GEMEENJE N~bf BARNEVELD 3 1.'""2.. ~\ gemeente Barneveld Aan het college van burgemeester en wethouders s AFD 1 8 MEI 2010 z Onderwerp: EvaJuatie dynamische begroting IRAAD T.K.j Ingekoman stli Raad 0 1 JU~\2010 Nr. 6-ft fj Gevraagde beslissing: 1. Kennisname van het adviesrapport dynamisering begroting. 2. Akkoord gaan met de 4 onder genoemde aanbevelingen. 3. Het bijgevoegde memo ter kennisname aan de raad aanbieden via rubriek B. Akkoord/Aan~ngen secretaris: Datum: 18-5-2010 Steller: Afd: ~ BMO/Jur. ~ OR D BMO/Com. DADF Openbaarheid Besluit (voorblad) openbaar: Groentje openbaar: Bijlagen openbaar: 0Ja 0Ja 0Ja Nee, zie beslispunt : Nee, zie beslispunt : o Nee, vermelden op bijlage Collegeleden Akkoord Bespreken Aantekeningen Burgemeester Wethouder ~ Wethouder Wethouder Wethouder ~. Beslissing burgemeester en wethouders : ~ 9 Htl 2010 Nummer op besluitenlijst:?-.o &~ ~lq./.) ~ -, --t-tl/\ \
-2 - Gevraagde beslissing Kennisname van het adviesrapport dynamisering begroting. Akkoord gaan met de 4 onder genoemde aanbevelingen. Het bijgevoegde memo ter kennisname aan de raad aanbieden via rubriek B. 1. Inleiding In 2009 is de dynamische begroting ingevoerd. Na een jaar gedraaid te hebben is het tijd om de begroting te evalueren. In dit voorstel vindt u de werkwijze van die evaluatie. Tevens vindt u de aanbevelingen die gedaan zijn n.a.v. de evaluatie. 2. Effect De gedachte achter deze evaluatie is om te kijken of de vooraf opgestelde doelstellingen gerealiseerd zijn en! of in welke mate de dynamisering van de begroting verbeterd kan worden. 3. Argumenten Tijdens een vergadering van de Auditcommissie die vorig jaar heeft plaatsgevonden is besloten dat de dynamisering van de begroting geevalueerd dient te worden. Begin 2010 is hiermee gestart. Er is gekozen om een digitale enquete uit te zetten. Aangezien dit een onderwerp is waarmee de he le ambtelijke organisatie mee te maken heeft is er gekozen voor een organisatiebrede enquete. Dus zowel de directie als het college, als de raad en de afdelingshoofden is verzocht om de enquete in te vullen. Nadat er verschillende enquetes zijn terug ontvangen is er een adviesrapport gemaakt op basis van de terug gestuurde enquete. 4. Uitvoering In het rapport zijn bij hoofdstuk 5 een viertal aanbevelingen opgenomen, die in principe op korte termijn kunnen worden ingevoerd! nageleefd. Het betreft: Verbreden informatievoorziening rondom dynamische begroting; Informeren raad rondom procedure behandeling en besluitvorming ingekomen stukken; Handhaven huidige berap; Procesafspraak over ingekomen stukken. Het adviesrapport is twee keer in de Auditcommissie besproken op 8 april en 10 mei. Gp verzoek van deze commissie wordt een samenvattende memo ter kennisname aan de raad aangeboden. 5. Risico's, kosten, baten en dekking Aan dit voorstel zijn geen verdere kosten dan wel risico's verbonden.
~\ gemeente Barneveld Memo Datum: 17 mei 2010 Onderwerp: Evaluatie dynamische begroting Ter allentie van: De gemeenteraad Afzender: Wethouder Van den Hengel Inleiding In 2009 is de dynamische begroting ingevoerd. Tijdens een vergadering van de Auditcommissie in november 2009 is besloten dat de dynamisering van de begroting geevalueerd dient te worden. De gedachte achter deze evaluatie is om te kijken of de vooraf opgestelde doelstellingen gerealiseerd zijn enl of in welke mate de dynamisering van de begroting verbeterd kan worden. Begin 2010 is hiermee gestart. Er is gekozen voor een organisatiebrede, digilale enquete. De raad, het college, de directie en de afdeiingshoofden zijn verzocht om de enquete in te vullen. Aan de hand van de terugontvangen enquetes is er een adviesrapport gemaakt. Uitkomst Het adviesrapport is twee keer in de Auditcommissie besproken. Na de evaluatie is gebleken dat het merendeel van de ondervraagden zeer tevreden is met de invoering van de dynamische begroting. Er zijn wel een paar verbeterpunten naar voren gekomen, aan de hand hiervan zijn vier aanbevelingen geformuleerd. Het betreft: 1. Informeren raad rondom procedure behandeling en besluitvorming ingekomen stukken; 2. Verbreden informatievoorziening rondom dynamische begroting met beleidsmatige aspecten; 3. Voortbestaan huidige berap; 4. Procesafspraak over ingekomen stukken. Ad 1 De procesgang is als volgt: De dynamische begroting is een verzamelraadsvoorstel dat via rubriek F van de ingekomen stukken ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd. Het verzamelraadsvoorstel bestaat uit een aantal beslispunten. Als de raad een voorstel nader toegelicht of behandeld wil hebben, kan dit worden aangegeven tijdens de vergadering. Het voorstel wordt dan geagendeerd voor de eerstvolgende commissievergadering. Vervolgens wordt dit specifieke beslispunt opnieuw ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Let wel: alleen het onderwerp waar vragen over zijn wordt in de volgende vergadering behandeld.
