Instructie voor het werken in het Document Center

Instructie voor het werken in het Document Center 1. Introductie... 1 1.1 Protocol... 1 1.2 Opzet... 1 1.3 Procedure... 1 2. Inloggen in het Document Center... 1 2.1 Lidmaatschap... 1 2.2 Inloggen in het VKC... 2 2.3 VKC omgeving instellen... 2 2.4 Rechten om in Document Center te werken... 3 2.5 Startpagina... 4 2.5a Startpagina (alternatief voor farmacie)... 4 3. Instructies... 4 3.1 Knoppeninstructie... 4 3.2 Procesinstructie... 5 4. Indeling werkomgeving... 5 4.1 Indeling... 5 4.2 General... 5 5. Authors Tasks... 7 5.1 Schrijftaken... 7 5.2 Managen document... 8 5.3 Openen document... 11 5.4 Bewerken document... 13 5.5 Opslaan van het document... 13 5.6 Inleveren document voor review... 14 6. Reviewers Tasks...15 6.1 Reviewer krijgt email bericht... 15 6.2 Bekijken document en ophalen review formulier... 16 6.3 Invullen en versturen review formulier... 16 7. Editors Tasks...17 7.1 Open Tasks... 18 7.2. Repository Upload... 19 7.3 Participants... 20 7.4. New Document... 21

1. Introductie 1.1 Protocol Deze instructie geeft een overzicht van de functionaliteiten van het Document Center (DC) of Thesis Document Center (TDC) en de wijze waarop deze functionaliteiten moeten worden gebruikt voor het creëren en opslaan van wetenschappelijke documenten. Men werkt in het DC / TDC volgens het specifiek protocol. Met dit protocol wordt zowel de opzet van een document als de procedure voor het maken ervan geregeld. In het vervolg van deze instructie wordt steeds de term DC gebruikt. 1.2 Opzet De opzet van het wetenschappelijk document wordt via een zogeheten template geregeld. In een template wordt precies aangegeven uit welke onderdelen het document bestaat. Er is voor elk type wetenschappelijk document (geneesmiddelenprofiel, artikel, thesis, etc.) een template beschikbaar.. 1.3 Procedure In het DC zijn de drie rollen vormgegeven die voor het maken van een wetenschappelijk document van belang zijn. Het betreft de rollen van author, reviewer, editor 1. Met elkaar geven zij vorm aan de procedure die moet worden gevolgd wanneer men wetenschappelijk materiaal vervaardigt. In het geval van het DC is de procedure zo vormgegeven dat de editor het gevraagde template klaar zet en de author toegang geeft tot het DC om aan het document te kunnen werken. Als het document volgens de author klaar is, wordt het via de editor naar de reviewers gezonden die het becommentariëren en van een beoordeling voorzien. Deze beoordeling door een expert collega (peer review) heeft als doel het document op zijn wetenschappelijke onderbouwing te toetsen. Wanneer de review proces is afgerond, worden de uitkomsten daarvan via de editor aan de author gecommuniceerd. Dit kan inhouden dat het document wordt afgewezen dan wel (onder voorwaarden van wijziging) wordt geaccepteerd. Als het document is goedgekeurd wordt het door de editor als publicatie opgeslagen in de digitale bibliotheek (repository) van het DC. Het proces van reviewen gebeurt anoniem. 2. Inloggen in het Document Center 2.1 Lidmaatschap Een DC maakt standaard deel uit van de functionaliteiten die bij een Virtueel Kennis Centrum (VKC) horen. Een VKC is het best op te vatten als een online bibliotheek waarin communicatie- en samenwerkingsapplicaties zijn ondergebracht. Een VKC richt zich op een bepaald kennisdomein en vormt het virtuele platform van een groep gebruikers (experts) die met elkaar samenwerkt, informatie uitwisselt, kennis deelt, opslaat en doorzoekbaar maakt. Er zijn VKC s op allerlei domeinen. Een lijst is te vinden op http://partner.library.uu.nl Om te kunnen werken in het DC van een VKC moet men zowel als lidmaat (member) van een VKC zijn geregistreerd als tot het DC zelf zijn toegelaten. Lidmaatschap wordt verstrekt via de beheerder van een VKC. De toegang tot het DC wordt door de editor verstrekt. In onderwijssituaties wordt deze rol vervuld door de docent die het onderdeel begeleidt. Mocht in het geval van een onderwijssituatie een van beide registraties niet hebben plaatsgevonden, meldt men dit aan de docent. 1 de rollen auteur, reviewer en uitgever worden in deze instructie in het Engels geduid vanwege het feit dat de navigatie in het Document Center in het Engels plaatsvindt Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 1

