Office 2010 is in vele opzichten niet meer te vergelijken

Transcriptie

1 Het nieuwe smoeltje van Office 2010 Otto Slijkhuis Office 2010 is in vele opzichten niet meer te vergelijken met Office 97. In 1996 werd Office 97 geïntroduceerd met als intern versienummer 8. Nu 13 jaar later zijn we toe aan versie 14 oftewel Office Er is in die tijd heel veel gebeurd: vele functionaliteiten zijn verbeterd en toegevoegd en ook het smoeltje (de interface) heeft een ware metamorfose ondergaan. In plaats van de bekende menubalken van Office is voor het eerst in Office 2007 gebruik gemaakt van het 'Lint'. Het is juist die wijziging die voor vele gebruikers de overstap naar Office 2010 erg lastig maakt, hoewel de overstap waarschijnlijk iets minder lastig is dan naar Office In dit artikel gaan we de spiksplinter nieuwe interface van Office 2010 verkennen. Ik richt me daarbij op Word 2010, omdat die het meest wordt gebruikt en de andere onderdelen van Office 2010 een vergelijkbare interface hebben. naast deze werkbalk. Hierna verschijnt een snelmenu waarin je een daarin genoemd opdracht aan de werkbalk kunt toevoegen of met de optie Onder het lint weergeven de werkbalk kunt verplaatsen. Wil je andere, dan in het snelmenu genoemde, opdrachten toevoegen kies dan Meer opdrachten... en kies in het daarop volgende dialoogvenster de gewenste opdrachten uit en klik op Toevoegen. Eerst de interface De interface oftewel het smoeltje van Office 2010 is in alle Office-onderdelen vergelijkbaar m.u.v. de specifiek voor de applicatie bedoelde functies. Logisch, want in een toepassing als Excel zitten nu eenmaal een hele reeks opdrachten die specifiek voor een rekenblad zijn. Datzelfde geldt voor de andere Office-onderdelen. We concentreren ons op de samenstelling van de interface van Word Noot: in de schermafbeeldingen wordt ook het tabblad Ontwikkelaars getoond. Dat zal niet standaard bij iedereen worden getoond. Wanneer je Word 2010 start, zie je bovenaan in plaats van een menu met werkbalken diverse tabbladen met daaronder alle bij een bepaalde groep horende functies. We noemen dit onderdeel Het Lint. Direct boven het Lint bevindt zich de werkbalk Snelle toegang. Onder het Lint hebben we het documentvenster met aan de rechterkant allerlei bladerfuncties en onderaan werkbalken voor onder meer het Beeld. Ik zal ze allemaal hierna kort bespreken. Werkbalk Snelle toegang In het venster linksboven het Lint bevindt zich de werkbalk Snelle toegang. Standaard zijn daar enkele pictogrammen in geplaatst zoals Opslaan, Ongedaan maken en Herhalen. Met een enkele muisklik kun je deze opdrachten snel uitvoeren. Je kunt deze werkbalk zelf aanpassen. Klik daartoe op het pijltje direct Blader-functies Aan de rechter zijde van de interface bevindt zich de bladeroftewel scroll-balk. Met de schuifregelaar kun je door langere documenten bladeren. Helemaal boven aan het begin van deze bladerbalk is een pictogram geplaatst, waarmee je de liniaal kunt aan- of uitzetten. Met de dubbele pijltjes onderaan kun je met een bepaalde hoeveelheid ruimte in een document bladeren. Door op het knopje daartussen te klikken zul je een lijst met mogelijke bladerafstanden (zoals pagina, tabel, voetnoot etc.) zien waaruit je een keuze kunt maken. 2

