D7213-02052011 MA/OvL A() NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN DE VERENIGING VAN EIGENAREN j. IVENSPLEIN TE AMSTERDAM, GEHOUDEI\J OP 2 MEI 2011 TE AMSTERDAM 1. OPENING De heer M.F.K. Kornmann, opent de vergadering en heet eenieder welkom. 2. VASTSTELLEN AANTALAANWEZIGE STEMMEN Van de 14710 uit te brengen stemmen zijn er 11452 aanwezig, voldoende om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. 3. VASTSTELLEN NOTULEN VERGADERING DD 13 APRIL 2010 De notulen worden met algemene stemmen vastgesteld. 4. BESTUURSMUTATIES De vergadering wordt voorgesteld om dit punt na agendapunt 11 te bespreken. De vergadering gaat hiermee akkoord. 5. JAARSTUKKEN 2010, (MONDELING) VERSLAG KASCOMMISSIE De aanwezige kascommissie geeft aan geen onvolkomenheden te hebben aangetroffen in dejaarstukken. 6. BESPREKEN EN VASTSTELLEN VAN DE JAARSTUKKEN ALSMEDE HET DECHARGEREN VAN DE BESTUURDER/ADMINISTRATIEF BEHEERDER OVER HET BOEKJAAR 2010 De stukken zoals deze aan de leden zijn aangeboden, worden met algemene stemmen als zodanig vastgesteld. De bestuurder wordt gedechargeerd voor het gevoerde beleid. 7. BESTEMMEN EXPLOITATIESALDO 2010 Met algemene stemmen wordt besloten het exploitatiesaldo alsvolgt te bestemmen: Het positieve en negatieve exploitatiesaldo wordt ten gunste dan wel ten laste van de betreffende reserve gebracht. 8. BEGROTING EN BIJDRAGE LEDEN 2011- BESPREKEN EN VASTSTELLEN Na een toelichting door de bestuurder worden de voorgestelde begroting en de bijdrage leden met algemene stemmen als zodanig vastgesteld pen januari 2011. 9. HET (HER)BENOEMEN LEDEN KASCOMMISSIE Met algemene stemmen wordt als zodanig herbenoemd de heer M. Olofsen. Aangegeven wordt dat het wenselijk is dat er een tweede kascommissielid is. De heer K. Boomsma geeft aan deze functie op zich te willen nemen. Ook de heer Boomsma wordt met algemene stemmen als zodanig benoemd. 10. HET(OPNIEUW)VASTSTELLEN VAN DE INCASSOPROCEDURE De voorgestelde procedure wordt met algemene stemmen vastgesteld. Wat te doen bij vragen: Mochten er bij u vragen of onduidelijkheden bestaan of wilt u een actueel rekeningoverzicht ontvangen? Wij adviseren u om per e-mail contact op te nemen met het Financieel Callcenter. Het e-mail adres:fincall@vve-beheer.nl Ook kunt u telefonisch contact opnemen met een van de medewerkers van het Financieel Callcenter via telefoonnummer 070 3905051 (op werkdagen bereikbaar tussen 10.00 en 15.00 uur). 11. BESPREKEN VAI\J HETVERSLAG VAN HET BESTUUR De heer H. Kaufman geeft aan, dat er met de uitnodiging van de vergadering een verslag is meegestuurd van het bestuur. Allereerst haalt de heer Kaufman aan, de kunstwerken die in de verschillende hallen zijn Op aanvragen, aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons onder nummer 4763 bij de K.v.K. Haaglanden gedeponeerde voorwaarden van toepassing. ~ Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt. K.v.K. Haaglanden nummer: 27084221. BlW-nummer: NL004887517BOl NVM-VGM
