Events met Registratieservice Handleiding Wilt u veel mensen tegelijkertijd bereiken? Dan biedt Event Call van KPN een uitkomst. Via de telefoon, eventueel ondersteund met communicatie via internet of videoconferencing, bereikt u moeiteloos groepen van 20 tot honderden deelnemers tegelijkertijd. U hoeft geen zalen meer te reserveren, niemand hoeft meer te reizen en u houdt uw presentatie waar u maar wilt. Zo bespaart u tijd, stress en geld. Voor u zelf en voor de mensen die u wilt bereiken met uw boodschap. Door uw Event uit te breiden met de Registratieservice heeft u vooraf een goed beeld van de deelnemers. Daarnaast zorgt u voor snelle toegang tot het Event zodat u op tijd kunt beginnen met uw presentatie. Sneller toegang met de Registratieservice Met de Registratieservice vraagt u de deelnemers aan uw Event Call om zich vooraf in te schrijven voor het Event. Na inschrijving ontvangen deelnemers een persoonlijke identificatiecode voor toegang tot het Event. Op het tijdstip van het Event bellen voorzitter en deelnemers het inbelnummer en toetsen vervolgens de toegangscode en hun persoonlijke identificatiecode in, waarna ze direct in het Event worden geplaatst zonder tussenkomst van een KPN operator. Voordelen Snellere toegang tot het Event want er is geen tussenkomst van een KPN-operator. Voorafgaand aan het Event op ieder gewenst moment overzicht van de geregistreerde deelnemers Vooraf helderheid over wie u kunt verwachten Juiste gegevens in de Q&A (gestructureerde vragenronde) en op de deelnemerslijst. Extra veilig door de combinatie van toegangscode en persoonlijke identificatiecode. Uw Event begint op tijd want er is geen oponthoud bij het registreren. Zo werkt de Registratieservice 1. Geef bij de reservering van het Event aan dat u gebruik wilt maken van de Registratieservice. 2. U ontvangt een link naar een registratiepagina waar deelnemers zich kunnen registreren. Deze link stuurt u zelf door naar de genodigden. 3. Na registratie ontvangen deelnemers automatisch een e-mailbericht met inbelnummer, de toegangscode voor het Event en hun persoonlijke identificatiecode. Deze e-mail bevat een Calendar file zodat de uitnodiging direct in Outlook kan worden geplaatst. De reservering van een Event met Registratieservice Bij het reserveren van een Event worden uw wensen altijd met u besproken. Een deskundige en ervaren KPN medewerker helpt u bij de voorbereiding van uw Event. Bij de reservering hebben wij een aantal gegevens van u nodig. Naast de gebruikelijke vergaderdetails zoals datum, titel, en tijdstip kunt u een persoonlijke tekst aanleveren die in de registratiepagina (welkomsttekst) en V08
de bevestigings e-mail (bevestigingstekst) wordt geplaatst. De volgende informatie vragen wij u aan te leveren: De titel van het Event. Organisator. Bedrijfsnaam. Startdatum en aanvangstijd. Duur van het Event (in minuten). Welkomsttekst. Deze tekst komt op de website waar de deelnemers zich registreren (in figuur 1 ziet u (blauw ingekaderd) een voorbeeldtekst van de Welkomsttekst ). Bevestigingstekst. Deze tekst komt in de bevestiging e-mail naar de deelnemers nadat ze zich hebben geregistreerd (in figuur 3 ziet u (blauw ingekaderd) een voorbeeldtekst van de Bevestigingstekst ). De gewenste taal (Nederlands of Engels). Voor de administratieve verwerking is verder nodig: De contactgegevens van u als boeker / contactpersoon. Bezoekadres van uw bedrijf. Factuuradres. Na ontvangst van deze informatie wordt speciaal voor uw Event een registratiepagina aangemaakt. Per e-mail ontvangt u de link van de registratiepagina voor verdere verspreiding onder de deelnemers. Hieronder een voorbeeld van een registratiepagina.
Figuur 1: Voorbeeld registratiepagina Deelnemers registreren zich voor het Event door het online formulier in te vullen. Zij kunnen zich tot 60 minuten na de start van het Event aanmelden. Dus zelfs laatkomers kunnen nog deelnemen. Na registratie zien deelnemers een bevestiging op hun scherm. Zie onderstaand voorbeeld.
Figuur 2: Voorbeeld bevestiging na voltooiing registratie Binnen enkele minuten ontvangt de aanmelder een e-mail met alle benodigde vergadergegevens. In de e-mail staat hun persoonlijke identificatiecode voor toegang tot het Event. Hieronder een voorbeeld van de e-mail. Figuur 3: Voorbeeld bevestigingsmail Voor aanvang de voortgang van de registratie inzien Voor aanvang van het Event kunt u op ieder gewenst moment een overzicht inzien van de deelnemers die zich hebben geregistreerd. U (als organisator) ontvangt bij het boeken een link naar de webpagina met daarop van elke deelnemer in ieder geval de verplichte gegevens zoals geslacht, voornaam/voorletters, achternaam, organisatie en e-mailadres. Eventueel ook aanvullende gegevens als telefoonnummer en extra informatie als de deelnemer die heeft ingevuld (niet verplicht bij registratie). Per
deelnemer is ook de registratiedatum beschikbaar (dit is de datum waarop deze deelnemer zich ooit voor het eerst voor een Event Call van KPN heeft aangemeld). U kunt de registratiegegevens ook downloaden als Microsoft Excel of.csv-bestand (door komma s gescheiden). De gegevens op de webpagina worden door KPN 30 dagen na de Event Call definitief verwijderd. Figuur 4: Voorbeeld overzicht van geregistreerde deelnemers Het Event zelf Bij de start van het Event volgen deelnemers de instructies in de e-mail om toegang te krijgen. Deelnemers krijgen snel toegang zonder tussenkomst van een operator en worden automatisch in de luisterstand geplaatst. Alvorens het Event start wordt u met de operator, en eventuele andere sprekers, in een subconferentie geplaatst. Zo kunt u ongestoord de laatste voorbereidingen treffen voor uw presentatie. Het Event zelf wordt, zoals elke Event Calldoor een operator begeleid die de spreker introduceert en een vragenronde kan begeleiden. Zo kunt u zich optimaal concentreren op het overbrengen van uw boodschap. Nazorg
Na afloop van het Event ontvangt u een overzicht van de deelnemers. Met de Opnameservice kan uw Event worden opgenomen en gearchiveerd. Zo is het achteraf beschikbaar voor personen die de sessie hebben gemist.