AZR 3.1 versie 1.0 definitief. Algemeen. Mutaties tov AZR Uitgangspunten

Transcriptie

1 Algemeen In het najaar van 2011 zijn in de vergaderingen van de Klankbordgroep AZR een aantal knelpunten in het operationele berichtenverkeer AZR 3.0 aan de orde geweest. Op basis van de uitkomsten van deze bijeenkomsten zijn de specificaties voor AZR 3.1 gemaakt; dit document is hiervan een gedetailleerde uitwerking. Naast de in de klankbordgroep besproken wijzigingen heeft het CVZ de release van AZR 3.1 ook aangegrepen om een aantal verbeteringen in het BEP-model door te voeren; denkt u hierbij aan het het scherper fomuleren van regels of een verduidelijking via de documentatievelden. In dit wijzigingsoverzicht zijn de inhoudelijke wijzigingen geel gearceerd. De overige wijzigingen betreffen tekstuele aanpassingen in het BEP-model. Uitgangspunten Nieuwe uitgangspunten # Uitgangspunt 24 UP 24: De informatievoorziening AWBZ conformeert zich aan de wet- en regelgeving die voortvloeit uit de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ). 25 UP 25: De geleverde zorg wordt gedeclareerd op cliëntniveau. Gewijzigde uitgangspunten 1 Documentatie De AZR ondersteunt het indiceren, toewijzen en leveren van AWBZ-zorg in natura (ZIN) en de inning van de intramurale eigen bijdrage. De AWBZ-brede zorgregistratie (AZR) ondersteunt het indiceren, toewijzen en leveren van AWBZ-zorg in natura (ZIN) en het bepalen van de eigen bijdrage. De privacy van de cliënt is in AZR geborgd door te conformeren aan de Wet Bescherming Persoongegevens (WBP). Het zorgkantoor in de AWBZ-regio van de cliënt coördineert de inzet van AWBZ-zorg voor de cliënt door middel van zorgtoewijzingen. 3 Documentatie De privacy van de cliënt is in de AZR geborgd door te conformeren aan de WBP. 4 Documentatie De toewijzing bepaalt welke zorg er geleverd mag worden door de zorgaanbieder. 6 Documentatie Een cliënt moet uniek te identificeren zijn. De cliënt wordt in AZR uniek geïdentificeerd. 7 Documentatie Een indicatiebesluit geeft het recht op zorg van de cliënt aan. Het recht van de cliënt op AWBZ-zorg wordt vastgelegd in een indicatiebesluit. 8 Documentatie Een melding aanvang zorg kan alleen gedaan worden naar aanleiding van een zorgtoewijzing. De levering van AWBZ-zorg kan alleen worden gemeld door de zorgaanbieder als deze een zorgtoewijzing heeft. 12 Documentatie Het CAK moet weten welke zorg er geleverd wordt. De eigen bijdrage is gebaseerd op de daadwerkelijk geleverde AWBZ-zorg. 15 Documentatie Rond de NAW-gegevens van de cliënt zijn de GBA-gegevens leidend. De AWBZ-regio van de cliënt wordt bepaald op basis van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). 16 Documentatie Zorg (zowel aanspraken, toewijzingen als aanvang en einde) wordt gemeld op het niveau van zorgeenheid, te weten Functie of ZZP. AWBZ-zorg wordt uitgedrukt in functies of zorgzwaartepakketten. 17 Documentatie De informatieuitwisseling in de AWBZ-keten vereist afspraken over structuur en inhoud van de berichten (EI-berichten). De informatieuitwisseling in AZR is gebaseerd op gestandaardiseerd berichtenverkeer / 55

2 19 Documentatie De cliënt staat centraal. De (zorg voor de) cliënt staat centraal. 21 Documentatie Een bewerking van AZR-berichten geeft inzicht in de wachtstatus van een cliënt. De AWBZ-wachtlijst is gebaseerd op de zorgtoewijzing, de zorg die geleverd wordt en het moment waarop deze zorg wordt geleverd. 23 Documentatie Informatie wordt eenmalig bij de cliënt uitgevraagd, en vervolgens aan de belanghebbende partijen verspreid in de keten. Informatie wordt eenmalig bij de cliënt uitgevraagd. Verwijderde uitgangspunten Uitgangspunt UP 2: Elke ketenpartij heeft een eigen verantwoordelijkheid om de gegevens rondom de cliënt actueel te houden. Zie UP 23 1 UP 5: Een AWBZ-cliënt heeft maximaal één actueel indicatiebesluit. Zie UP 7 UP 9: Er moet inzicht zijn in de actuele geldige berichten voor een cliënt. Zie UP 4 en UP 21 UP 10: Fouten in berichten moeten worden hersteld. Zie UP 17 UP 11: Het begin en het einde van de levering van AWBZ-zorg moet worden gemeld. Zie UP 4, UP 15 en UP 21 UP 13: Ieder heenbericht wordt beantwoord met een retourbericht. Zie UP 17 UP 14: De geldigheid van een zorgtoewijzing moet vallen binnen de geldigheid van het indicatiebesluit waar die toewijzing op gebaseerd is. Zie UP 4 UP 18: Het bovenregionale zorgkantoor functioneert uitsluitend als routering tussen het regionale zorgkantoor en de zorgaanbieder. Zie UP 4 UP 20: AZR is niet primair bedoeld als toetsingsinstrument voor rechtmatigheid. Zie UP 1 UP 22: Bij elke zorgeenheid hoort een leveringsstatus. Uit de leveringsstatussen wordt de wachtstatus van de cliënt afgeleid. Zie UP 21 Reden Operationele bedrijfsregels Nieuwe operationele regels # Operationele bedrijfsregel 35x1 OP 35 1: Het overlijden van een cliënt wordt niet als mutatie doorgestuurd. 39x1 OP 39 1: Een gewijzigd BSN mag in het berichtenverkeer worden doorgegeven; de ontvangende partij moet deze wijziging overnemen in zijn administratie. 66x2 OP 66 2: In het geval van doorlopende zorg wordt geen mutatiebericht gestuurd. 151x1 OP 151 1: Als de mutatiedatum vóór de ingangsdatum van de zorgtoewijzing ligt, wordt de einddatum van de zorgtoewijzing gelijk aan begindatum van de zorgtoewijzing. 179 OP 179: De grootte van verzonden berichten mag niet meer zijn dan 5 Mb. 179x1 OP 179 1: Het wachtlijstbericht kent geen beperking voor de grootte van het bestand. 181 OP 181: De zorgaanbieder meldt een mutatie in de zorglevering bij voorkeur dezelfde dag, maar uiterlijk binnen vijf werkdagen na aanvang. 182 OP 182: Een aanvraag voor overbruggingszorg dient binnen vijf werkdagen vanaf de toewijzingsdatum van de nieuwe zorgtoewijzing te worden aangevraagd. 183 OP 183: Verlenging van de overbruggingszorg voor een tweede termijn dient twee maanden na de start van de eerste periode van overbruggingszorg te worden aangevraagd. 1 UP 2 is strikt genomen in tegenspraak met UP 23 en/maar een operationele oplossing in de context van het huidige berichtverkeer vanwege het ontbreken van middelen om contact- en adresgegevens eenduidig door te geven (géén uitgangspunt dus, maar een pleister) / 55

