Handleiding AZR voor zorgaanbieders Versie 3.2 3-1-2014

Handleiding AZR voor zorgaanbieders Versie 3.2 3-1-2014 Nijmegen Waardenland Midden-Holland Midden-Brabant Noordoost-Brabant Noord-Holland Noord Noord- en Midden-Limburg

Inhoudsopgave 1 2 2.1 3 3.1 3.1.1 3.1.1.1 Homepagina 3 Cliënt 4 Cliëntoverzicht 4 Rapportage 6 Zorgtoewijzingslijst 6 Clientoverzicht via zorgtoewijzingslijst 10 Tabblad zorgoverzicht 13 3.1.1.2 Geïndiceerde zorg 14 3.1.1.3 Toegewezen zorg 15 3.1.1.4 Selecteren en Mutatieformulier 18 3.1.2 Tabblad Cliënt 19 3.1.3 Tabblad Indicatiebesluit 20 3.1.4 Tabblad Notities 21 3.1.4.1 Mutatieformulier 23 3.2 Aanvraag Aangepaste Toewijzing 24 4 Berichten 25 5 Beheer 26 5.1 Contactpersonen 26 6 Raadplegen 29 6.1 Zorgaanbieders zoeken 30 7 Telefoonnummers en e-mailadressen 32 2

1.Homepagina Om op de AZR-site te kunnen inloggen dient u te beschikken over een geldig VECOZO certificaat.. Dit certificaat dient u te installeren op uw pc. Na de installatie vult u het formulier Autoriseren VECOZO certificaat. Dit formulier vindt u op de homepagina van AZR en mailt u terug naar de AZR helpdesk. Het mailadres vindt u op het formulier. Na controle en goedkeuring, activeert de AZR helpdesk uw certificaat. Vervolgens kunt u via de volgende link inloggen: https://azr.vgz.nl. U komt dan via de beveiliging van VECOZO op de AZR site. De homepagina van AZR wordt getoond zodra AZR opgestart wordt. De informatie die hier stond, vindt u vanaf nu op de website van de Zorgkantoren van Coöperatie VGZ, Fout! De hyperlinkverwijzing is ongeldig.. De informatie op deze homepage wordt niet meer bijgewerkt. Rechtsboven zie je vier symbolen: Home : door op home te klikken, ga je altijd terug naar de homepagina. Print : door op print te klikken, kun je de pagina waar je op staat uitprinten. Vergeet daarbij niet de pagina-instelling op liggend (via voorkeurinstelling landscape) te zetten. Help : door op help te klikken, krijg je uitleg over de pagina waar je je bevindt. Uitloggen: Door op uitloggen te klikken, log je uit AZR Aan de linkerzijde van de pagina vind je het werkmenu. Vanuit het werkmenu kun je cliënt- of zorgaanbieder gegevens raadplegen. Het menu is onderverdeeld in: Cliëntgegevens, Rapportage, Beheer en Raadplegen. 3

2. Cliënt 2.1 Cliëntoverzicht Wanneer je kiest voor Cliëntoverzicht, verschijnt onderstaand scherm: In dit scherm is het mogelijk om op een aantal manieren een cliënt op te zoeken. U kunt hier cliënten opzoeken die op de zorgtoewijzingslijst staan en die in het verleden aan u instelling toegewezen hebben gestaan. Dit kun je doen door één of meerdere velden in te vullen en op de knop Zoek te klikken. Er kan bijvoorbeeld worden gezocht op naam samen met geboortedatum. Op die manier kan AZR gerichter zoeken.. 4

Wanneer u bij naam een gedeelte van de naam intypt en daarachter een * plaatst, wordt er door AZR gezocht naar alle cliënten met een gedeelte hiervan in de naam. In dit voorbeeld is er gekozen voor *bak*. De cliënten die getoond worden hebben allemaal een keer een toewijzing gehad met een zorgaanbiedervoorkeur voor uw instelling. Als u zoekt op geboortedatum hoeft u alleen de cijfers in te vullen, de liggende streepjes worden automatisch gevuld. 5

3. Rapportage 3.1 Zorgtoewijzingslijst Wanneer u als koepelorganisatie werkzaam bent en in AZR als koepel bent ingelogd krijgt u bij het opvragen van de Zorgtoewijzingslijst onderstaand scherm te zien. Wanneer u geen koepelorganisatie bent komt u direct in de zorgtoewijzingslijst. (zie blz. 8) Als u op het pijltje (dropdown) heeft geklikt kunt u een keuze maken voor welke zorgaanbieder u wilt gaan werken. Wanneer u werkt voor de gehele koepel, maakt u de keuze voor de koepel.u krijgt dan de volledige lijst van de koepel te zien. 6

