Projectplan Projectnaam: Ambtelijk opdrachtgever: Bestuurlijk opdrachtgever: Projectleider: Realisatie brandweerkazerne Maarn/Maarsbergen Afdelingshoofd VGP, Daan van der Sleen (ad interim) Burgemeester F. Naafs Arie Overheul Projectplan nieuwbouw brandweerkazerne Maarn/Maarsbergen Versie : definitief Datum : 3 juli 2012
2
Inhoud: 1. Inleiding 2. Doel en resultaten 3. Fasering en aanpak 4. Organisatie en procedures 5. Kosten en baten 6. Specifieke plannen a. Omgevingsanalyse b. Communicatieplan c. Risicoparagraaf Dit projectplan is goedgekeurd door: Ambtelijk opdrachtgever Daan van der Sleen (ad interim).. 2012 Bestuurlijk opdrachtgever Burgemeester F. Naafs. 2012 Projectleider Arie Overheul De ambtelijk opdrachtgever is het hoofd van de afdeling VGP. Het ambtelijk opdrachtgeverschap wordt waargenomen door Daan van der Sleen, tot het nieuwe afdelingshoofd is ingewerkt. Tot aan de vaststelling van het projectplan was Gert-Jan Looijen projectleider van het project. Het projectplan is in overleg met hem opgesteld. Dit projectplan is doorgenomen met de betrokken afdelingshoofden. Zij hebben kennisgenomen van het doel en de te behalen projectresultaten en hebben ingestemd met de gevraagde participatie in het project. Afdeling: Ruimtelijke Ontwikkeling : Jan Pieters Vergunningen & Handhaving : Jos Zon Openbare Ruimte : Roel ter Horst Financiën : Adrie Marinus Bestuursondersteuning : Heleen Knibbe Vastgoed, Grond en Projecten : Ab van de Craats 3
1. Inleiding In het verleden zijn plannen gemaakt en onderzoeken gedaan naar nieuwbouw van een brandweerkazerne voor Maarn en Maarsbergen. Door o.a. de herindeling en de vorming van de VRU (Veiligheidsregio Utrecht) is het nog niet tot realisatie gekomen. De gemeente wil nu de nieuwe brandweerkazerne gaan realiseren. Het college heeft hiertoe op 17/24 april 2012 een besluit genomen om de realisatie verder voor te bereiden en een principebesluit genomen voor de locatie Tuindorpweg 2. Doel en resultaten Doel: Het realiseren van een nieuwe brandweerkazerne Maarn/Maarsbergen. Resultaten: Resultaat Nieuwe brandweerkazerne voor Maarn en Maarsbergen. Een gebouw dat duurzaam is gebouwd, conform het daartoe opgestelde PvE Een inrichting welke voldoet aan de wettelijke regelgeving Een passende inrichting van het terrein in de omgeving, binnen de ruimtelijke bepalingen. Gebruiksklare oplevering Prestatie-indicator (wat wordt gemeten) Programma van Eisen (op hoofdlijnen) Planning Budget Gedetailleerd programma van eisen Wet Milieubeheer (Provincie) Wet Verontreiniging Oppervlaktewater ((Waterschap) Streefwaarde Voldoen aan het PvE Gereed begin 2015 Binnen het beschikbaar gestelde budget. Het taakstellende budget wordt definitief door het college vastgesteld na afronding van de aanbestedingsprocedure. In overeenstemming met PvE Milieuvergunning Een volledig ingericht terrein Ontsluiting naar de openbare weg en aangesloten op riolering en overige nutsvoorzieningen. Randvoorwaarden: 1. Voor het uitvoeren van de projectopdracht dient een projectorganisatie te worden ingesteld (zie hoofdstuk 4: 4.1). 2. Goede interne en externe communicatie. 3. Omwonenden en gebruiker zijn in het proces van nieuwbouw voldoende gekend. 4
4. Inrichting/verhuizing worden geregeld door VRU. Dit geldt ook voor de I&A zaken. De kosten hiermee gemoeid komen voor rekening van VRU. 5. Mandatering door het VRU aan een beslissingsbevoegde medewerker/plaatselijke commandant 6. Realisatie binnen het taakstellende budget van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Het taakstellende budget wordt definitief door het college vastgesteld na afronding van de aanbestedingsprocedure. 7. Het gebouw dient te voldoen aan duurzaamheidsnormen voor kansrijke projecten van de gemeente. Dat betekent een gemiddelde GPR gebouw score 8, waaronder tenminste een 8 voor GPR-energie. Een 50% verscherpte EPC score ten opzichte van de EPC normering in het bouwbesluit geldend op het moment van aanvraag van de vergunning. Tot het projectresultaat behoort niet: 1. Het uitrusten van voertuigen van de vrijwilligers met een zgn. CAR applicatie, waarmee vrijwilligers komende vanuit Maarsbergen de verkeersregelinstallatie op het kruispunt, cq rotonde Tuindorpweg, Haarweg, N226 te Maarsbergen kunnen beïnvloeden. 