3 # Operationele bedrijfsregel 184 OP 184: De zorgaanbieder meldt het zorgkantoor zo snel mogelijk dat de toegewezen zorg (nog) niet geleverd zal worden, maar uiterlijk binnen vijf werkdagen na ingang van de zorgtoewijzing. 185 OP 185: Logeeropvang voor vier of meer dagen per week moet per periode worden geïndiceerd. 185x1 OP 185 1: Logeeropvang voor cliënten met een indicatiebesluit dat is afgegeven voor 1 januari 2011 mag het zorgkantoor toewijzen zonder dat deze logeeropvang afzonderlijk is geïndiceerd. 186 OP 186: Het beëindigen van een zorgtoewijzing op een datum die in het verleden ligt kan alleen na een herindicatie of na overleg met de betreffende zorgaanbieder. 187 OP 187: Als ketenpartijen door omstandigheden enige tijd niet kunnen voldoen aan de afspraken rondom de informatievoorziening, dan moet dit gemeld worden aan het CVZ. Gewijzigde operationele regels 2 Documentatie Indien er sprake is van spoedzorg geeft het CIZ een registratief indicatiebesluit af. Indien er sprake is van spoedzorg geeft het CIZ een registratief indicatiebesluit af. Het CIZ stuurt dit registratieve besluit in de vorm van een indicatiebesluitbericht naar het zorgkantoor. De ingangsdatum geldigheid van het registratieve indicatiebesluit is de startdatum van de spoedzorg. De geldigheidsduur van een registratief indicatiebesluit voor spoedzorg is 14 dagen. 3 Documentatie De cliënt kan bij het CIZ per zorgeenheid aangegeven of hij daar een Persoonsgebonden Budget (PGB) voor wil of dat hij de Zorg in Natura (ZIN) wil ontvangen. In het indicatiebesluit mag de gewenste leveringsvorm zorg in natura of PGB zijn. 6 Documentatie Termijnen waar binnen bovenregionale berichten verstuurd moeten worden. Een melding aanvang zorg van een bovenregionale cliënt wordt binnen één werkdag als ZK35 bericht doorgestuurd naar het regionale zorgkantoor. Een mutatie-/einde zorg melding van een bovenregionale cliënt wordt binnen één werkdag als ZK39 bericht doorgestuurd naar het regionale zorgkantoor. Nadat het regionale zorgkantoor een indicatiebesluit (IO31) ontvangt en nadat bekend is (geworden) dat er een voorkeur is voor een bovenregionale zorgaanbieder, verstuurt het regionale zorgkantoor het bovenregionale zorgtoewijzingbericht (ZK33) binnen één werkdag na ontvangst van het indicatiebesluitbericht (IO31) naar het bovenregionale zorgkantoor. Het bovenregionale zorgkantoor verstuurt het retourbericht bovenregionale Het CIZ stuurt dit registratieve besluit als bericht naar het zorgkantoor. De ingangsdatum geldigheid van het registratieve indicatiebesluit is de startdatum van de spoedzorg. De geldigheidsduur van een registratief indicatiebesluit voor spoedzorg is 14 dagen. Het CIZ stuurt binnen twee weken een formeel indicatiebesluit. De cliënt kan per zorgeenheid aangegeven of deze als zorg in natura (ZIN) of als persoonsgebonden budget (PGB) geleverd moet worden. Alleen de cliënt of zijn wettelijk vertegenwoordiger kan aangeven de leveringsvorm te willen wijzigen. Het zorgkantoor routeert berichten van en naar een zorgkantoor in een andere regio binnen één werkdag. Het gaat om het versturen van - een AW33- na ontvangst van een ZK33-bestand; - een ZK35- na ontvangst van een AW35-bestand; - een ZK39- na ontvangst van een AW39-bestand / 55

4 zorgtoewijzing (ZK34) uiterlijk binnen één werkdag na ontvangst van het bovenregionale zorgtoewijzingbericht. De ontvangende partij (het regionale zorgkantoor) moet de tijdige ontvangst van het retourbericht bewaken. Het bovenregionale zorgkantoor verstuurt het bovenregionale melding aanvangzorgbericht (ZK35) binnen één werkdag na ontvangst van een melding aanvang zorg (AW35) van een zorgaanbieder naar het regionale zorgkantoor. Het regionale zorgkantoor verstuurt het retourbericht bovenregionale melding aanvang zorg (ZK36) uiterlijk binnen één werkdag na ontvangst van het bovenregionale melding aanvangzorgbericht. De ontvangende partij (het bovenregionale zorgkantoor) moet de tijdige ontvangst van het retourbericht bewaken. Het bovenregionale zorgkantoor verstuurt het bovenregionale mutatie- /eindezorgbericht (ZK39) binnen één werkdag na ontvangst van een mutatie-/eindezorgbericht (AW39) van een zorgaanbieder naar het regionale zorgkantoor. Het regionale zorgkantoor verstuurt het retourbericht bovenregionale mutatie-/eindezorg (ZK310) uiterlijk binnen één werkdag na ontvangst van het bovenregionale mutatie-/eindezorgbericht. De ontvangende partij (het bovenregionale zorgkantoor) moet de tijdige ontvangst van het retourbericht bewaken. 6 Zie ook OP 88, 90 8 Documentatie Bij elke contactpersoon moet aangegeven worden wat de volgorde van belangrijkheid is. Van een cliënt kunnen contactpersonen geregistreerd worden waarvan met een volgnummer moet worden aangegeven hoe belangrijk deze is. Wanneer de partner niet de belangrijkste contactpersoon is moet dat specifiek aangegeven worden. 9 Documentatie Geïndiceerde functies worden nader toegelicht door activiteiten. Wanneer de partner geen contactpersoon is moet dat specifiek aangegeven worden. Geïndiceerde functies worden nader toegelicht door activiteiten. Vertaalde functies en functies die onderdeel uitmaken van een ZZP bevatten geen activiteiten. Functies die een vertaling vormen van een zorgzwaartepakket of onderdeel uitmaken van een zorgzwaartepakket worden niet nader toegelicht. 11 Documentatie Alleen zorg die is aangevangen mag worden gemeld. De zorgaanbieder moet de begindatum van de zorglevering melden nadat Voor intramurale zorg moet de daadwerkelijke startdatum gemeld worden. de zorg daadwerkelijk is aangevangen. Voor extramurale zorg mag ook de, reeds verstreken, plandatum gebruikt Voor intramurale zorg moet de daadwerkelijke startdatum gemeld worden. worden. Voor extramurale zorg mag ook de, reeds verstreken, plandatum gebruikt worden. 12 Documentatie Langdurig verblijf wordt vastgelegd in termen van ZZP's. AWBZ-zorg met langdurig verblijf moet worden geindiceerd als een zorgzwaartepakket. 13 Documentatie In een indicatiebesluit kunnen meerdere zorgeenheden voorkomen en In een indicatiebesluit kunnen meerdere zorgeenheden voorkomen en kan eenzelfde zorgeenheid kan meermalen voorkomen. dezelfde zorgeenheid meermalen voorkomen / 55

