Plan van aanpak Implementatie van wehelpen.nl in. (naam gemeente/(zorg)instelling) te. (plaats) Opgesteld door: Datum: Versie:
Inhoudsopgave 1 Projectinhoud... 3 1.1 Achtergrond... 3 1.2 Doelstelling... 4 1.3 Eindresultaat... 5 1.4 Afbakening... 6 1.5 Randvoorwaarden... 6 1.6 Risicoanalyse... 7 2. Beschrijving inhoudelijke activiteiten... 8 2.1 Aanpak... 8 2.2. Activiteiten... 8 2.3. Communicatieplan... 10 3 Beheersplannen... 11 3.1 Tijd/planning... 11 3.2 Investeringen... 13 3.3 Organisatie... 13 3.3.1 Projectorganisatie... 13 3.3.2. Relatie met externe organisatie... 14 4. Nazorg... 15 2
1 Projectinhoud 1.1 Achtergrond In deze paragraaf wordt de achtergrond/aanleiding beschreven voor het project. Waarom is dit project nu en in deze vorm ontstaan. Omschrijving van iedere afzonderlijke partij betreffende de huidige relatie met wehelpen.nl, de evt. relatie tussen de partijen onderling en de motivatie voor deelname aan het huidige implementatie traject Voorbeeld motivatieomschrijving Voorbeeld motivatie zorgstelling: De zorginstelling wil vraag en aanbod rondom vrijwilligerswerk en ondersteuning structureren en zet hiervoor wehelpen.nl in. In de huidige situatie is er nog geen structureel systeem beschikbaar waarin hulpvraag en hulpaanbod binnen de zorginstelling met elkaar gecombineerd wordt. Door het inzetten van wehelpen.nl in de zorginstelling kan hulpvraag en hulpaanbod via het online platform worden gematched en wordt er naar gestreefd dat, middels een vorm van wederkerigheid, hulpvragers ook hulpaanbieders zullen worden. Voorbeeld motivatie gemeente 1: De gemeente wil graag wehelpen.nl implementeren om de informele zorg te versterken. Door in te zetten op de informele zorg, en daar als onderdeel van wehelpen.nl gemeente breed te implementeren, wil de gemeente ervoor zorgen dat inwoners van de gemeente aan elkaar hulp vragen en verlenen. Voorbeeld motivatie gemeente 2: De gemeente wil graag wehelpen.nl implementeren om burgerparticipatie en zelfredzaamheid te versterken vanuit de lokale kracht. Door in te zetten op participatie van de inwoners, en daar als onderdeel van wehelpen.nl gemeente breed te implementeren, wil de gemeente ervoor zorgen dat inwoners van de gemeente aan elkaar hulp vragen en verlenen. Voorbeeld motivatie zorgverzekeraar en gemeente De gemeente en zorgverzekeraar hebben een convenant met als doel dat de burger zowel zorg als ondersteuning geboden krijgt. De gemeente en zorgverzekeraar hebben een convenant gesloten waarin zij de intentie uitspreken om gezamenlijk projecten uit te voeren in de zorg- en welzijnssector om ervoor te zorgen dat een burger zowel zorg als ondersteuning geboden krijgt. De implementatie van wehelpen.nl in de gemeente is een onderdeel van dit convenant. 3
Motivatie waarom deelnemende partijen met het huidige implementatietraject willen starten Voorbeeld motivatie Eerder genoemde partijen komen samen bij het implementatie traject van.(naam). Dit heeft de partijen doen besluiten om gezamenlijk een best practice te ontwikkelen die gebruikt kan worden voor soortgelijke implementatie trajecten van wehelpen.nl bij (zorg)instellingen en bij andere gemeenten, waarbij inzicht verkregen kan worden wat de maatschappelijke toegevoegde waarde van de inzet van wehelpen.nl is. Eerder genoemde partijen hebben allen de intentie uitgesproken om wehelpen.nl in de gehele gemeente te implementeren, zodat wehelpen.nl structureel in de gemeente wordt aangeboden aan de inwoners, cliënten/patiënten en hun mantelzorgers. 1.2 Doelstelling In deze paragraaf wordt beschreven welk(e) doel(en) de deelnemende partijen met het te realiseren eindresultaat nastreeft. Deze doelstelling moet door alle partijen worden onderschreven. Algemene omschrijving van doel deelnemende partijen Voorbeeld algemene omschrijving: Deelnemende partijen hebben allen als doel om met wehelpen.nl burgerparticipatie vanuit zelfredzaamheid en het informele zorgcircuit te versterken. Door de inzet van wehelpen.nl kunnen hulpvragen (deels) worden opgelost door hulpvragers en -aanbieders met elkaar in contact te brengen. Op basis hiervan kan de volgende doelstelling worden geformuleerd: Het formuleren van de hoofddoelstelling. In het formuleren van de hoofddoelstellingen dienen in ieder geval de volgende onderdelen aan bod te komen: - Benoemen van deelnemende partijen; - Benoemen op welke evt. doelgroep en fasen het implementatietraject gericht is; - Het doel van het implementatietraject wehelpen.nl. 4
