Adviescommissie 21 mei 2013 agendapunt 12 Dagelijks bestuur 6 juni 2013 Algemeen bestuur 26 juni Aantal bijlagen 5

Transcriptie

1 Adviescommissie 21 mei 2013 agendapunt 12 Dagelijks bestuur 6 juni 2013 Algemeen bestuur 26 juni 2013 Aantal bijlagen 5 Onderwerp Besluit Korte toelichting Consequenties Opdrachtverlening inrichting Park Vijfhuizen door Recreatieschap Spaarnwoude Het algemeen bestuur besluit: 1. Het project voor de inrichting van Park Vijfhuizen over te nemen van de Stichting Mainport en Groen; 2. Hiertoe in te stemmen met de technische werkafspraken zoals vastgelegd in de brief van 5 juni 2013 met het onderwerp Overdracht project park Vijfhuizen van de Stichting Mainport en Groen; 3. RNH opdracht te geven de inrichting van Park Vijfhuizen op zich te nemen; 4. Een voorschot te doen uit de bestemmingsreserve SMG, ter hoogte van het btw-bedrag dat moet worden afgedragen over het deel van het project dat wordt overgedragen aan het recreatieschap. Door de Stichting Mainport en Groen (SMG) wordt gewerkt aan de inrichting van het deelgebied Park Vijfhuizen. Door SMG en DLG is voor de inrichting van het park een bestek opgesteld in samenwerking met het recreatieschap. Het bestek is aanbesteed en de opdracht is in uitvoering genomen door een aannemingsbedrijf. Voorliggend is de vraag van SMG om aan te geven of het recreatieschap bereid is om het project over te nemen. Het schap wordt daarmee opdrachtgever voor de realisatie en inrichting van Park Vijfhuizen conform bestek P bk01 van 21 februari 2013 en verricht daarvoor alle noodzakelijke werkzaamheden en leveringen. Daarbij neemt het schap de opdracht aan DLG voor het projectmanagement over van de Stichting Mainport en Groen, vanaf het punt van de gunning van het bestek (de gunning, de uitvoeringsfase en de afrondingsfase). Het budget voor de werkzaamheden aan Park Vijfhuizen valt onder een aanvullend budget van (peildatum 11 juni*) dat de Stichting Mainport en Groen beschikbaar zal stellen na bestuurlijke goedkeuring van het recreatieschap. Schapsdoelen: Park Vijfhuizen is een aanvulling op het aanbod aan openluchtrecreatie in de regio. Juridisch: na besluitvorming worden de gronden van Park Vijfhuizen overgedragen aan recreatieschap Spaarnwoude. Het opdrachtgeverschap voor het project wordt door de Stichting Mainport en Groen overgedragen aan het recreatieschap en valt daarmee onder de verantwoordelijkheid van het recreatieschap. Pagina 1 van 7

2 Communicatie: bij communicatie over Park Vijfhuizen volgt het recreatieschap de richtlijnen van de Stichting Mainport en Groen. Financieel: In geval van onvoorziene omstandigheden kan het recreatieschap aanspraak maken op een post voor onvoorziene zaken (post onvoorzien wordt ook ondergebracht bij het recreatieschap). Ook als de post onvoorzien op is, kan het recreatieschap in overleg met SMG, of diens rechtsopvolger, om in gezamenlijk overleg tot een oplossing te komen. Na de aanleg van het park mogen eventueel resterende middelen door het recreatieschap worden besteed aan kwaliteitsverbeteringen binnen het convenantgebied van de stichting Mainport en Groen. *In de brief van 5 juni 2013 met het onderwerp Overdracht project park Vijfhuizen van de Stichting Mainport en Groen is het budget opgenomen van het project met als peildatum 11 juni. In verband met besluitvorming op een latere datum moet de exacte hoogte van het resterende budget voor het project worden herberekend. Het bedrag zal lager worden omdat lopende facturen in de periode van 11 juni tot de overdracht van het project door SMG worden betaald. Financiële toelichting Lasten/baten Dekking in Toelichting afwijking programmabegroting begroting begroting Investering Structurele lasten Incidentele lasten * bijdrage SMG (inclusief onvoorzien) voorschot btw compensatie uit beheerfonds *zie uitleg bij consequenties financieel Structurele baten Incidentele baten Meegezonden stukken Voorbereid door Akkoord programmamanager In overleg met manager Advies 1. Brief van Mainport en Groen Overdracht project Park Vijfhuizen 2. Overzichtstekening 3. Detailtekening Park (exclusief fietspad) 4. Financieel overzicht 2A 5. Financieel overzicht 2B Floris van der Valk Miriam Brouwer Wim Nieuwenhuis Pagina 2 van 7

3 PROCESGANG OPDRACHTVERLENING INRICHTING PARK VIJFHUIZEN DOOR RECREATIESCHAP SPAARNWOUDE Behandeling in adviescommissie 21 mei 2013 De adviescommissie adviseert om Mariëlle van Hetem naar de ins en outs van de opdrachtverlening en brief ter zake van de opdrachtverlening inrichting park Vijfhuizen te vragen. Behandeling in dagelijks bestuur 6 juni 2013 Agenderen voor AB met inachtneming van de opmerkingen van de adviescommissie. Pagina 3 van 7