5 Maar: Op ieder moment kan een zorgeenheid maar één keer geïndiceerd zijn. Op ieder moment kan er maar één zorgzwaartepakket geïndiceerd zijn. Maar: - Op ieder moment kan een zorgeenheid maar één keer geïndiceerd zijn. - Op ieder moment kan er maar één zorgzwaartepakket geïndiceerd zijn. 15 Documentatie Termijnen waar binnen de Zorgaanbieder berichten moet versturen. De zorgaanbieder verstuurt het AW35-bericht bij voorkeur dezelfde dag, maar uiterlijk binnen drie werkdagen na aanvang van de zorg naar het zorgkantoor. De zorgaanbieder verstuurt het AW39-bericht bij voorkeur dezelfde dag, maar uiterlijk binnen vijf werkdagen na de mutatie naar het zorgkantoor. De zorgaanbieder verstuurt het retourbericht zorgtoewijzing (AW34) uiterlijk binnen één werkdag na ontvangst van het zorgtoewijzingbericht. De ontvangende partij (zorgkantoor) moet de tijdige ontvangst van het retourbericht bewaken. De aanvraag voor overbruggingszorg dient binnen 5 werkdagen vanaf de datum toewijzing zorg AWBZ van de nieuwe zorgtoewijzing te worden aangevraagd. Verlenging van de overbruggingszorg voor een tweede termijn dient 2 maanden na de start van de eerste periode van overbruggingszorg te worden aangevraagd. 4 tot 6 weken voor het einde van de tweede termijn van overbruggingszorg dient de dossierhouder de klant te informeren en in gezamenlijk overleg met cliënt en zorgkantoor te zoeken naar passende zorg. Wanneer de zorgaanbieder een reguliere of alternatieve toewijzing ontvangt en hij de zorg (nog) niet gaat leveren, moet hij het zorgkantoor zo snel mogelijk een mutatie/einde-zorgbericht sturen met de reden hiervan. Hij mag dit bericht al vóór ingang van de zorgtoewijzing sturen, maar moet dit uiterlijk binnen vijf werkdagen na ingang van de toewijzing gedaan hebben. Indien er sprake is van spoedzorg zal de zorgaanbieder de eerstvolgende werkdag na de dag waarop de zorg van start is gegaan een indicatieaanvraag indienen bij het CIZ. 15 Zie ook OP 90, 40, 181, 182, 183, Documentatie Termijnen waar binnen het CIZ berichten moet versturen. Het CIZ stuurt de indicatiebesluiten (IO31) minimaal twee maal per dag naar het zorgkantoor. Dit gebeurt in principe direct na registratie van het indicatiebesluit. In geval van spoedzorg stuurt het CIZ binnen 2 weken een formeel indicatiebesluit. De zorgaanbieder meldt de aanvang van de zorglevering bij voorkeur dezelfde dag, maar uiterlijk binnen drie werkdagen na aanvang. Nieuwe indicatiebesluiten worden binnen één werkdag naar het zorgkantoor verstuurd. Indicatiebesluiten mogen worden opgespaard om het aantal te verzenden bestanden te verminderen, maar er wordt minimaal twee keer per dag een IO31-bestand naar het zorgkantoor verzonden. 16 Zie ook OP 2 17 Documentatie Een aanbieder kan aan het zorgkantoor melden dat de cliënt afziet van het Een zorgaanbieder moet aan het zorgkantoor melden als de cliënt afziet van / 55

6 ontvangen van zorg; de zorgaanbieder meldt dit met een mutatie- /eindezorgbericht aan het zorgkantoor. het ontvangen van zorg. De zorgaanbieder meldt dit met een mutatiebericht aan het zorgkantoor. 19x2 Documentatie Een herindicatie kan leiden tot het beëindigen van het recht op AWBZ-zorg. Een negatief indicatiebesluit bevat de geïndiceerde zorgeenheden uit het voorlaatste indicatiebesluit. Dit negatieve indicatiebesluit wordt op de gebruikelijke wijze in de keten gecommuniceerd. Ingangsdatum en einddatum van het negatieve indicatiebesluit zijn aan elkaar gelijk, waarmee aangegeven wordt wat de einddatum van het recht op zorg is. Overige kenmerken van een negatief indicatiebesluit zijn: De afgiftedatum van het besluit is de datum waarop het CIZ uitspreekt dat de cliënt geen recht meer heeft op AWBZ-zorg; De ingangsdatum van het besluit is de datum vanaf wanneer de cliënt geen recht meer heeft op zorg; In het besluit zijn de geïndiceerde zorgeenheden (ZZPs en functies) uit het voorlaatste indicatiebesluit overgenomen. 19 Documentatie Een indicatiebesluit bevat de geïndiceerde zorgeenheden voor de client en wordt altijd aan zowel de cliënt als het zorgkantoor afgegeven. Een herindicatie kan leiden tot het beëindigen van het recht op AWBZ-zorg. Dit wordt in de keten gecommuniceerd als een negatief indicatiebesluit met de volgende kenmerken: - De afgiftedatum van het besluit is de datum waarop het CIZ uitspreekt dat de cliënt geen recht meer heeft op AWBZ-zorg; - De ingangsdatum van het besluit is de datum vanaf wanneer de cliënt geen recht meer heeft op zorg (de einddatum is gelijk aan de ingangsdatum); - In het indicatiebesluit zijn de geïndiceerde zorgeenheden uit het voorlaatste indicatiebesluit overgenomen. Een indicatiebesluit bevat de geïndiceerde zorgeenheden voor de cliënt en wordt altijd aan zowel de cliënt als het zorgkantoor afgegeven. 19x2 Nummer 18 19x2 19x2 Uitzondering op OP 19: Een indicatiebesluit bevat de geïndiceerde zorgeenheden voor de cliënt en wordt altijd aan zowel de cliënt als het zorgkantoor afgegeven. 20 Documentatie De cliënt kan per geindiceerde zorgeenheid drie instellingen van voorkeur opgeven. De cliënt kan per geïndiceerde zorgeenheid een voorkeur voor een zorgaanbieder opgeven. 21 Documentatie Een nieuw indicatiebesluit leidt ertoe dat de geldigheid van het vorige indicatiebesluit eindigt op de dag voorafgaand aan de ingangsdatum van het nieuwe besluit. Nog lopende toewijzingen eindigen op de laatste datum van geldigheid van het vorige besluit. Aanbieders die betrokken blijven bij de zorglevering aan de cliënt ontvangen geen intrekking van de zorgtoewijzing, maar ontvangen een nieuwe zorgtoewijzing op basis van het nieuwe besluit. Aanbieders die niet meer betrokken zijn bij de zorglevering aan de cliënt ontvangen een intrekking op basis van het vorige besluit. 22 Documentatie Het melden van aanvang en beëindiging van een zorgzwaartepakket of functie moet altijd binnen de geldigheid van de zorgtoewijzing vallen. 26 Documentatie Als de toegewezen zorg nu (nog) niet geleverd kan worden dan moet dit gemeld worden met een mutatie/einde-zorg bericht. De AGB-code van deze voorkeursaanbieder moet geldig zijn op de ingangsdatum van de geïndiceerde zorgeenheid. Een nieuw indicatiebesluit leidt ertoe dat de geldigheid van het vorige indicatiebesluit eindigt op de dag voorafgaand aan de ingangsdatum van het nieuwe besluit. Nog lopende toewijzingen moeten door het zorgkantoor worden beëindigd op de laatste datum van geldigheid van het vorige besluit: - zorgaanbieders die betrokken blijven bij de zorglevering aan de cliënt ontvangen geen intrekking van de zorgtoewijzing, maar ontvangen een nieuwe zorgtoewijzing op basis van het nieuwe besluit. - zorgaanbieders die niet meer betrokken zijn bij de zorglevering aan de cliënt ontvangen een intrekking op basis van het vorige besluit. De gemelde begindatum of einddatum van de zorglevering moet altijd binnen de geldigheid van de zorgtoewijzing vallen. Als de toegewezen zorgeenheid (nog) niet geleverd kan worden dan moet dit gemeld worden met een mutatiebericht / 55

