Handleiding Migratie-wizard Sdu Belastingoffice INLEIDING Deze handleiding beschrijft de werking van de Migratie-wizard. De Migratie-wizard is apart opgeleverd van de oktober release SBO (release nummer 14.03.1440). De oktober release SBO is echter wel een vereiste om de Migratie-wizard te kunnen gebruiken. Het doel van de Migratie-wizard is de export van gegevens voor conversie uit SBO naar Elsevier Nextens of de desktop omgeving van Reed Business (Elsevier Fiscaal). Hierbij is het belangrijk om te realiseren dat het doel van de gemigreerde gegevens is om een conversie mogelijk te maken zoals u die ook kent in SBO. De in Elsevier Nextens of Elsevier Fiscaal gecreëerde aangiften worden gemarkeerd als Aangifte gemigreerd uit SBO. Het betreft dus geen volledige aangiftes maar alleen die gegevens die benodigd zijn om straks de conversie van 2014 naar 2015 mogelijk te maken in uw nieuwe pakket. Naast de gegevens voor conversie worden ook de verzonden elektronische aangiften en, indien hiervoor is gekozen, de ontvangen service bericht aanslagen meegenomen in de migratie. Deze stellen u in staat om de aangifte van 2014 en eventuele aanslagen ook in uw nieuwe omgeving te kunnen raadplegen. Mocht u na het lezen van deze handleiding nog vragen hebben, dan kunt u contact met onze helpdesk opnemen via sbo@sdu.nl. Voor vragen over de migratie zelf, kunt u contact opnemen met de helpdesk van Elsevier Nextens door middel van onderstaande contactgegevens: tsd@reedbusiness.nl Telefoonnummer. 0314-358 356 1
START Om de Migratie-wizard te gebruiken dient u het bestand van de Migratie-wizard: SBO Migratie Wizard.exe in de juiste directory te plaatsen. U doet dit door deze te plaatsen bij de SBO installatie. Het bestand kan zowel op de client als op de server geplaatst worden. De Migratie-wizard werkt alleen met versie 14.03.1440. U dient dus eerst uw SBO installatie bij te werken tot deze versie. Indien u dit niet doet, krijgt u de volgende melding: U navigeert hiervoor naar de installatie map van SBO (bijvoorbeeld: c:\program Files (x86)\sdu\belasting Office). Vervolgens opent u de Bin -map en plaatst de SBO Migratie Wizard.exe in deze map. Ter controle: hier staat ook uw SBO executable en hier plaatst u normaal ook dll-patches. Na het plaatsen van het bestand kunt u deze opstarten door te dubbelklikken. Hierna wordt de Migratie-wizard geopend. U ziet dan onderstaand startscherm: 2
Druk op de knop volgende om in te loggen. INLOGGEN Algemeen De Migratie-wizard is zo ingericht dat beveiligde dossiers alleen door personen met rechten op deze dossiers gemigreerd kunnen worden. De gebruiker die inlogt (en dus de migratie uitvoert) dient de juiste rechten te hebben. SBO houdt rekening met deze rechten om de beveiligde status van gegevens tijdens en na de export te kunnen waarborgen. Let op! Dit betekent dat indien uw organisatie meerdere beveiligde dossiers kent waarop verschillende mensen rechten hebben, de migratie ook meerdere keren uitgevoerd moet worden om alle dossiers te migreren. Beveiliging Indien u gebruik maakt van een standaard beveiliging, is de optie Actieve gebruiker niet beschikbaar. Er kan in dit geval alleen een gebruikersnaam en wachtwoord ingevoerd worden. Hier dient u dus in te loggen met de gebruikersnaam en wachtwoord van de persoon die de migratie gaat uitvoeren. Indien u gebruik maakt van een windows beveiling, kunt u inloggen met een windows domein account, hiervoor zijn twee opties: Actieve gebruiker: dit is de huidige ingelogde domein-gebruiker Andere gebruiker/nog niet ingelogd: u kunt hier inloggen met een andere domeingebruiker. U vult een andere Naam/Wachtwoord/domein in. 3
