FMP360 Online Frequently Asked Questions (FAQ)
Inhoud FAQ Plan Info... 3 Hoe kan ik een order aanmaken... 3 Hoe kan ik een order plannen op een buitendienst medewerker... 3 Wat betekenen de kleuren in het blokje van de buitendienstmedewerkers?... 3 Hoe weet ik of een order (al) zichtbaar is in de agenda van de buitendienstmedewerker?... 3 Waarom kan ik een buitendienst medewerker niet vinden bij het plannen van een order... 4 Bij het plannen verschijnt steeds de melding Plan start ligt na laatst... 4 Ik kan een Order niet terugvinden in het planbord of in de orderlijst... 4 De order is nog zichtbaar in het planbord als gepland, maar de medewerker heeft deze wel al afgerond.... 5 FAQ FMP360 app... 6 Ik krijg een foutmelding bij het inloggen terwijl ik de juiste gegevens ingevuld heb.... 6 Ik krijg een foutmelding als ik een werkorder wil starten.... 6 Bij het uitloggen krijg ik de melding dat niet alle berichten verzonden konden worden. Gaat er nu data verloren?... 6 Ik krijg in de App een melding (geluid en notificatiebalk) dat er een nieuwe order binnen is, maar ik zie deze niet meteen in mijn agenda.... 6 Om een probleem te onderzoeken is mij gevraagd de diagnosegegevens te versturen. Hoe doe ik dat?... 6 Hoe kan ik detecteren of ik een actieve dataverbinding heb?... 6 Mijn app is in het Engels, terwijl mijn telefoon op Nederlands is ingesteld. Hoe krijg ik de app ook in de Nederlandse taal?... 7 Is mijn data op de app veilig?... 7 FAQ Veel voorkomende meldingen... 8 User not found with provided credentials... 8 Error authenticating on server, please contact system administrator... 9 Failed logon attempts reached. User temporarily locked... 10 2
FAQ Plan Info Hoe kan ik een order aanmaken - Een order wordt in het menu Call-Intake aangemaakt door eerst de klant of object te selecteren, en bij de klant of object te kiezen voor de optie: o Nieuwe order: Kies hiervoor als u meerdere orders aan wilt maken. Het menu Call- Intake blijft actief en het is eenvoudig om nog een order aan te maken. o Plan order: Kies hiervoor als u na het aanmaken van de order, deze order meteen in wilt plannen bij een buitendienst medewerker. De aangemaakte order wordt getoond in het menu Plan info, en kan eenvoudig ingepland worden bij een beschikbare buitendienst medewerker. Hoe kan ik een order plannen op een buitendienst medewerker - Een order plant u op een buitendienstmedewerker door de betreffende order te openen in Plan Info en: o de betreffende buitendienst medewerker te kiezen bij de sectie Planning in de order. o de status te wijzigen naar Gepland bij de Status keuzelijst onder de sectie Ordergegevens. o De wijzigingen door te voeren door middel van de knop Gepland. Wat betekenen de kleuren in het blokje van de buitendienstmedewerkers? Wit = De buitendienstmedewerker heeft vandaag geen orders of de status is onbekend Groen = De buitendienstmedewerker loopt op schema Geel = De buitendienstmedewerker loopt tussen de 0 en 5 minuten achter op schema Rood = De buitendienstmedewerker loopt meer dan 5 minuten achter op schema Hoe weet ik of een order (al) zichtbaar is in de agenda van de buitendienstmedewerker? Aan het symbool (enveloppe) in een order kunt u zien of deze (al) zichtbaar is in de agenda van de buitendienstmedewerker. Bij een gesloten enveloppe met een vinkje is de order zichtbaar in de agenda van de buitendienst medewerker. Als de enveloppe nog open is met een pijltje dan is de order nog niet zichtbaar in de agenda van de buitendienst medewerker. Een order is nog niet zichtbaar in de agenda van de monteur als de order voorbij de synchronisatiehorizon van het planbord valt (meer dan 7 dagen vooruit). Zodra deze binnen de synchronisatiehorizon valt zal deze order automatisch worden verzonden. De order is al wel verzonden maar nog niet ontvangen omdat de buitendienstmedewerker nog niet online is geweest. 3
