Opleiding Outlook 2013/ Exchange Server vrijdag 23 mei 2014

Transcriptie

1 Opleiding Outlook 2013/ Exchange Server vrijdag 23 mei 2014 Vanaf 100/persoon In deze opleiding worden een aantal punten uitgelegd en geoefend die in de overgrote meerderheid van de KMO s kunnen gebruikt worden maar waar de kennis vaak ontbreekt. Het zijn praktische punten, daarom is tijdswinst, grotere efficiëntie en productiviteit na de opleiding gewaarborgd. Wat is Outlook / Exchange server? Het programma van Microsoft dat uitgebreid tijdsbeheer / agendabeheer ook voor groepen toelaat. Ook: plannen van vergaderingen en van bronnen (vergaderzalen, projectoren, wagens, machines). Tijd is de belangrijkste grondstof van een bedrijf. Een goed gebruik van Outlook levert gemakkelijk een tijdswinst op van 10% à 30% Outlook is het programma waarin met een cursus het grootste voordeel te behalen is. De meeste medewerkers gebruiken nog weinig mogelijkheden van Outlook. Juist in deze tijd waarin e- mail gebruik sterk toeneemt, de werkdruk en het aantal taken hoog is en de functies van iedereen steeds complexer worden, is Outlook een prima instrument om informatie en werkzaamheden beter te beheren. In deze opleiding leert u Outlook gebruiken op een gemakkelijkere, snellere en meer productieve manier om uw agenda, s, taken en afspraken te organiseren zowel op kantoor als onderweg. Komen onder andere in deze opleiding aan bod: 1. Hoe efficiënter werken met taken en prioriteiten Werken met of zonder planning, that is the question. Mensen, bedrijven, die excellente resultaten halen, hebben bijna zonder uitzondering een efficiënt, gepland tijdsgebruik. Zonder planning loopt men het risico dat men taken vergeet. Outlook laat toe om prioriteiten in taken op te geven. Dat is een stimulans om belangrijke taken prioritair aan te pakken. 2. Hoe tijd sparen met (gedeelde) week- en dagagenda s Werken in groep 1

2 In een bedrijf werkt men samen. Als men geen efficiënt tijdsgebruik heeft, dan zijn taken en verantwoordelijkheden vaak ongelijk verdeeld tussen medewerkers. Eén van de grote voordelen van Outlook / Exchange Server is dat men permanent een overzicht heeft van het tijdsgebruik van alle medewerkers. Zo hebben wij bij Networkx permanent zicht op welke technicus waar, wanneer, bij welke klant aan de slag is. 3. Hoe Outlook uw binnenkomende s automatisch laten sorteren, indelen in groepen, spam verwijderen. Hoeveel tijd verlies je door het zoeken naar specifieke mails, het bekijken en verwijderen van spam, het verplaatsen naar mappen? Met regels kunt u binnenkomende berichten automatisch in mappen sorteren, niet alleen op basis van afzender of geadresseerde, maar ook op woorden die in het onderwerp voorkomen. Ook spam (ongewenste mail) kan je automatisch laten verwijderen of in een speciale map laten verplaatsen. 2

3 4. Hoe doelmatig vergaderingen organiseren Outlook stelt u het voor iedereen meest geschikte tijdstip voor. U stuur een vergaderverzoek en alle genodigden kunnen met één klik aanvaarden of weigeren. Dit bespaart vele telefoongeprekken en s! 5. Hoe efficiënt bronnen beheren. Vergaderruimtes, wagens, projectoren Via Outlook kunnen we ook zien welke vergaderruimte, projector beschikbaar is en die reserveren. De opleiding Outlook vindt plaats op vrijdag 23 mei in ons opleidingscentrum in Melle. Start om 9u15 tot 12u15. Vanaf 8u45 is er koffie met een croissant voorzien. Prijs: 149 / persoon (exclusief BTW) Een tweede persoon van dezelfde firma betaalt 120 (excl. BTW), vanaf de derde persoon 100. Vanaf 4 personen kunnen we een opleiding exclusief voor uw bedrijf orgnaiseren: Prijs = 435 excl. BTW. Inschrijven of inlichtingen via telefoon of mail naar jacques.bovijn@networkx.be Op onze website http/ vindt u meer informatie over de opleidingen die we nu verstrekken. U kunt als u dat wil de punten kiezen waarvan u vindt dat ze voor uw bedrijf de grootste productiviteitswinst opbrengen of zelf punten aanbrengen. De opleidingen gaan door naar keuze in uw bedrijf of organisatie of in ons opleidingscentrum. Networkx The Computer Store Rooigemlaan Gent Tel: 09/ In bijlage vindt u enkele voorbeelden van de tijdwinst die je boekt met het volgen van onze opleiding. 3

