BAAN IVc. Handleiding bij de BAAN IVc-Hyperion interface

BAAN IVc Handleiding bij de BAAN IVc-Hyperion interface

Een publicatie van: Baan Development B.V. Postbus 143 3770 AC Barneveld Nederland In Nederland gedrukt Baan Development B.V. 1997. Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze dan ook, en evenmin worden opgeslagen in een computersysteem voor gegevensontsluiting, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende. Baan Development B.V. aanvaardt dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele onvolkomenheden of onjuistheden in dit document. Documentinformatie Code: U7064B NL Groep: User Documentation Editie: B Datum: October 1997

Inhoudsopgave 1 Inleiding in de BAAN IVc - Hyperion interface 1.1 Inleiding 1.1 Doel en functie van de interface 1.2 De software-producten 1.3 BAAN IVc Finance 1.3 Hyperion-producten 1.3 Gegevensstroom 1.4 Metagegevens 1.4 Gegevens 1.4 Hoe gegevens worden overgezet 1.4 BAAN Finance 1.5 Hyperion 1.5 Conclusies en aandachtspunten 1.6 2 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (BAAN IV zijde) 2.1 Inleiding 2.1 Het installeren van de BAAN IVc-Hyperion interface 2.1 3 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (Hyperion-zijde) 3.1 Het installeren van Hyperion Enterprise 3.1 Stappen binnen het interface-proces 3.1 Het installeren van Hyperion OLAP 3.4 Sequentiële ASCII (SEQ) bestanden voor dimensies 3.5 Sequentiële ASCII (SEQ) bestanden voor gegevenswaarden 3.5 Ontwikkeloverwegingen 3.6 Het aanmaken van Hyperion OLAP applicaties uit BAAN-gegevens 3.7 Hyperion OLAP installeren 3.8 Metagegevens vanuit BAAN in Pillar importeren 3.8 Werkelijke gegevens in Pillar importeren 3.11 Budgetgegevens als uitgangspunt in Pillar importeren 3.15 i

Inhoudsopgave 4 Technische achtergrondinformatie 4.1 Specifieke instructies 4.1 Bestandsformaten 4.2 Bestandsformaten voor het exporteren van gegevens van BAAN IVc Finance naar Hyperion Enterprise en Olap 4.2 Bestandsformaten voor het exporteren van gegevens van BAAN IVc Finance naar Hyperion Pillar 4.6 Bestandsformaten voor het importeren van gegevens vanuit Pillar in BAAN IVc Finance FBS 4.8 5 De BAAN IVc-Hyperion interface gebruiken 5.1 Randvoorwaarden 5.1 Het applicatieprogramma draaien 5.1 Outputbestanden a.g.v. exporteren 5.6 ii

Samenvatting Deze handleiding beschrijft hoe u de BAAN IVc-Hyperion interface moet installeren en gebruiken. Deze handleiding is bedoeld voor systeembeheerders en andere mensen die BAAN IV willen installeren. De lezer wordt verondersteld bekend te zijn met het systeembeheer van zowel Micorsoft Windows NT als UNIX-systemen. Deze handleiding is opgedeeld in vijf hoofdstukken. Hoofdstuk 1 geeft een inleiding in de BAAN Ivc-Hyperion interface. Hoofdstuk 2 beschrijft hoe u de BAAN IVc-Hyperion interface binnen BAAN IV moet installeren. Hoofdstuk 3 beschrijft hoe u de BAAN IVc-Hyperion interface binnen Hyperion moet installeren. Hoofdstuk 4 biedt algemene technische achtergrondinformatie. Hoofdstuk 5 beschrijft hoe u moet omgaan met de BAAN IVc-Hyperion interface. iii