7 29 Documentatie Langdurige zorg thuis in de vorm van een zorgzwaartepakket wordt als ZZP toegewezen en in de melding aanvang zorg gekenmerkt als volledig pakket thuis (VPT). 31 Documentatie Het in het indicatiebesluit opgenomen UZOVI-nummer moet geldig zijn op het moment van afgeven van het indicatiebesluit. 32 Documentatie Voor het melden van aanvang zorg gelden de volgende regels: Het melden van aanvang van zorg voor een cliënt mag alleen gebeuren door de zorgaanbieder aan wie de zorg is toegewezen. Het melden van aanvang van zorg voor een cliënt mag alleen gebeuren voor de zorg die aan die zorgaanbieder is toegewezen. De klasse in de melding aanvang zorg mag wel lager zijn dan de toewijzing, maar mag nooit hoger zijn dan de toegewezen zorg. 33 Documentatie Voor het doorgeven van correcties op een eerder verzonden melding aanvang zorgbericht, moet de zorgaanbieder gebruik maken van de systematiek van status aanlevering. Correcties op een melding aanvang zorg zijn uitsluitend toegestaan voor het functierecord en het ZZP-record. Als de zorg beëindigd is, kan de aanvang niet meer op deze manier gecorrigeerd worden. 33x1 Documentatie Wijziging of intrekking van een eerdere zorgtoewijzing vindt plaats door verzending van een nieuwe zorgtoewijzing. Dit bericht bevat tevens alle voor die cliënt toegewezen zorgeenheden van hetzelfde indicatiebesluit die op het moment van verzenden van het bericht nog actueel zijn. De volgende wijzigingen zijn toegestaan: - aanpassen van de gewenste einddatum zorgtoewijzing zodat de periode korter wordt (= intrekken) - aanpassen van de gewenste einddatum zorgtoewijzing zodat de periode langer wordt (=oprekken) (NB dit is alleen toegestaan in overleg met de zorgaanbieder) - verhogen van de omvang van de zorgtoewijzing (klasse en/of opslag) De mutatiedatum mag hierbij voor de ingangsdatum van de zorgtoewijzing liggen. In overleg met de cliënt kan de zorgaanbieder besluiten een zorgzwaartepakket als volledig pakket thuis (VPT) te leveren. De wijze waarop het zorgzwaartepakket geleverd wordt moet gemeld worden. In het indicatiebesluit kan de zorgverzekeraar van de cliënt worden opgenomen. Alleen de zorgaanbieder die in de zorgtoewijzing vermeld is mag de binnen de grenzen van de zorgtoewijzing passende aangevangen zorg melden. Geleverde zorg is passend binnen de grenzen van de toewijzing als het de toegewezen zorgeenheid betreft en geen hogere klasse betreft dan in de zorgtoewijzing opgenomen. Voor het doorgeven van correcties op een eerder verzonden bericht, moet gebruik gemaakt worden van de systematiek van status aanlevering. Correcties op een melding aanvang zorg zijn uitsluitend toegestaan voor de geleverde zorgeenheid. Als de zorg beëindigd is, kan de aanvang niet meer op deze manier gecorrigeerd worden. Met de status aanlevering van een record kan worden aangegeven of - een record nieuw is (waarde 1); - een record gewijzigd is (waarde 2); - een record verwijderd moet worden (waarde 3). Een afgegeven zorgtoewijzing mag gewijzigd worden waarbij de wijziging met een nieuw bericht moet worden doorgegeven. De volgende wijzigingen zijn toegestaan: - aanpassen van de gewenste einddatum zorgtoewijzing zodat de periode korter wordt (= intrekken) - aanpassen van de gewenste einddatum zorgtoewijzing zodat de periode langer wordt (=oprekken) (NB dit is alleen toegestaan in overleg met de zorgaanbieder) - verhogen van de omvang van de zorgtoewijzing (klasse en/of opslag) - aanpassen van de soort toewijzing De meest recente zorgtoewijzing op toewijzingsdatum en -tijd is bepalend / 55

8 voor de inhoud van de zorgtoewijzing. 33x1 Nummer 82 33x1 33x1 Uitzondering op OP 33: Voor het doorgeven van correcties op een eerder verzonden bericht, moet gebruik gemaakt worden van de systematiek van status aanlevering. 35 Documentatie Het zorgkantoor geeft alleen mutaties door aan het CAK die van invloed kunnen zijn op de eigen bijdrage: de aanvang van zorg, het einde van de zorg en een eventuele tussentijdse overplaatsing van de cliënt. Een mutatie-/einde zorgbericht waarin de zorgaanbieder het overlijden van een cliënt meldt, wordt niet doorgestuurd naar het CAK; deze informatie ontvangt het CAK van de GBA. Meldingen op een administratieve zorgtoewijzing worden niet doorgestuurd naar het CAK. 35 Zie ook OP 35x1 37 Documentatie Termijnen waar binnen de Zorgkantoren berichten moet versturen. Het zorgkantoor verstuurt het retourbericht indicatiebesluit (IO32) uiterlijk binnen vier uur na ontvangst van het indicatiebesluitbericht. De ontvangende partij (CIZ) moet de tijdige ontvangst van het retourbericht bewaken. Na ontvangst van het indicatiebesluit (IO31) verstuurt het zorgkantoor het zorgtoewijzingbericht (AW33) binnen één werkdag naar de zorgaanbieder. Let op! Wanneer er situaties zijn die meer tijd kosten (bijvoorbeeld het regelen van overbruggingszorg), kan het zorgkantoor van deze termijn afwijken. Het vinden van een passend aanbod gaat vóór de administratieve norm. Nadat een passend aanbod is gevonden, verstuurt het zorgkantoor het zorgtoewijzingbericht (AW33) binnen één werkdag naar de zorgaanbieder. Nadat op verzoek van de cliënt een passend aanbod is gevonden of een zorgaanbieder zich heeft gemeld, verstuurt het zorgkantoor het zorgtoewijzingbericht (AW33) binnen één werkdag naar de zorgaanbieder. Het zorgkantoor verstuurt het retourbericht aanvang zorg (AW36) uiterlijk binnen één werkdag na ontvangst van het melding aanvangzorgbericht. De ontvangende partij (zorgaanbieder) moet de tijdige ontvangst van het retourbericht bewaken. Na ontvangst van een aanvraag aangepaste zorgtoewijzing voert het zorgkantoor een technische validatie uit van het AW39-bericht waarin deze aanvraag is opgenomen en stuurt op basis daarvan een retourbericht. Er vindt geen afkeur plaats als het zorgkantoor het niet eens is met de aanvraag. Dit wordt buiten het berichtenverkeer om gecommuniceerd. Daarbij wordt uitgegaan van het principe: geen bericht is goed bericht. Het zorgkantoor geeft alleen mutaties door aan het CAK die van invloed kunnen zijn op de eigen bijdrage. Dit zijn de aanvang en het einde van de zorglevering. Indien de zorglevering door een zorgaanbieder wordt beëindigd in verband met een overplaatsing naar een andere zorgaanbieder, dan wordt dit ook doorgegeven. Meldingen op een administratieve zorgtoewijzing worden niet doorgestuurd naar het CAK. Een aanvraag aangepaste zorgtoewijzing moet door een zorgkantoor binnen twee werkdagen beoordeeld worden. Indien de aanvraag niet akkoord is wordt dit binnen dezelfde twee werkdagen aan de zorgaanbieder gemeld. In de overige gevallen kan de zorgaanbieder ervan uitgaan dat de zorg wordt toegewezen conform de aanvraag / 55

