Hoofdstuk 32: Pagina- & afdrukinstellingen 32.0 Inleiding Wanneer je met Word of PowerPoint werkt, dan zul je meestal werken op een A4 blad waarvan je de randen kan zien. Hoe de pagina zal worden afgedrukt, is daarom bekend. Natuurlijk bestaan er opties (pagina s per blad, marges, afdrukken van dia s of hand-outs etc.), maar de kans dat je dit volledig verkeerd doet, is erg klein. In Excel, echter, ben je aan het werken op een groot blad dat miljoenen cellen bevat, dus er kunnen verschillende problemen opduiken, zoals: het per ongeluk afdrukken van honderden bijna lege pagina s; de buitenste randen van een tabel worden afgedrukt op een tweede blad; onleesbare kleine letters op de afdruk. Dit hoofdstuk zal je helpen om deze en ook andere valkuilen te vermijden. 32.1 Weergave > Paginaopmaak PowerPoint en Word bieden je een zeer duidelijke paginaweergave, maar ook Excel heeft deze optie. Stel: je bent aan het werken met een groot gegevensbestand: 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen
Het is niet duidelijk wat er afgedrukt zou worden van de eerste pagina, wat van de tweede pagina etc. Gebruik hiervoor het Lint: Beeld > Werkmapweergaven > Pagina-indeling dan krijg je het volgende te zien: Hier zie je een paginaweergave zoals bij Word/PowerPoint, waarin formules etc. nog steeds zullen werken. Dit kan natuurlijk ook toegepast worden op een relatief kleine tabel om te bevestigen dat het werk in zijn geheel uitgeprint zal worden op één enkele pagina. Het andere kenmerk van deze weergave wat van pas kan komen, is de mogelijkheid om op een heel gemakkelijke manier kopteksten toe te voegen door te typen in het Klik hier om een koptekst toe te voegen gebied bovenaan (hierboven omcirkeld). 32.2 Pagina-instelling Er bestaan zeven opties binnen Pagina - indeling >Pagina instelling: 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen
Marges Hier kan je kiezen uit aangepaste, normale, brede en smalle marges. De standaardmarge (Normaal) voldoet meestal. Toch zal je moeten leren hoe je de marges moet aanpassen zodat ze zo klein mogelijk zijn. Dit is erg nuttig wanneer je zoveel mogelijk gegevens wil weergeven. Kies Aangepaste Marges helemaal onderaan in het bovenste menu en geef nullen in voor elke marge: Wanneer je hoofdstuk 19 over Macro s onder de knie hebt, dan kan het handig zijn een Macro te schrijven om de marges aan te passen. 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen
Het hangt af van jouw persoonlijke voorkeur, maar het ziet er vaak netter uit wanneer je horizontaal en verticaal centreert (de twee groen omcirkelde selectievakjes). Afdrukstand De volgende opdracht op het Lint zal je de mogelijkheid bieden om de afdrukstand voor de pagina s in te delen in Staand (standaardinstelling ) of Liggend. Tabellen zijn minstens even vaak Liggend als Staand. En omdat de meeste computerschermen breder zijn dan dat ze hoog zijn, is het logisch dat tabellen er Liggend beter uitzien. Aangeraden wordt om te wachten tot je weet hoe de tabel er uit gaat zien voordat je de keuze tussen Staand/Liggend maakt. Afdrukbereik Een snelle methode om Excel te instrueren wat je precies wilt afdrukken, is het selecteren van het gebied dat je wilt afdrukken en daarna te klikken op Afdrukbereik bepalen: De naam voor dit afdrukbereik wordt door Excel gedefinieerd. Afdrukbereik zie je nu in het naamvak (zie hoofdstuk 18: Gedefinieerde Namen). Dit zorgt ervoor dat Excel alleen de geselecteerde cellen zal afdrukken. Het zorgt er nog niet voor dat Excel dit zal afdrukken op de manier waarop jij het wilt. Om te bekijken hoe ze zullen worden uitgeprint, openen we het dialoogvenster voor Pagina-instelling: dan zie je: 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen
Klik op Afdrukvoorbeeld om het volgende te zien: wat zal bevestigen dat het afdrukbereik op één pagina zal passen. Aanpassen Wat moet je doen als de tabel niet op één pagina past? Stel dat je, in het bovenstaande voorbeeld, geïnteresseerd zou geweest zijn in de gegevens tot en met 2015. Dan zou dit het volgende resultaat opleveren: 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen
De rode cirkels geven aan dat je NIET alle gegevens kunt zien die je wilt zien. Het volgende scherm zal dit bevestigen door het voorbeeld te laten zien van de tweede pagina: Er zijn een aantal verschillende manieren waarop je dit kan goed maken, sommige ervan zijn hierboven al behandeld. Je zou: 2010 Excel with Business 6 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen
de lettergrootte, de kolombreedte en -in mindere mate- de hoogte van de rijen kunnen veranderen; de afdrukstand voor de pagina liggend kunnen maken (zoals hierboven); de marges kunnen verkleinen (zoals hierboven, maar dat zal waarschijnlijk niet werken omdat er gewoonweg te veel gegevens zijn); een pagina-einde invoegen (zie hieronder); Aanpassen aan pagina gebruiken. Aanpassen aan pagina zorgt er voor dat Excel de gewenste inhoud in een opgegeven aantal pagina s indeelt, meestal (en ook in dit geval) op één pagina. Je geeft hier aan over hoeveel pagina s breed en hoog je de gegevens wilt afdrukken. Als je hier 1 pagina (breed) kiest en 1 pagina (hoog) en dan zal Afdrukvoorbeeld (waar je ook komt via het Aanpassen aan pagina dialoogvenster) het volgende tonen: 32.3 Het afdrukken van heel grote gegevensbladen Nu naar een meer gebruiksvriendelijke manier om dingen te doen. De snelle methodes die hierboven worden beschreven, zijn erg praktische oplossingen voor het eenmalig afdrukken. 2010 Excel with Business 7 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen
