Mamut Vaste Activa Introductie
INHOUD 1 OVER MAMUT VASTE ACTIVA...1 2 INSTALLATIE...2 Installatie van het programma... 2 3 REGISTRATIE...5 De registratiewizard voor Mamut Vaste Activa... 5 Bedrijfsinformatie registreren... 5 Contactinformatie registreren... 6 Beveiliging bescherm uw programma met een wachtwoord!... 7 De registratiewizard is voltooid... 7 4 AAN DE SLAG...8 Aanmelden... 8 Het hoofdvenster van Mamut Vaste Activa... 8 Het Activaregister... 8 Activa registreren... 9 Afschrijvingen aanmaken... 10 5 SELECTIE EN RAPPORTEN...12 Selectie... 12 Rapporten... 12 6 INSTELLINGEN...14 Instellingen... 14 Taal... 15 Beveiliging bescherm uw programma met een wachtwoord!... 15 Bedrijfsinstellingen... 15 Groepen... 16 Locaties... 17
Geproduceerd en gedistribueerd door: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Web: http://www.mamut.nl E-mail: infol@mamut.nl Mamut Support Center: Telefoon: 0900-444 6666 (lokaal tarief) Fax: 0900-444 6667 E-mail: support@mamut.nl Web: http://www.mamut.nl/support Verkoop: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Telefoon: 0800-444 6666 (gratis) Fax: 0900-444 6667 Web: http://www.mamut.nl E-mail: sales@mamut.nl Copyright 2007. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut logo zijn geregistreerde merken van Mamut. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven. This program includes software developed by Skybound Software (http://www.skybound.ca)
OVER MAMUT VASTE ACTIVA 1 OVER MAMUT VASTE ACTIVA Mamut Vaste Activa is een programma dat u helpt bij het bijhouden en afschrijven van uw activa. Het is een gratis programma waarmee één gebruiker de afschrijvingen op activa kan beheren voor een bedrijf. Afschrijven in het kort Materiële vaste activa, dat wil zeggen activa zoals machines, auto s, bedrijfsinventaris en gebouwen, zijn investeringen waar het bedrijf meerdere jaren gebruik van maakt. Ze moeten daarom worden afgeschreven om de kosten te verspreiden over de verwachte levensduur van het activum of aan de hand van de door de fiscus voorgeschreven afschrijvingspercentages. In Nederland zijn er twee reguliere afschrijvingsmethoden: LINEAIRE AFSCHRIJVING (LINEAIR) en DEGRESSIEVE AFSCHRIJVING (SALDO). In Mamut Vaste Activa kunnen beide methoden worden gebruikt. Lineaire afschrijving houdt in dat de investeringskosten worden verspreid over de gebruiksduur van de vaste activa, waarbij ieder jaar hetzelfde bedrag wordt afgeschreven. Degressieve afschrijving (Saldo) houdt in dat de activa ieder jaar voor een vast percentage worden afgeschreven. Meer informatie over afschrijving en de regels hiervoor vindt u op www.belastingdienst.nl. HET MAMUT SUPPORT CENTRE: Voor ondersteuning bij Mamut Vaste Activa kunt u contact opnemen met het Mamut Support Centre door in de menubalk van het programma te kiezen voor Help - Support. Reservekopie maken Het veilig stellen van uw data in Mamut Vaste Activa gebeurt in het programma Mamut DataTools. Het programma wordt automatisch geïnstalleerd samen met Mamut Vaste Activa, en kan van daaruit gestart worden (MDataTools.exe). U kan Mamut DataTools ook starten via het Start-menu in Windows onder de programmagroup Mamut Business Software - Mamut Vaste Activa - Mamut DataTools. Voor meer informatie betreffende reservekopiën maken en andere functies in het programma kan u ook op F1 drukken nadat u het programma Mamut DataTools geopend heeft. Verwijderen van een bedrijfsdatabase/aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase Als u een nieuwe bedrijfsdatabase wilt aanmaken, doet u dit door te kiezen voor Bestand Nieuw bedrijfsdatabase. Vergeet echter niet dat u slechts één bedrijfsdatabase tot uw beschikking hebt en dat uw bestaande bedrijfsdatabase wordt verwijderd als u ervoor kiest om een nieuwe aan te maken. 1
