Elobase Detailhandel Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad BPV-werkboek deel 2 voor kerntaak 2 Ondernemer Dit werkboek is van: Telefoonnummer: Klas: BPV-begeleider: BPV-bedrijf: Bedrijfsleider/ BPV-opleider: Telefoonnummer bedrijf: 1
BPV-werkboek deel 2 kerntaak 2 Beheer en verzorging van de goederenstroom en voorraad Wat ga je doen? - Het vinden van het juiste evenwicht tussen het delegeren en het zelf uitvoeren van werkzaamheden - Je gaat het inkoopproces en inkoopbeleid van het BPV-bedrijf onderzoeken. - Je gaat gegevens verzamelen over het leveranciersbeleid in het BPV-bedrijf - Je laat zien dat je een artikelgroep kunt aanvullen (bestellen) of kunt vervangen door een nieuwe artikelgroep. Je gaat het inkoopplan puntsgewijs opstellen, presenteren en verdedigen. - Je laat via twee bedrijfsplannen (schoonmaakplan en dervingsbestrijdingsplan) zien, dat je de leiding kunt nemen over bedrijfsprocessen en deze kunt begeleiden. - Je laat zien dat je een planning kunt maken voor het winkelonderhoud. - Je laat zien dat je een expert bent in het bestrijden van derving. Resultaat - Als je dit werkboek hebt afgerond, heb je binnen jouw bedrijf het interne logistiek traject onder controle. - Als je de stap Onze inkoop hebt afgerond, kun je de verschillende inkoopkanalen onderscheiden die het BPV-bedrijf gebruikt en heb je inzicht in het inkoopproces van een detailhandelsonderneming. - Als je de stap Onze leveranciers hebt afgerond, weet je welke eisen je aan leveranciers kunt stellen, welke condities gebruikelijk zijn en dat het verstandig is leveranciers kritisch te blijven beoordelen. Ook heb je een beeld van het leveranciersbeleid van het BPV-bedrijf. - Als je het inkoopplan hebt afgerond, kun je een inkoopplan maken waarmee je voldoet aan de criteria van de BPV-examenopdracht Kerntaak 2 Ondernemer detailhandel. - Als je dit schoonmaakplan hebt afgerond, kun je een schoonmaakplan aanpassen. - Als je dit dervingsbestrijdingsplan hebt afgerond, kun je een dervingsbestrijdingsplan aanpassen. - Je kunt de plannen daarna presenteren, verdedigen en eventueel zelfs implementeren. Samenvattend: Goed voorbereide, presentabele en implementeerbare plannen die voldoen aan de examenvoorwaarden en ook bruikbaar zijn als basis voor de afronding van kerntaak 1.. Examen 1: Goederenontvangst en opslag Examen 2: Artikelpresentatie en beheren winkel/opslagruimte Examen 3: Voorraad en inkoopplannen Examen 4: Leidinggeven en begeleiden goederenstroom Examenopdrachten (deze maak je via dit werkboek): Bewaken en bestellen voorraad Inkoopplan assortiment Leidinggeven en begeleiden goederenstroom 2
Aan bod komen in dit deel 2 achtereenvolgens: Examen 1: Goederenontvangst en opslag (MAN / OD) - Handtekeningdocument. pag. 6 Indien je in deel 1 de onderdelen gemaakt hebt, welke gaan over de goederenontvangst en opslag (of je hebt de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper afgerond), kun je opgaan voor dit examen zonder in dit deel 2 te werken. Examen 2: Artikelpresentatie en beheren winkel/opslagruimte (OD) Stap 1 Schoonmaakplan - BPV-eindopdracht pag. 7 Inventarisatie en noodzaak onderhoud Planmatig schoonmaken Verbeterpunten Belemmeringen bij implementatie Presentatie en implementatie Verder heb je op orde: Een presentatieplan De eisen aan de artikelpresentaties Een instructie voor bij de artikelpresentaties De controle van de artikelpresentaties De winkel en opslagruimte zijn schoon en verzorgd (uitvoering schoonmaakplan, welke je in de volgende stap maakt) De winkel en opslagruimte voldoen aan de wettelijke regels arbo, veiligheid, hygiëne en milieu (Hier is een relatie met de RIE welke je voor KT1 moet opleveren als eindopdracht.) - Handtekeningdocument. pag. 24 Examen 3: Voorraad en inkoopplannen Examenopdrachten: Bewaken en bestellen voorraad Inkoopplan assortiment Stap 2 Onze inkoop - pag. 25 Inkoopproces Inkoopbeleid Inkoopfactoren Inkoopvormen Stap 3 Onze leveranciers pag. 40 Leveranciers belichten Leveranciers selecteren Levercondities Orderbewaking Stap 4 Inkoopplan - BPV-examenopdracht pag. 48 Kwaliteit Leveranciersbeleid Inkooplogistiek Opbrengst en kosten 3
Verder heb je op orde voor BPV-Examen 3: Voorraad en inkoopplannen: Een bijgehouden voorraad en voorraadadministratie Bestellingen welke zijn bijgehouden op het gewenste voorraadniveau, rekeninghoudend met de gewenste servicegraad Een inkoopplan (de uitgewerkte stap 4) - Handtekeningdocument. pag. 65 Examen 4: Leidinggeven en begeleiden goederenstroom Examenopdracht: Leidinggeven en begeleiden goederenstroom Stap 6 Ontvangst en opslag onder controle voorbereiding van de eindopdracht pag. 66 Ik wil het zo! Personeel aan de slag Alles intern onder controle Alles extern onder controle Wat ik wil, is dat haalbaar? Wat kost dat nou? Stap 7 Dervingsbestrijdingsplan - BPV-eindopdracht pag. 85 De beginsituatie Concrete doelstellingen Verbetervoorstellen in een hanteerbaar plan Presentatie en implementatie Verder heb je op orde: Een personeelsplanning (uitwerking stap 6) Randvoorwaarden goederenontvangst en opslag (uitwerking stap 6) Werkzaamheden goed georganiseerd en uitgevoerd (uitwerking stap 6 en stap 7) - Handtekeningdocument. pag. 92 Kwalificatie, werkprocessen en competenties Opleiding 90290 Ondernemer Detailhandel Werkproces Beroepscompetentie 2.1 Beheert en verzorgt goederenontvangst B Aansturen 2.2 Beheert en verzorgt goederenopslag C Begeleiden 2.3 Bouwt artikelpresentaties op en verzorgt deze K Vakdeskundigheid toepassen 2.4 Bewaakt de voorraad en bestelt M Analyseren 2.5 Maakt inkoopplannen voor het assortiment Q Plannen en organiseren 2.6 Beheert en verzorgt winkel en/of opslagruimte S Kwaliteit leveren Y Bedrijfsmatig handelen X Ondernemend en commercieel handelen R Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten 4
