White paper User Based Computing. 14:45 u

Transcriptie

1 14:45 u White paper User Based Computing De wereld van ICT verandert snel. Komt uw bedrijf nog mee in de 21e eeuw? User Based Computing is de oplossing voor een organisatie van nu. Verlagen van complexiteit en het denken vanuit de eindgebruiker zijn de uitgangspunten bij het ontwerpen, implementeren en onderhouden van IT omgevingen.

2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING USER BASED COMPUTING AANDACHTSPUNTEN Silo s en productiviteit Standaardisatie Consolidatie Co-sourcing Beschikbaarheid Mobiliteit Veiligheid Kostenverlaging Het fundament DE GEBRUIKER BEPAALT Van gebruiker naar ICT consument De focus verschuift De Ictivity Groep methode Het assessment Meer weten?... 9

3 1 Inleiding De ICT markt en daarmee de ICT omgevingen van bedrijven en instellingen veranderen snel in technische zin. Dat is geen spectaculair nieuws. Iedereen die de technologische ontwikkelingen van de laatste jaren heeft gevolgd weet dat er spectaculaire sprongen worden gemaakt op dat gebied. Er is echter nog een ontwikkeling gaande die veel minder met techniek te maken heeft, namelijk de ontwikkeling die te maken heeft met de gebruikersorganisaties. De gebruikers van nu nemen geen genoegen meer met wat de IT afdeling hen aan hulpmiddelen voorschotelt. Gebruikers hebben specifieke eisen en wensen en hebben er geen probleem mee om deze kenbaar te maken. macht dus! In plaats van dat de IT afdeling bepaalt wat wel en niet kan, bepalen de gebruikers nu wat er nodig is. De IT afdeling heeft maar te zorgen dat dit op een verantwoorde (lees: veilige) manier gerealiseerd wordt. De gebruiker aan de Wij bij De Ictivity Groep noemen dit User Based Computing. De afkorting is UBC. Behalve dat UBC een uitdaging oplevert voor IT beheerders, biedt het ook kansen. Het biedt kansen om IT structureel te laten bijdragen aan de bedrijfsresultaten. Zo stijgt het rendement van de IT middelen en is IT niet langer alleen maar een noodzakelijke kostenpost. Deze white paper beschrijft User Based Computing oftewel UBC. Wat bedoelen we precies met UBC, waar komt het vandaan en nog belangrijker: hoe kan UBC u helpen om tegemoet te komen aan de eisen en wensen van de gebruikers, terwijl u er tegelijkertijd voor zorgt dat uw kostbare bedrijfsgegevens veilig zijn?

4 2 User Based Computing Verlagen van complexiteit en het denken vanuit de eindgebruiker zijn voor De Ictivity Groep, hierna te noemen Ictivity, de uitgangspunten bij het ontwerpen, implementeren en onderhouden van een IT omgeving. Ictivity baseert al haar adviezen op het User Based Computing (UBC) concept. Dit hoofdstuk behandelt als eerste een aantal aandachtspunten en uitdagingen die Ictivity ziet in moderne ICT omgevingen. Op basis hiervan is daarna het UBC concept geschetst dat hiervoor een oplossing biedt. 2.1 Aandachtspunten Zoals gezegd kennen moderne ICT omgevingen zo hun eigen aandachtspunten en uitdagingen. Ictivity ziet met name de volgende aandachtspunten en uitdagingen bij relaties: Silo s en productiviteit Wie kent niet de introductie van de Personal Computer in de jaren 80 van de vorige eeuw? De introductie van tekstverwerkers en elektronische spreadsheets betekende een enorme rendementsverbetering in het dagelijkse werk. De introductie van diverse client /server business applicaties in een later stadium versterkte dat nog. Zo ontstonden na verloop van tijd verschillende eilandjes met oplossingen, ook wel silovorming genoemd. De complexiteit in de IT omgevingen nam toe en daardoor ook de beheerinspanning. Grotere bedrijven, bijvoorbeeld verzekeringsmaatschappijen en banken, onderkenden dit. De tweede golf aan rendementsverbetering deed zijn intrede in de vorm van samenwerking en productiviteit. Webbased applicaties kwamen in opkomst. Wie doet tegenwoordig geen bankzaken via internet? De ICT infrastructuur is bij veel bedrijven nog steeds silo-gebaseerd en daardoor complex van aard. Dat maakt het lastig om flexibel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en te voldoen aan vragen vanuit de gebruikersorganisatie. Ictivity onderkent een aantal aandachtgebieden die anno 2012 actueel zijn ten aanzien van ICT.