Samenvatting iv

1 Inleiding in de BAAN IVc - Hyperion interface Inleiding Zoals al aangekondigd, werken Baan en Hyperion nauw samen. Baan en Hyperion combineren hun financiële applicaties om zodoende een vooraanstaande positie in te nemen op het gebied van financiële mutatieverwerking, financiële rapportage, consolidatie, budgettering en analyse. Baan biedt een beproefd financieel pakket aan dat volledig geïntegreerd is met de logistieke pakketten. Hyperion heeft enkele hooggespecialiseerde financiële applicaties ontwikkeld voor rapportage, consolidatie, budgettering en financiële analyse. De bundeling van krachten van deze producten verhoogt de klanttevredenheid doordat het de klanten beter inzicht biedt in hun financiële situatie en performance. De integratie van de twee productlijnen vindt plaats in meerdere fasen. In de eerste fase wordt een FTP-interface 1 aangemaakt tussen BAAN Finance enerzijds en Hyperion, OLAP en Pillar anderzijds. Door van deze interface gebruik te maken kunt u zich binnen Hyperion bezig houden met rapportage, consolidatie, budgettering en financiële analyse, terwijl de dagelijkse verwerkingsactiviteiten zoals facturering, doorboeken naar het grootboek, uitvoeren van betalingen, enz. uitgevoerd worden binnen BAAN Finance. Deze interface wordt meegeleverd met de BAAN IVc release. In de tweede fase, die in juni 1997 begint, worden de producten nauwer geïntegreerd. Er worden automatische invoermechanismen aangemaakt zodat handmatige acties worden gereduceerd. Tevens wordt gezamenlijk een nieuw pakket voor Vaste Activa-administratie ontwikkeld, waarin de ervaring van Baan en Hyperion wordt gecombineerd. Ook worden de gebruikersinterface en de werkstroom binnen BAAN Finance op een hoger niveau gebracht. 1 FTP is een afkorting van File Transfer Protocol en verwijst naar een programma waarmee bestanden overgezet kunnen worden van PC naar serveromgeving en vice versa. 1-1

1 Inleiding in de BAAN IVc - Hyperion interface Dit hoofdstuk gaat in op de eerste fase. Het beschrijft welke elementen deel uitmaken van de interface en welke niet. Dit bestand is niet bedoeld als gebruikershandleiding maar beschrijft het programma vanuit een functioneel perspectief. Eerst wordt de functionaliteit van de interface beschreven. Vervolgens worden de relevante producten en de manier van werken met de interface behandeld. Tenslotte worden er enkele conclusies getrokken en aandachtspunten vermeld. Doel en functie van de interface Het doel van de BAAN-Hyperion inteface is om een rudimentair niveau van integratie tussen BAAN IV en Hyperion-producten te realiseren. Deze integratie biedt de BAAN IV gebruiker verbeterde consolidatie, rapportage, budgettering en analysemogelijkheden. De gegevensuitwisseling vindt plaats middels bestandsuitwisseling (FTP). Met behulp van bestandsuitwisseling kunt u binnen de Hyperion-producten specifieke financiële activiteiten uitvoeren zoals consolidatie, rapportage, budgettering en analyse, terwijl mutatieverwerking plaatsvindt in het operationele BAAN systeem. De informatie die tussen de productlijnen wordt overgezet, bestaat uit gegevens die op het niveau van het grootboek zijn opgeslagen. In het bijzonder kan de gebruiker: Werkelijke en gebudgetteerde grootboekrekeningsaldi en dimensiegegevens uit het Grootboek (GLD) en Financieel Budgetbeheer (FBS) naar Hyperion overzetten. Met Hyperion kan de gebruiker vervolgens in Enterprise en OLAP consolideren, rappporteren en analyses uitvoeren. Werkelijke en gebudgetteerde grootboekrekeningsaldi en dimensiegegevens uit GLD en FBS gebruiken als uitgangspunt voor het budgetteringsproces dat in Pillar wordt uitgevoerd. Het budgetteringsproces afsluiten met Pillar en de eindresulaten overzetten naar FBS. 1-2

