Hoe onderhoudt u uw onderhoud Creëer een gedegen onderhoudsstrategie voor uw vastgoed planonsoftware.com HOE ONDERHOUDT U 1
Vijf redenen om uw vastgoed te onderhouden 3 HOE ONDERHOUDT U UW ONDERHOUD Bepaal uw onderhoudsstrategie 4 Kies een onderhoudsregime 5 Het onderhouden van uw onderhoud 6 2 HOE ONDERHOUDT U planonsoftware.com
Onderhoud is de combinatie van alle technische, administratieve en beheersmatige activiteiten tijdens de levenscyclus van een asset, gericht op behoud of herstel, zodanig dat het in een conditie blijft waarin het de gewenste functie kan uitvoeren. Aldus de formele definitie van onderhoud volgens EN 13306. In simpelere bewoordingen, onderhoud is een combinatie van activiteiten die ervoor zorgen dat elk bedrijfsmiddel zijn functie kan blijven vervullen. Klinkt eenvoudig. We weten allemaal waarom, wanneer, waar, hoe en tegen welke kosten we onze auto onderhouden. We maken slimme en wel overwogen beslissingen om onderhoudsbeurten uit te stellen, te combineren of juist te vervroegen. Hiervoor wegen we factoren af, zoals ons beschikbare budget, het risico op motorstoring en de verwachte levensduur van de auto. Voor één auto is dit goed te overzien, maar voor tien auto s wordt dit al complexer. En wat als je dit projecteert op een uitgebreide vastgoedportefeuille met tientallen gebouwen die een grote financiële waarde vertegenwoordigen en bovendien vele technische installaties bevatten met verschillende specifieke onderhoudseisen? Dan heeft u waarschijnlijk een strategie nodig die beschrijft hoe al dat onderhoud te onderhouden. Maar hoe zou die strategie er uit moeten zien? Laten we eerst even op een rij zetten waarom het onderhouden van uw vastgoedportfolio ook alweer zo belangrijk is. Vijf redenen om uw vastgoed te onderhouden 1. Of u nu werkzaam bent bij een wereldwijde retailer, bank, productiebedrijf, overheidsorgaan, ziekenhuis of universiteit, uw organisatie maakt gebruik van gebouwen, bedrijfsmiddelen, werkplekken en faciliteiten om haar kernactiviteiten uit te voeren. Passend onderhoud is noodzakelijk om de bedrijfscontinuïteit te garanderen en uw eigendommen in een fit-for-purpose conditie te houden. 2. Vastgoed van de organisatie vertegenwoordigt een aanzienlijke waarde op de bedrijfsbalans. Aan u de taak om deze waarde veilig te stellen. Passend en slim onderhoud garandeert behoud of zelfs een verhoging van deze waarde. En het verlengt bovendien de levensduur van uw gebouwen en verbetert de commerciële aantrekkelijkheid van uw portefeuille. 3. Ten derde: wet- en regelgeving wordt steeds strikter, met name in het onderhoudsdomein. En daar zijn goede redenen voor. Slecht of matig onderhoud kan leiden tot ernstige problemen als het gaat over onderwerpen als gezondheid, veiligheid en compliance. 4. Vastgoed is verantwoordelijk voor 25% van de wereldwijde uitstoot van koolstofdioxide. Daarmee vormt duurzaamheid een goede, vierde reden voor slim onderhoud. Onderhoud kan immers veel invloed hebben op bijvoorbeeld energieverbruik en de MVOprestaties van uw vastgoed. 5. Last but not least, goed onderhouden gebouwen vormen een positieve representatie van uw merk in de huidige competitieve markt. U krijgt geen tweede kans voor die eerste indruk op nieuwe medewerkers, klanten, studenten of elke andere bezoeker die uw pand ooit te zien krijgt. Mist u het kostenaspect in dit rijtje? Als dat uw belangrijkste doelstelling is, lees dan de bovenstaande vijf redenen opnieuw. Slim onderhoud gaat over het realiseren van uw onderhoudsdoelstellingen tegen optimale kostenefficiëntie. En inderdaad, dat zal u waarschijnlijk geld besparen, maar is geen doel op zich. planonsoftware.com HOE ONDERHOUDT U 3