Noordhoff Uitgevers Elobase Detailhandel Ondernemer Elobase Detailhandel Kerntaak 2 Hoe BPV-werkboek werken met je deel BPV-werkboek 2 Handleiding bij het BPV-werkboek Wat ga je doen? Je volgt de lessen over de diverse thema s. Na een les, maak je in Elobase de bijbehorende digitale zelftest. Daarna werk je in je BPV-werkboek het onderwerp uit. Alle onderwerpen welke in de theorie worden behandeld, komen ook in je BPV-werkboeken voor. Zo kun je, door zelf te oefenen, je ook gemakkelijker theoretische onderwerpen eigen maken, welke in een theorie-examen worden geëxamineerd. Alles wat voorkomt in de opdrachten van je BPV-werkboek kun je per werkproces opzoeken in Elobase ( tip: de zoekmachine in Elobase) of naslaan in je theorieboek en indien het onderwerp niet in de theorie wordt geëxamineerd in het informatieboek (infoboek). Opdrachten van je BPV-werkboek gaan wel over je BPV-bedrijf, maar je maakt ze niet uitsluitend in je BPV-bedrijf, dan zou je niet meer aan je praktijk toekomen. Na je lessen, begin je, op school al, aan je BPV-werkboek. Zodra je een opdracht niet kunt voltooien, laat je dat invulveld leeg. Dat invulveld ga je dan pas later in je BPV-bedrijf invullen, nadat je naar de opdracht onderzoek hebt gedaan. Voorbeeld invulveld: Tip: Schrijf niet met te grote letters! De lengte van het invulveld is mede bepalend voor de omvang van het antwoord. Klein veld: kort antwoord. Groot invulveld, er wordt een uitvoeriger antwoord verwacht. Resultaat Een uitgewerkt en door het bedrijf ondertekend BPV-werkboek en de daarbij behorende procedures binnen jouw BPV-bedrijf geven aan, dat je klaar bent voor een of meerdere BPV-examens. In geval een deel 1 en een deel 2: Wanneer er meerdere delen van het BPV-werkboek zijn, begin je pas aan deel 2, nadat deel 1, of de onderliggende opleiding is afgerond (bij de opleiding Verkoopspecialist is dat Verkoper en bij de opleiding Manager of Ondernemer is dat Verkoopspecialist). Deze opdracht moet je met pen (of in Word) uitwerken. Je moet iets terugzoeken in de theorie, dat kan in een boek of in Elobase ( tip: zoekmachine) Je hebt een computer nodig voor deze opdracht. Je bespreekt het onderwerp met anderen. Terugkijken of opbergen in je portfolio (al dan niet digitaal). BEWAREN KAN BELANGRIJK ZIJN! Voor deze opdracht moet je buiten de school en ook buiten de lesuren onderzoek doen. Extra aanwijzing Indien van toepassing, afvinken of inkleuren (het vakje kan ook een ander formaat hebben). ja/nee Doorhalen wat NIET van toepassing is. 5
Examen 1: Goederenontvangst en opslag (OD) Indien je in deel 1 de onderdelen gemaakt hebt, welke gaan over de goederenontvangst en opslag (of je hebt de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper afgerond), kun je opgaan voor dit examen zonder in dit deel 2 te werken. Bespreek wat je tot nu toe gedaan hebt met je docent waarna je de praktijkopleider voor je ervaring en de resultaten laat aftekenen. Dit doe je zodra je daadwerkelijk weet hoe je de goederenstroom begeleidt en controleert, De goederenontvangst en opslag beheerst. Over het leidinggeven en begeleiden van anderen bij de goederenontvangst en opslag komt nog een vervolgexamen. Je hebt deel 1 (of de BPV-werkboeken van Verkoopspecialist of Eerste Verkoper) besproken en alles netjes uitgewerkt. Laat de handtekening aan je docent zien, dan weet hij dat je toe bent aan het BPV-examen Goederenontvangst en opslag (OD) BPV-examen Goederenontvangst en opslag. De voorbereiding van dit examen staat in deel 1. Deel 1 en de opgedane ervaring is dusdanig, dat de student dit BPV-examen kan worden afgenomen Naam deelnemer: Naam bedrijf: Naam praktijkopleider: Bij de student kan het examen worden afgenomen: Handtekening praktijkopleider: Datum: Aantekeningen 6
BPV-Examen 2: Artikelpresentatie en beheren winkel/opslagruimte (OD) Bij dit BPV-examen lever je een zelfgemaakt presentatieplan aan. Wanneer je deel 1 hebt afgehandeld (of je hebt de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper afgerond), gaat je dat zonder meer lukken. Dit geldt ook voor de volgende examenonderdelen: De eisen welke aan artikelpresentaties worden gesteld. Instructie geven aan anderen over artikelpresentaties De controle van de artikelpresentaties De winkel en opslagruimte schoon en verzorgd opleveren. Hiervoor maak je aanvullend in de volgende stap een schoonmaakplan, welke gelijk een bewijsstuk over dit onderwerp is. Verder laat je zien dat winkel en opslagruimte voldoen aan de wettelijke regels van arbo, veiligheid, hygiëne en milieu. Je hoeft bij dit examen nog geen bewijsstuk te leveren, dat doe je pas bij het BPV-examen van kerntaak 1. De relatie met de risico-inventarisatie en evaluatie (RIE) die je voor KT1 moet opleveren als eindopdracht, is dermate, dat het wellicht verstandig is daar nu al naar te kijken. Samenvattend: wanneer je deel 1 hebt afgehandeld, (of je hebt de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper afgerond) je hebt een zelfgemaakt presentatieplan voorhanden, je maakt een schoonmaakplan (zie de volgende stap) en je bekijkt arbo, veiligheid, hygiëne en milieu, bijvoorbeeld via de RIE van het BPV-bedrijf, kun je het BPV-examen 2 Artikelpresentatie en beheren winkel/opslagruimte laten afnemen. Stap 1 Schoonmaakplan - BPV-eindopdracht Wat ga je doen: Je gaat een z.g. eindopdracht maken. Als leidinggevende wordt van je verwacht dat je het voortouw neemt, bijvoorbeeld in de verzorging van de winkel. De organisatie van het bedrijf vertrouwt erop dat jij er alles aan zult doen om de winkel de juiste uitstraling te geven en te laten behouden. Natuurlijk gebeurt dat, zolang je BPV doet, fictief, niet echt. De verzorging hoort bij een afdeling in je BPV-bedrijf en moet passen bij de producten en werkwijze binnen de winkelformule. In deze opdracht ga je een dingen die je eerder in de opleiding hebt geleerd, met elkaar combineren. Je ideeën binnen je schoonmaakplan zullen (indien die daadwerkelijk worden opgenomen als bedrijfsprocedure) een duidelijke bijdrage moeten leveren aan de toekomstige werkwijze van het BPV-bedrijf. Voorbereiding: Stel dat jij de ondernemer bent van een bedrijf. Zou je dan de verzorging van de winkel op dezelfde manier plannen als je BPV-bedrijf dat doet? Of zou je het anders doen? Neem de uitdaging aan en laat zien dat jij een goed plan kunt presenteren dat de complete winkelverzorging omvat. Bespreek met de BPV-opleider dat je dit schoonmaakplan als eindopdracht moet maken. Het schoonmaakplan zal een bijdrage kunnen leveren aan de toekomstige efficiëntie van het BPV-bedrijf. Vertel de BPV-opleider over het gedeelte van de winkel waaraan jij denkt voor je schoonmaakplan. Bespreek of hij dat ook een goede keuze vindt. 7