1 Inleiding in de BAAN IVc - Hyperion interface De software-producten De onderstaande paragrafen beschrijven de software-producten die deel uitmaken van de interface. BAAN IVc Finance De interface communiceert binnen BAAN Finance zowel met de module "Grootboek" (GLD) als met de module "Financieel Budgetbeheer" (FBS). De GLD-module is de kern van BAAN Finance. Alle boekingen op grootboekrekeningen en dimensies worden in deze module opgeslagen. Naast handmatige boekingen registreert de GLD-module automatische mutaties uit de logistieke pakketten. De FBS-module maakt binnen BAAN Finance het muteren van budgetgegevens mogelijk. Met behulp van FBS en GLD kunt u online werkelijke informatie op grootboekrekeningen en dimensies vergelijken met gebudetteerde bedragen. De verschillen worden berekend en in diverse opvraag- en printsessies getoond. De informatie in de FBS-module wordt altijd ingevoerd op grootboekrekeningen en/of op dimensies. Hyperion-producten Uit de Hyperion-productlijn zijn Enterprise, OLAP en Pillar betrokken bij de interface. Enterprise wordt gebruikt voor internationale financiële consolidatie en rapportage. U kunt op zeer flexibele wijze volledige of gedeeltelijke consolidaties uitvoeren. Enterprise ondersteunt zeer complexe consolidaties en verwerkt op eenvoudige wijze zaken als gedeeltelijk eigendom, eliminatie en valutaconversie. Enterprise heeft veel ingebouwde financiële intelligentie met betrekking tot boekhoudregels en financiële standaards. OLAP wordt gebruikt voor multidimensionele analyse van financiële informatie. M.b.v. OLAP's krachtige opvraag- en printmogelijkheden kunt u op eenvoudige wijze multidimensionele informatie analyseren. Pillar wordt gebruikt voor geavanceerde budgettering. Met Pillar kunnen bedrijven decentraal budgetten aanmaken terwijl de informatie op het hoofdkantoor wordt geconsolideerd. Door autorisaties in te stellen, kunnen locale dochtermaatschappijen een specifiek deel van het hoofdbudget verwerken. Natuurlijk is het onmogelijk om de volledige functionaliteit van genoemde producten in dit document te beschrijven. Meer informatie over deze producten vindt u in de specifieke productdocumenten. 1-3

1 Inleiding in de BAAN IVc - Hyperion interface Gegevensstroom Zoals al eerder vermeld kunt u bestanden overzetten van GLD en FBS naar Enterprise, OLAP en Pillar. Tevens kunt u bestanden overzetten van Pillar naar FBS. Er worden twee soorten gegevens overgezet: 1 De structuur van de gegevens, ook wel metagegevens genoemd. 2 De gegevens zelf. Metagegevens De metagegevens bevatten basisgegevens voor het rekeningschema en de dimensiestructuur. U kunt de metagegevens uit BAAN Finance inladen in de Hyperion-producten. Hierdoor realiseert u dezelfde gegevensstructuur in de Hyperion-producten als in BAAN Finance. Waarschijnlijk zullen gebruikers die met Pillar en OLAP werken dezelfde dimensies gebruiken als in BAAN Finance. Dit is echter onwaarschijnlijk voor Enterprise-implementaties omdat Enterprise-gegevensstructuren meestal niet overeenkomen met de gegevensstructuren in het grootboek. De metagegevensbestanden zullen beschikbaar zijn voor Enterprise en kunnen worden gebruikt. Echter, in de praktijk worden deze bestanden waarschijnlijk niet direct in Enterprise ingeladen. Gegevens Gegevens kunnen zowel gebudgetteerde waarden als werkelijke waarden zijn die opgeslagen zijn op grootboekrekeningen en dimensies. Onder gegevens worden ook beginsaldi en periodieke activiteiten verstaan. Hoe gegevens worden overgezet Zoals al eerder vermeld vereist het gebruik van de interface enkele gebruikersactiviteiten om informatie uit BAAN Finance naar Hyperion over te zetten. Het aantal stappen is echter zo klein mogelijk gehouden door de nieuwe import/exportsessie in BAAN IVc. 1-4

1 Inleiding in de BAAN IVc - Hyperion interface BAAN Finance Binnen de import/export sessie definieert de gebruiker welke informatie naar of vanuit Hyperion-producten geïmporteerd moet worden. Ook moet de gebruiker aangeven welk Hyperion-product direct bij de gegevensoverdracht betrokken is. In de nieuwe BAAN Finance sessie, voert u de volgende gegevens in: Welke actie uitgevoerd moet worden (importeren of exporteren) Welk Hyperion-product er bij betrokken is (Enterprise, OLAP of Pillar) Het bedrijfsnummer Het jaar De reeks perioden De budgetcode Hyperion Aan de kant van Hyperion worden er verschillende programma's gebruikt voor de verschillende producten. LedgerLink wordt gebruikt voor het ontvangen van gegevens uit BAAN Finance ten behoeve van Enterprise. Met Ledgerlink kunt u bijvoorbeeld GLD- en FBSgegevens overzetten voor gebruik in Enterprise. Voor OLAP wordt Build-and-Link gebruikt voor het ontvangen van gegevens vanuit BAAN Finance, bijvoorbeeld voor het analyseren van GLD- en FBSgegevens. De importfunctie binnen Pillar wordt gebruikt voor het ontvangen van gegevens vanuit BAAN Finance. U dient enkele macro's uit te voeren om een deel van de gegevens te herformatteren voordat u de gegevens in Pillar kunt importeren. U kunt de exportfunctie binnen Pillar gebruiken voor het exporteren van gegevens vanuit Pillar naar BAAN Finance. U moet enkele macro's uitvoeren voor het zodanig structureren van de gegevens dat FBS ze kan ontvangen. 1-5