4
Via deze schermen kunt u inloggen op de SBO-database. 5
BECONSELECTIE Nadat u bent ingelogd, druk op volgende om verder te gaan. U ziet nu het scherm Beconselectie: In dit scherm kunt u het belastingconsulentnummer selecteren waarvoor u de export wil uitvoeren. De export wordt per Becon uitgevoerd. Let op: Alleen de NAW-gegevens, IB-aangiften, Vpb-aangiften waartoe de huidige gebruiker toegang heeft EN die vallen onder deze Becon worden gemigreerd. Druk na het selecteren van het juiste belastingconsulentnummer op de knop volgende om verder te gaan. 6
EXPORT-OPTIES U komt nu in het scherm Export-opties. Hier kunt u aangeven welke gegevens u wenst te migreren; NAW-gegevens; IB-aangiften 2014 (IB-dossiers); Vpb-aangiften 2014 (Vpbdossiers); Service Bericht Aanslagen IB en Vpb. Elektronische berichten aangiften IB en Vpb 2014 worden bij selectie van IB/Vpb dossiers automatisch klaar gezet voor export U kunt gelijktijdig meerdere opties aangeven. Alle geselecteerde gegevens worden dan gelijktijdig geëxporteerd. Wij raden u aan NAW-gegevens alleen te selecteren voor export bij de initiële bulk-migratie. Ingeval van update-migraties dient u NAW-gegevens niet te selecteren. Hiermee voorkomt u dat eventuele aanpassingen in Nextens/Elsevier Fiscaal overschreven worden door (oude) SBO-data. Let op! : Alleen NAW-gegevens van klanten met segment Client worden gemigreerd. Alleen aangiften IB en Vpb 2014 worden gemigreerd. De gegevens van eerdere aangiftejaren worden niet gemigreerd. Alleen ingediende aangiften en de bijbehorende jaarstukken worden gemigreerd. 7
Geëxporteerde dossiers IB en Vpb 2014 worden in SBO gemarkeerd als gemigreerd. U kunt dit zien door de licht paarse achtergrond als u een dossier opent. Daarnaast kunt u ook in uw inhoudsoverzichten en rapportage deze informatie opnemen door het veld Migratie op te nemen. Dit veld bevindt zich op het hoofdniveau in de aangifte IB en Vpb 2014. Deze markering voorkomt dat u bij vervolg-migraties reeds gemigreerde dossiers nogmaals meeneemt. De functie Migratie opnieuw uitvoeren is opgenomen om, indien u ervoor kiest, de migratie nogmaals geheel opnieuw uit te voeren. Wanneer u een vinkje zet bij Migratie opnieuw uitvoeren, verschijnt de volgende pop-up: 8
MIGRATIE SERVICE BERICHT AANSLAGEN IB/VPB Indien u de Service Bericht Aanslagen IB/Vpb selecteert om te migreren, dan wordt u gevraagd om de periode aan te geven waarvoor u de migratie van de SBA s wenst uit te voeren. Alle SBA s die binnen de geselecteerde periode vallen worden gemigreerd. Dit betreft de SBA s uit belastingjaren 2013 t/m 2015. Deze SBA s worden als aparte ZIP-file met aparte naamgeving op de geselecteerde locatie geplaatst. Dit bestand dient apart in Nextens/Elsevier Fiscaal ingelezen te worden. Let op! Wij raden u aan dit niet tijdens de initiële bulk-migratie te doen, omdat dit de duur van de migratie kan verlengen. Nadat u uw selectie heeft gemaakt, druk op de knop volgende om verder te gaan. 9
