Profielschets Medewerker personeelsadministratie 09-06-2016
RSG Pantarijn Medewerker Personeelsadministratie Schaal 6 CAO-VO 0,6 fte Aanstelling: met ingang van 15 augustus 2016; het 1ste jaar in tijdelijke dienst met uitzicht op vast. Sollicitatieprocedure Informatie: Voor informatie kunt u contact opnemen met Stella Efdé, Directeur/Bestuurder Pantarijn, sefde@pantarijn.nl ; of telefonisch tel. 0317 465 893. Sollicitatie: We roepen u op om uw uitgebreide cv met motivatiebrief zo spoedig als mogelijk en uiterlijk 23 juni 2016 a.s. te sturen naar npapilaja@pantarijn.nl. Belangrijke data: 23 juni Sluiting sollicitatieperiode 1 juli Eerste sollicitatieronde 8 juli Tweede sollicitatieronde Informatie: Naast dit profiel is een informatie over Pantarijn te downloaden via www.pantarijn.nl 2
Profielschets t.b.v. de W&S-procedure medewerker personeelsadministratie Pantarijn 1. Situatieschets RSG Pantarijn 1.1 Kenmerken van RSG Pantarijn Regionale Scholengemeenschap Pantarijn is een brede openbare scholengemeenschap met vier locaties, die ieder een eigen sfeer, cultuur en karakteristiek hebben. In Wageningen zijn de VMBO/PRO-locatie en de MHV-locatie gevestigd. Daarnaast zijn er locaties in Rhenen en Kesteren met elk een specifiek onderwijsaanbod. De scholengemeenschap biedt praktijkonderwijs, vmbo basis- en kaderberoepsgerichte leerweg, vmbo theoretische leerweg (mavo), havo, vwo en gymnasium. Docenten geven over het algemeen onderwijs op één van de locaties. Pantarijn biedt onderdak aan ruim 2.700 leerlingen en is van regionale betekenis. De school heeft circa 295 medewerkers. Kenmerkend voor Pantarijn is dat er ruimte is voor pluriformiteit, met op elke locatie een eigen cultuur, waarbij de scholengemeenschap als geheel de gezamenlijke doelstelling vorm geeft. Binnen RSG Pantarijn staat een actieve opstelling in de ontmoeting van mensen met diverse (levensbeschouwelijke) opvattingen centraal. Het onderwijs is doordrongen van respect en verdraagzaamheid ten opzichte van de verschillende overtuigingen. RSG Pantarijn is meer dan een scholengemeenschap waar leerlingen hun diploma kunnen behalen. Het is een ontmoetingsplaats met veel mogelijkheden voor initiatieven van leerlingen, ouders, docenten en overige medewerkers. De verschillen tussen kinderen zijn het uitgangspunt, wat vraagt om een grote inzet van het team en een actieve betrokkenheid van ouders en leerlingen. RSG Pantarijn is een scholengemeenschap waar zowel leerlingen als medewerkers hun talenten kunnen ontdekken en ontplooien: Pantarijn ontdek(t) je talent. RSG Pantarijn is een goed georganiseerde en warme scholengemeenschap. Voor alle leerjaren en stromen geldt dat de scholengemeenschap uitdagend onderwijs, zorg en begeleiding, en een rijk aanbod aan extra vakken en activiteiten buiten de lessen biedt. Er is zowel aandacht voor leerlingen die een extra uitdaging aankunnen als voor hen die extra steun nodig hebben. Leerlingen en docenten gaan op een respectvolle manier met elkaar om. Er is veel aandacht voor persoonlijke begeleiding. De school kent een goede zorgstructuur met mentoren, decanaat, leerlingbegeleiders, interne zorgteams, een zorgadviesteam, zorgcoördinatoren, orthopedagogen, schoolmaatschappelijk werkers en vertrouwenspersonen. De leerlingenzorg is zowel gericht op studiebegeleiding als op de sociaal-emotionele begeleiding. 3
1.2 Bestuur, organisatie en medezeggenschap Elke locatie wordt aangestuurd door een locatiedirecteur; Rhenen en Kesteren zijn in één hand, evenals VMBO en PrO. Verantwoordelijkheden zijn laag in de organisatie belegd, waardoor de eigenheid van de locaties wordt gewaarborgd. Er is een grote mate van vrijheid van handelen en een daarbij passend mandaat voor de directeuren. De organisatie wordt ondersteund door een compacte Ondersteunende Dienst, bestaande uit ongeveer 20 personen. De dienst is onderverdeeld in een afdeling financiën, een afdeling personeelszaken en een afdeling facilitair beheer (waaronder ICT). De afdeling facilitair en ICT wordt aangestuurd door een manager