Waarom? U beschikt over een onderneming van minstens 5 gebruikers en constateert dat u naast uw administratieve software meer en meer zaken moet bijhouden buiten deze software. biedt een volledig geautomatiseerd en efficiënt tijdsbeheer van uw personeel, zorgt voor inzicht in beschikbaarheid van medewerkers per dag en tijd, ook in geplande werkzaamheden voor een klant/ project per medewerker per dag. beschikt over 4 modules: Planning Tijdsregistratie Dashboards HR Eenvoudige, gebruiksvriendelijke en vlotte mobiele planning Worstelt u met planning? Wilt u uw tijd nauwkeuriger meten? Wilt u met een druk op de knop uw cijfers evalueren? Wilt u de eerste stappen in eenvoudige personeelsadministratie zetten? Daarvoor hebben we de 3T s uitgevonden. Team Eenvoudige planning en visualisering van uw personeelsagenda: afspraken, afwezigheden, verlof en meer. Tijd Optimaal beheer van uw HR en gepresteerde tijd van uw medewerkers voor een correcte loonafrekening en accurate facturatie. App: Mobiele tijdsregistratie voor teamleden die op de baan gaan. Tools Integratie met Sage DBFACT: Importeren van opdrachten met nuttige informatie uit Sage DBFACT. Integratie met Microsoft Outlook: U maakt een afspraak in Outlook en deze komt automatisch in. 1
Team Planning Overzichtelijk Opdrachten/Agenda De opdrachten vormen de basis voor de planning en tijdsregistratie. Deze kunnen uit Sage DBFACT op basis van helpdeskcases, servicerapporten en bestelbonnen van klanten geïmporteerd worden. Van een vereenvoudiging van uw planning, tot een verhoging van uw productiviteit. Zo worden de opdrachten in een lijst van te plannen opdrachten gezet, voor één of meerdere teamleden. Vervolgens kan uw planning team op een gebruiksvriendelijke manier via drag and drop de agenda s inplannen. Deze opdrachten worden dan in de agenda van de medewerker weergegeven. In kan men op ieder willekeurig moment zien wie er aanwezig is. Agenda weergave met meerdere medewerkers. Geïmporteerde opdrachtenlijst uit DBFACTw in Naast elk gepland item staat ook een balk met een bepaalde kleur die de status van de opdracht (vanaf gepland tot afgewerkt) in één oogopslag zichtbaar maakt voor de planning medewerkers. De functionaliteit/werking van de agenda is te vergelijken met de agenda in Microsoft Outlook. Wanneer een teamlid zijn gewenste verlof in zijn agenda registreert, zullen de verantwoordelijke personen onmiddellijk een e-mail krijgen, waarmee ze de aanvraag kunnen accepteren of weigeren. 2
Tijdsregistratie Volledigheid App Vanuit de planning, kan men in de tijdsregistratie de duur van zijn prestaties registreren op tal van opdrachtgroepen. Het is ook mogelijk om een opdracht door meerdere techniekers tegelijkertijd te laten uitvoeren. Tijdsregistratie kan in de toepassing en mobiel (via smartphone/tablet) gebeuren. Mobiele tijdsregistratie wordt gevalideerd per teamlid of per opdracht en zijn pas dan definitief en mogelijk om te factureren. verschaft u krachtige rapportages van prestaties van uw medewerkers volgens urenregistratie op projecten. De App neemt de agenda over. Zo kan u tijd op opdrachten registreren als u op start en stop taak klikt. Dit biedt u controle op de effectief gepresteerde tijd om een accurate facturatie te bekomen. Wanneer u in zones komt waar er geen internetverbinding is, kan er nog steeds tijd worden geregistreerd. Dit wordt dan lokaal op het toestel bewaard. Als er terug een internetverbinding is kan u via synchronisatie alles doorsturen naar uw server. 3
Dashboards Info met een druk op de knop Een modern management vereist het opvolgen van kerncijfers. Dankzij dashboards beschikt u over de gewenste informatie. Uw dashboard wordt voor u samengesteld, waarop de voor u belangrijke informatie over uw resultaten direct beschikbaar is. Vergelijk verschillende periodes, en visualiseert boven en onder-target prestaties. Dashboards biedt u een volledig dynamisch en interactief overzicht van elk aspect in het verkoopkanaal. Omdat de gegevens in het dashboard automatisch vernieuwd worden, kunt u het ook inzetten als digitaal informatiebord en gebruiken als trendanalyse voor het maken van projecties. Gegevens verzamelen uit meerdere bronnen. Eenvoudige filtermogelijkheden. Verkoopanalyse in al zijn dimensies. Heldere grafieken en overzichtelijke cijfers. Informatie direct beschikbaar. Gegevens worden automatisch vernieuwd. 4
HR Verzorgt uw personeelsadministratie Geregistreerde gegevens kunnen ook automatisch worden doorgegeven aan uw loonadministratie waardoor salarissen, overuren, toeslagen en andere variabelen sneller, correcter en efficiënter worden berekend. Snel en efficiënte verwerking van de lonen aan de hand van de tijdsregistratie. Bijhouden van uurroosters, de verlofadministratie, de opleidingsfiches en het doorsturen van de prestaties naar het sociaal secretariaat: HR zorgt ervoor. Maandelijkse rapporten om te communiceren aan het sociaal secretariaat (Securex). Actuele gegevens per teamlid: bezoldiging, verlof, betaalde feestdagen, ziektedagen,... op elk ogenblik te raadplegen. 5
Integratie werkt samen met Microsoft Outlook en Sage DBFACT Integratie Sage DBFACT U kunt uw interne organisatie optimaliseren dankzij de integratie tussen de administratieve software Sage DBFACT en. Binnen Sage DBFACT wordt eerst het servicerapport aangemaakt. De klant wordt gevraagd om zoveel mogelijk feedback te geven, waarbij dit ingegeven wordt op het servicerapport. Opdrachten inlezen Op geregelde tijdstippen worden binnen de opdrachten ingelezen. Dit kan op verschillende manieren: Ofwel ververst u de volledige import, waabij alle aanwezige opdrachten binnen Sage DBFACT verwerkt worden Ofwel importeert (ververst) u de laatste opdrachten. Deze functie is veel sneller dan de eerste manier. Het is uitermate handig indien men enkel in Sage DBFACT een servicerapport heeft aangemaakt. Bestelbonnen Leveringen accepteren of weigeren: de klant krijgt een sms en een e-mail met de notificatie. Als dit geaccepteerd wordt door de klant, zal dit oplichten in. Toewijzingsmodule Indien de toewijzingsmodule in Sage DBFACT (koppeling van de bestelling van de klant aan de eigen stock) wordt gebruikt is er de mogelijkheid om het percentage toegewezen artikelen in het agenda item te visualiseren. Naarmate meer artikelen in de bestelbon klant aan de stock toegewezen zijn, zal dit percentage verhogen en zal ook de kleur in de agenda wijzigen. Bij de opdrachtdetails (detaillijnen in bestelbon klant) worden dezelfde kleuren gebruikt om de toewijzing te visualiseren. Een gepland item kan aan één of meerdere teamleden worden toegekend, ook een terugkeerpatroon kan worden aangemaakt. Integratie met Microsoft Outlook. U maakt een afspraak in Outlook en deze komt automatisch in. De planning verzorgt een nieuwe afspraak in en u vindt die automatisch terug. 6