Voorbeeld hoofddoelstelling: Het structureel inbedden van het wehelpen.nl door de deelnemende partijen in het primaire zorgproces van de zorginstelling, zodat ontslagen cliënten (en hun eventuele mantelzorger) op eigen kracht vrijwillige ondersteuning kunnen regelen, deze ondersteuning kunnen organiseren en uitgedaagd worden om weer actief mee te doen in de samenleving (wederkerigheid). Het gezamenlijk implementeren van wehelpen.nl in de gemeente in samenwerking met WeHelpen en de vrijwilligersorganisaties, bestaande buurten burgerinitiatieven met als doel om een toename van het aantal uren informele hulp binnen de gemeente te realiseren. Het structureel organiseren van vrijwilligerswerk binnen de zorginstelling door het implementeren van wehelpen.nl, zodat hulpvragers en hulpaanbieders op een laagdrempelige manier zelf met elkaar in contact kunnen komen via de website. In samenwerking met de partijen om wehelpen.nl in de wijken.,.,.. te implementeren met als doel om de sociale cohesie in de wijk te verstevigen. Het komen tot een gecoördineerde/geïntegreerde aanpak omtrent vraag en aanbod van informele hulp 1.3 Eindresultaat In deze paragraaf wordt beschreven wat daadwerkelijk gedurende het implementatietraject wordt gerealiseerd. Om de doelstelling te realiseren, dienen de eindresultaten behaald te worden. Deze resultaten zullen zo SMART mogelijk gedefinieerd worden, zodat aan het einde van het project vastgesteld kan worden of de eindresultaten gerealiseerd zijn. Hierbij kan evt. een onderscheid worden gemaakt in resultaten op de korte- en op de lange termijn. 5
Vaststellen van de eindresultaten van het implementatietraject Voorbeeld eindresultaat Implementatie van wehelpen.nl in het primaire zorgproces van de zorginstelling Het ontwikkelen van een best practice o.b.v. de implementatie van wehelpen.nl in de zorginstelling, welke gebruikt kan worden bij soortgelijke implementatietrajecten bij andere zorgaanbieders, waarbij de situatie vanuit patiëntperspectief of het perspectief van de mantelzorger vergelijkbaar is. Toename van. % van het aantal informele zorg uren in de gemeente Toename van het aantal vrijwilligers van.(getal) in de huidige situatie naar het gewenste aantal van. vrijwilligers Rapport over de klanttevredenheid van het werken met wehelpen.nl, waarbij het systeem met bijvoorbeeld min. een 7,5 is beoordeeld. Het versterken van sociale cohesie in een wijk middels het uitzetten van een vragenlijst aan het begin en einde van het implementatietraject wehelpen.nl. 1.4 Afbakening In deze paragraaf wordt beschreven wat niet geïncludeerd wordt in het project. Voorbeeld afbakening Het project beoogt niet Een uitgebreide analyse over andere informele zorginitiatieven in de gemeente. Een uitgebreide analyse over het functioneren en de gebruikersvriendelijkheid van het mantelzorg ondersteuningssysteem van wehelpen.nl. Het inregelen van een procedure om vast te stellen of een vrijwilliger betrouwbaar is. 1.5 Randvoorwaarden In deze paragraaf worden de randvoorwaarden gedefinieerd die noodzakelijk zijn voor het behalen van de eindresultaten. Deze randvoorwaarden kunnen in termen van geld, commitment als capaciteit zijn. 6
Voorbeeld randvoorwaarden De deelnemende partijen dienen commitment te geven aan het opgestelde plan van aanpak en overeenstemming te hebben in de voorgestelde aanpak voor de implementatie van en onderzoek rondom wehelpen.nl. De betrokken partijen dienen commitment te geven aan de implementatie van wehelpen.nl en de hulpaanbieders en hulpvragers te begeleiden om met wehelpen.nl om te gaan. Bij de deelnemende partijen dient zowel voldoende beslissingsbevoegde als uitvoerende capaciteit beschikbaar te zijn om het project succesvol te laten zijn. Indien deze kennis en kunde niet bij de deelnemende partijen aanwezig is, dienen er middelen beschikbaar te zijn om de kennis en kunde extern te halen. De deelnemende partijen zullen wehelpen.nl inzetten in communicatieuitingen om awareness en gebruik te stimuleren. 1.6 Risicoanalyse In deze paragraaf wordt een overzicht getoond van de risico s tijdens de uitvoering van het project. Er zijn verschillende methoden om de risico s te beschrijven (SWOTanalyse, omgevingskwadrant). Maak een inschatting en benoem in ieder geval concreet de risico s in het project. Beschrijf vervolgens de acties waardoor de risico s minimaal blijven. Voorbeeld van een risico analyse 7