Bepaal uw onderhoudsstrategie Slim onderhoud begint met een onderhoudsstrategie die is afgestemd op de eisen van de kernactiviteiten én uw vastgoedstrategie. Uw primaire proces wordt voortdurend beïnvloed door economische, demografische en financiële factoren. Als gevolg hiervan zijn groei, reorganisaties, verhuizingen, fusies en overnames een gegeven in de hedendaagse zakelijke realiteit. Dit versterkt de behoefte aan een vastgoedportfolio dat wendbaarheid en flexibiliteit biedt. Hoe? Door deze potentiële toekomstige behoeften te overzien en de juiste balans te creëren tussen eigen en aangehuurd vastgoed. Maar ook door het bieden van de juiste kwantiteit en kwaliteit aan ruimte, door flexibele huurcontracten en ten slotte door het implementeren van een middellange én lange termijn onderhoudsstrategie die de dynamiek in uw organisatie ondersteunt. Dat is geweldig op papier, maar wat betekent het in de praktijk? Uw strategie ten aanzien van uw vastgoedportefeuille bepaalt al vele randvoorwaarden voor onderhoud. Bij aanhuurde gebouwen is de verhuurder verantwoordelijk voor eigenaar gerelateerd onderhoud, primair gericht op commercieel waardebehoud van het gebouw, wetgeving of contractuele afspraken met huurders. Het wordt ingewikkelder wanneer uw organisatie eigenaar is van de gebouwen. Nog gecompliceerder wordt het wanneer u een samengesteld portfolio heeft van gehuurd en eigen vastgoed. Het begint eigenlijk met het beoordelen van elk individueel gebouw. Wat is de huidige en toekomstige waarde voor uw organisatie en wat is de technische en functionele conditie? Enkele aspecten die de waarde van gebouwen bepalen zijn de locatie, de bereikbaarheid voor medewerkers en klanten en de fit met uw bedrijfsstrategie. De toestand van een gebouw wordt beoordeeld aan de hand van parameters zoals fit-for-purpose, flexibiliteit in gebruik, operationele kosten en technische staat. Als u de waarde van een pand en de toestand van een gebouw tegen elkaar afzet in een kwadrant, toont dit de onderhoudsstrategie voor vastgoed per score: Gebouwen met een hoge waarde en een goede conditie: geef prioriteit aan voortzetting van onderhoud en doe dit op een geplande, gestructureerde manier (continue). Gebouwen met een hoge waarde in een slechte staat: zorg dat het achterstallig onderhoud wordt ingehaald om het gebouw in een goede conditie te brengen en voer vervolgens passend onderhoud in (catch up). Gebouwen met een lage waarde in een goede conditie: verminder de onderhoudsinspanningen tot het absolute minimum om de waarde ervan te behouden (reduce). Gebouwen met een lage waarde in een slechte staat: pas reactief onderhoud toe om de bedrijfscontinuïteit te garanderen (react). Uiteraard geldt in alle gevallen dat naleving van voorschriften ten aanzien van verplicht onderhoud, gezondheid en veiligheid boven alles gaat. En als uw organisatie verandert, denk er dan aan dat uw onderhoudsstrategie wellicht mee moet veranderen. Condition High Low Reduce React Low Business value Continue Catch up High 4 HOE ONDERHOUDT U planonsoftware.com
Kies een onderhoudsregime Wanneer u eenmaal een onderhoudsstrategie heeft bepaald, wordt het veel eenvoudiger om onderhoudsregimes te kiezen die passen bij uw portfolio, individuele gebouwen of bedrijfsmiddelen. Een regime is een onderhoudsmethodiek die impact heeft op alle aspecten van onderhoud. Zoals technische staat, kosten, levenscyclus, bedrijfscontinuïteit en risico s. De drie meest voorkomende regimes in het onderhouden van vastgoed en bedrijfsmiddelen zijn: Reactief onderhoud Gepland preventief onderhoud Just-in-time onderhoud Reactief onderhoud Reactief onderhoud is het meest basale en bekende type onderhoud. Het is per definitie onderhoud dat altijd te laat plaatsvindt. Immers, een defect of het niet functioneren van een bedrijfsmiddel is de impuls om te handelen. Reactief onderhoud is duur en inefficiënt, doordat het niet gepland is en onmiddellijke (in- of externe) actie vereist. Het creëert chaos in de operatie en kan een negatieve impact hebben op de bedrijfscontinuïteit. Vanwege de risico s en de kosten die ermee gemoeid zijn, streven de meeste organisaties ernaar reactief onderhoud te voorkomen door inzet van gepland onderhoud. Omdat verrassingen en onverwachte storingen altijd voor zullen blijven komen, is reactief onderhoud een gegeven voor alle gebouwen en bedrijfsmiddelen. En daarmee is het van belang reactief onderhoud zo efficiënt mogelijk in te richten. Gepland preventief onderhoud Met