Echter, ze zullen je niet verder helpen bij het instellen van een groot werkblad, zodat dit wordt afgedrukt op verschillende pagina s precies zoals jij dat wilt. Als je nu weer kijkt naar het bevolkingsprojectie in Engeland uit 2006 voorbeeld hierboven. Stel dat je het volledige blad willen printen zodat elke pagina eruitziet alsof het klaar is om naar de klant te sturen. Titels afdrukken De gemarkeerde gebieden hieronder zijn titels die je misschien graag zou zien afgedrukt op elke pagina. Als je besloten hebt dat dit de rijen en kolommen zijn die je graag wilt herhalen, dan gebruik je het Lint: Pagina-indeling > Pagina instelling > Titels afdrukken, wat het volgende zal geven: 2010 Excel with Business 8 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen
Kies het afdrukbereik (dit omvat elke cel die een waarde bevat) en de rijen en kolommen die je wilt herhalen. Wanneer je werk erg hoog en smal is, dan kan je er misschien beter voor kiezen om rijen te herhalen. Wanneer het kort en wijd is, dan kan je er beter voor kiezen om kolommen te herhalen. Vervolgens krijg je meerdere pagina s te zien in het afdrukvoorbeeld: 2010 Excel with Business 9 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen
Zelfs wanneer de titels afgedrukt worden op elke nieuwe pagina, is het onwaarschijnlijk dat dit zal leiden tot een erg net resultaat. Mocht je op dit moment tot afdrukken overgaan, dan zal de laatste pagina er bijvoorbeeld zo uit zien: wat je slechts twee kolommen met gegevens aan de rechterkant geeft, maar dit kan vermeden worden. 2010 Excel with Business 10 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen
De volgende stap kan het minimaliseren van de kolombreedte zijn. Denk na over de langste celinhoud (meestal een totaal of een aantal woorden), selecteer vervolgens alle kolommen en verander hun breedte zodat de langste celinhoud er net inpast: Op dit moment is het goed om een stap terug te nemen, bijna letterlijk, door uit te zoomen met de zoomfunctie. Als je, in dit voorbeeld, het afdrukbereik afsluit en de zoom instelt op, zeg 25%, dan krijg je een goed beeld van hoe de tabel er in het geheel uit zal zien. 2010 Excel with Business 11 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen
Vervolgens zul je een beslissing moeten nemen over de afdrukstand, liggend of staand en op hoeveel pagina s breed en hoog de gegevens zullen moeten passen. Dit zal afhangen van het aantal gegevens en ook voor wie het bedoeld is. Dus, kijkend naar het bovenstaande voorbeeld, dan zou je hiervoor misschien de afdrukstand liggend kiezen en proberen het op één pagina breed en drie pagina s hoog te krijgen. Wanneer je de hierboven beschreven methodes gebruikt, dan krijg je voor pagina 1 het volgende: Voor pagina 2: 2010 Excel with Business 12 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen
En voor pagina 3: Je ziet dat de kolomkoppen herhaald worden op elke pagina in deze schermafbeeldingen. Ook zie je dat er steeds een kleine speelruimte is wat betreft de marges (bovenstaande voorbeeld werd uitgevoerd met de standaardinstellingen). 2010 Excel with Business 13 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen
Pagina-einden Het bovenstaande voorbeeld lijkt mooi te zijn gelukt. Misschien wil je het nog een beetje verder scherpstellen door exact in te stellen waar één pagina eindigt en waar de volgende begint. Eerst moet je dan Pagina-einde voorbeeld gebruiken: Beeld > Werkmapweergaven > Pagina-einde voorbeeld Dit zal laten zien hoe het document nu afgedrukt zou worden, met blauwe stippellijnen die elke pagina afbakenen en elk paginanummer weergegeven met een groot, grijs, transparant lettertype. Wanneer je dan inzoomt op de scheidingslijn tussen de tweede en de derde pagina, dan zie je dat de eerste rij met de gegevens over Londen start in de laatste rij van pagina 2: Het is waarschijnlijk netter als je de gegevens over Londen kunt starten op pagina 3. Om dit te doen, sleep je simpelweg de blauwe stippellijn één rij omhoog. Terwijl je de rand aanwijst met de muis, zal de cursor veranderen in een dubbele pijl: Controleer of dit geen gevolg heeft gehad voor de andere pagina-einden. 2010 Excel with Business 14 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen
Je kunt op precies dezelfde manier de verticale pagina-einden aanpassen (tussen de kolommen). 32.4 Ctrl-P Wanneer je de pagina( s) helemaal hebt ingesteld om af te drukken, is het nu tijd voor het afdrukken zelf. Ctrl-P zal het volgende scherm laten zien: Hier kan je kiezen welke printer je wilt gebruiken, welke pagina s je wilt afdrukken, hoeveel exemplaren etc. Je ziet hier ook weer het afdrukvoorbeeld aan de rechterkant. Je kunt ook de volgorde waarin de pagina s worden afgedrukt veranderen (gesorteerd vs. nietgesorteerd). 2010 Excel with Business 15 Hoofdstuk 32: Pagina - & afdrukinstellingen