2 De interface van Office 2010 (Word 2010) Met de werkbalk Snelle toegang kun je opdrachten met een enkele muisklik uitvoeren. Je kunt de werkbalk aanpassen door daar zelf extra opdrachten aan toe te voegen. Klik daarvoor op het pijltje in de werkbalk en selecteer opdrachten in het snelmenu of voeg zelf toe met Meer opdrachten... Het lint minimaliseren of in volle omvang tonen. Kan ook met de sneltoetsen <Ctrl+F1> Werkbalk Snelle toegang Het lint is de vervanging van de in Office 97 t/m Office 2003 bekende menu- en werkbalkopdrachten. Het lint bestaat uit verschillende tabbladen, genaamd naar een soort bewerking (Bestand, Start, Invoegen, Pagina-indeling, Verwijzingen, Verzendlijsten, Controleren, Beeld en Ontwikkelaars. Wanneer je een bepaald tabblad selecteert zullen alle opdrachten van die soort bewerking worden getoond. Het Lint Documentvenster In het documentvenster wordt Aan de linker zijde onderin het scherm bevindt zich de Statusbalk met de inhoud van het actuele handige informatie. Zo wordt uiterst links het actuele paginanummer document getoond. getoond, daarnaaast het aantal gebruikte woorden, een symbool waarmee wordt aangegeven of er taalfouten zijn gevonden (open boek met rood kruis) en tenslotte de actieve taal voor het taalprogramma. Door met de rechter muisknop op de Taakblak te klikken kun je meer informatie in de Statusbalk laten zien. Werkbalk Beeld In de werkbalk Beeld kun je kiezen voor een andere beeldweergave. Van links naar rechts zijn dat Afdrukweergave, Lezen in volledige scherm, Weblay-out, Overzicht en Concept. Direct daarnaast wordt met een percentage de mate van vergroting van het beeld getoond en met de schuifregelaar kun je het document op het beeldscherm vergroten of verkleinen. Bladerfuncties Met de bladerfuncties kun je door grotere documenten bladeren. Met de enkele pijltjes blader je steeds één regel vooruit of achteruit. Met de dubbele pijltjes blader je standaard met één pagina. Door op de punt te klikken tussen de dubbele pijltjes kun je zelf kiezen met welke hoeveelheid je steeds wilt bladeren, zoals per sectie, op, voetnoot etc. Met de schuifregelaar bepaal je zlf de posiitie in het document met de ingedrukte linker muisknop. 3

3 Werkbalk Beeld Rechtsonder in de interface is een werkbalk geplaatst waarmee je snel het beeld kunt aanpassen. Door op de pictogrammen te klikken kun je (van links naar rechts) respectievelijk de Afdrukweergave, Lezen in volledig scherm, Web lay-out, Overzicht of Concept weergave instellen. Met de schuifregelaar kun je het document op het beeldscherm verkleinen of vergroten. Het lint: overal in Office 2010 Microsoft heeft alle menu's en werkbalken in Office 2010 vervangen door het Lint. Word, Excel, Powerpoint, Access en ook Outlook maken gebruik van het Lint. Vanaf Office 2007 heeft Microsoft voor het Lint gekozen ter vervanging van de menu- en werkbalkopdrachten. Na een periode van gewenning is hier prima mee te werken. In al deze programma's geldt dat alle opdrachten per soort activiteit zijn gebundeld. Zo'n activiteit is bijvoorbeeld Pagina-indeling. Onder dit tabblad vind je in Word opdrachten zoals marges, kolomindeling, papierformaat, inspringing, regelafstanden, uitlijnen enzovoorts. Naast de standaard tabbladen worden ook contextgevoelige tabbladen getoond. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer je in een tabel staat. Dan zal in de kop van het Lint een extra tab Tabellen worden getoond met allerlei opdrachten om de tabel verder te bewerken. Maar ook bij afbeeldingen, diagrammen, WordArt, kop- en voetteksten, tekstvakken en organigrammen worden dergelijk extra tabbladen getoond, zodra je deze hebt ingevoegd of geselecteerd. Hulpmiddelen De overgang van menu-opdrachten naar het lint is voor vele gebruikers in het begin erg lastig. Toch treedt er na enige tijd gewenning op en is er prima mee te werken. Microsoft realiseert zich dat en heeft verschillende hulpmiddelen op internet geplaatst waarmee je de overgang naar het lint kunt leren. Naast allerlei online lessen en trainingen zijn er ook interactieve demo's en overzichten waarin de verschillen met oudere Office-versies worden gedemonstreerd. Kijk hiervoor maar eens op: Onderdelen van het Lint Het Lint bestaat uit verschillende tabbladen, waarbij ieder tabblad de opdrachten bevat die voor die taak bedoeld zijn. Zo vind je onder het tabblad Invoegen opdrachten zoals tabellen, afbeeldingen, voeten kopteksten enzovoorts. Elk tabblad bevat groepen van bij elkaar horende opdrachten. Onder het tabblad Start vind je bijvoorbeeld de groep Alinea met opdrachten die te maken hebben met de opmaak van een alinea. In elke groep staan verschillende soorten knoppen. Je hebt knoppen die direct de daaarvoor bestemde opdracht uitvoeren, zoals Vet, Cursief etc. Er staan ook knoppen met direct ernaast een lijstpijl. Zodra je op zo'n lijstpijl klikt ontvouwt zich een menu waaruit je een keuze kunt maken. Wanneer je een kleur wilt uitzoeken voor een tekst dan klik je op het pijltje naast de knop Tekstkleur, waarna je een kleur kunt selecteren en activeren. In het voorbeeld hiervoor kun je direct een keuze maken. Er zijn ook knoppen met een lijstpijl, die een vervolgmenu bevatten. Onder sommige groepen bevindt zich in de rechter beneden hoek een vierkant met een pijltje. Wanneer je hierop klikt zal een dialoogvenster worden getoond met dezelfde functies uit die groep. Deze dialoogvensters zulen vertrouwder aanvoelen omdat ze vaak vergelijkbaar zijn met oudere Ofice-versies. Kleiner maken lint Vooral wanneer je weinig ruimte op je beeldscherm hebt voor documenten kan het handig zijn om het lint te verkleinen. Je kunt het lint permanent of voor een korte tijd verkleinen. Tabblad Knop Knop met lijst Dialoogvenster met alle opdrachten 4

