Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, 12 oktober 2010 Nummer voorstel: 2010/100 Voor raadsvergadering d.d.: 16-11-2010 Agendapunt: 5 Onderwerp: Toekomstvisie de Meenthe te Steenwijk. Conceptbesluit: Aan de raad van de gemeente Steenwijkerland wordt voorgesteld te besluiten: 1. kennis te nemen van de eindrapportage Haalbaarheidsonderzoek toekomstvisie- en plannen de Meenthe; 2. in te stemmen met het uitgangspunt dat de kosten voor het onderdeel Evenementenhal voor rekening van de Stichting de Meenthe komen; 3. in te stemmen met het uitgangspunt dat de kosten voor de onderdelen Theater en Overige kosten ten laste van de gemeente komen; 4. in te stemmen met de verdere uitwerking van de toekomstvisie en hieraan gekoppeld de nadere onderbouwing en scherpstelling van de bouwkosten; 5. voor de onder punt 4 genoemde verdere uitwerking een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen van 689.000 6. het voorbereidingskrediet te dekken door te beschikken voor een bedrag van: a. 250.000 ten laste van de stelpost provinciale Convenantsgelden binnen de voorziening Structuurversterkende projecten 2007 2010; b. 250.000 ten laste van de algemene reserve vrij besteedbaar; c. 189.000 ten laste van de reserve Structuurversterkende projecten 2007 2010; Inleiding Op 29 oktober 2008 heeft het bestuur van de Meenthe haar plannen gepresenteerd aan uw raad. De Meenthe wil de marktpositie van het theater en de exploitatie van de evenementenhal versterken. In opdracht van het bestuur van de stichting is destijds een Quick Scan uitgevoerd waarbij een aantal opties werd aangegeven om deze doelen te bereiken. Op 16 december 2008 heeft uw raad besloten: a. een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen van 45.000 voor het aantrekken van een externe projectleider en het uitvoeren van noodzakelijke onderzoeken met betrekking tot de toekomst van De Meenthe; b. dit bedrag ten laste te brengen van de algemene reserve vrij besteedbaar; c. de mogelijkheid tot sponsoring en een eventuele naamsverandering als gevolg hiervan bespreken met het bestuur van de Meenthe en de definitieve standpuntbepaling tevoren aan uw raad ter instemming voor te leggen;
d. aan de continuering van de extra exploitatiesubsidie van 65.000 per jaar de voorwaarde te verbinden dat dit bedrag uitsluitend mag worden besteed aan financieringslasten in verband met de uitbouw van de evenementenhal. Projectleiding en haalbaarheidsonderzoek In maart 2009 hebben wij en het bestuur van de Meenthe aan een extern bureau (La Group / bbn adviseurs ) opdracht gegeven voor de projectleiding van de volgende fase in het proces en het uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek. Er is een stuurgroep ingesteld waarin zitting hebben de portefeuillehouder, de voorzitter van het bestuur van de Meenthe en het hoofd van de afdeling Maatschappelijke Ondersteuning. Tevens is een werkgroep ingesteld waarin zitting hebben de directeur van de Meenthe, de teamleider sport en cultuur van de afdeling Maatschappelijke Ondersteuning en de teamleider ingenieursbureau van de afdeling Openbare Werken. Het inmiddels uitgevoerde haalbaarheidsonderzoek omvat : 1. interne omgevingsanalyse - missie, visie, ambitieniveau en doelstellingen - huidige situatie ( voorzieningen/capaciteiten, activiteiten,bezoekers e.d.) - sterkten en zwakten met het oog op vernieuwing/uitbreiding de Meenthe - analyse van de historische financiële resultaten 2. externe omgevingsanalyse - landelijke trends en ontwikkelingen - concurrentieanalyse ( inclusief relevante nieuwbouwplannen) - wensen en behoeften van potentiële afnemers 3. beoordeling toekomstvisie en plannen de Meenthe - interne omgeving versus externe omgeving - beoordeling toekomstvisie- en plannen de Meenthe 4. nadere uitwerking - bouwkundige aspecten en consequenties - financiële consequenties ( investeringen, exploitatiebegroting en subsidiebijdrage) 