Stichting Belbus Schoonhoven Jaarverslag 2014
Inhoudsopgave: AFFICHE T.B.V.DE SENIOREN IN SCHOONHOVEN 1 Inhoudsopgave pag. 1 1. Inleiding pag. 2 1.1 Vooronderzoek oprichten belbus 1.2 Vorming bestuur 1.3 Oprichten stichting belbus 2. Doelstelling van de Stichting Belbus Schoonhoven e.o. pag. 4 3. Uitwerken samenwerking met Gemiva-SVG groep pag. 4 4. Overige noodzakelijke acties om tot realisatie van de belbus te komen. pag. 4 5. De start van de belbus pag. 5 2
5.1 Ontwikkeling algemeen. 5.2 Ontwikkelingen aantal cliënten Gemiva en senioren wat deelnemer is van de belbus 6. Vrijwilligers pag. 7 7. Financieel jaarverslag 2014 en begroting 2015 pag. 8 7.1 Balans 31-12-20146.2 7.2 Winst- en Verliesrekening 2014 en begroting 2015 8. Ontwikkelingen in 2015 pag. 9 1. Inleiding: 1.1.Vooronderzoek oprichten belbus Op verzoek van de gemeente Schoonhoven heeft de Stichting SWOS (Stichting Welzijn Ouderen Schoonhoven) van af september 2012 een onderzoek uitgevoerd naar de haalbaarheid van een z.g. Belbus als alternatieve vervoersmodaliteit voor senioren in Schoonhoven. Uiteindelijk heeft dit geleid tot het aanbieden van een rapport aan de gemeente Schoonhoven in oktober 2013, met als belangrijkste conclusie dat een belbus haalbaar zou zijn, onder voorwaarde dat er voldoende vrijwilligers zich zouden aanmelden als chauffeur, bijrijder, centralist of bestuurslid. Om hierover zekerheid te krijgen is via het huis-aan-huisblad Het Kontakt aangekondigd dat op 6 februari 2014 een avond zou worden georganiseerd waarop potentiele vrijwilligers zich zouden kunnen aanmelden voor de belbus. Op deze avond waren meer dan 50 personen aanwezig, waarvan een groot gedeelte zich uiteindelijk als vrijwilliger heeft aangemeld voor de diverse functies. 1.2. Vorming bestuur 3
De vrijwilligers die hadden aangegeven dat zij geïnteresseerd waren in een bestuursfunctie zijn korte tijd later bijeengekomen om tot de vorming van een bestuur te komen. De samenstelling daarvan met de taken was als volgt: B. Hallebeek, voorzitter tevens lid dagelijks bestuur F. Bruëns, secretaris en plv. voorzitter tevens lid dagelijks bestuur Kees van Nes, penningmeester tevens lid dagelijks bestuur Adrie de Pater, rollend materieel Hans Straver, vrijwilligers Piet Boogaers, administratie en plv. penningmeester Rinus Hollermans, werving deelnemers De voorzitter is in het najaar van 2014 afgetreden en die functie is ad interim voor de rest van 2014 waargenomen door Kees van Nes. 1.3 Oprichten Stichting Belbus Op 3 april 2014 is bij notaris Vonk in Schoonhoven de akte gepasseerd voor de oprichting van de Stichting Belbus Schoonhoven en omgeving, met als vestigingsadres Oranjeplaats 45B, 2871 TL, Schoonhoven. Op 7 april 2014 is deze stichting ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 60415533. Snel na het inschrijven bij de KvK, op 12 april 2014, heeft de belastingdienst de stichting schriftelijk benaderd om o.a. vast te stellen of de stichting al dan niet BTW plichtig was. De conclusie was dat de stichting inderdaad BTW plichtig en daarom werd ook een BTW nummer toegewezen. 2. Doelstelling van de Stichting Belbus Schoonhoven e.o. De doelstelling van de stichting Belbus-Schoonhoven e.o. is het vervoeren van deur tot deur van senioren (55+) en mensen met een lichamelijke en/of verstandelijke beperking binnen de gemeente Schoonhoven om zo te voorkomen dat zij in een sociaal isolement raken en om met dit vervoerssysteem hun mogelijkheid tot deelname aan het maatschappelijk en sociaal verkeer te vergroten. 3. Noodzakelijke acties om tot realisatie van de belbus te komen. Nadat zekerheid was verkregen over een aantal belangrijke randvoorwaarden als financiering van de investeringen, vergoedingen voor het vervoer van cliënten en kantoorruimte zijn met grote voortvarendheid de volgende acties ondernomen: In totaal 38 bestuursvergaderingen zijn de volgende acties ingezet (een selectie): 4