1 Inleiding in de BAAN IVc - Hyperion interface Conclusies en aandachtspunten De interface biedt een eenvoudige manier om bestanden over te zetten tussen BAAN en Hyperion-producten. Het is echter belangrijk te realiseren dat dit slechts een eerste stap is naar volledige integratie van onze producten. In de volgende fasen zullen onze producten nauwer geïntegreerd zijn door gebruik van automatische invoermechanismen. Als u van de interface gebruik maakt, moet u enkele handmatige activiteiten uitvoeren om de bestanden van BAAN Finance naar Hyperion-producten om te zetten en vice versa. Zo moet bijvoorbeeld de bestandsuitwisseling maandelijks handmatig worden opgestart. U moet aan beide zijden programma's draaien voor het importeren en exporteren. De belangrijkste voordelen van deze interface zijn: Hij omvat standaard uitwisselingsschema's zodat consultants niet tijdens elke implementatie deze schema's opniew hoeven te definiëren. Door de nieuwe sessie in BAAN Finance hoeft u niet bekend te zijn met BAAN Exchange om bestanden over te kunnen zetten tussen BAAN Finance en Hyperion-producten. Mutatieverwerking kan in BAAN Finance worden uitgevoerd, terwijl de Hyperion-producten op een zeer gebruikersvriendelijke manier consolidatie, rapportage, analyse en budgettering mogelijk maken. 1-6

2 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (BAAN IV zijde) Dit hoofdstuk beschrijft hoe u de BAAN IVc-Hyperion interface aan de BAAN IV zijde moet installeren. Inleiding De uitwisselingsschema's voor Hyperion worden in BAAN IVc ontwikkeld. Deze uitwisselingsschema's bevatten batches, ASCII bestanden, ASCII velden en daaraan verbonden conditiescripts. Met behulp van de volgende procedure kunt u de uitwisselingsschema's voor de BAAN-Hyperion integratie installeren. Deze procedure is zowel nuttig voor klanten die met BAAN IVc werken als voor klanten die met oudere versies van BAAN IV werken. Het installeren van de BAAN IVc-Hyperion interface Voor het installeren van de BAAN IVc-Hyperion interface dient u de volgende stappen te doorlopen: 1 Maak onder C: twee directories aan; HYPGEN en HYPFILES. Kopieer HYPGEN.ZIP naar C:\HYPGEN en HYPEXCH.ZIP naar C:\HYPFILES HYPEXCH.ZIP bevat het Hyperion uitwisselingsschema HYPEXCH.ZIP bevat het Hyperion generieke uitwisselingsschema Unzip beide bestanden met het commando PKUNZIP *.* file_name. Maak gebruikt van File Transfer Protocol (FTP) voor het overzetten van de beide bestanden naar uw UNIX-systeem. 2 Maak het volgende pad aan op het UNIX-systeem voor het kopiëren van generieke uitwisselingsdumpbestanden (*.F). $BSE/hyperion/generic 3 Maak het volgende pad aan op het UNIX-systeem voor het kopiëren van tuxch*.* bestanden. $BSE/hyperion/seq 2-1

2 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (BAAN IV zijde) 4 Maak van de FTP utility gebruik (ASCII optie) voor het: kopiëren van C:\HYPGEN\*.F bestanden naar $BSE/hyperion/generic kopiëren van C:\HYPFILES\*.* bestanden naar $BSE/hyperion/seq 5 U kunt het generieke uitwisselingsschema uit het dumpbestand extraheren door in het Hoofdmenu van BAAN IV de menu-optie Tools te kiezen. Start vervolgens de sessie "Tabel vanuit sequentiële dump aanmaken" (ttaad4227m000) uit het menu Databasebeheer - Diversen. Klik op het tabblad voor form 2. 2-2

2 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (BAAN IV zijde) Klik op de knop "Doorgaan". 6 Start de sessie "Tabel vanuit sequentiële dump aanmaken" (ttaad4227m000) voor het herstructureren van de tabellen. 2-3