2.2 Inloggen in het VKC Men benadert een VKC via een standaard url welke altijd begint met: http://vlc.library.uu.nl/vkc/ gevolgd door de afkorting van de domeinnaam. Als men een VKC benadert via de daarvoor aangegeven url en men ziet rechtsboven in het scherm Welcome, de eigen Achternaam en Initiaal staan, is men reeds ingelogd in het VKC. In dat geval bent u automatisch toegelaten omdat u uw solis id al hebt gebruikt om in te loggen op de computer waarop u werkt. Ziet u rechtsboven in het scherm echter Sign in staan, moet u alsnog inloggen. Klik dan op Sign in en gebruik uw gewone solis id met de toevoeging soliscom\ om in te loggen en bevestig met uw wachtwoord. Als volgt: Let op: vergeet niet om soliscom\ (met een backslash) voor uw solis gebruikersnaam te zetten. 2.3 VKC omgeving instellen Indien het de eerste keer is dat u een website met een vkc url bezoekt, is het mogelijk dat u de volgende melding te zien krijgt (aan de bovenkant van het venster): In dat geval dient u op deze balk te klikken en vervolgens op Run ActiveX Control klikken: Vervolgens moet u voor de optie Run kiezen in de daaropvolgende dialoogbox: Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 2

Hierna krijgt u nogmaals een soortgelijke melding: Ook hier moet u achtereenvolgens op Run ActiveX Control en Run klikken. Dit hele proces hoeft u doorgaans maar één keer te doorlopen. Voorbeeld Homepage VKC. Gebruiker (Kooistra, Jan) is ingelogd. 2.4 Rechten om in Document Center te werken Eenmaal ingelogd in het VKC kiest u in de menubalk voor Education en vervolgens in het linker menu voor Document Center. Ook hier geldt dat u rechten moet hebben. In dit geval om in het DC te mogen werken. Deze auteursrechten worden u verstrekt door de docent die dit onderdeel begeleidt. In principe gebeurt dit direct nadat u voor het onderdeel bent ingeschreven. U kunt zien of u deze rechten heeft wanneer in het linker menu de optie Document Center zichtbaar is. Ontbreken deze Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 3

rechten stuur dan een mailtje naar de coördinator van het onderwijsonderdeel. Email adres vindt u op de startpagina van een DC. 2.5 Startpagina Als u bent toegelaten tot het DC verschijnt onderstaande startpagina. 2.5a Startpagina (alternatief voor farmacie) Als u bent toegelaten tot het DC in geval van Farmacie verschijnt onderstaande startpagina. Deze heeft een tweetal Tab s: de homepagina en de toegang tot de werkomgeving van het DC. Deze toegang wordt hier aangeduid de naam van het onderwijsonderdeel dat wordt gevolgd: Fa203. 3. Instructies De instructies hoe te werken in het DC vindt men onder de Tab Instructions. Er zijn twee verschillende soorten instructies. 3.1 Knoppeninstructie Het betreft de instructie hoe het DC werkt. Deze zogeheten knoppeninstructie beschrijft de verschillende functionaliteiten van het DC aan de hand van de taken en de rechten die zijn toegewezen aan respectievelijk een author, reviewer of editor. Deze instructie zit standaard in ieder Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 4

DC en is in principe voor ieder template hetzelfde. (Voor het goede begrip: het is de instructie die u nu geopend heeft en doorleest). 3.2 Procesinstructie De proces instructie richt zich op het doen uitvoeren van de opdrachten die studenten achtereenvolgens in de rol van Author en Reviewer moeten uitvoeren in het proces van vervaardiging van een specifiek document. Deze instructie verschilt per type document (artikel, thesis, geneesmiddelenprofiel, etc. ). 4. Indeling werkomgeving 4.1 Indeling Ingelogd en geregistreerd komt men in de werkomgeving van het DC. In de linker kolom verschijnen de opties General en Authors Tasks elk onderverdeeld in een aantal subopties 4.2 General Onder de optie General About wordt in het kort het project of onderwijsonderdeel beschreven waaraan men als author, reviewer of editor werkt Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 5

