HILAB Procesbeschrijving Van opdrachtaanvraag tot beëindiging project 6-6-2016
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding... 2 1.1 Doel van het proces... 2 1.2 Rollen en relaties (HiLab)... 2 Hoofdstuk 2 Overzicht primair proces... 2 2.1 Borgen initiatief... 3 2.2 Besluitvorming... 3 2.3 Opstellen Business Case en Plan... 3 2.4 Inrichten Projectorganisatie... 3 2.5 Uitvoeren project... 3 2. 6 Beëindigen project... 3 Hoofdstuk 3 Borgen initiatief... 5 3.1 Binnengekomen opdrachtaanvraag... 5 3.2 Registreren opdrachtaanvraag... 5 3.3 Overleg HiLab/SB Informatisering... 5 3.4 Opdrachtaanvraag bespreken... 5 Hoofdstuk 4 Besluitvorming... 7 4.1 Overleg HiLab Portfolio Board... 7 4.2 Prioriteit vaststellen... 7 4.3 Verbinden met partners... 8 4.4 Informeren indiener opdrachtaanvraag... 8 Hoofdstuk 5 Inrichten projectorganisatie... 9 5.1 Voldoende capaciteit binnen HiLab?... 9 5.2 Studenten werven... 9 5.3 Studenten aannemen... 9 5.4 Studenten inwerken + bezettingsplan invullen... 9 Hoofdstuk 6 Uitvoeren project... 11 6.1 Opstellen backlog... 11 6.2 Sprintplanning... 11 6.3 Uitvoeren sprint... 11 6.4 Sprint retrospective + review... 12 Hoofdstuk 7 Beëindigen project... 13 7.1 Project afronden... 13 7.2 project opleveren... 13
Hoofdstuk 1 Inleiding Dit document beschrijft het primaire proces van HiLab: van opdrachtaanvraag tot beëindigen van het project. 1.1 Doel van het proces Het doel van het primaire proces van HiLab is het uitvoeren van opdrachten. 1.2 Rollen en relaties (HiLab) In dit hoofdstuk worden de rollen en relaties binnen HiLab beschreven. Hiermee wordt het duidelijk wat de relaties zijn van de betrekkende rollen bij HiLab. Opdrachtgever o De opdrachtgever is de persoon of organisatorische eenheid die HiLab opdracht geeft voor het uitvoeren van activiteiten dan wel het leveren van producten of diensten. Accountmanager o Intermediair tussen de opdrachtgever en HiLab. De accountmanager onderhoudt het contact met de opdrachtgever en zorgt bij beslismomenten voor een uitvoerbare beslissing van de opdrachtgever. HiLab Portfolio Board (PGB) o Het PB bestaat uit de projectleider, technisch en functioneel beheer, webmaster en Senior medewerkers en beslist o.b.v. criteria of een opdracht binnen HiLab kan worden uitgevoerd en indien van toepassing welke prioritiet de opdracht krijgt. Projectteam o Het projectteam voert de opdracht uit. Agile-Coach o De agile-coach is verantwoordelijk voor het scrum-proces. Hij zorgt ervoor dat scrum op de juiste manier ingezet wordt. Product-Owner o De product-owner is verantwoordelijk voor het bijhouden van de Product Backlog, door het vertegenwoordigen van de belangen van alle stakeholders.