Vraag of er al een schoonmaakplan is en zo ja, of je daar inzage in mag krijgen. Indien er al een schoonmaakplan bestaat, werk je jouw eindopdracht uit op basis van dat bestaande model. Je dient dan wel te controleren of je alle opdrachten uit het stappenplan ook kwijt kunt in dat model schoonmaakplan. Is er nog geen schoonmaakplan (of krijg je het niet ter inzage), dan moet je vanaf de basis zelf aan de slag. Ook dat gebeurt via dit stappenplan. Alles wat je in je schoonmaakplan zet, moet je kunnen uitleggen en je moet je keuzes kunnen motiveren! Denk eraan, je gaat hier een eindopdracht maken, die zowel schriftelijk als mondeling te presenteren moet zijn. Alles wat je erin zet, kan je ook uitleggen. - Zorg ervoor dat het geheel er verzorgd uit komt te zien. - Lees eerst het stappenplan door. Dat voorkomt dat je zaken op de verkeerde plek of dubbel gaat beschrijven. Eisen bij het inleveren van de opdracht Omdat het om een BPV-eindopdracht gaat, zijn de eisen hoog. 1. Het is zelfstandig door jou gemaakt. 2. De teksten zijn in goed Nederlands en getypt. 3. Je moet de opdracht kunnen presenteren, in elk geval met een hand-out. 4. Het plan bevat inhoudelijk: o een objectenlijst; o hoe en hoe vaak wordt schoongemaakt; o verbeterpunten; o hoe deze te implementeren; o de gevolgen van het schoonmaakplan voor het bedrijf. Inventarisatie en noodzaak onderhoud Dit schoonmaakplan kan als volgt opgebouwd zijn: Een rapportage met verbeterpunten op het al in het BPV-bedrijf aanwezige schoonmaakplan en de implementatie van deze verbeterpunten Een schoonmaakplan, dat geschikt is voor het BPV-bedrijf, inclusief de motivatie en een onderzoek naar de mogelijke belemmeringen voor implementatie ervan. Een schoonmaakplan van een gemiddeld formaat winkelbedrijf kun je compleet opzetten. Loop je BPV in een warenhuis, bouwmarkt of supermarkt, dan mag je je in overleg met je docent beperken. Maak bij een groot bedrijf dus eerst een keuze over welke afdeling je schoonmaakplan gaat.maar betrek wel altijd de ontvangst- en opslagruimte die bij die afdeling behoren bij je plan!wanneer je het stappenplan volgt, zal het werk dat je gaat presenteren voldoen aan de vereiste criteria. Je werkte in deel 1 reeds eerder met een schoonmaakplan 8
Neem de theorie Schoonmaken en Reinigingsplan door, zodat je weer even op de hoogte bent van reinigingsmaterialen en methoden en de doelstellingen van het schoonmaakplan. De Verwijzingen bij de theorie 2.6 deel 2 Reinigingsplan bevatten een concept reinigingsplan. Je mag dit gebruiken om een opzet te maken voor je eigen schoonmaakplan. Je kunt er ook gedeelten uithalen. Denk eraan dat je het aanpast aan je eigen assortiment en BPV-bedrijf. Je werkte via BPV-opdrachten reeds eerder aan of met een schoonmaakplan. Dat schoonmaakplan of het reinigingsplan uit de tip hierboven, wordt het uitgangspunt van je eindopdracht. Je hoeft dus niet helemaal opnieuw te beginnen. Gebruik wat je al hebt. Lees het eerder door jou gemaakte materiaal over schoonmaken heel gewoon door. Controleer of iets voldoet om te gebruiken als basis van deze eindopdracht. Let op, niet in elk BPV-bedrijf zijn dezelfde criteria te hanteren. N.B. Maakte je nog niets over schoonmaken? Dan moet je nu extra aan de slag! Allereerst leg je een lijst aan voor de organisatorische maatregelen die je als bedrijf gaat nemen in je schoonmaakplan. Dat doe je door aan de hand van de onderstaande opdrachten te inventariseren welke schoonmaak- en opruimmaatregelen horen bij elk object in de winkelen magazijnruimten. Onderzoek gelijktijdig hoe vaak deze objecten schoongemaakt moeten worden. Dat kan verschillend zijn. Je kunt bijvoorbeeld iets vier maal per dag met een doekje bijhouden, dagelijks nat moeten afnemen met een bepaald schoonmaakproduct en wekelijks moeten uitruimen en grondig schoonmaken. Er kunnen ook nog halfjaarlijkse controlebeurten bijhoren, waarbij bijvoorbeeld een vloeistofniveau dient te worden bijgevuld. Ook jaarlijkse servicebeurten vanuit bijvoorbeeld een leverancier of schoonmaakbedrijf kun je hierin opnemen. Voorbeelden: Het reinigen van de vleeswarenvitrine kan tussendoor wel met een nat doekje met water, maar het gebruik van schoonmaakmiddelen terwijl de vitrine gevuld is, kan natuurlijk niet. Zuigen tussen de benen van de klanten door is ook niet zo'n goed idee. Plan dat liever vroeg of na sluitingstijd. Onder Verwijzingen staat een checklist. Je kunt de onderstaande opdrachten a t/m f op deze checklist inventariseren. De checklist bevat dezelfde opdrachten (beperkt tot enkele kernwoorden) en aanwijzingen voor het uitwerken ervan. Zo kun je de opdrachten makkelijk en compact meenemen naar het bedrijf. Neem de checklist eerst door, vul alvast in wat je weet en maak witregels, zodat je op de zaak ruimte hebt om met een pen aantekeningen te maken. Hoe het schoonmaakplan eruit gaat zien, is natuurlijk in hoge mate afhankelijk van de branche en het assortiment dat wordt gevoerd. De eisen die eraan gesteld worden kunnen ook formuleafhankelijk zijn of afhangen van wettelijke regels. Of objecten, genoemd als voorbeeld, ook aanwezig zijn, is per bedrijf verschillend. 9
A Wat, wanneer, hoe vaak en hoe? Geef van de presentaties, displays, promotiematerialen, koel- en vriesvitrines en de afgesloten vitrines aan wanneer, hoe vaak en op welke manier het schoonmaken gebeurt. Objecten Wanneer Hoe vaak Werkwijze Doe hetzelfde voor het winkel- en afrekenmeubilair. Denk daarbij ook aan toonbanken, zitmeubels en afgesloten vitrines. Objecten Wanneer Hoe vaak Werkwijze 10
De winkelruimte, vloer en plafond hebben vaak een ander schema. Noteer die. Objecten Wanneer Hoe vaak Werkwijze Ook de entree en de buitenkant van de winkel verdienen de aandacht. Maak aantekeningen van het huidige onderhoud van het winkelfront, de entree, de pui, de ruiten, de straat, al met al van de winkelomgeving. Objecten Wanneer Hoe vaak Werkwijze 11
Niet alleen de ruimtes waar klanten komen dienen onderhouden te worden. Inventariseer het schoonmaakwerk van de ontvangst- en opslagruimte, het magazijn achter, het winkelmagazijn, de gereedschapruimte, de voorraadkasten (bijvoorbeeld onder de stelling en achter de toonbank), de emballageruimte, de koel- en vriesruimten en de achteringang/achterzijde. Objecten Wanneer Hoe vaak Werkwijze Ook machines en gereedschappen moeten worden bijgehouden. Niet alleen wanneer deze voor levensmiddelen worden gebruikt. Ook bijvoorbeeld de kassa's, de pinautomaat, de zaagmachine, de aanvulkratten en de rolcontainers moeten er fris uitzien. Geef aan welke in aanmerking komen. Objecten Wanneer Hoe vaak Werkwijze 12
