Werken met Google Docs Joey Lemmens Maart 2011
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 1 Aan de slag... 4 1.2 Google Account aanmaken... 4 1.2 Inloggen... 5 2 De basis... 6 2.1 Interface... 6 2.2 Verzamelingen... 6 2.2 Uploaden... 7 2.2.1 Permissies wijzigen... 8 3 Documenten... 10 3.1 Nieuw document... 10 3.2 Revisiegeschiedenis... 11 3.3 Document opslaan... 12 4 Formulieren... 13 4.1 Nieuw maken... 13 4.2 Soorten vragen... 14 4.2.1 Kiezen uit een lijst...14 4.2.2 Schaal... 15 4.2.3 Raster...16 5 Bewerken... 17 5.1 Nieuwe pagina s... 17 6 Gegevens verwerken... 18 6.1 Resultaten bekijken... 18 6.2 Reacties bekijken... 18 2
Inleiding Het tijdperk van e-mails versturen met bijlagen is stilaan voorbij met de introductie van Google Docs. De nieuwe thuisbasis van uw documenten is niet langer op uw computer maar op het Internet. Op elk moment, eender waar heeft u toegang tot uw bestanden via computer, tablet of zelfs PDA. Samenwerken en delen van documenten gaat makkelijker als ooit tevoren. Google Docs is een gratis online softwarepakket met vijf onderdelen: Documenten: vergelijkbaar met Microsoft Office Word Spreadsheets: vergelijkbaar met Microsoft Office Excel Presentaties: vergelijkbaar met Microsoft Office PowerPoint Formulieren: vergelijkbaar met Microsoft Office InfoPath Tekeningen Elke gebruiker heeft een opslagcapaciteit van 1024 MB. In deze handleiding worden enkel de belangrijkste functionaliteiten van Documenten en Formulieren uitgelegd. 3
1 Aan de slag Google Docs is een gratis dienst van Google maar alvorens u dit kan gebruiken moet u een Google Account hebben. Ga naar http://docs.google.com Als u al een Google Account heeft, kan u al inloggen en starten met hoofstuk 2, De basis. Indien u er nog geen heeft moet u de volgende stappen zeker ondernemen. 1.2 Google Account aanmaken Klik op Nu een account maken, rechtsonder de webpagina. Geef uw huidig e-mailadres in en kies bij voorkeur een moeilijk te raden wachtwoord. De selectievakjes Aangemeld blijven en Webgeschiedenis inschakelen mag u uitvinken. 4
Nadat u op de knop Ik ga akkoord. Maak mijn account. heeft geklikt krijgt u onderstaande melding. Onmiddellijk na het aanmaken van uw account ontvangt u een bevestigingsmail waarin gevraagd wordt op een activatielink te klikken zodat uw account wordt geactiveerd. Uw Google Account is aangemaakt. U kan nu inloggen. 1.2 Inloggen Ga naar http://docs.google.com Geef uw e-mailadres en uw wachtwoord op. Klik vervolgens op de knop Aanmelden. 5
2 De basis 2.1 Interface Het startscherm ziet er als volgt uit. 1 Een document, formulier, presentatie, etc. zoeken kan met de zoekbalk. 2 Aanmaken van een nieuw documenten, formulier, presentatie, etc. of het uploaden van een bestaand bestand. 3 Mappenstructuur. 4 Alle documenten worden in dit veld weergegeven. 5 Eigenschappen van een geselecteerd document. 2.2 Verzamelingen Een verzameling is een soort van map waarin alle documenten over een bepaald onderwerp worden samengevoegd. Een verzameling wordt ook vaak gemaakt om overzicht te bewaren in uw hoofdvenster. Een nieuwe verzameling maakt u door op de knop Nieuwe maken te klikken en vervolgens op Verzameling te klikken. 6