2 INSTALLATIE Installatie van het programma Het programma Mamut Vaste Activa kunt u gratis downloaden op www.mamut.nl/vasteactiva door op de link Download gratis te klikken. Let op! Het programma gebruikt SQL database. Indien u nog niet een SQL Server 2005 versie heeft geïnstalleerd, zal de installatiewizard een gratie versie van SQL Server Express 2005 installeren. Voor het downloaden van dit programma dient u op internet aangesloten te zijn. Het downloaden kan enige tijd duren. Installatiehandleiding 1. Dubbelklik op bestand setup.exe. 2. Kies Taal en klik OK. 3. De installatiewizard checkt of de noodzakelijke componenten op uw computer zijn geïnstalleerd. Voordat u Mamut Vaste Activa kunt installeren, zullen eventuele nog te installeren componenten in een lijst worden getoond. Klik OK om de noodzakelijke componenten te installeren. 4. Klik Volgende om Mamut Vaste Activa te installeren. 2
INSTALLATIE 5. Lees de licentievoorwaarden en kies voor Ik accepteer de voorwaarden in bovenstaande gebruikersvoorwaarden en klik Volgende. 6. Klik Installeer om de programmabestanden te installeren in het standaard installatiepad. 3
7. Klik Voltooien wanneer de installatiewizard klaar is met het installeren van het programma. Mamut Vaste Activa is nu geïnstalleerd. Wanneer u het programma start via Start - Programma zal een registratiewizard u helpen met het registreren van het programma. Sneltoets: Indien u een sneltoets op uw bureaublad wilt maken van Mamut Vaste Activa kunt u klikken op het Start-menu in Windows, kies Alle programma s en Mamut Business Software, en kies daarna Mamut Vaste Activa. Rechterklik op het programma, kies Zend naar, en klik daarna Bureaublad (maak sneltoets). Systeem vereisten De volgende systeemeisen worden gesteld om Mamut Vaste Activa te kunnen installeren: Windows XP met Service Pack 2 of nieuwer, Microsoft Windows 2000 Professional met SP4, Windows Server 2003 met Service Pack 1 of nieuwer, Windows Server 2003 met Service Pack 1 of nieuwer. 192 MB RAM of meer; 512 megabytes (MB) of meer wordt aanbevolen. Minstens 350 MB ruimte op de harde schijf. Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 of hoger. 4
REGISTRATIE 3 REGISTRATIE De registratiewizard voor Mamut Vaste Activa Welkom bij de wizard voor de registratie van Mamut Vaste Activa. Deze wizard helpt u bij de registratie van het programma en bij de registratie van bedrijfsinformatie en contactinformatie. Als u uw gegevens wilt beschermen, kunt u het programma met een wachtwoord beveiligen. Klik op Volgende om uw Bedriftsinformatie te registreren. Bedrijfsinformatie registreren In het venster Bedrijfsinformatie voert u uw bedrijfsgegevens in. Alle velden met een * zijn verplicht. 5
Klik op Volgende om door te gaan met de volgende stap van de wizard voor het registreren van de Contactinformatie. Contactinformatie registreren In het venster Contactinformatie registreert u de gegevens van de contactpersoon bij uw bedrijf. Als u graag informatie wilt ontvangen per e-mail, kunt u hiervoor het betreffende vakje aanvinken. Klik op Volgende om door te gaan met de volgende stap, waar u de gegevens die u in het programma registreert kunt beveiligen met een wachtwoord. 6
