Handleiding Faxdiensten

Handleiding Faxdiensten Auteur: Marketing Datum: 01-10-2014 Versie: 2.0 Aantal bladen: 12 Nummer: 1018

2 P a g i n a Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Beheer E-Fax IN- en E-Fax OUT-diensten... 4 3. E-Fax-overzicht... 5 4. E-Fax IN-diensten... 6 4.1 E-Fax IN bestellen... 6 4.2 E-Fax IN beheren... 6 4.3 E-Fax IN ontvangen berichten... 7 5. E-Fax OUT diensten... 8 5.1 E-Fax OUT bestellen... 8 5.2 E-Fax OUT beheren... 9 5.3 E-Fax OUT verzonden berichten... 10 5.4 E-Fax OUT Nieuw bericht... 11 5.6 E-Fax OUT Uitgaande faxberichten... 12

3 P a g i n a 1. Inleiding Met de dienst E-Fax IN en E-Fax OUT van IP-one bent u in staat om digitaal faxen te ontvangen en versturen. De dienst E-Fax IN zet ontvangen faxen om naar een pdfbestand en mailt deze naar een ingesteld e-mailadres. De dienst E-Fax OUT zet ontvangen e-mails, met als bijlage een pdf- of Wordfile om naar een analoog faxsignaal.

4 P a g i n a 2. Beheer E-Fax IN- en E-Fax OUT-diensten De order interface voor de dienst E-Fax IN en E-Fax OUT kunt u vinden door in te loggen op onze online operator site. Via deze site zijn al onze diensten te beheren. Surf naar http://operator.ipone.nl om te beginnen. U wordt dan gevraagd een gebruikersnaam en wachtwoord in te geven. Deze heeft u ontvangen toen uw account is aangemaakt. Mocht u deze niet hebben ontvangen, stuur dan een mail naar backoffice@ipone.nl, dan kunnen wij dit alsnog voor u regelen. Als u bent ingelogd selecteert u de juiste klant en gaat u naar het tabblad E-Fax aan de linkerzijde van uw klanten overzicht. Mocht dit tabblad nog niet aanwezig zijn, dan dient eerst de dienst E-Fax geactiveerd te worden. Het activeren kan gebeuren door rechts boven op het tabblad Ordering te klikken en vervolgens het product E-Fax IN of E-Fax OUT te selecteren.

5 P a g i n a 3. E-Fax-overzicht Via het E-Fax overzicht zijn alle afgenomen E-Fax diensten inzichtelijk op klantniveau te beheren. Wanneer u links in het menu op Mobiel klikt, dan zal een soortgelijk onderstaand overzicht openen. Het E-Fax overzicht bestaat uit twee tabbladen, E-Fax IN en E-Fax OUT. Onder deze twee tabbladen kunt u de instellingen aanpassen van de geactiveerde diensten.

6 P a g i n a 4. E-Fax IN-diensten Via de dienst E-Fax IN worden alle ontvangen faxen als pdf in uw mailbox afgeleverd en zijn deze tevens via Operator te raadplegen. 4.1 E-Fax IN bestellen Selecteer de klant waar voor u de dienst wilt activeren. Ga vervolgens naar Ordering en klik op de knop E-Fax IN. De dienst werkt op basis van emailadres. Per emailadres kunt u faxen ontvangen. Emailadres: Geef hier het emailadres op van de persoon die de fax wilt ontvangen. 4.2 E-Fax IN beheren De dienst E-Fax IN zal worden aangemaakt. Klik vervolgens op het emailadres om een telefoonnummer aan deze E-Fax IN te koppelen. Via de knop nummer Toevoegen kunt u een telefoonnummer aan deze dienstkoppelen. Via de knop Verwijderen, achter het nummer, kunt u het telefoonnummer weer ontkoppelen.

7 P a g i n a 4.3 E-Fax IN ontvangen berichten Behalve dat een ontvangen fax wordt gemaild, worden de faxen ook gedurende enige tijd online bewaard. Onder het tabblad Ontvangen berichten staan alle ontvangen berichten. In bovenstaand overzicht ziet u de datum en tijdstip waarop het bericht is ontvangen, de ruwe bestandsnaam, het telefoonnummer van de afzender, het telefoonnummer van de ontvanger en het moment waarop de mail naar de ontvanger is verstuurd. Door op de bestandsnaam te klikken, kunt u de fax inhoud bekijken. Het handmatig verwijderen van het bericht kan door het selectie vakje voor de fax aan te vinken en op de knop verwijderen te klikken. Via de knop Toon filters kunt u zoeken op afzender, bestemming, emailadres of periode. Mocht het zo zijn dat u geen faxen in uw e-mail ontvangt, controleer dan eerst of de fax is binnen gekomen. Als de fax in dit overzicht staat is de mail mogelijk in uw spambox terecht gekomen.