Wanneer u een keuze heeft gemaakt voor een specifieke zorgaanbieder, waarvan u de lijst wilt zien klikt u op Volgende. In dit voorbeeld is er gekozen voor de koepellijst (stichting nieuwe Brug). Onderstaand overzicht toont de toegewezen zorglijst van de koepel. Bijna achteraan in de lijst staat een kolom Zorgaanbieder. Hier kunt u zien voor welke zorgaanbieder de cliënt een voorkeur heeft. Via de toegewezen zorglijst kunt u iedere cliënt, met een actuele toewijzing, oproepen. Uitleg over de werkwijze van de gegevens die bij deze lijst horen, wordt uitgewerkt in de volgende paragrafen. 7

Wanneer u op het menu-item Zorgtoewijzingslijst klikt en vervolgens op zoek, verschijnt de zorgtoewijzingslijst met alle cliënten die wachten op zorg bij uw organisatie. Per zorgtoewijzing wordt een leveringsstatus weergegeven. Er bestaan 5 verschillende leveringsstatussen: - Actief wachtend initieel (AW initieel) - Actief wachtend (AW) - Wens wachtend (WW) - Slapend wachtend (SW) - In zorg (IZ) Wanneer een zorgtoewijzing in de toekomst geldig is ziet u deze cursief gedrukt in het overzicht. Door de betreffende leveringsstatus aan te vinken, kunt u de klanten met de door u gezochte leveringsstatus op uw zorgtoewijzingslijst selecteren. Cliënten die bij u in zorg zijn geweest of geen geldig besluit meer hebben, zijn niet op te roepen via de zorgtoewijzingslijst. Wel kunt u deze cliënten raadplegen via het menu-item Cliëntoverzicht. Door op de kopjes cliëntnummer, naam, leveringstatus, etc. te klikken is het mogelijk de zorgtoewijzingslijst te selecteren op deze kopjes, bijvoorbeeld op het kopje treeknormdatum. Zo kunt u voor u zelf bijvoorbeeld een werklijst maken met alle cliënten waarvan de treeknormdatum is verlopen. Treeknormdatum Nieuw is de kolom Treeknormdatum daarin wordt het landelijk vastgestelde termijn voor die functie of zzp dat een cliënt mag wachten voor in zorg name. Bij het aanmaken van elke toewijzing wordt voortaan de treeknormdatum berekend en vastgelegd bij de betreffende zorgtoewijzing ( volgens de landelijk geldende normen dit is voor extramuraal 6 weken intramuraal 13 weken met uitzondering van VV met behandeling 6 weken en GGZ met behandeling 7 weken). Deze datum is niet muteerbaar en wordt altijd berekend van de ingangsdatum van de zorgtoewijzing. Voor alle bestaande toewijzingen op een geldig IB is eenmalig de treeknormdatum berekend en vastgelegd in AZR. De treeknormdatum zal voor u als zorgaanbieder in AZR inzichtelijk zijn op het cliëntenoverzicht bij elke toewijzing. Ook wordt de datum opgenomen op de zorgtoewijzingslijst. Hier zal de datum in het rood worden weergegeven als de leveringsstatus AWi of AW is en al verstreken is ( actie nodig van zorgaanbieder). De actiedatum is niet meer zichtbaar op de zorgtoewijzingslijst ( wordt vervangen door de treeknormdatum) 8

Er wordt per 1-1-2014 geen actiedatum meer vastgelegd bij de leveringsstatus van een zorgtoewijzing, behalve bij de leveringsstatus AWi. Na de indicatie en toewijzing in de AZR webapplicatie de leveringsstatus AW initieel. Dit is een leveringsstatus die de Zorgkantoren Coöperatie VGZ hebben bedacht om in de webapplicatie duidelijk te maken dat het gaat om een nieuwe klant waarvan de leveringsstatus nog niet bekend is. Daar blijft de termijn van 7 dagen ongewijzigd. U als zorgaanbieder dient zoals gebruikelijk de toewijzing binnen 7 dagen via een AW39 bericht te voorzien van de juiste leveringsstatus. De afdeling zorgtoewijzing zal hier actief op (blijven) monitoren. De actiedatum is niet meer zichtbaar op de zorgtoewijzingslijst (wordt vervangen door de treeknormdatum). Indien de leveringsstatus (AW, WW, SW) niet wijzigt hoeft er vanaf 1 1 2014 geen update meer aangeleverd te worden in AZR. Alleen als de leveringsstatus daadwerkelijk wijzigt dient u dit via een AW39 bericht door te gegeven. Voor de status actief wachtende initieel is er nog geen melding van de status op de betreffende toewijzing door de zorgaanbieder naar het zorgkantoor verzonden. De actiedatum staat op 7 dagen vanaf de verwerkingsdatum van de zorgtoewijzing of als de ingangsdatum is de toekomst is dan ingangsdatum plus 7 dagen. Voor de status actief wachtend geldt dat de cliënt de geïndiceerde zorg wil ontvangen, maar krijgt dit niet (wachtend buiten zijn/haar wil om). De geïndiceerde zorg voor een cliënt moet urgent gestart worden. Deze zorg is zo urgent dat het de cliënt niet uitmaakt door welke aanbieder de zorg geboden wordt. Voor de status wens wachtend geldt dat deze cliënt bij een zorgaanbieder op de wachtlijst staat eventueel overbruggingszorg heeft en opgenomen wil worden wanneer er een aanbod komt. Voor de status slapend wachtend geldt dat deze cliënt bij een zorgaanbieder op de wachtlijst wil staan maar nog niet opgenomen wil worden Op de zorgtoewijzingslijst staan alle cliënten die voor een zorgeenheid (functie/zzp) een voorkeur hebben voor uw organisatie of al (gedeeltelijk) zorg ontvangen van uw organisatie. Wij vragen u om middels een bericht in AZR de actuele leveringstatus van de klant door te geven. 9

