Dienstbeschrijving Managed Office Versie: 1.0 Auteur: Martin van Dijk Status: Definitief 18 juni 2015 C n e. n l Van der Hooplaan 239 1185 LN Amstelveen T: 088 7 66 76 76 verkoop@cne.nl
Inhoud Dienstbeschrijving: Managed Office Versie1.0 1 Inleiding 3 1.1 Introductie 3 1.2 Managed Office Standard 3 1.3 Managed Office Advanced 4 1.4 Functionele vergelijking Managed Office Standard en Managed Office Advanced 4 1.5 Premium mailfiltering van SpamExperts 5 2 Functionele eigenschappen 6 2.1 Portaal 6 2.2 E-mail 6 2.3 Adresboek 7 2.4 Agenda 7 2.5 Taken 7 2.6 Drive 8 2.7 Tekst 8 2.8 Spreadsheet 8 2.9 Messenger 9 3 Systeemvereisten 10 3.1 Resolutie/schermgrootte 10 3.2 Browser 10 3.3 Browser instellingen 10 4 Fair Use Policy Managed Office 11 2-11 18 juni 2015 CNE ICT Professionals BV
1 Inleiding Dienstbeschrijving: Managed Office Versie1.0 Managed Office is een volwaardige Exchange & mail omgeving met geavanceerde UC-oplossing en handige cloud-storage en mogelijkheid om bestanden te delen. Managed Office, gebruikmakend van de technologie van Open-Xchange App Suite, is een volwaardige next-generation online communicatie en collaboratie tool, voor elk type device en volledig in de cloud. 1.1 Introductie Managed Office bevat e-mail, personal information management, cloud-opslag en handige office-applicaties die volledig vanuit de browser worden geleverd. Managed Office van CNE wordt geleverd in twee varianten, te weten Managed Office Standard en Managed Office Advanced. Managed Office Standard is inbegrepen in de Managed Voice licentie, de hosted voice oplossing van CNE en derhalve voor klanten van deze dienst gratis beschikbaar. Figuur 1: Dienstenbeeld Managed Voice in combinatie met Managed Office 1.2 Managed Office Standard Managed Office Standard is beschikbaar als alleenstaande dienst en als onderdeel van de Managed Voice licentie. Managed Office Standard bevat alle functionaliteit van Managed Office echter met een gelimiteerde opslagcapaciteit voor e-mail en het opslaan van bestanden in de cloud en één-op-één-communicatie via Messenger. Gebruikers van Managed Office Standard krijgen de beschikking over 2 Gigabyte opslag voor zakelijk e-mail en 1 Gigabyte gedeelde opslagcapaciteit in de Managed Office Drive (cloud opslagcapaciteit). De Managed Office Drive opslagcapaciteit wordt opgeteld bij en gedeeld door alle Managed Office gebruikers binnen het zakelijke account. 3-11 18 juni 2015 CNE ICT Professionals BV
Dienstbeschrijving: Managed Office Versie1.0 1.3 Managed Office Advanced Managed Office Standard bevat, net als Managed Office Standard, alle functionaliteit van Managed Office. De beschikbare opslagcapaciteit is bij Managed Office Advanced echter veel ruimer als bij Managed Office Standard. Daarnaast is Messenger voorzien van groepscommunicatie, waarmee het mogelijk is met meerdere gebruikers tegelijk voice- en videoconferencing te doen. Gebruikers van Managed Office Advance krijgen de beschikking over maar liefst 50 Gigabyte opslag voor zakelijk e-mail en 1 Terabyte gedeelde opslagcapaciteit in de Managed Office Drive (cloud opslagcapaciteit). De Managed Office Drive opslagcapaciteit wordt opgeteld bij en gedeeld door alle Managed Office gebruikers binnen het zakelijke account. 1.4 Functionele vergelijking Managed Office Standard en Managed Office Advanced Managed Office Standard Managed Office Advanced Zakelijk e-mail 2 GB 50 GB Bestanden opslaan èn bewerken (opslagruimte wordt hierbij opgeteld en verdeeld over alle gebruikers binnen het zakelijke account) 1 GB 1 TB Bestanden delen binnen en buiten Managed Office Social Media integratie RSS feeds Integreren van externe e-mail adressen via IMAP Tekst & Spreadsheet CalDAV, CardDAV, EAS Premium mailfiltering van SpamExperts Messenger (Chat, presence, 1:1 voice & video) Messenger groepcommunicatie (voice & video) OX Drive apps (Windows, Mac, Mobile) CNE Security Pack 4-11 18 juni 2015 CNE ICT Professionals BV