U vindt de toegevoegde verzameling aan de linkerkant, de mappenstructuur. Een verzameling kan u terug verwijderen door op het pijltje te klikken van. Het pijltje wordt zichtbaar wanneer je over een verzameling gaat. Vervolgens klikt u op Naar prullenbak verplaatsen om de geselecteerde verzameling te verwijderen. 2.2 Uploaden Gooi uw bestaande bestanden niet weg maar plaats ze ook op Google Docs. Houdt ze privé, deel ze met een bepaald aantal gebruikers of laat de hele wereld meegenieten. Om een bestaand document te uploaden klikt u eenvoudigweg op de knop Uploaden 7
Bestanden sleept u in het voorziene veld. Bestanden die al in het veld werden gesleept ziet u vervolgens opgelijst. Voor u op de knop Uploaden starten klikt kan u de bestanden in een verzameling classificeren en de permissies voor de bestanden instellen. Er zijn drie soorten permissies: Privé: enkel u kan de bestanden wijzigen en bekijken; Iedereen met een link: u beslist zelf met wie u bestanden deelt; Openbaar op het web: iedereen kan het bestand bekijken. De permissies zijn niet bindend. U kunt later nog extra personen uitnodigen of verwijderen om een bestand te bekijken. 2.2.1 Permissies wijzigen Elk bestand heeft zijn eigen permissies. Om van een bestand de permissies te kunnen bewerken moet u terug naar het hoofdscherm gaan. Vanaf het moment dat u over de bestanden gaat met de cursor verschijnt rechts van de bestandsnaam een link Acties. Klik daarna op Delen en vervolgens op Instellingen voor delen 8
Afhankelijk van welke soort permissie die werd ingesteld voor een bestand, kan het een ander soort dialoogvenster zijn. 1 Hier kan u de permissies instellen (privé, link, openbaar). 2 De personen die momenteel toegang hebben tot het bestand. 3 Personen uitnodigen a.d.h.v. het e-mailadres. 4 Mag bewerken: de persoon kan het bestand bewerken. Kan weergeven: de persoon kan het bestand alleen bekijken. 9
3 Documenten 3.1 Nieuw document Een nieuw document maakt u aan door op Nieuwe maken en vervolgens op Document te klikken. De interface van Google Docs Documenten is heel simplistisch gehouden zodat iedereen ermee overweg kan. 1 De naam van het document kunt u hier aanpassen. 2 Documenten kunt u hier opslaan, Google Docs slaat documenten vanaf een wijziging ook op. Zo bent u zeker dat alles is opgeslagen. 3 De menubalk. 4 De knoppenbalk. 5 Het werkveld. 10
3.2 Revisiegeschiedenis Bij Google Docs Documenten kunt u met meerdere personen in een document werken. Maar wat als een bepaalde persoon dingen uit het document heeft verwijderd die toch essentieel waren? Wie heeft wat aangepast? Dat wordt allemaal bijgehouden door de revisiegeschiedenis. In een document opent u de revisiegeschiedenis door in de werkbalk op Bestand en vervolgens op Revisiegeschiedenis bekijken te klikken. U krijgt een soortgelijk scherm. Aan de rechterkant ziet u alle revisies. Hoe meer een document werd aangepast, hoe meer revisies er zullen zijn. Als u op een revisie klikt ziet u wie er op dat moment iets heeft bijgezet. In het bovenstaande voorbeeld heeft de gebruiker s5057285 om 11:05 de zin Wat een klojo, wie schrijft nu zo n saaie teksten?! getypt. Als eigenaar van het formulier kan u op elk moment oudere revisies herstellen door op een oudere te klikken en vervolgens Deze revisie herstellen te selecteren. 11
3.3 Document opslaan Bestanden kunnen nog steeds op uw computer worden opgeslagen als pdf of worddocument als meest noemenswaardige bestandsformaten. Selecteer in de menubalk Bestand, Downloaden als, Word. 12