D7213-02052011 MAlOvL 2 &() opgehangen, welke tot een verbetering van de uitstraling van deze hallen hebben geleid. De heer Kaufman bedankt de heer P. Herrera Paskevicius voor de inspanning die hij gedaan heeft tot het realiseren van dit project. Tevens wordt aangegeven dat Amvest een groot aandeel in de kosten voor zijn rekening heeft genomen. Aangegeven wordt dat er alleen maar positieve reacties van eigenaren/bewoners op dit project is gekomen. De heer P.H.M. Hemmelder krijgt het woord inzake de MjOP. De heer Hemmelder geeft aan een verslag geschreven te hebben inzake MjOP en de zaken die uitgevoerd zijn in het afgelopen jaar en welke er aan zitten te komen. Dit verslag zal meegestuurd worden met de notulen. Onder andere wordt aangegeven, dat in alle gangen de vlekken gepoogd zijn weg te halen. Er volgt hierover een uitgebreide discussie en enkele eigenaren twijfelen aan de kwaliteit van het weghalen. De vergadering geeft het bestuur de mandaat om vlekken die zijn teruggekomen dan wel er nog zitten, alsnog te laten aanpakken door de schoonmaker. Het bestuur zal dit verder oppakken. De heer Hemmelder geeft aan dat naar aanleiding van het opstellen van het MjOP, de eigenaren rekening dienen te houden met een verhoging van de reserveringspost in het boekjaar 2012. In de volgende ledenvergadering zal hierover gesproken worden. De technische commissie vraagt de vergadering een mandaat inzake de liften opdracht te mogen verstrekken aan OTIS om het zogenaamde OTIS pulsesysteem aan te mogen brengen. Dit pulsesysteem is nodig om de kwaliteit van de staalkabels continue te monitoren en te controleren. Dit is een veiligheidsverhogende maatregel. Tevens is dit een eis van de keurende instanties, die de lift zouden moeten goedkeuren. De kosten die hiermee gepaard gaan zijn ± 6.000,00. De vergadering geeft met algemene stemmen de technische commissie het mandaat om dit verder af te handelen. Inzake het dossier over de dakpannen, geeft de voorzitter de heer Kornmann een zeer uitgebreide toelichting. Aangegeven wordt dat het dossier nog steeds niet gesloten is en dat er thans een onderzoek plaats vindt over het wel of niet goed verankerd hebben van de dakpannen. Eventuele vervolgstappen zullen ook door het bestuur worden genomen. Expliciet wordt nog aangegeven, als de heer Kornmann later op de avond zal aftreden, hij dit dossier nog wel zal afhandelen. Înzake de glazenpanelen op het plein en rondom de winkels, geeft de heer Kaufman een uitgebreide toelichting over de gang van zaken in de hoofdsplitsing van de vereniging. Binnenkort zal er een extra vergadering plaatsvinden van de hoofd WE, waarin wederom de glaspanelen ter sprake zullen komen. De vergadering neemt hiervan nota. Vanuit de vergadering komt de mededeling, dat men erg tevreden is over de huismeester. De heer Olofsen geeft aan zich zorgen te maken over de veiligheid in en rondom het complex. Reeds in de vergaderingen van de parkeergarage is hierover ook gesproken en een groot aantal acties zullen door het bestuur worden opgepakt. Hieraan dient men te denken aan overleg met de politie en straatcoaches en tevens dient men te denken aan bouwkundige aanpassingen rondom het complex om het indringen binnen het complex tot een minimum te kunnen beperken. Tevens wordt aangegeven, dat er een collectief overleg plaatsvindt tussen verschillende WE's op IJburg over de veiligheid op Ijburg. Tevens zal de politie gevraagd worden om mee te denken en te adviseren in het veiljg maken van het complex. Een van de eigenaren doet het expliciete verzoek aan eenieder om indien men gebruik maakt van de elektrische deur naast de AH, men zich er zeker van gewist is, dat de deur gesloten is alvorens te vertrekken dan wel verder het complex in te gaan. Dit om insluipers te voorkomen. Het bestuur zal onderzoeken of het systeem in de huidige vorm voor de betrokken bewoner noodzakelijk is. Tevens wordt vanuit de vergadering het verzoek gedaan aan het bestuur om uit te zoeken of het mogelijk is om beveiligingscamera's te plaatsen. Het bestuur geeft aan een en ander uit te zoeken en zonodig maatregelen te nemen. Op aanvragen, aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van Verenigingen van Eigenaren zijn de door ons onder nummer 4763 bij de K.v.K. Haaglanden gedeponeerde voorwaarden van toepassing. ~ Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt. K.v. K. Haaglanden nummer: 27084221. BTW-nummer: NL004887517BOI NYM YGM