2. De grondexploitatie van de te verlaten locatie aan de Bakkersweg te Maarn 3. Fasering en aanpak Dit projectplan beschrijft globaal het gehele project van de realisering van een nieuwe brandweerkazerne voor Maarn/Maarsbergen op de locatie Tuindorpweg. In onderstaande matrix is op hoofdlijnen de gehele ontwikkeling van de nieuwbouw aangegeven. Nr. Benaming fase Activiteiten Resultaat Datum gereed 1. Initiatief Onderzoek naar locatie Collegebesluit 17-4-12/23-4-12 2. Definitie Opstellen Projectplan Goedgekeurd projectplan Juli 2012 3. Vooronderzoek Onderhandeling grondruil Opzetten projectorganisatie Eigendomssituatie bespreken i.v.m. BTW Opstellen definitief PvE Maken schetsontwerp Verkennend bodemonderzoek Archeologisch onderzoek (boringen) Maken kostenraming Rapportage opstellen 5 Overdracht grond zonder belasting Gemeenteorganisatie breed en de VRU Eigendomssituatie bekend Functioneel en Ruimtelijk PvE op ambitieniveau Schetsontwerp Bodemonderzoek bekend Archeologische bodemgesteldheid bekend Kostenraming Beslisdocument September 2012 Augustus 2012 Augustus 2012 Augustus 2012 September 2012 September 2012 September 2012 September 2012 Oktober 2012
4. Voorbereiding Afhandeling bezwaarprocedure PRS Randvoorwaarden t.a.v. aanbesteden voor diverse gunningen Selectieprocedure Definitieve locatiekeuze 5. Ontwerp Uitnodiging tot ontwerp/advies presentatie (bouwterrein) Maken voorlopig ontwerp Toets VO aan PvE Opstellen definitief ontwerp Bestek schrijven Opzetten beheer en exploitatie gegevens (afh. eigendom) Aanvraag adviezen derden 6. Wabo Wabo Projectprocedure - onderzoeken - aanvraag Toestemming van de provincie voor ruimtelijke inpassing. Aanbestedingsvoorwaarden Document met selectiecriteria Collegebesluit Ontwerp en keuze adviseurs Voorlopig ontwerp Passend plan Definitief ontwerp Bestek Overzicht exploitatie Rapportages - vergunning bouwvergunning 7. Vergunning Aanvraag toestemming in- en uitweg Aanvraag rioolaansluiting Aanvraag toestemming voor kruisen van de olietransportleiding 8. Uitvoering Aanbesteding/uitnodiging aannemers Voorstel tot gunning Opstellen definitieve bouwplanning Uitvoering bouwwerkzaamheden Nutsvoorzieningen 9. Inrichten buitenterrein Kostenbewaking a.d.h.v. inrichten projectadministratie Oplevering Onderhoudstermijn Uitvoering In- en uitweg toestemming van afdeling OR Aansluit toestemming OR Toestemming voor kruisen van de olieleiding Inschrijving Opdracht Overall planning met ingepaste bouwplanning Oprichten gebouw Aansluitingen op diverse leidingnetten Opleveren binnen budget Gebouw gebruiksklaar overdragen aan de gebruiker Punten uit het Proces verbaal van oplevering uitgevoerd Terrein gebruik gereed December 2012 December 2012 December 2012 Ca. december 2012 (afhankelijk PRS besluit) Januari 2013 Maart 2013 Maart 2013 Juni 2013 Juni 2013 Januari 2013 Begin 2013 Juni 2013 Juni 2013 Januari 2014 Augustus 2013 Augustus 2013 Augustus 2013 Start 3 e kwartaal 2013 indicatieve bouwtijd 6 maanden 6
Oplevering Onderhoudstermijn 10. Overdracht Overdracht van het projectresultaat aan de lijnorganisatie/vru 11. Inrichting en VRU verhuizing 12. Afronding Completeren en schonen projectdossier Overdracht aan de gebruiker Punten uit het Proces verbaal van oplevering uitgevoerd Ondertekend overdrachtsdocument Binnen 3 maanden na inhuizing financiële verantwoording opstellen en beschikbaar gestelde krediet afsluiten Compleet en opgeschoond projectdossier Opstellen financiële verantwoording project 13. Evaluatie Uitvoeren van een evaluatie met (ambt.) opdrachtgever en projectgroep over het verloop van het project. Ontbinden projectgroep. De cursieve plan data zijn indicatief, afhankelijk van definitief PRS Financiële zaken verwerkt in de systemen Evaluatierapport met bevindingen 4. Organisatie en procedures 4.1 organogram De bestuurlijke opdrachtgever is burgemeester F. Naafs. De ambtelijke opdrachtgever is hoofd afdeling VGP, momenteel waargenomen door Daan van der Sleen. De projectleider is Arie Overheul. De projectleider is voorzitter van de projectgroep en adviseur van de Stuurgroep. De projectleider is gemandateerd om binnen het budget verplichting aan te gaan. De projectleider brengt over aanbestedingen en gunningen advies uit aan de Stuurgroep. Het college van B&W besluit over de gunningen op basis van aanbestedingen. De projectleider kan op grond van het projectplan beschikken over de door de afdelingen te leveren capaciteiten. De opdrachtgevers en de projectleider vormen de Stuurgroep. De Stuurgroep werkt met mandaat van het college van B&W en rapporteert aan het college van B&W. De Projectgroep functioneert onder verantwoordelijkheid van de Stuurgroep. De Stuurgroep besluit, op voorstel van de projectleider, tot de samenstelling van de Projectgroep. In de Projectgroep hebben vertegenwoordigers zitting van de in te stellen werkgroep, die onderdelen van het project gaan uitwerken en/of begeleiden. 7