Dienstbeschrijving: Managed Office Versie1.0 1.5 Premium mailfiltering van SpamExperts De professionele e-mailbeveiligingsoplossing van SpamExperts, met ongeëvenaarde accuratesse en efficiency is standaard geïntegreerd in Managed Office. Elke Managed Office mailbox wordt zowel inkomend en uitgaand beschermd tegen spam-, virus-, phishing- en malware-aanvallen. SpamExperts past haar gepatenteerde zelflerende slimme technologieën toe om spam te elimineren vóórdat het uw mailbox bereikt. Dankzij het uitgaande filter voorkomt u IP Blacklisting. Meer informatie over de mailfiltering van SpamExperts leest u op de website van SpamExperts: https://www.spamexperts.com/ 1.6 OX App-Suite Managed Office is gebouwd op de techniek van OX App Suite van Open-Xchange. OX App Suite is deviceonafhankelijke, modulair en zeer schaalbare software voor moderne communicatie via de webbrowser. Meer informatie over OX App Suite, gebruikershandleidingen en zeer gedetailleerde productinformatie is te vinden op de website van Open-Xchange. OX App Suite productinformatie: http://www.open-xchange.com/en/ox-app-suite Gebruikersdocumentatie: http://oxpedia.org/wiki/index.php?title=appsuite:main_page_appsuite#userguides Website Open-Xchange: http://www.openxchange.com/ 5-11 18 juni 2015 CNE ICT Professionals BV
2 Functionele eigenschappen Dienstbeschrijving: Managed Office Versie1.0 Managed Office bestaat uit verschillende modules die geïntegreerd en vanuit de webbrowser-applicatie een totale communicatie oplossing bieden. 2.1 Portaal Het centrale portaal van Managed Office is het kloppende hart van de Managed Office applicatie. Het is de plek waar gebruikers in één oogopslag alle belangrijke online activiteiten kunnen monitoren. Door middel van een volledig aanpasbare beheeromgeving kan het portaal gebruiker-specifiek worden ingericht naar eigen wens. Het portaal is het knooppunt van alle andere functionaliteiten van Managed Office. Volledig te personaliseren Social media integratie met Twitter en LinkedIn Eigen RSS feeds toevoegen Meerdere e-mail accounts bekijken op één plek Bekijk agenda, taken en bestanden Figuur 2: Managed Office Portaal 2.2 E-mail Al uw e-mail accounts op één plek. Gebruikers kunnen e-mail accounts van verschillende e-mailaanbieders integreren in de Managed Office e-mail omgeving, samen met de Managed Office mailbox. Vervolgens kunnen alle geïntegreerde mailboxen volledig en zeer gebruikersvriendelijk worden gebruikt. Alle berichten worden weergegeven in een herkenbaar en eenvoudig leesbaar formaat. De e-mailfunctionaliteit van Managed Office biedt een gecentraliseerde oplossing voor al het e-mailverkeer van 6-11 18 juni 2015 CNE ICT Professionals BV
Dienstbeschrijving: Managed Office Versie1.0 de gebruiker. De gebruiker blijft binnen de Managed Office applicatie, zonder op verschillende omgevingen te hoeven inloggen. Meerdere e-mailaccounts gebruiken, ook van derde partijen Ondersteuning voor bijlagen toevoegen als link Ingebouwde herinneringen en meldingen Mogelijkheid tot instellen van eigen mailfilters (regels), afwezigheidsmeldingen en autoforwards 2.3 Adresboek Een volwaardig adresboek voor al uw contacten, zakelijk en privé. Het adresboek integreert moeiteloos met alle andere functionaliteiten binnen Managed Office en uw overige devices. Voeg foto s toe bij uw contacten Gebruik gegenereerde QR-codes om snel contacten te delen Gedeelde en/of publieke adresboeken vcard/csv import ondersteuning 2.4 Agenda Manage en beheer uw kostbare tijd door middel van de intuïtieve Managed office Agenda functionaliteit. De Managed Office Agenda maakt het mogelijk om op een gebruiksvriendelijke manier afspraken