ABAB-Internetboekhouden Handleiding uitbreidingsmodule: Inlezen Bankafschriften
1. Inleiding..2 2. Aanmaken van het bankbestand.. 2 3. Bankmutaties aanbieden..3 4. Bankafschriften inlezen en verwerken.....4 4.1 Bankafschriften inlezen....4 4.2 Boekingsregels coderen en afletteren...... 6 4.3 Afletteren betalingen onderweg.....9 4.4 Bankafschriften verwerken.... 10 1
1. Inleiding Er zijn op dit moment twee manieren van binnenhalen van bankafschriften. De eerste manier is de meest recente vernieuwing en dat is de directe bankkoppeling. De Rabobank en ABN AMRO bank bieden een directe bankkoppeling aan met het online boekhoudpakket. Voor 1,25 per maand kunt u dan met één druk op de knop de bankafschriften binnen halen. Daarnaast hebben vrijwel alle banken de mogelijkheid om via internetbankieren een afschrift op te slaan als bestand op uw computer. Dit bestand kunt u uploaden via Mijn ABAB en daarna inlezen in ABAB-internetboekhouden. U kunt de afschriftregels dan controleren, aanvullen en verwerken tot boekingen in het dagboek bank. De directe bankkoppeling is dus het makkelijkste en snelste maar alleen mogelijk bij de Rabobank en ABN AMRO en brengt kosten met zich mee. Voor meer informatie hierover kunt u bellen met de ABAB-internetboekhouden helpdesk via 013 46 47 148. De tweede manier van aanmaken van bankbestanden kan bij vrijwel elke bank en dit wordt hieronder beschreven. De module; inlezen bankafschriften zorgt ervoor dat u het bankafschrift van uw bank kunt inlezen in het ABAB-internetboekhouden zodat u de bankboekingen niet handmatig hoeft te maken. Daarnaast maakt deze module het mogelijk om betalingen/ontvangsten automatisch af te letteren tegen de openstaande posten. 2. Het aanmaken van het bankbestand via internetbankieren Om mutatiegegevens in het ABAB-internetboekhouden in te kunnen lezen dienen we deze gegevens eerst te exporteren vanuit de website van uw bank voor internet bankieren. Deze mutaties kunnen geëxporteerd worden in een bepaald bestandsformaat. De mogelijkheden en functionaliteiten van het exporteren van bestanden vanuit internet bankieren zijn per bank verschillend en de ondersteuning hiervoor dient daarom ook door de bank zelf verleend te worden. Op basis van ervaring weten we voor de meeste formaten wel hoe deze aangemaakt dienen te worden. Hieronder hebben we daarom een aanzet gegeven over hoe de bankbestanden worden aangemaakt door de drie meest gebruikte websites voor internet bankieren. RABOBANK In het Rabobank Internet bankieren, gaan we via Betalen en Sparen naar downloaden transacties Hier kiest eerst voor het nieuwe formaat. Dan kiest u welke rekening(en) u wilt exporteren, de begin en einddatum van het bestand en het formaat. Het formaat wat u hier dient te kiezen is MT940 (SWI). Dan klikt u op download en u kunt het bestand opslaan op uw computer. Hier kiest u zelf een map die u gemakkelijk weer terug kunt vinden. De bestandsnaam mag u aanpassen hier kunt u bv. de naam van de maand vermelden. ABN AMRO Als u bent ingelogd op de website van de ABN AMRO kunt u klikken op Betalen. 2
Daarna kiest u voor Overzichten en daarna voor Mutaties downloaden. Hier kiest u de rekeningen en de periode waarvan u wilt downloaden. Onderaan geeft u het formaat MT940 aan. Als u op OK klikt wordt er een scherm geopend waar u kunt kiezen waar u het bestand opslaat. Kies een map en sla het bestand op. ING Kies de optie 'Exporteren rekeninginformatie' in het menu 'Rekeninginformatie'. Het scherm 'Export rekeninginformatie' verschijnt. Hier kunt u een selectie maken van de te exporteren rekeninginformatie door de rekening(en) te selecteren en een periode te kiezen. Daarna wordt er een scherm geopend waar u kunt kiezen waar u het bestand opslaat. Kies een map en sla het bestand op. Klik op 'OK'; de exportopdracht wordt nu uitgevoerd. Het exportbestand wordt weggeschreven in het Swift MT 940 formaat. Dit bestand kunt u vervolgens weer als Swift MT 940 formaat importeren en verwerken in het financiële pakket. 3. Bankmutaties aanbieden Als bovenstaande is uitgevoerd voor uw bank heeft u dus een betaalbestand klaargezet op uw computer wat nog geüpload moet worden. U kunt dan inloggen op MijnABAB via www.abab.nl. Dan gaat u via het tabblad Administratie naar Bankmutaties. Via het knopje bladeren zoekt u naar het bestand wat u eerder via internetbankieren heeft opgeslagen. Dit bestand selecteert u zodat hij in de regel komt te staan. U klikt dan nog op de knop bankmutaties aanbieden. Er zal dan een regel in het groen verschijnen die aangeeft dat het aanbieden gelukt is. Nu hebben we het bestand op de server van ABAB gezet en kunnen we het via ABABinternetboekhouden gaan inlezen. De knop opslaan die we achter het bestand zien staan gebruiken we voor deze bestanden niet. Deze pagina Bankmutaties is het tussenstation tussen uw computer en de administratie ABABinternetboekhouden. De bestanden die al ingelezen zijn in ABAB-internetboekhouden kunnen wel verwijderd worden via de knop verwijderen. 3