Ad 2 In de onlangs verschenen notitie "Besturen binnen de door de raad gestelde kaders" wordt hieraan invulling gegeven. Kern van deze notitie is dat in (alle) voorstellen voorlaan wordt aangegeven binnen welke kaders vanuit de raad het betreffende voorstel past. Ad 3 Er is vrij verschillend gestemd over deze kwestie. Ongeveer de he 1ft van de afdelingshoofden wil dat de berap gehandhaafd blijft. Terwijl van de raadsleden 90% van mening is dat de berap in zijn huidige vorm moeten blijven bestaan. Daarom is besloten dat de berap in zijn huidige vorm gehandhaafd blijft. Ad 4 Gedurende het evaluatieproces is naar voren gekomen dat het nogal eens voorkomt dat een voorstel zowel in rubriek B als in rubriek F wordt behandeld. Dit kan er voor zorgen dat er verwarring ontstaat. Daarom is de afspraak gemaakt dat wanneer het voorstel d.m.v. de dynamische begroting aan de raad word! voorgelegd, het voorstel alleen nog maar in rubriek F (in het verzamelraadsvoorstel) wordt behandeld en niet meer in zowel rubriek B als rubriek F.
~\ - DE 8ESTE G MEENTE L --... ~..,.~ Adviesrapport Dynamische Begroting Opdrachtgever: Afdeling Financien In dit adviesrapport is de dynamische begroting geevalueerd. Er is een digitale enquete uitgezet en de uitkomsten hiervan zijn in dit rapport opgenomen. Gp basis van de uitkomsten zijn enkele aanbevelingen en conclusies gedaan. 4-5-2010
Inhoudsopgave adviesrapport Dynamische Begroting 1. Inle id ing 3 2. U itkomste n enq uete: Totaa loverzicht 5 3. U itkomste n enq uete: 5 4. Cirke Id iagra m pe r vraag uitgewerkt 6 5. Co ncl usies en a a nbeve linge n 10 2
1. Inleiding In dit adviesrapport zijn de uitkomsten beschreven van de evaluatie van de dynamische begroting. Bij deze evaluatie is gewerkt met de evaluatieve cyclus. Dit houdt in dat er eerst informatie verzameld is (d.m.v. enquetes), als tweede is de informatie geregistreerd (terug ontvangen van de enquetes), als derde stap is de verkregen informatie ge"interpreteerd (ordenen van de informatie en overzichtelijk etaleren) en als laatste stap zijn er aanbevelingen gedaan (op basis van de verkregen informatie). Aanleiding Het is mei 2010 en de dynamische begroting heeft ruim een jaar gedraaid. Eind november 2009 is de dynamische begroting besproken in de Auditcommissie. Alle betrokken waren (redelijk) enthousiast over de dynamische begroting. IijdenS-d~ergadering is beslolen om een organisatiebrede evaluatie te houden. Opdrachtform ul eri ng Evalueer de dynamische begroting. Dit is verder te verdelen in drie stappen: 1. Plan van Aanpak schrijven, met hierin een stappenplan voor de evaluatie van de dynamische begroting. 5tel vragen op voor deze evaluatie en bedenk aan wie de vragen worden gesteld en op welke manier deze vragen de juiste mensen bereiken. 2. De enquete uitzetten. Dat wil zeggen, verspreiden onder de belanghebbenden. 3. Adviesrapport maken en aanbevelingen doen. Doel van het onderzoek Het feitelijke doel van de evaluatie is om het instrument waar nodig aan te passen/ te verbeteren. Daarom is gekozen om een organisatie brede evaluatie te houden. Belanghebbenden De belanghebbenden zijn de mensen die dagelijks met de dynamische begroting werken en dan voornamelijk de afdelingshoofden en financiele adviseurs. Natuurlijk is dit rapport ook relevant voor de raadsleden, het college en de directie. Gebruikte werkmethode Er is gekozen voor een enquete, vanwege het groot aantal ondervraagden. Het is geen doen om face-to-face interviews af te nemen, dit kost te veel tijd en levert te veel informatie op. Het belangrijkste bij het opstellen van een enquete, is dat de enquete gebruiksvriendelijk moet zijn en het invullen niet te veel tijd kost. Mede hierdoor is gekozen