Nog meer aparte ruimtes: de service- en personeelsruimte. Het kan zijn dat de klanten daar nooit komen. Of toch soms wel? Denk aan: toilet, kleedkamers, servicebalie, keuken, kantoor, kantine, zaagruimte en andere productieruimtes. Objecten Wanneer Hoe vaak Werkwijze Na deze inventarisatie maak je aantekeningen over de speciale behandelingen die bij de objecten horen. Je kunt je uitwerking zelf uitbouwen met verklaringen en bespreekpunten. Vermeld bijvoorbeeld gelijk wannéér het het handigste is om de objecten schoon te maken. Dat heb je voor de volgende stap nodig. Maak ook aantekeningen over hoe vaak dat zou moeten gebeuren en op welke manier. b voorbeelden Werk daarna de inventarisatie van de presentaties van opdracht hierover uit. Doe dat van ten minste één voorbeeld. Ook hier geldt, wanneer er meerdere specifieke schoonmaakbehandelingen zijn, werk je ook meerdere voorbeelden uit. Uitwerking van een voorbeeld van Presentaties, displays, promotiematerialen, koel- en vriesvitrines, afgesloten vitrines 13
Werk daarna de inventarisatie van het meubilair uit. Doe dat van ten minste één voorbeeld. Ook hier geldt, wanneer er meerdere specifieke schoonmaakbehandelingen zijn, werk je ook meerdere voorbeelden uit. Uitwerking van een voorbeeld van Winkel- en afrekenmeubilair. Toonbanken, zitmeubels, afgesloten vitrines Geef hier de schoonmaakbehandelingen van de winkelruimte aan, minimaal van de vloer. Uitwerking van een voorbeeld van Winkelruimte, vloer, plafond, 14
Ook de entree en het winkelfront hebben vast een verzorging nodig, die een beschrijving verdient. Uitwerking van een voorbeeld van Winkelfront, entree, pui, ruiten, straat Werk de schoonmaakhandelingen van de opslagruimten uit met enkele voorbeelden. Minimaal één per ruimte. Uitwerking van een voorbeeld van Ontvangst- en opslagruimte. Magazijn, winkelmagazijn, gereedschapruimte, voorraadkasten (bijvoorbeeld onder de stelling en achter de toonbank), emballageruimte, koel- en vriesruimte, achterdeur/achterzijde 15
Zijn er machines en materialen in het bedrijf die er fris uit moeten blijven zien? Uitwerking van een voorbeeld van Machines en gereedschappen. Als laatste de bijkomende ruimtes. Alleen al uit hygiënisch oogpunt worden die vast regelmatig gereinigd. Beschrijf hoe. Uitwerking van een voorbeeld van Service- en personeelsruimte. Keuken, kantoor, kantine, toilet, zaagruimte, productieruimte, kleedkamers 16
c Heb je aan schoonmaakmiddelen, hulpmiddelen en machines als aandachtspunten gedacht? Zo niet, vul deze dan alsnog aan bij de voorgaande opdrachten. Daarna kun je ze hier afvinken: Ik weet welke schoonmaakmiddelen het meest geschikt zijn om de objecten schoon te maken of te desinfecteren. Ik weet welke hulpmiddelen en machines het meest geschikt zijn om de objecten schoon te maken. Heb je alle huidige schoonmaakacties geïnventariseerd, dan kun je in de volgende opdracht beginnen met jouw eigen schoonmaakplan. Planmatig schoonmaken Nu je alle huidige schoonmaakacties hebt geïnventariseerd, kun je beginnen met het strategisch deel van jouw eigen schoonmaakplan. Strategisch, omdat je bedenkt wie en wanneer het meest effectieve resultaat kunnen leveren binnen je plan. Je mag desgewenst uitgaan van een schoonmaakplan dat jouw BPV-bedrijf al hanteert of eerder gedurende de opleiding geproduceerde materialen. Controleer dan wel hoe je die materialen combineert met het BPV-bedrijf waarbij je examen doet. Ook dat doe je door deze opdrachten verder te volgen. De momenten waarop met de reinigingsmiddelen uit het schoonmaakstation gewerkt wordt, werk je nu uit. Geef aan wie het meest geschikt is om welke schoonmaakwerkzaamheden te doen. Hierbij gaat het niet om het aanwijzen van een persoon, maar koppel de taak aan een functie, afdeling of roulatiesysteem. Voorbeeld: De speelgoedwinkel Doubletoys heeft twee verdiepingen. Het toilet bevindt zich beneden en het keukentje boven. De winkelier heeft het zo geregeld, dat degene die boven staat de keuken schoonhoudt en degene die beneden staat het toilet. Om het magazijn schoon te maken en op te ruimen komt s zaterdags een scholier. Die lapt dan - als allereerste taak - voordat de klanten komen ook de etalageramen. 17
d Geef van de objecten die niet of moeilijk in aanwezigheid van klanten schoongemaakt kunnen worden aan, wanneer dat wel kan gebeuren. e Geef aan welke specifieke schoonmaakmaatregelen voor het bedrijf gelden. Verwerk deze in je taakverdeling. specifieke schoonmaakmaatregelen taakverdeling wanneer hoe vaak hoe 18
f Loop alle uitwerkingen nog even na en kijk of de drie opdrachten c, d en e ook op alle objecten toepasbaar zijn, sommige dingen kun je bijvoorbeeld niet plannen. Zo ontstaan bovenop jouw inventarisatie, je planmatige aanvullingen. Planmatig werken presentaties Wie (functie) Handigste tijdstip Maatregelen meubilair winkelruimte winkelfront opslagruimten materialen bijkomende ruimtes Vink het af, wanneer je alles hebt afgehandeld. Ik heb per onderdeel aangegeven wie het meest geschikt is om in te zetten. Ik heb per onderdeel aangegeven welke tijdstip het meest geschikt is om de objecten schoon te maken. Ik heb per onderdeel aangegeven welke maatregelen noodzakelijk zijn. Heb je alle huidige schoonmaakacties hiermee uitgebreid, dan ga je in de volgende stap verder, door verbeterpunten aan te geven. 19
Verbeterpunten Na de organisatorische en de strategische maatregelen, bekijk je nu welke tactische maatregelen nog te nemen zijn ter verbetering van het schoonhouden van de winkel. Tijdens je inventarisatie is het je vast wel opgevallen dat sommige dingen beter kunnen. Of dat ze anders kunnen. Of dat niet met alle wettelijke maatregelen rekening wordt gehouden. - in het gedeelte Opstellen reinigingsplan van de theorie Reinigingsplan. - de theorie Voorstel opstellen onderhoudsplan. Nu hoef je in dit schoonmaakplan niet zover te gaan als in een onderhoudsplan, maar in de theorie staan wel goede tips, bijvoorbeeld voor het exterieur van de winkel. En of het zinvol is een werkster of glazenwasser op te nemen in je schoonmaakplan. Je kunt ook in je plan meenemen wanneer bepaalde taken beter door een extern bedrijf of persoon kunnen worden gedaan g Neem de lijst van opdracht a opnieuw door en bedenk daarbij welke dingen beter, slimmer of anders kunnen worden uitgevoerd. Maak daar aantekeningen van per onderdeel. presentaties Een aantal zaken dat beter kan: meubilair winkelruimte winkelfront 20
