Europese aanbesteding Niet openbare procedure Netwerkcomponenten Hardware, service en ondersteuning Bijlage 2 Selectiecriteria
Toelichting op Selectiecriteria (Wensen) In deze Bijlage hebben we onze Selectiecriteria nader uitgewerkt. Dit is een verzameling van Wensen die, gegroepeerd naar verschillende onderwerpen, betrekking hebben op onze Selectieleidraad. Uw beantwoording wordt alleen door ons beoordeeld als: - we hebben vastgesteld dat uw Inschrijving voldoet aan onze (vorm)vereisten en overige voorwaarden, zoals beschreven in onze Selectieleidraad. - we aan de hand van onze Selectiecriteria hebben getoetst of uw onderneming voldoet aan de minimale voorwaarden, die wij aan een zakelijke partner op het gebied van Netwerkcomponenten en aanvullende dienstverlening stellen. Voorbeeld: Referentie 1 U wordt verzocht twee referenties aan te leveren van gelijkwaardige projecten bij klanten met een vergelijkbare omvang als ROCMN waar u een oplossing heeft geleverd op het gebied van Toegang en Beveiliging, inclusief de in deze Selectieleidraad beschreven diensten. De referenties mogen niet ouder zijn dan 3 jaar. (max. per referentie) De maximale omvang van uw antwoord is 1 A4 tenzij in de vraag hier expliciet een ander maximum genoemd wordt. Desgevraagd dient u voorbeeld- of informatiemateriaal toe te voegen. De beantwoording van de vragen dient u als één bijlage met duidelijke vermelding van de vraag en het nummer toe te voegen aan uw aanmelding. Als specifiek om een toelichting wordt gevraagd dan beoordelen wij de inhoud van de toelichting en heeft deze beoordeling ook invloed op het aantal dat wij toekennen. Als een toelichting niet noodzakelijk is, en ook niet specifiek wordt gevraagd, dan heeft de inhoud van een desondanks door u gegeven toelichting geen invloed op het toe te kennen aantal voor die vraag. Deze bijlage bestaat uit totaal 23 vragen en 2 cases, in totaal worden aan deze vragen en cases maximaal 29 toegekend. Het beoordelingskader treft u in hoofdstuk 4 van de Selectieleidraad aan. Inschrijver verleent, indien door Opdrachtgever gewenst, medewerking aan verificatie van alle door Inschrijver verstrekte gegevens en antwoorden. Bijlage 2 Selectiecriteria Pagina 2 van 7
Kennis en expertise (6 ) 1 2 3 4 Beschrijf het binnen uw organisatie aanwezige kennisniveau en ervaring omtrent de componenten van de baseline zoals bij ROC MN in gebruik. Beschrijf daarbij in ieder geval de aanwezigheid van toepasselijke certificeringen bij personeel en/of onderneming en geef daarbij de aantallen aan. Geef aan hoe uw organisatie ervoor zorgt dat de medewerkers van ROC MN na levering van de hardware minimaal het reguliere beheer (eerste- en tweedelijns beheer) kunnen uitvoeren. Dit antwoord dient SMART en concreet te zijn. Beschrijf de wijze waarop uw organisatie de kennis omtrent het aandachtsgebied van componenten borgt en op peil houdt, mede met het oog op de adviesfunctie die van u wordt verlangd zoals beschreven in deze Selectieleidraad. Benoem hierbij het % van de totale loonkosten dat aan opleiding en innovatie is besteed in 201 en geef aan hoe uw organisatie ervoor zorgt dat deze kennis ook beschikbaar komt voor beheerders van ROCMN. Bij de beoordeling zal het aantal mede worden gerelateerd aan het opgegeven %. Wat is de door u gehanteerde roadmap met betrekking tot de diverse onderdelen van deze aanbesteding? Hoe informeert en adviseert u een klant als ROC MN over productlijnen en uw roadmap? Het antwoord dient concreet en SMART te zijn. Beschrijf per werkgebied in hoeverre u in staat bent de huidige installed base van ROCMN te onderhouden en te beheren en hoe u te werk gaat bij het overnemen van de nog lopende contracten voor support bij de huidige vendoren. Dit antwoord dient per werkgebied een concrete omschrijving te bevatten. 