3.1.1 Cliëntoverzicht via de zorgtoewijzingslijst Via de zorgtoewijzingslijst selecteert u een cliënt door middel van het oranje vierkantje dat voor de cliëntnaam staat. U krijgt dan twee mogelijkheden om de cliëntgegevens in te zien. U kunt kiezen voor het Indicatiebesluit tonen of voor het Cliëntenoverzicht. Kiest u vanuit de zorgtoewijzingslijst voor het Cliëntenoverzicht, dan komt u in het volgende scherm. Bovenin het zorgoverzicht vindt u alle cliëntgegevens van de klant terug. Dat wil zeggen geboortenaam, geboortedatum, BSN, cliëntnummer en indicatieorgaan. Wanneer de cliënt een indicatiebesluit heeft na 01-08-2011 dan staat het indicatieorgaan niet aangegeven. Rechts bovenin is het bemiddelingsbureau (= zorgkantoor) zichtbaar. Het zorgkantoor, welke het indicatiebesluit ontvangt, en dus de toewijzing heeft verzonden, is voor de gehele geldigheidsperiode van het besluit verantwoordelijk voor de cliënt, ook al verhuist de cliënt. Alleen als er een herindicatie volgt, kan het bemiddelingsbureau wijzigen. In het cliëntoverzicht vindt u onder de cliëntgegevens, de informatie over de indicatie, de toewijzing, de meldingen aanvang zorg en de meldingen einde zorg/mutaties die voor deze cliënt hebben plaatsgevonden. Bij de verschillende schermen die u bij een cliënt kunt openen, worden bovenaan de pagina altijd de standaardgegevens van een cliënt getoond. Nieuw op de zorgtoewijzingslijst is de treeknomdatum daarin wordt het landelijk vastgestelde termijn voor die functie of zzp dat een cliënt mag wachten voor in zorg name. 10

Via het loepje kunt u het indicatiebesluit Inzien en Printen of Opslaan. Door op te klikken kunt u het indicatiebesluit ( AW33bericht) opslaan op uw computer. Mocht u het bericht via VSP (Vecozo schakelpunt) gemist hebben. Op dit AW33 kunt u geen retourbericht (AW34) sturen. Bij de standaardgegevens kunt u ook de vorige indicatiebesluiten terugvinden. Klik hiervoor op het neerwaartse pijltje naast Indicatie. Er wordt een schermpje zichtbaar waarin u kunt zien welke indicatiebesluiten er in het verleden afgegeven zijn voor de betreffende cliënt. Mocht hier een besluitnr. ontbreken, dan heeft het zorgkantoor dit nummer niet ontvangen van het CIZ. Wanneer u een ander (stopgezet) besluitnummer kiest, worden in het zorgoverzicht alle gegevens getoond van dat indicatiebesluit. In het cliëntoverzicht is het volgende zichtbaar 1. Indien het BSN niet bekend is, wordt het BSN gevuld met 999999999. De reden waarom het niet gevuld is wordt aangegeven. 2. Een oude cliëntnummer (vóór 01-08-2011) blijft een ketenleven lang gelijk, ook de CIZ-code blijft bestaan. 2. Nieuwe cliëntnummers (vanaf AZR 3.0, 01-08-2011) bevatten geen CIZ-codes meer. 3. Nieuw per 1-1-2014 is het veld datum gebruik bij de geboortedatum als deze niet of gedeeltelijk onbekend is. Wanneer de dag of de maand onbekend is zal er 01 gevuld worden. Wanneer het geboortejaar onbekend is zal er 1900 gevuld worden. De gedeelten die wel bekend zijn in het GBA worden gevuld met de juiste waarde. Wanneer er sprake is van een (gedeeltelijke) fictieve geboortedatum zal er een vraagteken (?) achter de geboortedatum getoond worden. Bij het tabblad cliënt is zichtbaar welk gedeelte juist is en welk gedeelte fictief. 11