5. overige aspecten en eindrapportage - huidige eigendomsverhoudingen ( de gemeente versus de Meenthe) - eventuele wijzigingen eigendomsverhoudingen n.a.v. visie/plannen - globaal advies over eventueel realiseren van aanvullende voorzieningen - opstellen en bespreken (concept) eindrapportage. Eind oktober 2009 is de eindrapportage aangeleverd en door de stuurgroep akkoord bevonden. Het beschikbaar gestelde voorbereidingskrediet van 45.000 is besteed aan projectleiding, de verschillende onderzoeken en eindrapportage met adviezen. Conclusies uit haalbaarheidsonderzoek In de stuurgroepvergadering van 15 januari 2010 zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd en aan ons college voorgelegd. Wij hebben deze uitgangspunten overgenomen. Algemeen. Het haalbaarheidsonderzoek laat serieuze mogelijkheden zien de marktpositie van het theater en de exploitatie van de evenementenhal te versterken. Het rapport geeft goede aanwijzingen hoe dat mogelijk kan worden gemaakt. 2
Maatregelen gerelateerd aan Wet- en regelgeving. Het rapport geeft aan dat diverse maatregelen noodzakelijk zijn om aan de huidige wet- en regelgeving te voldoen. Deze maatregelen moeten worden genomen. Uiteraard zullen de te nemen maatregelen waar nuttig en nodig gekoppeld worden aan andere aanpassingen van de accommodatie. Wij zijn van mening, dat deze kosten voor rekening van de gemeente komen. Evenementenhal. Het haalbaarheidsonderzoek laat zien dat meer evenementen en economische activiteiten kunnen worden binnengehaald. Daardoor is een verbetering van de exploitatie mogelijk. Wel zijn bouwtechnische aanpassingen nodig, zoals uitbreiding, kolomvrij maken, egaliseren vloer. De sportactiviteiten zullen, met uitzondering van de RSG, elders moeten worden ondergebracht. Deze uitplaatsing dient gekoppeld te worden aan de bouw van een nieuwe sporthal. Door de stuurgroep is voorgesteld, dat de kosten van de aanpassingen van de evenementenhal voor rekening van de Stichting de Meenthe komen. Theater. De grote zaal wordt uitgebreid van 420 naar 550 stoelen. Als optie wordt meegenomen de mogelijkheid voor het realiseren van een vestzaktheater. Enerzijds biedt de vergroting van de grote zaal meer mogelijkheden tot het contracteren van gezelschappen met grotere producties. Anderzijds is deze zaal minder beschikbaar en ook minder geschikt voor kleine theaterproducties. Dit geldt met name ook voor amateurgezelschappen. Dit kan worden opgelost door het realiseren van een kleine zaal ofwel vestzaktheater. Wij erkennen in het theater een groot gemeentelijk belang. Naar onze mening dienen de kosten van de aanpassingen van het theater dan ook ten laste van de gemeente te komen. Parkeren. Voor de inrichting van de directe omgeving, en dan met name ten behoeve van het parkeren, ligt het in de rede een relatie te leggen met het project ontwikkeling stationsomgeving. Zoals u bekend is zijn voor de aanpak van de stationsomgeving afspraken gemaakt met gedeputeerde staten in het kader van het Convenant Stad Steenwijk provincie Overijssel. In samenhang daarmee wordt het parkeerplan ontwikkeld. De te maken kosten voor de herinrichting van het openbaar gebied dienen dan ook betrokken te worden binnen de financiële kaders van het Convenant. Aanvullingen. Er is een overzicht van werkzaamheden opgesteld waarmee het gehele besluitvorming- en bouwproces in beeld wordt gebracht. Hieraan zijn, in overleg met de stuurgroep, de volgende punten toegevoegd : 1. de plannen vallen binnen de bouwgrenzen van het bestemmingsplan 2. de totale kosten van alle aanpassingen worden geraamd op maximaal 6,87 miljoen, gebaseerd op de cijfers uit het haalbaarheidsonderzoek inclusief de kosten van een eventueel vestzaktheater 3. technisch onderzoek wijst uit dat bij de uitbreiding van de evenementenhal een aantal kolommen kan vervallen. Dit is in het belang van de gebruiksmogelijkheden van de hal. 4. vanwege de eigendomssituatie en btw aspecten zal het bestuur van de Meenthe de formele opdrachtgever worden voor de eventuele bouw- en verbouwingsactiviteiten. Vanuit de gemeente, afdeling bouwkunde, zal expertise en alle benodigde ondersteuning worden geboden tijdens deze activiteiten 3