1 2 Incidentmanagement (30 ) 6 Het verwijzen naar dan wel het neerleggen van de schuld bij de toeleverancier bij problemen is niet toegestaan. Beschrijf hoe u hiermee om gaat in het geval een probleem door ROC MN gemeld wordt. De beschrijving dient concreet en duidelijk te zijn. 7 8 Wat zijn uw doorlooptijden en responsetijden bij incidenten? Beschrijf duidelijk op welke manier ROC MN inzicht heeft / krijgt in uw incidentmanagementsysteem. Hoe snel kan een consultant ingezet worden bij problemen voortkomend uit incidenten of wijzigingen? Het antwoord dient een duidelijke termijn te bevatten. Ook dient u aan te geven of deze inzet op locatie van ROC MN is of dat dit ook op afstand gebeurt en welk criterium u hanteert bij deze keuze. 1 Accountmanagement (1 ) 9 Geef een beschrijving van de wijze waarop u invulling geeft aan accountmanagement, in de zin van toegevoegde waarde, bij opdrachtgevers die voor wat betreft grootte en complexiteit vergelijkbaar zijn met ROC MN. Besteed hierbij aandacht aan 1 Bijlage 2 Selectiecriteria Pagina 3 van 7
het al of niet hanteren van unieke aanspreek en de functie (niveaus) die u daarbij inzet. Beschrijf tevens de vertegenwoordigingsbevoegdheid (het mandaat) dat deze personeelsleden hierbij hebben en hoe escalatielijnen verlopen. Tevens dient u aan te geven welke functies u in uw accountteam voor een organisatie als ROC MN onderkent. Calamiteiten / Crisis management ( ) Beschrijf hoe u ROC MN kunt bij staan in het snel leveren van vervangende apparatuur bij calamiteiten zoals brand in het datacenter. De beschrijving dient concreet te zijn en duidelijke stappen / maatregelen te bevatten. Signalering einde garantie periode ( ) 11 Beschrijf in detail uw systeem voor registratie en bewaking van de garantiebepalingen en contracten voor de hardware van ROCMN die onder de raamovereenkomst wordt aangeschaft. Besteed hierbij minimaal aandacht aan de volgende aspecten: - inroepen van garantie, - status van openstaande garantiegevallen - de wijze waarop u rapporteert over garantiegevallen. - Inzichtelijkheid voor ROC MN Geeft tevens aan hoe uw organisatie ook de ondersteuning en garantiebepalingen gaat borgen voor de componenten die reeds zijn aangeschaft (installed base). Life Cycle management ( ) 12 Geef aan in hoeverre uw organisatie kan voorzien in de behoefte van afnemers om op maat te worden geïnformeerd over nieuwe apparatuurlijnen en het beëindigen van de mogelijkheid tot levering van c.q. het support op bestaande apparatuurlijnen. Beschrijf hierin specifiek wat de rol van de fabrikant hierbij is en met welke frequentie u dit doet. Frequentie van updates en upgrade en informatievoorziening hieromtrent is belangrijk. Bruikleen ( ) 13 Geef aan of en zo ja, onder welke condities, uw onderneming bereid is om kosteloos op basis van bruikleen nieuwe apparatuur voor evaluatie- en scholingsdoeleinden aan ROC MN ter beschikking te stellen. Besteed daarbij aandacht aan de periode gedurende welke de apparatuur ter beschikking kan worden gesteld. Bijlage 2 Selectiecriteria Pagina 4 van 7
Dead on Arrival procedure ( ) 14 Geef aan of uw organisatie een Dead on Arrival-proces heeft ingericht alvorens tot uitlevering over te gaan en beschrijf de wijze waarop dit proces is ingericht. Beschrijf tevens uw procedure indien onverhoopt en ondanks alle maatregelen toch een DOA wordt uitgeleverd, in hoeverre zijn er kosten aan deze procedure voor ROC MN verbonden en omschrijf wat de procedure is als de DOA zich voordoet voor uitlevering, maar niet op locatie van ROC MN. Uitleveringskosten ( ) 1 Beschrijf welke soorten kosten er met de uitlevering en operationeel maken van apparatuur gemoeid zijn waarbij u een specificatie maakt naar welke kosten voor u, voor uw leverancier en voor ROC MN zijn, het gaat hier om kosten die buiten list prijs vallen. Onderhoud (1 ) 16 17 Geef een beschrijving van uw onderhoudsorganisatie met betrekking tot de door u geleverde apparatuur. Besteed hierbij in ieder geval aandacht aan de logistiek van de garantieafhandeling en het aanhouden van spares (in relevante gevallen: in de zin