Waarom kan ik een buitendienst medewerker niet vinden bij het plannen van een order - In FMP360 zijn er diverse restricties bij het kiezen van de buitendienst medewerker waarop de order gepland kan worden. Een buitendienst medewerker wordt in de keuzelijst getoond als deze aan de volgende voorwaarden voldoet: o De buitendienst medewerker moet als actief geregistreerd staan. o De buitendienst medewerker moet toegewezen zijn aan de Regio waarin de order actief is. De Regio waarin de order actief is, staat bij de adresgegevens en is per order te wijzigen. o De buitendienst medewerker moet het Buitendienst medewerkergroep kenmerk hebben wat aan de order toegewezen is. De Buitendienst medewerkergroep staat in een order vermeld onder de kop Planning, bij de sectie met het Buitendienst medewerker symbool. o De buitendienst medewerker moet de Vaardigheden toegewezen hebben gekregen die vermeld staat bij Vaardigheid bij de Activiteit gegevens. - De vermelde kenmerken van een medewerker: Actief, Regio, Monteurgroep, Vaardigheden zijn allen toe te wijzen met behulp van de optie Gebruiker buitendienst in het menu Stamgegevens beheer. Bij het plannen verschijnt steeds de melding Plan start ligt na laatst - Bij het aanmaken van een Order kan er een Responstijd worden ingevoerd. Deze responstijd bepaald binnen welke tijdsbestek de order uitgevoerd moet worden. Als een order niet binnen deze tijdsbestek wordt ingepland, verschijnt bij het plannen de melding Plan start ligt na laatst. o De Responstijd is in de order te vinden onder de kop Activiteit gegevens, bij de sectie met het Kalender symbool. Bij het aanmaken van een order worden de standaard responstijden van een Activiteittype ingevoerd. Deze standaard responstijden kunnen worden beheert via de optie Activiteittype in het Stamgegevens beheer menu. Ik kan een Order niet terugvinden in het planbord of in de orderlijst Om Orders terug te vinden zijn er een aantal mogelijkheden: o De order zoeken door middel van de Orderlijsten: Zoek order op status, type en urgentie. Hiermee kunt u eenvoudig een aantal orders zoeken die aan bepaalde kenmerken voldoen, bijvoorbeeld alle orders die nog niet gepland zijn. Zoek order op ordernummer. Hiermee kunt u eenvoudig een order zoeken op een bepaald specifiek kenmerk, bijvoorbeeld een ordernummer of een postcode. o De order zoeken via Call-intake: Via call-intake kunt u ook eenvoudig alle orders zien van een bepaalde klant of object. Om een order vervolgens in te plannen via Plan info, kan via de orderlijst Zoek order op ordernummer de order gezocht worden met behulp van het betreffende Ordernummer. Als een order niet terug te vinden is in het Planbord, dan kan dat diverse redenen hebben: o De order voldoet niet aan de volgende kenmerken: De order is (nog) niet gepland. Dit is eenvoudig na te gaan middels het opzoeken van de order via de orderlijst. 4
De order is gepland op een Buitendienst medewerker die niet in het planbord getoond wordt. Middels diverse opties is in te stellen dat Buitendienst medewerkers al dan niet getoond worden in het Planbord. Als u een bepaalde medewerker niet ziet, verifieer dan de filters. De order is niet gepland op het betreffende tijdstip. Dit is eenvoudig na te gaan middels het opzoeken van de order via de orderlijst. De order is nog zichtbaar in het planbord als gepland, maar de medewerker heeft deze wel al afgerond. Als een buitendienst medewerker een order heeft afgerond, dan worden de door de medewerker ingevoerde gegevens gesynchroniseerd met FMP360 online. Deze synchronisatie is afhankelijk van de kwaliteit van de dataverbinding van de medewerker. Bij een slechte dataverbinding kan het enige tijd duren voordat de gegevens zijn gesynchroniseerd. TIP: In het planbord is bij de medewerker te zien wanneer de medewerker voor het laatst zijn gegevens heeft gesynchroniseerd. Het connectie-symbool heeft een Mouse-over functionaliteit waarin met een tijdstip wordt getoond wanneer de gegevens van de betreffende medewerker het laatst zijn gesynchroniseerd. 5