4 Lint permanent verkleinen Door op de toetsen <Ctrl+F1> te drukken blijven alleen de tabbladnamen in beeld. Zodra je op één van die groepen klikt zullen de knoppen van die groep (tabblad) weer worden getoond. Je kunt dan een functies selecteren uit die groep en zodra je weer in je document belandt zal het lint weer worden verkleind. Lint tijdelijk verkleinen Je kunt het lint tijdelijk verkleinen door twee maal met de linker muisknop op de naam van het tabblad te klikken. Door nog eens tweemaal op de naam van het tabblad te klikken wordt het lint weer tot de normale afmetingen vergroot. Snelmenu Ook in Office 2010 zijn snelmenu's opgenomen. Zodra je met de rechter muistoets klikt zal een snelmenu verschijnen waaruit je een keuze kunt maken. Het snelmenu, dat hieronder is weergegeven, verschijnt wanneer je met de rechter muisknop op de tekst in Word-document klikt. In Office 2010 wordt dan tevens een kleine werkbalk getoond zodra er een snelmenu verschijnt. Die verschijnt echter niet in alle gevallen. De samenstelling van dit snelmenu is niet altijd hetzelfde en is afhankelijk van wat er zich onder de positie bevindt waar je met de rechter muisknop hebt geklikt. In het voorbeeld is er in een tabel met de rechter muisknop geklikt. In het snelmenu zijn dan ook diverse opdrachten opgenomen waarmee je de tabel kunt bewerken. Zelf het lint aanpassen In Office 2010 is het mogelijk om het lint aan te passen. Om dat te doen klik je met de rechter muisknop ergens in het lint en selecteer je Het lint aanpassen... In het daarop verschijnende dialoogvenster zie je links een lijst met beschikbare opdrachten en rechts alle tabbladen. Wanneer je een opdracht wilt toevoegen dan selecteer je deze uit de linker lijst en klik je op Toevoegen om deze aan het geselecteerde tabblad toe te voegen. Je kunt ook opdrachten verwijderen uit een tabblad door de opdracht in het rechter venster te selecteren en vervolgens op de knop Verwijderen te klikken. Nieuwe tabbladen toevoegen kan met de knop Nieuw tabblad en in een tabblad kun je ook een nieuwe groep aanmaken door te klikken op Nieuwe groep. De naam van een tabblad, een groep of een opdracht kun je wijzigen door deze in het rechter venster te selecteren en vervolgens op de knop Naam wijzigen... te klikken. Om alles weer in de oorspronkelijke staat terug te brengen klik je op Beginwaarden. De aanpassingen (incl. de instellingen voor de werkbalk Snelle toegang) kun je exporteren naar een bestand met de knop Importeren en exporteren, zodat je deze op een andere computer met Office 2010 kunt importeren. Andere aanpassingen (opties) Mini werkbalk Zodra je tekst in een document selecteert verschijnt er een miniwerkbalk. Wanneer je met de muis naar deze werkbalk gaat wordt die duidelijk zichtbaar en kun je één van de vele tekstopties selecteren. Zowel de snelmenu's als de mini werkbalk zijn handige opties om snel bewerkingen uit te voeren. Scherminformatie Zodra je met de muispijl over een knop, een (i) of ander symbool in het lint gaat verschijnt er een venstertje met informatie waarvoor deze dient. In de voorbeeldafbeelding hierna wordt een informatieve tekst getoond zodra je met de muispijl over de opdracht Wijzigingen bijhouden gaat. Het gedrag en uiterlijk van Office is op allerlei manieren te beïnvloeden via Bestand Opties. Je leest daar meer over in het artikel van John Spronk elders in deze Computer Express. 5

