Handleiding Occure verzuimportaal April 2015
Inhoudsopgave: 1. Inleiding 2. Inloggen Inloggen Checklist voor verdere handelingen 3. Openingsscherm Mijn Dashboard Overzicht Actueel Verzuim, Acties, Managementrapportages en dossiers. 4. Handelingen Wet verbetering Poortwachter Ziekmelding Herstelmelding Deelherstelmelding Dossier openen van werknemer Status P&O dossier Plan van Aanpak maken Overzicht openstaande verrichtingen/acties Inplannen verrichtingen 5. Rapportages Verzuimoverzichten Verzuimstatistieken Frequent verzuim NAW gegevens Werknemerslijsten 6. Nieuw dossier aanmaken Persoonsdossier 7. Filterbalk en zoekbalk 2
1. Inleiding Het Verzuimportaal is een handig hulpmiddel bij de beheersing van uw ziekteverzuim. Indien u nog eens wilt nagaan welke stappen u bij langerdurend verzuim moet zetten, kunt u via de volgende link de informatie van Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid nalezen: http://www.arboportaal.nl/onderwerpen/langdurend-ziekteverzuim Deze handleiding is bedoeld om u wegwijs te maken in het verzuimportaal door de meest gebruikte acties en verrichtingen in het kort uit te leggen. In het webportaal zelf zit ook een handleiding. Die vindt u helemaal rechtsboven naast de tekst u ben ingelogd als naast het tandwieltje onder het vraagteken?. Als u hierop klikt opent zich een scherm met antwoorden op diverse vragen. Indien er toch onduidelijkheden blijven bestaan, mag u ons altijd uw vraag voorleggen. U kunt dit doen door een berichtje te sturen naar info@occure.nl 2. Inloggen Inloggen Ga naar www.occure.nl en klik daarna op Occure Verzuimportaal (rechtsboven in het scherm). Vul de gebruikersnaam en wachtwoord in dat u per e-mail hebt ontvangen en klik op inloggen. Het systeem is gevoelig voor het verschil in hoofdletters en kleine letters. Indien u kopieert en plakt voorkomt u problemen Checklist voor verdere handelingen. 1- Check regelmatig of uw gegevens (nog) juist zijn. Helemaal rechtsbovenin naast de tekst u ben ingelogd als ziet u een tandwieltje (symbool voor instellingen) dat u aan kunt klikken als u uw wachtwoord wilt veranderen of uw emailadres wilt aanpassen. 2- Check of alle medewerkers uit dienst zijn gemeld en de nieuwe medewerkers in dossiermanager zijn opgenomen. Let op: de dienstverbanden van de medewerkers die uit dienst zijn getreden, dienen niet uit het Verzuimportaal verwijderd te worden, maar de datum einde dienstverband dient ingevuld te worden. Dit doet u als volgt: klik op de naam van de betreffende werknemer. U komt dan op de pagina met de persoonsgegevens. Klik op de linkerkolom op dienstverband. Vervolgens kunt u de datum waarop deze werknemer uit dienst is, invullen. Dit is uitermate belangrijk voor de betrouwbaarheid van de verzuimcijfers. Pas veranderde gegevens direct aan in het verzuimportaal. 3
3. Openingsscherm Het Web Portaal open standaard met Mijn Dashboard. Het dashboard geeft een overzicht van alle onderdelen (widgets) en kan gebruikt worden om snel door te klikken naar bijvoorbeeld ziekmeldingen en herstelmeldingen, openstaande acties, management rapportages en dossiers. 4. Handelingen Wet Verbetering Poortwachter Ziekmelding Vanuit het Dashboard heeft u via het widget (onderdeel) ziek melden direct toegang tot een lijst met dossiers. Via het vergrootgals-icoon onderaan de lijst, kunt u een zoekbalk openen, waarmee u snel een specifiek dossier kunt zoeken. Zoek bijvoorbeeld op een gedeelte van de naam. Typt u Jans in het balkje, dan is het resultaat alle achternamen met Jans, inclusief Jansen, Janssen, Jongejans. Door op het icoon met het dokterstasje te klikken in de kolom Actie wordt direct een ziekmeldscherm geopend. Door op het balkje toon uitgebreide kenmerken te klikken komt er een uitvalscherm in beeld. Het is van belang, in geval van zwangerschap aan te geven of iemand door de zwangerschap ziek is (voor zover bekend), of dat er om een andere reden sprake is van vangnet óf dat er sprake is van zwangerschapsverlof. In één van deze gevallen dient het betreffende hokje aangevinkt te worden. De diverse mogelijkheden staan genoemd onder vangnetopties en WAZO-opties. Herstelmelding Klik op de lijst van het Actueel Verzuim op het icoontje Herstelmeldingen van de desbetreffende werknemer. Dit is het tweede icoontje onder de kop Actie. Nu kunt u de hersteldmelding verder invullen. Deelherstelmelding Om een werknemer gedeeltelijk hersteld te melden, klikt u op het eerste icoon in de kolom Actie. 4
