Inhoud 1 Algemeen... 3 1.1 Afrekening status... 3 1.2 Afrekenperiode versus boekjaar... 3 2 Voorbereidingen... 4 2.1 Basisgegevens... 4 2.2 Kostenstukken en provisies in de afrekening... 4 3 Een afrekening aanmaken... 5 3.1 Overzicht van reeds aangemaakte afrekeningen... 5 3.2 Kostensoort of verdeelsleutel van kostenlijnen aanpassen... 11 3.3 Overdrachten, voorschotten en betalingen van eigenaars opnemen in de afrekening... 12 3.4 Up-to-date houden van een simulatie afrekening... 15 3.5 Overboekingen... 15 3.6 Opslaan van een simulatie afrekening... 17 3.7 Detailfiche van een afrekening... 17 4 De definitieve afrekening... 20 4.1 Doel... 20 4.2 Werkwijze... 20 5 Boekhoudkundige verwerking van een afrekening... 21 5.1 Boeking afrekening kosten naar de eigenaars... 22 6 Resultaat tabellen voor een afrekening... 24 6.1 De provisionele balans... 24 6.2 De centralisatie balans... 25 6.3 De inkomsten tabel... 26 6.4 De uitgaven tabel... 27 6.5 De begrotingen tabel... 27 6.6 Bank bewegingen... 30 7 Rapporten en lijsten... 31 7.1 Opgenomen kostenstukken... 31 7.2 Afdruk individuele afrekeningen... 31 7.3 Afdruk eindbalans... 32 7.4 Afdruk afrekentabel (centralisatie tabel)... 32 8 Berichten in het afrekeningen systeem... 33 8.1 Berichten templates... 33 1 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
8.2 Voorbeeld van een berichtentemplate met positief saldo... 34 8.3 Voorbeeld van een berichtentemplate met tegoed... 35 8.4 Berichten met/zonder overschrijvingsformulier... 35 8.5 Beheer van berichten voor een afrekening... 37 2 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Algemeen 1 Algemeen 1.1 Afrekening status Een afrekening kan drie verschillende statussen hebben: simulatie: dit is een voorlopige afrekening die steeds opnieuw aangepast kan worden. definitief: een afrekening met deze status kan niet meer aangepast worden. Nieuwe stukken kunnen niet meer opgenomen worden. Dit kan nog naar simulatie teruggeschroefd worden. geboekt: de definitieve afrekening is in de boekhouding opgenomen. De status van een afrekenperiode volgt de status van de periodieke afrekening voor deze periode. 1.2 Afrekenperiode versus boekjaar Voor elke residentie moet u een reeks afrekenperiodes en een reeks boekjaren vastleggen. Uw afrekenperiodes moeten steeds binnen een boekjaar passen: Boekjaar 1 Boekjaar 2 Periode 1 Periode 2 Periode 3 Periode 4 Periode Periode 1 tot en met periode 3 vallen binnen boekjaar 1 maar einde periode valt niet samen met einde boekjaar. Dergelijke periodes noemen provisionele afrekenperiodes. Einde periode 4 valt samen met einde boekjaar 1. Deze periode noemen we een eindafrekening. Na een eindafrekening kan het boekjaar afgesloten worden en kan er een heropening gemaakt worden in het volgende boekjaar. Definitie van boekjaren en periodes voor een periodieke afrekening: Residenties > Overzicht van uw residenties Afrekenperiodes Boekjaren 3 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Het is zeer belangrijk dat deze gegevens correct aangemaakt worden voor u aan de slag gaat met kostenstukken, afrekeningen, provisies e.d. 2 Voorbereidingen 2.1 Basisgegevens Vooraleer u een afrekening aanmaakt moeten volgende basisgegevens correct ingevuld zijn in OPENSyndic. Kijk deze gegevens grondig na en zet deze eerst op punt. Accountfiche: grootboekrekeningen en journalen Residentiefiche: financiële rekeningen (bankjournalen in de boekhouding) Residentiefiche: kavels, eigenaars en aandelen Residentiefiche: verdeelsleutels Residentiefiche: afrekenperiodes Residentiefiche: vervaldatum =+ (aantal dagen vooraleer een betalingsopdracht vervallen is > factuurdatum + vervaldatum=+) Algemene parameters: kostensoorten Algemene parameters: berichtentemplates voor de afrekening (bedrag>0 en bedrag<=0) Berichtensysteem: document lay-out voor afrekeningen Residentiefiche: boekjaar (nodig bij doorsturen van de afrekening naar de boekhouding) Residentiefiche: afrekenperiodes Kostenstukken: moeten correct uitgesplitst zijn en moeten in een correcte periode ingebracht zijn (vanen tot-datum van de detaillijnen van de uitsplitsing) Boekingen: draag er zorg voor dat alle boekingen in de boekhouding opgenomen zijn, meer bepaald: o Heropening, indien er nog geen overdracht is van vorige afrekenperiodes o Alle financiële bewegingen o De aankoopjournalen moeten voor een afrekening niet up-to-date zijn. Het afrekensysteem bepaald de kosten enkel uit de kostenstukken die in OPENSyndic ingevoerd en uitgesplitst zijn. 2.2 Kostenstukken en provisies in de afrekening Uiteraard moeten alle kostenstukken en provisies aangemaakt zijn in OPENSyndic om een correcte afrekening te kunnen maken. Voor meer uitleg over deze items verwijzen we naar betreffend deel van de gebruikers handleiding. 