Handleiding EduArte Absentiemeldingen Handleiding EduArte Pagina 1 van 19
Versie Datum Omschrijving Door 0.1 22-07-2013 Eerste oplevering Ton Aerts 0.2 25-7-2013 Wijzigingen na review Ton Aerts 1.0 29-7-2013 Definitief Ton Aerts 1.1 13-11-2013 Zie wijzigingen hoofdstuk 0.1 Ton Aerts 1.2 30-7-2014 Zie wijzigingen hoofdstuk 0.2 Ton Aerts 1.3 23-12-2014 Zie wijzigingen hoofdstuk 0.3 Ton Aerts 1.4 07-12-2015 Naar aanleiding van release 2.44 Marij de Man Handleiding EduArte Pagina 2 van 19
Inhoud 1. Inleiding 5 2. Registratie en verzuim 6 2.1. Een enkele absentiemelding 6 2.1.1. Absentie invoeren door receptionisten en Administratie 6 2.1.2. Absentie invoeren door docenten 9 2.2. Een herhalende absentiemelding 12 3. Beter melden 16 3.1. Automatisch 16 3.2. Handmatig 16 4. Afhandelen andere meldingen 17 5. Bijlage 1 18 Handleiding EduArte Pagina 3 van 19
0 Wijzigingen Versie 1.1 Verbeteringen in de tekst doorgevoerd Hoofdstuk 3 Beter melden toegevoegd 0.1 Versie 1.2 Hoofdstuk 2.1 opgesplitst in 2.1.1 Absentie invoeren door receptionisten en Administraties en hoofdstuk 2.1.2 Absentie invoeren door docenten In alle hoofdstukken de velden beter omschreven Hoofdstuk 2.2 eerste deel weggelaten, omschrijvingen aangepast en schermen toegevoegd ter verduidelijking Hoofdstuk 4 Afhandelen andere meldingen toegevoegd Hoofdstuk 5 Bijlage 1: Lesuren tabellen toegevoegd 0.2 Versie 1.3 Schermen geactualiseerd Hoofdstuk 5 Bijlage 1: Lesuren tabellen geactualiseerd 0.3 Versie 1.4 Schermen geactualiseerd naar aanleiding van release test 2.44 Handleiding EduArte Pagina 4 van 19
1. Inleiding Met het onderdeel Absentiemelden kan alles geregeld worden met betrekking tot het afmelden van studenten. Dit gebeurt in een combinatiescherm. Via dit scherm kunnen voor een student meerdere zaken afgehandeld worden zoals nieuwe absentiemeldingen, maatregelen invoeren en nog openstaande absentiemeldingen, maatregelen en absentiewaarnemingen afhandelen. Per geselecteerde student kan in één overzicht bekeken worden welke absentiemeldingen, maatregelen en absentiewaarnemingen nog openstaan. Handleiding EduArte Pagina 5 van 19
2. Registratie en verzuim 2.1. Een enkele absentiemelding 2.1.1. Absentie invoeren door receptionisten en Administratie Deelnemer > Absentie melden Vul een studentnummer, (deel van) achternaam of geboortedatum (ddmmjjjj)) in. Het duurt soms even voordat er resultaten getoond worden! Als meerdere deelnemers aan de invoer voldoen, verschijnt een uitklapvenster met deze namen Klik op de gewenste deelnemer Je kunt ook met de pijltjestoetsen naar de deelnemer gaan en met Enter kiezen Handleiding EduArte Pagina 6 van 19
Een andere manier om een deelnemer te zoeken is met behulp van het loepje Klik op het achter het veld Deelnemer. Een nieuw scherm verschijnt Vul één of meer filtervelden in. In het voorbeeld de achternaam en de locatie Klik op het laatste achter alle filtervelden. Handleiding EduArte Pagina 7 van 19
Selecteer de gewenste deelnemer door op die regel te klikken De melding bestaat uit het invullen van de volgende velden: Veld Betekenis Reden Begindatum Einddatum Begintijd/lesuur Eindtijd/lesuur Melder Opmerkingen Afg. De oorzaak van de afwezigheid. Maak een keuze uit de lijst. De begindatum wordt standaard op de dag van vandaag gezet. Deze kun je aanpassen. De einddatum wordt standaard op dag van vandaag gezet. Deze kun je aanpassen. Behalve bij de reden Ziek : hier wordt geen datum ingevuld. Deze moet ook leeg blijven. Bij Te laat en Eerder weg worden hier de begintijd en eindtijd van het lesuur van dit moment getoond. Bij de andere redenen wordt geen begintijd/eindtijd getoond. De tijden kun je aanpassen. Vul bij de reden Ziek de tijd of het lesuur in van het eerste lesuur van de student. Als dit niet bekend is laat dan de huidige tijd staan. Zie hiervoor de lesuren tabel in bijlage 1. Van wie komt de melding: deelnemer, ouder/verzorger, werkgever, mentor, docent of overig. Een toelichting op de afwezigheid. Afgehandeld. Dit vinkje wordt standaard altijd aangezet behalve bij de reden Ziek. Als er geen einddatum is ingevuld moet het vinkje worden uitgezet. Dit is een administratief vinkje. Summa College gebruikt deze functie verder niet. Bij de reden Ziek betekent de volgende presentiemelding in de les beter gemeld en afgehandeld. Zie ook hoofdstuk 3. Klik op Opslaan om de absentiemelding vast te leggen Handleiding EduArte Pagina 8 van 19