te maken en te beheren en groepsvergaderingen te plannen. De Agenda integreert tevens externe agenda s en biedt de mogelijkheid om agenda s te delen met andere gebruikers. Gebruiksvriendelijk en opgeruimde interface Gedeelde en/of publieke agenda s ical import ondersteuning Beschikbaar/bezet weergave Afspraken toevoegen vanuit e-mails Terugkerende afspraken Ingebouwde herinneringen en meldingen 2.5 Taken Al uw eigen en gedeelde taken in één handig overzicht, voorzien van voortgangsrapportage en handige notificaties. Dat is het Taken onderdeel van Managed Office. U kunt bestanden toevoegen aan uw taken, kostencalculaties toevoegen en de prioriteit per taak instellen. Taken aanmaken en plannen Deel taken met andere gebruikers Inzicht in voortgang Ingebouwde herinneringen, meldingen en prioriteiten 7-11 18 juni 2015 CNE ICT Professionals BV
Dienstbeschrijving: Managed Office Versie1.0 2.6 Drive Drive is de geïntegreerde cloud-opslagdienst van Managed Office. Door uw zakelijke bestanden op te slaan in de cloud en automatisch te synchroniseren met al uw (mobiele) apparaten heeft u altijd uw documenten bij de hand. De Drive opslagdienst slaat uw bestanden veilig op in een dedicated cloud in Nederlandse datacentra. U kunt bestanden opslaan in Drive via de online webinterface (maximale uploadgrootte hierbij is 10MB per bestand) of met de OX Drive synchronisatie app die beschikbaar is voor Windows, Mac en mobiele apparaten (Android en ios). Bestanden en mappen aanmaken en delen binnen en buiten Managed Office Synchronisatie apps beschikbaar voor Windows, Mac, en mobiele apparaten (Android & ios) Tegelijkertijd met collega s samenwerken in de zelfde bestanden Bestanden veilig opgeslagen in Nederlandse datacentra Automatische versiebeheer Handige presentatieweergave voor mediabestanden 2.7 Tekst Met de Tekst web-applicatie van Managed Office creëert en bewerkt u tekstbestanden rechtstreeks vanuit uw webbrowser. Tekst stelt u in staat om tekstbestanden snel te openen, te bewerken, automatisch op te slaan en te delen zonder dat er verschillende kopieën en versies van het zelfde bestand door uw organisatie bewegen. Deel bestanden met uw collega s in Drive en werk samen in documenten. Tekst is compatible met bestandsformaten uit MS Word en OpenOffice. Online Word bestanden bekijken, creëren, opslaan en delen Verminder complexiteit en verhoog productiviteit Compatibel met MS Word en OpenOffice bestandsformaten Automatische bestandsopslag en versiebeer 2.8 Spreadsheet Met de Spreadsheet web-applicatie in Managed Office creëert, bewerkt en werkt u samen met uw collega s tegelijk in Spreadsheet bestanden. Spreadsheet is compatibel met MX Excel documenten formaten, waardoor u makkelijk en snel bestanden uit e-mail bijlagen of via Managed Office Drive kunt bewerken en delen. Spreadsheet stelt u in staat om spreadsheetbestanden snel te openen, te bewerken, automatisch op te slaan en te delen zonder dat er verschillende kopieën en versies van het zelfde bestand door uw organisatie bewegen. Round-trip technologie voorkomt dat originele documentenopmaak wordt beschadigd (voor MS Excel 2007 en later). Importeer cell-stijlen en formatting vanuit Exceldocumenten. Meer dan 300 formules worden ondersteund Samenwerken in bestanden via de webbrowser 8-11 18 juni 2015 CNE ICT Professionals BV