4 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Een afrekening aanmaken 3 Een afrekening aanmaken 3.1 Overzicht van reeds aangemaakte afrekeningen Financieel beheer > Er kan slechts één afrekening gemaakt worden per afrekenperiode. Financieel beheer > Kies eerst een residentie. Druk daarna op de knop Nieuw. 5 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Afrekening nummer Het nummer wordt toegewezen bij bevestigen van de afrekening. Dit is een doorlopend volgnummer en dient enkel als interne referentie voor de syndicus. Periode Volgens de gekozen afrekenperiode. Type afrekening Provisionele afrekening of eindafrekening. Dit volgt uit de voorgestelde periode. Verval datum De uiterlijke betaaldatum voor de individuele afrekeningen. Dit veld kan ook in OPVRAGEN modus aangepast worden. De aanpassing wordt direct en automatisch opgeslagen. Dit wil zeggen dat dit veld zelfs nog kan aangepast worden na definitief maken van de afrekening. Vergeet in dit geval wel niet om uw berichten naar de mede-eigenaars opnieuw te maken. Omschrijving NL/FR Deze omschrijving wordt overgenomen in alle berichtgeving naar de mede-eigenaren. Dit veld kan ook in OPVRAGEN modus aangepast worden. De aanpassing wordt direct en automatisch opgeslagen. Dit wil zeggen dat dit veld zelfs nog kan aangepast worden na definitief maken van de afrekening. Vergeet in dit geval wel niet om uw berichten naar de mede-eigenaars opnieuw te maken. TAB Omschrijving: Afrekenperiodes Hier ziet u alle afrekenperiodes voor de residentie. De eerste nog niet afgerekende periode wordt voorgesteld. Type volgens de afrekenperiode en boekjaar Simulatie status van de afrekening voor betreffende periode Definitief status van de afrekening voor betreffende periode Geboekt status van de afrekening voor betreffende periode Afgesloten status van het boekjaar voor een eindafrekening De reeds afgewerkte periodes worden in een iets donkerder kleur weergegeven. Kostenstukken opnemen in de afrekening 6 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
TAB Kosten In deze tab worden alle uitgesplitste kosten getoond die nog niet zijn opgenomen in een andere afrekening en die vóór of binnen de gekozen afrekenperiode vallen (Periode van-tot datum) Deze kostenlijnen komen NIET uit de boekhouding. Ze worden opgenomen vanuit de uitgesplitste kostenstukken in OPENSyndic: Financieel beheer > Ventileer inkomende facturen Een heropeningsboeking of andere boeking in de boekhouding op leverancier of kostenrekening (klasse 6 rekening) is dus niet voldoende om een kost in een afrekening op te nemen. U moet steeds een kostenstuk inbrengen in OPENSyndic. U kan kiezen om de kostenstukken die in het overzicht getoond worden al dan niet in de afrekening op te nemen via het vinkje in de kolom opnemen. De achtergrondkleur van de lijn wordt bepaald door deze keuze. Achtergrondkleur van de lijn Enkel in simulatie of bij aanmaak van een nieuwe afrekening: WIT: de lijn is opgenomen in deze afrekening GEEL: deze lijn kan opgenomen worden, maar is nog niet opgenomen. Enkel voor een definitieve afrekening: WIT: de lijn is opgenomen in deze afrekening GRIJS: deze lijn valt binnen betreffende afrekenperiode maar is NIET opgenomen. In het geval van een eindafrekening staan dergelijke lijnen in de lijst van over te dragen kosten 7 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Voorwaarden voor opname in de tabel Elke lijn in de kostentabel komt overeen met een detaillijn in de uitsplitsingstabel van een kostenstuk. Welke zijn de voorwaarden om dergelijke lijn in de afrekening op te nemen? De lijn moet correct uitgesplitst zijn De lijn mag nog niet in een andere afrekening zijn opgenomen De tot-datum van de lijn moet <= tot-datum van de afrekenperiode Voorbeelden: Geval 1 Periode Kostenstuk (van en tot datum zijn gelijk) Eigenaar 1 Eigenaar 2 Verdeling 1-2 Volgens verhouding aantal dagen eigenaar <> aantal dagen afrekenperiode Geval 2 Periode Kostenstuk Eigenaar 1 Eigenaar 2 Verdeling 1-2 Volgens verhouding aantal dagen eigenaar <> aantal dagen afrekenperiode Geval 3 Periode Kostenstuk Eigenaar 1 Eigenaar 2 Verdeling 1-2 Volgens verhouding aantal dagen eigenaar <> aantal dagen kostenstuk binnen afrekenperiode Geval 3 Periode Kostenstuk Eigenaar 1 Eigenaar 2 Verdeling 1-2 alle kosten zijn voor eigenaar 1 8 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Geval 4 Periode Kostenstuk Eigenaar 1 Eigenaar 