5. een nieuw onderdeel is de optie de horecafunctie nu midden in het gebouw naar de voorkant van het gebouw te brengen. Daarmee ontstaat de mogelijkheid de voorkant meer gezicht te geven, er meer leven in te brengen en daarmee het gebouw beter te presenteren. Voor het aanpassen van de gevel en gevelrenovatie zijn kosten geraamd in het financieel overzicht. Voor het verplaatsen van de horecafunctie zijn nog geen kosten geraamd. Deze optie verdient nader onderzoek. 6. door aanpassing van de voorgevel ontstaat tevens de mogelijkheid een vestzaktheater te realiseren aan de voorzijde van het gebouw. Voor de kosten van deze kleine zaal is een bedrag opgenomen in het financieel overzicht. 7. gezien de omvang van de investeringen is het zinvol na te gaan hoe om te gaan met het eigendom van de accommodatie, nu eigendom van de Stichting. Afgesproken is dat bij de verdere uitwerking van de toekomstvisie een onderzoek wordt ingesteld naar de voor- en nadelen voor beide partijen van een wijziging in de eigendomssituatie. 8. het college zal worden geïnformeerd over de voortgang en verzocht zal worden een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen voor concretisering van de plannen. Kostenramingen Door Lagroup / bbn adviseurs zijn de investering- en verbouwingskosten als volgt geraamd: Onderdelen ten laste van ten laste van de Meenthe de gemeente A. Evenementenhal 1. Aanpassen/uitbreiden ventilatie en verbeteren geluidsisolatie 589.000 2. Plaatsen van mobiel podium en mobiel inschuifbare tribune 1.351.000 Totaal exclusief btw 1.940.000 B. Theater 1. Capaciteit theaterzaal vergroten naar 550 stoelen 2.430.000 2. Opknappen kleedruimtes begane grond 97.000 3. Opknappen vergaderruimten 43.000 4. Vestzaktheater 600.000 5. Verplaatsen horecafunctie p.m Totaal exclusief btw 3.170.000 C. Overige kosten opgave Openbare werken 1. Optimalisering gebouw 353.000 2. Kwaliteitsverbetering inclusief gevelaanpassing 720.000 3. Parkeerterrein 0 4. Bijkomende kosten 689.000 Totaal exclusief btw 1.762.000 Op basis van de voorlopige kostenramingen gaan wij er van uit, dat 1.940.000 voor rekening van Stichting de Meenthe komt en een bedrag van 4.932.000 ten laste van de gemeente. In de Programmabegroting 2010 2013 is alleen uitgegaan van de aanpassing en uitbreiding van de theaterzaal alsmede de evenementenhal. De kostenraming voor deze twee onderdelen zijn thans vergelijkbaar met de toen berekende investeringskosten van 4.6 miljoen. De toename van de investeringskosten is verklaarbaar als gevolg van een aantal toevoegingen, waaronder de post overige kosten ad. 1.762.000 en de bouwkosten van 600.000 voor een vestzaktheater. Ook is bij het opstellen van de ramingen uitgegaan van maximale kosten. 4
Bij de verdere uitwerking van de toekomstvisie zullen de investeringskosten nauwkeuriger worden begroot. Daarnaast zullen werkzaamheden beter op elkaar worden afgestemd waardoor dubbele kosten kunnen worden voorkomen. Wij gaan er dan ook zondermeer van uit dat de ramingen naar beneden kunnen worden bijgesteld. Definitieve keuzes over welke onderdelen wel of niet worden meegenomen, zoals de gevelaanpassing en vestzaktheater, zullen te zijner tijd aan uw raad worden voorgelegd. Op verzoek van het bestuur van de Meenthe hebben wij een globale raming gemaakt van volledige nieuwbouw in combinatie met verplaatsing naar een andere locatie. Deze kosten worden ingeschat op een bedrag van om en nabij de 15 miljoen. Naar onze mening kan een eventuele verplaatsing, op basis van deze ruwe inschatting, niet aan de orde zijn. Investeren met Gemeenten In de Programma-begroting 2010 2013 heeft u de benodigde