Financiële administratie HANDLEIDING : BUDGETCONSULTATIE IN RAPTOOLS Log in op url: https://raptools.vub.ac.be Inloggen gebeurt met de inlog (vb.nverheye) en paswoord van het Rekencentrum (d.w.z. het paswoord waarmee men toegang heeft tot het intranet). Het derde veld wordt automatisch opgevuld (hierin komt VUBEUR). FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 1 van 18 update 27/05/2011
Links in de toepassing verschijnen de functies waar men toegang voor heeft. De toegang wordt geregeld via het menu beheer (zie hiervoor de aparte handleiding beheer delegaties ). Afhankelijk van de toelating kan men in RAPTOOLS: - onkosten inbrengen (via het menu onkosten) - directe facturen inbrengen (ook via het menu onkosten) - bestellingen ingeven (via procurement) - budgetten consulteren (via budgetconsultaties) - het beheer doen van delegates en assistenten (via beheer) Onder Afmelden kan men uitloggen. In deze handleiding gaan we verder in op het consulteren van de budgetten. FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 2 van 18 update 27/05/2011
Hoe kan ik mijn budgetten consulteren? Kies het menu BUDGETCONSULTATIES. Binnen dit menu kan je kiezen uit vier mogelijkheden: Consultatie overzicht projecten: hierin vind je een overzicht van alle projecten verbonden aan een budgethouder. Consultatie overzicht PKC: hierin vind je een overzicht van alle projecten met de eraan verbonden kostenplaatsen van een budgethouder en de stand van deze budgetten (toegekend-vastgelegd-uitgegeven-voorschotten-beschikbaar saldo). Lijst inkomsten/uitgaven: deze lijst toont de inkomsten of uitgaven van de PKC s van een rekeninghouder gesorteerd per inkomsten-/kosten soort (boekhoudkundige 7 en 6 rekeningen). De getoonde lijst kan in PDF afgedrukt worden of geëxporteerd worden naar Excel. Export Excel: hier kan je de details van één of meerdere of alle PKC s exporteren naar Excel. Algemene opmerkingen: De consultaties en de exports gebeuren in real-time. Binnen budgetconsultaties kan je altijd naar een vorig scherm terugkeren door gebruik te maken van de back-space toets van je browser: dit is de blauwe cirkel met de witte pijl erin links bovenaan je scherm, net onder de blauwe balk. De budgetconsultatie kan gebruikt worden vanaf boekjaar 2008 tot en met het huidige boekjaar. De toegang tot de budgetconsultatie is gekoppeld aan het autorisatiebeheer van RAPTOOLS: de budgethouders en de personen die gekoppeld zijn als assistent, delegate of volmachthouder hebben toegang tot de budgetconsultatie (zie hiervoor de aparte handleiding beheer delegaties) FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 3 van 18 update 27/05/2011
A) Overzicht projecten Binnen overzicht projecten kies je een budgethouder. Wanneer je de velden project kostenplaats categorie niet invult (blanco laat) en onderaan drukt op de knop selecteer, worden alle projecten van de budgethouder getoond: Wanneer je één of meerdere van de velden project kostenplaats categorie wel invult, beperk je de selectie. FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 4 van 18 update 27/05/2011
Om bijvoorbeeld een project te kiezen ga je in het veld project staan en drukt dan op de knop met de drie puntjes achteraan het veld. Een lijst met projecten wordt getoond waaruit je kunt kiezen. Nadat je een project hebt gekozen, druk je op de knop selecteer. Je ziet nu dat alleen het gekozen project wordt getoond. FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 5 van 18 update 27/05/2011
Je kan nu verdere details van het project oproepen door te klikken op de project naam die in de eerste kolom wordt getoond (je zal merken dat de pointer verandert in een handje en de tekst wordt onderlijnd). In ons voorbeeld klikken we op WT35. Je krijgt nu een overzicht van de stand van het budget van project WT35 en kostenplaats FAWER1. Je kunt nu verder doorklikken op de kolommen toegekend of vastgelegd of uitgeven of voorschotten of beschikbaar om meer details te zien. In ons voorbeeld klikken we op toegekend: FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 6 van 18 update 27/05/2011
Je ziet nu een chronologisch overzicht van de toegekende bedragen en eventuele budgetaanpassingen op het budget In ons voorbeeld keren we nu terug naar het scherm met het overzicht van de stand van het budget en klikken dan op uitgaven. We komen nu terecht in het detail van de uitgaven. De uitgaven zijn chronologisch gerangschikt. Onderaan het scherm staat aangegeven of er nog vervolgschermen zijn (1 2 3 4 5 6). Door hierop te klikken krijg je de volgende reeks uitgaven te zien. FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 7 van 18 update 27/05/2011
Als in de laatste kolom van een uitgavenlijn een atatchement teken staat, betekent dit dat er een gescand beeld van het document kan opgeroepen worden. Het oproepen van het gescand beeld gebeurt door op het atatchement teken te klikken. Je kan het gescand document vergroten naar 50% of 100% om de details beter te bekijken. FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 8 van 18 update 27/05/2011