2 Verdeling 1-2 alle kosten zijn voor eigenaar 2 Geval 5 Periode Kostenstuk Eigenaar 1 Eigenaar 2 Verdeling 1-2 Volgens verhouding aantal dagen eigenaar <> aantal dagen afrekenperiode Opgepast voor geval 5: indien een factuur in een vorige afrekenperiode is ingevoerd maar nog niet werd afgerekend wordt deze in de huidige afrekening verdeeld over alle opeenvolgende eigenaars van het kavel. Geval 6 Periode Kostenstuk Eigenaar 1 Eigenaar 2 Verdeling 1-2 Er worden geen kosten aangerekend: het kostenstuk valt buiten de afrekenperiode Over te dragen kostenstukken Op het eind van een boekjaar, na opmaken van de eindafrekening, moeten de bedragen van de eindafrekening naast de boekhoudkundige balans kunnen gelegd worden en vergeleken. Er zijn echter afzonderlijke regels die bepalen in welk boekjaar een kostenstuk opgenomen wordt en de afrekenperiode waarin het kostenstuk wordt opgenomen. Het boekjaar wordt bepaald door de factuurdatum van het kostenstuk De afrekening waarin de kost wordt opgenomen wordt bepaald door de tot datum die PER KOSTENLIJN in een kostenstuk ingevoerd wordt. (zie schema s hierboven). Elke kostenlijn kan dus potentieel in een andere afrekenperiode (en dus eventueel in een ander boekjaar) afgerekend worden. De definitie van een over te dragen kostenstuk is dan als volgt: 1. Een detaillijn in een kostenstuk die via tot datum in deze lijn in een ander boekjaar afgerekend wordt dan bepaald door de factuurdatum van betreffend kostenstuk. 2. Een kostenstuk die uit een eindafrekening wordt geweerd door het vinkje opnemen af te vinken in het overzicht van op te nemen kostenstukken Dergelijke kostenlijnen worden in een eindafrekening (!!enkel in een eindafrekening) opgenomen in een automatische diverse overboeking die ervoor instaat dat eindafrekening en balans met elkaar kunnen vergeleken worden. Kolommen in de tabel Kosten : Intern stuknummer Het OPENSyndic stuknummer in de lijst van Inkomende facturen 9 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Factnr. Bkh. Het factuurnummer van het kostenstuk volgens de boekhouding. Indien leeg is het stuk nog niet naar de boekhouding doorgestuurd en kan geen correcte balansvergelijking gemaakt worden tussen de afrekening en de boekhouding. F/C Factuur of Creditnota Totaal factuur Het totaal factuurbedrag van het stuk waartoe de betreffende lijn behoort. Lev. Nr. Het OPENSyndic nummer van de leverancier. (volgens adresbestand) Mededeling N/F De mededeling zoals vermeld op de inkomende factuur in OPENSyndic. Deze mededeling wordt overgenomen in de rapporten naar de mede-eigenaars. Boven de tabel staat een knop Mededeling aanpassen. Die kan gebruikt worden om deze mededeling wat te verbeteren, zonder het volledige kostenstuk aan te passen. Van datum - Tot datum Het datum bereik zoals vermeld in de factuurlijn. BTW Het BTW bedrag op deze factuurlijn Opnemen Dit vinkje bepaald of de betreffende lijn wordt opgenomen in de afrekening. In simulatie kan u dit vinkje naar believen aan of uit klikken. Boven de tabel: KNOP Kostenstuk wijzigen Kies een factuurlijn en druk op de knop wijzigen. U kan het de betreffende kostenstuk aanpassen. Indien een kostenstuk reeds is opgenomen in de afrekening kan je enkel de omschrijvingen aanpassen. KNOP In groep aanpassen Enkel voor reeds aangemaakt afrekeningen. Alle opgenomen kostenstukken kunnen in groep aangepast worden (zie verder) KNOP Mededeling aanpassen De mededeling wordt overgenomen in lijsten naar uw eigenaars. Het kan dus belangrijk zijn om deze te kunnen aanpassen. Kan gebruikt worden om deze mededeling wat te verbeteren, zonder het volledige kostenstuk aan te passen. Ook bruikbaar als de lijn reeds in de afrekening is opgenomen. KNOP Alle opnemen Alle getoonde lijnen worden opgenomen in de afrekening. (Vinkje opnemen AAN) KNOP Niets opnemen Alle getoonde lijnen worden uit de afrekening genomen. (Vinkje opnemen UIT) Kostenlijnen toevoegen of verwijderen uit een afrekening Dit kan enkel in een nieuwe afrekening (tijdens aanmaken) of tijdens wijzigen van een simulatie afrekening. Zoals reeds vermeld zijn lijnen met een gele kleur nog niet opgenomen in de afrekening. Om deze op te nemen: 10 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Klik op het vinkje opnemen. De lijnkleur blijft geel! Bevestig deze aanpassing door in de fiche op OK [F4] te drukken. De lijnkleur wordt WIT. Het vinkje opnemen blijft aangevinkt. Om een lijn uit een afrekening te verwijderen (vb. om deze te kunnen aanpassen). Dit kan enkel voorkomen tijdens wijzigen van een bestaande simulatie afrekening. Een opgenomen lijn is wit gekleurd. Het vinkje opnemen is aangevinkt. Klik het vinkje opnemen AF Bevestig deze aanpassing door in de fiche op OK [F4] te drukken. De lijnkleur wordt GEEL. Het vinkje opnemen blijft afgevinkt. Lijnen die niet in de huidige afrekening worden opgenomen komen in de volgende afrekening terecht. In het geval van een eindafrekening komen deze lijnen de tabel over te dragen kosten Controleer steeds even de TAB Over te dragen kosten, TAB Kosten buiten de afrekening en de TAB Facturen zonder uitsplitsing. Hier kan u nazien waarom bepaalde kostenstukken niet worden opgenomen. 