4. Een wijziging van 3.2 is ook als er sprake is van een negatief IB, dan zal het CIZ vanaf 1 1 2014 een Indicatiebesluit aanleveren waarin geen geïndiceerde zorgeenheden zijn opgenomen. (was voorheen altijd minimaal 1 zorgeenheid voor 1 dag). Bij het afgeven van het Indicatiebesluit houdt het CIZ er rekening mee dat de zorgaanbieder niet 1 dag van de ZTW op het oude IB tekort komt. Dit doen ze door de ingangsdatum van het negatieve IB 1 dag later dan de afgiftedatum te zetten. Tijdens het verwerken van een negatief besluit in AZR zal alleen het vorige IB ingetrokken worden. Reden intrekking wordt dan gevuld met negatief IB. Voor deze intrekking wordt een AW33 bericht verstuurd. Door op het grijze naar beneden klapbaar driehoekje naast het indicatienummer te klikken, zie je een overzicht van alle afgegeven indicatiebesluiten. Achter ieder besluit staat aangegeven wat de status van het indicatiebesluit is ( geldig, verlopen, stopgezet, negatief IB of in de toekomst geldig ). Alle afgegeven indicaties kun je raadplegen door één van de besluitnummers te selecteren. Wanneer je een ander besluitnummer kiest, worden de gegevens getoond die horen bij het betreffende indicatiebesluit. Dit indicatiebesluit kun je opslaan of uitprinten. Eerst open je het indicatiebesluit door op het symbool te klikken en vervolgens PRINT of OPSLAAN. Ook kun je er voor kiezen om alle indicatiebesluiten in te zien. Het volgende schermprintje geeft een voorbeeld van een cliënt waarbij alle indicatiebesluiten die in AZR aanwezig zijn, worden getoond. Het geeft aan welke gegevens bij het actuele besluit horen. In de kolom Besluitnummer wordt weergegeven op welk besluit de geïndiceerde functie, toewijzing, melding aanvang zorg of melding einde zorg betrekking heeft. 12

3.1.1.1 Het tabblad zorgoverzicht Onder de standaardgegevens worden een viertal tabbladen getoond: Zorgoverzicht, Cliënt, Indicatiebesluit en Notities. Via elk tabblad kunt u nader inzoomen op de beschikbare informatie over de cliënt. Deze tabbladen worden in de volgende paragrafen behandeld. Het zorgoverzicht is verdeeld in een viertal onderdelen, te weten: 1. Geïndiceerde zorg 2. Toegewezen zorg 3. Geleverde melding aanvang zorg 4. Geleverde melding einde zorg 13

3.1.1.2 Geïndiceerde zorg Bij Geïndiceerde zorgeenheden heb je de mogelijkheid om de door het CIZ geïndiceerde functies te selecteren waardoor je meer achterliggende informatie krijgt. Per 1-1-2014 zijn er geen vertaalde functies meer in het IO31. De bg groep als onderdeel zzp komt in het IO31 mee als geïndiceerde functie. Zorgkantoren VGZ gaan voor de zzp s zelf de vertaalde functies opzoeken in de omzettingstabel. Er is geen verschil zichtbaar in AZR. Voor bestaande IB s van voor 1-1-2014 blijft alles ongewijzigd. BG groep afgegeven voor 1-1-2014 blijft als onderdeel zzp zichtbaar in AZR. Bij een extramurale indicatie staat achteraan bij soort functie, Geïndiceerd. In onderstaand voorbeeld hebben we doorgeklikt op het oranje vakje voor de ZZP in het vorige schermprintje. Zoals u ziet worden hier een aantal gegevens extra getoond, die u niet direct op het zorgoverzicht kunt vinden. U kunt hierbij denken aan de verschillende activiteiten die bij de betreffende functie geïndiceerd zijn. Deze gegevens worden ook getoond op het papieren besluit. U kunt in dit scherm niets veranderen of aanpassen. 14