van onderdelen) en de snelheid van levering en installatie van vervangende onderdelen. Geef aan hoe uw handelwijze is als wij defect constateren waarbij de hardware volgens ROC MN niet juist functioneert. Besteed hierbij aandacht aan wie welke stappen onderneemt en wat u van ons verwacht. Configuratie database ( ) 18 Beschrijf de mate waarin u bij de levering van onderhoudsdiensten standaard voorziet in het bijhouden van de ROC MN configuratiedatabase door het geautomatiseerd aanleveren van informatie. Het moet mogelijk zijn om de database online en actueel in te zien zonder bijkomende kosten voor ROC MN. Contracten ( ) 19 Beschrijf hoe u er actief voor zorgt dan wel mede bijdraagt aan de beperking van het aantal contracten voor producten en dienstverlening en synchronisatie van de looptijd van de diverse contracten. Dit antwoord dient concreet te zijn en kan voorbeelden van aanpak bij gelijkwaardige organisaties bevatten. Bijlage 2 Selectiecriteria Pagina van 7
Merkbreedheid (2 ) 20 Geef een beschrijving van de merkbreedheid van uw assortiment. Indien uw organisatie slechts één merk of leverancier heeft gekozen, geef dan aan waarom u specifiek deze hardware leverancier heeft gekozen voor de oplossing. Indien uw organisatie meer merken of leveranciers heeft gekozen, bestaat er dan nog voorkeur voor een bepaald merk of leverancier. Onderbouw deze voorkeur. Geef ook aan wat uw partnership status is bij de gekozen leveranciers. 2 SDN Software Defined Network ( ) 21 Wat is uw visie op SDN en de toepasbaarheid binnen een organisatie als ROC MN? NaaS - Network-as-a-service (20 ) 22 Beschrijf in hoeverre u in staat bent om voor de genoemde werkgebieden network-as-aservice te leveren. Neem het business model op in de beschrijving. 20 Samenwerking onderwijs ( ) 23 ROC MN acht het als onderwijs instelling van belang dat haar partners intensief bezig zijn met onderwijs door bijvoorbeeld samenwerking met MBO om ook op lange termijn verzekerd te zijn van kennis en kunde. Heeft u aantoonbare ervaring op het gebied van partnership met onderwijsinstellingen op het gebied van kennisontwikkeling? Toon aan o.m. door middel van voorbeelden in hoeverre u dit bewerkstelligt heeft of gaat doen. Bijlage 2 Selectiecriteria Pagina 6 van 7
Let op: volgende cases zijn fictief, hieraan kunnen geen rechten ontleend worden. Case 1: Vervangingsplan (2 ) 24 Omschrijf in een plan van aanpak hoe u concreet handelt in geval van vervanging van componenten en contractwijziging zoals in de scope van deze aanbesteding vallen. In dit vervangingsplan dient u o.m. aandacht te geven aan organisatie, ontwikkelingen in de markt, NaaS, begrip voor ROC MN, onderwijsverstoring, doorlooptijd, etc. 2 A4 2 Case 2: Toekomst (2 ) 2 ROC MN heeft de afgelopen jaren de ICT infrastructuur aangepast aan de snel veranderende vraag naar ICT faciliteiten in het onderwijs en de onderwijs ondersteunende processen. Voor de komende jaren is naast het goed en flexibel ondersteunen van het primaire proces (onderwijs) een aantal speer gedefinieerd: - BYOD Bring Your Own Device - Social Media - Het nieuwe leren / het nieuwe werken De hardware componenten moeten het mogelijk maken dat de gebruikers van ICT-faciliteiten (studenten, docenten en ondersteunend personeel) met devices (notebooks, tablets, smartphones) in principe 24/7 gebruik kunnen maken van de ICT leer- en werkomgeving van ROC MN. Naast optimale functionaliteit voor de gebruiker zijn proactief beheer en beveiliging voor ROC MN zeer belangrijk. Beschrijf kernachtig op welke wijze uw organisatie een rol kan spelen bij de werkzaamheden om de ICT infrastructuur aan te passen aan de toenemende vraag naar beschikbaarheid, bandbreedte en security van het wifi netwerk. Indien relevant kunt u in uw beschrijving voorbeelden opnemen van de rol die uw organisatie bij andere klanten reeds heeft gespeeld bij de inrichting van het wifi netwerk. 2 A4 2 Bijlage 2 Selectiecriteria Pagina 7 van 7