3.2 Kostensoort of verdeelsleutel van kostenlijnen aanpassen Via kostenstuk wijzigen kan u één stuk aanpassen. U kan in groep alle kostenstukken aanpassen die opgenomen zijn in een simulatie afrekening. Bevestig daarvoor eerst de simulatieafrekening teneinde de kostenstukken effectief op te nemen in de afrekening. Druk daarna terug op de knop Wijzigen in de afrekeningsfiche. Via de knop In groep aanpassen kan u nu de opgenomen kostenstukken aanpassen. 11 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Volgend scherm wordt actief: Via dit scherm kan u de nodige aanpassingen doen aan de betreffende kostenstukken. Na opslaan en sluiten van dit scherm moet u de afrekening in de fiche ook opnieuw opslaan. Deze laatste stap herrekend en herverdeeld de aangepast kostenstukken. 3.3 Overdrachten, voorschotten en betalingen van eigenaars opnemen in de afrekening TAB Overdracht en voorschotten In deze tab worden boekhoudkundige bewegingen getoond die nog niet zijn opgenomen in een andere afrekening en die vóór of binnen de gekozen afreken periode vallen. 12 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Deze boekingslijnen komen integraal uit de boekhouding. Financieel beheer > Boekingen Of Boekhouding > Open boekhouddossier (Kies eerste betreffende residentie in het hoofdmenu van OPENSyndic) Of (via het hoofdmenu van OPENSyndic) Achtergrondkleur van de lijn WIT: de lijn is opgenomen in deze afrekening (Enkel in simulatie of bij aanmaak van een nieuwe afrekening) GEEL: deze lijn kan opgenomen worden, maar is nog niet opgenomen. (Enkel in simulatie of bij aanmaak van een nieuwe afrekening) ROOD: een bedrag dat geboekt is op een rekening die niet overeenkomt met een eigenaar binnen de residentie. (vb. rechtstreekse betaling van een huurder, betaling door een familielid, voogd.). Dergelijke lijnen moeten overgeboekt worden naar een eigenaar van de residentie. Hiervoor is boven de tabel een knop voorzien Overboeken naar een andere eigenaar In een definitieve afrekening worden enkel de opgenomen lijnen getoond, met een witte achtergrondkleur. Er worden boekingen opgenomen uit OPENBoek die aan volgende voorwaarden voldoen: Enkel boekingen op rekeningen van het klantenkollektief in OPENBoek. De factuurdatum / uittrekseldatum moet <= tot-datum van de afrekenperiode Voor boekingen in een financieel of diverse journaal is er een bijkomende voorwaarde: het provisie vinkje moet aangevinkt zijn in de boeking De boekingslijn is nog niet in een andere afrekening opgenomen OPGEPAST! Alle boekingen die voldoen aan voorwaarden voor opname in een afrekening worden in dit scherm opgenomen, dus ook boekingen op eigenaars die niet in OPENSyndic in de afrekening opgenomen worden (vb. huurders, niet stemhebbende, personen dia al een tijd geen eigenaar meer zijn maar nog een saldo hebben in de boekhouding). Dergelijke registraties kunnen niet verrekend worden en leiden tot een onvolledige afrekening. Deze lijnen worden in een rode kleur gemarkeerd in de tabel. Zie verder voor uitleg hoe dit kan opgelost worden via een overboeking. Tabel velden Rekening Het klantnummer van de mede-eigenaar in de boekhouding (dit nummer is normaal gezien ook het nummer van de mede-eigenaar in het adresbestand van OPENSyndic). Adresbeheer > Synchr. eigenaren met de boekhouding Omschrijving De omschrijving + mededeling van betreffende boekingslijn. 13 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
