Windows XP SP 3 Machtigingen in Outlook en Outlook webmail Bestemd voor: Medewerkers Versie: 0.2 Datum: 02-03-2009 Eigenaar: SSC ICT
Machtigingen in Outlook en Outlook webmail Machtigingen gebruiken op persoonlijke en functionele mailboxen 1 Inleiding In de PDC staat globaal beschreven wat voor mailfunctionaliteiten er beschikbaar zijn voor iedere medewerker van de TU Delft. In dit document wordt er vanuit gegaan dat u de normale dagelijkse mail functionaliteit van Outlook en Outlook Webmail al beheerst. In deze handleiding wordt toegelicht hoe u verschillende onderdelen van uw Outlook account (of van een functionele mailbox) kunt delen met andere gebruikers en hoe u van die machtingen gebruik kunt maken. Dit betekent dat u andere mensen toestemming kunt geven om vanuit hun eigen emailaccount bijvoorbeeld mail te sturen in uw naam of bijvoorbeeld uw agenda bij te houden. Een andere gebruiker machtigen om uw mail/agenda te gebruiken werkt alleen als u beiden werkt via de Microsoft Exchange Server van de TU Delft, dus als u beiden uw TU mail gebruikt. Om iemand toegang te geven tot een onderdeel van uw Outlook account (iemand een zogenaamde delegate te maken) volgt u de stappen die in de hoofdstukken 1.2 tot 1.4 zijn beschreven. 2 Machtigingen 2.1 Iemand basistoegang geven tot onderdelen van uw Outlook account 1. Open Outlook en ga in het hoofdmenu via Tools naar Options... 2. In het Options window gaat u naar het tabblad Delegates. Druk hier op de knop Add.. 3. Zoek de persoon die u wilt machtigen en klik op OK. 4. In het window dat opent kunt u per onderdeel van uw Outlook account aangeven wat voor toegang de persoon mag hebben. Klik vervolgens op OK. 1
5. Druk op Apply en vervolgens op OK om de instellingen op te slaan. De delegate kan nu direct gebruik maken van de nieuwe machtigingen. 2.2 Iemand machtigen tot uitgebreide toegang tot uw inbox Om de mailbox van iemand anders in uw eigen Outlook hoofdscherm te kunnen openen, moeten er naast de hiervoor beschreven stappen nog eental dingen ingesteld worden op de mailbox van die andere persoon. Het is alleen voor de folder Inbox en zijn subfolders nodig om dit te doen, voor het agenda en de andere Outlook items hoeft dit niet. 1. Klik met de rechtermuisknop op de hoofdfolder van uw inbox en kies uit het menu: Properties for Mailbox -.... 2. In het venster dat opent gaat u naar het tabblad Permissions. Klik vervolgens op de knop Add... 2
3. Zoek de persoon die u wilt machtigen uw inbox te gebruiken en klik op OK. 4. Kies vervolgens een permission level voor die persoon en geef eventueel in meer detail aan wat die persoon wel en niet mag doen in uw inbox. 5. Klik op Apply en vervolgens op OK. De andere persoon kan nu uw mailbox zichtbaar maken in zijn hoofdscherm. Hoe dit moet leest u in hoofdstuk 1.4. 2.3 Gebruik maken van toegekende machtigingen op een inbox Indien u ertoe gemachtigd bent en u regelmatig e-mailberichten, van bijvoorbeeld uw directeur, dient te beantwoorden, dan kunt u het postvak van deze persoon zichtbaar maken in uw eigen hoofdscherm in Outlook. 1. Start Outlook 2. Klik in het menu Tools op E-mail Accounts.... 3
3. Klik vervolgens op View or change existing e-mail accounts en daarna op Next. 4. Microsoft Exchange Server is geselecteerd, klik nu op Change. 5 Klik nu op More settings : 5. Ga naar het tabblad Advanced en klik op Add : 6. Vul de naam in van het postvak (als het een functionele mailbox betreft) of van de persoon wiens postvak u wilt toevoegen aan uw account en klik OK. 4
7. Druk vervolgens op Apply en OK om uw instellingen te bevestigen. 8. Klik op Next 9. Klik op Finish 10. Restart uw Outlook. De mailbox van de andere persoon is nu voortaan in uw hoofdscherm van Outlook als een folder onder uw eigen inbox folders te benaderen. 2.4 Mail versturen namens iemand anders Wanneer u gemachtigd bent als Auteur of Redacteur op de inbox van iemand anders dan kunt u ook namens die persoon berichten verzenden. De ontvanger van het bericht ziet in het vak From als eerste de naam van degene die het bericht heeft verzonden alsmede de naam van de persoon uit wiens naam de mail is verzonden, bijvoorbeeld: Jan Jansen on behalf of Anton Botersloot. Het veld From wordt echter niet standaard weergegeven en zal moeten worden geactiveerd in uw Outlook: 1. Klik op New (bericht) en ga in het hoofdmenu naar View. Vink in dit submenu aan: From Field. 5
2. Als het goed is verschijnt nu een extra veld genaamd From... Bij From... vult u de naam in van de persoon namens wie u de mail verstuurd. Voorbeeld Jan Jansen stuurt een mail aan Anton Botersloot in naam van Johan de Wit. Jan vult dus in het From -veld van de e-mail de naam in van Johan de Wit. De afzenderinfo in de mail die bij Anton aankomt zal er uit zien zoals links afgebeeld. 3 Functionele mailboxen 3.1 Definitie van een functionele mailbox Een functionele mailbox is een niet-persoonlijk mailadres voor een project, onderdeel, evenement e.d. binnen een faculteit of ondersteunende dienst, bijv. secr-ewitudelft.nl. De mailbox heeft een eigenaar die de mailbox beheert en een aantal gedelegeerden die er ook mee werken. Bij de aanvraag van de mailbox worden door SSC-ICT de machtigingen verzorgd, dit hoeft de eigenaar dus niet zelf te doen. Het gebruik van een functionele mailbox is in de praktijk vrijwel identiek aan een normaal emailaccount. 3.2 Openen van een functionele mailbox Een functionele mailbox is te gebruiken net als een gedelegeerde mailbox van een andere persoon en kan dus onder het eigen account geopend worden zoals beschreven in hoofdstuk 1.4. 4 Openen van een gedelegeerde of functionele mailbox in Outlook Webmail U kunt ook Outlook Webmail gebruiken om iemand anders mailbox te openen (als u daartoe gemachtigd bent) of om gebruik te maken van een functionele mailbox. Type in uw internet browser het volgende adres in de adresbalk: https://webmail.tudelft.nl/exchange/j.jansentudelft.nl (en vervang hierbij J.Jansentudelft.nl door het e-mail adres van de persoon of functionele mailbox die u wilt openen). Na het openen van de website krijgen gebruikers van Internet Explorer het nevenstaande scherm te zien. Kies bij Client voor de Basic versie van de webmailclient: 6
Gebruikers van andere webbrowsers zullen het nevenstaande scherm te zien krijgen. Merk op dat de optie voor een Premium of Basic versie van de client niet beschikbaar is. Na het inloggen krijgt u alleen de mappen en Outlook itmes te zien waar u toegang toe heeft. Opmerking Indien u na het inloggen met uw NetID hetzelfde blanco inlogscherm weer terugkrijgt, dan heeft degene die u heeft gemachtigd waarschijnlijk niet op alle niveaus de juiste machtigingen doorgevoerd. Laat hem of haar de machtigingen nogmaals controleren. In het geval van een functionele mailbox dient de eigenaar ervan contact op te nemen met het Servicepunt om ICT te laten kijken naar de machtigingen op de mailbox. 7