07213-02052011 MAlOvL 3 &() Tevens komt het verzoek vanuit de vergadering om op de hoogte gehouden te worden als er ontwikkelingen plaatsvinden ten aanzien van het 'torentje'. Het bestuur geeft aan de leden hierover eventueel te informeren. 4. BESTUURSMUTATIES De heer Kornmann geeft aan na vijfjaar te willen stoppen als zijnde de voorzitter van de vergadering en het bestuur. De heer H. Kaufman houdt een korte toespraak, waarin hij de heer Kornmann bedankt voor zijn inzet in de afgelopen vijf jaar. Er wordt een presentje en een bos bloemen overhandigd. Hierop volgt applaus. Tevens wordt de heer A.J. Oostdam bedankt voor zijn inzet in het afgelopen jaar als zijnde technisch commissielid. Ook de heer Oostdam heeft aangegeven te willen stoppen als bestuurslid. Vanuit de vergadering wordt aangegeven, dat de heer R. Kobus heeft aangegeven te willen toetreden als bestuurslid van de vereniging. Met algemene stemmen wordt de heer Kobus als zodanig benoemd. Tevens wordt aangegeven, dat de heer Kaufman voornemens is. het voorzitterschap van de heer Kornmann over te nemen. De vergadering besluit met algemene stemmen de heer Kaufman als zodanig te benoemen. 12. BESPREKEN VOORSTEL ZONWERING Van een van de eigenaren, te weten, mevrouw Van Vliet, is het verzoek bij het bestuur gekomen om uit te zoeken of het mogelijk is om buiten zonwering aan te brengen. Bij de uitnodiging voor de vergadering is een voorstel gevoegd, zoals de buiten zonwering er uit zou moeten zien. De vergadering besluit met algemene stemmen om toestemming te geven tot het plaatsen van buiten zonwering op de teha-ramen, conform het voorstel zoals bijgevoegd bij de agenda. Het plaatsen en de eventuele gevolgen van het plaatsen van deze zonwering zijn volledig voor rekening en risico van de betreffende eigenaar. Tevens wordt nog expliciet aangegeven, dat men zich aan de kleurstelling dient te houden, die in het voorstel genoemd wordt. Men dient hier te hanteren voor de afdekplaten rondom de ral 7006. voor het doek dient men de kleur ral 8025 aan te houden. Voor eventuele verzoeken tot het plaatsen van buiten zonwering op andere ramen als de teha-ramen wordt aangegeven, dat het bestuur mandaat krijgt om hier eventueel een goedkeuring voor te geven, dan wel een voorstel voor te maken naar de betreffende eigenaar op het moment dat hier een verzoek voor komt. -13. BESPREKEN EN BESLUITVORMING INZAKE DE KOSTEN VAN DE INTERCOMINSTALLATIE Aangegeven wordt dat bij een van de eigenaren bij storing aan de intercominstallatie, een binnentoestel is vervangen op rekening van de vereniging. Het bestuur stelt voor om in de toekomst, op het moment dat er een binnentoestel dient vervangen te worden, dit voor rekening en risico van de betreffende eigenaar is. Met algemene stemmen besluit de vergadering dat bij vervanging van een binnentoestel de kosten voor de betreffende eigenaar zijn. 14. RONDVRAAG De heer Kornmann geeft aan, dat alle eigenaren een brief ontvangen hebben in verband met het aanleggen van een glasvezel netwerk. De vereniging is