4 Outlook tijdwinst melding uitzetten (pop-up) Veel bedrijven hanteren de norm om binnen 24 uur te reageren op een . Dat betekent als je gemiddeld 2 of 3 keer per dag je bijwerkt de verwachtingen al overtreft. Toch hebben veel mensen de melding aan staan met als gevolg dat ze even gaan kijken. Dit kost al vlug gemiddeld tussen een halve en een volle minuut, zonder het tijdverlies te rekenen dat je krijgt doordat je telkens uit jouw concentratie bent gehaald. Bovendien kom je dan niet toe aan de andere belangrijke taken die er al even liggen. Als je 10 tot 20 mails per dag ontvangt, spaar je op deze manier gemakkelijk 5 tot 10 minuten tijd. Help jezelf beter te concentreren door de melding uit te zetten. Denk ook aan de melding op je telefoon of tablet. Feestdagen toevoegen in je agenda Er moet een meeting gepland worden maar hemelvaartsdag komt er ook aan. Wanneer is dat nu weer. Internet browser opstarten, naar Google en zoeken maar Donderdag de veertigste dag na Pasen hmm wanneer is Pasen nu weer In onze test nam dit 29 seconden in beslag. Zoeken in Outlook slechts 9 seconden of drie maal zo snel. Voeg de feestdagen toe in jouw Outlook agenda en vermijdt onnodig zoeken en afleidingen. Win telkens een beetje tijd en vermijdt afspraken op feestdagen. P.S. doe je vaak zaken in bij voorbeeld China, dan kan je ook de Chinese feestdagen toevoegen. Een handtekening gebruiken voor jouw mail Onder iedere zet je minstens jouw naam maar om een beetje professioneel over te komen moeten daar ook minstens de bedrijfsnaam, website en adresgegevens bijkomen. Wil je het dan ook nog in een ander kleurtje dan ben je al vlug twee minuten kwijt. Met het instellen van een handtekening komt dit automatisch op elke nieuwe en ook bij het beantwoorden van een mail. Tel uit jouw winst; 10 s per dag schrijven of beantwoorden levert je zo 20 minuten tijdwinst op! Gebruik snelonderdelen voor veel voorkomende s In de verkoop worden dagelijks meerdere klanten verwittigd dat hun bestelde artikelen zijn binnengekomen en kunnen worden afgehaald. Of herstellingen die klaar zijn. In de boekhouding worden mensen herinnerd aan openstaande facturen. Dit zijn telkens kleine e- mails die niet veel tijd vragen maar door hun aantal kunnen we hier toch dagelijks weer heel wat tijd sparen. op de klassieke manier: 1 minuut en 1 seconde met gebruik van snelonderdelen : 14 seconden 47 seconden tijd gespaard lijkt niet veel maar in 2012 zijn bij ons 934 bestelbonnen ingetikt Voor 2012 komt dit neer op iets meer dan 12 uur die aan andere taken kan worden besteed. Met «Snelle stappen» gaat het vlugger Hoe vaak moet je een mail doorsturen naar een collega? Dikwijls toch? Gelukkig hoeven we de mail niet te kopiëren en te plakken, maar kunnen we gewoon doorsturen selecteren, bestemmeling intikken of kiezen en verzenden maar. Is in 18 seconden gebeurt. Door het maken van een snelle stap kan dit in 5 seconden. 4

5 Afspreken voor een vergadering Binnen een bedrijf of organisatie worden dikwijls vergaderingen gehouden. Een klassieke manier is om iedereen een te sturen met datum en plaats en eventueel de agenda en een wegbeschrijving. De ontvanger van de uitnodiging bevestigd en kan dit vervolgens noteren in zijn (outlook) agenda. Wij deden de test en komen zo op 1 minuut en 11 seconden. Met een vergaderverzoek kan dit veel sneller. Met enkele klikken worden zowel de mail bevestigd en de afspraak in de agenda genoteerd. 8 seconden volstaan. Als er voor de vergadering 10 collega s worden uitgenodigd, dan bespaart het bedrijf zo 10 minuten. Hoe de organisator van de vergadering tijd spaart leest u in een ander punt. Een vergadering plannen Een vergadering plannen kan best wat tijd kosten. Niet alleen moet je iedereen (via ) een uitnodiging sturen en nakijken welke vergaderruimte en / of projector beschikbaar is, je moet ook opvolgen en bijhouden wie er wat geantwoord heeft. Even een lijst aanmaken in excel, alle namen noteren en telkens er telkens er een antwoord komt, noteren op de lijst. Aanmaken excel werkblad: Openen lijst en aanwezigheid noteren: De stemknop gebruiken bij vragen Veel vragen onder collega s worden per mail rondgestuurd. Broodjes of chinees bij de lunchvergadering? Wie gaat mee naar een opleiding? Het openen van alle mails met antwoorden en het bijhouden ervan vraagt telkens even tijd. Met de optie Stemknoppen is de reactie onmiddellijk zichtbaar in de onderwerpregel en hoeft de mail niet geopend te worden. Automatisch sluiten na een antwoord Als je in Outlook 2010 een tje opent om deze te beantwoorden of door te sturen, blijft het oorspronkelijke bericht open staan na het beantwoorden of doorsturen. Als je dagelijks tientallen s moet beantwoorden, gaat dit onherroepelijk ten koste van je productiviteit. (Misschien blijft het secondenwerk, maar toch.) Automatisch antwoorden sturen wanneer u afwezig bent Als je op verlof bent, kan je natuurlijk jouw collega s vragen om regelmatig eens naar jouw mailbox te kijken en de mensen te laten antwoorden dat jij er niet bent. De mailbox van de collega openen, een paar mails beantwoorden, een paar naar jezelf doorsturen, reken maar op een 10-tal minuten per dag. Met een automatisch antwoord bij afwezigheid vermijdt je dit extra werk. 5