2. Beschrijving inhoudelijke activiteiten 2.1 Aanpak In deze paragraaf wordt op hoofdlijnen de aanpak van het implementatietraject beschreven. Dit kan zowel visueel als schriftelijk worden weergegeven. Voorbeeld projectaanpak Project aanpak Fasen Verkenning Voorbereiding Implementatie Evaluatie Go/ no go Gedurende het hele project vindt er regelmatig communicatie tussen de deelnemende partijen plaats en wordt het proces gedocumenteerd t.b.v. het ontwikkelen van een best practice. 2.2. Activiteiten In deze paragraaf wordt de voorgestelde aanpak uit paragraaf 2.1 verder toegelicht. Afhankelijk van het implementatietraject kan deze toelichting meer op hoofdlijnen of specifiek zijn. Deze activiteiten zijn beschreven in termen van resultaten of mijlpalen. 8
Voorbeeld activiteitenoverzicht op hoofdlijnen Verkenningsfase In de verkenningsfase zal een martkscan worden uitgevoerd omtrent informele zorg, zelfredzaamheid en hulp. Deze marktscan bestaat uit een analyse van de bestaande initiatieven op het gebied van informele zorg. Gestart wordt met een marktscan, waarbij de huidige digitale systemen voor informele zorg en hulp, hun functionaliteiten, mate van gebruik en overige kenmerken systematisch in kaart worden gebracht. De marktscan vindt plaats op basis van beschikbare literatuur en bilaterale gesprekken met de aanbieders van genoemde systemen. In de verkenningsfase wordt een analyse uitgevoerd naar meetmethodieken om de maatschappelijke waarde van het systeem wehelpen.nl te kunnen onderzoeken. In eerste instantie wordt hierbij de SROI-analyse onderzocht. Op basis van een training met de deelnemende partijen worden de investeringen, activiteiten en output van iedere partij vastgesteld. Het project start met een verkenning naar de behoeften die een burger, vrijwilliger, cliënt en/of het mantelzorgnetwerk wanneer hij/zij een hulpvraag wil gaan stellen. Middels interviews met burgers, vrijwilligers, cliënten en mantelzorgers wordt vastgesteld wat de meest voorkomende behoeften zijn en waar wehelpen.nl een rol kan spelen in deze behoefte. Voorbereidingsfase De betrokken partijen en medewerkers worden geïnformeerd en voorbereidt op het implementatietraject van wehelpen.nl. Deze voorbereiding bestaat uit. In de voorbereidingsfase wordt de vragenlijst voor de klanttevredenheid, het communicatie- en implementatieplan ontwikkeld. In deze fase zullen de betrokken medewerkers worden getraind in het gebruik van wehelpen.nl en zal gezamenlijk vastgesteld worden hoe de hulpvragers en hulpaanbieders worden geïnformeerd over wehelpen.nl en welke stappen er worden ondernomen om hulpvragers en hulpaanbieders zelfstandig met wehelpen.nl te laten werken. 9
Voorbeeld specifiek activiteitenoverzicht Deze activiteitenoverzichten kunnen ook als bijlage (Excel-bestand) aan het plan van aanpak worden toegevoegd. Producten en mijlpalen Benodigde activiteiten Verkenningsfase SROI analyse is vastgesteld Vaststellen wie eindverantwoordelijk is voor het uitvoeren van de SROI analyse en met welk meetinstrument de SROI analyse wordt uitgevoerd Omschrijving van de aanpak en de doelstellingen van de implementatie van WeHelpen Uitvoeren van een stakeholdersanalyse en vaststellen welke stakeholders worden geincludeerd in het implementatie project van WeHelpen Bepalen van de input per stakeholder (voorkeur zal zijn om de input uit te drukken in ) in het implementatieproject Beschrijven van activiteiten van iedere deelnemende stakeholder gedurende het implementatieproject Beschrijving van de output (meetbare eenheid) van iedere stakeholder Beschrijving van het resultaat/de resultaten per stakeholder (outcome) en de impact van de