Dossier openen van werknemer Op het dashboard ziet u twee lijsten met medewerkers. De ene lijst is van medewerkers die op de lijst Actueel Verzuim staan. De andere lijst is van medewerkers die niet ziekgemeld staan. Indien u de mensen waarvan het dienstverband beëindigd is, niet op de lijst van medewerkers wenst te zien, kunt u onderaan de lijst een vakje aanvinken bij de mogelijkheid Toon alleen actieve dienstverbanden. Als u alle mensen van het bedrijf of afdeling in 1 overzicht wenst te zien, kunt u het tabblad personen op het dashboard aanklikken en vervolgens aangeven welke werknemers van welke afdeling of bedrijf u wilt zien. Door op de naam van medewerker te klikken, opent u het dossier. Links in de marge staan dan alle onderwerpen die u in het dossier kunt bekijken. - Persoonsgegevens Als u dit opent kunt u via de button wijzigen (rechtsboven) aanpassingen doen in de naam- en adresgegevens van de werknemer. - Documenten Bij het aanklikken van de documenten links in de marge wordt een overzicht gegeven van de al aanwezige documenten die voor die werknemer gemaakt zijn: Bijvoorbeeld de probleemanalyse; plan van aanpak; terugkoppelingen van de bedrijfsarts etc. De worddocumenten zijn voornamelijk UWV-formulieren die nodig zijn voor de wettelijke verplichtingen van de Wet Verbetering Poortwachter. Met de button toevoegen of importeren kunt u de diverse formulieren in het dossier plaatsen. Kiest u voor importeren dan kunt u een bestaand en document opzoeken. Maakt u de keuze toevoegen dan kunt u via het uitvalscherm een keuze maken. De laatste actie voordat het document opgeslagen kan worden, is de keuze tussen bestaande verrichting afsluiten of nieuwe verrichting aanmaken. Bij de eerste optie gaat het om acties die openstaan. Als u hier een keuze kunt maken, komt deze actie op afgehandeld te staan. Als het gaat om een Bijstelling van Aanpak of een actie die niet in het lijstje van uit te voeren verrichtingen staat kiest u voor een nieuwe verrichting aanmaken. U kunt dan d.m.v het uitvalscherm een keuze maken. - Verrichtingen Wilt u bijvoorbeeld zien of er voor de betrokken werknemer nog acties verricht moeten worden? Klik dan op Verrichtingen. Nu ziet u een overzicht van alle acties die reeds verricht zijn of nog verricht moeten worden en de status ervan (gekleurde balken). U kunt hier ook nieuwe verrichtingen inplannen. - Dienstverband Hier kunnen aanpassingen gedaan worden in het dienstverband van de werknemer. Dus zoals eerder vermeld evt. een uit dienst-datum invullen of een functie aanpassen e.d. - Verzuim Hier kunnen aanpassingen gedaan worden in het verzuim van de medewerker door eerst op een van de icoontjes onder de kop Actie te klikken. Er kunnen ook de diverse vangnet en WAZO opties worden aangevinkt. Klik daartoe op het balkje toon uitgebreide kenmerken. 5
Status Bij zowel de verrichtingen als bij het verzuim komt u gekleurde blokken of balken tegen. De kleur geeft de status van de verrichtingen die bij aan bij een ziekmelding horen: Verrichtingen met status: = Openstaand Te Laat = Afgehandeld Te Laat = Openstaand Attentie = Afgehandeld Op Tijd = Openstaand Lopend = Geannuleerd P&O dossier Leidinggevenden kunnen in het P&O dossier verzuimgesprekken invoeren. De informatie in het P&O dossier komt dan ook ter beschikking aan de bedrijfsarts. Ook kunnen de diverse onderdelen ten behoeve van de Poortwachterdocumenten ingevoerd worden, zoals het Plan van Aanpak. Plan van Aanpak maken Manier 1 U ziet op het dashboard onder Actielijst de werknemers waar u nog een Plan van Aanpak voor moet maken. In de eerste kolom ziet u het icoontje voor een Word document. Klik hierop