thans aangesloten voor televisie en internet op een schotelantennesysteem welke op het complex staat. De heer Kornmann doet het verzoek aan het bestuur om uit te zoeken of het mogelijk is om het schotel systeem af te sluiten en over te stappen op het glasvezelnetwerk. hetgeen een aantal voordelen biedt. Het bestuur gaat een en ander uitzoeken. De heer Kobus geeft aan. zich te storen aan het trottoir naast de Chinees, welke leidt naar de garages. Aangegeven wordt dat dit een trottoir van de gemeente is en hij wordt verzocht de gemeente hierover te bellen. 15. SLUITING Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering en wenst de leden wel thujs. Op aanvragen. aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van verenigingen van Eigenaren zijn de door ons onder nummer 4763 bij de K.v.K. Haaglanden gedeponeerde voorwaarden van toepassing. ~ Afschrift wordt u op aanvraag verstrekt. K.v.K, Haaglanden nummer: 27084221. BlW-nummer: Nl004887517BOl NVM'VGM
07213-02052011 MAlOvL 4 Af) Notulen vastgesteld ter vergadering van.... Akkoord (waarnemend) voorzitter van de vergadering: Akkoord bestuurder: Besluitenlijst "_.~,.._,,,---- -_. actiepunt datum omschrijvina It.;rmiin I wie f"-'" 11 Opdracht OTIS IZSM IK, Bestuur 114 Gesprekken en acties ivm veiligheid ZSM Bestuur Onderzoeken mogelijkheid plaatsen 'camera's Onderzoeken mogelijkheid om schotel te vervangen door glasvezel! Bestuur Bestuur i I I j I i Opaanvragen, aanbiedingen en tot stand gekomen overeenkomsten ten behoeve van verenigingen van Eigenaren zijn de door ons onder nummer 4763 bij de K.v.K. Haaglanden gedeponeerde voorwaarden van toepassing. ~ Afsch rift wordt u op aanvraag verstrekt. KN.K. Haaglanden nummer: 27084221. BTW-nummer: NL004887517B01 NYM-YGM
&() Verenigde Administratiekantoren voor WE Beheer B.V. Bezoekadres: Ampèrelaan 4 Postadres: Postbus 1192 2280 CD Rijswijk ----'---------_._ T: 070 39931 42 F: 070 398 87 60 www.we-beheer.nl vve@we-beheer.nl VvE: Joris Ivensplein (Ondersplitsing appartementsrecht A2) IJburglaan Joris Ivensplein Daguerrestraat Plaats: AMSTERDAM Code: 7213 Boekjaar: 2010 Ondergetekende(n), lid/leden van de kascommissie van de vereniging, delen u mee de administratie van de vereniging over genoemd boekjaar en de erop aansluitende rekening en verantwoording van de bestuurder/administrateurte hebben gecontroleerd. Zij gaan ermee akkoord en geven de vergadering in overweging de bestuurder/administrateur te dechargeren voor het door hem in de verslag periode gevoerde financiële beheer. Naam/namen: datum: en):
Aan: De ledenvergadering van VVE 7213 Joris Ivensplein Van: Werkgroep MJOP van de technische commissie (Erwin Hernmelder, Lex Oostdam en Karel Boomsma) Datum: 2 mei 2011 Onderwerp: Toelichting Meerjaren Onderhoudsplan 2011 (MJOP) 1 Inleiding In het kader van de jaarlijkse ledenvergadering heeft de technische commissie een toelichting opgesteld ten aanzien van de onderhoudskosten van het afgelopen jaar 2010. Tevens heeft de commissie het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) geactualiseerd. De resultaten daarvan worden toegelicht in dit memo. Opgemerkt moet worden dat het hier gaat om werkzaamheden die buiten de reguliere onderhoudscontracten vallen zoals reiniging en huismeester, regulier liftonderhoud (o.a. keuringen en controle), onderhoud daktuinen, onderhoud CAI en bliksemgeleiding en hydrofoorinstallatie. Tevens is de discussie over de dakpannen niet in dit memo meegenomen. Het MJOP is geen statisch document maar zal op basis van ervaringen en adviezen jaarlijks worden herzien en eventueel worden aangepast. 