Raadsvoorstel Vergadering: : 18 december 2007 Agendanummer : 6 Opiniërende vergadering : 4 december 2007 Portefeuillehouder : W.H. van der Hoeven Onderwerp : Shared Service Center ICT Altena Aan de raad, 13 november 2007 Beslispunt(en): 1. Akkoord te gaan met de intergemeentelijke samenwerking van de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem op het gebied van ICT beheer, infrastructuur en back-office-apparatuur in een Shared Service Center; 2. Toestemming te verlenen om de intentieverklaring verder uit te werken en via een centrumgemeente constructie het Shared Service Center gestalte te geven; 3. Akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van het geraamde bedrag voor het opstarten en operationeel maken van deze samenwerking totaal 1.000.250,-- (Aalburg 231.058,-, Werkendam 499.125,--, Woudrichem 270.062,--) waarvoor is voorzien in de diverse gemeentebegrotingen 2008 e.v. Inleiding Voor u ligt een voorstel voor besluitvorming ten aanzien van samenwerking tussen de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem op ICT-gebied als vervolg op het startdocument Visie op ICT samenwerking Altena. Dit startdocument is begin april 2007 bekrachtigd door alle colleges van B&W van de deelnemende gemeenten. Via een structuur van een werkgroep > projectgroep > stuurgroep is e.e.a. inmiddels zover gevorderd dat er een voorstel aan u kan worden voorgelegd. Na besluitvorming in positieve zin zal nog een groot aantal zaken die u in de intentieverklaring aantreft in detail moeten worden uitgewerkt. In principe wordt er vanuit gegaan dat de operationalisering van deze samenwerking ongeveer één jaar zal vergen. Argumenten 1.1 Samenwerking loont! De opmars van elektronische dienstverlening is de afgelopen jaren niet aan de Nederlandse gemeenten voorbij gegaan. Vanuit diverse overheidsinitiatieven zoals "Andere Overheid" is er een groeiend besef van en wettelijk kader voor digitale dienstverlening. Dit wettelijke kader zal, volgens de huidige planning van de "e-overheid", ook in de komende jaren steeds manifester worden. Tevens neemt de digitale bekwaamheid van de burger toe waardoor men steeds vaker het gemak van digitale dienstverlening mist bij veel overheidsinstanties, waaronder de gemeenten. De drie gemeenten (Aalburg, Werkendam en Woudrichem), onderschrijven het belang van digitale dienstverlening. Echter vanwege de beperkte middelen van de ICT- afdelingen is het vaak onmogelijk om dergelijke ontwikkelingen tot realisatie te brengen in de organisaties.
- 2 - Door dit beperkte absorptievermogen zullen de drie gemeenten afzonderlijk moeilijk in staat zijn om de diverse aspecten van de digitale dienstverlening tot stand te brengen. 1.2 Doelstellingen regionale samenwerking De gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem streven ernaar de dienstverlening aan de burgers verder te optimaliseren. Door hierbij samen te werken kunnen de Altenagemeenten zich in een samenwerkingsverband ICT verder profileren. De samenwerking, in dit geval op ICT terrein, moet bovendien leiden tot verbetering van de continuïteit, de kwaliteit en de efficiency binnen de gemeentelijke organisaties. De gezamenlijke aanschaf van de diverse componenten zorgt ervoor dat de gemeenten richting leveranciers en andere overheden gezamenlijk kunnen optreden voor bijvoorbeeld de implementatie van updates, het binnenhalen van subsidies en het agenderen van belangrijke onderwerpen. Ook is een beter opdrachtgeverschap mogelijk richting externe partijen en kunnen bezettingsproblemen bij gemeenten gemakkelijker worden opgevangen (continuïteit). Per saldo zijn de voordelen aanzienlijk groter bij gezamenlijk beheer van