4. Bankafschriften inlezen en verwerken 4.1 Bankafschriften inlezen In MijnABAB via het tabblad Administratie klikt u op internetboekhouden en de administratie wordt geopend. We klikken linksonder op de snelkoppeling bank/kas. Daarna gaan we bovenin via Document naar Bankafschriften. Nu is het scherm Bankafschriften in beeld en dit is waarschijnlijk leeg. We klikken nu weer op Document en dan op Bankafschriften inlezen. Er opent een nieuw scherm waarin we een aantal stappen moeten volgen. Allereerst zien we het formaat. Hier kiest u eenmalig welk bankformaat u gebruikt. Omdat dit meestal al goed staat kunt u gewoon op volgende klikken. In het volgende scherm dienen we het bestand te selecteren dat u via bankmutaties hebt aangeboden. 4
Het selecteren doen we altijd via het gele mapje. We dubbelklikken op My computer. Nu ziet u uw klantnummer staan waar u weer op dubbelklikt. Als we de map upload zien, dubbelklikken we hier op en we zien daar ons aangemaakte bankbestand staan. We selecteren het bestand en klikken op ok. We komen terug in het vorige scherm en hier klikken we rechts onderaan op inlezen. Hij zal even laden en dan met een scherm komen waarin we zien of het gelukt is. Dit scherm kunnen we dan sluiten en we zien in het scherm bankafschriften dat er een regel in staat. Het kan ook voorkomen dat hij tijdens het inlezen een foutmelding geeft over het bankrekeningnummer/iban nummer. Dit wil zeggen dat hij het bankrekeningnummer uit het afschrift niet herkend in de administratie. We klikken op het vergrootglas bij dagboek en zien in de kolom bankrekeningnr dat dit veld leeg is. Als we het dagboek openen kunnen we via het tabblad bankgegevens het goede rekeningnummer invullen. Daarna kunnen we meteen inlezen. 5
4.2 Boekingsregels coderen en afletteren In het scherm Bankafschriften zien we een regel staan die we kunnen openen. Dit bankafschrift moeten we zien als een boeking die nog niet verwekt is en dus nog niet in het dagboek van de bank staat. In dit bankafschrift dienen we ervoor te zorgen dat alle regels geboekt kunnen worden en dat ze daarnaast ook afgeletterd worden tegen de openstaande facturen waar mogelijk. Om de boekingsregel te verwerken zal er dus minimaal een grootboekrekening gekozen moeten worden. Als er achter elke boekingsregel minimaal een vinkje staat in de kolom Acc kan het bankafschrift verwerkt worden. Het doel is echter om overal twee vinkjes achter te krijgen maar niet in alle gevallen is dit mogelijk. Regels waar één of geen vinkje achter staat dienen we altijd te controleren. Het doel is om bij het inlezen zoveel mogelijk automatisch te laten herkennen zodat we niet veel werk hebben met het controleren. Dit is de reden dat bij alle crediteuren en debiteuren de IBAN nummers gevuld dienen te zijn. Op die manier ziet het systeem bij het inlezen aan het IBAN nummer welke debiteur of crediteur het betreft. Verder kijkt het systeem nog of het factuurnummer en bedrag overeenkomen met een openstaande post en zal deze waar mogelijk automatisch afletteren. In dit geval zien we meteen twee vinkjes in de regel. Er zijn natuurlijk ook boekingen die niet via crediteuren of debiteuren lopen. Deze betalingen of ontvangsten kunnen toch automatisch herkend worden als we hier Autocodes voor aanmaken. Als we in het bankafschrift op de vorige pagina kijken ziet u bijvoorbeeld een kasstorting staan. Hier staan geen vinkjes en kan dus in eerste instantie niet verwerkt worden. 6
Als we een kasstorting altijd op de rekening kruisposten willen boeken kunnen we hiervoor een autocode aanmaken via document, autocode aanmaken. We dienen dan wel de betreffende regel aangeklikt te hebben. Hij komt dan met het scherm dat we hier links zien. Hier kunt u nu het rekeningnummer selecteren waar u deze boekingen altijd op wilt verwerken. De volgende keer zal bij het inlezen automatisch deze rekening voorgesteld worden als de omschrijving uit het bankafschrift wordt herkend. Niet voor elke regel kunnen we zomaar een Autocode aanmaken zodat het de volgende keer herkend wordt. Alleen bij de boekingen waarbij we zeker weten dat de omschrijving uit het afschrift elke keer hetzelfde is en de grootboekrekening ook elke keer hetzelfde dient te zijn. U kunt een Autocode ook laten herkennen op het bankrekeningnummer maar dan wordt er niet meer herkend op omschrijving. Hiervoor gaat u naar het tweede tabblad in de Autocode. Hier kunt