De absentiemelding is opgeslagen 2.1.2. Absentie invoeren door docenten Deelnemer > Deelnemers > deelnemeroverzicht of mijn deelnemers Zoek en selecteer de juiste deelnemer Handleiding EduArte Pagina 9 van 19
Aanwezigheid > Absentiemeldingen Kies Melding toevoegen Handleiding EduArte Pagina 10 van 19
De melding bestaat uit het invullen van de volgende velden Veld Reden Begindatum Einddatum Begintijd/lesuur Eindtijd/lesuur Opmerkingen Afg. Betekenis De oorzaak van de afwezigheid. Maak een keuze uit de lijst. De begindatum wordt standaard op de dag van vandaag gezet. Deze kun je aanpassen. De einddatum wordt standaard op dag van vandaag gezet. Deze kun je aanpassen. Behalve bij de reden Ziek : hier wordt geen datum ingevuld. Deze moet ook leeg blijven. Bij Te laat en Eerder weg worden hier de begintijd en eindtijd van het lesuur van dit moment getoond. Bij de andere redenen wordt geen begintijd/eindtijd getoond. De tijden kun je aanpassen. Vul bij de reden Ziek de tijd of het lesuur in van het eerste lesuur van de student. Als dit niet bekend is laat dan de huidige tijd staan. Zie hiervoor de lesuren tabel in bijlage 1. Een toelichting op de afwezigheid. Afgehandeld. Dit vinkje wordt standaard altijd aangezet behalve bij de reden Ziek. Als er geen einddatum is ingevuld moet het vinkje worden uitgezet. Dit is een administratief vinkje. Summacollege gebruikt deze functie verder niet. Bij de reden Ziek betekent de volgende presentiemelding in de les beter gemeld en afgehandeld. Zie ook hoofdstuk 3. Klik op Opslaan om de absentiemelding vast te leggen De absentiemelding is opgeslagen Handleiding EduArte Pagina 11 van 19
2.2. Een herhalende absentiemelding Een herhalende absentiemelding is een reeks absentiemeldingen voor bijvoorbeeld een aantal woensdagmiddagen in verband met ziekenhuisbezoek Zoek de deelnemer zoals beschreven in hoofdstuk 2.1.1 of 2.1.2 Klik op Herhalende melding toevoegen Handleiding EduArte Pagina 12 van 19
Vul de velden voor de herhalende melding in Als een herhaalde melding voor meerdere dagen per week geldt, dan moet voor iedere dag een aparte melding gemaakt worden. Veld Reden Begindatum Einddatum Begintijd/lesuur Eindtijd/lesuur Melding herhalen per Opmerkingen Afgehandeld Toelichting De oorzaak van de afwezigheid. Maak een keuze uit de lijst. De begindatum wordt standaard op de dag van vandaag gezet. Deze kun je aanpassen. De einddatum wordt standaard op dag van vandaag gezet. Deze kun je aanpassen. De einddatum is bij alle redenen verplicht. Bij Te laat en Eerder weg worden hier de begintijd en eindtijd van het lesuur van dit moment getoond. Bij de andere redenen wordt geen begintijd/eindtijd getoond. De tijden kun je aanpassen. Vul bij de reden Ziek de tijd of het lesuur in van het eerste lesuur van de student. Als dit niet bekend is laat dan de huidige tijd Selecteer om de hoeveel weken de melding herhaald moet worden. Als 1 gekozen wordt, wordt iedere week op dezelfde dag 1 melding gedaan. Als 2 gekozen wordt iedere 2 weken 1 melding gedaan enz. Vul eventueel een opmerking in. Afgehandeld. Dit vinkje wordt standaard altijd aangezet behalve bij de reden Ziek. Als er geen einddatum is ingevuld moet het vinkje worden uitgezet. Dit is een administratief vinkje. Summacollege gebruikt deze functie verder niet. Bij de reden Ziek betekent de volgende presentiemelding in de les beter gemeld en Klik op Opslaan Er is een reeks absentiemeldingen gegenereerd. Handleiding EduArte Pagina 13 van 19