REGISTRATIE Beveiliging bescherm uw programma met een wachtwoord! Voor de bescherming van uw gegevens adviseren wij u om het programma te beveiligen met een wachtwoord. Dat kunt u in deze stap van de registratiewizard voor het programma heel eenvoudig doen door een wachtwoord te registreren en te bevestigen. Let op! De wachtwoordbeveiliging van het programma is niet verplicht. Als u het veld leeg laat, hoeft u voor toegang tot het programma niet eerst een wachtwoord in te voeren. De registratiewizard is voltooid Tijdens de laatste stap van de registratiewizard maakt het programma voor de registratie verbinding met internet. Klik op Voltooien om het programma te configureren en te starten. 7
4 AAN DE SLAG Aanmelden Voer uw wachtwoord in om u aan te melden voor Mamut Vaste Activa. Wachtwoord vergeten? Als u uw wachtwoord vergeten bent, dient u contact op te nemen met het Mamut Support Centre voor ondersteuning bij het openen van het programma. U krijgt dan ter identificatie een formulier toegezonden dat u moet invullen en terug moet sturen. Zo beschermen wij u en anderen tegen toegang door onbevoegden. Let op: aan deze service zijn kosten verbonden wanneer het wachtwoord verloren raakt door een fout van de gebruiker. Het hoofdvenster van Mamut Vaste Activa Als u het programma opent, geeft het hoofdvenster een overzicht van de activa die volledig zijn afgeschreven, de activa waarvan de garantie binnenkort verloopt en de activa die binnenkort vervangen moeten worden. Om de informatie op het hoofdvenster bij te werken, kunt u klikken op de koppeling Gegevens bijwerken. Vanaf het hoofdvenster hebt u toegang tot alle functies in het programma. Vanuit het menu aan de linkerkant kunt u het Activaregister openen, waar u nieuwe activa kunt aanmaken en bestaande activa in de gaten kunt houden. U kunt op Afschrijvingen aanmaken klikken om de wizard te starten die u helpt bij het afschrijven van uw activa of u kunt klikken op Rapporten om een van de beschikbare rapporten af te drukken. Onder Instellingen kunt u aanpassingen verrichten in de taal, bedrijfsdatabase, groepen en locaties. Het Activaregister Het activaregister opent u door te klikken op Activaregister links van het programma of door te kiezen voor Beeld - Activaregister. Klik op de knop Nieuw om een nieuw activum aan te maken. Als u wijzigingen wilt aanbrengen in de informatie over een activum, markeert u het activum en klikt u op Bewerken. Klik op Verwijder als u een activum wilt verwijderen. Als u ervoor kiest om een activum te verwijderen, moet u bevestigen dat u daadwerkelijk het activum wilt verwijderen. Let op! U kunt geen vaste activa met geregistreerde afschrijvingen verwijderen. 8
AAN DE SLAG Bij het openen van het activaregister wordt een lijst weergegeven van alle actieve activa. U kunt selecteren op status en/of groep om het aantal activa te beperken dat in de lijst wordt weergegeven. Voor meer geavanceerde filterfuncties kunt u met deze knoppen criteria voor uw eigen selectie definiëren. Als u op de knop Afdrukken klikt, krijgt u een afdrukvoorbeeld van het rapport Activalijst. Het rapport bevat dezelfde activaselectie als de lijst op het moment van afdrukken, d.w.z. dat u een lijst afdrukt op basis van de selectie die u zelf hebt gedefinieerd. Activa registreren In het venster Activaregister registreert u de Activum id, de Omschrijving, onder welke groep het activum valt en de locatie en status van het vaste activum. Op het tabblad Informatie kunt u nadere informatie over het activum registreren. Hierbij kan het gaan om gegevens als merk, serienummer, produktnummer, datum van inkoop, inkoopwaarde, polisnummer, garantie enz. Als u een waarschuwing op uw bureaublad wilt krijgen wanneer het activum vervangen moet worden of als de garantie verloopt, kunt u de betreffende waarschuwingsvakjes aanvinken. Op het tabblad Instellingen voor afschrijving stelt u in of en hoe het activum moet worden afgeschreven. Nieuwe activa die u aanmaakt, krijgen de afschrijvingsinstellingen van de groep waaraan het activum is gekoppeld. Deze instellingen kunt u indien nodig voor ieder activum overschrijven. Let op: wijzigingen die u aanbrengt in de groep, werken niet met terugwerkende kracht voor activa die al aan de betreffende groep zijn gekoppeld. Als u de inkoopwaarde van het activum hebt ingevoerd, wordt dat bedrag automatisch ingevuld in het veld Afschrijvingsgrondslag. Als u elders al eerder hebt afgeschreven op 9