9 Indien het zorgkantoor een ander arrangement dan aangevraagd wil toewijzen, dient het zorgkantoor binnen 2 werkdagen na verzending van de aanvraag, hierover de voorkeuraanbieder te informeren. Indien de aanbieder binnen 2 werkdagen geen bericht ontvangt, mag hij aannemen dat het zorgkantoor akkoord is met de aanvraag en dat het zorgkantoor de aanvraag in de vorm van een zorgtoewijzing doorstuurt naar de voorgestelde zorgaanbieder. Indien het zorgkantoor niet akkoord is met de aanvraag, laat het zorgkantoor dit buiten het berichtenverkeer om, binnen 2 werkdagen, weten aan de zorgaanbieder die de aanvraag heeft gedaan. Geen bericht is goed bericht. Het zorgkantoor verstuurt het retourbericht mutatie-/eindezorg (AW310) uiterlijk binnen één werkdag na ontvangst van het mutatie- /eindezorgbericht. De ontvangende partij (zorgaanbieder) moet de tijdige ontvangst van het retourbericht bewaken. Het zorgkantoor verstuurt in principe dagelijks een melding aanvangzorgbericht (CA317) naar het CAK, maar in elk geval binnen één werkdag na ontvangst van een melding aanvangzorgbericht (AW35) van de zorgaanbieder. Het zorgkantoor verstuurt in principe dagelijks een mutatie- /eindezorgbericht (CA319) naar het CAK, maar in elk geval binnen één werkdag na ontvangst van een mutatie-/eindezorgbericht (AW39) van de zorgaanbieder. 37 Zie ook OP 74, 90, 90x1, Documentatie In de zorgtoewijzing, aanvang- en mutatie-/eindezorgberichten worden de persoons- en adresgegevens van de client doorgegeven zoals ze zijn opgenomen in het indicatiebesluit. In het berichtenverkeer mogen ketenpartijen cliëntgegevens doorgeven zoals deze in de administratie van de betreffende ketenpartij voorkomen, mits deze gegevens geen onderdeel zijn van een logische sleutel. 40 Documentatie In geval van spoed zet de zorgaanbieder zorg in nog voor er een indicatiebesluit is afgegeven. De zorgaanbieder handelt vervolgens als volgt, bij de spoedzorgaanvraag geeft hij aan welke zorg hij inzet, vanaf wanneer de zorg van start is gegaan en (indien van toepassing) de einddatum. In de toewijzing- en melding aanvang zorg berichten wordt de datum overgenomen waarop de zorg van start is gegaan. In dit geval zullen deze dus in het verleden liggen. Het staat ketenpartijen vrij om eventueel gewijzigde gegevens uit het berichtenverkeer over te nemen in hun administratie. In geval van spoed zet de zorgaanbieder zorg in nog voor er een indicatiebesluit is afgegeven. De zorgaanbieder handelt vervolgens als volgt: - er wordt binnen een dag een spoedzorgaanvraag bij het CIZ gedaan; - aan het CIZ wordt doorgegeven welke zorg is ingezet, met daarbij de begin- en (indien van toepassing) de einddatum. Het melden van de zorglevering aan het zorgkantoor gebeurt vervolgens (met terugwerkende kracht) op basis van de zorgtoewijzing die volgt op de spoedindicatie / 55

10 43 Documentatie Indien aan een cliënt een PGB is toegekend is, moet het zorgkantoor de zorgtoewijzing voor de betreffende zorgeenheid met leveringsvorm ZIN intrekken. Deze zorgtoewijzing eindigt (uiterlijk) op de dag voorafgaand aan de ingangsdatum van het PGB. 44 Documentatie De sleuteldatum mag maximaal 14 dagen voor de begindatum zorg liggen, maar nooit voor de ingangsdatum van de zorgtoewijzing. De sleuteldatum is de datum waarop de eigen bijdrage start. Als de sleuteldatum samenvalt met de opnamedatum wordt de sleuteldatum niet gemeld. 45 Documentatie Indien met de cliënt niet op een reguliere wijze/taal gecommuniceerd kan worden, moet dat aangegeven worden. 47 Documentatie Als een bericht niet aan de geldende standaard voldoet, mag het bericht afgekeurd worden. 48 Documentatie Medische en zorginhoudelijke informatie over de cliënt mag alleen met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt verstuurd worden aan zorgaanbieder en zorgkantoor. Het CIZ mag de commentaarrecords van het indicatiebesluitbericht gebruiken om die extra informatie mee te geven mits voldaan wordt aan de hieronder staande voorwaarden: Cliëntgegevens: De cliënt moet toestemming geven voor het verstrekken van medische en zorginhoudelijke Informatie aan het zorgkantoor en de zorgaanbieder. Ziektebeeld en stoornis: Het moet een toelichting op de ziektebiografie bevatten. Score stoornis: Hierover zijn nog geen formele afspraken gemaakt Beperkingen: Het moet een toelichting op de beperkinggegevens bevatten. Score beperking: Hierover zijn nog geen formele afspraken gemaakt Indicatiebesluit: Indicatiesteller + telefoonnummer Functie/ZZP: Het moet een toelichting op de geïndiceerde functies/zzp bevatten. Als de cliënt overlijdt ná een spoedsituatie, maar nog vóór het op gang komen van de berichtstromen (er is nog geen indicatiebesluit afgegeven en dus ook nog geen zorgtoewijzingsbericht), moet teruggevallen worden op andere communicatiemiddelen. Indien aan een cliënt een PGB is toegekend is, mag op hetzelfde moment voor dezelfde zorgeenheid geen zorgtoewijzing zijn afgegeven. Een zorgtoewijzing eindigt (uiterlijk) op de dag voorafgaand aan de ingangsdatum van het PGB. De sleuteldatum mag maximaal 14 dagen voor de begindatum van de zorglevering liggen, maar nooit voor de ingangsdatum van de zorgtoewijzing. De sleuteldatum is de datum waarop de eigen bijdrage start. Als de sleuteldatum samenvalt met de opnamedatum wordt de sleuteldatum niet gemeld. Als voor communicatie met een cliënt een tolk noodzakelijk is, dan moet dit in het indicatiebesluit worden vermeld. Als een bericht niet aan de geldende standaard voldoet, mag het bericht afgekeurd worden. Medische en zorginhoudelijke informatie over de cliënt mag alleen met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt verstuurd worden aan zorgaanbieder en zorgkantoor. Het CIZ mag de commentaarrecords van het indicatiebesluitbericht gebruiken om die extra informatie mee te geven mits voldaan wordt aan de hieronder staande voorwaarden. Cliëntgegevens: De cliënt moet toestemming geven voor het verstrekken van medische en zorginhoudelijke Informatie aan het zorgkantoor en de zorgaanbieder. Indicatiebesluit: Indicatiesteller + telefoonnummer. Zorgeenheid: Het commentaar moet een toelichting op de geïndiceerde zorgeenheid bevatten / 55

