Vlajo Handleiding Boekhouding Online Student & Leercoach 1. Praktische informatie 1.1 Webadres www.vlajoboekhouding.be 1.2 Login en paswoord Vraag bij je regionale coördinator een login en paswoord aan. Je ontvangt dan een e mail met daarin jouw login en paswoord. Dit is een automatische e mail.!!! Gelieve niet op deze e mail te antwoorden!!! (Opgelet: soms komt deze e mail in je ongewenste e mailbox terecht) 1
Om veiligheidsredenen kan het paswoord niet gepersonaliseerd worden. Het paswoord wordt automatisch door het systeem aangemaakt. Hou dit dus goed bij! Indien je het paswoord toch vergeten bent, dan kan je een nieuw aanvragen door op de homepage Paswoord vergeten? aan te klikken. 2
2 De Boekhouding 2.1 De fictieve gezinssituatie In de Vlajo Start Up Kit vind je meer informatie terug over de fictieve gezinssituatie. Wanneer je de eerste keer aanmeldt dan vraagt het programma om de fictieve gezinssituatie in te vullen (=VERPLICHT), zolang deze niet correct is ingevuld, krijg je geen toegang tot het programma: Wanneer je aanklikt, krijg je volgende scherm te zien: 3
Het is de bedoeling om elke werknemer van de onderneming hieraan toe te voegen. Druk hiervoor op. Het volgende scherm wordt zichtbaar: Vul de gegevens van de werknemer in en druk op. Zijn de gegevens van de werknemer correct ingevuld, dan krijg je het volgende groen bericht te zien: Je kan dan nog een werknemer toevoegen terugkeren naar het dashboard. of 4
Zijn de gegevens van de werknemer NIET correct ingevuld, dan krijg je een rode waarschuwing, lees deze waarschuwing en pas de gegevens aan door rechts op het potloodje te klikken, vergeet niet om de wijzigingen op te slaan. 2.2 Dashboard Het dashboard is het hoofdscherm van de administratie van je onderneming. Helemaal bovenaan vind je de knop, hiermee kan je steeds de bestaande fictieve gezinssituatie wijzigen. De nieuwe wijzigingen hebben enkel invloed op de salarisjournalen van de maanden die nog niet gecentraliseerd zijn. De berekeningen in de salarisjournalen van de reeds gecentraliseerde maanden worden hierdoor niet meer gewijzigd. Helemaal onderaan vind je nog 3 knoppen terug: Deze zijn nodig om op het einde van het boekjaar (schooljaar) jullie boekhouding af te sluiten. Hierover meer uitleg verderop in deze handleiding. Naast deze 4 functies bestaat het dashboard uit 2 belangrijke tabellen: Het boekhoudoverzicht: Op dit overzicht kan je per maand zien hoeveel correcties de dossierbeheerder heeft doorgevoerd en/of er ontbrekende documenten zijn. Indien je een maand aanklikt (bv.: ) dan kan je de boekhouding van die maand invullen. 5
Het betalingsoverzicht: Deze tabel geeft je een overzicht van alle maandelijks te betalen/te ontvangen bedragen. Hier vind je ook de bedragen die reeds betaald zijn terug. 2.3 De maandelijkse boekhouding beheren Hiervoor klik je in het boekhoudoverzicht op de naam van de in te geven maand (bv. ). 6
Het scherm Beheer boekhouding wordt zichtbaar: Maand Centralisatie knop Verschillende tabbladen 2.4 Het startkapitaal boeken De allereerste verrichting in je boekhouding is het boeken van het startkapitaal. Zonder startkapitaal kunnen er geen financiële verrichtingen gebeuren. Deze verrichting moet je in het kasboek boeken. Klik in het scherm Beheer boekhouding het tabblad Kasboek aan: 7
Om je startkapitaal te boeken druk je op : Nummer: Datum: Vul hier het volgnummer in, dit mag je vrij kiezen (bv.: K/001) Vul hier de datum in waarop je het geld hebt ontvangen, formaat = DD MM JJJJ. Omschrijving: Vul hier een omschrijving in (bv.: Startkapitaal). Debet: Credit: Opmerking: Opslaan: Wanneer het bedrag in de kassa komt (Bv.: startkapitaal of ontvangst van geld bij een verkoop) Wanneer het bedrag uit de kassa gaat (Bv.: betaling van een aankoop) Dit vakje is voorzien om eventueel de boeking van extra uitleg te voorzien (Bv.: Verkoop aandelen) Niet vergeten om je invoer op te slaan. Wanneer je iets fout hebt ingevuld dan zal er bovenaan een rode foutmelding verschijnen, lees 8