1. Werven van klanten (deelnemers) 2. Aanvragen van offertes voor een personenbusje, ombouw hiervan om het geschikt te maken voor vervoer van één of meerdere rolstoelen 3. Werven van vrijwilligers 4. Zoeken naar kantoorruimte en het opzetten van een kantoor- en wachtruimteomgeving 5. Opzetten en bijhouden van een website en een logo 6. Overleg met collega-ondernemingen (bijvoorbeeld Krimpen aan den IJssel) om een goede start te kunnen garanderen 7. Maken van een elektronisch rittensysteem 8. Maken van roosters voor vrijwilligers 9. Het opzetten van conceptplannen voor de organisatie met bijbehorende protocollen, handleidingen etc. 10. Opzetten en bijhouden van een financieel systeem en het openen van een rekening 11. Met de belastingdienst overeen te komen teruggave van BPM en BTW 12. Opzetten ICT-infrastructuur 13. Reclame-inkomsten vanuit advertenties op de bussen 14. Zorgen voor een goede communicatiestructuur voor de vrijwilligers 15. Het laten drukken van folders ter verspreiding onder alle 60+ers in Schoonhoven met de benodigde informatie over hoe men zich kan aanmelden als deelnemer of vrijwilliger, de prijzen voor het vervoer van senioren, de rijtijden, telefoonnummers, e-mailadressen etc. 16. Opzetten van een vervangingingspoule voor zieke en afwezige vrijwilligers 17. Organiseren van cursussen voor chauffeurs en bijrijders 18. Regelen van testritten voor de chauffeurs en bijrijders 19. Aanschaffen en organiseren van communicatieapparatuur tussen centrale en bus(sen) 20. Aanschaffen van een 2 e bus 5. De start van de belbus Na het verlenen van de opdracht voor een bus en de ombouw daarvan was duidelijk dat de bus vanaf half augustus 2014 beschikbaar zou zijn voor het vervoer. Ondertussen was ook in de loop van juli 2014 het kantoor aan de Gentiaan 2, in Schoonhoven-oost betrokken, was de ICT infrastructuur operationeel en kon dur inderdaad op 18 augustus 2014 de eerste ritten worden uitgevoerd. Dit kan men met recht een grote prestatie van alle betrokkenen noemen: op 6 februari 2014 was de bijeenkomst om vrijwilligers te werven en iets meer dan 6 maanden later was er BELBUS IN ACTIE 5
een compleet bedrijf, met als juridische structuur een stichting, opgericht en operationeel. Compleet gerund met en door vrijwilligers! 5.1 Ontwikkeling algemeen. Na de start van de belbus bleek al snel dat ook de St. SWOS geïnteresseerd was in vervoer voor mensen met beginnende dementie, die twee dagen in de week, maandag en donderdag, naar een dagopvang gaan op de Oranjeplaats. Ook kwam de vraag of wij in staat zouden zijn ook mensen met een beperking uit Schoonhoven naar de buurtsuper Attent in Ammerstol te vervoeren. Dit bleek echter met de beschikbare bus en het gevraagde tijdstip onmogelijk te realiseren. Bovendien bleek al snel dat s middags tussen 15.15 en 16.45 uur, veel behoefte was van senioren om na een middagactiviteit weer naar huis gebracht te worden. Dit was met de rolstoelbus niet te realiseren vanwege verplichtingen aan klanten met een rolstoel. Om de genoemde knelpunten op te lossen is in december 2014 een gebruikte personenbus uit een faillissement aangeschaft, waarmee de mogelijkheid ontstaat om begin 2015 mensen met een beperking naar de buurtsuper Attent in Ammerstol te vervoeren en s middags senioren te vervoeren voor 15.40 uur en na 16.15 uur. 5.2. Ontwikkelingen deelnemers van de belbus Binnen de groep van mensen met een beperking hebben in de loop van 2014 de begeleiders van het Thomashuis in Schoonhoven te kennen gegeven dat de bewoners hiervan geen gebruik meer wilden maken van de belbus. Het aantal bewoners van de woonlocaties Fleminghof en De Populier bedroeg, samen met twee thuiswonenden mensen met een beperking uit Bergambacht, tussen de 11 en 13. Het aantal senioren wat deelnemer is van de belbus is vanaf 18 augustus tot 31 december gestegen van 0 tot ca. 40. Naar de dagopvang bij de SWOS werden eind december 6 personen twee maal per week heen en terug vervoerd en daarnaast zijn eind december 2014 er nog 31 senioren ingeschreven als deelnemer aan de belbus. 6. Vrijwilligers Om een organisatie als de Stichting Belbus financieel gezond te laten zijn, zijn vrijwilligers onontbeerlijk. Van belang is dat deze vrijwilligers het gevoel hebben tot een organisatie te behoren met als doel het beantwoorden aan de vervoersvraag van de senioren in Schoonhoven en dat met hart en ziel willen doen. Daarin zijn we als Stichting geslaagd. We hebben op 31-12-2014 48 vrijwilligers waarvan 28 chauffeurs en 5 bijrijders, 9 centralisten en 6 bestuursleden (de functie van voorzitter is vacant). Gesteld kan worden dat de vrijwilligers zeer betrokken zijn bij de organisatie en de Belbusorganisatie het wel en wee van de vrijwilligers op haar beurt behartigt. Aan het einde van het jaar 2014 hebben alle vrijwilligers een kerstpakket ontvangen en bij ziekte of anderszins wordt contact opgenomen met betrokkenen. In ons bestuur is een bestuurslid belast met de (zorg om) vrijwilligers. Een ander bestuurslid is verantwoordelijk voor de rijvaardigheidstesten. 6