11 Ziektebeeld en stoornis: Het commentaar moet een toelichting op de ziektebiografie bevatten. Score stoornis: Hierover zijn nog geen formele afspraken gemaakt. Beperkingen: Het commentaar moet een toelichting op de beperkinggegevens bevatten. 50 Documentatie Een zorgzwaartepakket kan maar door één aanbieder geleverd worden (kan niet verdeeld worden). Score beperking: Hierover zijn nog geen formele afspraken gemaakt. Een zorgeenheid mag op hetzelfde moment niet door meer dan één zorgaanbieder geleverd worden. 52 Documentatie Indien een ZZP is geïndiceerd, bevat het indicatiebesluitbericht zowel het geïndiceerde ZZP als de vertaalde functies en klassen. Deze vertaling ondersteunt het toewijzen en leveren van overbruggings- of alternatieve zorg, maar kan niet als recht op zorg aangemerkt worden. 55 Documentatie Indien de dossierhouder de toegewezen zorg (nu) nog niet kan leveren of de cliënt de toegewezen zorg (nu) nog niet kan of wil ontvangen, vraagt de dossierhouder via het mutatiebericht een aangepaste zorgtoewijzing aan. Deze aanvraag kan zowel aangevraagde zorgeenheden voor de dossierhouder zelf als voor een andere zorgaanbieder bevatten. 55x1 Documentatie Bovenregionale cliënten zijn herkenbaar in de zorgtoewijzing. De rol van dossierhouder kan niet altijd goed uitgevoerd worden voor bovenregionale cliënten, daarom kan de dossierhouder deze rol terugleggen bij het regionale zorgkantoor van deze cliënt. De dossierhouder informeert de cliënt en het zorgkantoor hierover. Een zorgeenheid kan niet opgeknipt en verdeeld worden. Indien een zorgzwaartepakket is geïndiceerd, bevat het indicatiebesluitbericht zowel het geïndiceerde zorgzwaartepakket als een vertaling daarvan in functies en klassen. Deze vertaling ondersteunt het toewijzen en leveren van overbruggings- of alternatieve zorg, maar kan niet als recht op zorg aangemerkt worden. Indien een zorgaanbieder de toegewezen zorg (nu) nog niet kan leveren of de cliënt de toegewezen zorg (nu) nog niet kan of wil ontvangen, vraagt de dossierhouder (in overleg met de zorgaanbieder) een aangepaste zorgtoewijzing aan. Deze aanvraag kan zowel aangevraagde zorgeenheden voor de dossierhouder zelf als voor een andere zorgaanbieder bevatten. Voor cliënten afkomstig uit een andere AWBZ-regio kan de dossierhouder zijn rol terugleggen bij het regionale zorgkantoor. De dossierhouder informeert de cliënt en het zorgkantoor hierover. 55x1 Nummer x1 55x1 Uitzondering op OP 55: Indien een zorgaanbieder de toegewezen zorg (nu) nog niet kan leveren of de cliënt de toegewezen zorg (nu) nog niet kan of wil ontvangen, vraagt de dossierhouder (in overleg met de zorgaanbieder) een aangepaste zorgtoewijzing aan. 66 Documentatie Een zorgaanbieder beantwoordt elk zorgtoewijzingsbericht met een melding aanvang zorg- of een mutatie-/einde zorgbericht. Indien er wijzigingen in de zorglevering plaats vinden moet de zorgaanbieder dit melden met een bericht / 55

12 Wijzigingen in de zorglevering zijn bijvoorbeeld: - begin zorglevering; - andere geleverde klasse; - andere leveringsstatus; - van volledig pakket thuis (VPT) naar intramurale zorg; - einde zorglevering. Een nieuwe of gewijzigde zorgtoewijzing kan een aanleiding zijn voor een wijziging van de zorglevering; in de berichten moet gerefereerd worden naar de betreffende zorgtoewijzing. 66x1 Documentatie In geval van doorlopende zorg, wordt alleen een melding aanvang zorg gestuurd, maar geen mutatiebericht. Dit geldt ook als door het afgeven van een nieuw indicatiebesluit een ander zorgkantoor verantwoordelijk wordt voor de zorgtoewijzing. Het oude zorgkantoor ontvangt in het geval dat er sprake is van doorlopende zorg geen einde zorgbericht (ZK39). 66x3 Documentatie Voor logeeropvang gelden de volgende specifieke afspraken: Voor cliënten die gedurende langere tijd 1, 2 of 3 dagen per week verblijven, geldt dat de zorgaanbieder slechts éénmalig een melding aanvang zorg verstuurt. De klassecode bestaat daarbij uit het aantal dagen dat de cliënt gemiddeld per week in de instelling gaat verblijven, zoals overeengekomen tussen cliënt en zorgaanbieder. De zorgaanbieder stuurt pas een melding einde zorg als de logeerzorg beëindigd wordt. Voor cliënten die één of enkele malen per jaar gedurende enkele weken verblijven en voor cliënten die minder dan 52 dagen per jaar gaan verblijven, stuurt het zorgkantoor voor elke opname een zorgtoewijzing (soort zorgtoewijzing: alternatief) met de klassecode voor 7 etmalen per week. In deze situaties dient de zorgaanbieder voor de werkelijke logeerperioden telkens bij start een melding aanvang zorg (met klassecode 7 etmalen per week) en bij beëindiging een mutatie/eindezorgbericht te sturen. Voor nieuwe indicaties / herindicaties die vanaf 1 januari 2011 worden afgegeven geldt het volgende: Vanaf 1 januari 2011 moet voor cliënten die één of enkele malen per jaar gedurende 4 dagen of langer verblijven, per logeerperiode een indicatie voor een zorgzwaartepakket aangevraagd worden. Het zorgkantoor wijst het zzp conform het Fluctuaties in de hoeveelheid geleverde zorg worden niet gemeld; alleen wijzigingen die leiden tot een andere klasse of leveringsstatus worden gemeld. Een nieuwe zorgtoewijzing wordt altijd beantwoord met een bericht. Bijvoorbeeld als er sprake is van doorlopende zorg wordt een nieuwe toewijzing op een nieuwe indicatie gestuurd voor de reeds geleverde zorg. Hierdoor wijzigt er niets in de zorglevering, maar wordt toch een nieuw bericht van de zorgaanbieder verwacht. Een nieuwe zorgtoewijzing is een zorgtoewijzing met een logische sleutel die nog niet eerder is ontvangen. In het geval van logeeropvang voor minder dan vier dagen per week waarbij de frequentie vooraf bepaald is, wordt het einde van de zorglevering gemeld op het moment dat de logeeropvang wordt beëindigd. De klassecode in de melding aanvang zorg is het aantal dagen dat de cliënt gemiddeld per week in de instelling gaat verblijven, zoals overeengekomen tussen cliënt en zorgaanbieder / 55

