Werken met Google Docs en Google Drive Eric Akkerman (LET)/Rob van Leeuwen (UBVU) Google Docs is een verzameling webgebaseerde programma's voor het creëren, bewerken en delen van documenten, spreadsheets, presentaties, tekeningen en formulieren. Deze online documenten zijn geïntegreerd met andere Google Apps-diensten en bieden krachtige real-time samenwerkingsfuncties. Google Drive is een online locatie waar je al je bestanden, inclusief Google Docs, kunt opslaan en beheren vanaf elk apparaat met een internetverbinding. Het werken met Google Docs vindt tegenwoordig plaats vanuit Google Drive, de twee onderdelen werken nauw met elkaar samen: al je Google Docs verschijnen automatisch in je Google Drive en kunnen zo worden gedeeld met andere gebruikers. Google zelf zegt het zo: Google Drive and Docs are the components of an integrated service that provides a single place to store, access, create, edit, and share documents, files, and folders of all types. 1 Inloggen op Google Drive met je VUnet-id Ga naar accounts.google.com Vul bij e-mail je VU-e-mailadres in en laat het wachtwoord leeg N.B. Gebruik hier je e-mailadres met je naam, dus in de vorm j.vander.dijken@student.vu.nl Klik op het plaatje van de VU in het schermpje dat verschijnt Log nu in met je VU-net-id (drie letters + drie cijfers) en het bijbehorende wachtwoord Geef bij de eerste keer dat je Google Apps VU gebruikt in het venster dat verschijnt toestemming om je e-mailadres te gebruiken. Je bent nu ingelogd op Google Apps VU en kunt gebruik maken van verschillende online toepassingen van Google. Mogelijke problemen Als je al bent ingelogd met een (privé) Google-account is dat zichtbaar op accounts.google.com omdat dan rechtsboven je accountnaam staat. Als dat zo is, moet je uitloggen. Dat doe je door op je accountnaam rechtsboven te klikken en daarna op Afmelden of Sign-out'. Log daarna in zoals bij stap 1 aangegeven Andere aanmeldproblemen: kijk eerst op deze pagina: http://support.google.com/accounts/bin/static.py?hl=nl&ts=1687386&page=ts.cs&from=1687386&rd=2 Als je er niet uitkomt, stuur dan een bericht naar rob.van.leeuwen@vu.nl - 1 -
Als je voor de eerste keer inlogt met je Google account, kom je terecht in een welkomstvenster van Google Drive. Je kunt dan indien gewenst het introductiefilmpje bekijken. Als je daadwerkelijk wilt beginnen, klik je op de knop [Naar Google Drive]: Je krijgt dan een nieuw welkomstvenster: LET OP: Op de VU moet je dit NIET doen, op je eigen apparaat (pc/mac, tablet of smart phone) zou je hier wel voor kunnen kiezen: Google drive wordt dan in je bestandsoverzichten gepresenteerd (naast de harde schijf, je memory stick, CD-ROM-drive, e.d.). Als je dit venster sluit, kom je terecht op Google Drive: 2 Het aanmaken van een gedeeld Google document Je creëert als volgt een gedeeld document: 1. Klik op de knop [Maken] en selecteer de optie Document. Er wordt nu een nieuw, naamloos document geopend. 2. Wijzig de naam via Bestand > Naam wijzigen. Geef het bestand als naam ICTopdracht, gevolgd door jullie twee namen (dus b.v. ICT-opdracht Nel de Jong en Eric Akkerman). - 2 -
3. Klik op de knop [Delen] (rechts bovenaan het venster): en vul onder Personen toevoegen: het e-mailadres in van je groepspartner. N.B. Het gaat ook hier om het e-mailadres met de naam. Zorg dat de optie Mag bewerken is geselecteerd. Klik daarna op [Delen en opslaan]: 4. Zet bovenaan het lege document Opdracht 2 cursus ICT leer- en begeleidingsmateriaal en daaronder jullie namen. Sluit het venster met daarin het document. N.B. Alle wijzigingen die je aanbrengt in een Google document worden automatisch opgeslagen, je hoeft het bestand dus niet zelf op te slaan. 5. Het andere lid van je groepje logt vervolgens in op Google Docs en kijkt of zij/hij het toegang heeft tot het zojuist gecreëerde document en het kan bewerken. Als dat het geval is, kunnen jullie aan de slag! 3 Werken met Google Docs > documenten Google Docs > documenten werkt ongeveer zoals Word, maar het heeft niet exact dezelfde functies: sommige functies ontbreken (bijv. wat betreft het bewerken van illustraties), andere functies zijn extra. Een handleiding van de basisfuncties bij het werken met documenten vind je hier: https://support.google.com/docs/bin/answer.py?hl=en&answer=143206&topic=21008&rd=1 N.B. Een meer algemene handleiding van Google Docs vind je via support.google.com/docs/ LET OP: Google Docs slaat voortdurend je werk op, vandaar dat er geen Save-knop of vergelijkbaar menu-item beschikbaar is. Dit opslaan gebeurt op een web server van Google (in the cloud, zoals dat wel wordt genoemd). N.B. Je kunt een Google Docs bestand ook opslaan op je eigen computer, via Bestand > Downloaden als. Je kunt die kopie dan echter niet meer delen met anderen. Als iemand die bewerkrechten op het document heeft dit aanpast, gaan de versies dus uit elkaar lopen. 4 Werken met commentaar Opmerkingen Net als in Word kun je een stuk tekst selecteren en daarbij een opmerking invoegen: Insert > Comment. In Google Docs is het mogelijk om op opmerkingen te reageren. - 3 -
Als je een opmerkingendiscussie wilt afsluiten, klik je op Resolve. De opmerking verdwijnt dan uit de tekst maar is nog wel te achterhalen via de Comments rechtsboven. 5 Overzicht van veranderingen Je kunt een overzicht krijgen van alle veranderingen via File > See revision history. Als je in de rechterkolom op een versie klikt, zie je in kleur de tekst die veranderd is. Helaas moet je wel zelf die tekst zien te vinden, dus bij een lang document is dit niet handig. Om verder te werken moet je eerst de Revision history afsluiten met de X rechtsboven. - 4 -
6 Het document delen met je docenten en je medecursisten Als je klaar bent met de uitwerking van de opdracht moet je het bestand delen met je docenten en je medecursisten. Vergeet dit niet te doen! Je doet dit als volgt: 1. Open (indien nodig) het document met de uitwerking van jullie opdracht in Google Docs. 2. Klik weer op de knop [Delen] (rechts bovenaan het venster): 3. Open het bestand e-mailadressen.txt (zie Blackboard), verwijder daaruit de e mailadressen van je groepje (zorg dat er tussen de e-mailadressen één komma gevolgd door een spatie staat) en kopieer daarna de gehele inhoud (ctrl + a, gevolgd door ctrl + c). 4. Plak de inhoud van het bestand (ctrl + v) in het kader onder Personen toevoegen: het e-mailadres in van je groepspartner. Zorg nu dat de optie Kan weergeven is geselecteerd. Klik daarna op [Delen en opslaan]: 5. De geselecteerde personen zien nu in hun Google Docs overzicht jullie bestand en kunnen dit lezen (maar niet bewerken). Omdat alle groepjes dit zo doen, kan je zelf de dag voor het college in je eigen Google Docs overzicht alle documenten van de andere groepjes zien en openen. - 5 -