Hoofdstuk 31: Controleren 31.0 Inleiding Het is heel eenvoudig om wijzigingen aan te brengen in Excel, maar daardoor is het tegelijk ook gemakkelijk om fouten te maken. Het is dus aan te raden om je werk te controleren als je klaar bent. Het tabblad Controleren in Excel geeft je een aantal hulpmiddelen om de volgende taken uit te voeren: Taalcontrole, Opmerkingen en Wijzigingen. 31.1 Taalcontrole Taalcontrole is een functionaliteit die nuttiger is in een applicatie voor tekstverwerking zoals Word. Dit is gedeeltelijk zo omdat, normaal gezien, meer woorden handmatig ingetypt worden in applicaties zoals Word en gedeeltelijk omdat Excel dikwijls niet de uiteindelijke vorm is voor het resultaat (in tegenstelling tot Word of PowerPoint). Als gevolg daarvan worden de vier controlefuncties zelden gebruikt. Spelling De spellingscontrole werkt op dezelfde manier als in Word. Stel dat je een document hebt dat bijna afgewerkt is: dan: Controleren > Spelling En alle spellingfouten die je over het hoofd gezien hebt, zullen gemarkeerd worden en alternatieven om de fout te corrigeren zullen voorgesteld worden: 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 31: Controleren
en de spellingfout Orzaak is gevonden. Er zijn nog andere manieren ingebouwd om spelfouten in invoer tegen te gaan, zoals Gegevensvalidatie (zie hoofdstuk 12 voor meer informatie over dit onderwerp). Als er een spellingfout is die meerdere keren voorkomt, dan kan het nuttig zijn om een Zoeken en vervangen uit te voeren. Onderzoeken, Synoniemenlijst en Vertalen Deze functionaliteiten zorgen ervoor dat de informatie met betrekking tot de actieve cel online kunt zoeken, terwijl je binnen Excel blijft. Je hoeft daarvoor dus geen webbrowser te openen. Je hoeft alleen op het pictogram te klikken nadat je de actieve cel geselecteerd hebt en aan de rechterkant zal er een paneel verschijnen met de gewenste informatie. Het nut hiervan is beperkt, gedeeltelijk omdat je alleen toegang krijgt tot de bronnen die Excel voor je geselecteerd heeft en gedeeltelijk ook omdat je online moet zijn om er gebruik van te kunnen maken. 31.2 Opmerkingen Opmerkingen zijn notities die je kunt toevoegen aan een cel en die geen invloed hebben op de inhoud van de cel.. Zij kunnen getoond worden (linker omcirkeld voorbeeld) of verborgen blijven (rechter voorbeeld, waarbij alleen een klein rood driehoekje zichtbaar is in de rechterbovenhoek van de cel): 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 31: Controleren
Het is beter om slechts tijdelijk gebruik te maken van opmerkingen omdat ze of veel plaats innemen op het werkblad (linker voorbeeld) of omdat de gebruiker ze moet openen door met de cursor naar de cel te gaan (rechter voorbeeld). Hoe werkt het? Klik met de rechtermuisknop op de cel waaraan je een opmerking wilt toevoegen: En kies dan voor Opmerking invoegen. Je kunt dan de opmerking invoeren in het opmerkingvenster, waarbij de naam van de gebruiker van de werkmap al ingegeven is: 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 31: Controleren
Je kunt de grootte van het venster met de opmerking aanpassen door de witte cirkels op de hoeken en door de randen te verslepen. Je kunt het hele kader verplaatsen door met de cursor de rand aan te wijzen tot de cursor vervangen wordt door het verplaatsingsicoon: Tonen en verbergen van opmerkingen Als je de opmerking hebt ingevoegd, dan zal het opmerkingsvenster gesloten worden en blijft er alleen een klein rood driehoekje over in de rechter bovenhoek van de cel (zoals hierboven omcirkeld is). Als je wilt dat deze opmerking altijd getoond wordt, klik dan rechts op de cel en kies Opmerking weergeven/verbergen. Afdrukken van opmerkingen Als je hiervoor niets speciaal doet, dan zullen de opmerkingen niet afgedrukt worden. Om ze wel af te drukken: Pagina-indeling > Dialoogvenster voor pagina-indeling > tab Blad > Opmerkingen (in het rood omcirkeld) en selecteer Zoals weergegeven op het blad. 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 31: Controleren
Alternatieven Opmerkingen kunnen een nuttig hulpmiddel zijn in de communicatie met collega s waarmee je samen aan een werkmap werkt. Echter, ze kunnen ook omslachtig zijn in het gebruik en ze zijn minder duidelijk voor het aanduiden van de gegevenskenmerken als bij het gebruik van kleurcodes. Ook het toevoegen van een kolom met uitleg kan een goed alternatief zijn. 31.3 Wijzigingen bijhouden (of Wijzigingen markeren ) Als je een werkmap deelt met collega s en je wilt bijhouden wie welke aanpassingen aangebracht heeft, dan kan Wijzigingen bijhouden nuttig zijn. Als je het punt bereikt hebt vanaf waar je de wijzigingen wilt gaan bijhouden, klik dan op: Controleren > Wijzigingen > Wijzigingen bijhouden > Wijzigingen markeren dan wordt het volgend venster getoond: 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 31: Controleren
Vink het eerste (omcirkelde) vakje aan om het proces te beginnen. De volgende drie velden zorgen ervoor dat je kunt bepalen welke wijzigingen moeten worden bijgehouden/gemarkeerd per tijdstip, persoon en plaats binnen de werkmap. Als je alleen geïnteresseerd bent in wijzigingen in een bepaald deel van je werkmap, vink dan het laatste vakje aan. Laat Wijzigingen markeren op het scherm aangevinkt. Je wijzigingen (en die van collega s) zullen dan bijgehouden worden: 2010 Excel with Business 6 Hoofdstuk 31: Controleren