De optie General Instructions geeft toegang tot beide soorten instructies: de knoppen instructie en de procesinstructie. Deze laatste varieert per project of onderwijsonderdeel (geneesmiddelenprofiel, scriptie, artikel, etc.) waaraan men werkt. De procesinstructie beschrijft het proces van het vervaardigen van het betreffende document stapsgewijs in volgorde van de handelingen die men daartoe in het DC moet verrichten. Men vindt beide instructies via een link in de tekst. De optie General Search Repository geeft toegang tot de database waar de documenten (geneesmiddelenprofielen, scripties, artikelen, etc.) worden opgeslagen wanneer zij klaar en goedgekeurd zijn. Ze worden daar bewaard en doorzoekbaar aangeboden aan de leden van het Virtuele Kennis Centrum waarvan het DC deel uit maakt. In de repository kan men kiezen voor verschillende collecties (Human Medicine, Pharmacy FA203 en Veterinary Medicine) en via keuzemenu s is de zoekvraag te specificeren. Het uploaden van de definitieve documenten in de repository is een taak van de Editor. Een nadere uitleg vindt u in paragraaf 7.3 Repository Upload. Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 6

5. Authors Tasks 5.1 Schrijftaken Via de optie Authors Tasks komt men in de ruimte van het Document Center waar men zijn schrijftaken ophaalt. Een schrijftaak wordt door de editor (meestal de docent) aangemaakt onder een bepaalde titel. Er zijn daar twee opties: All My Active Tasks en All my Tasks. Het verschil tussen beide zit in de omstandigheid of men op dat moment taken heeft uitstaan die een inlevertermijn hebben (All My Active Tasks) of dat men zijn taken heeft afgerond. In het laatste geval vindt men zijn werk terug in de box All my Tasks die feitelijk als een persoonlijk archief fungeert. Als men geen schrijftaken toegewezen heeft gekregen of als men zijn lopende taken heeft afgerond, krijgt men de melding: There are no items to show in this view of the "Tasks" list. Heeft men wel schrijftaken dan verschijnen deze in de box All My Active Tasks in een tabel met daaraan gehecht informatie over het proces waarin het document zich bevindt en over de taken die u daarbij geacht wordt uit te voeren. Dit geldt voor alle documenten waarvan u (mede-) author bent. In het voorbeeld is één schrijftaak te zien. Door rechts in deze tabel (onder Description) te klikken krijgt men de mogelijkheid het document te openen. In dit voorbeeld is dat het eerst getoonde document: Write Ulipristal een nieuwe selectieve progesteron recept. Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 7

Als men hierop klikt verschijnen er een aantal opties om het document te openen, te bewerken en van extra informatie te voorzien. Op het voorbeeldscherm hieronder ziet men: Inlognaam rechts boven dat System account het document heeft bewerkt dat twee auteurs (Hopstaken en Kooistra) toegang tot dit document hebben en samen deze werkruimte beheren dat men de mogelijkheid heeft een nieuw document aan het bestaande te koppelen, bijvoorbeeld andere artikelen etc. dat men taken, discussie, links rond het document kan toevoegen dat er een link is naar de review bibliotheek maar dat er aldaar geen items zijn die op dit document betrekking hebben voorts ziet men of het document is voor bewerking beschikbaar is (men ziet dan het icoon:,) dan wel of het document is uitgelogd voor bewerking door een andere auteur (men ziet dan een gewijzigd icoon: ) Men kan in dat laatste geval niet direct aan het document werken maar wel aan een kopie om deze later weer met het orgineel samen te voegen (zie aldaar). 5.2 Managen document Om het document te openen gaat men met de muis in de balk van de Short Title staan, links van het rondje van de kolom Modified by en klik op de pijl Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 8