en de afdeling Financiën door een Controller. De afdeling personeelszaken wordt op dit moment tijdelijk aangestuurd door de Directeur- Bestuurder. De Directeur-Bestuurder is belast met het integraal management van de brede scholengemeenschap, draagt zorg voor- en initieert de ontwikkeling van het strategisch beleid, profileert de scholengemeenschap en geeft leiding aan het managementteam. Het managementteam van RSG Pantarijn bestaat uit de Directeur-Bestuurder, de manager facilitair/ict, de senior HR adviseur en de drie locatiedirecteuren. De verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen Raad van Toezicht, Bestuur en locatiedirecteuren is statutair vastgelegd. RSG Pantarijn hecht veel waarde aan een goed functionerende MR en aan de verdere (informele) contacten tussen alle geledingen binnen de school. De MR is een belangrijk inspraakorgaan in de school en bestaat uit 16 personen die worden gekozen vanuit personeel, ouders en leerlingen. Op de locaties zijn er deelraden. De informele contacten lopen per vestiging via de ouderraden en de leerlingenraden. 4
5
2. Locatieoverstijgend Pantarijnbeleid Pantarijn gaat voor uitdagend onderwijs voor elke leerling waarbij naast het verwerven van kennis, persoonsvorming en persoonlijke ontwikkelvragen centraal staan in het onderwijsaanbod. Er zijn vier programmalijnen die onze visie versterken, waarbij drie programmalijnen zich richten op het primaire onderwijsproces: het leren van de leerling; het bouwen aan de leeromgeving; het investeren in medewerkers. De vierde lijn richt zich op: het optimaliseren van de bedrijfsvoering. Het is verder van belang dat de basis van ons onderwijs op orde is. Daarmee wordt bedoeld dat de onderwijskwaliteit voldoende tot goed is: alle locaties ontvangen minimaal een basisarrangement van de onderwijsinspectie. 2.1 De HR-afdeling (voorheen afdeling Personeelszaken) Met de komst van 2 nieuwe HR-adviseurs en een medewerker personeelsadministratie wil Pantarijn in 2016 de huidige afdeling personeels- en salarisadministratie omvormen tot een HR afdeling met aandacht voor HR beleid, advies en managementinformatie en strategisch, innovatief en pro-actief werken. Het doel bij de inrichting van een nieuwe HR afdeling is om de verschillende HR rollen en de competenties die de rollen vereisen beter over het HR team te verdelen. Het streven is een evenwichtiger team, waarin meer gelaagdheid is in de functiezwaarte. Huidige situatie Nieuwe situatie Functie fte Functie schaal fte HR manager 0,5 Senior HR adviseur 11 0,7 Hoofd P&O 1,0 HR adviseur 9 0,7 Medewerker 0,5 Specialist personeelsadministratie 6 0,6 Personeelsadministratie (kunde op data/ rapportages/info) Medewerker 0,6 Medewerker Personeelsadministratie 6 0,6 Personeelsadministratie Assistent 0,6 Assistent 1 0,6 Onderwijsadministratie Onderwijsadministratie Totaal: 3,2 Totaal: 3,2 De nu vacante functie medewerker personeelsadministratie heeft een sterke rapportage- en administratieve kant. De 2 medewerkers personeelsadministratie dragen zorg voor een efficiënte administratie en organisatie. 6
3. Het profiel van de medewerker personeelsadministratie 1 Werkzaamheden Verleent zelfstandig ondersteuning aan de Directeur-Bestuurder, de Locatiedirecteuren, de Teamleiders, de afdeling financiën en de HR adviseurs met betrekking tot de uitvoering van het personeelsbeleid en beheer door: het verrichten van algemene organisatorische, procedurele en administratieve werkzaamheden door het concipiëren van brieven, nota s, memo s en het regelen van afspraken en het doen van voorstellen bij genoemde werkzaamheden; het optreden als aanspreekpunt binnen de RSG Pantarijn voor lopende zaken op het gebied van personeelsbeheer voor het management en medewerkers; het geven van informatie aan het management en de medewerkers over de werkwijze en procedures op het gebied van personeelsbeheer en over de inhoud van rechtspositie-, vergoedings- en tegemoetkomingregelingen; het inventariseren en verzamelen van gegevens op het gebied van personeelsbeheer o.a. met