JNL Journaal (dagboek) waaruit de boeking is overgenomen Type Boekingstype (Klad, Definitief) Stuknummer Stuknummer uit de boekhouding Stukdatum Stukdatum uit de boekhouding. Steeds <= tot-datum van de afrekenperiode Voorschot Indien de boekingslijn een opvraging van een provisie voorschot is komt het opgevraagde bedrag in de kolom. Dergelijke boekingen mogen geen deel uitmaken van de saldo berekening voor een eigenaar. Bedrag Bedrag van de boekingslijn Indien positief: een bedrag ten gunste van de eigenaar. (betaling, overdracht van een tegoed,...) Indien negatief: een bedrag door de eigenaar verschuldigd. (een openstaand saldo, een te betalen provisie, een factuur,...) Opnemen Dit vinkje bepaalt of de betreffende lijn wordt opgenomen in de afrekening. In simulatie kan u dit vinkje naar believen aan of uit klikken. LT Geeft met een letter aan of de boekingslijn in de boekhouding is afgepunt. Algemeen is boekhoudkundig afpunten in OPENSyndic niet belangrijk en wordt alleen informatief getoond. Boven de tabel KNOP Geselecteerde lijn niet meer opnemen Kies een lijn en druk op deze knop. Het provisie vinkje voor deze boekingslijn wordt uitgeschakeld en de lijn wordt NOOIT meer opgenomen in OPENSyndic, ook niet in andere afrekeningen. Dit kan enkel voor diverse en financiële boekingen. U kan dit vinkje terug aanvinken via de boekingsfiches van de boekhouding. KNOP Omschrijving aanpassen De omschrijving wordt overgenomen in lijsten naar uw eigenaars. Het kan dus belangrijk zijn om deze te kunnen aanpassen. Kan gebruikt worden om deze omschrijving wat te verbeteren, zonder de volledige boeking aan te passen. Ook bruikbaar als de lijn reeds in de afrekening is opgenomen. KNOP Overboeken naar een andere eigenaar Met deze knop kan een geselecteerde lijn via een DIVERSE boeking overgeboekt worden naar een andere eigenaar van de residentie. KNOP Alle opnemen Alle getoonde lijnen worden opgenomen in de afrekening. (Vinkje opnemen AAN) KNOP Niets opnemen Alle getoonde lijnen worden uit de afrekening genomen. (Vinkje opnemen UIT) Boekingslijnen toevoegen of verwijderen uit een afrekening Dit kan enkel in een nieuwe afrekening (tijdens aanmaken) of tijdens wijzigen van een simulatie afrekening. 14 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Zoals reeds vermeld zijn lijnen met een gele kleur nog niet opgenomen in de afrekening. Om deze op te nemen: Klik op het vinkje opnemen. De lijnkleur blijft geel! Bevestig deze aanpassing door in de fiche op OK [F4] te drukken. De lijnkleur wordt WIT. Het vinkje opnemen blijft aangevinkt. Om een lijn uit een afrekening te verwijderen (vb. om deze te kunnen aanpassen). Een opgenomen lijn is wit gekleurd. Het vinkje opnemen is aangevinkt. Klik het vinkje opnemen AF Bevestig deze aanpassing door in de fiche op OK [F4] te drukken. De lijnkleur wordt GEEL. Het vinkje opnemen blijft afgevinkt. Lijnen die niet in de huidige afrekening worden opgenomen komen in de volgende afrekening terecht. In een eindafrekening (afrekening op einde boekjaar) worden deze lijnen als over te dragen kosten verwerkt. 3.4 Up-to-date houden van een simulatie afrekening Na bevestigen van uw nieuw aangemaakte afrekening via OK [F4] worden volgende zaken uitgevoerd: De kosten en boekingen worden in de afrekening opgenomen. Betreffende lijnen komen niet meer in volgende afrekeningen. De opgenomen kostenlijnen worden geblokkeerd en kunnen niet meer aangepast worden. Verwijder die uit de afrekening om toch te kunnen aanpassen. De opgenomen boekingslijnen zijn niet geblokkeerd. Dit om te vermijden dat een simulatie afrekening de volledige boekhouding blokkeert. Als je bestaande boekingen aanpast moet je de simulatie afrekening even herbevestigen om de berekeningen up-to-date te brengen. (druk in de afrekenfiche op Wijzingen F5 en dan op OK F4) De kostenverdeling over de verschillende kavels en mede-eigenaars wordt berekend aan de hand van de verdeelsleutels. Het resultaat van deze berekeningen kan opgevraagd worden via de knop Toon verdeling en afrekening in de afrekening fiche. Alle gegevens zijn beschikbaar met uitzondering van de betalingsopdrachten en berichten naar de mede-eigenaars. Die worden pas aangemaakt bij definitief maken van de afrekening. Besluit Als je een simulatie afrekening opent die een tijdje terug werd aangemaakt is het zeer waarschijnlijk dat deze niet meer up-to-date is. Controleer in de TAB s of er geen bijkomende lijnen moeten worden opgenomen (gele kleur). Zelf als dit niet het geval is, is het beter om even de gegevens te laten herberekenen door te drukken op Wijzigen F5 en daarna op OK F4. Een alternatief is de afrekening te wissen en opnieuw te maken. Als je echter stukken aangeduid hebt als niet op te nemen gaat deze info verloren bij wissen van de simulatie. 3.5 Overboekingen Als er in de boekhouding boekingen zijn opgenomen op klanten rekeningen die niet als eigenaar in de residentie opgenomen zijn kunnen betreffende bedragen niet in een afrekening naar de eigenaars opgenomen worden. Dergelijke boekingen moeten dus eerst overgeboekt worden naar de juiste eigenaar van de residentie. 15 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Dergelijke lijnen worden met een rode achtergrondkleur getoond in de boekingslijst. Ga als volgt tewerk om betreffend bedrag over te boeken naar een andere eigenaar: Selecteer de rode lijn Druk op de knop overboeken naar een andere eigenaar Het selectiescherm voor eigenaars van de residentie wordt actief: Kies de correcte eigenaar. De rode lijn is uit de lijst verdwenen. Bij de gekozen eigenaar is er een nieuwe, nog op te nemen, lijn te zien: 16 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