deze foutmelding en voer de nodige aanpassingen door. Druk terug op opslaan. Na het opslaan kom je terug op het tabblad van het kasboek terecht. In onderstaand voorbeeld zijn er op 08 09 2010 voor 550,00 Euro aandelen verkocht: Achteraan de boekingsregel vind je 2 iconen, het potloodje om je boeking te wijzigen en het kruisje om je boeking te verwijderen. 2.5 Het Aankoopdagboek Klik in het scherm Beheer boekhouding het tabblad Aankoopdagboek aan: 9
Om je aankoop te boeken druk je op : Datum: Nummer: Leverancier: Vul hier de aankoopdatum in, formaat = DD MM JJJJ. Vul hier het volgnummer in, dit mag je vrij kiezen (bv.: AF/1, AF/2, of 1,2, ). Schrijf dit volgnummer ook op het aankoopdocument, op deze manier kan je Vlajo dossierbeheerder het document snel terugvinden. Vul hier de naam van de leverancier in. Totaal bedrag (incl. btw): BTW percentage: Vul hier het bedrag in dat je aan de leverancier hebt betaald = bedrag INCLUSIEF btw. Vul hier het getal van het BTW percentage in, dus voor 21% BTW vul je hier het getal 21 in. Betaling: Hier kan je kiezen tussen Kas, Bank of Blanco. Wanneer je kas of bank kiest dan moet je in het veld Betaling op de datum van betaling invullen. Op die manier wordt deze betaling AUTOMATISCH in het 10
kasboek of bankboek geboekt. Wens je dat dit niet automatisch gebeurt of je hebt uitstel van betaling gekregen, dan kies je blanco (leeg veld). Betaling op: Opslaan: Vul hier de datum van betaling in (zie uitleg hierboven: Betaling: ) Niet vergeten om je invoer op te slaan. Wanneer je iets fout hebt ingevuld dan zal er bovenaan een rode foutmelding verschijnen, lees deze foutmelding en voer de nodige aanpassingen door. Druk terug op opslaan. Na het opslaan, kom je terug op het tabblad van het aankoopdagboek terecht. In onderstaand voorbeeld is er op 10 09 2010 voor 100 euro (inclusief 21% BTW) aangekocht bij Ava in Sint Niklaas, de aankoop is onmiddellijk cash betaald (kasboek): Onderaan het aankoopdagboek zie je de vakken uit de maandelijkse BTW aangifte. Achteraan de boekingsregel vind je 2 iconen, het potloodje om je boeking te wijzigen en het kruisje om je boeking te verwijderen. Om nog een aankoop te boeken klik je op nieuwe regel toevoegen. 11
2.6 Het Verkoopdagboek Klik in het scherm Beheer boekhouding het tabblad Verkoopdagboek aan: Om je verkoop te boeken druk je op : Datum: Nummer: Vul hier de aankoopdatum in, formaat = DD MM JJJJ. Vul hier het volgnummer in, dit mag je vrij kiezen (bv.: VF/1, VF/2, of 1,2, ). Schrijf dit volgnummer ook op het verkoopdocument, op deze manier kan je Vlajo dossierbeheerder het document snel terugvinden. 12
Klant: Vul hier de naam van de klant in. Totaal bedrag (incl. btw): BTW percentage: Vul hier het bedrag in dat je van de klant hebt ontvangen = bedrag INCLUSIEF btw. Vul hier het getal van het BTW percentage in, dus voor 21% BTW vul je hier het getal 21 in. Betaling: Betaling op: Opslaan: Hier kan je kiezen tussen Kas, Bank of Blanco. Wanneer je kas of bank kiest dan moet je in het veld Betaling op de datum van ontvangst invullen. Op die manier wordt deze ontvangst AUTOMATISCH in het kasboek of bankboek geboekt. Wens je dat dit niet automatisch gebeurt of je hebt uitstel van betaling gegeven, dan kies je blanco (leeg veld). Vul hier de datum van ontvangst in (zie uitleg hierboven: Betaling: ) Niet vergeten om je invoer op te slaan. Wanneer je iets fout hebt ingevuld dan zal er bovenaan een rode foutmelding verschijnen, lees deze foutmelding en voer de nodige aanpassingen door. Druk terug op opslaan. Na het opslaan, kom je terug op het tabblad van het verkoopdagboek terecht. In onderstaand voorbeeld is er op 20 09 2010 voor 200,00 Euro (inclusief 21% BTW) verkocht aan Dhr. Dirk Janssens. Op 25 09 2010 is het geld op de bankrekening gestort (bankboek): 13