Hoofdstuk 2 Overzicht primair proces In dit hoofdstuk wordt het overkoepelende proces van HiLab beschreven. In de verdere hoofdstukken wordt er per proces dieper op ingegaan. Aan het einde van dit hoofdstuk staat een flowdiagram van dit proces. 2.1 Borgen initiatief Als een opdrachtgever een opdracht heeft voor HiLab wordt deze geregistreerd door de accountmanager waar de aanvraag is binnengekomen. Indien het een mogelijke opdracht voor HiLab zou kunnen zijn, wordt dit ook geregistreerd. Deze aanvragen worden tijdens het DMO-overleg samen met SB Informatisering besproken om te beoordelen of het daadwerkelijk iets voor HiLab is. Als het iets voor HiLab is, wordt er een afspraak gemaakt met de opdrachtgever om de vraag te bespreken. Dit wordt verder uitgelegd in hoofdstuk 3. 2.2 Besluitvorming Tijdens de besluitvorming wordt er door de HiLab Portfolio Board definitief besloten of de opdracht door HiLab uitgevoerd gaat worden. Dit gebeurt aan de hand van 5 criteria. De eerste criteria bepaalt of de opdracht door HiLab uitgevoerd kan worden en de andere criteria bepalen de prioriteit van de opdracht. Dit wordt verder uitgelegd in hoofdstuk 4. 2.3 Opstellen Business Case en Plan Als na de besluitvorming blijkt dat de opdracht binnen HiLab uitgevoerd kan worden, wordt er een business case en plan gemaakt voor het project. In de business case en plan staan onder andere de resultaten van het project beschreven en worden de randvoorwaarden en de risico s benoemt. 2.4 Inrichten Projectorganisatie Bij het inrichten van de projectorganisatie wordt er eerst een bezettingsplan opgesteld. Daarna wordt er gekeken of er studenten beschikbaar zijn om de opdracht uit te voeren. Als dit het geval is wordt het bezettingsplan ingevuld. Als er geen studenten beschikbaar zijn, moeten er studenten geworven worden. Dit kunnen studenten zijn die op zoek zijn voor een stageplek, maar ook studentmedewerkers. Als de studenten aangenomen worden, krijgen ze een contract. In het geval van een stage is dit het stagecontract. Dit wordt verder uitgelegd in hoofdstuk 5. 2.5 Uitvoeren project Tijdens het uitvoeren van het project wordt er gewerkt met Agile. Dit kan bij softwareontwikkeling gebruikt worden om op een flexibelere manier te werken dat de traditionele (waterval)methoden. Een van de methoden van Agile is scrum. Dit wordt verder uitgelegd in hoofdstuk 6. 2. 6 Beëindigen project In de laatste week van het project rondt het projectteam het project af. Dit gebeurt zodanig dat de opdrachtgever een applicatie ontvangt die geïnstalleerd kan worden. Samen met de applicatie wordt ook de bijbehorende documentatie opgeleverd aan de opdrachtgever. Indien het anders met de opdrachtgever is overlegd, wordt de documentatie ook op DocuWiki geplaatst, en de code op BitBucket. Dit wordt verder uitgelegd in hoofdstuk 7.
Procesflow diagram Overzicht primair proces
Hoofdstuk 3 Borgen initiatief In dit hoofdstuk wordt het proces Borgen initiatief besproken. Aan het einde van het hoofdstuk staat een flow diagram van het proces. 3.1 Binnengekomen opdrachtaanvraag Opdrachtaanvragen kunnen via verschillende kanalen binnenkomen bij HiLab. Deze verschillende kanalen zijn: via lectoren, docenten, onderzoekers en via mond-tot-mond reclame. De opdrachtaanvragen komen binnen bij één van de accountmanagers: Projectleider/Accountmanager Accountmanager Accountmanager Accountmanager Accountmanager Jose Eggink Erwin de Beer Ronald van Dijk Jos Bos Johan Blok 3.2 Registreren opdrachtaanvraag De accountmanager bij wie de opdrachtaanvraag is binnengekomen, registreert de vraag in JIRA. In Jira kan onder andere het volgende geregistreerd worden: Meldingstype; Samenvatting; Omschrijving; Indiener van de opdracht; Rol van de indiener; Organisatieonderdeel. De vraag wordt ook gelabeld met HiLab indien het een mogelijke opdracht voor HiLab is. 3.3 Overleg HiLab/SB Informatisering Wekelijks vindt er een overleg plaats met SB Informatisering om te kijken welke opdracht er zijn binnengekomen. Tijdens het overleg worden de opdrachtaanvragen besproken en wordt er bepaalt welke partij de opdracht oppakt. Als een opdracht door HiLab wordt opgepakt, wordt er ook besproken welke accountmanager de vraag oppakt. 3.4 Opdrachtaanvraag bespreken Als er besloten is dat een aanvraag mogelijk iets voor HiLab is, neemt de accountmanager contact op met de opdrachtgever. Tijdens het gesprek wordt de vraag besproken en worden de eventueel ontbrekende gegevens aangevuld. Als de vraag nog niet voldoende helder is, dan wordt er nog een keer verdiept in de vraag. De informatie die tijdens het gesprek vergaard wordt, kan bij de geregistreerde vraag in Jira aangevuld worden.
