1 Formulieroplossingen voor de overheid Op basis van het Intelligente Document Platform Roel-Jan Mouw Marketing Manager Colin van Oosterhout Systems Engineer Adobe Systems Benelux
2 Agenda Introductie De overheidsomgeving en uitdagingen Formulieren en fases van eforms Factoren om rekening mee te houden Security, toegankelijkheid en standaarden Presentatie Intel Lunch Een kijk op het Intelligente Document Platform Uitgelicht: Adobe Document Server (Reader Extensions) Presentatie SDU Toekomstige Formulierontwerper
3 Onderverdeling produktportfolio
4 De overheidsomgeving, een uitdaging voor service gerichte dienstverlening
5 G2C Government to citizens Overheid naar burgers Rollen van de overheid G2B Government to business Overheid naar bedrijven G2G Government to Government Overheid naar overheid Belastingen Vergunningen Motorvoertuigen Informatie & Publieke archieven Publieke veiligheid Recreatie werkgelegenheid Basis diensten stroom, Water, Gas, afval Hulpdiensten Regelgeving Belastingen Vergunningen Publieke veiligheid Dossier beheer Rapportages (centrale) inkoop Interdepartementaal financieel beheer Economische ontwikkeling
6 Overheidsomgeving
7 Inefficiënte papier gebaseerde processen Een gemiddelde organisatie gebruikt duizenden papieren formulieren om gegevens te verzamelen en te bewerken De kosten voor o.a. het verwerken van formulieren zijn ontzettend hoog Fouten, veroorzaakt door incomplete data en vergissingen kunnen leiden tot ernstige vertragingen
8 Inefficiënte papier gebaseerde processen Ieder jaar zal een doorsnee organisatie met 1000 werknemers 9 miljoen pagina s kopiëren 4 miljoen pagina s printen 1 miljoen faxen versturen en ontvangen 81.700 uur spenderen aan het ordenen van papier Grootschalige formulierprocessen zijn hierbij buiten beschouwing gelaten
9 Ongewenste resultaten zijn een feit Ondanks investeringen in systemen: Zullen formulieren verloren gaan Vergeten mensen het formulier te ondertekenen Zorgt foute invoer voor grote vertragingen Geen bevestiging van verzending Veel kleine fouten kosten veel geld, iedere dag opnieuw Gemiste kans voor het inzetten van deze middelen voor echte servicegerichte dienstverlening
10 De uitdagingen en fases van eform oplossingen
11 Waarom de overstap naar eforms? Versoepeling van de bedrijfsvoering Betere interactie (G2G, G2B en G2C) Snellere communicatiestroom Gereduceerde kosten van verzending en verwerking Betere beslissingen dankzij betere informatie Omslag van administratie naar dienstverlening Hefboomeffect op bestaande investeringen in infrastructuur als voldaan wordt aan eisen van IT afdelingen
12 Top uitdagingen voor IT-managers Uniformeren van eilanden Consolideren van gemeenschappelijke IT-functies Vereenvoudigen van (zakelijke) processen Balans zoeken tussen publieke toegang tot informatie en beveiliging van deze gegevens Identificatie van dubbele investeringen, kloven en mogelijkheden tot samenwerking Voldoen aan andere externe gestelde regelgeving
13 Overheids IT-vereisten Transparente gebruikersinteractie met meerdere diensten en systemen Geautomatiseerde uitwisseling van data via meerdere apparaten, processen en systemen Algehele on & off line beveiliging op documentniveau, beheer van rechten & privacy Algehele zoek, traceer en audit mogelijkheden voor documenten en proceshistorie Gereduceerde kosten en vermindere complexiteit voor zakelijke processen die de gehele organisatie omspannnen
14 Formuliergebruik bij overheden Voor veel overheidsinstellingen zijn: Formulieren de primaire methode voor data interactie Formulieren de officiële interface naar buiten toe Formulieren de kern van egovernment intiatieven eforms de uitdaging; de 4 fases van efroms
15 Kostenbesparing 1 Printen en invullen Vier fases van eforms 2 Invullen, valideren en printen 3 Invullen, valideren, ondertekenen en verzenden 4 Invullen, valideren, ondertekenen en verzenden en procesbeheer Web Applicatie oplossing Papier vervangende oplossingen
16 Demo Demonstratie / gebruikerservaring PDF-formulieren gemeente Soest en de Belastingdienst
17 Acrobat Formulier ontwerp
18 Demo Demonstratie formulierontwikkeling
19 Gebruikerservaring Gebruiker zoekt vanuit een een webinterface naar een juiste formulieren(template) Download electronisch formulier Vult formulier electronisch in Validatie zorgt voor accurate data!!! Retourneert het formulier (Fase 1,2,3 of 4?) Verstuurt de formulier data (Fase 1,2,3 of 4?)