voor een digitale enquete over de mail. De enquetes zijn terug ontvangen en verwekt in Excel. Vervolgens zijn deze resultaten verwerkt in dit adviesrapport. De enquete De enquete bestaat uit 16 vragen. Er is gekozen voor twee delen. Het eerste deel bestaat uit 10 vragen, het tweede deel bestaat uit 6 vragen. Bij het eerste deel behoren eens, oneens, neutraal en niet van toepassing tot de antwoordmogelijkheden. Er moet bij deel1 gereageerd worden op stellingen. Bij deel 2 worden er vragen gesteld waarop met ja, nee, neutraal en niet van toepassing geantwoord kan worden. 3
Bij elke vraag van zowel deel 1 als deel 2 bestaat de mogelijkheid om een toelichting te geven op de antwoordmogelijkheden. Responsrate Groepen Absoluut Relatiej Afdelingshoofden 9 van de 13 69.2% 10 van de 31 32.3% Directie 1 van de 3 33.3% College o van de 5 0% Iotaal 20 van de 52 38.5% - Relatief De totale gemiddelde responsrate is 38.5%, dit is vrij laag, aangezien het eenvoudig en weinig tijdrovend was om de enquete in te vullen. Tevens is er een herinneringsemail gestuurd naar de ondervraagden. Van de raadsleden heeft 32.3% gereageerd. Onlangs de lage respons is de enquete wel representatief. Omdat wel alle groepen waar de enquete naar toe is gestuurd hebben gereageerd. En men zegt wel eens, geen bericht is goed bericht. Uitkomsten van de enquete De uitkomsten van de enquete vindt u hieronder. Als eerste treft u onder hoofdstuk 2 een totaaloverzicht aan met hierin de uitkomsten per stelling/vraag. Daarna volgt bij hoofdstuk 3 eenzelfde overzicht, maar dan alleen met de uitkomsten van de raadsleden. Vervolgens zijn de uitkomsten van de raadsleden ook nog per stelling/vraag uitgewerkt in een circeldiagram. Adviesrapport dynamische.begroting 4
2. Uitkomsten enquete: Totaaloverzicht Deell: enquete: stelling 1 t/m 10. Tabel1.1 vraag 1 vraag 2 vraag 3 vraag4 vraag 5 vraag 6 vraag 7 vraag 8 vraag 9 vraag 10 Eens 95% 95% 60% 100% 80% 65% 75% 100% - 20% Oneens - - - - - 10% 5% - 95% 70% Neutraal - - 35% - 10% 20% 10% - - 5% N.v.t. 5% 5% 5% - 10% 5% 10% - 5% 5% Totaal 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Deel 2: enquete: vraag 1 t/m 6. Tabel1.2 vraag 1 vraag 2 vraag 3 vraag4 vraag 5 vraag 6 Ja 80% 25% 5% 65% 75% 80% Nee - 15% 75% 15% 10% 5% Neutraal 15% 40% 15% 5% - - N.v.t. 5% 20% 5% 15% 15% 15% Totaal 100% 100% 100% 100% 100% 100% 3. Uitkomsten enquete: Deel 1 enquete: stelling 1 t/m 10. Tabel2.1 vraag 1 vraag 2 vraag 3 vraag4 vraag 5 vraag 6 vraag 7 vraag 8 vraag 9 vraag 10 Eens 100% 100% 20% 100% 100% 90% 100% 100% - Oneens - - - - - - - - 100% 90% Neutraal - - 70% - - - - - - - N.v.t. - - 10% - - 10% - - - 10% Totaal 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Deel 2 enquete: vraag 1 t/m 6. Tabel2.2 vraag 1 vraag 2 vraag 3 vraag4 vraag 5 vraag 6 Ja 100% 20% 10% 90% 80% 90% Nee - 20% 80% - 20% 10% Neutraal - 60% 10% 10% - - N.v.t. - - - - - - Totaal 100% 100% 100% 100% 100% 100% 5
4. Cirkeldiagram per vraag uitgewerkt Deel 1 enquete: Vraag 1 De nieuwe procesgang rondom budgetaanpassingen is met de invoering van de dynamisering voor u geoptimaliseerd/ verbeterd. IiI eens Vraag 2 De dynamische begroting is een belangrijke aanvulling op de bestaande planning & control producten. IiI eens ) Vraag 3 Het invoeren van de dynamisering van de begroting heeft een bijdrage geleverd aan een verdere optimalisering van de besturing van onze organisatie. 10% IiI eens 70% IiI neutraal bli n.v.t. Vraag4 Dynamisering van de begroting draagt bij tot een zo effectief mogelijk werkende organisatie. IiI eens 6