Er wordt een gebruikersoverleg ingesteld. Het gebruikersoverleg heeft tot doel om de projectleider te informeren over de uitvoerbaarheid van het ontwerp en de acceptatie van het resultaat in relatie tot het vastgestelde Programma van Eisen. Aan de VRU zal worden gevraagd welke vertegenwoordigers van de VRU er in het gebruikersoverleg komen (hierbij valt te denken aan de plaatselijke commandant). College van B&W Stuurgroep Gebruikersoverleg Projectleider Projectgroep Werkgroep 4.2 beslisdocumenten In de Stuurgroep worden de beslisdocumenten vastgesteld. De Stuurgroep overschrijdende documenten dienen ter definitieve besluitvorming worden voorgelegd aan het bevoegd orgaan, te weten het college van B&W. Aan het college zal in ieder geval worden voorgelegd: Het functioneel en ruimtelijk Programma van Eisen met bijbehorend schetsontwerp en kostenraming Het definitieve ontwerp van het gebouw en de terreininrichting met bijbehorende definitieve kostenraming Gunningsadviezen voor het ontwerp en de bouwaannemer De op te stellen overeenkomst voor de grondruil met Anderstein Opleverdocument 4.3 rapportages Het college informeert periodiek, of indien nodig tussentijds, de raad middels voortgangsrapportages. Naast de beslisdocumenten informeert de projectleider het college middels voortgangsrapportages. De betrokken afdelingen worden door de projectleider geïnformeerd middels voortgangsrapportages. De frequentie van de rapportages is afhankelijk van de aard en de voortgang van het project. 8
5. Kosten en baten 5.1 kosten Voor het realiseren van de nieuwbouw is een taakstellend budget beschikbaar, inclusief voorbereiding, benodigde onderzoeken, interne projectleiding en een post onvoorzien. In het overleg met de VRU zal, op basis van het PvE en schetsontwerp, een opstelling worden gemaakt welk deel van het definitieve budget hiervoor naar verwachting benodigd is. Voor het verwerven van de nieuwe locatie is een grondruil met het Landgoed Anderstein voorzien. De hieruit voortvloeiende extra kosten worden binnen het beschikbaar gestelde definitieve budget gedekt. 6. Specifieke plannen a. Omgevingsanalyse Bij de voorbereiding van de nieuwbouw is het van belang rekening te houden met en te zorgen voor voldoende maatschappelijk draagvlak. Dit zal worden uitgewerkt in het communicatieplan. Er dient rekening te worden gehouden met de geldende wet- en regelgeving zoals in Doel en resultaten onder Prestatie-indicator beschreven. b. Communicatieplan Er zal een communicatieplan worden uitgewerkt nadat het projectplan is goedgekeurd. Het communicatieplan zal in ieder geval de volgende elementen bevatten: Doelstelling Doelgroepen o o o o o Vrijwilligers VRU Omwonenden Medewerkers gemeente DT Middelen College en de raad Communicatiemomenten 9
c. Risicoparagraaf Benaming fase Activiteit Kans in % Gevolg (groot, middel, klein) Te nemen maatregel Door wie 3. Voorbereiding Inpassing in de PRS 30 Middel Overleg provincie Projectleiding Feitelijke afwikkeling 10 Klein Nieuwe locatie Projectleiding verwerven gronden Dekkingplan (2.0) voor de Veiligheidsregio Utrecht 10 Klein Nieuwe locatie Projectleiding Infrastructuur: ontsluiting naar de openbare weg 4. Ontwerp Toets schetsontwerp aan PvE en bestemmingsplan & Wabo procedure Kostenraming/begroting op basis van VO 5. Vergunning Bouwvergunning : bezwaren op de bouwvergunning 6. Uitvoering Aanbesteding: verschil inschrijving en budget Uitvoering bouw: langere bouwtijd 10 Klein Afstemming met afd. OR Projectgroep/ werkgroep 20 Middel Plan aanpassen Projectleiding/ eindgebruiker 40 Middel Plan aanpassen Projectleiding/ eindgebruiker 50 Middel Afstemming met afd. VH Projectleiding/ VRU 30 Middel Na aanbesteding prijsonderhandeling 10 Klein In gebruik name uitstellen. Projectleiding / Stuurgroep Projectgroep 10