3.1.1.3 Toegewezen zorg Bij het onderdeel Toegewezen zorg staan de toewijzingen die voor de betreffende cliënt zijn aangemaakt. Dat wil zeggen: welke zorgeenheid mag door welke zorgaanbieder voor de aangegeven periode geleverd worden. De onderstaande kolommen zijn daar onder andere zichtbaar: Soort toewijzing, zorgeenheid, Toewijzend zorgkantoor, Leveringsstatus,Treeknormdatum, Reden intrekking en Regelzorg Soorten Toewijzingen: 1 - Regulier: Zorg die wat betreft aard van de zorg (functies of ZorgZwaartePakket (ZZP)) gelijk is aan de geïndiceerde zorg 2 - Alternatief: Andere zorg (andere functies of een ander ZorgZwaartePakket (ZZP)) dan geïndiceerd, wel passend binnen de indicatie en waarmee de cliënt tevreden is. Alternatieve zorg is volgens de cliënt gewenste zorg. Onder alternatieve zorg valt ook sectorvreemd. Alternatieve zorg wordt aangevraagd door de dossierhouder van de reguliere zzp via mut/mez met reden cliënt wil de zorg nu (nog) niet en leveringsstatus einde zorg met een aanvraag aangepaste zorgtoewijzing. De reguliere zzp wordt ingetrokken. Hierbij dient u zich aan het voorschrift zorgtoewijzing en regels uit het BEP-model. De meest recente versie van dit voorschrift vindt u op de homepagina van AZR. 3 - Overbrugging: Tijdelijke zorg die gedurende een wachtperiode wordt ingezet totdat de zorg volgens een Indicatiebesluit voor een ZorgZwaartePakket (ZZP) beschikbaar is. Het gaat hier om de inzet van zorg, anders dan geïndiceerd. Wanneer de cliënt overbruggingszorg wil ontvangen tot het moment dat u de reguliere zorg wel kunt leveren, dan kunt u via een mut/mez op de reguliere zzp toewijzing een aanvraag indienen. 4 - Transfer: Zorg die geïndiceerd is (in de vorm van een zelfde ZorgZwaartePakket (ZZP) als de reguliere zzp )), maar tijdelijk( 4 maanden) door een nietvoorkeuraanbieder volledig geleverd wordt. Zodra dit mogelijk is, wenst de cliënt de zorg te ontvangen van de voorkeuraanbieder. 5 - Administratief: Soort zorgtoewijzing waarmee aangegeven wordt dat de zorgaanbieder de kamer vrij mag houden voor terugkeer van de cliënt. De toegewezen zorg komt overeen met de toegewezen zorg uit de voorafgaande periode. Administratieve zorgtoewijzing: Een administratieve zorgtoewijzing wordt aangemaakt op verzoek van een aanbieder als bijvoorbeeld een cliënt tijdelijk vanuit een verzorgingshuis naar een verpleeghuis gaat en het zorgkantoor akkoord is dat het bed open blijft staan in het verzorgingshuis. 15

Het verzorgingshuis zet de reguliere ZZP over op de AGB code van het verpleeghuis of de cliënt heeft tijdelijk een nieuwe ZZP indicatie voor het verpleeghuis ontvangen bijvoorbeeld voor revalidatie. Het verzorgingshuis houdt de kamer vrij en mag de periode dat de cliënt (tijdelijk) afwezig is declareren op klantniveau. Op verzoek van het verzorgingshuis maakt het zorgkantoor dan een Administratieve zorgtoewijzing aan op basis van het indicatiebesluit, waar de klant tot dan toe op verbleef in het verzorgingshuis. Deze toewijzing is alleen bedoeld voor het declareren op klantniveau. Het verzorgingshuis dient op deze administratieve toewijzing een Melding aanvang zorg (MAZ) doen bij de start van het leeg houden van de kamer en Melding einde zorg (MEZ) bij terugkomst van de klant. Deze MAZ en MEZ-meldingen op de administratieve zorgtoewijzing worden niet door gecommuniceerd naar het CAK. Kolom Toewijzend zorgkantoor, In deze kolom vindt u de zorgkantoor code van het zorgkantoor die de zorg heeft toegewezen. Als het een regionale cliënt betreft zal het toewijzend zorgkantoor gelijk zijn aan het bemiddelingsbureau die u ziet bij de cliëntgegevens. Indien er bij het bemiddelingsbureau bovenregionaal staat (een bovenregionale cliënt) kunt u via de kolom toewijzend zorgkantoor zien door welk zorgkantoor de toewijzing is gedaan. Kolom Leveringsstatus Per zorgtoewijzing wordt hier de meest actuele leveringsstatus weergegeven. Kolom Treeknorm Nieuw is de kolom Treeknormdatum daarin wordt het landelijk vastgestelde termijn voor die functie of zzp dat een cliënt mag wachten voor in zorg name Kolom Reden intrekking De reden waarom een toewijzing wordt ingetrokken Reden intrekking kan zijn: 1 - Cliënt overleden 2 - Negatief indicatiebesluit 3 - Herindicatie 4 - Overplaatsing 5 PGB Kolom Regelzorg Regelzorg is de zorg die gedurende de Regeltijd door de oude/huidige aanbieder conform de inhoud van het oude Indicatiebesluit wordt geleverd. Regelzorg kan deel uitmaken van de noodzakelijke overbruggingszorg. In de kolom Regelzorg wordt aangegeven of bij de nieuwe zorgtoewijzing mogelijk sprake is van Regelzorg. Wanneer een cliënt eerst een extramurale indicatie had en daarna aansluitend een intramurale indicatie heeft gekregen, kan het zo zijn dat de extramurale zorgaanbieder de zorg heeft door geleverd om te voorkomen dat de cliënt verstoken blijft van zorg, omdat de nieuwe dossierhouder nog geen contact heeft opgenomen. De dossierhouder ( de aanbieder die de intramurale zorg heeft 16

toegewezen gekregen) dient binnen 5 werkdagen contact op te nemen met de klant en de eventuele extramurale zorgaanbieder om vast te stellen of er zorg is door geleverd en hoeveel. Deze geleverde zorg wordt door de dossierhouder aangevraagd via een Aanvraag Aangepaste zorg (AAT). Het kan voorkomen dat in de kolom Regelzorg een J van Ja staat, terwijl er in de praktijk geen sprake is van Regelzorg. Het gevuld zijn van deze kolom met Ja is bedoeld als signaal richting de intramurale aanbieder dat hij mogelijk rekening dient te houden met een extramurale aanbieder die tot dan toe zorg heeft geleverd. Dit alles om de continuïteit van zorg voor de cliënt optimaal te borgen. 17