Vraag 5 De verzamelvoorstellen zijn duidelijk en overzichtelijk opgesteld. Iii eens Vraag 6 Ik ervaar dat ik, meer dan v66r de invoering van de dynamische begroting, een actueel beeld heb van de financiele situatie. 10% Iii eens Iii n.v.t. Vraag7 Het maandelijks bijgeleverde begrotingsbeeld is duidelijk en overzichtelijk opgesteld. Iii eens Vraag 8 Ik ervaar de dynamische begroting als een positief instrument om mee te werken. Iii eens 7
Vraag 9 Ik vond het oude budgetaanpassingssysteem beter functioneren dan de dynamische begroting. Iil oneens I Vraag 10 De invoering van de dynamische begroting maakt de berap (bestuursrapportage) die twee keer per jaar aan de raad wordt voorgelegd overbodig. 10% Iil oneens Iil n.v.t. Deel 2 enquete: Vraag 1 Zijn voor u de begrotingsaanpassingen meer transparant met het invoeren van de dynamisering van de begroting? Iil ja Vraag 2 Bij invoering van de dynamische begroting was een van de doelstellingen dat de rol en positie van de raad werd versterkt. Is dit volgens u ook daadwerkelijk gebeurd? Iil ja Iil nee t.i neutraal I I 8
Vraag 3 Bent u sinds de invoering van de dynamische begroting meer tijd kwijt aan uw werkzaamheden m.b.t. de begroting? 10% 10% Iiija Iii nee W neutraal Vraag4 Heeft u naast de informatie over de financiele consequenties die voortvloeien uit de voorstellen behoefte aan meer informatie? 10% Iiija Iii neutraal Vraag 5 Is het voor u voldoende duidelijk of de voorstellen op het verzamelvoorstel binnen de gestelde kaders passen? 10% Iiija Iii nee Vraag 6 Om zo actueel mogelijk te kunnen zijn, worden de verzamelraadsvoorstellen twee weken voor de raadsvergadering voorgelegd aan de raad. Is dit voldoende? 10% Iiija Iii nee 90% I 9
5. Conclusies en aanbevelingen Wat gaat goed? Allereerst komt door deze enquete naar voren dat het merendeel van de ondervraagden dik tevreden is met het feit dat de dynamische begroting is ingevoerd. Dit blijkt onder andere uit de volgende twee stellingen die alle ondervraagden met 'eens' hebben beantwoord: Dynamisering van de begroting draagt bij tot een zo effectief mogelijk werkende organisatie en de stelling; Ik ervaar de dynamische begroting als een positief instrument om mee te werken. Ook de onderstaande stellingenj vragen zijn met een grote meerderheid positief beantwoord: De nieuwe procesgang rondom budgetaanpassingen is met de invoering van de dynamisering voor u geoptimaliseerdj verbeterd; De dynamische begroting is een belangrijke aanvulling op de bestaande planning en control producten; Het invoeren van de dynamisering van de begroting heeft een bijdrage geleverd aan een verdere optimalisering van de besturing van onze organisatie; Zijn voor u de begrotingsaanpassingen meer transparant met het invoeren van de dynamisering van de begroting? Hieruit volgt dat de ondervraagden de dynamisering van de begroting als een slimme zet hebben ervaren, zowel voor de organisatie als voor hen zelf. Maar er kan nog het een en ander verbeterd worden. Wat kan er verbeterd worden? Er zijn een paar vragen waarop opvallend geantwoord is. Het betreft vraag 2 en 4 van deel 2 en stelling 10 van deel1. Deze vragen zijn als leidraad genomen voor de aanbevelingen. Hierbij zijn de gemaakte opmerkingen van de geenqueteerden nadrukkelijk betrokken. Aanbeveling nummer 1: Versterken rol en positie raad Bij deze vraag waren de raadsleden behoorlijk verdeeld. 20% geeft aan dat de rol en positie van de raad verbeterd is, 20% geeft aan dat de rol en positie van de raad niet verbeterd is en maar Iiefst 60% antwoord neutraal. Een nadere analyse leert dat de rol van de raad weliswaar is versterkt maar niet ieder weet hoe hier procedureel mee om te gaan. Onderstaand beschreven op welke wijze raadsleden aan deze rol inhoud kunnen geven. is Vraag 2 Bijinvoering van de dynamische begroting was een van de doelstellingen dat de rol en positie van de raad werd versterkt. Is dit volgens u ook daadwerkelijk gebeurd? iii ja iii nee W neutraal 10