gepland preventief onderhoud kunt u reactief onderhoud substantieel reduceren en uw gebouwen, installaties en bedrijfsmiddelen in de gewenste of benodigde staat houden. Gepland onderhoud is ofwel tijdgebaseerd het uitvoeren van onderhoud in een vooraf vastgestelde frequentie ofwel conditiegebaseerd. In het laatste geval wordt de werkelijke staat van uw gebouwen objectief vastgesteld en afgezet tegen de gewenste of benodigde conditie. Op basis van het verschil tussen deze twee worden vervolgens onderhoudsactiviteiten gegenereerd. Ook voor gepland onderhoud geldt dat het vaak te laat plaatsvindt en daardoor reactief onderhoud veroorzaakt. Gepland onderhoud kan ook juist te vroeg plaatsvinden, omdat de kwaliteit van bedrijfsmiddelen beter blijkt dan verwacht. Just-in-time onderhoud Just-in-time onderhoud (JIT) is het summum van efficiënt en effectief onderhoud. Niet te laat en niet te vroeg. Waardoor maximale continuïteit tegen optimale kosten ontstaat en reactief onderhoud tot een minimum wordt beperkt. Maar hoe werkt het? Justin-time onderhoud kan alleen worden toegepast op intelligente bedrijfsmiddelen die hun conditie waarnemen en over die toestand kunnen communiceren met uw onderhoudssysteem. Dit zijn dus bedrijfsmiddelen die met uw IT-netwerk zijn verbonden, zoals slimme verwarmingsinstallaties of luchtbehandelingskasten. Deze assets kunnen informatie over de huidige status of conditie naar het onderhoudssysteem sturen. Denk aan foutmeldingen, aanstaande storingen en meter- of tellerstanden. Het onderhoudssysteem genereert vervolgens passende activiteiten, workflows en communicatie om just-in-time uitvoering van het onderhoud te garanderen. In de praktijk worden de meeste gebouwen en bedrijfsmiddelen onderhouden met een combinatie van de hierboven beschreven onderhoudsregimes. Voor vastgoed met een hoge waarde voor de organisatie zullen de gepland preventief en just-in-time regimes domineren. Voor gebouwen en bedrijfsmiddelen met een lagere waarde voor de organisatie moet u de juiste balans zien te vinden tussen reactieve en geplande preventieve onderhoudswerkzaamheden, in de meeste gevallen gedreven door financiële afwegingen. planonsoftware.com HOE ONDERHOUDT U 5
Het onderhouden van uw onderhoud Uw onderhoudsstrategie en -regimes bepalen uw onderhoudsbudgetten. Maar wat als het beschikbare budget niet toereikend is voor de onderhoudsbehoefte? Vastgoed- of Facility Managers zien dat ze geconfronteerd worden met toenemende druk op budgetten en noodzaak tot kostenefficiëntie. Maar wat zijn de gevolgen van het wijzigen van budgetten op uw onderhoud? Welke verschillende scenario s zijn er? Wat is de impact van het uitstellen of annuleren van onderhoud? En wat zijn de beste opties? Om deze vragen te beantwoorden, is een goed en gestructureerd instrument noodzakelijk, zoals een Integrated Workplace Management System (IWMS). Naast de analyse van de financiële consequenties, ondersteunen dit soort systemen de besluitvorming ten aanzien van de uitbesteding en gunning van het onderhoud. Ze maken bovendien de operationele monitoring van alle bijkomende aspecten mogelijk, zoals kostenbeheersing, kwaliteitscontrole, procesefficiëntie en uitvoering. Zodat u uw onderhoud kunt blijven onderhouden! Met meer dan dertig jaar ervaring in het FMIS-domein is Planon een internationale, marktleidende softwareleverancier die organisaties ondersteunt bij het stroomlijnen van hun vastgoed-, facilitaire- en service management-processen. Planon s geïntegreerde, toekomstbestendige oplossingen leveren betrouwbare managementinformatie. Meer dan 2.000 klanten profiteren van Planon s innovatieve oplossingen, ondersteund door een wereldwijd netwerk van eigen kantoren. Planon wordt al jaren achtereen door Gartner een toonaangevend, onafhankelijk technologie onderzoeksbureau gepositioneerd in het Leader-kwadrant van haar Magic Quadrant voor IWMS (Integrated Workplace Management System). Meer leren over Planon s FMIS-oplossing? Bezoek dan planonsoftware.com of volg ons op Twitter via @Planon_NL of @Planon_BE. 6 HOE ONDERHOUDT U planonsoftware.com