2 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (BAAN IV zijde) 7 Om te controleren of het Hypgen-uitwisselingsschema is gegenereerd, dient u in het Hoofdmenu de menu-optie "Utilities" te kiezen en vervolgens de sessie "Maintain Exchange Schemes" (tuxch0101m000) op te starten vanuit het menu "Master Data". Zoek in deze sessie het uitwisselingsschema op. Als u het gevonden hebt, dient u het pad voor het sequentiële bestand $BSE/hyperion/seq te controleren. Als u het uitwisselingsschema niet vindt, ga dan naar de directory $BSE/hyperion en bekijk de inhoud van het bestand hypgen.err met behulp van het commando cat. Dit bestand bevat fouten als het niet mogelijk bleek om het hypgen uitwisselingsschema te genereren. 2-4

2 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (BAAN IV zijde) 8 Voor het wijzigen van het bedrijfsnummer voor uw uitwisselingsbatches, dient u in het Hoofdmenu het menu Utilities te selecteren. Start vervolgens de sessie "Maintain Batches" (tuxch0104m000) uit het menu "Master Data". Zoek het uitwisselingsschema hypgen op, waarin u de volgende twee batches kunt vinden: EXPORT IMPORT Wijzig het bedrijfsnummer van de Import batch en Export batch in uw eigen bedrijfsnummer. 2-5

2 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (BAAN IV zijde) 9 Voor het genereren van de Hyperion uitwisselingsschema's dient u in het Hoofdmenu het menu Utilities te selecteren. Start de sessie Create Import Scripts (tuxch0223m000) uit het menu Import. Voer de volgende informatie in op het form. Klik op de knop "Aanmaken" voor het genereren van het script voor het hypgen uitwisselingsschema. Zoom naar Import Data (Non Regular) vanuit menu Special. 2-6

2 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (BAAN IV zijde) Als u het uitwisselingsschema wilt aanmaken in een ander bedrijf dan uw huidige bedrijf, geef dan het veld "Overrule Batch Company" de waarde "Yes" en het veld "Company" het bedrijfsnummer waar u het uitwisselingsschema naar toe wilt kopiëren. Klik vervolgens op de knop "Doorgaan" voor het aanmaken van de Hyperion uitwisselingsschema's. 10 Controleer of de uitwisselingsschema's gegenereerd zijn door in het Hoofdmenu het menu Utilities te selecteren. Start vervolgens de sessie "Maintain Exchange Schemes" (tuxch0101m000) uit het menu "Master Data". Controleer of de volgende uitwisselingsschema's aanwezig zijn: HYPPIL (Hyperion Pillar) HYPEO (Hyperion Enterprise/Olap) HYPIMP (Hyperion Import in Baan) Als u ze gevonden hebt, ga dan naar het in punt 3 aangegeven pad en wijzig het bedrijfsnummer voor de eerdergenoemde batches van de uitwisselingsschema's in dat van uw eigen bedrijf. 2-7

2 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (BAAN IV zijde) Als u de uitwisselingsschema's niet in deze directory aantreft, controleer dan de $BSE/hyperion/err. Eventuele importproblemen worden in dit bestand geregistreerd. 2-8

2 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (BAAN IV zijde) 11 Voor het aanmaken van importscripts voor Hyperionschema's, dient u in het Hoofdmenu het menu "Utilities" te selecteren. Start de sessie "Create Import Scripts" (tuxch0223m000) uit het menu "Utilities". Voer de volgende informatie in op het form. Klik op de knop "Create" voor het aanmaken van import-scripts 2-9

2 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (BAAN IV zijde) 12 Voor het aanmaken van export-scripts voor Hyperionschema's, dient u in het Hoofdmenu het menu "Utilities" te selecteren. Start de sessie "Create Export Scripts" (tuxch0233m000) uit het menu "Utilities". Voer de volgende informatie in op het form. Klik op de knop "Aanmaken" voor het aanmaken van export-scripts. Nu bent u gereed om deze uitwisselingsschema's op uw UNIX-systeem te gebruiken. 2-10

