Handleiding Verwijsindex Productcodes Wmo en Jeugdwet De Verwijsindex Productcodes Wmo en Jeugdwet geeft een overzicht van de productcodes die per gemeente worden gebruikt voor de informatie-uitwisseling binnen de keten. De gemeente voert het beheer van de codelijst zelf uit. Hierdoor hebben gemeenten de mogelijkheid een eigen productcodelijst te definiëren en te publiceren. De door gemeenten gepubliceerde productcodelijsten zijn in CSV- en XML-formaat openbaar beschikbaar. De Verwijsindex Productcodes is beschikbaar op de website www.istandaarden.nl van Zorginstituut Nederland. U vindt de Verwijsindex Productcodes onder de knop Modules in de menubalk van deze website. Deze handleiding beschrijft hoe gemeenten met de Verwijsindex Productcodes een productcodelijst kunnen publiceren en waar de productcodelijst na publicatie beschikbaar is. Gebruik door gemeente... 1 Account aanvragen... 2 Inloggen voor gemeente... 3 Productcodelijst iwmo/ Productcodelijst ijw... 4 Productcodelijsten kopiëren en importeren... 6 Gebruikers toevoegen... 9 Publieke gebruikers... 10 Contact Beheerteam istandaarden... 11 Gebruik door gemeente Gemeenten kunnen in de Verwijsindex Productcodes de volgende acties uitvoeren: - Gemeente specifieke productcodes beheren en publiceren; - Contactgegevens van de eigen gemeente bewerken - Nieuwe gebruikers toevoegen; - Contactinformatie van gebruikers wijzigen; - Aangeven welke werkwijze van toepassing is (per domein iwmo, ijw) ; Om gebruik te kunnen maken van de Verwijsindex Productcodes is een account benodigd. Gemeenten kunnen hiervoor een account aanvragen.
Account aanvragen Als u uw gemeente wilt aanmelden, klik dan op de link <Aanmeldformulier> in de rechterkolom van de Verwijsindex Productcodes. Deze link kan onder de rubriek Account Aanvragen worden gevonden: Begin in dit formulier met het invullen van de eerste paar letters van uw gemeentenaam in het veld Naam. Er verschijnt automatisch een dropdown-menu met voorgedefinieerde informatie. Selecteer uw gemeente en de velden Naam en Gemeentecode zullen vervolgens gevuld worden volgens de officiële CBS gegevens. Als u gebruik wilt maken van de standaard productcodelijst voor de iwmo-standaard, vinkt u bij het aanmelden Standaard productcodelijst Wmo aan. Hierdoor wordt onder uw account de standaard productcodelijst klaar gezet. Let op: u kunt geen wijzigingen aan deze codes aanbrengen. Als u voor het gebruik van de standaard productcodelijst Wmo kiest, kunt u wel eigen codes aan uw codelijst toevoegen. De productcodetabel landelijke inkoop Jeugd wordt standaard aan uw gemeentecode toegevoegd. Nadat u de gegevens heeft ingevoerd krijgt u de melding dat u binnen twee werkdagen een reactie krijgt op uw aanvraag. Op het mailadres waar u zich mee aan heeft aangemeld, ontvangt u een wachtwoord waarmee u kunt inloggen. Nadat u uw accountgegevens heeft ontvangen kunt u in de rechterkolom van de Verwijsindex Productcodes inloggen. Zorginstituut Nederland, 2 februari 2015, versie 1.5 2
Inloggen voor gemeente Log in met gebruikersnaam en wachtwoord welke u na aanmelding via de mail van het Zorginstituut heeft ontvangen. Na het inloggen ziet u een scherm met de volgende tekst: U bent nu in het besloten deel van de Verwijsindex Productcodes. Hier vindt u de gegevens die over uw gemeente bekend zijn en die u kunt bewerken. Er zijn vier opties beschikbaar. - Productcodelijst iwmo Met deze optie kunt u de gemeente specifieke iwmo productcodelijst inzien, bewerken en publiceren. - Productcodelijst ijw Met deze optie kunt de ijw specifieke iwmo productcodelijst inzien, bewerken en publiceren. - Gebruikers Deze optie laat u nieuwe gebruikers voor uw gemeente toevoegen en bestaande gebruikers bewerken. - Logout Met deze optie kunt u uitloggen uit de Verwijsindex Productcodes. In deze handleiding worden deze opties verder uitgewerkt. Zorginstituut Nederland, 2 februari 2015, versie 1.5 3