het activum, kunt u het cumulatieve bedrag invullen in het veld Eerdere afschrijvingen (cumulatief). Als u ervoor kiest om het activum af te schrijven volgens de Degressieve afschrijvingsmethode (Saldo), moet u het Afschrijvingspercentage in % invullen. Als u kiest voor de methode Lineair, moet u gegevens invoeren over het aantal jaren en maanden waarover het activum moet worden afgeschreven. Voer ook de datum in waarop de afschrijving moet beginnen en geef een Max. bedrag voor volledige afschrijving aan. Notities met betrekking tot het activum kunnen worden ingevoerd op het betreffende tabblad. Het tabblad Afschrijvingen bevat een overzicht van alle afschrijvingen die voor het activum zijn verricht. Voor Ongedaan maken laatste afschrijving kunt u op de betreffende knop klikken. Wijzigingen die zijn aangebracht op de kaart voor het activum vindt u op het tabblad Logboek. Hier worden bijvoorbeeld wijzigingen opgeslagen met betrekking tot de afschrijvingsmethode, het afschrijvingspercentage en het bedrag waarbij de afschrijving volledig is. Afschrijvingen aanmaken De afschrijving van uw activa verloopt eenvoudig met behulp van een wizard. U start de wizard door te kiezen voor Beeld Afschrijvingen aanmaken of door in het menu links te klikken op Afschrijvingen aanmaken. In de wizard selecteert u op welke activa er moet worden afgeschreven en bepaalt u vervolgens voor welke periode de afschrijving moet gelden. Zo maakt u afschrijvingen aan 1. Klik in het menu links op Afschrijvingen aanmaken. 2. Klik op Volgende. 3. Selecteer of u voor Alle actieve activa wilt afschrijven of voor een Filtergroep. Als u kiest voor Filtergroep, kunt u de gewenste groep selecteren in het vervolgkeuzemenu. 4. Klik op Volgende. 10
AAN DE SLAG 5. Selecteer het Jaar en de Maand waarin de afschrijving moet plaatsvinden. 6. Selecteer of de afschrijving met een Verdeling of als Totaal moet worden weergegeven als de activa over meerdere periodes worden afgeschreven. 7. Selecteer eventueel Toon boekingsvoorstel na voltooiing wizard. 8. Klik op Volgende. 9. Controleer in het overzicht of de activa die worden afgeschreven correct zijn. 10. Klik op Terug als u terug wilt gaan in de wizard om wijzigingen aan te brengen. 11. Klik op Volgende. 12. Klik op Afsluiten. De afschrijving wordt uitgevoerd voor de geselecteerde activa. Het rapport Boekingsvoorstel wordt weergegeven indien u deze optie hebt geselecteerd. U kunt het rapport vanuit het afdrukvoorbeeld afdrukken en gebruiken voor het boeken van de afschrijvingen. Let op! Nadat u in de wizard op Afsluiten hebt geklikt, kunt u niet langer wijzigingen doorvoeren voor de afschrijving als geheel. Mocht u na het afronden van de wizard nog wijzigingen willen doorvoeren, dan kunt u de afschrijving ongedaan maken op de kaart voor ieder afzonderlijk activum. 11
5 SELECTIE EN RAPPORTEN Selectie Als u een grote hoeveelheid activa hebt geregistreerd, kunt u de selectie die in de lijst wordt weergegeven inperken door uw eigen selectie te definiëren. Bij de selectie kunt u de criteria aangeven voor de activa die u wilt laten weergeven. Zo wilt u bijvoorbeeld alleen de activa laten weergeven die aan een bepaalde locatie zijn gekoppeld, activa die in een bepaalde periode zijn aangeschaft enz. Met de knop Nieuw verwijdert u alle eerdere selecties die in het selectievenster zijn verricht. Rapporten Alle rapporten kunnen als afdrukvoorbeeld op uw scherm worden weergeven of worden afgedrukt naar een printer of een PDF-, Excel- of HTML-bestand. Als u wilt afdrukken naar een printer, moet u hiervoor het betreffende vakje aanvinken. 12