20 Factoren om rekening mee te houden Verbeterde dienstverlening naar de burgers?! Op standaarden gebaseerd Beveiliging Toegankelijkheid
21 Verbeterde dienstverlening naar burgers
Rollen en eisen van electronische formulieren in de overheid Een bekende interface naar de burger Zonder kosten voor de burger Beschikbaar op ieder OS en diverse apparaten Off-line en on-line Een mechanisme voor het vastleggen van data (ev met validatie, prepopulatie) Een mechanisme richting back end systemen Het menselijke interactie punt met een proces Route voor commentaren, goedkeuringen, handtekeningen, etc. 22
23 Op standaarden gebaseerd:
24 Standaarden geklassificeerd Richtlijnen of vereisten voor het electronisch verzenden van informatie uit officiele overwegingen of ten behoeve van archiefvorming Definieert het bestandsformaat, de vorm of het proces Er worden drie soorten standaarden onderscheiden: De facto De jure Gemandateerd
25 Het Acrobat Ecosystem >9 miljoen Acrobats verkocht Half miljard Acrobat Readers 60% van alle PDAs zijn gebundeld met Reader 675,000 links naar de Reader downloadpagina >1,800 solution partners
26 Adobe Portable Document Format Bewezen wereldwijde standaard Of bestanden moeten worden gedeeld binnen een kantooromgeving of wereldwijd, de Adobe Acrobat produktfamilie zorgt ervoor dat documentuitwisseling veilig en eenvoudig verloopt via Adobe PDF Al 10 jaar lang een bewezen standaard Standaard specificatie voor digitale documenten Gemandateerd door wereldwijde overheden Voorbij defacto : PDF/X, PDF/A, PDF/is
27 PDF als archiveringsstandaard komt niet zomaar uit de lucht Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg, van.. 2001, nr. WJZ/2001/.. (8080), houdende nadere regels omtrent de geordende en toegankelijke staat van te bewaren archiefbescheiden (Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden). De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van derploeg, Gelet op artikel 12 van het Archiefbesluit 1995, Artikel 6 Digitale archiefbescheiden dienen, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995, te worden opgeslagen volgens de Volgende standaarden: a. voor character sets: ASCII (ISO/IEC 8859-1) of Unicode (ISO/IEC 10646-1); b. voor tekstbestanden: Portable document format (PDF) of SGML dan wel XML vergezeld Van een stylesheet (XSL, CSS) dan wel TIFF of PDF met de metadata in een XML-wrapper; c. voor CAD/CAM bestanden; Portable document format (PDF) en STEP (Standard for the exchange of product data) als metadata standaard (ISO 10303); d. voor images/beelden (bitmapped): Portable document format (PDF) en indien gebruik gemaakt wordt van compressie: ITU T4 of ITU T6;
28 PDF Versus TIFF
29 Adobe s positionering rondom beveiliging van (intelligente) digitale documenten
30 Veilige en betrouwbare communicatie Standvastige End-to-end beveiliging
31 Portable Document Format (PDF) Het ideale formaat voor het mogelijk maken van veilige en betrouwbare communicatie Beveiliging bevindt zich binnen het document, onafhankelijk van een netwerk of distributie mechanisme Behoud van de exacte lay-out van het originele document Maakt XML-gegevens integratie mogelijk Biedt toegankelijkheid voor mensen met een (visuele) handicap Reader is overal aanwezig(500m+ installaties) en is cross platform
32 Onder de beveiligingsparaplu Document Controle Digitale Handtekening
33 epaper beveiliging gedefinieerd Document Controle Confidentialiteit Rechtenbeheer Toeganscontrole Since Acrobat 2.0 1994 Digitale Handtekening Authenticiteit Integriteit Non-repudiatie Since Acrobat 4.0 1999
34 Digitale Handtekeningen Bieden de zekerheid dat Een document niet veranderd is Het daadwerkelijk de benoemde persoon is die het document heeft ondertekend. Nog meer formulieren zullen online kunnen komen omdat de beveiliging nu gelijk is en in vele gevallen beter is- dan met papieren formulieren.