FAQ FMP360 app Ik krijg een foutmelding bij het inloggen terwijl ik de juiste gegevens ingevuld heb. Bij eerste keer inloggen dient de opstartlink gebruikt te worden. Een actieve internetverbinding is noodzakelijk als: o er voor het eerst wordt ingelogd o er vijf dagen achtereen offline gewerkt is Ik krijg een foutmelding als ik een werkorder wil starten. Het kan voorkomen dat nog niet alle stamdata binnen is gekomen als men de werkorder start. Dit komt met name voor als de app voor de eerste keer wordt opgestart. Wacht tot rechtsboven geen waarschuwingsteken meer zichtbaar is. Een keer uitloggen en vervolgens weer inloggen verhelpt dit probleem. Bij het uitloggen krijg ik de melding dat niet alle berichten verzonden konden worden. Gaat er nu data verloren? Nee, als u de app niet verwijdert gaat er geen data verloren. Er was tijdens het uitloggen geen dataverbinding beschikbaar. Alle data blijft veilig bewaard en wordt verzonden zodra u weer ingelogd bent en er een actieve dataverbinding beschikbaar is. Ik krijg in de App een melding (geluid en notificatiebalk) dat er een nieuwe order binnen is, maar ik zie deze niet meteen in mijn agenda. U krijgt inderdaad eerst een melding (geluid en in de notificatiebalk) en na maximaal 40 seconden ziet u de order in uw agenda. Dit heeft te maken met het correct verwerken van de order. Om een probleem te onderzoeken is mij gevraagd de diagnosegegevens te versturen. Hoe doe ik dat? U klikt op de Menu-knop en kiest vervolgens de optie Over. In dit scherm vindt u onderaan de optie verstuur diagnosegegevens naar server. Als u daarop klikt krijgt u de melding dat de diagnosegegevens verzonden zijn. Hoe kan ik detecteren of ik een actieve dataverbinding heb? Dit is op twee manieren te detecteren: o Rechtsboven in de app is een icoontje zichtbaar. Als er een goede dataverbinding beschikbaar is, dan wordt er een vinkje weergegeven: Indien er een synchronisatieprobleem is door een slechte dataverbinding, dan wordt o dit kenbaar gemaakt door weergave van het volgende icoon: U klikt op de Menu-knop en kiest vervolgens de optie Over. In dit scherm ziet u wanneer de app voor het laatst gesynchroniseerd is. Dit wordt elke paar minuten bijgewerkt. Als er meer dan 5 minuten voor het laatst gesynchroniseerd is, dan kan dit duiden op een slechte dataverbinding. 6
Mijn app is in het Engels, terwijl mijn telefoon op Nederlands is ingesteld. Hoe krijg ik de app ook in de Nederlandse taal? Standaard is de app uitgegeven in de Engelse taal, maar zodra u ingelogd bent wordt de taal van de app gedetecteerd en wordt er op de achtergrond de Nederlandse vertalingen gedownload. Dit duurt 2 tot maximaal 15 minuten. Als u vervolgens uitlogt en weer opnieuw inlogt is de app ingesteld op de Nederlandse taal. Is mijn data op de app veilig? Ja, uw data is veilig. Het FMP360 platform maakt gebruik van een versleutelde verbinding. Ook de aanwezige data op de app is versleuteld opgeslagen. U dient bij diefstal of verlies wel direct contact op te nemen met Tensing support om het gebruikersaccount te blokkeren om misbruik te voorkomen. 7
FAQ Veel voorkomende meldingen User not found with provided credentials - De door u gebruikte username en/of wachtwoord is niet juist en komt niet overeen met uw gegevens zoals aangemaakt door uw administrator. U kunt in het planbord onder tabblad: stamgegevens beheer -> Gebruiker Buitendienst -> Medewerker selecteren -> Stamgegevens. Hieronder een screenshot waarbij e-mail de username is en wachtwoord het password. Controleer of deze gegevens kloppen met de door u ingevoerde gegevens in de FMP360 app. 8
Error authenticating on server, please contact system administrator - De door u ingevulde Group is niet correct. Controleer de group in het planbord. Bovenaan de pagina naast uw inlognaam staat de naam van de group. 9
Failed logon attempts reached. User temporarily locked - U heeft meer dan 3x een foutief wachtwoord ingevuld. Uit veiligheidsoverwegingen wordt u nu tijdelijk de toegang tot de app ontnomen. Na 15minuten mag u weer 3 pogingen wagen. Tip: Uw beheerder kan in het planbord uw wachtwoord controleren en zelfs wijzigen. Ga daarvoor naar tabblad: stamgegevens beheer -> Gebruiker Buitendienst -> Medewerker selecteren -> Stamgegevens. 10