13 indicatiebesluit toe aan de zorgaanbieder (soort zorgtoewijzing: regulier). De zorgaanbieder stuurt bij de start van de opname een melding aanvang zorg voor de toegewezen klasse en stuurt bij beëindiging van de zorglevering een mutatie/eindezorgbericht. 66x3 Nummer 94x1 66x3 66x3 Uitzondering op OP 94: Wanneer er sprake is van structurele verhoging / verlaging van de zorg, wordt dit doorgegeven in de MAZ, mits passend binnen de zorgtoewijzing. OP 66: Indien er wijzigingen in de zorglevering plaats vindt moet de zorgaanbieder dit melden met een bericht. 66x3 Zie ook 185, 185x1 67 Documentatie Een zorgkantoor moet het indicatiebesluit ongewijzigd doorsturen en mag Een zorgkantoor moet het indicatiebesluit ongewijzigd doorsturen. bij het 'toewijzingsgedeelte' geen aanvullende cliëntinformatie doorgeven. 68 Documentatie Een zorgtoewijzing is gekoppeld aan één indicatiebesluit. Op ieder moment zijn de dan geldende zorgtoewijzingen gebaseerd op hetzelfde indicatiebesluit. 69 Documentatie Een toegewezen zorgeenheid heeft betrekking op één geïndiceerde zorgeenheid en valt binnen de geldigheidsduur van deze zorgeenheid. Indien de soort 'regulier' of 'transfer' wordt toegewezen, moet de toegewezen klasse kleiner of gelijk zijn aan de geïndiceerde klasse. Een toegewezen zorgeenheid heeft betrekking op één geïndiceerde zorgeenheid en valt binnen de geldigheidsduur van deze zorgeenheid. Indien de soort 'regulier' of 'transfer' wordt toegewezen, moet de 72 Documentatie Pas na een melding aanvang zorg mag een zorgaanbieder melden dat de zorglevering beëindigd is. toegewezen klasse kleiner of gelijk zijn aan de geïndiceerde klasse. Pas na een melding aanvang zorg mag een zorgaanbieder melden dat de zorglevering beëindigd is. 74 Documentatie Termijnen waar binnen het CAK berichten moet versturen. Het zorgkantoor verstuurt in principe dagelijks, maar in ieder geval binnen één werkdag na ontvangst van een melding aanvang zorgbericht, een CA317-bericht. Deze volgt qua inhoud de melding aanvang zorg van de zorgaanbieder. Het zorgkantoor verstuurt in principe dagelijks, maar in ieder geval binnen één werkdag na ontvangst van een mutatie-/einde zorgbericht, een CA319- bericht. Deze volgt qua inhoud de melding einde zorg van de zorgaanbieder. Het CAK verstuurt uiterlijk binnen één werkdag na ontvangst van het melding aanvangzorgbericht (CA317) het retourbericht aanvang zorg (CA318). De ontvangende partij (zorgkantoor) moet de tijdige ontvangst van het retourbericht bewaken. Het CAK verstuurt uiterlijk binnen één werkdag na ontvangst van het mutatie-/eindezorgbericht (CA319) het retourbericht mutatie-/eindezorg (CA320). De ontvangende partij (zorgkantoor) moet de tijdige ontvangst van het retourbericht bewaken. In het bericht moet gerefereerd worden naar de aanvang van de zorglevering. Het zorgkantoor routeert binnen één werkdag de ontvangen berichten van zorgaanbieders naar het CAK / 55

14 76 Documentatie Het CIZ moet bij elke relatie opgeven in welke relatie deze tot de cliënt staat. Van iedere contactpersoon (relatie) moet worden opgegeven in welke relatie deze tot de cliënt staat. 77 Documentatie Het CIZ legt tenminste het GBA adres en/of het verblijfadres van de cliënt vast. Het door de cliënt bij het CIZ opgegeven adres wordt, als dit afwijkend is van zijn GBA adres, vastgelegd als verblijfadres. Het CIZ legt tenminste het GBA adres en/of het verblijfadres van de cliënt vast. Het door de cliënt bij het CIZ opgegeven adres wordt, als dit afwijkend is van zijn GBA adres, vastgelegd als verblijfadres. 78 Documentatie Het zorgkantoor kan een zorgtoewijzing van functies in etappes uitvoeren; de functies hoeven niet allemaal op eenzelfde moment toegewezen te worden. Ook mogen de datumvelden in het toewijsgedeelte per zorgeenheid van elkaar verschillen. 79 Documentatie Het is verplicht om gebruik te maken van het BSN van de cliënt in de onderlinge uitwisseling van gegevens. Bij het gebruik van het BSN moeten de ketenpartijen voldoen aan alle regels van de Wbsn-z. In een IO31-bericht mag alleen een BSN meegestuurd worden als deze bij het SBV-z geverifieerd is. De van SBV-z ontvangen persoons- en adresgegevens moeten dan meegezonden worden in het IO31-bericht met als soort adres GBA-adres. 79x1 Documentatie Als het BSN niet bekend is, wordt de cliënt geïdentificeerd aan de hand van (de combinatie Code indicatieorgaan en) cliëntnummer indicatieorgaan. Indien het BSN niet bekend is of niet doorgegeven mag worden, dient het CIZ de hiervoor van toepassing zijnde reden op te geven. Het zorgkantoor kan de gewenste zorg in functies in etappes toewijzen; de functies hoeven niet allemaal op eenzelfde moment toegewezen te worden. Het is verplicht om gebruik te maken van het BSN van de cliënt in de onderlinge uitwisseling van gegevens. Bij het gebruik van het BSN moeten de ketenpartijen voldoen aan alle regels van de Wbsn-z. In een indicatiebesluit mag alleen een BSN meegestuurd worden als deze bij het SBV-z geverifieerd is; de van SBV-z ontvangen persoons- en adresgegevens moeten dan meegezonden worden in het bericht met als soort adres GBA-adres. Als het BSN niet bekend is, wordt de cliënt geïdentificeerd aan de hand van een door het CIZ uitgegeven cliëntnummer. 79x2 Documentatie In sommige gevallen kan of mag het BSN van de cliënt niet gebruikt worden. In die situaties moet vermeld worden wat de reden is van het ontbreken van het BSN. 80 Documentatie Het moet, om administratieve redenen, mogelijk zijn om op een indicatie of zorgtoewijzing die niet meer geldig is alsnog een melding aanvang zorg te doen. Wanneer dit een bovenregionale indicatie betreft, moeten zorgkantoren ook oude zorgtoewijzingen kunnen versturen en oude bovenregionale meldingen aanvang zorg daarop kunnen verwerken. In sommige gevallen kan of mag het BSN van de cliënt niet gebruikt worden. Indien het BSN niet bekend is of niet doorgegeven mag worden, moet vermeld worden wat de reden is van het ontbreken van het BSN in het bericht. Aan het tijdstip waarop en de volgorde waarin berichten worden ontvangen en verwerkt kunnen ketenpartijen geen betekenis hechten. Hoewel ongewenst kan het noodzakelijk zijn een bericht met terugwerkende kracht te moeten versturen, bijvoorbeeld als gevolg van een bezwaarprocedure. Dit kan aanleiding zijn voor een serie berichten die vervolgens met terugwerkende kracht moeten worden verstuurd. Daarnaast kan ook het afkeuren en corrigeren van berichten er toe leiden dat berichten in een andere volgorde worden verwerkt dan bedoeld. In deze / 55