Procesuitleg: De dynamische begroting is een verzamelraadsvoorstel dat via rubriek F van de ingekomen stukken ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd. Het verzamelraadsvoorstel bestaat uit een aantal beslispunten. Als de raad een voorstel nader toegelicht of behandeld wil hebben, kan dit worden aangegeven tijdens de vergadering. Het voorstel wordt dan geagendeerd voor de eerstvolgende commissievergadering. Vervolgens wordt dit specifieke beslispunt opnieuw ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Let wel: alleen het onderwerp waar vragen over zijn wordt in de volgende vergadering behandeld. Het verschil zit hem hierin: voorheen werden dergelijke bijstellingen op de begroting aan u voorgelegd bij de behandeling van de berap. Nu ontvangt u de informatie zodra deze bekend is, zodat u zo nodig tijdig kunt bijsturen. Aanbeveling nummer 2: Informatievoorziening verbreden 90% van de raadsleden heeft aangegeven behoefte te hebben aan aanvullende informatie naast de opgenomen financiele informatie. Hieruit blijkt dus dat de dynamische begroting nog verder geoptimaliseerd kan worden. De meeste led en geven aan informatie te willen ontvangen over waarom raadsvoorstellen binnen de gestelde kaders passen en waarom een uitgave niet in het budget past. Kort samengevat is er zeker behoefte aan meer informatie. De informatie waar om gevraagd wordt, is soms al gegeven in de groentjes. worden begroting een notitie als bijlage bij de dynamische is Deze geleverd. Daarnaast is onlangs verschenen "Besturen binnen de door de raad gestelde kaders" die invulling geeft aan de wensen van de raad. Kern van deze notitie is dat in (alle) voorstellen voortaan wordt aangegeven binnen welke kaders vanuit de raad het betreffende voorstel past. Vraag4 Heeft u naast de informatie over de financiele consequenties die voortvloeien uit de voorstellen behoefte aan meer informatie? 10% 90% I iii ja iii neutraal Aanbeveling nummer 3: Berap niet afschaffen Bij de raadsleden ligt het aantal tegenstemmers op 90%. De afdelingshoofden zijn erg verdeeld zijn over deze stelling: 56% vindt dat de berap moet blijven bestaan, terwijl 44% vindt dat de berap kan worden afgeschaft. Hier blijkt dus dat het verschil tussen de raad en de afdelingshoofden groot is. De overgrote meerderheid van de raad vindt het fijn om op de huidige manier ge informeerd Vraag 10 De invoering van de dynamische begroting maakt de berap (bestuursrapportage) die twee keer per jaar aan de raad wordt voorgelegd overbodig. 70% 5% 5% te worden, terwijl iets minder dan de helft van de afdelingshoofden vindt 20% iii eens iii oneens IIIl neutraal iii n.v.t. Totaaloverzicht 11
dat de berap wel afgeschaft kan worden. Blijkbaar zien de raadsleden de berap wel degelijk als een toegevoegde discussie over een eventuele waarde en kan de afschaffing wel in de ijskast. Dit lijkt ook logisch. Immers de dynamisering geeft slechts inzicht op die beleidsproducten waar sprake is van een budgetbijstelling. Dit betekent niet dat op de overige producten geen beleidsmatige afwijkingen (doelstellingen en indicatoren) kunnen voorkomen. Derhalve zal de berap deze functie nog wel even houden. Aanbeveling nummer 4: Een procesopmerking m.b.t. de ingekomen stukken Gedurende het evaluatieproces is naar voren gekomen dat het nogal eens voorkomt dat een voorstel zowel in rubriek B als in rubriek F wordt behandeld. Dit kan er voor zorgen dat er verwarring ontstaat. Daarom is de afspraak gemaakt dat in een dergelijke situatie het voorstel alleen nog maar in rubriek F wordt behandeld en niet meer in zowel rubriek B als rubriek F. 12