4 Pagina 4 van 7

5 OPDRACHTVERLENING INRICHTING PARK VIJFHUIZEN DOOR RECREATIESCHAP SPAARNWOUDE 1. Achtergrond Door de Stichting Mainport en Groen (SMG) wordt gewerkt aan de inrichting van het deelgebied Park Vijfhuizen. Door SMG en DLG is voor de inrichting van het park een bestek opgesteld in samenwerking met het recreatieschap. Het bestek is aanbesteed en de opdracht is door SMG gegund aan het aannemingsbedrijf Huub Verlouw. Eerder is door SMG aangegeven dat er een tekort op het plan voor de aanleg van het gebied zit. De beschikbare budgetten voor de inrichting zijn niet sluitend met het gekozen inrichtingsniveau. Daarom zijn in het bestek bezuinigingen doorgevoerd. Een belangrijke winstfactor die nog niet eerder uitgewerkt is, betreft de btw-compensatie. SMG komt hiervoor niet in aanmerking. Dat kan wel bij het recreatieschap. Er zijn volgens de specialisten van DLG voorwaarden waaraan voldaan moet worden, zijde dat eigendom, realisatie en beheer van het project in een hand moeten zitten. Stand van zaken per 11 juni 2013: 1. Eigendom; Per 25-4 is de verkoopovereenkomst (tussen BBL en SPW) gesloten. De akte zal op een nader te bepalen moment, ca. 1 week na positieve besluitvorming door het algemeen bestuur notarieel passeren. Hiermee zijn de gronden van Park Vijfhuizen in eigendom bij het recreatieschap. 2. Realisatie; De opdracht (#1) aan de aannemer is gegeven door SMG op 3 mei De opdracht van directievoering en toezicht (#2) is gegeven door SMG en de dagelijkse projectleiding wordt verzorgd door DLG in opdracht van SMG (#3). Deze drie contracten zullen (na bestuurlijke goedkeuring) worden overgenomen door het Recreatieschap Spaarnwoude. 3. Beheer; Het algemeen bestuur van het Recreatieschap Spaarnwoude heeft (vergadering 19 december 2012) ingestemd met een totale afkoopsom van euro. Dit fonds is in december 2012 ondergebracht bij het recreatieschap, hiermee is het beheer van het Park Vijfhuizen duurzaam geborgd. Per brief van 5 juni 2013 met het onderwerp Overdracht project park Vijfhuizen heeft SMG het recreatieschap technische werkafspraken vastgelegd en heeft gevraagd om aan te geven of het recreatieschap bereid is om het project over te nemen. 2. Uitwerking Voorgesteld wordt om in te stemmen met het opnemen van de projectopdracht om het Park Vijfhuizen te realiseren. Voor het overdragen van het opdrachtgeverschap aan het recreatieschap, zijn na onderling goed overleg door SMG duidelijke afspraken voorgesteld over de verantwoordelijkheden en risico's met betrekking tot het opdrachtgeverschap. De belangrijkste zaken waarover nu op hoofdlijnen afspraken zijn gemaakt zijn: Alle verantwoordelijkheden voor de inrichting worden overgedragen. Waaronder dus bijvoorbeeld óók de aansturende rol en contractverantwoordelijkheid met DLG; Het resterende inrichtingsbudget (na aftrek van de reeds door SMG betaalde facturen) wordt ondergebracht bij het recreatieschap; Ingeval van onvoorziene omstandigheden kan het recreatieschap aanspraak maken op een post voor onvoorziene zaken (post onvoorzien wordt ook ondergebracht bij het recreatieschap); Ook als de post onvoorzien op is, kan het recreatieschap in overleg met SMG, of diens rechtsopvolger, om in gezamenlijk overleg tot een oplossing te komen. Pagina 5 van 7