en dan kunt u direct de rode kaders invullen. Nu is het nog mogelijk aanpassingen en verbeteringen door te voeren. Als het eenmaal is opgeslagen niet meer en is het document definitief. Manier 2 Ga naar het dossier van de werknemer. Ga in de linker kolom naar Documenten klik op toevoegen. Kies uit in het uitvalscherm voor Plan van Aanpak en vul het in. Nu is het nog mogelijk aanpassingen en verbeteringen door te voeren. Als het eenmaal is opgeslagen niet meer en is het document definitief. De laatste actie voor het document wordt opgeslagen is de keuze tussen bestaande verrichting afsluiten of nieuwe verrichting aanmaken. Bij de eerste optie gaat het om acties die openstaan. Als u hier een keuze kunt maken, komt deze actie op afgehandeld te staan. Als het gaat om een bijv. een Bijstelling van Aanpak of een actie die nog niet is aangemaakt en niet in het lijstje van uit te voeren verrichtingen staat, kiest u voor een nieuwe verrichting aanmaken. U kunt dan d.m.v het uitvalscherm een keuze maken. 6
Overzicht openstaande verrichtingen / acties Op het Dashboard ziet u aan de rechterkant een overzicht van acties in het widget (onderdeel) Actielijst. In dit scherm ziet u wat er de komende tijd door de bedrijfsarts of de werkgever gedaan moet worden. Dit zijn in ieder geval de Poortwachter-acties, maar het kunnen ook maatwerk -acties zijn. Vanaf daar kunt u door het aanklikken van de icoontjes onder Actie direct verrichtingen openen, annuleren of afhandelen door het genereren van een document. Verzuimgebonden acties van het bedrijf zelf kunnen tevens hierin worden ingebracht en op deze manier bewaakt en afgehandeld worden. Waar het Word-icoon staat aangegeven betreft het een actie die door de werkgever/leidinggevende uitgevoerd dient te worden. Waar geen Word-icoon staat aangegeven, is de betreffende actie bestemd voor de bedrijfsarts. 7
Inplannen verrichtingen Klik op de naam van de zieke werknemer. Ga naar verrichtingen in de linkerkolom. Klik op toevoegen. Je geeft daar ook aan wie de betreffende verrichting uit gaat voeren. De verrichting komt op uitgevoerd te staan als de bedrijfsarts deze de verrichting afhandelt door bijvoorbeeld een terugkoppeling aan te maken. 5. Rapportages Verzuimoverzichten Op het dashboard rechts ziet u het icoon voor het verzuimoverzicht. Als u hierop klikt wordt dit geopend. Geef aan over welke periode u het overzicht wilt aanmaken of zien. Vervolgens kunt u dit overzicht via het Excel icoon in een Excel bestand plaatsen. U kunt dit openen en/of opslaan. Verzuimstatistieken U ziet dit icoon ook op het dashboard rechts. Kies vervolgens Het aantal persoonsgebonden dossiers. Selecteer een periode. Het is het meest handig om te groeperen op maand. Daarna maakt u ook een keuze uit de Berekeningsparameters en uit Werkbladen. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Uitvoeren. Dit kan door het aanmaken van een excelbestand of een Pdf. Vervolgens kiest u uit openen en/of opslaan. Naam, adres, woonplaats (NAW) gegevens Deze vindt u ook op het dashboard rechts. Het gaat om dit icoon. Kies een werkgever en klik op Overzicht tonen. Kies de opties onder de overzichtsregels om de lijst te exporteren naar Excel of PDF formaat. Werknemerslijsten Deze kunt u vinden via de zoekopties onder de tab Personen op het dashboard. Het is mogelijk om een lijst te genereren die uitgesplitst worden door te zoeken op werkgever, afdeling of divisie. 8
6. Nieuw dossier aanmaken Persoonsdossier Onder de derde tab op het Dashboard zie je personen. Als je deze pagina opent zie je rechtsboven de optie nieuwe werknemer. Als u hier op klikt wordt er een scherm geopend waarin de gegevens van de nieuwe werknemer ingevuld kunnen worden. Probeer deze zo volledig mogelijk in te vullen. Sommige velden zijn verplicht om in te vullen. 7. Filterbalk en zoekbalk Zoekresultaten filteren kan via het filtericoon. Door onder de zoekresultaten te klikken op het vergrootglasicoon wordt een zoekbalk geopend, waarmee in de zoekresultaten gericht gezocht kan worden op bepaalde criteria. 9