Procesflow diagram Borgen Initiatief
Hoofdstuk 4 Besluitvorming Tijdens de besluitvorming wordt besloten of de opdrachtaanvraag wordt aangenomen. Dit gebeurt door de (HiLab) Portfolio Board. Hiervoor gebruikt de PB 5 criteria om de gedefinieerde opdrachtomschrijving te beoordelen. De criteria zijn nog niet volledig uitgeschreven, deze worden nu globaal bepaald. 4.1 Overleg HiLab Portfolio Board Als tijdens het overleg met SB Informatisering is besloten dat de opdracht een HiLab project kan zijn, wordt de opdracht door het Portfolio Board besproken. Het Portfolio Board bestaat uit de HiLab coördinator en senior medewerkers. 4.2 Beoordelen opdrachtaanvraag Het Portfolio Board bepaalt aan de hand van 5 criteria of de opdracht door HiLab uitgevoerd kan worden. Het eerste criterium bepaalt of de opdracht daadwerkelijk binnen HiLab uitgevoerd kan worden, de andere criteria bepalen de prioriteit van de opdracht. Hoe hoger de prioriteit van een opdracht, hoe eerder er aan de opdracht begonnen wordt. 4.2.1 Past het in het onderwijs? Het derde criterium is de vraag of het project door studenten/junior medewerkers uitgevoerd kan worden. HiLab bestaat grotendeels uit studenten/junior medewerkers. Het is daarom belangrijk om te weten of het project door hen uitgevoerd kan worden. Indien dit niet het geval is, is de prioriteit van het project lager dan als het wel uitgevoerd kan worden door studenten/junior medewerkers. 4.2.2 Innovatief karakter & relatie met onderzoek? Als een opdracht voldaan is aan het eerste criterium, wordt er gekeken of de opdrachtaanvraag voldoet aan het tweede criterium. Bij het tweede criterium wordt gekeken of de opdracht een innovatief karakter heeft en of er een relatie met onderzoek is. 4.2.3 Experimenteel karakter of een standaardvoorziening door SB Informatisering of het werkveld? Met de derde criterium wordt er bekeken of de opdracht experimenteel karakter heeft. Het kan voorkomen dat de applicatie/dienst een paar dagen niet beschikbaar is. Dit moet geen problemen opleveren voor de opdrachtgever. Daarnaast wordt er ook gekeken of er een standaard voorziening door SB Informatisering of het werkveld geleverd kan worden. HiLab wil SB Informatisering of het werkveld niet in de weg lopen. 4.2.4 Kan HiLab leveren qua mensen en middelen? Bij het vierde criterium wordt gekeken of er binnen HiLab voldoende capaciteit is om de opdracht uit te voeren. Indien dit niet het geval is moeten er mensen aangenomen worden of wordt de opdracht in de wacht gezet of afgewezen. 4.2.5 Heeft opdrachtgever voldoende budget? Bij het zesde en laatste criterium wordt er gekeken of de opdrachtgever voldoende budget heeft om de kosten, die tijdens het project gemaakt worden, te kunnen dekken. De kosten die gemaakt gaan worden, worden inzichtelijk gemaakt door een standaard offerte.
4.3 Verbinden met partners Als een opdracht niet binnen HiLab uitgevoerd kan worden, wordt dit gecommuniceerd naar SB Informatisering. Zij zullen dan de opdracht op zich nemen. Indien dit het geval is, wordt dit gecommuniceerd naar de opdrachtgever. 4.4 Informeren indiener opdrachtaanvraag Als de opdracht is beoordeelt door het Portfolio Board wordt de indiener van de opdrachtaanvraag geïnformeerd over het besluit. Procesflow diagram Besluitvorming
Hoofdstuk 5 Inrichten projectorganisatie Als na de besluitvorming blijkt dat een project binnen HiLab uitgevoerd kan worden, kan de projectorganisatie ingericht worden. Er wordt een bezettingsplan opgesteld waarin staat wie er aan het project gaan werken en wat de taken zijn. Aan het einde van het hoofdstuk staat een flowdiagram van het proces. 5.1 Voldoende capaciteit binnen HiLab? Als een project is aangenomen, wordt er gekeken of er voldoende capaciteit is om de opdracht uit te voeren. Als er studenten/student-medewerkers beschikbaar zijn wordt het opgestelde bezettingsplan aangepast. Indien er geen capaciteit beschikbaar is, moeten er studenten geworven worden. 5.2 Studenten werven Indien er geen studenten/medewerkers beschikbaar zijn, moeten er studenten geworven worden. Nadat er studenten geworven zijn, moeten de studenten aangenomen worden. 5.3 Studenten aannemen Voor het aannemen van de studenten moeten de studenten contracten tekenen. Als het om studenten gaat die stage gaan lopen bij HiLab, moeten ze een stagecontract tekenen. Bij het contract horen ook het loonheffing-formulier, declaratieformulier en een kopie van hun ID. Als het om studenten gaat die al stage gelopen hebben bij HiLab, maar nu als studentmedewerkers verder gaan binnen HiLab, moeten ze ook een contract tekenen inclusief de formulieren. 5.4 Studenten inwerken + bezettingsplan invullen Als de contracten getekend zijn, worden de studenten ingewerkt door de Agile-coach. Het inwerken van studenten neemt een week in beslag. Tijdens deze week is er een workshop scrum, waar de studenten mee gaan werken. Daarnaast wordt het bezettingsplan ook aangepast.