implementatie op deze outcome Omschrijven en vaststellen van indicatoren om de outcome te meten Gewenste aantal gebruikers van WeHelpen is vastgesteld Vaststellen wat het gewenste aantal gebruikers van WeHelpen is om het project te laten slagen Voorbereidingsfase Vragenlijst voor het evalueren van het gebruik van WeHelpen is vastgesteld Vaststellen van de resultaten van de vragenlijst Opstellen van de vragenlijst Vaststellen hoe de vragenlijst wordt afgenomen Vragenlijst is goedgekeurd Kick-off bijeenkomst WeHelpen voor de betrokken zorgverleners heeft plaatsgevonden Vragenlijst is voorgelegd aan de stuurgroep welke hem heeft goedgekeurd Vaststellen welke 'afgevaardigden' van de maatschappelijke medewerkers, medewerkers therapeutisch computergebruik en nazorgverpleegkundigen deelnemen aan de kick off bijeenkomst Vaststellen van een datum met de betrokken zorgverleners voor een kick off bijeenkomst Programma van de kick off bijeenkomst wordt vastgesteld en voorbereid door projectleider en een afgevaardigde van WeHelpen Kick off bijeenkomst met betrokken zorgverleners vindt plaats Communicatieplan is opgesteld Betrokken zorgverleners hebben deelgenomen aan de kick-off bijeenkomst en zijn op de hoogte van het implementatie traject WeHelpenin het Roessingh Vaststellen van een communicatie strategie Analyseren en vaststellen van doelgroepen en boodschap per doelgroep Analyseren en vaststellen van benodigde communicatiemiddelen Opzetten van een planning en begroting van de kosten Communicatieplan WeHelpen is voorgelegd en goedgekeurd door de stuurgroep Communicatie middelen voor WeHelpen zijn ingeregeld Stuurgroep heeft het communicatieplan van WeHelpen goedgekeurd Afstemmen met de zorgverleners hoe de communicatie middelen worden ingezet Vaststellen hoe en wanneer de communicatiemiddelen worden ingezet o.b.v. het communicatieplan 2.3. Communicatieplan In deze paragraaf wordt het communicatieplan voor het implementatietraject besproken. Hierbij worden de doelgroepen en de doelstellingen per doelgroep bepaald. Vervolgens welke boodschap er overgebracht dient te op deze doelgroep(en) en welke communicatiemiddelen hier voor nodig zijn. Aan het begin van een implementatietraject is het (nog) niet altijd mogelijk om een uitgebreid communicatieplan op te zetten, maar kan er wel een aanzet voor het communicatieplan worden gegeven welke verder, gedurende het implementatietraject, wordt uitgewerkt. 10
Voorbeeld aanzet communicatieplan 3 Beheersplannen 3.1 Tijd/planning In deze paragraaf wordt een overzicht gepresenteerd van de activiteiten en de daarbij verwachte tijdsinvestering. 11
Omschrijving van de totale doorlooptijd en belangrijkste mijlpalen. Voorbeeld verwachte tijdsinvestering op hoofdlijnen Het project heeft een totale doorlooptijd van een jaar en zal lopen van juni 2013 t/m april 2014. Gestreefd zal worden om: De analyse- en voorbereidingsfase afgerond en starten in september 2013. In september 2013 wehelpen.nl geïmplementeerd in het (zorg)proces van de (zorg)instelling en de communicatiemiddelen hiervoor gereed te hebben In februari 2014 starten met de analyses en het schrijven van de best practice. In april 2014 de pilotfase af te ronden Na april 2014 wehelpen.nl breed uit te rollen en op te schalen. Uitgebreide omschrijving van de verwachte tijdsinvestering Het overzicht van de verwachte tijdsinvestering is gebaseerd op het activiteitenoverzicht van paragraaf 2.2. Per activiteit is aangegeven welke partijen hier bij betrokken zijn, wie eindverantwoordelijk is en wat de verwachte tijdsinvestering zal zijn (doorlooptijd & afronding). Dit tijdschema kan worden opgesteld in het Excel-bestand (zie losse bijlage Activiteiten en tijdsplanning PvA template WeHelpen v1.0 ) Voorbeeld uitgebreide omschrijving met verwachte tijdsinvestering Producten en mijlpalen Stuurgroep Projectleider Zorginstelling jun-13 jul-13 aug-13 sep-13 Verkenningsfase Verkenning naar de SROI analyse Verkenning het huidige en het gewenste aantal gebruikers van WeHelpen Voorbereidingsfase Vragenlijst voor het evaluaren van het gebruik van We Helpen is ontwikkeld vastgesteld Vragenlijst voor het evalueren van het gebruik van We Helpen is goedgekeurd Kick-off bijeenkomst We Helpen voor de betrokken zorgverleners heeft plaatsgevonden Communicatieplan is opgesteld en goedgekeurd Communicatie middelen voor implementatie We Helpen zijn ingeregeld Betrokken Doorlooptijd 12