3.1.1.4 Selecteren en Mutatieformulier overig Bij toegewezen zorg kun je een keuze maken voor selecteren en mutatieformulier. Door op het oranje vierkantje voor de toegewezen zorgeenheid te klikken, kunt u kiezen voor selecteren of Mutatieformulier. Wanneer u kiest voor selecteren komt u in onderstaand scherm. Met de optie Mutatieformulier heeft u de mogelijkheid om een mutatieformulier overig te versturen naar het zorgkantoor. Via dit mutatieformulier kunt u een vraag/verzoek sturen naar het zorgkantoor voor de betreffende cliënt. Bijvoorbeeld de motivatie bij een AAT (Aanvraag Aangepaste Toewijzing) aanvraag die qua kosten de waarde van het ZZP overschrijdt. 18

3.1.2 Cliënt In het tabblad Cliënt staan alle gegevens die betrekking hebben op de cliënt zoals burgerlijke staat, adresgegevens en relaties c.q. contactpersonen. Hier vindt u ook de artikel 60 verklaring (BOPZ). Let op: alleen als de artikel 60 verklaring tegelijkertijd is afgegeven met het indicatiebesluit, is deze terug te vinden in AZR. Als het CIZ deze pas later afgeeft, komt deze niet zichtbaar terug Een GBA-adres kan niet door een zorgaanbieder gewijzigd of toegevoegd worden. Dit is omdat het GBA-adres gekoppeld is aan het BSN van de cliënt. Wilt u het GBAadres toch gewijzigd hebben dan kunt u contact opnemen met de AZR Helpdesk. Zij kunnen dit vervolgens verifiëren in het GBA. 19

3.1.3 Indicatiebesluit Onder het tabblad Indicatiebesluit staan alle gegevens die door het CIZ zijn geïndiceerd met toelichtingen. U vindt hier de eerste en/of meerdere grondslagen waarop de indicatie is gebaseerd. Ook kunt u hier terugvinden wie de indicatie heeft gesteld en wanneer deze is afgegeven door het CIZ. In dit tabblad kunt u de gegevens alleen inzien. U kunt hier niets wijzigen of toevoegen. Door op de + te klikken voor de verschillende items kan er nog extra informatie getoond worden mits deze door het CIZ is aangegeven. In onderstaand schermprintje ziet u een voorbeeld van het gebruik van het. Zoals u kunt zien wordt: Score Stoornis opengeklapt en kunt u overige informatie inzien. Door op Vorige te klikken komt u weer terug in het Cliëntoverzicht. 20

3.1.4 Notities Wanneer u op het tabblad Notities klikt verschijnt onderstaand scherm. Bij dit tabblad is het mogelijk om notities te maken. Deze notities zijn alleen zichtbaar voor u en andere gebruikers binnen uw organisatie en dus niet voor het zorgkantoor inzichtelijk. Ook kunt u hier de door u naar het zorgkantoor gestuurde mutatieformulieren overig inzien. U kunt door het gebruik van een cliëntnotitie geen bericht naar andere zorgaanbieders of het zorgkantoor sturen. Wanneer u op de knop Cliëntnotitie toevoegen klikt verschijnt het volgende scherm. Het item Ingevuld door wordt automatisch gevuld door AZR op basis van uw VECOZO certificaat. U kunt dit wel wijzigen. Bij Onderwerp moet iets gevuld worden omdat het een verplicht veld * is. In het tekstveld onder het kopje onderwerp is het vrij om hier iets in te vullen. Hebt u alle informatie geplaatst in de notitie dan kun u door op Voltooien te klikken de notitie opslaan. U komt dan automatisch terug in het tabblad Notities. Wilt u de notitie niet opslaan dan klikt u op Vorige. Ook dan komt u automatisch terug in het tabblad Notities. Bij het tabblad Notities worden de aangemaakte notities geplaatst. U kunt alleen uw eigen notities en die van uw collega s zien. U kunt niet via notities een notitie/melding aan het zorgkantoor doen. 21

Wanneer de notitie niet meer bewaard hoeft te blijven kan deze verwijderd worden. U kunt die doen door op het prullenbakje achter de betreffende notitie te klikken. Wilt u de notitie bekijken dan kunt u op het oranje vierkantje vóór de notitie klikken. 22

3.1.4.1 Selecteren en Mutatieformulier overig In het tabblad Notities worden ook de mutatieformulieren overig geplaatst die door u verstuurd zijn voor deze cliënt aan het zorgkantoor. U kunt hier ook terugvinden of het betreffende mutatieformulier behandeld is door het zorgkantoor. U kunt het mutatieformulier inzien door op het oranje vierkantje te klikken. Uitleg over het gebruik van het mutatieformulier overig vindt u terug op blz. 18 23