middelen via de diverse reserves gereserveerd voor de volgende projecten: herinrichting Gedempte Steenwijkerdiep herinrichting Gasthuispoort restauratie / renovatie strategische en markante binnenstadspanden transformatie en uitbouw de Meenthe regionale sportboulevard centrumontwikkeling Vollenhove; Voorpoortgebied centrumontwikkeling Oldemarkt centrumontwikkeling Kuinre en Scheerwolde N333 1 e fase Biomassaproblematiek Elektrisch varen Het bestuurlijk overleg tussen provincie en gemeente heeft op 4 december 2009 en op 25 mei 2010 plaatsgevonden. Met dit bestuurlijk overleg wordt een eerste stap gezet voor een meerjarige samenwerking. De systematiek die is ingevoerd met Investeren Met Gemeenten voorziet in een gefaseerde aanpak die de mogelijkheid biedt om met elkaar in gesprek te blijven over gezamenlijke investeringen. Bij gezamenlijk gedragen investeringen stelt de provincie toelatingseisen. Een project wordt toegelaten tot het investeringsprogramma wanneer verondersteld wordt dat uitvoering een provinciaal belang kan dienen en een provinciale rol aannemelijk zou kunnen zijn. Echter bij de verdere stappen van planindiening zal het provinciaal belang aangetoond moeten zijn. Het moge duidelijk zijn dat de belangen van de provincie en de gemeente niet altijd parallel lopen. In de aanloop van het eerste bestuurlijk overleg verschilden wij behoorlijk van mening met gedeputeerde staten over het provinciaal belang van een viertal projecten, waaronder de transformatie en uitbouw van de Meenthe tot regionaal theater - en cultuurcentrum. Tijdens het bestuurlijk overleg van 4 december 2009 hebben wij gedeputeerde staten, met inachtneming van elkaars verantwoordelijkheid en respect voor ieders opvatting, kunnen overtuigen van het belang van de Meenthe niet alleen voor de gemeente maar ook voor de regio. Gedeputeerde staten hebben dan ook geconcludeerd dat de functie van de Meenthe als bovenlokale culturele infrastructuur van provinciaal belang is en dat dit de titel voor de provincie is om te investeren in de Meenthe. Thans zijn wij in overleg met de provincie om na te gaan op welke onderdelen de provinciale co financiering kan worden ingezet alsmede de hoogte van de bijdrage. Zodra hier meer duidelijkheid over is zullen wij u hierover zo spoedig mogelijk berichten. 5
Voorbereidingskrediet Aan de verdere uitwerking van de toekomstvisie is ook de nadere onderbouwing en scherpstelling van de bouwkosten gekoppeld. Dit is niet alleen voor partijen van belang, maar ook noodzakelijk om duidelijkheid te kunnen geven aan de provincie inzake de co financiering. Teneinde deze werkzaamheden te kunnen uitvoeren is het noodzakelijk dat uw raad een voorbereidingskrediet beschikbaar stelt. Het gaat om een bedrag van 689.000. In de dekking kan worden voorzien overeenkomstig de gereserveerde bedragen in de Programmabegroting 2010 2013. Voorstel Wij stellen u voor: 1. kennis te nemen van de eindrapportage Haalbaarheidsonderzoek toekomstvisie- en plannen de Meenthe opgesteld door Lagroup / bbn adviseurs; 2. in te stemmen met het uitgangspunt dat de kosten voor het onderdeel Evenementenhal voor rekening van de Stichting de Meenthe komen; 3. in te stemmen met het uitgangspunt dat de kosten voor de onderdelen Theater en Overige kosten ten laste van de gemeente komen; 4. in te stemmen met de verdere uitwerking van de toekomstvisie en hieraan gekoppeld de nadere onderbouwing en scherpstelling van de bouwkosten; 5. voor de onder punt 4 genoemde verdere uitwerking een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen van 689.000 6. het voorbereidingskrediet te dekken door te beschikken voor een bedrag van: a. 250.000 ten laste van de stelpost provinciale Convenantsgelden binnen de reserve Structuurversterkende projecten 2007 2010; b. 250.000 ten laste van de algemene reserve vrij besteedbaar; c. 189.000 ten laste van de reserve Structuurversterkende projecten 