Productcodelijst iwmo/ Productcodelijst ijw In het scherm productcodelijst kunt u de gemeente specifieke codelijst inzien. De productcodes staan per productcategorie gesorteerd. Er kunnen nieuwe productcodes toegevoegd worden en de volledige productcodelijst kan gepubliceerd worden. Door het publiceren worden alle wijzingen in de productcodelijst ook in het openbare deel van de Verwijsindex Productcodes doorgevoerd. Achter elke productcode staat een knop <Bewerken> waarmee de ingevoerde gegevens aangepast kunnen worden. Achter elke productcode ziet u ook een status icoon. De icoon geeft aan dat de productcode of de wijzigingen die op de productcode zijn gemaakt nog niet zijn gepubliceerd. De icoon geeft aan dat de productcode en alle wijzigingen daarop zijn gepubliceerd. Door op de knop <Voeg Toe> te klikken komt u in het onderstaande scherm waar een gewenste productcode ingevoerd kan worden. De knop <Bewerk> brengt u naar hetzelfde scherm waar ingevoerde informatie van een productcode gewijzigd kan worden. Zorginstituut Nederland, 2 februari 2015, versie 1.5 4
Bij het invoeren van een productcode zijn de velden categorie, productcode, omschrijving en begindatum verplicht. Aan het veld productcode worden de volgende eisen gesteld: Voor de iwmo-standaard zijn de combinatie van productcategorie met de nummers 000 tot en met 099 gereserveerd, deze range kan door gemeenten niet worden gebruikt. (Voor de Wmo-categorie 02-begeleiding zijn dit dus de codes 02000 tot en met 02099). Voor de ijw-standaard zijn de codes in de range L0000 t/m L9999 gereserveerd, deze range kan door gemeenten niet worden gebruikt. Een productcode bestaat uit vijf karakters. Dit kunnen zowel letters als cijfers zijn. Indien productcodes van minder dan vijf karakters gebruikt worden, kunnen deze codes rechts worden aangevuld met spaties (bijv. "P08 "). Productcodes dienen uniek te zijn. De standaard lay-out voor een productcode is het nummer van de geldende productcategorie gevolgd door een driecijferig nummer, bijvoorbeeld 01155. Hier mag van af worden geweken. L-codes (L0000 t/m L9999) zijn gereserveerd voor de landelijke productcodelijst voor inkoop Jeugd en kunnen niet gebruikt worden voor de codering van gemeenten. CAK codes Wmo 2015 en overgangsrecht Daarnaast kunt u de CAK codes Wmo 2015 en overgangsrecht per Wmo-productcode invoeren. Met behulp van een keuzemenu (dropdownmenu) kiest u de juiste codes. Deze codes worden door zorgaanbieders gebruikt in de standaard van het CAK voor het opleggen van de eigen bijdrage aan cliënten. Op de website van het CAK is een toelichting en een conversietabel voor de codes te vinden via de volgende url: http://www.hetcak.nl/portalserver/portals/cak-portal/pages/z2-2-6-downloads. Download hier de Conversietabel 2015. Zorginstituut Nederland, 2 februari 2015, versie 1.5 5