Je kan het gescand document ook afprinten. FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 9 van 18 update 27/05/2011
Als je in de uitgavenlijn klikt op een documentnummer krijg je meer details van deze uitgave. In ons voorbeeld klikken we op nr 176 : Je ziet nu het detail van de boeking en ook meer info over de leverancier. Dit is het laagste niveau van detail dat je kan bekomen. Je kan nu terugkeren naar een hoger niveau of onmiddellijk klikken in de linker kolom om te kiezen voor een andere consultatiemogelijkheid. FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 10 van 18 update 27/05/2011
B) Overzicht PKC Binnen overzicht PKC kies je een budgethouder. Wanneer je de velden project kostenplaats categorie niet invult (blanco laat) en onderaan drukt op de knop selecteer, worden alle PKC s van de budgethouder getoond. Wanneer je één of verschillende van de velden project kostenplaats categorie wel invult, beperk je de selectie. Om bijvoorbeeld een project te kiezen ga je in het veld project staan en drukt dan op de knop met de drie puntjes achteraan het veld. Een lijst met projecten wordt getoond waaruit je kunt kiezen. Nadat je een project hebt gekozen, druk je op de knop selecteer. Je zal zien dat nu alleen het gekozen project en bijhorende kostenplaats wordt getoond. In ons voorbeeld beperkten we onze selectie tot project WT35. We krijgen nu de stand te zien van het budget van PKC WT35 FAWER1. FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 11 van 18 update 27/05/2011
Van hieruit kunnen we gaan doorklikken op de kolommen toegekend vastgelegd uitgegeven voorschotten en beschikbaar. Het verdere verloop is identiek aan het verloop geschetst onder A) Overzicht projecten. FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 12 van 18 update 27/05/2011
C) Lijst inkomsten / uitgaven Ook hier weer kan je, nadat je een budgethouder hebt geselecteerd, ofwel een selectie van een PKC maken door het invullen van de velden project /kostenplaats /categorie, ofwel de velden blanco laten om een overzicht te krijgen van alle PKC s. In ons voorbeeld laten we de velden blanco en drukken dan op de knop uitgaven : we krijgen nu per PKC een overzicht van de gebruikte kostensoorten ( = boekhoudkundige 6 rekeningen). Dit overzicht is een handig instrument voor het opmaken van een begroting. Je ziet in de grijze balk boven het overzicht dat er nog een tweede pagina is 1 of 2 waar je door op het blauwe pijltje te drukken naar toe kan gaan. FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 13 van 18 update 27/05/2011
Je kan het overzicht van de kostensoorten afdrukken door in de grijze balk te klikken in het veld select a format en dan PDF te kiezen en dan te drukken op export. Je kan het overzicht exporteren naar Excel door in de grijze balk te klikken in het veld select a format en dan Excel te kiezen en dan te drukken op export. In ons voorbeeld kiezen we voor Excel en krijgen dan te zien : Door in het eerste scherm te kiezen voor inkomsten, kan je een gelijkaardige lijst genereren met een overzicht van de gebruikte opbrengstensoorten ( = boekhoudkundige 7 rekeningen). FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 14 van 18 update 27/05/2011
D) Export Excel Ook hier kan je, nadat je een budgethouder hebt geselecteerd, ofwel een selectie van een PKC maken door het invullen van de velden project /kostenplaats /categorie, ofwel de velden blanco laten om een overzicht te krijgen van alle PKC s. In ons voorbeeld laten we de velden project / kostenplaats / categorie blanco en drukken op de knop selectie. We krijgen nu een overzicht te zien van alle PKC s van de budgethouder met de mogelijkheid om PKC s te selecteren die we willen exporteren naar Excel. FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 15 van 18 update 27/05/2011
Je kan nu ofwel alle PKC s selecteren door onderaan op de knop selecteer alles te drukken of wel één of enkele PKC s aanduiden door te klikken in de vierkantjes vooraan de lijn (hierin verschijnen groene vogeltjes ) : FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 16 van 18 update 27/05/2011
Je kan ook de knop inverteer selectie gebruiken : hierdoor worden alle projecten geselecteerd die je niet had aangeduid ( dit is handig als je bijvoorbeeld alle projecten behalve twee moet selecteren) : Nadat je de projecten hebt geselecteerd die je wil exporteren, moet je kiezen of je de krediettoekenningen, de inkomsten of uitgaven wil exporteren via de knoppen Krediettoekenning Inkomsten Uitgaven. In ons voorbeeld kiezen we voor een Excel export van de uitgaven : FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 17 van 18 update 27/05/2011
Eerstdaags zal bij de export de mogelijkheid voorzien worden om een periode te kiezen (selectie van / tot) alsook de mogelijkheid om het aantal te exporteren kolommen te beperken. FA/NV handleiding budgetconsultatie - Pagina 18 van 18 update 27/05/2011