In het boekingssysteem is er een overboeking aangemaakt: Opnemen in afrekening Niet opnemen In afrekening De oorspronkelijk ( rode ) boekingslijn is automatisch uitgesloten uit afrekeningen door betreffend vinkje in de boeking af te vinken. In ons voorbeeld is dit een betaling via de boekhouding. Afgevinkt wordt dus niet meer opgenomen in een afrekening 3.6 Opslaan van een simulatie afrekening Als een nieuwe afrekening voor het eerst opgeslagen wordt (OK F4 knop in de afrekenfiche) krijgt deze de status Simulatie. Dit is nuttig om de toestand op datum van een residentie te bereken. Een simulatie afrekening is echter zeer snel niet meer up-to-date. Als u een paar dagen na aanmaak van een simulatie afrekening deze opnieuw opent zullen de berekende gegevens niet noodzakelijk nog juist zijn. Snelste oplossing is even de simulatie afrekening te herbevestigen (Druk opeenvolgend op Wijzigen en OK ) 3.7 Detailfiche van een afrekening Een afrekening geeft in elke status (simulatie, definitief, naar boekhouding) een aantal details die kunnen opgevraagd worden. Deze fiche kan voor elke afrekening opgevraagd worden via: 17 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Financieel beheer > > KNOP Toon verdeling en afrekening Financieel beheer > > Fiche van een afrekening > KNOP Toon verdeling en afrekening Betalingsopdrachten Enkel voor een definitieve afrekening. Deze tabel toont alle betalingsopdrachten naar de mede-eigenaars. OGM-Code Een unieke gestructureerde mededeling die voor elke betalingsopdracht automatisch aangemaakt wordt. Bedrag Afrekening Te betalen of te ontvangen saldo voor deze eigenaar binnen de afrekening Betaling via Dit is de bankrekening waarop de eigenaar zijn saldo bedrag moet betalen. (zie volgend punt) Knoppen boven de tabel: zie hoofdstuk Berichten voor een afrekening Totaal per eigenaar Kosten / BTW op kosten Deze bedragen worden berekend uit de verdeling van de kosten binnen de afrekening over de verschillende kavels/eigenaars. Overdracht / Voorschotten Dit bedrag wordt berekend uit het saldo van de opgenomen boekingen binnen de afrekening op rekening van de mede-eigenaar. Saldo Is het verschil tussen kosten en overdracht/voorschotten. 18 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Betaling Via Dit is de bankrekening waarop de eigenaar het saldo bedrag moet betalen. Dit nummert wordt op het overschrijvingsformulier getoond. Dit nummer kan in de residentiefiche per kavel afzonderlijk bepaald worden. Indien er geen bankrekening is bepaald voor een gegeven kavel wordt de standaard bankrekening in de residentiefiche gebruikt. Specifieke rekening voor een kavel Beperking in OPENSyndic: er wordt maar één afrekening per eigenaar gemaakt. Dat wil zeggen dat alle kavels die eigendom zijn van een gegeven eigenaar ook via dezelfde bankrekening moeten afgerekend worden. Default rekening voor betalingen van deze residentie Afrekeningstabel Zie het betreffende afzonderlijke hoofdstuk Inkomsten/Uitgaven Boekjaar Zie het betreffende afzonderlijke hoofdstuk Detail overdracht en voorschotten Deze tabel toont alle boekhoudkundige bewegingen op mede-eigenaars die in de afrekening zijn opgenomen. Kostenverdeling De tabel toont in matrixvorm de opsplitsing van de kostenstukken over de verschillende kavels Detail uitsplitsing kosten Deze tabel toont alle kostenstukken met detail uitsplitsing die in de afrekening zijn opgenomen. 19 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