opslagruimten materialen bijkomende ruimtes h Bedenk welke wettelijke maatregelen en voorschriften er bestaan rond schoonmaakwerkzaamheden. De HACCP is daar een voorbeeld van. Worden alle maatregelen toegepast en zo ja, gebeurt dat op de meest efficiënte manier? Milieu en natuurbehoud Scroll ook eens door de theorieonderdelen die bij Milieu en natuurbehoud staan. Dan weet je waar je op terug kunt vallen bij de volgende opdrachten. Inventariseer welke voorschriften en procedures het BPV-bedrijf al heeft. Doe dat weer aan de hand van je objectenlijst. Daarna bekijk je per procedure of daar nog verbeterpunten mogelijk zijn. Ze verlopen vast niet allemaal op de meest effectieve manier! presentaties Wettelijke maatregelen en voorschriften, HACCP meubilair winkelruimte winkelfront opslagruimten materialen bijkomende ruimtes 21
i Het bedrijf kan zich ook vrijwillig milieuregels opleggen. Dat maakt een goede indruk op de klanten en voorkomt dat milieubewegingen het bedrijf ooit op de korrel zullen nemen. Bedenk aan de hand van je objectenlijst hoe je het milieu dient tijdens het schoonmaakwerk. presentaties vrijwillige, opgelegde of maatschappelijk verantwoorde milieuregels meubilair winkelruimte winkelfront opslagruimten materialen bijkomende ruimtes Op dezelfde manier als in de vorige opdrachten loop je door jouw schoonmaakplan heen om het tot zover te controleren en op te tuigen tot examenniveau. Vink het hier af wanneer je alle verbeterpunten hebt beschreven. Ik heb verbetermaatregelen geformuleerd. 22
Belemmeringen bij implementatie Nu ga je na of de door jou geplande maatregelen ook draagkracht zullen krijgen in de winkel. Wat zullen de anderen ervan vinden? De meeste mensen zijn niet dol op schoonmaken. j Overleg met collega's, leidinggevenden en je BPV-opleider over de winkelverzorging. Verwerk de feedback die je zo krijgt voor je schoonmaakplan. Leg de tegenargumenten en belemmeringen die je ondervond vast in aantekeningen en bedenk er oplossingen bij. Aandacht krijgen bij het management voor het schoonmaakplan: Gaat lukken: Ja/nee Zien interne gebruikers positieve / negatieve consequenties. Opmerkingen. Verwachte reacties:. Is het nodig om te onderhandelen binnen de organisatie voor het toevoegen van de verbeterpunten: Ja/nee Onderhandelingsargumenten:. Het beeld hoe en wanneer de implementatie kan plaatsvinden:. 23
Vink het hier af, wanneer deze opdrachten zijn uitgewerkt. Ik ben klaar om het schoonmaakplan te implementeren. Presentatie en implementatie Je hebt nu voldaan aan het opstellen van een schoonmaakplan en een implementatieplan bedacht. Voordat je je plan gaat presenteren, neem je het nog eenmaal door op de exameneisen. Het schoonmaakplan is uiteindelijk een samenstelling van deze opdracht. Zorg ervoor dat het een overzichtelijk mapje wordt en dat het eruit ziet als een plan of rapportage. Het plan bevat inhoudelijk: de objectenlijst; hoe en hoe vaak wordt schoongemaakt; verbeterpunten; hoe deze te implementeren; de gevolgen van het schoonmaakplan voor het bedrijf. Ten slotte kun je de lijst afvinken met de processen die je binnen de competenties moet beheersen voor wat betreft het schoonmaakplan. Checklist: Schoonmaakmaatregelen inventariseren Onderzoeken welke objecten schoongemaakt moeten worden. Onderzoeken wanneer de objecten schoongemaakt moeten worden. Onderzoeken hoe vaak de objecten schoongemaakt moeten worden. Onderzoeken welke schoonmaakmiddelen het meest geschikt zijn om de objecten schoon te maken. Onderzoeken welke hulpmiddelen het meest geschikt zijn om de objecten schoon te maken. Verbetermaatregelen formuleren. Het schoonmaakplan implementeren. Ik ben klaar om het schoonmaakplan te presenteren. BPV-examen Artikelpresentatie en beheren winkel/opslagruimte De voorbereiding van dit examen staat in deel 1. Deel 1, het schoonmaakplan en de opgedane ervaring zijn dusdanig compleet, dat de student nu dit BPV-examen kan worden afgenomen Naam deelnemer: Naam bedrijf: Naam praktijkopleider: Bij de student kan het examen worden afgenomen: Handtekening praktijkopleider: Datum: 24
BPV-Examen 3: Voorraad en inkoopplannen (OD) Examenopdrachten: Bewaken en bestellen voorraad Inkoopplan assortiment Voor dit BPV-examen werk je eerst de stappen over voorraadbeheer in deel 1 door. Wanneer je deel 1 hebt afgehandeld (of je hebt de opleiding Verkoopspecialist of Eerste Verkoper afgerond) en je hebt ervaring opgedaan, kun je het gedeelte bewaken en bestellen voorraad examineren. Dit geldt voor de volgende examenonderdelen: - Voorraad bewaken door deze regelmatig te controleren - Voorraad registeren. Bewaken afwijkingen (breuk, beschadiging, criminele derving) - Voorraadniveau bewaken en corrigeren - Bestellen assortiment De eisen welke aan bewaken en bestellen voorraad worden gesteld. Mede door jouw inzet zijn: - De voorraad en voorraadadministratie op peil conform de richtlijnen - Bestellingen afgestemd op het juiste voorraadniveau, rekening houdend met de gewenste servicegraad De tweede opdracht gaat over de inkoop. In de volgende stappen oefen je eerst met dit onderwerp. Het eindigt bij het inkoopplan, welke gelijk een bewijsstuk over dit onderwerp is. Stap 2 Onze inkoop kennismaking met de inkoop van het BPV- bedrijf - Je onderzoekt het inkoopproces en het inkoopbeleid van je BPV-bedrijf. Afhankelijk van de afspraken die je hierover met jouw BPV-opleider kunt maken, ga je de theoretische begrippen in de praktijk nalopen. Om deze opdrachten goed in te vullen zul je samen met de BPV-opleider zaken rondom de inkoop moeten bekijken en bespreken. Inkoopbeleid Je kunt deze stap niet maken zonder eerst de bijbehorende theorie grondig door te nemen. Na het doornemen van de theorie, doe je er goed aan deze stap eerst in zijn geheel door te nemen. Dan weet je wat er op je afkomt. Dingen die je al zeker weet, kun je meteen uitwerken. 25