behulp van het informatiesysteem; het generen van kengetallen en managementinformatie; het verwerken van gegevens in bestanden en het maken van overzichten dan wel het doorgeven van gegevens aan het administratiekantoor; het aanbrengen van mutaties in formatie bezettingsoverzichten en het actueel houden hiervan. Voert personeels- en salarisadministratie door: het berekenen van de salarissen of controleren van de salarisinpassing van het personeel; het zorgen voor de toepassing en berekening van CAO-afspraken; het verzorgen van de input van salarisgegevens in HR2Day en controleren van de output; het verwerken van (mutaties in de) personeels- en salarisadministratie; het bijhouden van ziekte- en verlofregistratie. Voert rechtspositionele regelingen uit en verstrekt informatie daarover aan personeelsleden door: het uitvoeren van rechtspositionele regelingen op het gebied van aanstelling, bezoldiging, ontslag, afvloeiing, garantiebepaling, verplaatsing en dergelijke; het mede verzorgen van aanvragen om taakvermindering op grond van leeftijd, toepassing van de ouderenregelingen en de FPU-regeling, ouderdomspensioen en dergelijke; het administratief afhandelen van aanvragen (buitengewoon) verlof, tegemoetkoming verhuiskosten, studiekosten, vergoeding reis- en verblijfkosten, verzoeken om ontheffing, deelname spaarverlof en dergelijke; het verstrekken van werkgeversverklaringen ten behoeve van bijvoorbeeld gemeentelijke instellingen, woningbouwcoöperaties, bedrijfsverenigingen, banken; het zorgdragen bij (langdurige) ziekte van personeelsleden voor het uitvoeren van delen van de wet- en regelgeving; 7
het verstrekken van informatie aan personeelsleden over min of meer gecompliceerde rechtspositionele aangelegenheden en hen behulpzaam zijn bij het indienen van aanvragen. 2 Speelruimte de medewerker personeelszaken is verantwoording schuldig aan de senior HR adviseur voor wat betreft de aard en de kwaliteit van de verleende ondersteuning, conform de gestelde eisen en behoeften over de juistheid en volledigheid van de verstrekte gegevens; de medewerker personeelszaken verricht werkzaamheden binnen de voor personeelszaken geldende voorschriften, procedures en werkafspraken, de rechtspositieregelingen en het personeelsbeleid van de RSG Pantarijn; de medewerker personeelszaken neemt beslissingen bij de toepassing van rechtspositionele regelingen, het verstrekken van informatie hierover, over inhoud van te verstrekken informatie, gegevens en overzichten en het doen van voorstellen. 3 Kennis en vaardigheden kennis van ontwikkelingen op het vakgebied en de daarop van toepassing zijn de weten regelgeving en inzicht in rechtspositionele regelingen en procedures; brede kennis van rechtspositie-, vergoedings- en tegemoetkomingsregelingen waar werknemers aanspraak op kunnen maken en vaardigheid in het kunnen toepassen daarvan; inzicht in factoren die bepalend zijn voor problemen in de werksituatie en vaardigheid in het oplossen van uit de werksituatie voortvloeiende problemen; vaardigheid in het kunnen werken met geautomatiseerde (personeels- en salaris) systemen, het samenstellen van sturingsinformatie. vaardigheid in het adviseren over personele en rechtspositionele aangelegenheden en het klantgericht te woord staan van derden. 4 Contacten met Directeur-Bestuurder, locatiedirecteuren, teamleiders en medewerkers over rechtspositionele of andere personeelsaangelegenheden om informatie te verstrekken en/of inlichting in te winnen; met diverse instanties (bijvoorbeeld belastingdienst, ziekenfondsen, pensioenfondsen, centra voor werk en inkomen) over salarisgegevens om nadere gegevens/informatie te verstrekken of in te winnen; met het ministerie van OC&W, gemeenten, sociale diensten, ABP en andere van belang zijnde instanties voor het onderhouden van contacten en het begeleiden van correspondentie op rechtspositioneel gebied; met medewerkers van het administratiekantoor en collega s van de afdeling financiën om gegevens toe te lichten en informatie te verkrijgen of te verstrekken. 8