u een vinkje zetten bij herkenning op bankrekeningnummer zoals in het plaatje op de volgende bladzijde. Tevens kunt u hier ook aangeven dat u bepaalde tekst uit het bankbestand wilt meenemen door een vinkje te zetten bij; Regelomschrijving uit afschriftomschrijving meenemen. Bij boekingen waarvoor een inof verkoopboeking is gemaakt geldt het aanmaken van autocodes dus niet. Als we bij alle debiteuren en crediteuren een IBAN nummer gevuld hebben wil dit niet zeggen dat hij ook meteen de openstaande factuur herkent. Als het bedrag wat ontvangen of betaald is verschilt van het factuurbedrag zal hij de factuur wel herkennen maar niet de hele factuur kunnen afletteren. Hij zal de debiteur/crediteur voorstellen en het factuurnummer vullen maar we zien maar 1 vinkje achteraan. 7
In deze gevallen klikken we in de regel op de kolom Doc/Fac en halen het factuurnummer weg. Dan toets u op F4. U krijgt dan de openstaande facturen te zien van de deb./cred. die in de geselecteerde regel gevuld is zoals in de figuren hieronder. 8
U kunt hier de openstaande post(en) selecteren met de spatiebalk. Dan komt hij met een scherm waarin wordt gevraagd wat we met het restsaldo willen doen. Als het een deelbetaling betreft en de rest wordt nog betaald kiest u voor de optie; Laten staan. Als het een klein verschil betreft wat u wilt afboeken kiest u één van de andere opties. 4.3 Afletteren betalingen onderweg in het dagboek bank Dit hoofdstuk is alleen van toepassing als u ook met de module Automatische betalingen werkt. Zo niet, kunt u dit hoofdstuk overslaan. Bij het aanmaken van het betaalbestand zijn de facturen in één totaalbedrag op de rekening betalingen onderweg geboekt. Bij het afletteren van de betalingen in de bankboeking willen we daarom ook dit totaalbedrag ineens afletteren. Bij het importeren van het betaalbestand in het internet bankieren dienen we aan te geven dat het om crediteurenbetalingen of salarisbetalingen gaat (afhankelijk van de opties die de bank biedt). Bij het inlezen van een bankafschrift zullen dan de betalingen ook als één regel geïmporteerd en afgeletterd worden. Voor automatische herkenning kunnen we dan een autocode aanmaken. We kunnen de totaalregel van de betalingen ook handmatig toevoegen via Document, betalingen onderweg. Tevens is het hier mogelijk om bepaalde facturen uit het clieopbestand te storneren. We klikken in het scherm betalingen onderweg op de betreffende clieop03-diskette regel en via de 9
knop details zien we de bedragen die in het betaalbestand zitten. Mocht het zo zijn dat een afzonderlijke regel om wat voor reden dan ook niet betaald is kunnen we de regel storneren. We klikken op de regel en dan op de knop (de)storneren. Als we dan op OK klikken, zal hij het clieop03 bestand toevoegen als regel aan het bankafschrift minus de gestorneerde regel. D gestorneerde regel boekt hij op een aparte regel weer terug naar de rekening 16000 crediteuren zodat het weer een openstaande post wordt om te betalen. Via het venster automatische betalingen kunnen we de regel daarom weer opnieuw verwerken in een betaalbestand. Als we wel het hele clieop03bestand hebben betaald,selecteren we het clieop03-bestand en via OK voegen we deze regel toe aan het bankafschrift. De originele regel verwijderen we en we zien aan de twee vinkjes achteraan de regel dat het afletteren helemaal gelukt is. 4.4 Bankafschriften verwerken Als we uiteindelijk alle regels van het hele afschrift hebben nagekeken kunnen we het bankafschrift gaan verwerken. Het kan dus zijn dat nog steeds niet alle regels twee vinkjes hebben zoals we eerder zagen bij deelbetalingen. Als elke regel minimaal een vinkje in de kolom Acc heeft en we weten waarom dan kunnen we het afschrift opslaan en sluiten via de OK knop. We zien dan het scherm bankafschriften weer voor ons. Hier zien we één of meerdere bankafschriften staan. Het kan zijn dat er een vinkje achter een bankafschrift staat. Dit wil zeggen dat alle regels in dit bankafschrift twee vinkjes hebben. Als we dit zien hoeft het afschrift dus niet meer te worden gecontroleerd. Verwerken van bankafschriften tot bankboeking gaat via document, afschriftregels verwerken. Het systeem zal dit bankafschrift alleen verwerken tot bankboeking als er geen fouten in voorkomen. Als er wel fouten in voorkomen geeft het systeem dit aan. We dienen dan het bankafschrift te openen en de fouten eruit te halen. Als er geen fouten in het bankafschrift voorkomen wordt het verwerkt en verschijnt het in het betreffende bankdagboek. Het bankafschrift verdwijnt uit het scherm bankafschriften en is te zien en wijzigen in het dagboek van de bank. Nu zijn we klaar met het inlezen en verwerken van het bankbestand. 10