De secretaris is verantwoordelijk voor de gehele interne organisatie. Ons organisatieschema is op de website terug te vinden. De dienstroosters worden in nauwe samenwerking met de vrijwilligers opgesteld en het is te allen tijde mogelijk om wijzigingen aan te brengen in de indeling. De roosters zijn in te zien op het kantoor en in de website waarin elke vrijwilliger met een wachtwoord op een beveiligd gedeelte kan komen. Op de website staat het vrijwilligersreglement, een document dat als leidraad dient voor ons vrijwilligersbeleid. Ons motto is dat vrijwilligheid geen vrijblijvendheid is daarom conformeren de vrijwilligers zich aan dit vrijwilligersreglement. ONZE VRIJWILLIGERS DRUK IN DE WEER 7. Financieel jaarverslag 2014 en begroting 2015 7.1 Balans 31-12-2014 Omschrijving Activa Passiva Bussen 50.939 Inventaris 881 Lening (8 jaar) 46.875 Kas 118 RABO bank 6.536 Vooruit ontvangen bedragen 15.216 BTW R/C 1.898 Crediteuren 374 Saldo verlies 2.093 Totaal 62.465 62.465 7.2 Winst- en Verliesrekening 2014 en begroting 2015 7
W & V rekening 2014 Begroting 2015 Omschrijving Debet Credit Debet Credit Eenmalige opstartkosten Website, software, ICT 5.611 Drukwerk, advertenties, PR 1.326 Diverse 1.224 Eenmalige bijdragen Gemeente Schoonhoven 5.000 Sponsoren 1.800 Subt.eenmalige kosten en bijdragen 8.161 6.800 Exploitatiekosten Afschrijvingen 4.225 11.117 Exploitatiekosten bussen 2.403 10.175 Rente leningen 1.569 1.781 Kantoor- en bureaukosten 2.202 6.030 Contributies, abonnementen 51 756 Reclame en advertenties 500 Kosten vrijwilligers & representatie 1.003 1.250 Training vrijwilligers 125 250 Diverse kosten 285 1.275 Subt. exploitatiekosten 11.863 33.134 Exploitatie opbrengsten Inkomsten vervoer en busreclame 11.131 38.238 Saldo verlies / winst 2.093 5.104 Totaal 20.024 20.024 38.238 38.238 7.3 Toelichting op de balansposten 1 Afschrijvingen: De nieuwe rolstoelbus, een VW Crafter, wordt afgeschreven in 5 jaar met een restwaarde van 10%. De tweedehands Mercedes bus wordt afgeschreven in 5 jaar met een restwaarde van 2.000,--. Computers en randapparatuur wordt afgeschreven in 3 jaar. 2 Lening: De ondershandse lening moet worden afgelost in 8 jaar, het rente percentage bedraagt 4%. 3 Vooruit ontvangen bedragen: Dit betreft vooruit ontvangen reclamevergoedingen op de bussen en vooruitbetaalde vervoersvergoedingen in 2014. 8. Ontwikkelingen in 2015 8
De belangrijkste ontwikkelingen en voornemens voor 2015 zijn de volgende: 1. Vervoer van cliënten van en naar AC Buurtsuper Attent in Ammerstol m.i.v. 15 januari 2015 2. Veranderen van tariefstructuur voor senioren. Het is in 2014 gebleken dat het vaste maandtarief dat in rekening werd gebracht van 6,- een te hoge drempel lijkt te zijn voor de doelgroep. Besloten is om m.i.v. 1 februari 2015 dit vaste bedrag terug te brengen naar 2,- per maand en de ritprijzen te verhogen. 3. Het gebied waarin senioren vervoerd worden zal afhankelijk van het aantal deelnemers in Schoonhoven, stapsgewijs uitgebreid worden tot tenminste Ammerstol en mogelijk andere kernen rondom Schoonhoven zoals Vlist, Cabauw en Polsbroek. 4. In februari zal gestart worden met een PR actie om meer deelnemers te werven in Schoonhoven en nieuwe deelnemers in Ammerstol en evt. andere kernen als Vlist. 5. Samen met de nieuwe gemeente Krimpenerwaard zal onderzocht worden of er op een aantal dagdelen per week een vaste vervoersdienst mogelijk gemaakt kan worden tussen Schoonhoven en de gemeentelijke loketten in Bergambacht en Stolwijk. 6. Overleg met soortgelijke vervoersdiensten in de gemeente Krimpenerwaard Schoonhoven, 31 januari 2015. 9