2 Verrichte onderhoudswerkzaamheden 2010 Schilderwerkzaamheden In verband met vervuiling, beschadiging en scheurvorming van de wanden in de 6 entreehallen en de hallen op niveau -1 zijn deze opnieuw geschilderd. Daarnaast zijn uit voorzorg diverse aluminiumstrippen en schopplaten aangebracht op de meest kwetsbare hoeken van de deurkozijnen en hoeken van wanden en tussendeuren (kosten circa 25.000 voor 6 hallen). Coating gevels Op de gevels ter plaatse van de binnentuinen zit is een grijs/witte minerale pleister laag. Deze laag is na een aantal jaren verweerd en voorzien van de donkere aanslag. De gevels zijn nu voorzien met een SIGMA coating waardoor de aanslag inde toekomst wordt voorkomen (kosten circa 25.000,-) en deze alleen nog moeten worden schoongemaakt. Dit is vooralsnog alleen aan een deel van de binnentuin van de binnentuin gebeurd. Tapijtreiniging Al het tapijt in de gangen op alle etages zijn afgelopen jaar voor het eerst gereinigd.
Onderhoudswerkzaamheden (aannemer Firma Dekker) De sluiting van de buitendeuren van hal 6 Goris Ivensplein) zijn problematisch. De deur valt slecht inhet slot. E.e.a. heeft te maken met de aluminium deur- en gevelconstructie. In verband met overlast van jeugd wordt hier vaak binnengedrongen en wordt lichte schade aangericht. Er hebben diverse modificaties plaatsgevonden maar dit heeft helaas nog niet het gewenste resultaat. Aanbrengen van een randprofiel bij de brievenbussen aan de IJburglaan i.v.m. schade door AH winkelwagenljes. Vervangen van de buitendeur naar de fietsenstalling ha14. Aanbrengen van waterkraan en inrichten van tuinslanglocaties voor onderhoud binnentuinen Onderhoudswerkzaamheden firma Dynker (elektrotechnisch) Afgelopen zijn veel kosten gemaakt ten aanzien van de O.a. verlichting als gevolg van technische mankementen (kinderziektes/vocht in leidingen) door de oorspronkelijke bouwer van het complex (Heddes). Inmiddels zijn deze vooralsnog allemaal verholpen. Lekkages TEHA ramen Meerdere malen is er waterlekkage geconstateerd met TEHA ramen. Dit behoort inmiddels tot het verleden. Daklekkages- Er zijn vanaf de bouw problemen geweest met waterlekkages van dakramen en gevelramen bij diverse bewoners. Uit controle is gebleken dat de dakconstructie/dakleer onjuist is aangebracht. Een adviesbureau heeft recent opdracht gekregen voor het uitvoeren van een totaal onderzoek. 3 Toelichting op toekomstige onderhoudskosten 2011 en verder. Bezuinigingen Daar waar mogelijk wordt geprobeerd te bezuinigen op de kosten. De commissie gaat ten aanzien van de verlichting nog een inventarisatie maken van mogelijke bezuinigingen en deze voorleggen aan een technisch adviesbureau in hoeverre dit technisch en financieel haalbaar is (o.a. type en hoeveelheid wattage verlichting/armaturen, verlichting bergingen met sensor). Eerder is een offerte van een elektrotechnisch bedrijf (Duijnker) ontvangen voor het vervangen van huidige lampen/armaturen door duurzame modellen. De totale kosten bedragen circa 18.000,- De technische werkgroep vindt zit veel geld en zal nader advies in te winnen over een structurele toekomstvisie (plan van aanpak). Dit in verband dat lampen of armaturen niet meer leverbaar zijn en mogelijk om het aantal lampen te verminderen. Hierbij gaat het alleen over de lampen die vallen onder de VVE Joris Ivensplein en' niet over de verlichting in de parkeergarage.