Bespreek in het BPV-bedrijf de opdrachten die je op school niet kon uitwerken. Zodra de BPV-opleider je werk heeft ondertekend, kun je het inleveren bij je docent. Bewaar je werk zelf ook voor je eigen portfolio Inkoopproces Wanneer we in deel 1 spraken over nieuwe voorraden de winkel binnenhalen, ging het tot nu toe over bestellen. Het woord bestellen gebruik je voor bekende artikelen die al eerder in het assortiment zijn opgenomen. Nu ga je je bezighouden met inkopen. Het woord inkopen gebruik je wanneer je totaal nieuwe artikelen in de winkel op wilt nemen. Die artikelen moet je vaak nog opzoeken: waar ze op de markt te verkrijgen zijn of waar je ze tegen de gunstigste condities kunt kopen. In het World Fashion Centre bepalen veel modewinkels tijdens inkoopdagen hoe hun collectie eruit gaat zien. In je BPV-bedrijf ga je inventariseren hoe de inkoop gebeurt. Dat kan per afdeling en per artikelgroep verschillen. Op school of thuis bereid je je voor door de theorie door te nemen en de opdrachten alvast te bekijken. Laat bij het invullen van de opdrachten steeds zien over welke artikelgroepen je het hebt. Wanneer je niet achter de gevraagde informatie kan komen, noteer je: onbekend. Dan kan dat (bijvoorbeeld op het moment dat iemand van school het bedrijf bezoekt) nog eens onder de aandacht komen. a - Onze inkoop Noteer hoe bij jouw BPV-adres de inkoop is georganiseerd. Het kan zijn dat je in een groot BPV-bedrijf werkt, waar de inkoop heel complex is doordat er door verschillende mensen wordt ingekocht. Maar het kan ook zijn dat je in het MKB werkt, waar de eigenaar van de winkel zelf de inkoop verzorgt. Hoe de uitwerking van deze opdracht uitvalt, is dus helemaal afhankelijk van het type bedrijf. Kijk in de theorie bij Inkoopkanalen, bij Soorten inkoopkanalen, welke inkoopkanalen er allemaal bestaan. Dan kun je de begrippen waar men het op de zaak over heeft, teruglezen met hun betekenis. 26
Zo is de inkoop in mijn BPV-bedrijf georganiseerd Het type bedrijf is: filiaal/franchise/anders Aanlevering vindt plaats via een distributiecentrum: Ja/nee/soms De inkoop geschiedt vanuit het hoofdkantoor: De inkoop geschiedt via de franchiseorganisatie: De inkoper in het bedrijf is: Een aparte functie/ de ondernemer zelf/ de afdelingsmanager/ anders, namelijk: De inkoop verschilt per afdeling: De inkoop is verschillend voor bepaalde artikelgroepen: De indeling van de artikelgroepen is: In de branche is een verschil in inkoop tussen MKB en GWB: b Schrijf een mooie definitie van inkopen. Je mag de definitie ook toespitsen op het bedrijf waarin je werkt. - Wat zijn de kwaliteitseisen die gekoppeld worden aan het inkopen? Kijk in de theorie bij Inkoopkanalen, bij Inkoop bij de groothandel en Inkoop bij de fabrikant, welke eisen je kunt stellen per verschillend inkoopkanaal. 27
- Wat zijn de gevolgen als de bedoelde kwaliteitseis niet wordt uitgeleverd? c Noteer wat het belang van de prijs is binnen het inkoopproces. d - Contracten Wat is voor het bedrijf het belang van de leveringsvoorwaarden van de leverancier? Hoe ziet een koopcontract eruit? Vink dat aan. Er kunnen meerdere mogelijkheden zijn! Of gaat het anders, is er geen contract en wordt er gewerkt op vertrouwensbasis? Het koopcontract ziet er zo uit: (Meerdere antwoorden kunnen goed zijn.) Als een echt contract Als een bestelformulier Als een orderformulier Een e-mail Er is geen contract, er wordt gewerkt op vertrouwensbasis Anders, namelijk... eenmalig / elk inkoopmoment / elk bestelmoment (of andere sociale media, namelijk; ) 28
Komen in het bedrijf eenmalige leverancierscontacten voor? Geschieden uitleveringen altijd in één keer? Hoe zit het met naleveringen? Komen afroeporders voor? En is het gebruikelijk dat eenmaal ingekochte artikelen worden nabesteld? Eenmalige leverancierscontacten komen voor: Uitleveringen geschieden altijd in één keer: Over naleveringen kan ik vertellen: Afroeporders komen voor: Het is gebruikelijk dat eenmaal ingekochte artikelen worden nabesteld: Inkopen kost veel tijd, meer tijd dan bestellen. Voorbeeld: Jan is een zelfstandige ondernemer. Hij heeft een cadeauartikelenwinkel. Op maandag is de winkel gesloten, anders zou Jan nooit een vrije dag hebben. Maar, iedere eerste maandag in de maand reserveert Jan om naar de Jaarbeurs in Utrecht te gaan, waar hij nieuwe artikelen uitzoekt, zodat zijn assortiment doorlopend vernieuwend is. Bijvoorbeeld elke eerste maandag van de maand. e Welk tijdsmoment wordt doorgaans aan de inkoop besteed? f - Inkoopbeleid Je gaat de doelstelling van de inkoop verwoorden. Daarvoor moet je eerst de doelstelling van het bedrijf er nog eens op naslaan. Noteer de bedrijfsdoelstelling. Kijk in de theorie bij Inkoopkanalen, bij Samenwerkingsverbanden welke samenwerking in de inkoop voorkomt. Die samenwerking kan ook in de doelstelling zijn opgenomen. 29
Dit logo staat voor een groep particuliere speelgoedwinkels, die gezamenlijk inkopen onder deze naam. Om van het bedrijfsbeleid over te stappen op inkoopbeleid, moet je weten wat de doelgroep is. Omschrijf de doelgroep van het bedrijf, het type assortiment en de positionering. De doelgroep van het bedrijf is: Het type assortiment is: De positionering van het bedrijf is: Het inkoopbeleid van het BPV-bedrijf bevat doorgaans deze onderdelen: de logistiek, het kwaliteitsniveau, de inkoopprijs en de leverancierskeuze. Is dat hier ook het geval? Het inkoopbeleid van het bedrijf bevat: De logistiek: Het kwaliteitsniveau: De inkoopprijs: De leverancierskeuze: Omschrijf het belang van inkopen voor de juiste prijs. Voorbeeld: Jan calculeert in zijn winkel alle artikelen met een marge van 35%. Dat betekent dat hij wanneer hij te duur inkoopt de marge doorrekent over het teveel betaalde bedrag. Zo krijgt Jan snel de naam te duur te zijn. Voorbeeld: Jan betaalt een euro teveel voor een product. Niet alleen deze berekent hij door aan zijn klant, maar ook zijn winstopslag en de BTW. Zo zal hij dan 1,00 + 0,35 winst + 0,28 aan BTW in totaal 1,63 te duur zijn ten opzichte van de concurrenten, die wel voor de juiste prijs inkochten. Geef aan hoe in jouw BPV-bedrijf bewaakt wordt dat verhoogde inkoopprijzen ook tot verhoogde verkoopprijzen zullen leiden. Doe hetzelfde voor de bijkomende kosten. Voorbeeld: Jan werkt met prijskaarten in zijn winkel. Ongemerkt heeft leverancier A zijn inkoopprijs verhoogd. De transporteur van leverancier B heeft zijn vrachttarieven verhoogd. Omdat Jan niet oplet, blijft hij voor dezelfde prijs verkopen. Hij levert dus in op zijn winst. 30
Bespreek steeds wat je nog niet weet Het belang van inkopen voor de juiste prijs is: Zo wordt bewaakt dat verhoogde inkoopprijzen ook tot verhoogde verkoopprijzen zullen leiden: Zo wordt bewaakt dat de bijkomende kosten tot verhoogde verkoopprijzen zullen leiden: Tijdens het inkopen wordt op meer aspecten gelet dan alleen de prijs. Gelet wordt op de volgende aspecten: voorraadvermindering; verlaging van kwaliteits- en servicekosten (kosten verbonden aan nazorg, reparatie, uitsorteren); bekorting van doorlooptijden; hogere omzetsnelheid; brutowinstverhoging; grotere flexibiliteit van het bedrijf ten opzichte van veranderingen op de markt. Voorbeeld: Winkelier Jan heeft ook vitrinekasten voor verzamelaars in het assortiment. Koopt hij kant-en-klaar gemonteerde in? Dan moet hij straks in zijn winstopslag bezorgkosten doorrekenen. Koopt hij bouwpakketten in, dan kan de klant ze zelf meenemen en kan Jan met minder winstopslag ook uitkomen. Tijdens het inkopen wordt gelet op: Voorraadvermindering Verlaging van kwaliteits- en servicekosten (kosten verbonden aan nazorg, reparatie, uitsorteren) Bekorting van doorlooptijden Hogere omzetsnelheid Brutowinstverhoging Grotere flexibiliteit van het bedrijf ten opzichte van veranderingen op de markt 31