35 Demo Wervelwind demonstratie Beveiliging
36 Toegankelijkheid:
37 Wat is een handicap? Een persoon wordt beschouwd een handicap te hebben als hij of zij moeilijkheden heeft met het vervullen van een aantal functies (zien, horen, praten, lopen, trappen beklimmen), of problemen heeft met het vervullen van een bepaalde sociale rol. Iemand die niet in staat is om deze functies uit te voeren of assistentie nodig heeft van andere personen of apparatuur/programmatuur om basis activiteiten uit te voeren, wordt beschouwd als zwaar gehandicapt. US Census Bureau, Census Brief: Disabilities Affect One-Fifth of All Americans ( December 1997)
38 Wat betekent Toegankelijkheid voor een overheidsinstelling Het maken en distribueren van electronische documenten betekent die effectief kunnen worden gebruikt door mensen met een (visuele) handicap
Toegankelijkheidsinitiatieven Wereldwijde toegankelijkheids mandateringen bijvoorbeeld US Section 508, Canada CLF & WCAG Industrie Standaarden W3C - Web Accessiblity Initiative (WAI) Software technologie Assisterende technologie Belangengroepen voor mensen met een handicap 39
40 Toegankelijke elektronische documenten Bevatten extra informatie voor een visueel gehandicapte Alternatieve tekstomschrijving voor afbeeldingen Zinvolle formulierveld omschrijvingen Alternatieve tekst Omschrijvende tekst bij formuliervelden
41 Samenvattend; Adobe PDF-formulier oplossingen Zijn inzetbaar voor zowel G2G, G2B als G2C Voldoen aan richtlijnen en vereisten Zijn gefaseerd (breed) inzetbaar Voldoen aan rijksarchief regelgeving Bieden nu en in de toekomst oplossingen om beter recht te doen aan gebruikers met een handicap Zijn platform en device onafhankelijk inzetbaar
42 Presentatie Intel Piet de Ruiter
43 Lunch
44 De connectie tussen burger, processen en systemen Het Intelligente Document Platform
45 De Visie van Adobe Het verbinden van documenten, mensen en processen om egovernment doelstellingen te realiseren
46 Deelgebieden voor het gebruik van het Intelligent Documenten Platform Documenten genereren uit kernsystemen Stroomlijnen van collaboratieve processen Backend Systeem Document Diensten Document Services Intelligent Document Vastleggen data van onbekende gebruikers Automatiseren van processen Backend Systeem Document diensten Intelligent Forulier Backend Systems Document diensten Zakelijke processen Intelligent document / Formulier Document diensten Backend Systeem
47 Adobe s Intelligent Document Presentatie laag Beveiliging. Ondersteuning voor documenttoegang en digitale handtekeningen. Archivering: Adobe PDF is een gekend formaat voor documentarchivering. Zakelijke logica Toegankelijkheid Intelligente documenten zijn uiterst toegankelijk voor mensen met een visuele handicap Routeringslogica: workflow proces kan worden gestart op basis van de informatie binen een intelligent document. Communiceer direkt met kern applicaties door gebruik te maken van arbitraire XML om data in en uit het formulier te krijgen zonder server side verwerking XML gegevens laag Alle intelligentie zit direct ingebed binnen het pdf-document. De grais reader repsecteert deze intelligentie
48 Het Intelligente Document Gebruikers Interface voor XML Data
Intelligent Document Karakteristieken Herkenbaarheid van papier document Integratie gegevens vanuit back-end systemen Bevat interactieve mogelijkheden Kan gegevens vastleggen Reageert op events ( on click of on submit ) Bevat intelligentie (calculaties, validaties, data opzoeken) Biedt de mogelijkheid om met hoge kwaliteit te printen Beveiliging en rechtenbeheer op basis van digitale handtekeningen Toegankelijkheid Kan rijke inhoud bevatten (plaatjes, animaties, video, audio) Wordt ondersteund door de universele client 49
50 Universele Client, overal, altijd en op ieder apparaat Verbinden van mensen met documenten
51 Voordelen van de Adobe Reader als Universele Client Standaard over heterogene besturingssystemen en apparaten Geen kosten voor de uitrol Rijkheid en bekendheid van het huidige documentformaat Ondersteuning voor interactieve en transactionele mogelijkheden van intelligente documenten Kan zowel online als offline worden gebruikt Zeer betrouwbaar printen Document rechtenbeheer om de toegangscontrole tot het document te beheren Aanwezigheid en dekkingsgraad van de Adobe Reader (500 miljoen apparaten)
52 Document diensten Document Generation Office applicaties Zakelijke applicaties Volume/ad hoc Document creatie Papier>Digitaal Print stream Grafische manipulatie Collaboration Commentaren en goedkeuringen Document toegang & beveiliging Authenticiteit, integriteit, en confidentialiteit Process Management Online formulier integratie Offline formulier verwerking Workflow
53 Document Server for Reader Extensions