Men krijgt dan het onderstaande rolmenu. In het rolmenu verschijnen een aantal mogelijkheden voor verdere bewerking: Submit For Review: men kan het document versturen naar de editor voor de review, het systeem vraagt nogmaals of men dat echt wil en controleert of het beschikbaar is. View Properties: men kan de eigenschappen opvragen (versies, data, bewerkingen door andere auteurs) Edit Properties: men kan de eigenschappen van het document definitief vastleggen (hiervoor moet men eerst uitchecken) Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 9

Edit in Microsoft Office Word: men kan hier het document openen om het te bewerken. Men gaat dan naar de gezamenlijke werkruimte in Word. Om daar te komen moet men opnieuw inloggen met soliscom\solisid en wachtwoord. Later meer over deze werkruimte. Delete: men kan het document verwijderen. De editor behoudt altijd een exemplaar voor het geval dit per ongeluk gebeurt. De editor verwijdert vervolgens het document definitief. Send to: men kan het document versturen Check out / check in: men kan het document uitchecken, om er aan te schrijven. Dat betekent dat het voor de andere authors is geblokkeerd. De andere authors kunnen het wel opvragen en er aan werken maar de wijzigingen pas kunnen doorvoeren als het weer ingechecked is. In het voorbeeld is het document al uitgechecked door vkc1 om er aan te werken. Vkc1 kan dit ongedaan maken (Discard Check out), wat niet is gebeurd, en ondertussen probeert vkc2 het document te openen en krijgt de onderstaande melding, Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 10

Version history: men kan de historie van het document opvragen Workflows: optie workflow (staat uit) Alert: men kan verschillende soorten alert op het document aanzetten 5.3 Openen document Als men de omgeving benadert en het document staat niet uitgechecked (standaard Word icoon is zichtbaar) kan men het document op twee manieren opvragen: 1. door direct op het standaard Word icoon te klikken Men krijgt dan het verzoek opnieuw in te loggen en daarna wordt het document geopend in de werkomgeving als read only (men kan er niet aan werken). 2. door het uitrolmenu te openen en op Edit in Microsoft Word Office te klikken. Men krijgt in dat geval het verzoek het document uit te checken. Als dit is gebeurd (klikken op Check out) en Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 11

men opnieuw heeft ingelogd, wordt het document geopend in de werkomgeving en kan in het template van het document worden gewerkt.. In de werkomgeving verschijnt het document in de vorm van het lege template en men vindt in de werkomgeving informatie over het document en de eventuele aanwezigheid van andere auteurs in deze werkruimte. Men kan aan de slag. Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 12

5.4 Bewerken document Als het document is uitgechecked en geopend, verschijnt in het rechtergedeelte van het scherm van Microsoft Word een heeft u nu ook direct toegang tot de functionaliteit van de collaboratory. Zo is het onder andere mogelijk om te zien wie online is, en openstaande taken en documenten te bekijken. Het bewerken van het document is geen onderdeel van deze knoppeninstructie (afgezien van het template) en gebeurt in overstemming met (mede-) authors en/of de afspraken over inhoud en kwaliteit zoals deze met de editor (docent) zijn gemaakt. In geval van een onderwijssituatie dient de procesinstructie om de voortgang van het schrijf- en reviewproces aan te sturen. Toelichting op de tabbladen: Status informatie: bijvoorbeeld of het document is afgekeurd of niet. Leden: alle leden van de gedeelde werkruimte zijn hier zichtbaar. Taken: hier zijn alle taken (bijvoorbeeld schrijf of peer review) zichtbaar. Documenten: alle documenten van de gedeelde werkruimte zijn hier direct toegankelijk. Links: hier kan men relevante links delen. Document informatie: hier kan men metadata bekijken. 5.5 Opslaan van het document Indien u een document wilt opslaan 1. klik op het diskette icoon in de werkbalk van Word, 2. waarna het document direct op de server van de werkomgeving zal worden opgeslagen. 3. Bij het afsluiten van het document wordt gevraagd: Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 13

Bij de keuze voor Check in file wordt gevraagd om eventueel commentaar: 5.6 Inleveren document voor review Als het werk aan het document is voltooid moet het worden ingeleverd om door anderen gereviewd te kunnen worden. Let op: Na inleveren kan er niets meer in het document veranderd worden Om het document in te dienen voor review a. ga met de muis in de balk van de Short Title staan en klik op de pijl b. het onderstaande rolmenu. wordt getoond Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 14