5 2.1.2 Standaardisatie Standaardisatie is de basis van transparantie en efficiëntie in de ICT. In de meeste ICT omgevingen is in de loop van de tijd complexiteit ontstaan. De oorzaak hiervan is de aanwezigheid van verschillende platvormen en technologieën van verschillende fabrikanten binnen één infrastructuur. Het onderhoud en beheer zijn lastig en tijdrovend. Daarnaast is het beheer reactief van aard in plaats van proactief. Verder is het lastig om de technische kennis van de medewerkers op peil te houden. Complexiteit Standaarisatie Resultaat: 1 platform schaalbaar Modulair Flexibel Veilig Geen complexiteit Het is dus belangrijk om complexiteit te beperken en standaardisatie naar een hoger niveau te brengen. Een ander nadelig effect is dat een complexe ICT omgeving zich moeilijk leent voor het uitbreiden met nieuwe functionaliteit(en). Een organisatie kan zich moeilijk tijdig aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen. En dat terwijl die ontwikkelingen veelal van belang zijn voor een organisatie xx Consolidatie Consolidatie is een middel om complexiteit te verlagen en daarmee uiteindelijk kosten te verlagen. Consolidatie is een belangrijk onderdeel van een standaardisatiestrategie voor een ICT omgeving. Ook zorgt consolidatie voor het verbeteren van duurzaamheid en een besparing op exploitatiekosten Co-sourcing Bedrijven richten zich steeds meer op het uitbesteden van het beheer voor onderdelen van de ICT infrastructuur. Volledige uitbesteding is vaak een brug te ver. In een organisatie kent men de eigen bedrijfsprocessen als geen ander. Deze zijn vaak niet voldoende inzichtelijk voor een externe organisatie. Dat is de reden waarom co-sourcing beter past dan outsourcing. Samenwerken is in de meeste gevallen de juiste oplossing. Daarom gelooft Ictivity in co-sourcing Beschikbaarheid Wij zijn steeds meer in een 24-uurs economie beland. Als voorbeeld nemen we een gemeente. Ook zij ontkomt bijvoorbeeld niet aan langere openstelling. Daarnaast komen veel diensten buiten de openingstijden van het gemeentehuis beschikbaar via het internet. Daarom is beschikbaarheid van de ICT Infrastructuur steeds belangrijker en wordt het servicewindow steeds kleiner.

6 2.1.6 Mobiliteit De introductie van mobiele devices als laptops, tablets en smartphones heeft de mobiliteit in het gebruik van IT verhoogd. Het altijd en overal kunnen werken is tegenwoordig meer regel dan uitzondering. Dat vereist aanpassingen in centrale omgevingen om dat gebruik te faciliteren. Denk hierbij aan het gebruik van nieuwe concepten zoals VDI Veiligheid Door toename in mobiliteit is er ook extra aandacht nodig voor veiligheid. Er is een tegengestelde beweging gaande. Aan de ene kant willen wij de gebruikers meer vrijheid geven door het Nieuwe Werken. Aan de ander kant is er een steeds grotere roep voor het beveiligen van informatie. Een voorbeeld hiervan is de wet bescherming persoonsgegevens. Ergens is een balans te vinden tussen beveiliging en vrijheid Kostenverlaging Zowel het verlagen van de beheerinspanning als het verlagen van de kosten van de ICT infrastructuur spelen een steeds belangrijke rol in de maatschappij. Dat heeft onder andere te maken met de al genoemde rendementsverbetering. Steeds meer komt er het besef dat ICT onderdeel uitmaakt van de bedrijfsvoering, waar de kosten in verhouding moeten staan. Budgetteerbaarheid van de ICT komt dus steeds meer onder de aandacht Het fundament Veel bedrijven en instanties zijn op zoek naar een fundament dat geschikt is voor toekomstige ontwikkelingen. Bovenstaande aandachtspunten spelen hierbij een rol. Het is belangrijk om met behulp van een nieuwe ICT infrastructuur de komende drie tot vijf jaar mee te kunnen groeien of in te krimpen. Het Ictivity User Based Computing concept biedt een stevig fundament.