3.2 Aangepaste Aanvraag Toewijzing Onder het item Rapportage ziet u onder het kopje Zorgtoewijzingslijst het kopje Aangepaste Aanvraag Toewijzing. Wanneer u hier op klikt, komt u in het overzicht AAT. Als u ingelogd bent als koepelorganisatie dan moet u bij het veld Ingediende zorgaanbiedercode de gewenste AGB-code invullen en op Zoek klikken. Als u deze lijst oproept, staat deze lijst standaard (Status) op afgewezen. U kunt echter ook selecteren op gehonoreerd of te beoordelen. Verder kunt u filteren op bijvoorbeeld: geboortedatum, BSN enzovoort. In het overzicht AAT kunt u de laatste 31 aanvragen zien en de status van deze aanvragen. Wilt u verder terugkijken, dan kunt u dat door de cliëntgegevens in te vullen in het overzicht AAT van de betreffende cliënt die u zoekt. Hier kunt u ook zien wat de reden van de afwijzing is. Let op: indien u een AW39 incl. AAT heeft verstuurd naar het zorgkantoor, dan krijgt u een retourbericht. Dit retourbericht geeft aan of uw bericht technisch goed is ontvangen door het zorgkantoor. Dit geeft niet aan of uw aanvraag inhoudelijk akkoord is. De communicatie over de beoordeling door het zorgkantoor loopt niet via berichtenverkeer. Een andere mogelijkheid om de inhoud van de AAT terug te zien, is via de cliëntgegevens. Wanneer u op de MUT gaat staan waarin de AAT is aangevraagd bij de betreffende cliënt en selecteren kiest, kunt u de gehele inhoud en status van uw AAT terug zien. Dit is een nieuwe mogelijkheid die sinds de invoering van AZR3.1 (01-01-2013) bestaat. 24

4. Berichten Per 1-1-2013 verloopt het AZR berichtenverkeer via het Vecozo Schakelpunt (VSP) en kan er op de website niet meer handmatig een MAZ, MEZ of MUT gedaan worden. Concreet houdt dit in dat de AW33 berichten door het zorgkantoor naar VSP worden verzonden en daar gedownload kunnen worden om deze vervolgens in te lezen in uw eigen software. Het bijbehorende retourbericht (AW34) en de MAZ (AW35), MUT / MEZ (AW39) dient u te uploaden via VSP. Op deze berichten ontvangt u de retourberichten (AW36 / AW310). U dient zelf te controleren of de berichten juist worden verwerkt. Indien er afkeur plaatsvindt zal deze binnen 24 uur gecorrigeerd moeten worden en opnieuw aangeleverd worden via VSP. Berichten dienen te voldoen aan de EI-standaard en aan alle regels uit het BEP-model. Een specificatie is te vinden op www.zorgregistratie.nl. Uiteraard kunt u voor uitleg hierover ook terecht bij uw softwareleverancier. Enkele wijzigingen voor 3.2 in het berichtenverkeer zijn: 1. Mutatiebericht met reden 12,18 of 21 kan voortaan verwijderd worden door de ZA a. Wanneer er nav de originele MUT 12 (cliënt wil de zorg niet) of 18 ( zorgaanbieder kan niet leveren) of 21 (overdracht zonder maz) al toewijzingen gemuteerd of aangemaakt zijn in AZR, zullen deze bij het verwijderen van de MUT ongewijzigd blijven. U als zorgaanbieder dient er zelf voor te zorgen ( eventueel in overleg met de afdeling zorgtoewijzing) dat de zorgtoewijzingen na het verwijderen van de MEZ weer goed staan in AZR. (bv door het indienen van een nieuwe AAT, of via indienen van een mutatieformulier) b. Wanneer er nog een AAT staat die handmatige beoordeeld moet worden door de afdeling zorgtoewijzing en de MUT wordt verwijderd dan kan deze AAT nadat de verwijdering is doorgevoerd in AZR, NIET meer gehonoreerd worden door ZTW. De AAT zal in dit geval altijd worden afgewezen met de nieuwe reden Deze AAT wordt niet gehonoreerd de bijbehorende mez is verwijderd. Indien er toch andersoortige zorg nodig is dient u een nieuwe AAT in te dienen. 2. Aanpassing in leveringsstatus MAZ wanneer er minder geleverd wordt dan is toegewezen a. Wanneer de klasse en opslag in de MAZ = klasse en opslag in toewijzing dan mag de leveringsstatus alleen in zorg zijn. b. Wanneer de klasse en opslag in de MAZ < is dan die uit de ZTW dan mag de leveringsstatus in zorg zijn als de cliënt tevreden is met de geleverde zorg 3. Onnodige velden, codelijsten en records zijn uit de berichtenstandaard verwijderd 25

5. Beheer 5.1contactpersonen Bij deze optie heeft u de mogelijkheid om de contactpersonen van uw eigen instelling in te vullen. 26