De definitieve afrekening 4 De definitieve afrekening 4.1 Doel Een simulatie afrekening definitief maken geeft als doel; Een betalingsopdracht maken naar elke eigenaar De betreffende berichten worden aangemaakt in het berichtensysteem De afrekening staat klaar om naar de boekhouding over te brengen. Het is steeds mogelijk om een definitieve afrekening terug te schroeven naar de status simulatie. In dit geval worden alle betalingsopdrachten, berichten en boekingen gewist. Houd er rekening mee dat bij opnieuw definitief maken van een afrekeningen de betalingsopdrachten aangemaakt worden met een nieuwe gestructureerde mededeling. Dit om te vermijden dat er via verschillende berichten op dezelfde OGM-code verschillende bedragen opgevraagd worden. 4.2 Werkwijze U kan een simulatie afrekening definitief maken door in de afrekening fiche, in opvragen mode, volgende stap uit te voeren: Maak definitief Terug naar simulatie 20 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Boekhoudkundige verwerking van een afrekening 5 Boekhoudkundige verwerking van een afrekening Elke definitieve afrekening moet in de boekhouding opgenomen worden. Dit kan eenvoudig via de afrekening fiche: Volgende boeking(en) worden aangemaakt: Tegenboeking voorschotten In deze boeking worden alle provisie voor opvraging van een voorschot, die opgenomen werd in de afrekening, tegengeboekt. Dit zijn de boekingslijnen die in de afrekeningsfiche als voorschot worden getoond: De voorschotten die via het vinkje opnemen in een afrekening worden opgenomen moeten na afrekening boekhoudkundig tegengeboekt worden. Alle tegenboekingen van dit type worden in één automatische diverse boeking samengevat. 21 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Voorschot wordt tegengeboekt Saldo boeking van alle voorschotten 5.1 Boeking afrekening kosten naar de eigenaars In een volgende boeking worden per eigenaar een aantal bedragen opgenomen: Via 2 boekingslijnen per eigenaar worden alle boekingen voor de afrekenperiode samengevat naar één saldo boeking. Per eigenaar wordt een boekingslijn toegevoegd met de door te rekenen kost volgens de afrekening. Deze lijn wordt tegengeboekt op de opbrengstrekening volgens de parameter centrale omzetrekening verkoop in de account fiche. A/ Totaal doorgerekende kosten naar de eigenaar B/ Tegenboeking saldo: dit bedrag wordt opgenomen als tegenboeking van alle boekhoudkundige 22 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
bewegingen die in de afrekening zijn opgenomen. Daarmee wordt het oude saldo van de mede-eigenaar op 0 gezet. Deze tegenboeking wordt niet meer in een afrekening opgenomen. (vinkje in afrek. staat af) C/ Overdracht van het saldo vermeld in B. Dit bedrag wordt wel in de volgende afrekenperiode opgenomen (vinkje in afrek. staat aan). De combinatie van boeking B en C maakt dat er voor de medeeigenaar slechts twee bedrag meegenomen worden naar een volgende afrekening: zijn saldo van vorige periode en zijn aandeel in de kosten van de afgerekende periode. D/ boeking van het kostenaandeel (lijn A) op de opbrengstrekening. 23 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Resultaat tabellen na afrekening 6 Resultaat tabellen voor een afrekening Kies de betreffende afrekening en druk op de knop Toon verdeling en afrekening 6.1 De provisionele balans De provisionele balans wordt voor elke afrekenperiode opgemaakt. Een afrekenperiode kan een deel zijn van een boekjaar (vb. kwartaal). Een provisionele balans is een snapshot van de boekhoudkundige balans tot en met einddatum afrekenperiode. In de provisionele balans worden alle boekhoudkundige stukken opgenomen waarvan de stukdatum boeking <= einddatum afrekenperiode. 24 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Deze provisionele balans wordt berekend op moment van Maken of herbevestigen van een simulatie afrekening Na het definitief maken van een afrekening Na het doorsturen van een afrekening naar de boekhouding Een druk op de knop Herberekenen De provisionele balans wordt na herberekening steeds gefixeerd en opgeslagen samen met de afrekening. Naderhand doorgevoerde manuele aanpassingen in de boekhouding hebben geen invloed op deze gefixeerde balans. Het veld Datum provisionele balans toont de datum waarop de getoonde balans werd aangemaakt. Wilt u toch aanpassingen doorvoeren in de boekhouding dan moet u nadien op de knop Herberekenen drukken. Uw provisionele balans wordt dan geactualiseerd en de Datum provisionele balans wordt aangepast. Hou er dan wel rekening mee dat door aanpassingen in de boekhouding ook de afrekening niet meer actueel kan zijn. In dat geval moet u de afrekening terug herberekenen. Dit laatste zorgt er op zijn beurt automatisch voor dat de provisionele balans geactualiseerd wordt. 