SELECTIE EN RAPPORTEN Vanuit de module Rapporten kunt u de volgende rapporten afdrukken: Afschrijvingen per activum Dit rapport geeft een overzicht van het afschrijvingsschema voor een activum of een activaselectie over een bepaalde periode. Het rapport wordt staand weergegeven en kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor begrotingsdoeleinden of om de afschrijvingen voor de volgende maand te bekijken. De weergegeven periode kan zowel in het verleden als in de toekomst liggen. Bij het berekenen van toekomstige afschrijvingen maakt het programma gebruik van de instellingen voor een activum. Als er voor het activum eerdere afschrijvingen zijn geregistreerd, worden deze gehanteerd in plaats van een berekende waarde. Het rapport kan worden gebruikt als 'afschrijvingsschema voor het activum' of meer algemeen als een 'overzicht van de afschrijvingen voor een activum'. Gedetailleerde informatie Dit rapport geeft gedetailleerde informatie over een activum of een activaselectie. Activalijst Dit rapport bevat een lijst met activa en informatie over merk, groep, locatie, einde van de garantieperiode, afschrijvingsgrondslag, datum volledige afschrijving, datum laatste afschrijving en huidige waarde. Het rapport kan per groep worden afgedrukt of voor alle groepen gezamenlijk. Als u ervoor kiest om het rapport rechtstreeks vanuit de activalijst af te drukken, kunt u een selectie instellen en de lijst afdrukken op basis van de activaselectie die in de lijst wordt weergegeven. Afstemmingsrapport Dit rapport geeft een overzicht van aanbevolen boekingen voor een bepaalde periode. Jaaroverzicht Dit rapport geeft een overzicht van alle aankopen, afschrijvingen en waardeveranderingen in de loop van een bepaald jaar. De lijst wordt gesorteerd op groep. 13
6 INSTELLINGEN Instellingen In het menu Instellingen kunt u de instellingen beheren die van toepassing zijn voor de actieve gebruiker en het bedrijf. U kunt er bijvoorbeeld de Taal bepalen en een wachtwoord voor de gebruiker wijzigen/registreren. Als u op de knop Bedrijfsinstellingen klikt, gaat u naar een scherm waarop u uw Bedrijfsnaam, Alias, KvK nr. en land kunt registreren. Indien nodig kunt u er ook notities invoeren. Alias: Een bedrijfsdatabase wordt met een Alias-naam geregistreerd. Het is bedoeling dat dit een korte naam is voor de bedrijfsdatabase, die wordt gebruikt om in te loggen. De Alias-naam kunt u veranderen. De naam kan geen speciale tekens, spaties, punt enz. bevatten. Als u op de knop Groepen klikt, gaat u naar een overzicht van de standaardgroepen die worden gebruikt voor afschrijvingen. De instellingen voor iedere groep worden toegekend aan de aangemaakte en vervolgens aan de groep gekoppelde activa. Deze instellingen kunnen echter ook op activumniveau worden overschreven. U kunt bestaande groepen wijzigen door op Bewerken te klikken. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld wijzigingen wilt aanbrengen in de standaardafschrijvingsmethode, de afschrijvingsduur, het max. bedrag voor volledige afschrijving of het rekeningnummer dat wordt gebruikt voor de aan deze groep gekoppelde activa. U maakt een nieuwe groep aan door op de knop Nieuw te klikken. Met de instellingen voor Locaties kunt u verschillende locaties registreren waar uw activa worden geplaatst. U kunt een nieuwe groep aanmaken door op de knop Nieuw te klikken. 14