4 Formulieren 4.1 Nieuw maken Een nieuw formulier maakt u aan door op Nieuwe maken en vervolgens op Formulier te klikken. U komt onmiddellijk in de ontwerpweergave terecht. 1 Hier kiest u de naam van het formulier. 2 Meer informatie over het doel van het formulier komt hier terecht. 3 Alle eigenschappen die bij een bepaalde vraag horen. 4 Link naar het formulier. 5 Een nieuw item zoals een tekstvraag, schaalvraag, meerkeuzevraag, etc. toevoegen. 13
6 Het thema, de achtergrond veranderen. 4.2 Soorten vragen Als open vragen heeft u de mogelijkheid om tekst en tekstalinea te selecteren. Voor gesloten vragen kan u kiezen uit meerkeuze, selectievragen, kiezen uit een lijst, schaalvragen en matrixvragen. Voor de drie laatste vraagmogelijkheden vraagt wel enige duiding. Dit wordt uitgelegd in 4.2.1 tot 4.2.3. 4.2.1 Kiezen uit een lijst Bovenstaand voorbeeld geeft het volgende resultaat. 14
4.2.2 Schaal Bovenstaand voorbeeld geeft het volgende resultaat. 15
4.2.3 Raster Bovenstaand voorbeeld geeft het volgende resultaat. 16
5 Bewerken Als u met uw cursor over een vraag gaat, verschijnen er aan de rechterkant van die vraag drie knoppen. Onderstaande afbeelding toont die knoppen. De eerste knop is om de bewerkmodus van een vraag in te gaan. Hier kan u de vraagstelling en antwoordmogelijkheden ingeven of aanpassen. De tweede knop is om de vraag te kopiëren. Het kopiëren van een vraag lijkt nutteloos maar kan tijd besparen zeker wanneer bepaalde zaken van de voorgaande vraag terugkomen. De laatste knop is om de vraag te verwijderen. 5.1 Nieuwe pagina s Bij een grote enquête splitst men het formulier in verschillende delen op. Een nieuwe pagina voegt u toe door op Item toevoegen te klikken en vervolgens te klikken op Pagina-einde. Vervolgens kan u eventueel op de nieuwe pagina een titel plaatsen door op Item toevoegen te klikken en te kiezen voor Sectiekop. 17
6 Gegevens verwerken 6.1 Resultaten bekijken Wanneer u een formulier verspreidt moeten de ingestuurde gegevens bewaard worden. Daar zorgt het programma Google Docs Spreadsheet voor. Hierover heeft u in deze handleiding nog niets over vernomen. Nochtans is dit programma essentieel voor het bekijken en analyseren van de gegevens. Wanneer u het formulier gaat openen op de startpagina van Google Docs krijgt u niet langer de ontwerpweergave van het formulier. U komt onmiddellijk terecht in de spreadsheet. U ziet in de spreadsheet al resultaten staan. Bij dit voorbeeld hebben 5 personen de enquête ingevuld en u ziet wat ze hebben ingevuld. Merk ook op dat u het tijdstip waarop het formulier werd ingezonden kan opvragen. Op basis van deze gegevens kan u statistieken produceren. Google zou Google niet zijn als dit voor u in mooie diagrammen werd gegoten, automatisch 6.2 Reacties bekijken Bij een enquête draait het allemaal om de resultaten. Het grote voordeel bij het gebruik van Google Docs Formulieren is dat het programma zelf statistieken produceert. U kan de statistieken, de reacties, op twee manieren bereiken. 18
Binnen de ontwerpweergave van het formulier. Klik gewoon op Reacties bekijken rechtsboven en nadien op Overzicht. De tweede manier om de reacties te verkrijgen gaat u vermoedelijk vaker gebruiken. Om vanaf de spreadsheet de gegevens te kunnen bekijken klikt u op Formulier in de menubalk en vervolgens selecteert u Overzicht van reacties bekijken. Wanneer nog niemand de enquête heeft ingevuld, heeft u geen gegevens en dus nog geen statistieken. U krijgt vermoedelijk het onderstaande resultaat. 19
Wanneer er wel al reacties zijn geweest op uw formulieren beginnen de statistieken er steeds mooier en mooier uit te zien. Onderstaande afbeelding geeft een voorbeeld hiervan. 20