch ingevuld na selectie van openstaande transacties of, indien géén opzoeking via historiek, manuele ingave van een te betalen bedrag. Mededeling: ingave van een (al dan niet gestructureerde) mededeling. Valuta van de overschrijvingsfiche is in deze verwerking steeds EUR.

19 CHAPTER 3 BANKING MODULE Bij de automatische SEPA overschrijvingen in EURO bekomt u het volgende scherm: Rekening opdrachtgever: selectie van de financiële rekening de IBAN/BIC gegevens van de financiële rekening worden op de daaropvolgende lijn getoond Vervolgens worden de openstaande transacties van alle leveranciers getoond: en na selectie van de te betalen verrichtingen worden de overschrijvingsfiches aangemaakt. Valuta van de overschrijvingsfiche is in deze verwerking steeds EUR, ongeacht de valuta van de geselecteerde openstaande verrichtingen. 3.3 SEPA OVERSCHRIJVINGEN IN VREEMDE VALUTA Bij het aanmaken van een overschrijvingsfiche wordt hetzelfde scherm getoond zoals omschreven in 3.2. SEPA overschrijvingen in EURO. In deze verwerking heeft u wel de mogelijkheid een valuta te selecteren waarin de overschrijving moet uitgevoerd worden. Na selectie van een leverancier en mits opzoeking via historiek, worden enkel de transacties in vreemde valuta van desbetreffende leverancier getoond.

CHAPTER 3 BANKING MODULE 20 3.4 Domiciliations SEPA De volgende verwerkingen identiek aan de huidige Banking Module -zijn beschikbaar: Bij de ingave van een domiciliëring bekomt u het volgende scherm: Rekening opdrachtgever: visualisatie van de te domiciliëren rekening (klantenfiche) de IBAN/BIC gegevens van de financiële rekening worden getoond in het gedeelte VAN Rekening begunstigde: selectie van de eigen bankrekening de volledige gegevens rekening begunstigde worden getoond in het gedeelte VOOR Opzoeken via historiek: tonen van de openstaande verrichtingen voor deze klant Bedrag: wordt automatisch ingevuld na selectie van openstaande transacties of, indien géén opzoeking via historiek, manuele ingave van een te betalen bedrag. Mededeling: ingave van een mededeling. Valuta van de overschrijvingsfiche is in deze verwerking steeds EUR.

21 CHAPTER 3 BANKING MODULE Opmerking Bij de manuele ingave van een domiciliëring wordt er getest op de volgende items: aanwezigheid van een mandaat; huidige datum van domiciliatie niet groter dan datum laatste domiciliatie + 36 maanden. Een mandaat is geldig in zoverre het wordt gebruikt binnen de 36 maanden na de laatste domiciliatie. Foutmeldingen worden getoond zodat actie kan ondernomen worden. Bij de automatische SEPA domiciliëringen bekomt u het volgende scherm: Rekening begunstigde: selectie van de financiële rekening de IBAN/BIC gegevens van de financiële rekening worden op de daaropvolgende lijn getoond Vervolgens worden de openstaande transacties van alle klanten getoond die in aanmerking komen voor een domiciliatie: en na selectie van de te domiciliëren verrichtingen wordt de domiciliatie aangemaakt. Opmerking Bij de automatische domiciliëringen wordt er getest op de volgende items: klanten met transacties waar betalingswijze = domiciliatie; aanwezigheid van een mandaat op de klantenfiche; huidige datum van domiciliatie niet groter dan datum laatste domiciliatie + 36 maanden. Een mandaat is geldig in zoverre het wordt gebruikt binnen de 36 maanden na de laatste domiciliatie. Foutmeldingen worden getoond zodat actie kan ondernomen worden.

Chapter 4 INLEZEN FINANCIËLE VERRICHTINGEN

23 CHAPTER 4 INLEZEN FINANCIËLE VERRICHTINGEN 4. INLEZEN FINANCIËLE VERRICHTINGEN Bij het ingeven van financiële verrichtingen wordt volgend scherm getoond: Iin deze SEPA release bestaan de volgende mogelijkheden: Cat. 4- Bankbestand : inlezen van een bankbestand aangemaakt via de actuele banking module. Cat. 5- SEPA Bankbestand (EUR) : inlezen van een SEPA bankbestand in EUR (SEPA overschrijvingen in EURO en domiciliaties). Cat. 6- SEPA Bankbestand (VM) : inlezen van een SEPA Bankbestand in VM (SEPA overschrijvingen in vreemde valuta).

Chapter 5 IMPORT/EXPORT BANKREKENINGEN

25 CHAPTER 5 IMPORT/EXPORT BANKREKENINGEN 5. IMPORT/EXPORT BANKREKENINGEN Via de standaard import/export van ProAcc Corporate bestaat de mogelijkheid om de bankrekeningen van de klanten/leveranciers te importeren/exporteren. Het gaat hier over de informatie zoals getoond in het scherm Bank Informatie via de klanten- of leveranciersfiche. Voor wat betreft de landen en financiële rekeningen zijn er eveneens toevoegingen aangebracht aan de beschikbare informatie teneinde deze te kunnen importeren/exporteren. Het handelt m.b.t. de landen over de indicatie SEPA lid? en het IBAN-formaat van desbetreffend land. Voor wat betreft de financiële rekeningen gaat het hier over de informatie zoals getoond in het scherm Bank Informatie via de fiche van de algemene rekening.

Chapter 6 PROLINK

27 CHAPTER 6 PROLINK 6. PROLINK Toevoegingen/aanpassingen aan de volgende formaten: Klanten: toevoeging velden met de gegevens m.b.t. het actuele en vorige mandaat. Leveranciers: herschikking velden IBAN/BIC/Clearing nummer & code. Aankopen: toevoeging bankrekening leverancier zoals ingegeven tijdens de aankoopverrichting. Zie eveneens de aangepaste handleiding ProLink 2.67

Daadkrachtige business software, dat is wat Exact maakt. Voor meer dan 200.000 organisaties wereldwijd. Voor ondernemende doeners die hun dromen nog dezelfde dag in daden willen vertalen. Exact heeft diezelfde mentaliteit. Dertig jaar geleden startten we als zes studenten een bedrijf, nu zijn we een internationale onderneming met 1550 collega s in 15 landen. Daarom zijn we gek op snelgroeiende bedrijven. En weten we als geen ander hoe innovatie voelt. Onze business software zorgt ervoor dat je je voluit kunt richten op het volgende doel, de volgende uitdaging. Zodat je niet hoeft te wachten op wat de toekomst je brengt, maar je deze zelf kunt bepalen. Analyseer, test en verbeter je product, je organisatie en je business model. Continu. Met de daadkrachtige business software van Exact. Exact. Focus on what s next www.exactsoftware.be Exact Koningin Astridlaan 166 1780 WEMMEL België Tel: +32 2 711 16 60 E-mail: info@exact.be Website: www.exactsoftware.be Exact Group B.V., 2016. Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merk- en handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren. MCL820101NL008