de systemen. De stuurgroep/werkgroep heeft criteria opgesteld waaraan deze regionale samenwerking zou moeten voldoen, te weten: vermindering van kwetsbaarheid en verbetering van de continuïteit; verhoging/verbetering van de dienstverlening en de kwaliteit van de uitvoering: versterking van de bestuurskracht van de individuele gemeente; efficiencybesparingen; het beter kunnen anticiperen op ontwikkelingen in wet- en regelgeving. De samenwerking voldoet aan alle bovenstaande criteria, daarom wordt voorgesteld hiertoe over te gaan. 1.3 EGEM-I De drie gemeenten zijn afzonderlijk bezig met de uitvoering van het EGEM-I traject om te komen tot een realisatieplan voor de "e-overheid" of "Andere Overheid". De realisatie van de basisregistraties gemeentelijke adressen en gebouwen, de invoering van een midoffice, een digitaal archief en de realisatie van een centraal vastgoedinformatiesysteem zijn zaken die met EGEM-I verband houden. Los van de financiële consequenties zullen deze projecten voor individuele gemeenten moeilijk realiseerbaar zijn. Het is dan ook van het grootste belang dat de gemeenten steeds het voorgenomen samenwerkingsverband voor ogen hebben bij het nemen van ICT gerelateerde beslissingen. 1.4 Toets Cap Gemini Tijdens de verkenningsfase is de vraag rondom de benodigde schaalgrootte van een ICT-samenwerkingsverband steeds teruggekeerd. De grootte van het samenwerkingsverband bepaalt deels het absorptievermogen van de ICT-afdeling. Tevens spelen de ambities van de organisatie een rol in wat er van de samenwerking verlangd wordt. Om de ambities beter in kaart te brengen is het document "Visie op de ICT Samenwerking Altena" opgesteld. Hieruit blijkt het samenwerkingsverband zich in beginsel bezig zal houden met werkzaamheden op het operationeel niveau van de ICT. De gemeenten blijven een eigen informatiebeleid houden, echter in ruime mate gefaciliteerd door het samenwerkingsverband. Het beleid zal door het samenwerkingsverband centraal worden voorbereid, waarna de autonome gemeenten ieder voor zich het beleid dienen vast te stellen.
- 3 - Ook is de vraag over het absorptievermogen aan CapGemini voorgelegd. CapGemini is een gerenommeerd advies- en consultancy bureau met veel kennis van de overheid. De jaarlijkse trendrapportage met kengetallen voor de gemeenten is hier een goed voorbeeld van. Het onderzoek heeft geleid tot de bijlage "ICT Samenwerking in Altena: De haalbaarheid van shared services." Het rapport geeft een positief beeld. De drie ICT-afdelingen kunnen gezamenlijk, met een relatief kleine uitbreiding van middelen, de benodigde dienstverlening verzorgen. Tevens wordt de stelling om te beginnen met de samenvoeging van het technische/operationele niveau onderschreven. Daarnaast wordt duidelijk aangegeven dat er mogelijkheden zijn om, op termijn, samenwerking uit te breiden richting applicatiebeheer en informatiebeheer. De uitkomsten van de toets tonen ook aan dat de gemeenten bij geen samenwerking op korte termijn al aanmerkelijk duurder uit zullen zijn. Daarbij nog onverlet gelaten dat bepaalde doelstellingen vanuit de Andere Overheid door de individuele gemeenten door gebrek aan capaciteit en middelen niet gerealiseerd kunnen worden. 