Productcodelijsten kopiëren en importeren In de Verwijsindex Productcodes is het mogelijk om gebruik te maken van een export- en importfunctie. Met deze functionaliteit worden twee wensen uit de keten ondersteund: Gemeenten die dezelfde productcodelijst onder meerdere gemeentecodes willen publiceren, kunnen een lijst één keer invoeren en deze eenvoudig naar andere gemeentecodes kopiëren. Gemeenten die langere lijsten met nieuwe productcodes willen toevoegen of lijsten met productcodes willen aanpassen kunnen dit via een import doen. Voor deze optie is kennis van het samenstellen van CSV-bestanden nodig. Zorginstituut Nederland ondersteunt gebruikers niet bij het maken van CSV-bestanden. Kopiëren productcodelijst naar andere gemeentecode Als u als gemeente of samenwerkingsorganisatie onder meerdere gemeentecodes dezelfde productcodelijst wilt publiceren gebruikt u de export- en importfunctie om een al ingevoerde productcodelijst naar een andere gemeentecode te kopiëren. U voert hiervoor onderstaande stappen uit: 1. Login onder de gebruikersnaam van de gemeente waar u de juiste productcodes hebt ingevoerd. 2. Ga naar de lijst met productcodes, iwmo of ijw, die u onder een andere gemeente wilt importeren. 3. U ziet in de verwijsindex de volgende knoppen: 4. Met de knop Export exporteert u alle productcodes van de geselecteerde standaard (iwmo of ijw) naar een te downloaden CSV-bestand. 5. Login onder de gebruikersnaam van de gemeente waar u de productcodes wilt importeren. 6. Kies de standaard (iwmo of ijw) waar u de productcodes voor wilt importeren. 7. Druk op de knop Import. 8. U krijgt een nieuw scherm te zien waar u via de knop bladeren het zojuist gedownloade exportbestand kunt selecteren. 9. De productcodelijst is nu ook onder de betreffende gemeentecode beschikbaar. U kunt de productcodelijst via de knop Publiceer publiceren. Importeer nieuwe productcodelijst U kunt de export- en importfunctie ook gebruiken om nieuwe productcodes te importeren. Voor deze optie is kennis van het samenstellen van CSV-bestanden nodig. Zorginstituut Nederland ondersteunt gebruikers niet in het maken van CSV-bestanden. U kunt uit de Verwijsindex Productcodes een export van de productcodelijst maken en hier uw aanpassingen in doen. Let hierbij op dat u uit de standaardproductcodelijst geen productcodes kunt verwijderen en alleen de begindatum, einddatum en declaratievariant kunt aanpassen. U kunt ook een nieuw CSV-bestand maken met productcodes. Het CSV-bestand moet volgens onderstaand format gemaakt worden. Zorginstituut Nederland, 2 februari 2015, versie 1.5 6
Format import CSV-bestand iwmo 10 kolommen volgens onderstaande beschrijving Kommagescheiden of puntkommagescheiden. Kolomnaam Verplicht Omschrijving Productcategorie Ja De productcategorie met het formaat twee cijfers. Bijvoorbeeld 02 of 16. Let op dat bij categorieën met 1 cijfer een voorloopnul wordt gevuld. Productcategorie omschrijving Nee Dit veld wordt niet gebruikt bij een import, de omschrijving van een productcategorie wordt automatisch gevuld bij het maken een export en import. Het kolom mag bij een import dus geheel leeg zijn, maar dient wel verplicht in de import CSV opgenomen te zijn. Productcode Ja De productcode bestaande uit vijf alfanumerieke karakters. Productcode Ja De omschrijving van de productcode. omschrijving Declaratievariant Nee De declaratievariant is niet verplicht om te vullen, het kan worden gevuld met: Declaratiesoort Vulling in CSV Trajectfinanciering TRAJECTFINANCIERING Periodiek PERIODIEKEDECLARATIE P*Q PQ CAKOvergang Nee Hier vult u de numerieke code van gewenste CAK overgangscode. Leeg laten voor ijw. CAKWMO2015 Nee Hier vult u de numerieke code van gewenste CAK Wmo 2015 code. Leeg laten voor ijw. Begindatum Ja Begindatum in het formaat DD-MM-JJJJ. Einddatum Nee Einddatum in het formaat DD-MM-JJJJ. Mutatiedatum Nee Dit veld wordt niet gebruikt bij een import, maar wordt automatisch gevuld bij het maken een export en import. De kolom mag bij een import dus geheel leeg zijn, maar dient wel verplicht in de import CSV opgenomen te zijn. Zorginstituut Nederland, 2 februari 2015, versie 1.5 7