Dienstbeschrijving: Managed Office Versie1.0 2.9 Messenger Blijf altijd rechtstreeks in contact met uw collega s via Messenger in Managed Office. Messenger bevat handige UC oplossingen om met uw collega s te communiceren via de webbrowser. Messenger bevat presence (status) indicaties geïntegreerd in de Managed Office applicatie, mogelijkheid om te chatten en realtime video- en voice communicatie. Wilt u via de browser communiceren met externe gebruikers? Dan kunt u de handige guestmodus gebruiken om externe gebruikers te betrekken in Messenger communicatie. Mail Persoon-tot-persoon (p2p) communicatie via de webbrowser (video, voice en tekst-chat) Groep-video en tekst-chat Presence (status) informatie indicator met volledige integratie in de overige web-applicaties van Managed Office Externe gebruikers laten deelnemen door middel van unieke guest-mode links Figuur 3: Managed Office Messenger met groep-video en chat 9-11 18 juni 2015 CNE ICT Professionals BV
3 Systeemvereisten Dienstbeschrijving: Managed Office Versie1.0 Om succesvol te kunnen werken met de Managed Office, moet uw lokale machine minimaal aan de volgende eisen voldoen. 3.1 Resolutie/schermgrootte De minimale schermresolutie is 1024 x 768 3.2 Browser Een van de volgende browsers: Microsoft Internet Explorer 10, 11 Mozilla Firefox, meest recente versie Apple Safari Mac OS X 6.0 Google Chrome, meest recente versie 3.3 Browser instellingen Cookies moeten toegestaan zijn JavaScript moet geactiveerd zijn Pop-up-vensters moeten zijn toegestaan 10-11 18 juni 2015 CNE ICT Professionals BV
4 Fair Use Policy Managed Office Dienstbeschrijving: Managed Office Versie1.0 Met Managed Office krijgt u een beperkte hoeveelheid opslagcapaciteit tot uw beschikking voor het opslaan van zakelijke e-mail en zakelijke documenten in Managed Office Drive. Om de kwaliteit van de dienst te waarborgen behoudt CNE zich echter het recht voor om, bij overlast, misbruik, oneigenlijk en/of excessief gebruik van de dienst, het abonnement op Managed Office op te schorten of te beëindigen. CNE hanteert hierbij de volgende Fair Use Policy. 1. Managed Office is bedoeld voor zakelijk gebruik. Het is niet toegestaan om Managed Office Drive te gebruiken voor andere doeleinden dan het opslaan van zakelijke documenten. 2. Het is niet toegestaan om Managed Office Drive te gebruiken voor het opslaan van zeer grote zakelijke bestanden waardoor binnen korte tijd zeer veel (percentage van totaal) ruimte van de beschikbaar gestelde opslagcapaciteit wordt gebruikt. Hieronder te verstaan maar niet beperkt tot: raw-fotobestanden, AutoCAD bestanden, ISO- of andersoortige image-bestanden. Bij twijfel, neemt u contact op met de Supportafdeling van CNE. 3. CNE behoudt zich het recht voor om de maximale toegestane bestandsgrootte en/of het maximale aantal gelijktijdige bestandsverwerkingen bij het uploaden naar Managed Office Drive via de web-applicatie en/op de OX Drive applicatie te beperken. 4. De beschikbare opslagcapaciteit binnen Managed Office Drive wordt opgeteld bij en verdeeld over alle Managed Office gebruikers (collega s) binnen een bedrijfsaccount. Het is niet toegestaan om excessief verschillen in het gebruik van data per gebruiker te laten ontstaan. Met excessief verschillen in het gebruik van data per gebruiker wordt de verhouding in datagebruik bedoeld tussen de gebruikers, binnen een zelfde bedrijfsaccount, met gemiddeld datagebruik (Drive) en het hoogste datagebruik (Drive). Van een excessief verschil is sprake als de voorgenoemde factor 5 of hoger is. 5. CNE is niet aansprakelijk voor de schade die de klant lijdt als gevolg van de door CNE te nemen maatregelen als genoemd in dit document. CNE is niet verplicht de klant enige kosten te vergoeden. De in dit document beschreven maatregelen laat de overige rechten van CNE onverlet. 6. CNE monitort de opslagcapaciteit van Managed Office Drive actief en gebruikt hierbij een 99-percentiel meting als benchmark naar excessief gebruik op bedrijfsniveau. CNE behoudt zich het recht voor om klanten die boven de benchmarkgrens dataverbruik gebruiken te contacteren en te verzoeken het datagebruik te minderen. Het is de gebruiker hierbij verplicht gehoor te geven aan dit verzoek. 11-11 18 juni 2015 CNE ICT Professionals BV