OTIS Iiftinstallaties De liftkosten zijn vooralsnog niet meegenomen in de meerjarenonderhoudsplanning. De technische commissie heeft de kosten géinventariseerd in overleg met de firma OTIS. Daarnaast dient in verband met de liftkeuringen (code DK30) een systeem te worden aangebracht (OTIS Pulse systeem) die de technische toestand van de staalkabels meet. Indien dit niet wordt gedaan zal de lift volgend jaar niet worden goedgekeurd (kosten 6.000,- voor 6 liften). Van OTIS hebben we een drietal offertes ontvangen met een verschillende type onderhoudscontracten en termijnen. Tabel : Servicekosten per jaar per looptijd per type contract 1 jaar 5 jaar 10 jaar OTIS Inspectie Contract 11.624, 11.275, 10.810, ans @ yom Control Contract 16.872, 16.365, 15.690, OTIS Service Contract 23.109, rn.415, 21,491, De contracten zijn veelal gebaseerd op (24 uurs) beschikbaarheid voor het verhelpen van storingen. Naast de meest uitgebreide variant dient nog rekening te worden gehouden met een afschrijving van 2% en eventuele technische modificaties en productverbeteringen. De technische commissie zal op basis van de offertes adviseren om vooralsnog als VVE zelf een reserve op te bouwen en nog geen langdurend onderhoudscontract af te sluiten. Coating gevels Ten aanzien van de buitenmuur in de binnentuin fase 2 zal eveneens nog een coating moeten worden aangebracht. Idem voor de binnentuin resterende deel fase I, de tuin boven de fietsenwinkel en de tuin boven AsguL Geadviseerd is om dit in 2012 uit te voeren en een nog resterend deel mogelijk in 2013. En'treehal 6 Joris Ivensplein Zoals eerder benoemd geeft de buitendeur van hal 6 problemen. Omhet probleem te verhelpen dient waarschijnlijk de gehele deur inclusief gevel vervangen te worden. Schilderwerkzaamheden kozijnen IJburglaan De raamkozijnen (antracietkleurig) aan de zijde van de JJburglaan zullen op korte termijn geülspecteerd moeten worden. De verwachting is dat de kozijnen volgend jaar toe zijn aan een onderhoudsbeurt. 4 Conclusie De afgelopen jaren (vanaf 2005) zijn veel kosten gemaakt ten aanzien van herstel van technische mankementen vanaf de oorspronkelijke bouw. Grote kostenposten die genoemd kunnen worden zijn de vervroegde schilderwerkzaarnheden aan de TEHA ramen in 2009 (ad 50.000), aanbrengen van de coatinglaag op de gevels in de binnentuinen ( 25.000,-) en diverse aanpassingen aan de elektrotechnische installatie en verlichting en het herstel van de dakconstructie voor het voorkomen van waterlekkages.
De totale A en B reserveringen voor onderhoudskosten bedragen 60.000,- op jaarbasis (respectievelijk 45.000,- en 15.000,-). Gezien de gemaakte kosten in het verleden is van een structurele opbouw van reservering geen sprake geweest. Met de toekomstige onderhoudswerkzaamheden voor liftinstallaties is vooralsnog niet gereserveerd maar moeten wel een reserve worden opgebouwd. Een en ander kan inhouden dat vanaf 2012 en volgende jaren de bewoners bijdragen moeten worden verhoogd. Belangrijke reserveringen voor de toekomst waarin voorzien moet worden zijn: Dakconstructies (horizontale dakbekleding en schuine daken/dakpannen) Liftinstallaties Schilderwerkzaamheden ramen en kozijnen buitengevel (eens per 7 jaar) Waterkerende laag daktuinen (op hele lange termijn)