Format import CSV-bestand ijw 8 kolommen volgens onderstaande beschrijving Kommagescheiden of puntkommagescheiden. Kolomnaam Verplicht Omschrijving Productcategorie Ja De productcategorie met het formaat twee cijfers. Bijvoorbeeld 02 of 16. Let op dat bij categorieën met 1 cijfer een voorloopnul wordt gevuld. Productcategorie omschrijving Nee Dit veld wordt niet gebruikt bij een import, de omschrijving van een productcategorie wordt automatisch gevuld bij het maken een export en import. Het kolom mag bij een import dus geheel leeg zijn, maar dient wel verplicht in de import CSV opgenomen te zijn. Productcode Ja De productcode bestaande uit vijf alfanumerieke karakters. Productcode Ja De omschrijving van de productcode. omschrijving Declaratievariant Nee De declaratievariant is niet verplicht om te vullen, het kan worden gevuld met: Declaratiesoort Vulling in CSV Trajectfinanciering TRAJECTFINANCIERING Periodiek PERIODIEKEDECLARATIE P*Q PQ Begindatum Ja Begindatum in het formaat DD-MM-JJJJ. Einddatum Nee Einddatum in het formaat DD-MM-JJJJ. Mutatiedatum Nee Dit veld wordt niet gebruikt bij een import, maar wordt automatisch gevuld bij het maken een export en import. De kolom mag bij een import dus geheel leeg zijn, maar dient wel verplicht in de import CSV opgenomen te zijn. Zorginstituut Nederland raadt aan om CSV-bestanden niet met behulp van Excel te maken of aan te passen. Excel in combinatie met CSV-bestanden brengt veelvoorkomende problemen met zich mee zoals een ongewenst formaat en het wegvallen van voorloopnullen bij codes. Er zijn verschillende soorten CSV-editors beschikbaar die het maken van CSV-bestanden beter ondersteunen. Zorginstituut Nederland, 2 februari 2015, versie 1.5 8
Gebruikers toevoegen Het is mogelijk om meerdere gebruikers voor een gemeente toe te voegen. Dit kan worden gedaan door de contactpersoon die zich als eerste voor de gemeente heeft aangemeld. Het toevoegen en bewerken van gebruikers kan via de optie gebruikers. In dit scherm ziet u een overzicht van de huidige gebruikers. Klik op de knop <Voeg toe> om een gebruiker toe te voegen. Klik op de knop <Bewerken> om de contactinformatie van een gebruiker aan te passen. Na het toevoegen van een nieuwe gebruiker ontvangt de nieuwe contactpersoon binnen twee werkdagen een email met het wachtwoord waarmee ingelogd kan worden. Zorginstituut Nederland, 2 februari 2015, versie 1.5 9
Publieke gebruikers De gepubliceerde gemeente specifieke productcodelijsten zijn via www.istandaarden.nl openbaar beschikbaar en kunnen per gemeente worden gedownload. De productcodelijsten iwmo en ijw zijn los van elkaar zowel in CSV- als XML-formaat beschikbaar. Partijen die de productcodelijsten nodig hebben kunnen deze zo op een gestandaardiseerde manier verkrijgen. Download format iwmo Het CSV-formaat voor productcodes Wmo bevat de volgende kolomen en informatie: Het XML-formaat bevat de volgende kolommen en informatie: Zorginstituut Nederland, 2 februari 2015, versie 1.5 10
Download format ijw Het CSV-formaat voor productcodes Jeugdwet bevat de volgende kolomen en informatie: Het XML-formaat bevat de volgende kolommen en informatie: Contact Beheerteam istandaarden Met eventuele vragen kunt u contact opnemen met het Beheerteam istandaarden van Zorginstituut Nederland. Bel 020 797 89 48 of mail naar info@istandaarden.nl. Zorginstituut Nederland, 2 februari 2015, versie 1.5 11