3 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (Hyperion-zijde) Hoofdstuk 3 beschrijft hoe u de BAAN IVc-Hyperion interface binnen Hyperion moet installeren. Het bevat paragrafen voor de installatie van de volgende Hyperion-producten: Enterprise OLAP Pillar Het installeren van Hyperion Enterprise De interface tussen BAAN Finance en Hyperion Enterprise maakt het mogelijk om werkelijke en budgetgegevens vanuit BAAN Finance in te lezen in Hyperion Enterprise. Metagegevens (rekeningschema's, etc) kunnen uit BAAN Finance geëxporteerd worden maar kunnen niet direct in Enterprise ingeladen worden. Indien gewenst kunnen Hyperion-consultants assisteren bij het automatisch inladen van de Enterprise metagegevens door gebruik te maken van de uit BAAN geëxporteerde ASCII bestanden. In de meeste gevallen zal de gebruiker Enterprise metagegevens aanmaken met behulp van de Enterprise gebruikersinterface. Hyperion Ledgerlink biedt de eenvoudigste manier om werkelijke en budgetgegevens in Enterprise te importeren. Met behulp van de intuïtieve gebruikersinterface van Ledgerlink kan de gebruiker via 'slepen en neerzetten' BAAN gegevensdimensies kopiëren naar Enterprise gegevensdimensies. Als de gegevens gekopieerd zijn, kan de gebruiker naar wens gegevens (herhaald) invoeren in elke willekeurige boekingsperiode binnen Enterprise. Stappen binnen het interface-proces Met behulp van de BAAN-Hyperion interface kunt u een aantal verwerkingsopties uitvoeren ter ondersteuning van de verschillende manieren waarop exporteren/importeren van gegevens vanuit/in Hyperion-producten mogelijk is. Voor Enterprise interfaces dient u de opties op een specifieke manier te gebruiken om er zeker van te zijn dat de gegevens op de juiste manier in Enterprise worden weergegeven. Het hierna beschreven proces is de aanbevolen aanpak om via de interface met Enterprise te communiceren. 3-1

3 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (Hyperion-zijde) Elke stap is voorzien van een korte gebruiksaanwijzing. Voor het initiële inladen van gegevens hoeven stappen 3, 4 en 5 slechts één maal uitgevoerd te worden. Als de vertalingen tussen BAAN en Enterprise niet gewijzigd hoeven te worden, dan hoeven alleen stappen 1, 2 en 6 uitgevoerd te worden voor de opeenvolgende runs. 1 BAAN Export uitvoeren Het BAAN Export programma is een uitwisselingsschema dat gegevens uit BAAN Finance inleest en ASCII-bestanden aanmaakt voor metagegevens, werkelijke gegevens en budgetten. BAAN IVc biedt onder de menu-optie Finance/Grootboek/Overzichten/Diversen de sessie "Importeren vanuit/exporteren naar Hyperion-producten" (tfgld3204m000). In deze sessie kunt u de te exporteren gegevens selecteren en vervolgens het Uitwisselingsprogramma starten. Bij BAAN-versies ouder dan IVc moet het proces opgestart worden vanuit de Exchange-sessies. De parameters voor de job staan in het ASCII-bestand HYP.SEQ. Wanneer u gegevens voor Enterprise wilt exporteren, dan dient u de perioden 0 t/m de periode die u verwerkt te selecteren. Als u bijvoorbeeld gegevens wilt inladen in Enterprise periode 3, dan dient u de gegevens van periode 0 t/m 3 te exporteren. Reden hiervoor is dat Enterprise balansrekening alleen waarden van het huidige jaar accepteert. Als u op deze wijze gegevens exporteert, maakt u ASCII-bestanden aan die BAAN-gegevens van het huidige jaar tot de aangegeven "t/m periode" toe bevatten. 2 Zet de ASCII-bestanden over op uw PC. De ASCII-bestanden uit BAAN Exchange worden op de server machine opgeslagen. De bestanden moeten naar de client PC worden gehaald voordat zij door LedgerLink benaderd kunnen worden. U kunt dit op verschillende manieren realiseren. Eén manier is met behulp van FTP 1. De voor Enterprise benodigde bestanden zijn: BBALL.SEQ, ACTUAL.SEQ, en BUDG.SEQ. Deze bevatten de beginsaldi, de werkelijke gegevens en budgetgegevens. 1 File Transfer Protocol - bestandsoverzetting van Server naar Client en vice versa. 3-2