Na de keuze voor Submit voor review wordt nogmaals een bevestiging gevraagd: Klik op Submit om de keuze te bevestigen. 6. Reviewers Tasks 6.1 Reviewer krijgt email bericht Volgens de procedure voor het vervaardigen van wetenschappelijke documenten moeten deze (anoniem) worden gereviewed door collega wetenschappers met het oog op het vaststellen van hun kwaliteit. In het DC ontvangt de editor (docent) van de author (of van een de authors, en wie het verstuurt maakt niet uit) het document om het door te sturen naar de reviewers. De editor wijst de reviewers aan door hen te selecteren in het menu (zie editor instructie). Als u als reviewer bent aangewezen, verschijnt deze optie automatisch in uw systeem en is in uw takenlijst te zien welke review taken aan u zijn toegewezen. Van deze taken ontvangt u ook e-mailberichten waarmee u ook direct het beoordelingsformulier en betreffende document kunt bekijken. Zie voorbeeld hieronder. Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 15

6.2 Bekijken document en ophalen review formulier Zowel onder Reviewers Tasks in het DC als in de e-mail worden 2 opties aangeboden: Daar heeft men toegang tot: o o het document het beoordelingsformulier. 2 opties: 1. Bekijken document 2 opties: 1. Bekijken document 2. Invullen review formulier 6.3 Invullen en versturen review formulier Bij ieder type wetenschappelijk document hoort een vast review formulier. Dit formulier kent gesloten en open vragen. Hoe om te gaan met het inhoudelijk beoordelen van het document en het daarop invullen van de open en gesloten vragen op het formulier, is een zaak van de authors onderling en/of de editor (docent). Daarover is in de procesinstructie informatie opgenomen. Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 16

Na het lezen van het document kan men het beoordelingsformulier invullen en versturen: Let op: Door op de Save knop te drukken zal het formulier worden opgeslagen en tegelijk worden verstuurd naar de editor. Er is dus geen aparte Submit functie. Vergeet niet zelf een Eindcijfer te geven Zodra het laatste onderdeel van het formulier is ingevuld, kunt u het formulier niet meer wijzigen. 7. Editors Tasks In het Document Center heeft de editor de taak om voor een gebruiker de Document Space (DS) aan te maken. De DS is de werkruimte waar de taken zichtbaar zijn die bij het maken van een document vervuld moeten worden. Het gaat om de functionaliteiten die nodig zijn om de taken van het schrijven, reviewen en uitgeven van het document uit te kunnen voeren. In het DS zijn onder Editors Tasks in de linker menubalk een aantal opties zichtbaar: In het DS zijn onder Editors Tasks in de linker menubalk een aantal opties zichtbaar: Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 17

7.1 Open Tasks Hier vindt u de taken die u als editor nog moet vervullen (Unfinished Editor Tasks). Op het scherm zijn een aantal opties zichtbaar die de stand van zaken rond het betreffende document aangeven. Het gaat om de Status van het document (In Progress), de Startdatum, de Inleverdatum (Due Date), de mogelijkheid het document in te zien (View the Document) en de twee opties waarmee men als editor kan handelen in het proces van het vervaardigen van het document: 1) Reject/Submit for Review en 2) Finalize 2 opties: 1. Bekijken document 2. Reject/Submit of Finalize Reject or Submit for review Bij dit type taak (precheck document) kunt u bepalen of u het document terugstuurt naar de auteur (status rejected ) opdat deze er nog een keer naar kijkt (het later opnieuw instuurt) of dat u het doorstuurt ter review (status submitted for review ). U kunt daarbij commentaar toevoegen. Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 18

Finalize document In dit geval krijgt de editor het document terug van de reviewers. Nu kunt u bepalen of het document van voldoende kwaliteit is, bij een te lage score (minder dan 3) krijgt het document de eindstatus reviewed and rejected. Bij 3 of hoger wordt het reviewed and accepted. Ook hier kunt u commentaar toevoegen. Indien het wordt geaccepteerd, wordt het document opgeslagen in de repository. 7.2. Repository Upload Om documenten in de repository te plaatsen is een afzonderlijke login noodzakelijk. Daarvoor moet u contact opnemen met Dafne Jansen (d.jansen@uu.nl). Pas dan krijgt u optie Upload aangeboden. Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 19