Wanneer u op de knop Toevoegen klikt komt u in het scherm dat hieronder afgebeeld staat. In dit veld geldt dat alle velden met een * verplicht zijn om te vullen. De velden met een pijltje erachter, kunnen gevuld worden met een paar standaardopties. Wanneer u op de grijze pijltjes klikt, komen de opties waaruit u kunt kiezen te voorschijn. 27

In onderstaand schermprintje is een contactpersoon als voorbeeld ingevuld. Wanneer u op Voltooien klikt, wordt de contactpersoon toegevoegd. U komt dan weer in het beginscherm. U ziet hier de toegevoegde contactpersonen. Met het prullenbakje achter de contactpersoon kunt u deze verwijderen. 28

6. Raadplegen Wanneer u bij raadplegen kiest voor Zorgaanbieders dan verschijnt onderstaand scherm. In dit scherm is het mogelijk om op verschillende manieren een zorgaanbieder te zoeken. De Volledige lijst is gevuld met alle zorgaanbieders die in Nederland AWBZ-zorg leveren. Deze lijst wordt beheerd door de Team AZR. Het CVZ (College voor Zorgverzekeringen) onderhoudt en beheert de landelijke AZR / AGB-codelijst. Wekelijks wordt er een nieuwe (geactualiseerde) lijst door het CVZ gepubliceerd. Deze lijst wordt door team AZR zo spoedig mogelijk na publicatie geactualiseerd in AZR. 29

6.1 Zorgaanbieders zoeken Er zijn verschillende manieren om een zorgaanbieder te zoeken: 1. het is mogelijk om op (een gedeelte van) de naam van de zorgaanbieder te zoeken. 2. soort aanbieder 3. op plaatsnaam of het eerste deel van een plaatsnaam. Alle zorgaanbieders in die plaats worden dan getoond. 4. het invullen van een zorgaanbiedercode (AGB-code) In onderstaand scherm wordt een zorgaanbieder gezocht via Naam. Doordat er gezocht wordt op een naam die ook een deel van een naam kan zijn, wordt er in de totale lijst gezocht en worden ook alle mogelijke zorgaanbieders getoond. Hoe vollediger je de naam invult, hoe beter AZR kan zoeken. Wanneer u het vinkje aanzet bij eigen regio beperkt u de zoekopdracht, zodat AZR alleen de zorgaanbieders toont die in jouw regio met deze naam voorkomen. U kunt de lijst ook op diversen kolommen sorteren. Wanneer de zorgaanbieder niet voorkomt in de lijst kunt u dit melden bij de Helpdesk AZR. Zij kunnen ervoor zorgen dat de zorgaanbieder toegevoegd wordt. Wanneer de zorgaanbieder een productieafspraak heeft met één van de coöperatie VGZ zorgkantoren zal team AZR er ook voor zorgen dat de zorgaanbieder in de landelijke AZR / AGB-codelijst wordt opgenomen. De andere zoekmogelijkheden werken op dezelfde manier en worden daarom hier niet apart vermeld. 30

Wanneer er een datum gevuld is in de kolom Einddatum zorgaanbieder betekent dit dat de zorgaanbieder vanaf deze datum niet meer actueel is en dat u deze zorgaanbiedercode niet meer kunt gebruiken in AZR. Wanneer u op het oranje pijltje voor de aanbieder klikt, laat AZR meer gegevens zien over deze zorgaanbieder (mits deze bekend zijn in AZR). Wanneer u op het oranje pijltje u in onderstaand scherm: klikt voor de betreffende zorgaanbieder, dan komt In dit scherm ziet u (indien van toepassing) bij welke koepelorganisatie een zorgaanbieder hoort. Wanneer de zorgaanbieder (of de koepel waar de zorgaanbieder bij hoort) de contactpersoongegevens gevuld heeft in AZR kunt u deze in dit scherm terugvinden. Wanneer een zorgaanbieder niets heeft doorgegeven in AZR of wanneer een zorgaanbieder niet tot de coöperatie VGZ zorgkantoren behoort, zijn hier uiteraard geen gegevens terug te vinden. De contactpersoongegevens kunnen alleen door zorgaanbieders gemuteerd worden 31

7. Telefoonnummers en e-mailadressen Afdeling zorgtoewijzing: Regio Telefoon e-mail Nijmegen 040-2322222 ztw.nym@vgz.nl Midden-Brabant 088-1315280 ztw.mb@vgz.nl Noordoost Brabant 088-1315340 ztw.nob@vgz.nl Noord-en Midden Limburg 040-2975060 zkt.vnl@vgz.nl Midden Holland 0800-2358742 zorgtoewijzingmh@vgz.nl Waardenland 0800-2358742 zorgtoewijzingwl@vgz.nl Noord Holland Noord 072-5278960 ztw.nhn@vgz.nl Team AZR: Voor technische vragen en vragen m.b.t. berichtenverkeer 040-2975290 teamazr@vgz.nl 32