54 Adobe Document Server for Reader Extensions Maakt gebruik van de universele Adobe Reader voor formulieren en collaboratieve processen Eenvoudig en snel inbedden van gebruikersrechten binnen Adobe PDF bestanden Complete formulieren en annotaties op documenten, online en offline Bewaren van kopieen met veranderingen Commentaren en goedkeuringen op documenten Komt tegemoet aan juridische eisen door de mogelikheid om te ondertekenen, certificeren en authenticeren Eenvoudige uitbreiding van zakelijke processen naar burgers, bedrijven en andere overheden
55 Voordelen van Reader Extensions Komt tegemoet aan e-government deadlines Snel en kosteneffectief formulieren online brengen Verbeterde dienstverlening voor de burgers Maak gebruik van de gratis Adobe reader voor particpatie in overheidsprocessen Gebruikers krijgen een rijke, betrouwbare en veilige interactie met overheden Verbeteren van interne efficientie Minimaliseer handmatig data opnieuw invoeren Connecteer aan back-end systemen om processen te stroomlijnen Versterk beveiliging Toepassen van digitale handtekening
56 Hoe het werkt
57 Demo Demonstratie Adobe Document Server for Reader Extensions
58 Presentatie SDU Ricardo van Loenen
59 Nieuw Adobe PDF/XML Formulier Werktuig Nieuwe ontwerpomgeving voor lay-out van hoge kwaliteit. Intuitieve interface voor het toekennen van intelligentie aan het formulier. Importeert bestaande formulierentemplates waaronder PDF, InfoPath, en Word Drag and drop binding aan XML schema s of databases Preview mode om de templates te testen binnen de omgeving van de eindgebruiker Voorziet in vele toegankelijkheidsfuncties
60 XML vormt het fundament in de technologische opbouw Door de organisatie ontwikkelde XML schema s Industrieel Segment Industrie Gezond heidszorg Verzekering Financieel Educatie Publicatie HR Verticaal vocabulair Rosetta Net HL7 ACORD MISMO XBRL XMP RIXML SCORM NewsML OEBF HR-XML Initiatieven uit de software markt SOAP WSDL ebxml XML/ EDI UBL RDF SVG SMIL XHTML Kern XML DTD, XSD, XPATH, XSLT, DSIG XML 1.1
61 Het maken van intelligente formulieren Zakelijke logica Data Presentatie Form Designer
62 PDF formulieren met 2d barcodes Voorziet in integratie van papier naar digitaal als een natte handtekenng een eis is
63 Demo Demonstratie Toekomstige formulier-ontwikkeling
64 Wie gaat het doen? Eigen IT-organisatie System integrator Value added reseller Adobe Professional Services
65 Een praktische gids voor IDP implementatie 1. Integreer IDP binnen EA Visie & Methodologie 2. Identificeer een aantal formulier-centrische processen waar veel resultaat op behaald kan worden 3. Definieer eisen en technologiemiddelen. 4. Verleng het IDP naar verschillende andere processen 5. Evalueer de opgedane ervaring en kwantificeer de ROI 6. Zorg voor een set richtlijnen en best practices 7. Evangeliseer aan anderen binnen en buiten de organisatie 8. Zorg voor een stuurgroep om een uitgebreid implementatieplan op te stellen 9. Ga ervoor!!
Check List IDP planning Planning Implementatie Zakelijke modellering Bedrijfsbreed onderzoek Data Architectuur Applicatie Architectuur Technologische Architecture Implementatie Plan Neem IDP mee in het bouwen van de visie Stel een IDP architect / leider aan Geef het team eductie over technologie, voordelen, methodologie en werktuigen Bertek partners in processen Breng processen in kaart waar een hoge ROI op te behalen valt Betrek burgers, bedrijven, werknemers en andere overheden als zakelijke entitteiten Betrek documenten & formulieren in inut, output en referentie-omschrijvingen Breng entiteiten en functies in kaart Verzamel voorbeelden Maak gebruik van xml attributen op tenmiste Dublin Core niveau Relate common users, processes, process components, documents and document components Including XML specs / gaps / transformation information Include messaging, security, permission, audit, trackability and archiving requirements Simplify and reduce data collection and management processes at the document / form level, Define specific documents, forms and attributes per above Define required documents services and their relationship to applications Relate documents and forms to applications and functions across the extended enterprise. Define processes not supported by IDP documents and processes and why. Define impact of IDP enablement to targeted applications and processes. Define IDP into platform principles and architecture Define configuration of services relative to applications. Relate to business functions and entities. Define contextually relevant registries and their content & metadata schemas Establish an inventory and sequencing for transitioning processes, applications and documents and forms to IDP Prioritize IDP processes and functions that create documents and forms and end with those that consume & manage Establish a development and rollout plan for registries and their promotion and management. Sequence registry content creation in line with process transition and high value high reuse components. 66
67 Adobe realiseert haar visie met strategische partners
68 Tools for the New Work