5 Het tabblad Start Kopiëren/plakken - lettertype en lettertype-opmaak - Alineaopmaak - Stijlen toepassen - zoeken/vervangen Het tabblad Invoegen Invoegen van pagina's, tabellen, grafische beelden, kop- en voettekst, WorkArt, paginanummer etc. Het tabblad Pagina-indeling Alle opdrachten m.b.t. pagina's zoals marge, formaat, kolommen, markeringen en inspringingen Het tabblad Verwijzingen Het tabblad Invoegen Alle opdrachten m.b.t. verwijzen zoals inhoudsopgave, voetnoot, bijschriften en kruisverwijzingen Het tabblad Verzendlijsten Alle opdrachten waarmee je enveloppen, etiketten en brieven kunt samenvoegen met een verzendlijst 6

6 Het tabblad Controleren Spelling- en grammaticacontrole, vertalen, taalinstelling, wijzigingen bijhouden etc. Het tabblad Beeld Alle opdrachten waarmee de beeldweergave kan worden ingesteld Het tabblad Ontwikkelaars Alle opdrachten waarmee je met VBA, Macro's, invoegtoepassingen en XML kunt ontwikkelen. Dit tabblad is standaard verborgen. Het tabblad Bestand Dit wordt de Backstage-weergave genoemd en is een vervanging van de Office-knop uit Office Hier kun je bestanden en bijbehorende gegevens beheren (maken, openen, opslaan, zoeken, opties instellen en afdrukken) 7

7 Office 2010 Contextgevoelige tabbladen Standaard worden tabbladen in de interface getoond zoals op de vorige pagina's is afgebeeld. Maar Office 2010 kent nog meer tabbladen, die contextgevoelig zijn. Dat wil zeggen dat zodra je in een bepaald object met de cursor staat zal Office een speciaal daarvoor gereserveerd tabblad tonen. In dat tabblad (Hulpmiddelen genoemd) zijn dan alle opdrachten geplaatst waarmee je dat object kunt bewerken. Wanneer je bijvoorbeeld een tabel hebt ingevoegd en je met de cursor in een cel staat zal het tabblad Hulpmiddelen voor tabellen in beeld verschijnen. Op dezelfde manier verschijnen er contextgevoelige tabbladen bij afbeeldingen, kop- en voetteksten, organigrammen, diagrammen, tekenen en tekstvakken. In vele contextgevoelige tabbladen zie je vaak opdrachten die ook in andere tabbladen voorkomen. Het handige is echter dat ze keurig verzameld zijn voor het object waar je op dat moment mee bezig bent. 8