3.2 Investeringen In deze paragraaf wordt een inschatting gemaakt van de verwachte investeringen gebaseerd op het huidige PvA. Gedurende het implementatietraject zal deze paragraaf verder worden uitgewerkt. De investeringen kunnen op basis van geld of verwachte tijdsinvestering worden ingedeeld. Voorbeeld overzicht verwachte investeringen 3.3 Organisatie 3.3.1 Projectorganisatie In deze paragraaf wordt de projectorganisatie en structuur (b.v. stuurgroep & werkgroepen) beschreven. Daarbij wordt omschreven wat er van de deelnemers van het implementatietraject wordt verwacht. Benoemen van opdrachtgever en projectleider Opdrachtgever: Projectleider: Beschrijven projectstructuur Overzicht van de deelnemers van de stuurgroep en de evt. Werkgroepen en hun rol. 13
Voorbeeld projectstructuur In dit voorbeeld is onderscheid gemaakt tussen een stuurgroep die bestaat uit de deelnemende partijen (vanuit cooperatie Wehelpen en een (zorg)instelling) en een werkgroep die gericht is op het inbedden van wehelpen.nl in het primaire zorgproces. Afhankelijk van de omvang van het project kunnen er meerdere werkgroepen worden opgericht. Stuurgroep afgevaardigde van WeHelpen afgevaardigde van de zorginstelling projectleider Werkgroep van de zorginstelling Betrokken zorgverlener 1 Betrokken zorgverlener 2 Client/mantelzorger van de zorginstelling Projectleider Beschrijven van de verwachte rol van de deelnemende partijen o.b.v. de voorgestelde projectstructuur Voorbeeld verwachtingen van projectleidersrol De projectleider coördineert het volledige implementatietraject. De projectleider bereidt de werkgroepen voor en brengt verslag uit aan de stuurgroep. Voorbeeld verwachtingen van de rol van de werkgroep De werkgroep zal gemiddeld 1x per maand samenkomen, waarbij tijdens de voorbereiding en het begin van de implementatiefase de frequentie iets hoger kan zijn. Dit is afhankelijk van het verloop van het implementatietraject. Van de deelnemers wordt verwacht dat ze de werkgroepbijeenkomsten goed voorbereiden en bereid zijn om actief te participeren in de werkgroep. Voorbeeld beschrijven van verwachte rol 3.3.2. Relatie met externe organisatie In deze paragraaf worden eventuele relaties met externe partijen beschreven en de daarbij behorende afspraken die tussen beide partijen gemaakt zijn. 14
Voorbeeld beschrijving van relatie met externe organisaties Wehelpen.nl is een onderdeel van de diensten van coöperatie WeHelpen. Voor wensen en wijzigingen in de website dient er contact met de coöperatie opgenomen te worden. Coöperatie WeHelpen stelt in de stuurgroepbijeenkomsten de andere deelnemers op de hoogte over belangrijke wijzigingen in de website wehelpen.nl De gemeente. of (zorg)instelling heeft de technische partij. gevraagd om de API koppeling met wehelpen.nl te realiseren. Zij zullen binnen termijn zorgdragen dat de koppeling is gemaakt en naar behoren functioneert. De implementatiepartner zorgt voor de realisatie van de implementatie binnen de gemeente/(zorg)instelling. De afspraak is dat zij onderdeel zijn van de werkgroep en in die rol verantwoording afleggen naar de stuurgroep. 4. Nazorg In deze paragraaf worden de activiteiten, wanneer de implementatiefase is afgerond, besproken. Hierbij worden vooral de evaluatiemomenten en de invulling daarvan beschreven. Voorbeeld omschrijving van nazorgfase Na de implementatiefase zal nog een werkgroep bijeenkomst en een stuurgroep bijeenkomst plaatsvinden. Deze bijeenkomsten worden gebruikt om de processen te evalueren. Deze bijeenkomsten worden gebruikt om te zien of de verbeterpunten die zijn aangedragen inmiddels verbeterd zijn en of het momentum er is om wehelpen.nl breed in te gaan zetten om zo de juiste ondersteuningstool te bieden om zelfredzaamheid en eigen regie te bevorderen en te stimuleren. Ondertekening van het projectplan door opdrachtgever en projectleider Plaats: Datum: Handtekening Opdrachtgever Handtekening Projectleider (Naam) (Naam) 15