6 Na de aanleg van het park mogen eventueel resterende middelen door het recreatieschap worden besteed aan kwaliteitsverbeteringen binnen het convenantgebied van de stichting 3. Overwegingen Verantwoordelijkheden SMG Aangezien de Stichting Mainport en Groen op afzienbare termijn zal worden geliquideerd zal zij haar rechten en verplichtingen (voor zover nodig) overdragen aan een nader door haar aan te wijzen partij, mogelijk de gemeente Haarlemmermeer. Het schap loopt hierin geen risico bij de contractovername, omdat de gemaakte afspraken over zullen gaan naar de door het bestuur van SMG vast te stellen partij. Btw compensatie Compensatie zou een eenmalig geschat voordeel opleveren van ongeveer Dit werkt als volgt: Het recreatieschap zèlf kan geen btw compenseren. Als het recreatieschap een project in aanmerking wil laten komen voor compensatie, moet het recreatieschap aanspraak maken op het compensatiefonds van de participanten. De facturen van een project worden gebundeld en bewaard en na de boekhoudkundige controle worden de financiële overzichten en de betaalde btw ter beschikking gesteld aan de participanten, die hier ieder afzonderlijk een deel van de betaalde btw terugvorderen uit het compensatiefonds. De btw kan dus pas achteraf teruggevorderd worden via de participanten. Om er, effectief gezien, tijdens de uitvoering van park Vijfhuizen profijt van te hebben, zal de btw moeten worden voorgefinancierd. In beginsel wordt het beheerfonds (afkoopsom voor het beheer) hiervoor geschikt geacht om te gebruiken als voorfinanciering. Momenteel worden met de gemeente Haarlemmermeer ambtelijk afspraken voorbereid over de wijze waarop dit tussen het recreatieschap en de gemeente kan worden afgehandeld zonder hiermee de overige participanten onnodig te belasten. Risicobespreking In het geval dat het recreatieschap opdrachtgever wordt van de inrichting dient er rekening te worden gehouden met een aantal verantwoordelijkheden en risico's met betrekking tot het opdrachtgeverschap die middels de brief van 5 juni 2013 met het onderwerp Overdracht project park Vijfhuizen zijn afgedekt. Een aantal voorbeelden (niet uitputtend) hiervan zijn: De opdrachtgever van de aannemer heeft een aantal taken zoals bedoeld in de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV 2012). Een aantal van deze taken is door SMG gedelegeerd aan de Dienst Landelijk Gebied (DLG) zoals de dagelijkse projectleiding, directievoering en toezicht (ingenieursbureau). Ter voorkoming van misverstanden (meerdere stuurlui op één schip) zal de opdrachtlijn (SMG-DLG-Aannemer) worden aangepast in Schap-DLG- Aannemer via een mandatering. Ingeval er sprake is van onvoorziene omstandigheden beslist de opdrachtgever over het wél of niet doorgaan van het werk. Indien er hierbij sprake is van een overschrijding van het door SMG beschikbaar gestelde budget, loopt het recreatieschap een financieel risico. Dit financiële risico is voldoende afgedekt omdat er een aanbestedingsvoordeel is en een post van 10% voor onvoorzien. Indien tijdens de uitvoering van het project zich belangrijke onvoorziene situaties voordoen die grote onvoorziene kosten met zich meebrengen (zoals grondvervuiling) treedt Recreatieschap Spaarnwoude in overleg met de Stichting Mainport en Groen, of haar opvolger, over de (financiële) gevolgen. De meerkosten vallen in eerste instantie onder de post onvoorzien binnen de uitvoeringsbegroting. Het project wordt ten dele gefinancierd vanuit EFRO subsidie. De oorspronkelijke subsidiebeschikking (op naam van SMG) is geldig voor de Plesmanhoek, Buitenschot en Park Vijfhuizen. De verantwoordelijkheid voor de EFRO-subsidie (waaronder het Pagina 6 van 7

7 indienen van rapportages etc.) blijft bij de Stichting Mainport en Groen en zal niet worden overgedragen aan het Recreatieschap Spaarnwoude. Het Recreatieschap Spaarnwoude is slechts als medebegunstigde voor de EFRO-subsidie toegevoegd. Indien, onbedoeld, fouten worden gemaakt bij het aanvragen van de definitieve vaststelling van het subsidiebedrag is er een onderschrijding van het beschikbare budget, hierbij loopt het recreatieschap geen financieel risico omdat SMG hoofdbegunstigde blijft. Het schap heeft in de uitvoering wel de verantwoordelijkheid om de kaders die door EFRO aan dit project zijn gesteld, waaronder de realisatietermijn, te bewaken. 4. Bijdrage aan schapsdoelen In principe past het opdrachtgeverschap door gebiedsbeherende partijen binnen het nieuwe beleidskader van de provincie Noord-Holland. 5. Het algemeen bestuur besluit 1. Het project voor de inrichting van Park Vijfhuizen over te nemen van de Stichting Mainport en Groen; 2. Hiertoe in te stemmen met de technische werkafspraken zoals vastgelegd in de brief van 5 juni 2013 met het onderwerp Overdracht project park Vijfhuizen van de Stichting Mainport en Groen; 3. RNH opdracht te geven de inrichting van Park Vijfhuizen op zich te nemen; 4. Een voorschot te doen uit de bestemmingsreserve SMG, ter hoogte van het btw-bedrag dat moet worden afgedragen over het deel van het project dat wordt overgedragen aan het recreatieschap. 6. Vervolg planning aangepast Park Vijfhuizen Publiceren aanbesteding Besluit SMG over haalbaarheid nu Afspraken over risico's en verantwoordelijkheden Aanvragen instemming EFRO met wijziging planning en opdrachtgeverschap Nota van inlichtingen op Bestek Aanbesteding Inschrijven grondoverdracht Kadaster loopt Overdracht gronden aan Spaarnwoude loopt Alle gronden beschikbaar voor inrichting Gunning Directievoering en Toezicht door SMG Gunning aannemer door SMG Overnemen diverse contracten door SPW Oplevering Onderhoudstermijn en financiële afwikkeling Eindafrekening EFRO Pagina 7 van 7