Leg op elk punt uit hoe hier beleid op uitgezet moet worden. Voorraadvermindering: Verlaging van kwaliteits- en servicekosten (kosten verbonden aan nazorg, reparatie, uitsorteren): Bekorting van doorlooptijden: Hogere omzetsnelheid: Brutowinstverhoging: Grotere flexibiliteit van het bedrijf ten opzichte van veranderingen op de markt: g - inkoopmoment Is of kan het inkoopmoment op een zelfstandig moment zijn, ertussendoor, op een vakbeurs, via internet of op een ander moment? Noteer hoe in het bedrijf wordt omgegaan met het inkoopmoment. Het inkoopmoment is/kan zijn: (Meerdere antwoorden kunnen goed zijn.) Op een zelfstandig moment: Ja/nee Ertussendoor: Op een vakbeurs: Via internet: Anders, namelijk: 32
nabestellen Is de inkoop gericht op eenmalige collecties, langlopende collecties, artikelen die nabesteld kunnen worden en het voorkomen van nee-verkoop? De inkoop is gericht op: Eenmalige collecties: Langlopende collecties: Artikelen die nabesteld kunnen worden: Het voorkomen van nee-verkoop: Toelichting: uitwisseling Komt in het inkoopbeleid voor, dat het mogelijk is dat klanten bijbestellen of dat er uitwisseling tussen filialen plaatsvindt en dat artikelen die niet binnen de winkelformule horen ook worden besteld? Verklaar je antwoord. In het inkoopbeleid komt voor dat het mogelijk is: Dat klanten bijbestellen: Uitwisseling tussen filialen: Dat artikelen die niet binnen de winkelformule horen ook worden besteld: Toelichting: h Is de inkoop in het BPV-bedrijf gericht op rendement, behoud van het assortimentsimago, de compleetheid van de collectie en/of continuïteit? Verklaar je antwoord. De inkoop in het BPV-bedrijf is gericht op: Rendement: Behoud van het assortimentsimago: De compleetheid van de collectie: Continuïteit: Toelichting: 33
i - leveranciers Welk beleid voert het BPV-bedrijf naar de leveranciers? Benoem de selectiecriteria waaraan een leverancier moet (blijven) voldoen. Verklaar je antwoord. De selectiecriteria waaraan een leverancier moet (blijven) voldoen, zijn: Maak een omschrijving van het belang van de betrouwbaarheid van de leverancier. Zet er jouw conclusie over het inkoopbeleid bij. Het belang van de betrouwbaarheid van de leverancier is: Mijn conclusie over het inkoopbeleid: Inkoopfactoren Niet alles wordt op dezelfde manier ingekocht. Hoe die factoren aangepakt worden ga je nu onderzoeken. Wat zijn verschillen in leveranciers op het gebied van levertijd, kwaliteit van het product en kwaliteit van de levering? Noteer van een aantal leveranciers de verschillen. Verschillen in leveranciers op het gebied van [artikel].: Levertijd: Kwaliteit product: Kwaliteit levering: Verschillen in leveranciers op het gebied van [artikel].: Levertijd: Kwaliteit product: Kwaliteit levering: Verschillen in leveranciers op het gebied van [artikel].: 34
Levertijd: Kwaliteit product: Kwaliteit levering: Noteer of voor hetzelfde product gebruik wordt gemaakt van meerdere leveranciers. Voorbeeld: Het komt weleens voor dat Jans' vaste leverancier A van papieren servetten niet kan leveren bij gebrek aan voorraad. Jan wijkt dan tijdelijk uit naar leverancier B. Dergelijke artikelen kunnen soms per dozijn (12) of per overdoos van een gros (144) besteld worden. Voor hetzelfde product wordt gebruik gemaakt van meerdere leveranciers: [artikel].: Ja/ Nee, [artikel].: Ja/ Nee, [artikel].: Ja/ Nee, omdat j Zelfs bij dezelfde leverancier kan de bestelgrootte een verschil in afhandeling bepalen. Voorbeeld: Jan koopt een wagonlading kaarsen bij een leverancier die normaal wekelijks levert. De afhandeling van deze partij loopt anders dan zijn reguliere aakopen. 35
Noteer verschillen die voorkomen op het gebied van bestelgrootte tijdens de inkoop. Voor hetzelfde product wordt gebruik gemaakt van meerdere leveranciers: [artikel].: Ja/ Nee, [artikel].: Ja/ Nee, [artikel].: Ja/ Nee, omdat k - duurzaamheid Een reden om naar een andere leverancier over te stappen zou duurzaamheid kunnen zijn. Speelt duurzaamheid een rol in jouw BPV-bedrijf bij de inkoop? Duurzaamheid speelt een rol bij de inkoop: Indien ja, op de volgende punten: Concurrentieoverwegingen kunnen ook een rol spelen bij de inkoop. Is het wel eens voorgekomen dat van leverancier werd gewisseld, omdat de leverancier ook aan de concurrent leverde? Vertel er iets over. l - exclusiviteit Heeft het BPV-bedrijf van bepaalde artikelen het exclusieve verkooprecht verworven van de branche of vestigingsplaats? 36
m - wetten Vul het volgende op het opdrachtformulier in: Speelt bij de inkoop de Mededingingswet een rol? Speelt bij de inkoop de Prijzenwet een rol? Heeft de winkel weleens te maken gehad met een conflict van leverplicht met een leverancier? Heeft de winkel weleens te maken gehad met prijsafspraken met een leverancier? Zijn exclusiviteitsrechten illegaal? En prijsafspraken? Bij de inkoop speelt de Mededingingswet een rol: Ja/ Nee Bij de inkoop speelt de Prijzenwet een rol: Ja/ Nee De winkel heeft weleens te maken gehad met een conflict van leverplicht met een leverancier: Ja/ Nee De winkel heeft weleens te maken gehad met prijsafspraken met een leverancier: Ja/ Nee Exclusiviteitsrechten zijn illegaal: Ja/ Nee Prijsafspraken zijn illegaal: : Ja/ Nee Inkoopvormen Neem Fasen inkoopproces uit de theorie Inkoopproces nog eens door. In de onderstaande opdrachten ga je van de drie inkoopvormen een voorbeeldartikel in jouw BPV-bedrijf beschrijven. Gebruik de begrippen en woordkeuze uit de theorie in je voorbeelden. n Bedenk een nieuwe aankoop en beschrijf het inkoopproces. Beschrijving van een aankoop en het inkoopproces bij: new task buy (nieuwe aankoop) de voorbereidingsfase: de commerciële fase: de administratieve fase: : : Bedenk een gewijzigde herhalingsaankoop en beschrijf het inkoopproces. Herhalingsaankoop en het inkoopproces: modified rebuy (gewijzigde herhalingsaankoop) de voorbereidingsfase: de commerciële fase: de administratieve fase: : : 37