6.2 De centralisatie balans De centralisatie balans is een balans die samengesteld wordt uit de provisionele balans door in deze laatste een bepaald aantal rekeningen van een label te voorzien. De centralisatie balans is een balans op deze labels. Deze centralisatie balans kan gebruikt worden om een leesbare balans aan uw mede-eigenaars te geven met omschrijvingen die door de syndicus worden bepaald. U kan deze label, in NL/FR, vrij naast elke rekening invullen in de provisionele balans. De kombinatie rekening/label wordt direct in uw OPENSyndic account opgeslagen en wordt dan direct ook gebruikt in alle centralisatie balansen voor al uw residenties. Elk labels wordt gebruikt in elke residentie en het is dus zinloos om een label te maken met een beschrijving die enkel voor één residentie dient. In bovenstaand voorbeeld wordt naast rekening 550000 het label bank fortis ingevuld. Dit is enkel zinvol als u in de boekhouding AL uw residenties de rekening 550000 associeert met bank Fortis. Is dit niet zo dan gebruikt u beter een meer neutraal label zoals zichtrekening 1. 25 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
6.3 De inkomsten tabel Deze tabel is een boekhoudkundige balans op ALLE klanten rekeningen in de boekhouding. In de tabel worden alle boekhoudkundige stukken opgenomen waarvan de stukdatum boeking <= einddatum afrekenperiode. Deze tabel wordt niet gefixeerd en is dus steeds volgens de actuele situatie in de boekhouding. Tabel kolommen Heropening De balansbedragen in deze kolom worden berekend uit de stukken in het journaal met naam HER (heropening) in de boekhouding. Provisies De balansbedragen in deze kolom worden berekend uit de stukken in alle financiële journalen in de boekhouding. Onkosten De balansbedragen in deze kolom worden berekend uit de stukken in alle journalen die niet horen tot de journalen vermeld in de vorige 2 punten. Saldo Heropening + provisies onkosten 26 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
6.4 De uitgaven tabel Deze tabel wordt opgebouwd uit alle kostenrekeningen (klasse 6) die resulteren uit de afrekening: Debet, credit, saldo Volgens de uitsplitsing van de kostenstukken in OPENSyndic voor betreffende afrekening. Deze bedragen zijn inclusief BTW. Deze bedragen komen niet uit de boekhouding. De som van de Saldo kolom is dus het totaal bedrag dat voor de afrekening is herverdeeld over de eigenaars. Debet Ex BTW, credit Ex BTW, saldo Ex BTW Volgens de uitsplitsing van de kostenstukken in OPENSyndic voor betreffende afrekening. Deze bedragen zijn exclusief BTW. Deze bedragen komen niet uit de boekhouding. Saldo Boekhouding Ex BTW Deze bedragen worden genomen uit de provisionele balans van de afrekening. In de boekhouding worden kosten opgenomen exclusief BTW (het BTW bedrag wordt afzonderlijk geboekt op rekening 411000). De provisionele balans is hiervan afgeleid. De som van deze kolom is dus het bedrag exclusief BTW dat volgens de boekhouding op de kostenrekeningen is geboekt. De som van deze kolom moet gelijk zijn aan de som van de kolom saldo ex BTW. Is dit niet het geval dan is er een verschil tussen de berekening van de uit te splitsen kosten en de opnamen van de kostenstukken in de boekhouding. Er is één uitzondering: over te dragen kostenstukken (zie eerder in deze handleiding). Om dit op te vangen wordt in de uitgaven tabel ook het saldo van de rekening over te dragen kosten opgenomen uit de provisionele balans. Deze rekening staat vermeld in uw account fiche onder de naam Rekening over te dragen kosten. Normaal is dat 699999. 6.5 De begrotingen tabel Via deze tabel kan een begroting opgesteld worden voor de volgende afrekenperiode. Volg deze stappen om een begroting op te stellen: 27 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Ga naar de TAB begroting. De tabel is nu nog leeg. Klik op Initialiseer tabel. De tabel wordt opgevuld volgens de uitsplitsing van de kostenstukken die in de afrekening zijn opgenomen. De bedragen worden gegroepeerd volgens kostenrekening en oorspronkelijke verdeelsleutel. Privatieve kosten worden in een afzonderlijke kolom opgenomen en maken normaal geen deel uit van de begroting. De nu getoonde tabel is een weerspiegeling van alle kosten in de afrekenperiode, per verdeelsleutel. Vul nu een toeslagfactor in het veld Begrotingsberekening met factor (%) en druk op Bereken begroting. Alle saldo s worden vermeerderd volgens deze factor. Het resultaat is uw begroting voor de volgende afrekenperiode. Voor sommige kostensoorten moet het privatieve deel ook opgenomen worden in de begroting. Voorbeeld is de herverdeling van de tellers. In ons voorbeeldje is dit rekening 612500. Door het vinkje in de kolom Priv op te klikken wordt ook de privatieve kost opgenomen in de berekening. In uw OPENSyndic account wordt deze instelling bewaard. In een volgende begroting (voor een willekeurige residentie) wordt dit vinkje automatisch aangevinkt voor betreffende kostensoort. 28 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company