15 situatie is het te adviseren om de ontvangst van retourberichten af te wachten om afkeur op een vervolgbericht te voorkomen. 85 Documentatie Indien de cliënt mantelzorg heeft moet er een omgevingrecord worden aangemaakt. Als er geen omgevingrecord wordt aangeleverd, betekent dat dat de cliënt geen mantelzorg heeft. 87 Documentatie Indien het niet de eerste zorgtoewijzing op een nieuwe indicatie betreft stuurt het zorgkantoor de wijziging of correctie alleen aan de bij de wijziging betrokken zorgaanbieders. Dit bericht bevat tevens alle voor die cliënt toegewezen zorgeenheden die op het moment van verzenden van het bericht nog actueel zijn. 88 Documentatie Indien in het indicatiebesluit een voorkeuraanbieder bekend is moet het zorgkantoor binnen één werkdag een zorgtoewijzing versturen naar de betreffende zorgaanbieder. Wanneer in het indicatiebesluit geen voorkeuraanbieder bekend is, moet het zorgkantoor contact opnemen met de cliënt. Op het moment dat bij het zorgkantoor bekend is van welke aanbieder de cliënt de zorg wil ontvangen, moet binnen één werkdag een zorgtoewijzing verzonden worden. De aanbieder die de reguliere zorgtoewijzing voor een ZZP heeft, is dossierhouder voor de client. 90 Documentatie Termijnen die betrekking hebben op het retourbericht. Na elk ontvangen heenbestand moet een retourbestand gestuurd worden. Deze moet binnen één werkdag na ontvangst van het heenbestand verzonden zijn. De verzendende partij van het heenbestand is verantwoordelijk voor de controle op tijdige ontvangst van het bijbehorende retourbestand c.q. het signaleren van het ontbreken van een retourbestand. Deze dient actie te ondernemen indien hij niet tijdig een retourbestand ontvangt. 90x1 Documentatie Voor het IO32-bericht is van toepassing dat het CIZ binnen vier uur na versturen van het IO31-bericht het IO32-bericht moet hebben ontvangen. 90x2 Documentatie Indien het heenbericht niet verwerkbaar is moet door de ontvangende partij (eventueel buiten het berichtenverkeer om) een melding gemaakt worden naar de verzendende partij. 92 Documentatie Voor het melden van het overlijden van een cliënt gelden de volgende afspraken: Als een cliënt overlijdt nog voordat een melding aanvang zorgbericht is De huidige of toekomstige mantelzorgondersteuning van de cliënt moet worden vastgelegd in het indicatiebesluit. Een zorgtoewijzingbericht bevat altijd alle zorgtoewijzingen die op of na de aanmaakdatum van het bericht geldig zijn, maar wordt alleen verstuurd naar de zorgaanbieder waarvoor de zorgtoewijzing nieuw of gewijzigd is. In het geval van een nieuw indicatiebesluit worden voor de te leveren zorg nieuwe zorgtoewijzingen (eventueel doorlopende zorg) aangemaakt. De volgorde waarin deze zorgtoewijzingen worden aangemaakt mag daarbij geen invloed hebben op het informeren van alle bij de zorg betrokken aanbieders. Het zorgkantoor moet binnen één werkdag een zorgtoewijzing versturen naar de voorkeursaanbieder indien deze bekend is. Wanneer geen voorkeuraanbieder bekend is, moet het zorgkantoor contact opnemen met de cliënt. Voor ieder ontvangen bestand wordt binnen één werkdag na ontvangst een retourbestand verzonden. De verzendende partij van het heenbestand is verantwoordelijk voor het signaleren van het ontbreken van een retourbestand en dient actie te ondernemen. Het retourbestand voor een ontvangen bestand met indicatiebesluiten moet binnen vier uur na ontvangst worden verzonden. Indien voor een ontvangen bestand geen retourbestand kan worden gemaakt moet de ontvangende partij dit buiten het berichtenverkeer om melden aan de verzendende partij. Na het ontvangen van een mutatiebericht waarin het overlijden van een cliënt wordt gemeld, moet het zorgkantoor de overige bij de cliënt betrokken aanbieders informeren / 55

16 gestuurd, moet een mutatie-/einde zorgbericht gestuurd worden zonder dat er een melding aanvang zorgbericht aan vooraf is gegaan Als een cliënt overlijdt, wordt een mutatie-/eindezorgbericht gestuurd, waarbij voor elke zorgeenheid een mutatierecord wordt aangemaakt, met Het informeren gebeurt via het intrekken van zorgtoewijzingen met een kenmerk dat aangeeft dat de client overleden is. De mutatiedatum in het bericht is de overlijdensdatum. als reden mutatie 'overlijden'. De mutatiedatum wordt gevuld met de overlijdensdatum. Alle bij de client betrokken zorgaanbieders die het overlijden niet gemeld hebben, ontvangen een intrekking, ongeacht of zij wel of niet een melding aanvang zorg gedaan hebben. De intrekking bevat een kenmerk dat aangeeft dat de client overleden is. Als de cliënt overlijdt ná een spoedsituatie (de zorg is al gestart), maar nog vóór het op gang komen van de berichtstromen (er is nog geen officieel indicatiebesluit afgegeven en er is dus ook nog geen zorgtoewijzingsbericht), moet teruggevallen worden op andere communicatiemiddelen. 92 Zie ook OP Documentatie Het CAK mag een bericht niet afkeuren op basis van kennis die het via andere kanalen heeft gekregen over de zorglevering aan een cliënt. Een bericht mag niet worden afgekeurd op basis van informatie waartoe de verzendende partij geen toegang heeft. 98 Documentatie De zorgaanbieder bepaalt de leveringsstatus aan de hand van de wens van de cliënt om de toegewezen zorg te ontvangen en de mogelijkheid van de aanbieder om de toegewezen zorg te leveren. Bij wijzigingen in de zorglevering geeft hij veranderingen in de leveringsstatus door in het berichtenverkeer. 98 Zie ook OP Documentatie Het zorgkantoor moet in de zorgtoewijzing kenbaar maken of het gaat om een reguliere zorgtoewijzing, overbruggingszorg, alternatieve zorg, transferzorg of administratieve toewijzing. Een verandering van soort zorgtoewijzing moet doorgegeven worden door middel van een nieuw zorgtoewijzingsbericht. 103 Documentatie Het aantal dagen dat een cliënt een leveringsstatus heeft moet per zorgeenheid geregistreerd worden voor de wachtlijst per zorgaanbieder. 105 Documentatie Het invullen van de zorgaanbieder van voorkeur door het CIZ is niet vrijblijvend. Het is een taak van het CIZ om deze informatie met klem bij de cliënt op te vragen, en op het niveau van zorgeenheid in te vullen in het indicatiebesluitbericht. Indien de indicatieaanvraag afkomstig is van de De zorgaanbieder moet de leveringsstatus bepalen aan de hand van de zorgvraag van de cliënt. Actief wachtend: de cliënt wil de toegewezen zorgeenheid ontvangen; Slapend wachtend: de cliënt wil de toegewezen zorgeenheid niet ontvangen; Wenswachtend: de cliënt wil de toegewezen zorgeenheid ontvangen, maar alleen van de betreffende zorgaanbieder; In zorg: de cliënt ontvangt de toegewezen zorgeenheid; Einde zorgvraag: de cliënt heeft wil de toegewezen zorgeenheid niet (meer) van de betreffende zorgaanbieder ontvangen. Het zorgkantoor moet in de zorgtoewijzing kenbaar maken of het gaat om een reguliere zorgtoewijzing, overbruggingszorg, alternatieve zorg, transferzorg of administratieve toewijzing. Het zorgkantoor moet inzicht hebben in aantal dagen dat een cliënt een leveringsstatus heeft. De voorkeuren van de cliënt moeten al tijdens het indiceren worden gevraagd en doorgegeven. Deze voorkeuren zijn per zorgeenheid: - de leveringsvorm (ZIN of PGB); / 55