Je ziet de absentiemeldingen terug bij de deelnemer Van iedere herhaling wordt een aparte melding gemaakt Je herkent een herhaalde melding aan het teken Zoek de deelnemer op via het snelzoekveld of het deelnemer overzicht Aanwezigheid > Absentiemeldingen Hier zie je de absentiemeldingen staan. Je kunt nog wijzigingen doorvoeren Klik dan op de regel met de melding om het aan te passen Je kunt een herhaalde melding individueel aanpassen of alle meldingen aanpassen. Dit laatste doe je door in het wijzigingsscherm te kiezen voor Wijzigingen doorvoeren voor reeks Het is ook mogelijk om der reeks te verwijderen Handleiding EduArte Pagina 14 van 19
In het scherm van de vorige pagina zie je aan de rechterkant vier knoppen staan: Knop 1: Groeperen op Geeft een extra scherm waarin een groepering gekozen kan worden afhankelijk van de rapportage Knop 2: Kolommenkiezer Geeft een extra scherm waarin kolommen kunnen worden toegevoegd en verwijderd. Hieronder zie jet scherm zoals aanbevolen wordt om het in te richten. Door aan de linkerkant van de kolommenkiezer op toegevoegd te klikken wordt een veld Door aan de rechterkant op te klikken wordt een veld verwijderd Je kunt ook velden toevoegen en verwijderen door ze naar de juiste plek te slepen Met de knoppen kunnen de velden in de juiste volgorde gezet worden Knop 3: Exporteren naar Excel De rapportage wordt geëxporteerd naar Excel Knop 4: Afdrukken en export naar PDF Van de rapportage wordt een PDF gemaakt en kan dan afgedrukt worden Handleiding EduArte Pagina 15 van 19
3. Beter melden 3.1. Automatisch Een student die ziek is gemeld wordt automatisch beter gemeld als een docent een Aanwezig (P) melding invoert. Het is dus niet nodig een student beter te melden Er zijn enkele uitzonderingen. 3.2. Handmatig BBL studenten komen vaak maar één keer per week naar school. Als een student dan pas Aanwezig wordt gemeld is zij/hij een hele week ziek. Deze studenten melden zich beter bij de receptie of administratie. De receptie of administratie voert de betermelding door. Studenten op BPV melden zich ook beter bij de receptie of administratie. Ook zij zijn minder op school waardoor een automatische melding te laat kan zijn en daardoor de ziekteperiode te groot. De receptie of administratie voert de betermelding door. Een betermelding gebeurt als volgt: Zoek bij Deelnemer de juiste deelnemer op Kies Aanwezigheid > Absentiemeldingen Selecteer de juiste melding Vul de einddatum Zet een vinkje bij Afgehandeld Klik op Opslaan Handleiding EduArte Pagina 16 van 19
4. Afhandelen andere meldingen Standaard hebben andere meldingen(verlof, vrijstelling enz.) een einddatum en worden automatisch afgehandeld. Als bij een andere melding geen einddatum is ingevoerd wordt de melding niet afgehandeld. Als de einddatum gemeld wordt handel de melding dan als volgt af: Zoek bij Deelnemer de juiste deelnemer op Kies Aanwezigheid > Absentiemeldingen Selecteer de juiste melding Vul de einddatum Zet een vinkje bij Afgehandeld Klik op Opslaan Handleiding EduArte Pagina 17 van 19
Naam Omschrijving Actief Lesuur Begintijd Eindtijd Summa Rooster Summa Rooster ma t/m zo x 1 8:00 8:30 2 8:30 9:00 3 9:00 9:30 4 9:30 10:00 5 10:00 10:30 6 10:45 11:15 7 11:15 11:45 8 11:45 12:15 9 12:15 12:45 10 12:45 13:15 11 13:15 13:45 12 13:45 14:15 13 14:15 14:45 14 15:00 15:30 15 15:30 16:00 16 16:00 16:30 17 16:30 17:00 18 17:00 17:30 19 17:30 18:00 20 18:00 18:30 21 18:30 19:00 22 19:00 19:30 23 19:30 20:00 24 20:15 20:45 25 20:45 21:15 26 21:15 21:45 27 21:45 22:15 5. Bijlage 1 Lesuren tabellen Handleiding EduArte Pagina 18 van 19
Naam Omschrijving Actief Lesuur Begintijd Eindtijd Fontys Rooster Rooster Summa Laboratorium x 1 8:45 9:35 ma t/m vr 2 9:35 10:25 3 10:45 11:35 4 11:35 12:25 5 12:25 13:15 6 13:15 14:05 7 14:05 14:55 8 15:15 16:05 9 16:05 16:55 10 16:55 17:45 11 18:00 18:50 12 18:50 19:40 13 20:00 20:50 14 20:50 21:40 Handleiding EduArte Pagina 19 van 19