Onderaan het verkoopdagboek zie je de vakken uit de maandelijkse BTW aangifte. Achteraan de boekingsregel vind je 2 iconen, het potloodje om je boeking te wijzigen en het kruisje om je boeking te verwijderen. Om nog een verkoop te boeken klik je op nieuwe regel toevoegen. 2.7 Het Kasboek De werking van het kasboek is reeds uitgelegd in punt 2.4 Het startkapitaal boeken. Klik in het scherm Beheer boekhouding het tabblad Kasboek aan. In onderstaand voorbeeld zie je de handmatige boeking van het startkapitaal en de automatische boeking (zie 2.5 Aankoopdagboek ) van de betaling van de aankoop in de Ava te Sint Niklaas. Achteraan de boekingsregel vind je 2 iconen, het potloodje om je boeking te wijzigen en het kruisje om je boeking te verwijderen. Om nog een kasverrichting te boeken klik je op nieuwe regel toevoegen. 14
2.8 Het Bankboek Klik in het scherm Beheer boekhouding het tabblad Bankboek aan. In onderstaand voorbeeld zie je de automatische boeking (zie 2.6 Verkoopdagboek ) van de storting van Dhr. Dirk Janssens op de bankrekening: Om een bankverrichting manueel te boeken druk je op : 15
Nummer: Datum: Vul hier het volgnummer in, dit mag je vrij kiezen (bv.: B/001) Vul hier de datum in waarop je het geld hebt ontvangen, formaat = DD MM JJJJ. Omschrijving: Vul hier een omschrijving in. Debet: Credit: Opmerking: Opslaan: Wanneer het bedrag op de bankrekening komt (Bv.: ontvangst van geld bij een verkoop), moet je dit hier invullen. Wanneer het bedrag van de bankrekening gaat (Bv.: betaling van een aankoop), moet je dit hier invullen. Dit vakje is voorzien om eventueel de boeking van extra uitleg te voorzien. Niet vergeten om je invoer op te slaan. Wanneer je iets fout hebt ingevuld dan zal er bovenaan een rode foutmelding verschijnen, lees deze foutmelding en voer de nodige aanpassingen door. Druk terug op opslaan. Na het opslaan kom je terug op het tabblad van het bankboek terecht. Achteraan de boekingsregel vind je 2 iconen, het potloodje om je boeking te wijzigen en het kruisje om je boeking te verwijderen. Om nog een bankverrichting te boeken klik je op nieuwe regel toevoegen. 2.9 Geldtransfers van kas naar bank (of bank naar kas) Om verlies of diefstal van geld te vermijden is het aan te raden om niet te veel geld in je kassa te bewaren. Dit stort je beter op de bankrekening. In de boekhouding moet je hierdoor 2 verrichtingen boeken: het kasboek crediteren en het bankboek debiteren, dit voor hetzelfde bedrag. In ons voorbeeld hebben we nog 450,00 Euro in de kassa. We storten hiervan 300,00 Euro op de bankrekening, dit geeft volgende schermen. 16
Het kasboek moet gecrediteerd worden met 300,00 Euro Het bankboek moet gedebiteerd worden met 300,00 Euro Wanneer je geld van de bankrekening opneemt om in de kassa te stoppen, moet je in de boekhouding het bankboek crediteren en het kasboek debiteren, en dit voor hetzelfde bedrag. 17
2.10 Het salarisjournaal Klik in het scherm Beheer boekhouding het tabblad Salarisjournaal aan. In de linkse kolom staan de namen van de werknemers die in de fictieve gezinssituatie zijn ingevuld: Klik op de naam van een werknemer om het maandelijks aantal gepresteerde uren van deze persoon in te vullen (hou rekening met de functie) en druk op opslaan.!!! de vakjes die niet ingevuld worden, moeten steeds een 0 als waarde krijgen!!! 18
Herhaal dit voor alle werknemers. In het onderstaand voorbeeld heeft Test Persoon 1 als arbeider 5 uren gewerkt en heeft Test Persoon 2 als bediende 6 uren gewerkt: 2.11 De centralisatie In de maandelijkse boekhouding kan je dagelijks gegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen. Wanneer de maandelijkse boekhouding compleet is, moet je deze centraliseren en dit uiterlijk voor de 10 de van de maand daarop. Dus de boekhouding van september moet uiterlijk 10 oktober gecentraliseerd worden, enz. Klik in het scherm Beheer boekhouding het tabblad Overzicht aan. 19