2.1 Centrumgemeente Een samenwerking vereist ook een regeling tussen de aangesloten gemeenten. Tot voor kort werd vaak naar het middel van de lichte gemeenschappelijke regeling gegrepen. Echter in dit verband heeft de stuurgroep nadrukkelijk geopteerd voor een regeling met een centrumgemeente die dienstverleningsovereenkomsten sluit met de aangesloten gemeenten. Deze overeenkomsten, maar ook zaken als een organisatiemodel, de financiële verrekening, rechtspositie medewerkers, afspraken over het serviceniveau etc., zijn opgenomen in een zogenaamde intentieverklaring. Voor de huisvesting is er bij de gemeente Aalburg ruimte, dit door de aanschaf van de voormalige Rabobank in Wijk en Aalburg. In dit gebouw is reeds een serverruimte aanwezig. Ook is er al een verbinding met twee gemeentehuizen door de aanwezigheid van glasvezel. Een tweede gemeentehuis zal worden aangewezen als backup/uitwijklocatie. Kanttekeningen n.v.t. Financiën CapGemini is ook gevraagd om een kostenraming te maken voor de zogenaamde opstartfase van de totstandkoming van de samenwerking. Het geraamde bedrag voor het opstarten en operationeel maken van deze samenwerking bedraagt totaal 1.000.250,--. Dit is onder te verdelen in Aalburg 231.058,--, Werkendam 499.125,-- en Woudrichem 270.062,--. In principe vallen deze bedragen binnen de reguliere (meerjaren)begrotingen van de gemeenten. In de opstartfase zullen bovenstaande bedragen door iedere gemeente afzonderlijk ter beschikking worden gesteld. Na het operationeel worden van de samenwerking zullen de financiën vanuit de centrumgemeente worden geregeld. Als uitgangspunt geldt dat de totale investeringen en exploitatielasten op basis van inwonertal zullen worden verdeeld over de deelnemende gemeenten.
- 4 - Aanpak/uitvoering Voor de deelnemende gemeenten is een integraal raadsvoorstel opgesteld. In principe zullen de colleges van B&W verantwoordelijk zijn voor de verdere totstandkoming van deze regionale samenwerking. De nog uit te voeren werkzaamheden betreffen: het opstellen van een gedetailleerd plan van aanpak; het maken van afspraken in dienstverleningsovereenkomsten (Service Level Agreements); het opstellen van een organisatieovereenkomst; het onderzoek naar formatie, functieprofielen en andere arbeidsgerelateerde zaken; invulling van implementatie- en verhuizingstraject; het financiële kader en de verrekenwijze. Feitelijk dienen de bovenstaande punten terug te komen in het plan van aanpak als deelprojecten. Hierin dienen de opleveringscriteria, mijlpalen en go/no-go momenten concreet opgenomen te worden. Tevens dient een duidelijke planning op de deelprojecten afgegeven te worden. Hierdoor ontstaan duidelijke beslismomenten waarin terugkoppeling plaatsvindt naar het bestuur. Communicatie In stuurgroep/werkgroep is afgesproken om voor dit project een apart communicatietraject voor alle geledingen te organiseren. Burgemeester en wethouders van Aalburg, de secretaris, de burgemeester,
Vergadering: : 18 december 2007 Agendanummer : 6 Opiniërende vergadering : 4 december 2007 Portefeuillehouder : W.H. van der Hoeven Onderwerp : Shared Service Center ICT Altena De raad van de gemeente Aalburg, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 13 november 2007 en gelet op de bepalingen in de Gemeentewet besluit: 1. akkoord te gaan met de intergemeentelijke samenwerking van de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem op het gebied van ICT beheer, infrastructuur en back-office-apparatuur in een Shared Service Center; 2. toestemming te verlenen om de intentieverklaring verder uit te werken en via een centrumgemeente constructie het Shared Service Center gestalte te geven; 3. akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van het geraamde bedrag voor het opstarten en operationeel maken van deze samenwerking van in totaal 1.000.250,-- (Aalburg 231.058,-, Werkendam 499.125,--, Woudrichem 270.062,--) waarvoor is voorzien in de diverse gemeentebegrotingen 2008 e.v. Aldus besloten in de openbare vergadering van 18 december 2007, de griffier, de voorzitter, K:\UITBAK\RAAD 2007\12-18_06-Samenwerking ICT-I..doc 05-12-2007