7 2.2 De gebruiker bepaalt ICT omgevingen worden veelal nog ontworpen vanuit de back-end -gedachte (de centrale opslag, server, virtualisatie infrastructuur als startpunt en als sluitpost het werkplek concept). Volgens Ictivity is in plaats van de back-end -gedachte altijd de optimale user-experience het juiste uitgangspunt. De User Based Computing propositie van Ictivity gaat uit van: Het denken vanuit de eindgebruiker. De integratie van alle cloud vormen met on-premise omgevingen. Transparantie voor de eindgebruiker in gebruikmaking van ICT middelen. Cliënt onafhankelijkheid. De backend is slechts het gevolg van de gewenste functionaliteit aan de frontend. Tegenwoordig zien we als trend dat de gemiddelde gebruiker vanaf iedere locatie, elk gewenst tijdstip en apparaat gebruik wenst te maken van de bedrijfstoepassingen en/of toegang wenst te hebben tot zijn of haar informatie. Deze trend heeft een grote impact op het werkplekconcept Van gebruiker naar ICT consument In het verleden beschouwden we medewerkers als gebruikers. De gebruikers kregen ICT hulpmiddelen toegewezen die ze vervolgens gebruikten om hun werk in het bedrijf uit te voeren. De techniek die men in de werksituatie gebruikten was over het algemeen superieur aan wat men thuis ter beschikking had. De PC s en de (internet)verbinding waren sneller en er waren modernere applicaties beschikbaar. Tegenwoordig is die situatie omgedraaid. Thuis beschikt men over zeer snelle PC s en een gemiddelde privé internetverbinding biedt meestal meer bandbreedte dan wat er in de werksituatie beschikbaar is. Bovendien is men gewend om gebruik te maken van allerhande cloud-technieken zoals DropBox. De gebruikers eisen van de werkgever dezelfde faciliteiten als die ze thuis gewend zijn. Men verandert van gebruiker naar ICT consument De focus verschuift De focus van de ICT afdeling verschuift van het onderhouden van de back-end systemen naar het faciliteren van de interne ICT consument. Dat betekent mobiel werken, wireless, Bring- en Choose Your own Device en consumerization.

8 2.2.3 De Ictivity Groep methode Bij veel organisaties is de 'scope' van IT-planning ongeveer één jaar. Door middel van een User Based Computing Assessment van De Ictivity Groep verleggen we de scope naar een langere termijn. Op deze manier kunt u, op basis van feiten, keuzes maken voor de middellange en langere termijn. Het Ictivity UBC assessment maakt gebruik van de 4P s: Producten Personen Processen Partners (20%), omvat onder andere: IT hardware en software, applicaties, databases, stroom, etc. (20%), omvat onder andere: de beheerders, service personeel, single point of failure, IT management, etc. (40%), omvat onder andere: operationeel beheer, reactief/proactief, ITIL beheerprocessen, etc. (20%), zijn onder andere: toeleveranciers, OEM s, ISP s, MSP s, etc. Veel ICT organisaties zijn geneigd om ICT voornamelijk te bekijken vanuit het perspectief van de te ondersteunen infrastructuur en de te leveren diensten. Dat is op zich logisch, aangezien dit vaak de min of meer zichtbare bouwblokken voor de ICT dienstverlening zijn. De beschikbaarheid van de techniek wordt echter ook sterk beïnvloed door andere componenten. Denk hierbij aan de beheerders en de ondersteunende processen, aangevuld met de kennis en kunde van partners en leveranciers, de 4P s. Dat is dan ook de reden dat ongeveer 80% van de ICT gerelateerde problemen niet voortkomen uit de techniek (eerste P), maar vanuit personen, processen en partners. Daarom betrekt Ictivity in het IT assessment deze vier P s. Het principe van de 4 P s wordt dan ook vaak voorgesteld als een ijsberg, waarvan we ongeveer 20% goed kunnen zien, terwijl de rest zich buiten ons gezichtsveld bevindt.

9 2.2.4 Het assessment Het hoofddoel van het assessment is een nulmeting met een analyse die keuzes voorzet waarmee eventueel huidige IT knelpunten worden opgelost en waarmee IT op zowel de korte als lange termijn bijdraagt aan de strategie en ambities van de organisatie als geheel. Het assessment bestaat uit drie fasen: Fase 1: Een analyse fase IT infrastructuur. De insteek is vooral technisch. Het betreft hier vooral de eerste P van Producten. Daarnaast spelen Personen en Processen een rol; Fase 2: Een analyse fase IT beheeromgeving. De insteek is vooral procesmatig. In dit deel ligt de nadruk vooral op de P van Processen maar ook komen Personen, Producten en Partners aan bod; Fase 3: Het matchen van de resultaten met de ambitie en de kaders. Het assessment geeft de stand van zaken op het moment van meten, gerelateerd aan waardes in de markt en branches. Het dient als basis voor vervolgadvies om besluiten te kunnen nemen Meer weten? Wilt u meer weten over Ictivity User Based Computing en het assessment? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Ictivity User Based Computing: een fundament voor de toekomst!