Als u kiest voor Upload krijgt u een vervolgscherm waarin de twee versies van één bestand (Word_XML en PDF) kunt uploaden: Als u een bestaand document wilt vervangen dan moet u dat betreffende document eerst opzoeken in de Repository, het documentnummer noteren en dit vervolgens bij het uploaden vermelden. 7.3 Participants Op deze plaats kan de editor gebruikers toevoegen aan het DC in de rollen dit zij daar dienen te gaan vervullen (Author, Reviewer). De lijst waaruit deze gebruikers kunnen worden geselecteerd is de ledenlijst van het VKC. Zodoende moet om een gebruiker toegang te geven tot het DC deze al lidmaat zijn van het VKC (waarvan het DC deel uit maakt). De ledenlijst van het VKC vindt men op de Home page van het VKC. Binnen het VKC zelf wordt weer onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten rollen al naar gelang de rechten die men binnen een VKC heeft (Members, Scientists, Projectleaders, etc.). Voor het kunnen werken in het DC is het voldoende om in het VKC als Member geregistreerd te staan. Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 20

7.4. New Document Voordat een author kan gaan schrijven aan het document (artikel, thesis, geneesmiddelenprofiel, etc.) moet de editor eerst een gedeelde werkruimte aanmaken. De redenen om dit door de editor te laten doen, zijn van administratieve aard en afkomstig van de wens om het DC ook in het onderwijs te kunnen inzetten. Op deze manier kan de editor het document in het systeem blijven volgen. Klik op: New document en er verschijnt een invulscherm waarin de informatie behorend bij het document kan worden ingevoerd. Document Space Met het invullen van het scherm creëert u voor het document automatisch de bijbehorende document space. Het betreft: invoeren titel document (de werkelijke titel van het document met daarin herkenbare (tref-) woorden die aangeven waarover het document gaat). Let op: wat men feitelijk (onder een titel) aanmaakt, is een nog leeg template dat men daarna gaat invullen (met tekst, afbeeldingen, etc.) invoeren korte titel (deze dient voor de navigatie omdat de werkelijke titel te lang is om mee te navigeren) de datum selecteren waarop u / uw medeauteurs het document moeten inleveren (hierover verschijnt automatisch een email bericht als het zover is). het template kiezen van het soort document waaraan u wilt werken (selectie via uitrolscherm indien van toeapassing). medeauteurs selecteren NB: nu is een document aangemaakt (leeg template van een bepaald type) onder de titel die u er aan gaf. Dit is het origineel. Het wordt gedurende de gehele procedure herkend en gevolgd (versie beheer slaat op dit origineel, wie er aan heeft gewerkt, etc.). Er kunnen kopieën van worden Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 21

gemaakt maar deze worden als kopie herkend. Onder bepaalde condities krijgt men het document als alleen te lezen (read only) te zien en kan men het niet wijzigen. Verplicht!!! Einddatum Template Let op: U moet niet vergeten de Short Title in te voeren, anders heeft u geen toegang tot uw document en kunt u niet navigeren. Afhankelijk van het onderwijsonderdeel waarvoor het DS wordt ingezet kan men kiezen uit een of meer templates (Bij FA-203 alleen: Geneesmiddelprofiel_FA-203_template) De Editor kan nu ook al direct andere gebruikers toevoegen: Het toevoegen gebeurt via icoon. Door op het icoon te klikken, verschijnt er een venster waarin de namen van de mede auteurs staan waaruit geselecteerd kan worden om ze toe te voegen aan het document (moeten als lidmaat van het VKC geregistreerd zijn). Het koppelen gebeurt op basis van SolisID s. De Editor kan hier ook direct de SolisID s van de auteurs invullen (bijvoorbeeld: Janse012; Visse103; ), Door op de Add knop te drukken worden de gebruikers toegevoegd aan de lijst: Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 22

Ingevuld scherm voor document In zijn mailbox ontvangt de auteur het volgende bericht (gedeeltelijk weergegeven) Via de link(s) in de e-mail kan men snel naar het document toe. Werkinstructie Document Center 2010 vs.1 23