3 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (Hyperion-zijde) 3 Definieer de LedgerLink templates De Ledgerlink Template Wizard assisteert u bij definiëren van de wijze waarop velden in het ASCII-bestand aan dimensies binnen Enterprise gerelateerd moeten worden. De ASCII-bestanden zijn delimited 2 bestanden, waarin het teken als scheidingsteken wordt gebruikt. Wanneer u het scheidingsteken binnen LedgerLink wilt wijzigen, selecteer dan het huidige scheidingsteken en type vervolgens het teken. U kunt alle BAAN gegevensdimensies naar Enterprise dimensies kopiëren. Een veel voorkomende kopieerslag is die van BAAN bedrijf naar Enterprise-naam/entiteit of van BAAN-grootboekrekening naar Enterprisegrootboekrekening. Natuurlijk kunt u naast deze dimensies ook andere dimensies als subentiteiten of subrekeningen gebruiken. Er zijn twee verschillende Ledgerlink templates nodig. Eén voor de beginsaldi en werkelijke waarden en een tweede template voor de budgetten. De beginsaldi en werkelijke ASCII-bestanden hebben dezelfde structuur, terwijl de budgetten een extra gegevenselement bezitten voor het identificeren van de budgetcode. 4 Definieer de LedgerLink vertalingen Ledgerlink s Translation Builder wordt gebruikt voor het overzetten van gegevenselementen binnen BAAN naar gegevenselementen binnen Enterprise. Maak bij het kopiëren zoveel mogelijk gebruik van wildcards en reeksen. Dit voorkomt de behoefte aan updates als gevolg van wijzigingen in de rekeningschema's binnen BAAN en/of Enterprise. Om er zeker van te zijn dat de gegevens op de juiste wijze binnen Enterprise worden gepresenteerd, keert het BAAN exportproces het teken om van rekeningen waarvan m.b.t. een vlag is aangegeven dat zij een natuurlijk creditsaldo hebben. Deze vlag wordt ingesteld tijdens het onderhoud van het BAAN rekeningschema. Daarom moet u gegevens voor rekeningen met de debet/creditvlag verschillend ingesteld nooit tegelijkertijd kopiëren. Als u bijvoorbeeld een inkomstenrekening (natuurlijk creditsaldo) en een uitgavenrekening (natuurlijk debetsaldo) naar dezelfde Enterprise-rekening overzet, dan verschijnt een incorrect saldo op de Enterprise-rekening. In plaats van het verschil tussen de twee rekeningsaldi ziet u de som van de twee saldi. Dit komt doordat het teken op de inkomstenrekening wordt omgekeerd. 2 Een delimited bestand is een bestand waarin gegevens door een delimiter = scheidingsteken van elkaar gescheiden worden. De delimiter is vaak een tab, comma of spatie. 3-3

3 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (Hyperion-zijde) 5 Definieer het LedgerLink Translate & Load profiel. Het Translate & Load profiel definieert het te lezen bestand, de toe te passen template en de te gebruiken vertaaltabellen. Op de tweede tab in deze functie kunt u de Enterprise-gegevenscategorie, de periode en invoeropties specificeren. Omdat u gegevens slechts in één periode tegelijk kunt inladen, moet u dus slechts één periode selecteren. Hier kunt u ook een updatemodus en een gegevensview selecteren. Selecteer de vervangmodus en 'gegevens van het huidige jaar' voor de gegevensview. De modus bij het inladen van beginsaldi zal dus anders zijn dan bij periodieke activiteiten, zoals hieronder wordt behandeld. 6 Gegevens invoeren in Hyperion Enterprise Met behulp van deze optie binnen Ledgerlink wordt een ASCII-bestand ingelezen, vertaald en wordt Enterprise met de nieuwe gegevens bijgewerkt. Voer dit proces voor elk bestand (beginsaldo, werkelijk en budget) eenmaal uit. Selecteer de Vervang gegevensupdate - modus in het LedgerLink Translate & Load profiel. Gebruik de Accumuleermodus voor het inladen van werkelijke gegevens na de beginsaldi. Gebruik de Vervangmodus voor het inladen van budgetten. U kunt het Translate & Load profiel vanuit de functie 'In Enterprise inladen' benaderen. U kunt de bestandsnaam, gegevenscategorie, de Updatemodus en naam van de template tussen twee laadacties wijzigen. Het installeren van Hyperion OLAP Deze paragraaf beschrijft hoe u de Hyperion OLAP applicaties op basis van BAAN IVc kunt aanmaken. Ook beschrijft het hoe u BAAN elementen en waarden in Hyperion OLAP kunt importeren. In deze paragraaf wordt er van uitgegaan dat u weet hoe u BAAN Exchange en de Hyperion OLAP Build&Link wizard moet uitvoeren. U dient de volgende taken uit te voeren: Exporteer m.b.v. BAAN Exchange gegevens en waarden uit BAAN IVc Finance naar ASCII-bestanden. Bekijk het BAAN Exchange README bestand voor meer informatie. Gebruik de Build&Link wizard voor het aanmaken van een nieuwe applicatieen dimensie-inlaadprofielen. 3-4