Procesflow diagram Inrichten projectorganisatie
Hoofdstuk 6 Uitvoeren project Projecten binnen HiLab maken gebruik van de Agile-methode. Binnen de projecten wordt er met scrum gewerkt, een methodiek waarmee complexe en bewerkelijke problemen kunnen aanpakken, terwijl ze productiever en creatiever producten kunnen leveren van de hoogst mogelijke waarde. Bij de meeste projecten worden er met verschillende sprints gewerkt van een nader te bepalen lengte. De lengte wordt gebaseerd op de grootte van het project. Als er sprake is van een oriënterende stage is het gebruikelijk om sprints van zeven dagen te gebruiken. Hierdoor wordt er voor gezorgd dat het desbetreffende project ook voldoende sprint gerealiseerd kunnen worden. Indien er sprake is van een verdiepende stage is het mogelijk om sprints van veertien dagen te gebruiken 6.1 Opstellen backlog Als het project is gestart, wordt er eerst een backlog opgesteld. Op de backlog staan de resterende userstory s voor het op te leveren applicatie/dienst. 6.2 Sprintplanning Tijdens de sprintplanning worden de userstory s gepland die in de sprint uitgevoerd gaan worden. De userstory s die uitgevoerd gaan worden krijgen een bepaald aantal punten door middel van pokerplanning. De punten die aan een userstory gegeven kunnen worden zijn: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 10, 20 & 40. Tijdens pokerplanning wordt er door het projectteam gekeken hoeveel punten de userstory s krijgen. Hoe meer punten de userstory heeft, hoe moeilijker het ingeschat wordt door het projectteam. 6.3 Uitvoeren sprint Als de sprintplanning is gemaakt, wordt de sprint uitgevoerd. Tijdens de sprint probeert het projectteam de taken van de sprintplanning af te krijgen. Elke ochtend is er een daily stand-up met de agile-coach. Er wordt dan verteld wat er de afgelopen dag is gebeurd en wat er vandaag gaat gebeuren. Ook worden de eventuele problemen besproken. Tijdens het uitvoeren van de sprint houden de ontwikkelaars een dagboek bij waarin staat wat er elke dag is ontwikkeld, welke oplossingen gekozen zijn en waarom ze gekozen zijn. Tijdens de review worden deze keuzes ook besproken.
6.4 Sprint retrospective + review De sprint wordt afgesloten met de sprint retrospective. Tijdens deze bijeenkomst kijkt het projectteam samen met de agile-coach terug op de sprint. Ze bespreken wat goed ging en wat fout ging in de sprint. Dit heeft als doel om ervoor te zorgen dat in de volgende sprints niet dezelfde fouten gemaakt kunnen worden. Tijdens de sprint review bekijken het projectteam en de belanghebbenden het resultaat van de sprint. Dit kan door middel van een demo. De sprint review heeft als doel feedback te verzamelen van de product-owner. De feedback die verzameld wordt kan mee naar de volgende sprint genomen worden. Als na de retrospective blijkt dat het project nog niet af is, begint het verhaal opnieuw. Er wordt een sprintplanning gemaakt, de sprint wordt uitgevoerd en de retrospective. Als blijkt dat na de retrospective het project klaar is, wordt het project afgerond. Dit wordt verder uitgelicht in hoofdstuk 7. Procesflow diagram Uitvoeren project
Hoofdstuk 7 Beëindigen project Als het einde van het project in zicht is, wordt het project afgerond in de laatste week. Aan het einde van het hoofdstuk staat een flowdiagram van het proces. 7.1 Project afronden In de laatste week van het project wordt het project zo afgerond zodat de kennis van de applicatie/dienst gewaarborgd wordt. Daarnaast wordt de applicatie zo afgerond zodat de opdrachtgever het in gebruik kan nemen. 7.2 project opleveren Een project kan op twee manieren afgerond zijn. Dit kan zijn als de stageperiode voorbij is, of dat de applicatie/dienst klaar is. Als een project afgerond is en de applicatie/dienst is klaar, dan wordt deze opgeleverd aan de opdrachtgever/product-owner. Daarnaast wordt ook de documentatie opgeleverd aan de opdrachtgever. Indien het anders is overlegd met de opdrachtgever, wordt de documentatie en code van de applicatie ook opgeslagen op DocuWiki en BitBucket. Procesflow diagram Beëindigen project