INSTELLINGEN Taal Als u op de knop Taal klikt, kunt u de in het programma gebruikte taal selecteren in een vervolgkeuzelijst. De wijzigingen gelden vanaf de volgende keer dat u het programma opstart. Beveiliging bescherm uw programma met een wachtwoord! Voor de bescherming van uw gegevens adviseren wij u om het programma te beveiligen met een wachtwoord. Dat kunt u in deze stap van de registratiewizard voor het programma heel eenvoudig doen door een wachtwoord te registreren en te bevestigen. Let op! De wachtwoordbeveiliging van het programma is niet verplicht. Als u het veld leeg laat, hoeft u voor toegang tot het programma niet eerst een wachtwoord in te voeren. Bedrijfsinstellingen Door op de knop Bedrijfsinstellingen te klikken, gaat u naar een venster waar u informatie kunt registreren over uw Bedrijfsnaam, Alias, KvK-nr., Land en eventuele Notities die nog van pas kunnen komen. 15
Alias: Een bedrijfsdatabase wordt met een Alias-naam geregistreerd. Het is bedoeling dat dit een korte naam is voor de bedrijfsdatabase, die wordt gebruikt om in te loggen. De Alias-naam kunt u veranderen. De naam kan geen speciale tekens, spaties, punt enz. bevatten. Groepen Als u op de knop Groepen klikt, gaat u naar een overzicht van de groepen die zijn geregistreerd voor uw bedrijf. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe groep aan te maken. Klik op Bewerken om de gegevens voor een bestaande groep te wijzigen. Klik op Verwijder als u een groep wilt verwijderen. Let op: u kunt alleen groepen verwijderen die u zelf hebt aangemaakt en die niet gebruikt worden. Standaardgroepen die bij het programma horen, kunnen niet worden verwijderd. 16
INSTELLINGEN Veldomschrijving voor het aanmaken/aanpassen van een groep In het venster Groep registreert u een Naam en een Omschrijving voor de groep. In het veld Notities kunt u nadere informatie over de groep invoeren. Onder Afschrijving selecteert u de methode die u wilt gebruiken voor het afschrijven van activa die zijn gekoppeld aan de huidige groep. U kunt kiezen uit lineaire afschrijving (Lineair) of degressieve afschrijving (Saldo). Als u kiest voor de lineaire methode, moet u het aantal jaren en maanden invoeren voor de Afschrijvingsduur. Als u kiest voor de degressieve methode (Saldo), moet u het huidige Afschrijvingspercentage invoeren. In het veld Max. bedrag voor volledige afschrijving voert u het bedrag in waarbij er volledig is afgeschreven. Selecteer Volledige afschrijving in het eerste jaar als de aan een groep gekoppelde vaste activa in het eerste jaar volledig moeten worden afgeschreven. Onder Rekeningen voert u de nummers in voor de rekening Geaccumuleerde afschrijving, de rekening Afschrijving en de rekening Inkoopwaarde. De rekeningnummers worden vermeld op de inboekingen en op de balansrapporten. Het is mogelijk om de rekeningnummers voor een groep te wijzigen. U kunt dan aangeven of de wijziging ook moet gelden voor de activa die al zijn afgeschreven. Locaties Met de knop Locaties kunt u locaties aanmaken voor de plaatsing van uw bedrijfsactiva. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe locatie aan te maken. Klik op Bewerken om de gegevens voor een bestaande locatie te wijzigen. Klik op Verwijder als u een locatie wilt verwijderen. Let op: u kunt alleen locaties verwijderen waaraan geen activa zijn gekoppeld. 17
Veldomschrijving voor het aanmaken/aanpassen van een locatie In het venster Locatie registreert u een Naam en een Omschrijving voor de locatie. In het veld Notitie kunt u eventueel nadere informatie over de locatie registreren. 18