!!! OPGELET: CONTROLEER STEEDS OF JE DE JUISTE MAAND CENTRALISEERD!!! Klik op de knop Gegevens centraliseren en daarna op Ja. Het volgende scherm verschijnt: Nu de maandelijkse boekhouding gecentraliseerd is, moet je alle originele aankoopfacturen en verkoopfacturen per post opsturen naar jullie dossierbeheerder. (digitale documenten worden NIET aanvaard) Kleef elk origineel aankoopbewijs netjes op een blad papier en schrijf bij het aankoopbewijs het volgnummer op (zie 2.5 Het Aankoopdagboek ). Doe dit ook voor de verkoopbewijzen. Vul daarna de begeleidende brief in (zie bijlage achteraan deze handleiding) en stuur alles samen op per post naar Vlajo. Dit moet uiterlijk voor de 15 de van de maand volgend om de maand van centralisatie toekomen bij jouw dossierbeheerder. Dus voor september is dit 15 oktober, enz. In een gecentraliseerde maand zijn enkel beperkte wijzigingen mogelijk: In het aan en verkoopdagboek kan je per boekingsregel nog steeds kas of bankbetalingen aanduiden, aan de hand van de betalingsdatum weet het programma in welke maand het kas of bankboek aangepast moet worden Het kasboek kan steeds aangepast worden Het bankboek kan steeds aangepast worden Nieuw wijzigingen in de fictieve gezinssituatie hebben geen invloed meer op het salarisjournaal van een gecentraliseerde maand 20
In het boekhoudoverzicht bovenaan het dashboard kan je zien wanneer een maand gecentraliseerd is. De gele kleur duidt aan dat de maand gecentraliseerd is MAAR nog niet verbeterd is: In het betalingsoverzicht onderaan het dashboard vind je terug hoeveel je die maand aan Vlajo moet betalen of van Vlajo moet ontvangen: 21
2.12 De verbetering Van zodra jouw dossierbeheerder de originele documenten met begeleidende brief ontvangen heeft, kan men met de verbetering starten. Eens de dossierbeheerder de boekhouding verbeterd heeft, ontvang je hierover een e mail: Dit is een standaard e mail. Eens je deze ontvangen hebt, surf je naar het digitaal platform van Vlajo (www.vlajoboekhouding.be) en bekijk je het boekhoudoverzicht om te weten of de boekhouding in orde is. 22
In onderstaand voorbeeld kan je aan de rode markering zien dat de boekhouding niet in orde is. De dossierbeheerder heeft één correctie doorgevoerd in het aankoopdagboek en er ontbreekt één verkoopfactuur: 23
Om te zien welke correctie de dossierbeheerder in het aankoopdagboek heeft doorgevoerd, moet je eerst op de maand klikken (september) en daarna op het tabblad van het aankoopdagboek: Uit bovenstaand voorbeeld kan je afleiden dat de dossierbeheerder het btwpercentage naar 6% heeft aangepast, dit wordt gemarkeerd door een rood vakje. Correcties worden enkel door de dossierbeheerder uitgevoerd, op deze manier werk je steeds met correcte gegevens verder. 24
Om te weten welke verkoopfactuur er ontbreekt, klik je op het tabblad van het verkoopdagboek: Uit bovenstaand voorbeeld kan je afleiden dat VF/01 ontbreekt. Daarom is de volledige lijn in het rood gemarkeerd.!!! Ontbrekende aan of verkoopfacturen moet je onmiddellijk met begeleidende brief (zie bijlage) naar jouw dossierbeheerder opsturen!!! 25
Van zodra je dossierbeheerder de ontbrekende stukken heeft ontvangen, wordt dit aangepast op het boekhoudoverzicht. Hierdoor is de boekhouding van die maand in orde en krijgt deze een groen markering: Na het centraliseren van een maand, moet je niet wachten op de verbetering, je kan reeds in de volgende maanden verder werken.!!! OPGELET: Wanneer er in een maand geen verrichtingen zijn (=NIHIL) dan moet je deze maand toch centraliseren!!! 3 Balans, resultatenrekening en liquidatieformulier Deze opties zijn nog in volle ontwikkeling. Hierover ontvangen jullie meer informatie in de loop van het schooljaar. 26
BIJLAGE: BEGELEIDENDE BRIEF (Vul deze brief in en stuur deze elke maand samen met de originele aankoopfacturen en verkoopfacturen op, vergeet voor jezelf geen kopies te nemen van alle stukken. Gebruik ook deze brief om de ontbrekende stukken op te sturen!) 27
Boekhouding van de maand:... Naam van de onderneming:. Nummer van de onderneming:.. Datum: / / Hierbij zenden wij u de volgende documenten: Originele aankoopfacturen nr.:.. Verkoopfacturen nr.:. Ontbrekende documenten nr.:.. Wij verrichten een overschrijving van.. euro op rekening van Vlajo 210 0441351 53 met als mededeling de naam én het nummer van de onderneming. Opsturen naar Vlajo t.a.v. dossierbeheerder Kapeldreef 60 3001 Heverlee Handtekening financieel directeur Handtekening gedelegeerd bestuurder Handtekening leercoach 28