2007 2010; Vervolgstappen Na instemming van uw raad, zullen wij de volgende stappen in gang zetten: de diverse bouwactiviteiten hebben een directe samenhang. Ook vanuit een oogpunt van efficiëntie zal een integraal ontwerpplan worden gemaakt, derhalve voor de gehele accommodatie het ontwerp wordt doorgerekend en de verdeling van de kosten wordt uitgewerkt op basis van de deelnemende partijen, te weten de gemeente en Stichting de Meenthe de externe bijdragen en subsidiestromen voor zowel de Stichting als de gemeente worden verder uitgewerkt een onderzoek wordt ingesteld naar de eigendomssituatie van het totale complex en de wenselijkheid alsmede de mogelijkheid van een wijziging hierin het totaalplan zal in fasen gerealiseerd moeten worden omdat niet alle verbouwactiviteiten kunnen worden uitgevoerd in één rustperiode van mei tot september deze fasering zal worden meegenomen bij de verdere uitwerking van de gehele planvoorbereiding alsmede verwerkt in de kostenberekeningen aangegeven wordt hoe de programmering indien nodig - kan worden aangepast gedurende de bouwactiviteiten voor het parkeren wordt een plan ontwikkeld waarbij het project stationsomgeving in het kader van het Convenant leidend zal zijn 6
Zodra bovengenoemde vervolgstappen zijn uitgewerkt en afgerond zullen wij het voorlopig ontwerp, de financiële onderbouwingen alsmede de mogelijkheden voor sponsoring en provinciale co financiering ter besluitvorming aan uw raad voorleggen. Dit voorstel omvat tevens het eventueel beschikbaar stellen van een uitvoeringskrediet en zal, indien van toepassing, ook nadere informatie geven over een eventuele naamsverandering. Expliciet zullen bij uw raad terugkomen op de vraag of een wijziging in de eigendomssituatie gewenst is. Voor de verdere ontwikkeling van het project wordt een projectleider aangesteld die zorg draagt voor het uitvoeren van bovengenoemde werkzaamheden. Deze bouwkundige projectleider wordt aangestuurd door de gemeente. Wij zullen samen met het bestuur van de Meenthe de projectleider werven. Voor de keuze van een architect wordt een aanbestedingsprocedure gestart. De stuurgroep en werkgroep zullen hun werkzaamheden voortzet ten. Ondertekening De secretaris De burgemeester drs. A.J. Peterson L.V. Elfers Betrokken partijen afdeling adviseur behandeld in raadscommissie MO Cora van Dijk, tel.: 538 449, email: cora.van.dijk@steenwijkerland.nl 12 oktober 2010 Bijlagen bij het voorstel de eindrapportage Haalbaarheidsonderzoek toekomstvisie- en plannen de Meenthe opgesteld door Lagroup / bbn adviseurs ligt voor u bij de raadsstukken ter inzage. 7
Raadsbesluit Steenwijk, 26-10-2010 Nummer: 2010/100 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 oktober 2010, nummer 2010/100; b e s l u i t : 1. kennis te nemen van de eindrapportage Haalbaarheidsonderzoek toekomstvisie- en plannen de Meenthe; 2. in te stemmen met het uitgangspunt dat de kosten voor het onderdeel Evenementenhal voor rekening van de Stichting de Meenthe komen; 3. in te stemmen met het uitgangspunt dat de kosten voor de onderdelen Theater en Overige kosten ten laste van de gemeente komen; 4. in te stemmen met de verdere uitwerking van de toekomstvisie en hieraan gekoppeld de nadere onderbouwing en scherpstelling van de bouwkosten; 5. voor de onder punt 4 genoemde verdere uitwerking een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen van 689.000 6. het voorbereidingskrediet te dekken door te beschikken voor een bedrag van: a. 250.000 ten laste van de stelpost provinciale Convenantsgelden binnen de voorziening Structuurversterkende projecten 2007 2010; b. 250.000 ten laste van de algemene reserve vrij besteedbaar; c. 189.000 ten laste van de reserve Structuurversterkende projecten 2007 2010; 7. de gemeentebegroting, dienstjaar 2010, dienovereenkomstig te wijzigen. De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, R.G.H.P. Moonen L.V. Elfers 1