3 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (Hyperion-zijde) Gebruik de Build&Link wizard en de module "Data Management" voor het aanmaken van een gegevensimportprofiel. Importeer vervolgens de BAAN elementen en waarden in Hyperion OLAP. Sequentiële ASCII (SEQ) bestanden voor dimensies Maak dimensies aan voor een nieuwe applicatie. Maak hiervoor gebruik van sequentiële ASCII (SEQ) bestanden die geëxporteerd zijn uit BAAN Finance. Gebruik twee SEQ-bestanden voor het aanmaken van een dimensie. Eén SEQbestand definieert de elementen en attributen van de dimensie, het andere SEQbestand definieert de elementenhierarchie. Stel u wilt een dimensie "Channel" aanmaken voor distributiekanalen. Wanneer u gegevens uit BAAN Finance exporteert, resulteert dit in twee bestanden. CHANNEL.SEQ definieert elementen en attributen en OWNCHAN.SEQ definieert de elementenhierarchie. De opmaak van bestandsnamen voor bestanden die elementen en attributen voor de dimensie bevatten, is: naam.seq Hierin staat naam voor een gebruikersgedefinieerde naam of gegenereerde naam uit BAAN van maximaal acht karakters. De opmaak van bestandsnamen voor bestanden die elementenhierarchieën bevatten, is: OWNnaam.SEQ Hierin staat naam voor een gebruikersgedefinieerde naam of gegenereerde naam uit BAAN van maximaal acht karakters. Sommige SEQ-bestanden worden met vaste bestandnamen vanuit BAAN Finance geëxporteerd, zoals ACTUAL.SEQ en BUDG.SEQ. Sequentiële ASCII (SEQ) bestanden voor gegevenswaarden Gebruik de vanuit BAAN Finance geëxporteerde sequentiële ASCII (SEQ) bestanden voor het importeren van gegevenswaarden voor een nieuwe applicatie. Wanneer u gegevens uit BAAN Finance exporteert, resulteert dit in één of meerdere bestanden. Zo bevat ACTUAL.SEQ bijvoorbeeld werkelijke gegevenswaarden en BUDG.SEQ gebudgetteerde gegevenswaarden. 3-5

3 Installatie van de BAAN IVc-Hyperion interface (Hyperion-zijde) De bestandsnaamopmaak voor bestanden die gegevenswaarden bevatten, is: naam.seq Hierin staat naam voor een gebruikersgedefinieerde naam of gegenereerde naam uit BAAN van maximaal acht karakters. Ontwikkeloverwegingen De volgende ontwikkeloverwegingen zorgen ervoor dat u op de juiste wijze Hyperion OLAP applicaties aanmaakt uit BAAN-gegevens: De korte namen van BAAN-elementen kunnen ongeldig zijn in Hyperion OLAP. Zorg ervoor dat alle labels geldig zijn. De geldige karakters voor dimensie-elementen zijn: 0 t/m 9 a t/m z a t/m z _ (underscore) & (ampersand) karaktercodes 128 t/m 255 Voeg een generieke dimensie toe voor het identificeren van werkelijke waarden en budgetwaarden in Hyperion OLAP. Voeg bijvoorbeeld de generieke dimensie CATEGORY toe met elementen ACTUAL, BUDGET1 en BUDGET2. Voeg een tijdsdimensie toe. Maak 'placeholder-waarden 3 aan of specificeer in Hyperion OLAP voor iedere cel een default-waarde zodat u de waarden correct kunt importeren. Definieer de default-waarden in de module "Data Management". Als er bijvoorbeeld geen afdelingsnummer aan een rekening gekoppeld is, dient u een placeholder-afdelingsnummer aan te maken. 3 Een placeholder is een mathematische of logische expressie die vervangen kan worden door de naam van een element van een verzameling. 3-6