BESTANDSNAAM EN LOCATIE De Migratie-wizard genereert voor de te exporteren gegevens een bestandsnaam met de gegevens van de ingelogde gebruiker. De standaard naamgeving bestaat uit <beconnummer> SBO Export <datum>.nmf Indien gewenst, kunt u op deze plek een andere naam geven aan het bestand. Met de knop bladeren kunt u de locatie kiezen waar u het bestand wenst op te slaan. 10
EXPORT Druk op de knop volgende indien u de bestandsnaam en locatie heeft gekozen. De export wordt nu per geselecteerde set gegevens klaargezet: Let op! Breek de export niet af nadat deze is gestart! Deze zal dan namelijk op de server door blijven lopen. Als u de Migratie-wizard nogmaals opstart, zal er niet ingelogd kunnen worden zolang het export-proces nog loopt. 11
MIGRATIERAPPORT Nadat de export voltooid is, verschijnt het volgende scherm: Op bovenstaand scherm wordt het aantal geëxporteerde gegevens weergegeven. Door te klikken op de knop Open gaat u naar de bestandslocatie. Hier kunt u het migratierapport inzien en vindt u het migratie-bestand (.nmf) en het sba-bestand (.nmf). In het migratierapport kunt u per selectie lezen welke databasegegevens klaar gezet zijn voor migratie. 12
VOORBEELD MIGRATIERAPPORT Het migratierapport kan er als volgt uit zien: Relaties In het gegeven voorbeeld hebben wij 705 NAW-gegevens geëxporteerd. In het migratierapport kunt u onder Relaties zien dat dit 600 persoonsgegevens en 105 bedrijfsgegevens betreft. Van de 600 persoonsgegevens betreft het 42 ondernemers NAW-gegevens. Voor de kwalificatie ondernemer geldt de aangifte IB 2014 als uitgangspunt (bij afwezigheid daarvan de aangifte IB 2013). Wanneer de aangifte een onderneming bevat, wordt de kwalificatie IBondernemer gegeven. Van de bedrijfsrelaties (105) is aangegeven dat het 3 IB-ondernemers en 30 OBondernemers betreft. IB-ondernemingen worden niet overgenomen als bedrijfsrelaties (zie Waarvan IBonderneming (exclusief) ). Dit geldt ook voor de dochtermaatschappij van een fiscale eenheid. Ook deze wordt niet overgenomen als bedrijfsrelatie (zie: Waarvan dochtermaatschappij fiscale eenheid Vpb (exclusief) ). De reden hiervoor is dat in 13
Nextens/Elsevier Fiscaal alleen de moedermaatschappij een klant-relatie is. De dochter fiscale eenheid wordt daar niet opgenomen als aparte klant. Een IB-relatie die BTW aangifte doet is in SBO een relatie van het type persoon. In Nextens/Elsevier Fiscaal zijn BTW aangiften altijd van het type bedrijf. Daarom worden personen die geïdentificeerd worden als OB-ondernemer in Nextens/Elsevier Fiscaal aangemerkt als bedrijf (inclusief). Dit verklaart de betekenis achter de omschrijving Aantal personen als OB-ondernemer (inclusief). Inkomstenbelasting Het aantal voor export klaargezette aangiften inkomstenbelasting bedraagt 144. Hierbij gaat het om 68 partneraangiften en 76 enkelvoudige aangiften. Vennootschapsbelasting Het aantal voor export klaargezette aangiften vennootschapsbelasting bedraagt 1. Service Bericht Aanslagen Het aantal voor de gekozen periode voor export klaargezette SBA s bedraagt 346. Hierbij gaat het om alleen SBA s voor de inkomstenbelasting. Elektronische berichten Het aantal voor export klaar gezette elektronische berichten bedraagt 236. Hierbij gaat het om 1 elektronisch bericht aangifte vennootschapsbelasting. 14
EINDE Indien u op de knop Volgende drukt, wordt de SBO Migratie Wizard beëindigd. De databasegegevens zijn klaargezet om gemigreerd te worden naar Elsevier Nextens/Elsevier Fiscaal. 15