8 P a g i n a 5. E-Fax OUT diensten Via de dienst E-Fax OUT kunt u faxen verzenden naar een traditionele fax aansluiting via uw mailclient of Operator. U stuurt een e-mail met als bijlage een pdf- of Word-file of u upload deze bestanden via Operator en geeft daarbij aan naar welk telefoonnummer de fax moet worden verzonden. 5.1 E-Fax OUT bestellen Selecteer de klant waar voor u de dienst wil activeren. Ga vervolgens naar Ordering en klik op de knop E-Fax OUT. De dienst werkt op basis van telefoonnummer (deze zal als afzendernummer gebruikt worden). Als u meerdere faxnummers heeft, dan dient u voor ieder nummer een fax-out dienst aan te maken. Afzendernummer: Selecteer hier het afzendernummer welke met de uitgaande fax meegegeven dient te worden. Anoniem verzenden: Als u geen nummer wilt meesturen vink dan de selectie box aan. Whitelist IP: Deze optie wordt alleen gebruikt als u een eigen mail server draait met daar aan een extern IP-adres gekoppeld. U hoeft dan geen certificaat per mail user te gebruiken. Header: Geef hier op welke header er moet worden meegestuurd in uw fax. Klik vervolgens op de knop opslaan en de dienst is geactiveerd.

9 P a g i n a 5.2 E-Fax OUT beheren De dienst E-Fax OUT zal worden aangemaakt. Klik vervolgens op het telefoonnummer om een e- mailadres aan deze E-Fax OUT te koppelen. Onder het kopje Gekoppelde E-mailadressen kunt u emailadressen toevoegen welke van dit afzendernummer gebruik mogen maken. Om dit te kunnen controleren eisen wij dat het e-mailadres welke gebruikt wordt een SMIME certificaat meestuurt. Zie de handleiding SMIME-certificaat aanvragen voor meer informatie over hoe u dit certificaat kunt aanvragen en instellen. Via de knop Toevoegen kunt u een nieuw e-mailadres toevoegen. Via de knop Bewerken kunt u de instellingen voor het geselecteerde e-mailadres wijzigen. Via de knop Verwijderen kunt u het geselecteerde e-mailadres verwijderen. Afzendernummer: Geef hier het afzender nummer op waarmee het email adres moet kunnen uitbellen. E-mailadres: Geef hier het email adres op van de gebruiker die de fax gaat versturen. Whitelist IP: Als er gebruik word gemaakt van een eigen mail server, dan is het niet verplicht om een certificaat te gebruiken. Geef hier het IP-adres in van uw eigen mail server. Via de knop opslaan kunt u de instellingen toevoegen aan het geselecteerde afzendernummer.

10 P a g i n a 5.3 E-Fax OUT verzonden berichten De door u via e-mail verzonden faxen kunnen ook online bekeken worden. Onder het tabblad verzonden Berichten vindt u deze berichten terug. Door op het bericht te klikken kunt u de inhoud van de fax bekijken. Onder het kopje status kunt u de status van het bericht bekijken. De status kan meerdere weergaven hebben. Deze statusmeldingen ontvangt u overigens ook als e-mail. Draft: Fax is aangemaakt, er kunnen documenten worden toegevoegd. In wachtrij: De fax staat klaar om te worden verwerkt tot fax. Wordt verwerkt: De fax wordt op dit moment verstuurd en is nog niet afgeleverd. Verzonden: De fax is afgeleverd bij de ontvanger. Mislukt: De fax is niet afgeleverd bij de ontvanger. Bezet: Het gebelde nummers is in gesprek. Ongeldig nummer: Het nummer, wat als bestemming is ingegeven, is niet correct. Mocht een fax niet verzonden zijn, dan kunt u via de knop Kopieer als Nieuw nogmaals de fax aanbieden. Standaard zal een fax automatisch drie maal worden aangeboden.

11 P a g i n a 5.4 E-Fax OUT Nieuw bericht Het is mogelijk om via de portal een fax te versturen, zonder dat u daarvoor een e-mail hoeft te sturen. Via de knop Nieuw bericht kunt u een fax aanmaken. Via onderstaande pagina kunt u simpel faxen verzenden naar meerdere bestemmingen tegelijkertijd.

12 P a g i n a Afzendernummer: Welk afzender nummer moet worden meegegeven. Anoniem verzenden: Vink deze optie aan als u met nummer afscherming aan wilt zetten. Bestemming: Geef hier het telefoonnummer van de ontvanger op. Extra bestemming: Geef hier eventuele extra ontvanger op. Faxbestand: Selecteer de te verzenden fax (moet in formaat pdf of WORD) Direct verzenden: Direct na het opslaan verzenden? (anders kunt u eventueel nog meer documenten toevoegen) Aantal pogingen: Selecteer hier het aantal bel pogingen wat moet worden gedaan om de fax te verzenden. 5.6 E-Fax OUT Uitgaande faxberichten Na het toevoegen van een fax bericht via operator komt u in het uitgaande faxberichten overzicht. In dit overzicht kunt u een aantal handelingen uitvoeren. Het is mogelijk om via de knop Bestand toevoegen en extra bestand aan de fax toe te voegen. Via de knop Fax verzenden kunt u de klaarstaande fax verzenden. Via het selectie hokje voor het klaarstaande bericht kunt u het bericht verwijderen. Selecteer het hokje voor het bericht en druk op de knop Verwijderen. Via een klik op het bericht kunt u de klaarstaande fax bekijken.