Handleiding WooCommerce - Twinfield www.webwinkelfacturen.nl Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van WooCommerce naar Twinfield. Er bestaan twee verschillende koppelingen van WooCommerce naar Twinfield. De ene koppeling creëert verkooptransacties op basis van bestellingen in WooCommerce. De andere koppeling creëert facturen op basis van de bestellingen. De eerste koppeling - verkooptransacties - kun je gebruiken als je geen Twinfield facturen module gebruikt. Voor de koppeling die facturen creeert moet je Twinfield pakket de facturenmodule hebben. De koppelingen besparen de webwinkelier erg veel tijd. De verkooptransacties of facturen worden immers automatisch gegenereerd. Behalve tijd zorgen de koppelingen ook voor minder fouten en een Peace of Mind bij de webwinkelier. Deze koppeling is ontwikkeld in januari 2015 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de webwinkel van www.webwinkelfacturen.nl. Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden. Voor verdere informatie verwijzen wij naar de website. Bij de aanschaf van de koppeling ontvangt de webwinkelier de koppeling per email, inclusief deze handleiding en een licentie code. Deze handleiding is ook te vinden op de website van webwinkelfacturen.nl. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling?................................... 2 2 Hoe leg je de koppeling?.................................. 3 3 FAQ............................................. 5 1
1 Wat doet de koppeling? De koppeling van WooCommerce naar Twinfield heeft twee varianten. De ene variant genereert verkooptransacties, de andere facturen. De koppeling van WooCommerce naar Twinfield die verkooptransacties genereert, zorgt dat voor bestellingen met de status Voltooid automatisch een verkooptransactie wordt aangemaakt in Twinfield. Deze verkooptransacties hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De verkooptransacties hebben status concept zodat de webwinkelier ze eventueel nog kan wijzigen of verwijderen. Deze versie is ook te gebruiken als je Twinfield account geen facturen-mogelijkheid heeft. De koppeling van WooCommerce naar Twinfield die facturen genereert, zorgt dat voor bestellingen met de status Voltooid automatisch een factuur wordt aangemaakt in Twinfield. Ook deze factuur heeft de status concept zodat hij later gewijzigd of verwijderd kan worden. Om deze versie van de koppeling te gebruiken dient de webwinkelier te beschikken over een Twinfield account inclusief facturatie. In beide varianten wordt de bestelinformatie doorgestuurd. Dus per bestelregel de productnaam, aantal, prijs en btw, de verzendkosten en eventuele kortingen. Bij de facturen-variant wordt daarnaast de klantinformatie doorgestuurd. Bij de verkooptransacties worden de transacties op de default klant geboekt. Voor producten die verzonden moeten worden dient de webwinkelier de bestelling zelf op voltooid te zetten. Voor virtuele producten, i.e. producten die niet verzonden hoeven te worden, worden de salestransacties na betaling automatisch aangemaakt. Versie 1.1 5 februari 2015 2
2 Hoe leg je de koppeling? Om de koppeling tussen WooCommerce en Twinfield op te zetten installeert de webwinkelier de bijgevoegde plugin in de WordPress website. De plugin wordt op dezelfde manier geinstalleerd als andere plugins. Na installatie en activatie van de plugin verschijnt er een optie WooCommerce Cloudinvoice Settings in het admin-menu onder Instellingen. Als eerste kies je welk factuursysteem je gaat gebruiken. Het is op dit moment mogelijk te kiezen uit Factuursturen, MoneyBird, Reeleezee en Twinfield - Verkooptransacties of Twinfield - Facturen. Selecteer één van de Twinfield opties. De velden die je moet invullen klappen open. Vul de basis gegevens in om de koppeling met je Twinfield account te maken. Deze basisgegevens zijn: Fig. 1: Startscherm installatie WooCommerce - Twinfield koppeling De administratie waaronder je de verkooptransacties of facturen wilt boeken. De cloudinvoice url. Deze is vooraf ingevuld en hoef je niet te wijzigen. De cloudinvoice key. Dit is de licentie sleutel die je in de email ontvangen hebt. Deze sleutel zorgt er voor dat je gebruik kunt maken van de koppeling. Als je deze gegevens hebt ingevuld ga je de koppeling autorisatie geven om verkooptransacties en facturen in je Twinfield account te plaatsen. Dat autorisatie geven gebeurt via een zgn. OAuth koppeling. Dit is een zeer veilige manier om online toepassingen - in dit geval een webwinkel en een boekhoudsysteem - te koppelen. Met een OAuth koppeling geef je binnen je Twinfield account aan dat de koppeling de verkooptransacties mag plaatsen. Je hoeft geen gebruikersnaam en wachtwoord op te geven en je kunt ten alle tijden de toestemming weer intrekken. Nadat je de basisgegevens hebt ingevuld word je automatisch doorgestuurd naar een scherm binnen je Twinfield account waarin je toestemming geeft om verkooptransacties of facturen te plaatsen. Nadat je bent ingelogd zie je een scherm waarin je gevraagd wordt om de koppelinge Webwinkelfacturen te autoriseren. Zonder goedkeuren kan de koppeling geen verkooptransacties of facturen in je Twinfield account plaatsen. Als je deze toestemming geeft word je automatisch teruggeleid naar het Twinfield aanmeldscherm in je WooCommerce webwinkel. Tegelijk zijn de BTW tarieven van je administratie opgehaald. Je kunt nu een koppeling leggen tussen de BTW tarieven in je webwinkel en die in je Twinfield account. Klik vervolgens op Opslaan. De koppeling is gelegd. Vanaf nu wordt er automatisch voor een bestelling die op Voltooid wordt gezet in WooCommerce een verkooptransactie / facturen aangemaakt in Twinfield. Je ziet deze verkooptransacties in je Twinfield account verschijnen onder conceptboekingen en de facturen onder Facturen. Wil je de koppeling stopzetten dan de-activeer je hem. Net zoals dat bij andere plugins gebeurt. Versie 1.1 5 februari 2015 3
Fig. 2: Log in op je Twinfield account om de koppeling te autoriseren Fig. 3: Geef toestemming voor de koppeling Fig. 4: Koppel de WooCommerce BTW instellingen aan de BTW instellingen van je Twinfield account Versie 1.1 5 februari 2015 4
3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, www.sponiza.nl. Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. De koppeling legt de verbinding met Twinfield via OAuth. Dat is één van de veiligste manieren om koppelingen tussen toepassingen te leggen. Waarom krijgen de verkooptransacties status concept in Twinfield? Een transactie met status concept kun je aanpassen en/of verwijderen. Met transacties met status definitief kan dat niet. Omdat er geen herstelmogelijkheden zijn is het veiliger als de transactie status concept hebben en door de webwinkelier zelf op definitief worden gezet. Welke factuurnummers worden overgenomen? De transacties kennen een transactienummer en een factuurnummer. We gebruiken het WooCommerce bestelnummer als factuurnummer. Het transactienummer kent Twinfield zelf toe. Het opnieuw insturen van een bestelling betekent dat de bestelling in Twinfield wordt aangepast zolang de verkooptransactie status concept heeft. Daarna kan de transactie niet meer gewijzigd worden. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement. Versie 1.1 5 februari 2015 5