Bedenk een ongewijzigde herhalingsaankoop en beschrijf het inkoopproces. ongewijzigde herhalingsaankoop:straight rebuy (ongewijzigde herhalingsaankoop) Inkoopproces, de voorbereidingsfase: de commerciële fase: de administratieve fase: : : Bij discountbedrijven, zoals Action, verwacht de klant steeds opnieuw andere actieartikelen in het vak, dus: new task buy Noteer de bestelmethoden die bij herhalingsaankopen worden gebruikt. : : De bestelmethoden die bij herhalingsaankopen worden gebruikt zijn: Bestellen via vertegenwoordiger of merchandiser: Ja/ Nee Bestellen met bestelformulieren: Ja/ Nee Telefonisch bestellen: Ja/ Nee Geautomatiseerd bestellen: Ja/ Nee Anders, namelijk: o logistiek en reageren vanaf de winkelvloer De inkoop zal leiden tot een bepaalde manier van logistiek. Niet alleen rond de goederen die ingekocht zijn, maar ook de rond de inkoop. Beschrijf het logistiek proces van de goederenlogistiek en de administratieve logistiek. : : 38
Is het in jouw BPV-bedrijf mogelijk dat vanaf de verkoopvloer signalen worden doorgegeven aan de inkoop? In het bedrijf kunnen vanaf de verkoopvloer signalen worden doorgegeven naar de inkoop: Bij een klantenbestelling: Ja/ Nee Bij een op de televisie gesignaleerd product: Ja/ Nee Bij gesignaleerde klantenbehoeften: Ja/ Nee Omdat een verkoper kansen ziet: Ja/ Nee Anders, namelijk: : : p Bespreek in deze laatste stap dit thema inkoop na in je BPV-bedrijf. Je probeert vanuit het bedrijf voldoende feedback mee te krijgen, zodat jij het rendabel inkopen ooit zelf zult gaan beheersen. Geef aan: of je denkt dat je genoeg overtuigingskracht hebt om te onderhandelen met leveranciers; of jij invloed zou kunnen uitoefenen op de samenstelling van het assortiment; of je een ondernemer bent binnen het winkelconcept; en of je commercieel genoeg bent om ideeën om te zetten in winst. Ik denk dat ik genoeg overtuigingskracht heb om te onderhandelen met leveranciers: Ik denk dat ik invloed zou kunnen uitoefenen op de samenstelling van het assortiment: Ik ben een ondernemer binnen het winkelconcept: Ik ben commercieel genoeg om ideeën om te zetten in winst : : Laat het uiteindelijke resultaat van deze stap tezamen met de volgende stap zien aan je BPV-opleider. Hij zal de stappen ondertekenen, wanneer hij het eens is met de inhoud. 39
Stap 3 Onze leveranciers verdere kennismaking met de inkoop Je onderzoekt nu welke leveranciers passen binnen het inkoopproces en het inkoopbeleid van je BPV-bedrijf. Eerst neem je de theorie door en leer je de theoretische begrippen als vaktaal te gebruiken. Daarna maak je een afspraak met jouw BPV-opleider om deze theoretische begrippen in de praktijk herkennen. Neem eerst de theorie Leveranciers beoordelen door Je kunt deze stap niet maken zonder eerst de bijbehorende theorie grondig door te nemen. Na het doornemen van de theorie doe je er goed aan deze stap eerst in zijn geheel door te nemen. Dan weet je wat er op je afkomt. Kom je in de opdrachten een woord tegen waarvan je de betekenis niet kent, lees dan de theorie nog eens door. Ook de KvK kan je begeleiden met je leverancierscontacten. Kijk maar eens op hun website. Je weet hoe de voorraden via inkopen en bestellingen de winkel binnenkomen. In deze stap ga je kijken waar de goederen vandaan komen of kunnen komen. Ook de begrippen die je in het theorie-examen gevraagd kunnen worden, ga je terugzoeken in je BPV-bedrijf. In je BPV-bedrijf ga je inventariseren wie de leveranciers zijn en waar de spullen vandaan komen. Dat kan per afdeling en per artikelgroep verschillen. a - leverancierskeuze Veel winkelbedrijven maken gebruik van partnershipping. Noteer op welke wijze jouw BPV-bedrijf samenwerkt met andere detailhandelsbedrijven. : : Geef aan of er sprake is van ketenintegratie in jouw BPV-bedrijf. Er is sprake van ketenintegratie in het bedrijf: Bespreek in je BPV-bedrijf de opdrachten die je op school niet kon uitwerken. 40
Vertel de BPV-opleider ook dat je wilt leren juiste keuzes te maken bij de inkoop. Om gebruik te maken van de ervaring van het bedrijf vraag je op het bedrijf of men je wil helpen een lijstje samen te stellen van de leveranciers waar het bedrijf gebruik van maakt. b Noteer ten minste vijf leveranciers. Daar mag ook bijzitten het eigen distributiecentrum of de franchiseorganisatie. 1. 2. 3. Ten minste vijf leveranciers van het bedrijf zijn: 4. 5. c Neem in de theorie Leveranciers beoordelen de selectiecriteria nog eens door. Je leest daarin dat je leveranciers kiest om bepaalde redenen. Geef aan welke selectiecriteria jij denkt dat belangrijk zijn bij deze vijf leveranciers. (mate van belangrijkheid zo aangeven - -, -, n, +, ++ ) n staat voor neutraal + Kwaliteit en kwaliteitsbetrouwbaarheid Leveringsbetrouwbaarheid Prijzen of marges die de leverancier biedt Leveringssnelheid Flexibiliteit Service Financiering Geen kinderarbeid Milieu Fair trade 41
Andere criteria, namelijk: d Laat nu je BPV-opleider in een andere kleur aangeven welke selectiecriteria hij/zij belangrijk vond toen een keuze werd gemaakt om zaken te gaan doen met deze vijf leveranciers. e - Leveranciers selecteren Vaak is het leveranciersbestand gewoon zo gegroeid in de loop van de tijd. Nieuwe leveranciers melden zich soms per post, vertegenwoordiger of mail. Ook een beursbezoek of een adres waar je een artikel koopt dat niet gemist kan worden, kan nieuwe adressen in het bestand opleveren. Je hoeft in deze opdrachten niet zelf leveranciers te selecteren. Voldoende is dat je op het bedrijf bekijkt en bespreekt wat er aan voorafgaat, voordat de keuze op een bepaalde leverancier valt. Geef aan: maakt het BPV-bedrijf gebruik van de mogelijkheid om leveranciers te selecteren of zijn de leveranciers al bepaald? En zo nee, door wie wordt dat bepaald? Het BPV-bedrijf selecteert zijn leveranciers zelf: Zo nee, dat wordt dat bepaald door: f Welke voorbereiding gaat aan de daadwerkelijke inkoop vooraf? Geef de eisen aan die het BPV-bedrijf stelt aan de leveranciers uit opdracht b. De eisen die het BPV-bedrijf - voorafgaand aan de inkoop - zijn: (aanvinken) Een inkooporder uitwerking Een overzicht van alle artikelkenmerken Bijbehorende diensten of nazorg Technische tekeningen Beschrijving van de productsamenstelling Verpakkingseisen Afleveringseisen Bereikbaarheid Betrouwbaarheid Financiële situatie Een andere eis, namelijk 42